Kommunikation für Beruf und Praxis Moderne Korrespondenz 1: Einführung - Grundlagen

Transkript

1 Kontextmodul 2 Kommunikation für Beruf und Praxis Moderne Korrespondenz 1: Einführung - Grundlagen Dr. Othmar Baeriswyl Dozent T direkt othmar.baeriswyl@hslu.ch Horw 12. April 2015

2 Übersicht Einführung Unterschiede Brief Mail (Übung) Moderne berufliche Korrespondenz allgemein Übungen und Quiz Ziele und Formen Übungen Layout (Gestaltung) Quiz Aufbau und Textbausteine by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 4,

3 Testat 2 MS generell Quellenangabe muss nachvollziehbar sein (Empfehlung: apa). Konkrete Empfehlungen an den Chef/den Auftraggeber formulieren. Das MS ist eine neutral formulierte Textsorte und bildet inhaltlich eine in sich geschlossene Einheit. Es sollte kommentarlos intern an andere Stellen vermittelt werden können (kein Brief). Quellenhinweis muss so komplett sein, dass der Leser die Originalquelle problemlos findet (Name, Titel, Verlag, Verlagsort, Jahr). by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 5,

4 Die Perspektive des Empfängers Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers! Was muss dieser wissen, damit er Ihre Empfehlung versteht und richtig interpretiert? Nach diesem Grundsatz wählen Sie die Informationen aus: Was ist mehr oder weniger entscheidungsrelevant? Was nicht relevant ist, können Sie weglassen. by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 6,

5 Testat 2 Passiv: «Eine neutrale Form bedeutet nicht eine passive Haltung.» Aus diesem Grund wird in Design Thinking Projekten immer in multidisziplinären Teams gearbeitet. Aus diesem Grund arbeiten immer multidisziplinäre Teams in Design Thinking Projekten. by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 7,

6 Testat 2 Passiv: «Eine neutrale Form bedeutet nicht eine passive Haltung.» Das Designthinking wird von Professor Larry Leifer als dreiteiliger Designprozess beschrieben, welcher aus Planung, Durchführung und Synthese besteht. Professor Larry Leifer beschrieb Design Thinking als dreiteiligen Designprozess, der aus Planung, Durchführung und Synthese bestet. by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 8,

7 Testat 2 kurz und präzise Die Ideen werden beim Design Thinking nicht von Einzelpersonen erarbeitet. Vielmehr geht es darum, in interdisziplinären Teams zu arbeiten und so die besten Lösungen zu finden. Interdisziplinäre Teams arbeiten Ideen aus, um auf diese Weise die besten Lösungen zu finden. by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 9,

8 «die» oder «welche» «Die» ist das klassische. «Welche» setzt man ein, um Wiederholungen zu vermeiden. Beispiel: «[ ], welche die Entwicklung von Prototypen ermöglichen.» by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 10,

9 Anrede Titel und Anreden nur dann einsetzen, wenn Sie für den Textinhalt relevant sind: «Dazu wurde der Beitrag Design Thinking im Management von Prof. Dr. Martin J. Eppler und Friederike Hoffmann ausgewertet. Der Text von Herrn Eppler und Frau Hoffmann behandelt die Frage, [ ].» by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 11,

10 Gruppenarbeit (GBE): Brief oder ? by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 12,

11 Merkmale und Einsatz Merkmale Brief Merkmale Einsatz Brief Einsatz by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 13,

12 Übung: Ziele Briefformen (UZF) «Kein Geschäftsbrief ohne Ziel und Zweck.» by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 16,

13 Mögliche Ziele eines Briefs - Partner ausreichend, klar und überzeugend informieren - Partner für ein Vorhaben, ein Erzeugnis oder eine Dienstleistung gewinnen - Partner aufmerksam betreuen; Kontakte pflegen; Kunden wiedergewinnen - Konflikte vermeiden oder partnerschaftlich beilegen - Sich Erfolg versprechend um einen Arbeitsplatz bewerben by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 17,

14 Raster für Übung Ziele - Briefformen Ziele Briefformen Partner ausreichend, klar und überzeugend informieren Partner für ein Vorhaben, ein Erzeugnis oder eine Dienstleistung gewinnen Partner aufmerksam betreuen; Kontakte pflegen; Kunden wiedergewinnen Konflikte vermeiden oder partnerschaftlich beilegen Sich Erfolg versprechend um einen Arbeitsplatz bewerben by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 18,

15 Das Layout eines Geschäftsbriefes (L) by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 20,

16 CI-Frage Das Layout einer beruflichen Korrespondenz richtet sich nicht nur nach allgemeingültigen Normen, sondern in erster Linie nach dem Corporate Design (CD) der Unternehmung oder der Organisation. In jedem Falle sollte die Gestaltung übersichtlich und einheitlich sein. by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 21,

