Im Original veränderbare Word-Dateien

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1 Dokumente nach DIN 5008 erstellen Wenn du schon einmal Geschäftsbriefe von Firmen gesehen hast, ist dir sicher schon aufgefallen, dass diese in ihrem Aussehen alle sehr ähnlich sind. Das liegt daran, dass bei der Gestaltung von Briefen bestimmte Regeln befolgt werden. Diese Regeln sind in der DIN-Norm 5008 festgelegt. Die Norm definiert Schreib- und Gestaltungsregeln in der Textverarbeitung. Sie ist die wichtigste Norm in der Büroarbeit. Der offizielle Name der Norm lautet: DIN 5008 Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Die erste DIN 5008 wurde 1949 veröffentlicht. Sie galt damals für das Arbeiten mit Schreibmaschinen. Inzwischen gilt sie auch für das Arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen. In den Jahren 1951, 1963, 1975, 1986, 2001, 2005, 2009 und 2011 wurde sie aktualisiert. Wozu macht man sich die Mühe, Briefe nach Norm zu schreiben? Wenn du z. B. viele Geschäftsbriefe lesen musst und nach dem Datum eines Briefes, dem Bearbeiter oder dem Anlass suchst, ist es praktisch, wenn diese Dinge immer an derselben Stelle stehen. Das erspart dir beim Suchen enorm viel Zeit. Die DIN enthält 70 Seiten Schreib- und Gestaltungsregeln. Wir befassen uns mit den wichtigsten Regeln für die Erstellung eines einseitigen Geschäftsbriefs sowie eines einseitigen Privatbriefs. Dabei geht es vorwiegend um Formatierungen. Die DIN 5008 muss beim Deutschen Institut für Normung gekauft werden und ist relativ teuer (144,10 ). Von der aktuellen DIN gibt es einen Sonderdruck für 14,80. Gestaltung eines Geschäftsbriefes nach DIN 5008 In der Abbildung siehst du das Beispiel eines Geschäftsbriefs und rechts daneben eine Darstellung der wichtigsten Elemente bzw. Objekte des Geschäftsbriefs. Die Elemente werden in der DIN 5008 Felder genannt. Das Papierformat für einen normalen Geschäftsbrief ist DIN A4 (210 x 297 mm). Info: DIN-Normen werden vom Deutschen Institut für Normung (DIN) erstellt. Sie dienen zur Vereinheitlichung aller möglichen Dinge unseres Lebens. Normen werden auch Standards genannt. DIN-Normen sind Empfehlungen und können angewendet werden, müssen es aber nicht. In bestimmten Fällen legt der Gesetzgeber fest, dass bestimmte Normen zur Anwendung zu bringen sind. Es gibt mehrere Tausend Normen und jedes Jahr kommen zahlreiche hinzu. Die bekannteste DIN-Norm ist wohl DIN 476, Standardgrößen von Papierformaten, auch wenn sie unter diesem Namen nicht bekannt ist. Das Papierformat DIN A4 (210 x 297 mm) ist z. B. in dieser Norm festgelegt.

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3 Die wichtigsten Felder bzw. Bestandteile des Briefs sind: Seitenränder Briefkopf Anschriftfeld mit postalischer Rücksendeangabe Informationsblock Bezugszeichenzeile Textbereich Gesellschaftliche Angaben Faltmarke Lochmarke Seitenränder Der Seitenrand gibt den Abstand des Textes zum Blattrand an: linker Seitenrand: 25 mm rechter Seitenrand 20 mm Für unten und oben sind keine Seitenränder festgelegt. Der linke Seitenrand wird auch Fluchtlinie genannt. Briefkopf Im Briefkopf stehen in der Regel Name und Anschrift des Absenders bzw. das Logo des Absenders, wenn eins vorhanden ist. Es werden zwei Arten von Geschäftsbriefen bezüglich des Briefkopfs unterschieden: Geschäftsbrief mit kleinem Briefkopf: Form A Geschäftsbrief mit großem Briefkopf: Form B Form A: Der untere Rand des Briefkopfs darf bis maximal 27 mm Abstand vom oberen Blattrand reichen. Form B: Der untere Rand des Briefkopfs darf bis maximal 45 mm Abstand vom oberen Blattrand reichen. Bei unserem Beispiel in der Abbildung handelt es sich also um Formblatt B.

