Im Original veränderbare Word-Dateien

Transkript

1 Dokumentvorlagen Firmen, die viel Schriftverkehr zu bewältigen haben, benutzen Geschäftsbriefbogen. Darauf sind Briefkopf, Geschäftsangaben und evtl. Leitwörter schon aufgedruckt. In zunehmendem Maße werden diese feststehenden Elemente jedoch alternativ mit dem Brief ausgedruckt. Dazu verwendet man Dokumentvorlagen. Das hat den Vorteil, dass Änderungen, z. B. ein neuer Firmenname, ein neuer Geschäftsführer und so weiter, sofort vorgenommen werden können. Früher musste man u. U. Hunderte von alten Briefbögen wegwerfen und neue drucken lassen. Das kostete viel Zeit und Geld. In einer Dokumentvorlage werden Briefkopf, Informationsblock mit Leitwörtern, Anschriftfeld, Feld für Gesellschaftliche Angaben und Geschäftsangaben angelegt. Da diese Elemente in der Regel unveränderlich sind, müssen sie nur einmal erstellt werden. Man kann dann beliebig oft neue Dokumente auf der Basis dieser Dokumentvorlage erstellen. Eine Dokumentvorlage wird angelegt, indem man eine Textdatei so formatiert, dass im Prinzip nur noch die Lücken in den entsprechenden Feldern ausgefüllt werden. Textverarbeitungsprogramme bieten in der Regel an, Dokumentvorlagen als solche zu speichern. Führt man dann einen Doppelklick auf die Dokumentvorlage aus, wird ein neues Dokument auf der Basis dieser Vorlage erstellt. Man könnte allerdings auch ein normales Dokument mit den entsprechenden Objekten und Formatierungen versehen und einfach als Dokument abspeichern. Man öffnet dann das Dokument und speichert es unter einem neuen Namen ab, bevor man es weiter bearbeitet. Das hat aber gewisse Nachteile. Verändert man z. B. wissentlich oder unwissentlich an den Objekten etwas und vergisst, die Datei unter einem neuen Namen abzuspeichern, ist die ursprüngliche Datei verloren. Bei Verwendung von Dokumentvorlagen werden die Änderungen automatisch an einem neuen Dokument vorgenommen, es sei denn man öffnet explizit die Dokumentvorlage. Merke! Auch wenn du ein leeres Dokument irgendeines Textverarbeitungsprogramms öffnest, wird dieses auf Basis einer Dokumentvorlage erstellt. Sie enthält die Formatierungen, die jedes neues Dokument enthält. Auch diese kannst du ändern, in dem du bestimmte Formatierungen als Standard festlegst. Alle zukünftigen neu angelegten Dokumente werden diese Änderungen enthalten. Bei Word heißt diese Dokumentvorlage Normal.dot. Für den im Beispiel gezeigten Geschäftsbrief legen wir nun eine Dokumentvorlage unter Word 2007/2010 an. Mit anderen Textverarbeitungsprogrammen funktionieren die Arbeitsschritte ähnlich. Wir öffnen ein leeres Word-Dokument und speichern dieses an geeigneter Stelle mit dem Dateinamen PillePalle-Brief und zwar als Word-Vorlage ab. Es entsteht die Datei PillePalle.dotx. Die Endung dotx ist bezeichnend für eine Dokumentvorlage ohne Makros.

2 Als Nächstes formatieren wir die Seite: Seitenränder: links 2,5 cm, oben 1,0 cm, rechts 2,0 cm, unten 3,5 cm Schriftart: Arial 10 pt Zeilenabstand: einfach mit 0 pt Abstand vor und nach der Zeile Textausrichtung: Block Damit sind die wichtigsten Formatierungen angelegt. Zwischendurch speichern. Briefkopf Der Briefkopf kann aus Text mit oder ohne Logo oder aus einer Bilddatei bestehen. Im vorliegenden Fall besteht er aus einem randlosen Rechteck mit blauer Füllfarbe und einer Beschriftung mit der Schriftart Comic Sans MS 10 pt mit Fettdruck, im Prinzip ein Textfeld. Die Schriftfarbe ist dunkelrot. Das Rechteck hat die Maße 3 x 21 cm. Die Schrift wird mit Tabstopps an ihre Position gebracht. Das Logo ist hier eine Bilddatei. Es kann aber auch mit Word oder PowerPoint als beschriftete Ellipse (Textfeld) erstellt werden.