17 Aufbau und Elemente eines Briefs (IE) by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 22,

18 Beispiel für den Aufbau eines Geschäftsbriefs by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 23,

19 Regeln für die Anschrift - «Herr» anstelle von «Herrn» immer gebräuchlicher - «Firma» oder «An» nicht mehr üblich. Wird nach dem Firmennamen eine Person erwähnt, so kann auch das «z.h.» weggelassen werden. - Ist der Vorname des Briefempfängers bekannt, schreiben wir ihn nicht abgekürzt und stellen ihn in der Regel voran. Im übrigen ist das «c/o» (care of) bei der Wohnadresse nicht mehr üblich. by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 24,

20 Anschrift: Regeln für Titel/Funktionen - Akademische Titel gehören zum Namen: - Frau Dr. Irene Muster - Herr Prof. Dr. Hans Meier - Berufstitel setzt man neben die Anrede «Frau», «Herr»: - Herr Präsident Dr. Hans Liebrich - Berufliche Funktionen stehen unter dem Namen auf der dritten Zeile. by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 25,

21 Ort und Datum - Datum alphanumerisch: 6003 Luzern, 6. Januar Datum numerisch: 6003 Luzern, Internat. Normenausschuss: 6003 Luzern, Reihenfolge wie voriges Beispiel: 6003 Luzern, by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 26,

22 Regeln für die Anrede - Sehr geehrte Damen und Herren, wie telefonisch besprochen - Sehr geehrter Herr Präsident, - Sehr geehrter Herr Professor Meier - Sehr geehrter Herr Dr. Brühlhart, - Sehr geehrte Damen und Herren Doktoren, by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 27,

23 Grussformel - «Mit freundlichen Grüssen» ist korrekt. - «Freundliche Grüsse» wirkt als weniger floskelhafter Schluss eher persönlicher; - noch persönlichere Note: Freundlicher Gruss by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 28,

24 Beilage und Verteiler - Beim Beilagenvermerk ist das Wort Beilage nicht mehr erforderlich. - Verteilervermerke gehören an den Platz unter den Beilagen oder aus Platzgründen rechts unter die Unterschrift. (Schaltabstand: 2x) by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 29,

25 Zeichen für Fortsetzungsseite - Erstreckt sich ein Geschäftsbrief über mehr als zwei Seiten, so nummerieren wir die Blätter. - Es wird unten rechts mit den international als Norm geltenden drei Punkten auf die Folgeseite verwiesen. - Als eher veraltet gelten die Zeichen oder Vermerke: «./.», «s. S. 2», «/2» by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 30,

26 Sprachstil des Geschäftsbriefs (SG) by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 31,

27 Grundsätze moderner Korrespondenz - Stilebene dem Partner anpassen (Einfühlungsvermögen in die Erwartungshaltung und die Situation des Partners; Beziehungsebene beachten) - Partnerschaftlicher Ton (höflich bleiben) - Knapp verfasste Inhalte (kurz und bündig) - verständliche Sprache (Hamburger Verständlichkeitsmodel) - Klare Gliederung mit Absätzen (Worum geht es? Wie weiter?) - Keine unnötigen Floskeln by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 32,

28 Vergleich: klassischer Brief moderne Korrespondenz Klassische Briefsprache Unternehmenskultur ist nicht lesbar Moderne Korrespondenz Unternehmenskultur spiegelt sich im Briefstil Verfasserin/Verfasser ist im Hintergrund Einheitliche Sprache (Standards für Briefstart und Briefschluss) Bedürfnisse der Empfängerschaft bleiben im Hintergrund Dialog wird nicht gefördert Emotionen, Gedankenbilder finden keinen Platz Service-Aspekte fehlen Unklare Formulierungen (zwischen den Zeilen) Standarddarstellungen üblich Verfasserin/Verfasser tritt in Erscheinung (oft Ich- statt Wir-Form) Mehr Individualiät und mehr Farbe beim Ein- und Ausstieg Bedürfnisse werden in Briefen erfragt, mögliche Wünsche aufgenommen Dialog steht im Zentrum (Wer-zu-Wer- Kontakt) Empfohlen sind Wörter, die man sehen, riechen, hören kann Service bieten und Vertrauen schaffen Empfängerschaft wird beim Lesen nicht auf Treibsand gestellt: klare Informationen Jedes Unternehmen wählt mit Schrift, Farben und dem Logo seinen Auftritt (Corporate Identity) by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 33,

29 Übungen by mediata sa, Villars-sur-Glâne/CH Folie 35,