4 Anschriftfeld Im Original veränderbare Word-Dateien Übrigens: DIN-Papierformate werden in vielen Ländern der Erde verwendet. Im Anschriftfeld stehen sämtliche Angaben zur Anschrift des Briefempfängers sowie die Postanschrift des Absenders. Es ist exakt 45 mm hoch und 85 mm breit. Das Anschriftfeld muss genau positioniert werden, da für Geschäftsbriefe in der Regel Kuverts mit Fenster verwendet werden. Ein Fensterbriefumschlag enthält eine rechteckige Aussparung, die mit transparenter Folie überklebt ist. Durch die Folie ist dann das Anschriftfeld sichtbar. Das erspart dem Briefeschreiber, den Briefumschlag zusätzlich mit dem Adressaten zu beschriften. Die genauen Maße der Briefe, Größe und Position des Sichtfensters usw. sind in der DIN-Norm 476 festgelegt. Das Anschriftfeld muss 20 mm vom linken Blattrand liegen und 27 mm vom oberen Blattrand bei Formblatt A bzw. 45 mm bei Formblatt B. Die Fluchtlinie der Schrift liegt jedoch bei 25 mm. Als Fluchtlinie bezeichnet man den gleichmäßigen Verlauf der Zeilenanfänge eines Textes. Um einen Brief in den abgebildeten Umschlag zu bekommen, muss er zweimal gefaltet werden. In das Anschriftfeld müssen insgesamt 10 Textzeilen passen: oberste Zeile: postalische Rücksendeangaben. Damit ist die Adresse gemeint, die du verwendest, um den Brief zu beantworten (Absender). Für den Absender wird eine kleinere Schriftart verwendet, und zwar 8-Pt-Schrift. In Sonderfällen, wenn z. B. der Absender zu lang ist, darf 6-Pt-Schrift verwendet werden. Die Zeile soll eine Höhe von 5 mm haben. 3 Zeilen: Zusatz- und Vermerkzone. Hier werden Zusätze und Vermerke hineingeschrieben wie z. B. Einschreiben oder Wenn nicht zustellbar, zum Absender zurück oder Nicht nachsenden. Diese drei Zeilen sollen zusammen eine Höhe von 12,7 mm aufweisen. 6 Zeilen: Anschriftzone. Hier schreibst du Name und Adresse des Empfängers hinein nach folgendem Schema: o Empfängerbezeichnung: Herrn oder Frau oder Firmenbezeichnung Name der Person (ggf. mit akademischem Titel) oder der Firma (oder Organisation, Verein usw.). Die Empfängerbezeichnung kann sich unter Umständen über mehrere Zeilen erstrecken. o Adresszusätze (Abteilung, Stockwerk, Wohnungsnummer usw.) o Postfach mit Nummer oder Straße mit Hausnummer o Postleitzahl und Bestimmungsort o Land (bei Briefen ins Ausland Diese sechs Zeilen sollen eine Höhe von 27,3 mm aufweisen. Bei Briefen ins Ausland sollten die Angaben in der jeweiligen Sprache des Landes geschrieben werden, z. B. FIRENZE statt FLORENZ. Zusätzlich wird noch der Name des Empfängerlandes möglichst in Landessprache geschrieben (ITALIA). Die untenstehende Abbildung zeigt Beispiele für Anschriften.

5 Quelle: DIN 5008 Straßennamen werden nicht abgekürzt, sondern immer ausgeschrieben!

6 Zwischen Zusatz- und Vermerkzone und Anschriftzone dürfen keine Leerzeilen stehen. Weitere Angaben zum Adressfeld, wie z. B. Adresszusätze, sind in der DIN genau geregelt und sollen hier nicht behandelt werden. Formblatt B wird weitaus häufiger benutzt als Formblatt A. Achtung! Die Fluchtlinie des Textes im Anschriftfeld liegt bei 2,5 cm vom linken Blattrand!

7 Informationsblock Der Informationsblock enthält Kommunikationsangaben bzw. Leitwörter wie: Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom, Name, Telefon, Telefax, E- Mail und Datum. Leitwörter beinhalten allgemeine Angaben über das Schreiben wie Name und Telefonnummer des Bearbeiters, Aktenzeichen und so weiter. Vor dem Datum sollte eine Leerzeile eingefügt werden. Der Informationsblock steht rechts neben der Anschriftzone. Maße des Informationsblocks Form Im Original veränderbare Word-Dateien Abstand oberer Blattrand Abstand rechter Blattrand Die Leitwörter werden untereinander geschrieben, die Angaben dazu rechts daneben. Die Höhe des Informationsblocks ist variabel, muss aber mindestens 40 mm betragen. Auch die Breite ist variabel, sie darf jedoch höchstens 75 mm betragen. In Form A beträgt der Abstand zum oberen Blattrand 32 mm, in Form B 50 mm. Der Abstand zum rechten Blattrand beträgt 10 mm. Höhe Breite A 32 mm 10 mm mindestens 40 mm höchstens 75 mm B 45 mm 10 mm mindestens 40 mm höchstens 75 mm