3 Logo und Textfeld können nun frei im Briefkopfbereich positioniert werden. Im vorliegenden Beispiel wird ein Abstand des Textfelds zum oberen Blattrand von 1,0 cm gewählt. Die Grafik mit dem Logo wird mit der Maus so auf das Textfeld gezogen, dass die linke Begrenzung mit der Fluchtlinie abschließt. Anschriftfeld Im Original veränderbare Word-Dateien Das Anschriftfeld muss millimetergenau positioniert sein, damit es im Fenster des Briefumschlags komplett sichtbar ist. Bei Word eignet sich hierfür der sogenannte Positionsrahmen. Wir fügen ein einfaches Textfeld ein. Nun öffnen wir den Dialog Textfeld formatieren. Im Register Textfeld klicken wir auf Zu Positionsrahmen umwandeln. Wir formatieren den Positionsrahmen und entfernen dabei zuerst den Rahmen (Kontextmenü unter Rahmen und Schattierung ). Wir legen im entsprechenden Dialog (Kontextmenü unter Positionsrahmen formatieren ) Höhe (45 mm), Breite (85 mm), horizontale Position (2 cm von Seite) und vertikale Position (4,5 cm von Seite) fest. Maße des Anschriftfeldes Form Abstand oberer Blattrand Abstand linker Blattrand Höhe Breite A 27 mm 20 mm 40 mm 85 mm B 45 mm 40 mm 85 mm Wir fügen eine Tabelle mit einer Spalte und 10 Zeilen ein. Wir stellen für die Spalte die Breite auf 8,5 cm ein.

4 In allen Feldern bzw. Zeilen wird die Schriftart Arial eingestellt, der Schriftgrad auf der ersten Zeile auf 8 pt, auf den restlichen Zeilen mit 10 pt. Für die erste Zeile der Tabelle stellen wir eine feste Höhe von 0,5 cm ein und zentrieren die Schrift vertikal (Tabellentools, Layout). Die Tabelle müsste nun exakt in das Anschriftfeld passen. Der Positionsrahmen verbreitert sich dadurch ein bisschen aus darstellerischen Gründen. Die Maße haben sich trotzdem nicht geändert. Die Tabellenrahmen entfernen wir (Register Tabellentool, Entwurf, Rahmen). Um die Tabelle auf dem Bildschirm sichtbar zu machen, aktivieren wir die Funktion Gitternetzlinien anzeigen in den Tabellentools. Die Tabelle sieht nun wie in der Abbildung aus. Die Gitternetzlinien sind beim Drucken nicht sichtbar. Solche Tabellen werden in der Informatik Blindtabellen genannt. Es ist leicht zu erkennen, dass der Textanfang in der Tabelle nicht auf der Fluchtlinie von 2,5 cm rechts vom Blattrand liegt, sondern bei 2,0 cm, wie in der DIN gefordert. Der Textanfang in der Tabelle sollte jedoch auf der Fluchtlinie liegen. Das erreichen wir nicht ganz normgerecht, indem wir den Positionsrahmen um 0,5 cm nach rechts verschieben oder einen linken Texteinzug von 0,5 cm erzeugen. Nun sehen wir, dass die untere Zeile nicht mehr ganz zu sehen ist. Wir vergrößern die Höhe des Positionsrahmens auf 4,15 cm. Das entspricht nicht ganz der DIN, ist aber zu vertreten. Wir füllen die erste Zeile mit der Rücksendeangabe aus. Man kann auch auf die Tabelle im Positionsrahmen verzichten, die Tabelle erhöht jedoch die Übersicht beim Ausfüllen des Anschriftfelds. Arbeitet man ohne Tabelle, kann der größere Schriftgrad 11 pt gewählt werden. Für die Rücksendeangabe sollte eine einzeilige Tabelle mit den Maßen 0,5 x 8,5 cm erstellt werden. Es geht auch ohne Positionsrahmen, nur mit einem Textfeld. Bei einem Textfeld besteht jedoch die Gefahr, dass es versehentlich verschoben wird. Informationsblock Form Abstand oberer Blattrand Maße des Informationsblocks Abstand linker Blattrand Abstand rechter Blattrand Höhe Breite A 32 mm 125 mm mindestens 40 mm höchstens 75 mm B 50 mm 10 mm mindestens 40 mm höchstens 75 mm Den Informationsblock erstellen wir analog zum Anschriftfeld. Wir erzeugen einen Positionsrahmen mit einer Breite von 7,5 cm, die Höhe setzen wir auf Automatisch. Wir positionieren ihn gemäß Form B (siehe Tabelle).