8 Die Leitwörter werden in Schriftgrad 8 pt geschrieben. Für die Angaben daneben kann ein größerer Schriftgrad verwendet werden. Bezugszeichenzeile/Kommunikationszeile Alternativ zum Informationsblock kann eine Bezugszeichenzeile verwendet werden. In der DIN wird geraten, bevorzugt den Informationsblock zu verwenden. Daher wird hier nur kurz darauf eingegangen. Wie die Bezeichnung schon sagt, stehen hier die Leitwörter nebeneinander in einer Zeile, die Angaben dazu stehen jeweils darunter. Das erste Leitwort steht 25 mm vom linken Blattrand entfernt. Die weiteren Leitwörter stehen jeweils im Abstand von 50 mm. Der vertikale Abstand zur Anschriftzone beträgt 8,46 mm (= 24 pt = 2 Zeilen). Daraus ergibt sich ein Abstand zum oberen Blattrand von 98,46 mm bei Form B und 80,46 bei Form A. Der Schriftgrad beträgt 8 pt, in Ausnahmefällen 6 pt. Es können auch zwei Leitwörter, getrennt durch Kommata nebeneinander oder untereinander stehen. Die Bezugszeichenzeile hat einen Abstand von 8,46 mm unterhalb der Anschriftzone. Wenn der Platz für die Leitwörter nicht ausreicht, kann eine Kommunikationszeile mit weiteren Leitwörtern angefügt werden. Sie steht rechts über der Bezugszeichenzeile.

9 In der Kommunikationszeile stehen gewöhnlich Telefax-Nummer und -Adresse. Der Abstand zum linken Blattrand ist 125 mm. Zum oberen Blattrand beträgt er 81,5 mm für Form B und 63,5 mm für Form A. Geschäftsangaben & Gesellschaftliche Angaben Hier befinden sich in der Regel Angaben zu Rechtsform und Sitz der Firma, Geschäftsführer, Steuernummer, Bankverbindungen und so weiter. Es kann auch das Firmenlogo eingefügt werden. Das Feld hat seine äußerste linke Begrenzung 25 mm vom Blattrand und rechts 20 mm vom Blattrand. Die Höhe des Feldes ist variabel. Textbereich Zwischen Anschriftzone und Informationsblock bzw. Bezugszeichenzeile oben auf der Seite und den Geschäftsangaben & Gesellschaftlichen Angaben unten liegt der eigentliche Brieftext. Er beginnt 8,46 mm unterhalb des Informationsblocks bzw. 8,46 mm unterhalb der Bezugszeichenzeile. Das ist ein Abstand von 24 pt.

10 Die linke Fluchtlinie liegt 25 mm vom linken Blattrand entfernt. Die Fluchtlinie ist der gleichmäßige Verlauf der Zeilenanfänge, im Prinzip der linke Rand. Der rechte Rand beträgt 20 mm. Achtung! Die Schrift im Anschriftfeld muss um 5 mm nach rechts eingerückt werden, um auch dort die Fluchtlinie zu erreichen, wenn man das Feld als Textfeld oder Positionsrahmen anlegt. Der Brieftext gliedert sich in folgende Teile: Betreff und Teilbetreff Anrede Text Textende o Gruß o Bezeichnung des Unternehmens bzw. der Behörde o Zusätze o maschinenschriftliche Angabe der Unterzeichner Anlagen- und Verteilervermerke Betreff und Teilbetreff sind stichwortartige Inhaltsangaben. Der Betreff bezieht sich auf den ganzen Brief, der Teilbetreff auf einen Teil des Briefs. Der Betreff ist meist nur eine Zeile lang und beginnt an der Fluchtlinie, ist also linksbündig ausgerichtet. Der Betreff kann durch Fettschrift hervorgehoben werden. Der Betreff beginnt 8,46 mm unterhalb des Anschriftfelds oder des Informationsblocks, je nachdem, welcher untere Rand von beiden tiefer liegt.

11 Beispiel: Bewerbung um eine Lehrstelle als Mechatroniker Die Anrede beginnt nach zwei Leerzeilen. Ist der Empfänger namentlich bekannt, sollte dieser mit Namen angeredet werden ( Sehr geehrte Frau Dr. Mustermann, ). Die Anrede ist linksbündig und endet mit einem Komma. Der Text beginnt nach einer weiteren Leerzeile an der Fluchtlinie. Er wird grundsätzlich in Abschnitte unterteilt. Zwischen den Abschnitten wird eine Leerzeile eingefügt. Der Textbeginn ist kein Satzbeginn, sondern die Fortführung des Satzes nach einem Komma, es wird also mit Kleinschreibung weitergeschrieben, sofern der Text nicht mit einem Hauptwort beginnt. Der Text kann Hervorhebungen enthalten, wie z. B. Fett- oder Kursivschrift. Einzelne hervorgehobene Wörter können zentriert in eine Zeile geschrieben werden. Wenn ein Text länger als eine Seite ist, darf ein Absatz nicht durch einen Seitenumbruch geteilt werden. Er muss immer als Ganzes zu sehen sein. Die Grundeinheit eines Textes ist der Absatz. Pro Absatz schreibt man normalerweise über einen abgeschlossenen Gedanken oder ein Mini-Thema. Der nächste Absatz beschäftigt sich dann mit dem nächsten Gedanken. Absätze helfen dem Leser, einen Text nacheinander zu erfassen. Absätze erzeugt man durch Drücken der Eingabetaste. Das Textende wird immer nach einer Leerzeile mit dem Gruß eingeleitet ( Mit freundlichen Grüßen, Mit verbindlicher Empfehlung usw.). Es folgt kein Satzzeichen nach der Grußformel. Darunter unterschreibt der Briefverfasser in der Regel handschriftlich. Behördenbriefe enthalten häufig keine Unterschrift. Das Textende kann jedoch noch mehr Elemente enthalten. Nach einer Leerzeile kann noch einmal der Name der Firma geschrieben werden. Nach drei weiteren Leerzeilen kann die maschinenschriftliche Namenswiedergabe der Unterzeichner stehen. Für die Unterschrift stehen dann drei Leerzeilen zur Verfügung. In die zweite der drei Leerzeilen können Zusätze eingefügt werden wie z. B. i. A. (= im Auftrag) oder i. V. (= in Vertretung).

12 Sind dem Brief noch Anlagen beigelegt, so ist ein Anlagevermerk zu schreiben. Man schreibt einfach das Wort Anlage oder Anlagen. Es kann durch Fettschrift hervorgehoben werden. Der Anlagevermerk soll vom Gruß oder der Firmenbezeichnung mindestens drei Leerzeilen Abstand haben. Bei maschinenschriftlicher Namenswiedergabe beträgt der Abstand eine Leerzeile darunter. Der Anlagenvermerk kann auch 125 mm vom linken Blattrand bzw. 100 mm von der Fluchtlinie geschrieben werden. In diesem Fall steht er eine Leerzeile unter dem Text, also in der gleichen Zeile wie der Gruß. Unter dem Anlagenvermerk kann die Anlage kurz benannt werden (Name der Anlage, z. B. Prospekt). Schriftarten im Text Wegen der besseren Lesbarkeit sollten exotische Schriftarten und Schriftarten unter 10 pt Schriftgrad vermieden werden. Gängige Schriftarten sind Arial, Times New Roman oder Calibri. Die meisten Briefe werden in Schriftgrad 11 pt oder 12 pt geschrieben. Für die Beschriftung von Anschriftfeld und Informationsblock eignet sich Arial 10 pt oder 11 pt sehr gut. Zeilenabstand Es wird mit Zeilenabstand 1 (einzeilig) geschrieben. Besondere Schriftstücke (Gutachten) dürfen größere Zeilenabstände enthalten.