5 Wir fügen eine zweispaltige Tabelle mit 11 Zeilen ein. Die linke Spalte wird 3,5 cm breit, die rechte 4,0 cm. Die Schrift links ist Arial 8 pt, rechts Arial 10 pt. In allen Zellen wird die Schrift vertikal in der Mitte ausgerichtet. Die Rahmenlinien der Tabelle werden entfernt, die Gitternetzlinien angezeigt (Blindtabelle). Die Rahmenlinie des Positionsrahmens ziehen wir mit der Maus bis an die untere Tabellenbegrenzung oder stellen die Höhe des Positionsrahmens auf 4,5 cm ein. In die linke Spalte fügen wir die Leitwörter wie in der Abbildung ein. Gesellschaftliche Angaben & Geschäftsangaben Beim Erstellen von Gesellschaftliche Angaben & Geschäftsangaben haben wir genauso viele Möglichkeiten wie beim Briefkopf. Wir können Text, Bilder oder beides verwenden. Im Beispiel hier wurde wiederum ein Positionsrahmen verwendet. Wir erstellen einen Positionsrahmen, fügen eine Tabelle ein mit einer Zeile und vier Spalten und wandeln sie in eine Blindtabelle um. Jede Spalte erhält eine Breite von 3,2 cm. Die Breite des Positionsrahmens setzen wir auf Automatisch, die Höhe auf 1,4 cm. Die Schriftart wird auf Arial 8 pt fettgedruckt gesetzt, die Schriftfarbe auf Dunkelrot. Nun wird der Positionsrahmen an die richtige Stelle gerückt. Der Abstand zum oberen Blattrand wird auf 27,0 cm gesetzt, horizontal wird Zentriert eingestellt. Als Letztes füllen wir die Tabelle aus. Die jeweils erste Zeile in jedem Feld wird fettgedruckt formatiert. Ein letztes Mal speichern und die Dokumentvorlage ist fertig. Nachfolgende Abbildung zeigt die Dokumentvorlage, wie sie bei eingeblendeten Formatierungszeichen und angezeigten Gitternetzlinien auf dem Monitor aussieht. Die Tabellen können jetzt bequem mit den entsprechenden Angaben ausgefüllt werden. Die untere Absatzmarke markiert den Textanfang. Achtung! Wenn ein normales Dokument auf Basis einer Dokumentvorlage erstellt werden soll, muss an ihrem Speicherort auf sie doppelgeklickt werden. Öffnet man sie innerhalb von Word, wird die Dokumentvorlage geladen.

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7 Kopf- und Fußzeile Im Original veränderbare Word-Dateien Kopf- und Fußzeilen beinhalten Objekte, die nicht zum eigentlichen Text gehören, oder die unverändert bleiben. Auf Kopf- und Fußzeile hat der Schreiber keinen direkten Zugriff. Er muss diese zuvor zum Bearbeiten bzw. Anzeigen öffnen. Wenn das Textdokument mehrseitig ist, erscheinen Kopf- und Fußzeile auf jeder folgenden Seite. Sie werden auf jeder Seite gedruckt. Für die Seite 1 gibt es bei Bedarf eine andere Fuß- und Kopfzeile als für die folgenden Seiten. Das spart Schreibarbeit. In der Regel werden Seitenzahlen in der Fußzeile untergebracht. Dafür gibt es eine Funktion, die automatisch die Seiten zählt. Der Text für die Seitenangabe (S., Seite, Seite x von y) bleibt immer gleich, die Seiten (x, y) werden vom Textverarbeitungsprogramm durchgezählt und eingetragen. Für unsere Dokumentvorlage wäre es z. B. sinnvoll, den Briefkopf in die Kopfzeile und das Feld für Gesellschaftliche Angaben & Geschäftsangaben in die Fußzeile zu verschieben. Das verhindert, dass man diese Objekte versehentlich verändert, verschiebt oder gar teilweise oder ganz löscht. Kopf- und Fußzeile werden bei Word im Register Einfügen eingefügt. Es erscheint die Kopf- bzw. Fußzeilenansicht. Die gestrichelte Linie stellt die obere bzw. untere Begrenzung der Zeile dar. In den Feldern wird der Text eingegeben. Bei mehrzeiligem Text wandert die Begrenzungslinie nach unten bzw. nach oben. Der Abstand zwischen Text und Blattrand bleibt gleich. Wenn Kopf- und Fußzeile aktiviert sind, erscheinen die restlichen Elemente blass wie ein Wasserzeichen. Wenn Kopf- und Fußzeile deaktiviert sind, erscheinen diese blass. Der Textabstand kann im Register Fußzeilentools Position festgelegt werden. Da wir keine Texte im eigentlichen Sinn einfügen, sondern grafische Elemente (Positionsrahmen, Bilddatei), müssen wir uns nicht um den Abstand kümmern. Die Vorgehensweise ist ganz einfach. Das Textfeld wird mit Copy & Paste in die Kopfzeile eingefügt. Zuerst wird das Textfeld in die Zwischenablage verschoben ([Strg]+[X]), dann wird die Kopfzeile eingefügt, das Texteingabefeld (Text eingeben) gelöscht und dort an Cursorposition das Textfeld eingefügt. Es kann nun mit der Maus oder dem entsprechenden Dialog (Kontextmenü Autoform formatieren ) millimetergenau positioniert werden. Genauso wird mit dem Logo verfahren. Vor dem Positionieren der Grafik wird mit der Maus im Register Bildtools der Textumbruch auf Vor dem Text festgelegt. Die Grafik lässt sich so unabhängig vom Text verschieben. Anschließend wird das Feld für Gesellschaftliche Angaben & Geschäftsangaben in den Zwischenspeicher verschoben, zur Fußzeile gewechselt, das Texteingabefeld gelöscht, danach der Positionsrahmen eingefügt und mit dem entsprechenden Dialog positioniert. Durch Doppelklick außerhalb des Kopf- und Fußzeilen- Bereichs kommt man wieder in die Normalansicht.