13 Schreibregeln Wie Sonderzeichen, mathematische Formeln, Abkürzungen, Unterstreichungen, Einrückungen und so weiter zu erstellen sind, wird ausführlich in der DIN 5008 beschrieben und kann dort nachgeschlagen werden. Viele Regeln sind den meisten schon bekannt. Nachfolgend ein paar Beispiele:. Kalenderdaten: numerische Schreibung (JJJJ-MM-TT) (TT-MM-JJJJ) (TT.MM.JJJJ) Alphanumerische Schreibung 5. Dezember 2011 Uhrzeiten: - 05:30 Uhr - 24:00 Uhr - 12:04:48 Uhr - 8 Uhr Schrägstriche: Vor und nach dem Schrägstrich ist kein Leerzeichen. Satzzeichen folgen dem Wort oder Schriftzeichen ohne Leerzeichen. Abbildungen müssen so positioniert werden, dass sie einen Mindestabstand von 2 mm zu den angrenzenden Elementen haben. Tabellen: sind eine Darstellung von Informationen in mehreren Spalten und Zeilen. Eine Tabelle besteht in der Regel aus einer Überschrift, einem Tabellenkopf, einer Vorspalte (optional) und Feldern. Tabellen sollen einschließlich des Rahmens innerhalb der Seitenränder stehen. Vor und nach der Tabelle muss mindestens eine Leerzeile stehen.

14 Faltmarken und Lochmarke Um einen Brief in einen 220 x 110 mm großen Umschlag hineinzubekommen, muss dieser zweimal gefaltet werden. Faltmarken sind zwei dünne waagerechte Linien am linken Blattrand. An jeder dieser Marken wird der Brief einmal gefaltet. Das stellt sicher, dass das Anschriftfeld lesbar im Brieffenster zu sehen ist. Für die verschiedenen Briefformen A und B sind die Faltmarken unterschiedlich positioniert. Die Lochmarke ist genau in der Mitte der Seite angebracht. Sie dient zum Anlegen eines Lochers. Viele Locher haben eine verstellbare Anlegschiene für verschiedene Papierformate, sodass sie nicht unbedingt benötigt wird. Marke Form A Form B Faltmarke 1 (oben) 87 mm vom oberen Blattrand 105 mm vom oberen Blattrand Faltmarke 2 (unten) 192 mm vom oberen Blattrand 210 mm vom oberen Blattrand Lochmarke 148,5 mm vom oberen Blattrand 148,5 mm vom oberen Blattrand Privatbrief Will man einen privaten Brief an eine Firma oder Behörde oder eine Bewerbung schreiben, so ist es sinnvoll solche Briefe geschäftsmäßig und professionell aussehen zu lassen. Dazu bedient man sich der DIN Man verwendet im Prinzip dieselben Regeln. In den Briefkopf kommt der Absender des Briefes, mit oder ohne Logo. Man kann Form A oder B verwenden. Der Informationsblock ist nicht unbedingt erforderlich. Leitwörter wie Telefon, Telefax oder können auch im Briefkopf untergebracht werden. Das Datum wird, wenn kein Informationsblock zur Verfügung steht, nach zwei Leerzeilen unter dem Anschriftfeld rechtsbündig geschrieben. Nach weiteren zwei Leerzeilen wird die Betreffzeile geschrieben. Das Anschriftfeld bleibt erhalten, so kann der Brief in einem Fensterbriefumschlag versendet werden. Das Feld für Geschäftsangaben/Gesellschaftliche Angaben wird weggelassen. Alle weiteren Regeln der DIN 5008 werden übernommen. In einer der untenstehenden Abbildungen sind zwei Privatbriefe nach DIN 5008 abgebildet, einmal mit und einmal ohne Informationsblock. DIN-Normen müssen nicht auswendig gelernt werden. Sie sind reine Nachschlagewerke!

15 6 Regeln zur richtigen Schreibweise von Straßennamen: 1. Straßennamen, die aus normalen Hauptwörtern (Substantiven) zusammengesetzt sind, schreibt man zusammen (Museumstraße, Theaterstraße, Oststraße). 2. Enthalten sie ein gebeugtes Eigenschaftswort (Adjektiv), werden die Straßennamen getrennt geschrieben (Innerer Ring). 3. Das erste Wort wird immer großgeschrieben (Im Winkel, Im Lee, An der Lach). 4. Bindestriche werden dann gesetzt, wenn ein Straßenname aus mehrteiligen Namen (z. B. von Personen) besteht und zwar zwischen allen Wörtern (Gottfried-Keller-Straße). 5. Bei Ableitungen auf -er von geografischen Eigennamen werden die Straßennamen auseinandergeschrieben (Königsberger Straße). 6. Besteht ein Straßenname aus mehreren einzelnen Wörtern, so werden das erste Wort, die Hauptwörter (Substantive), Eigenschaftswörter (Adjektive) und Zahlwörter großgeschrieben, der Rest klein (Im Oberen Gern, An der Lach, An den Drei Tannen).

16 Beispiele für Geschäftsbriefe (Quelle: DIN 5008)

17 Beispiele für Privatbriefe (Quelle: DIN 5008)