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9 Eine Dokumentvorlage wird bei OpenOffice.org Writer ähnlich wie bei Word erstellt. Jedoch gibt es hier keine Positionsrahmen und Textfenster, sondern Rahmen. Diese werden über das Menü Einfügen und den Eintrag Rahmen eingefügt. Im Register Typ des Dialogs werden alle Einstellungen zur Größe und Position festgelegt, im Register Umrandung wird der Rahmen entfernt. Es empfiehlt sich nicht, Tabellen in die Rahmen einzufügen, da es sehr schwierig ist, diese genau einzupassen. Die untere Abbildung zeigt Briefkopf, Anschriftfeld und Informationsblock, wie sie in Writer aussehen. Der Briefkopf wurde als Grafik eingefügt, da es diese Farben bei Writer nicht gibt. Das Dokument wird als Dokumentvorlage (Dateiendung.ott ) gespeichert. Durch Doppelklick auf die Datei am Speicherort wird ein normales Textdokument auf Basis der Vorlage erstellt.

10 In Textmaker werden Textrahmen verwendet. Wenn man im Menü Objekt auf Neuer Textrahmen klickt, kann man mit der Maus einen Textrahmen aufziehen. Über das Kontextmenü Eigenschaften wird der Dialog zum Einrichten des Textfelds geöffnet. In dem Dialog werden alle Einstellungen vorgenommen. Im Register Layout wird die Position festgelegt, im Register Format die Größe und im Register Linien wird die Umrandung unsichtbar gemacht. Man kann sowohl Tabellen als auch nur Textzeilen einfügen. Tabellen passen sich in ihrer Breite automatisch den Textrahmen an. Über das Kontextmenü werden die Tabelleneigenschaften geöffnet und dort im Register Umrandung die Linien entfernt (Keine Linie). Die Zeilenhöhe wird über die Schriftgröße in der Tabelle sowie über den oberen und unteren Abstand der Schrift eingestellt. Die untere Abbildung zeigt Briefkopf, Anschriftfeld und Informationsblock, wie sie in Textmaker aussehen. Der Briefkopf besteht aus einem Textrahmen. Die Grafik wurde in einen Grafikrahmen eingefügt (Menü Objekt, Neuer Grafikrahmen). Der Informationsblock wurde als Tabelle in einem Textrahmen eingefügt.

11 Das Dokument wird als Dokumentvorlage (Dateiendung.ott ) gespeichert. Durch Doppelklick auf die Datei am Speicherort wird ein neues Dokument auf Basis der Vorlage erstellt. Das Erstellen von Dokumentvorlagen ist in allen Textverarbeitungsprogrammen sehr ähnlich. Wie man diese im Einzelfall erstellt, erfährt man über die Hilfefunktion bzw. Handbücher. Weitere Hilfe kann in den zahlreichen Tutorials und Diskussionsforen in Internet erhalten werden.