Moderne Korrespondenz

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1 Dossier: Wie Sie Zeugnisse dechiffrieren Moderne Korrespondenz Beschäftigen Sie sich mit den geheimen Zeugnisbotschaften Es macht wenig Unterschied, ob Sie im Auftrag Ihres Chefs ein Arbeitszeugnis für einen Mitarbeiter schreiben oder dasjenige eines Bewerbers beurteilen müssen. Die wesentlichen Dinge sind in beiden Fällen gleich. Folgende Arbeitszeugnisarten sollten Sie kennen: Arbeitszeugnis, 109 GewO alle Arbeitnehmer Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Dienstzeugnis, 630 BGB Ausbildungszeugnis, 8 BBiG Praktikumszeugnis, 26 i. V. m. 16 BBiG Volontariatszeugnis, 26 i. V. m. 16 BBiG Nichtarbeitnehmer (etwa Heimarbeiter) Auszubildende Praktikanten Volontäre Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/ Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und Uhr Bestellung per kontakt@gwi.de Bestellung per Fax: 089/ Folgende Kennzeichen unterscheiden einfache und qualifizierte Zeugnissen sowie Abschluss- und Zwischenzeugnisse: Im einfachen Zeugnis sind nur die Personendaten des Arbeitnehmers, die Dauer seiner Beschäftigung im Unternehmen und eine genaue Beschreibung seiner Tätigkeit enthalten. Im qualifizierten Zeugnis werden zusätzlich die Leistung und das Verhalten (und ggf. die Führung) des Arbeitnehmers mittels einer speziellen Zeugnissprache benotet. Bei Abschlusszeugnissen, die bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszustellen sind, brauchen Sie Arbeits- und Dienstzeugnisse nur auf Verlangen des Mitarbeiters zu erteilen. 1

2 Ausbildungs-, Praktikums- und Volontariatszeugnisse sind dagegen unaufgefordert auszustellen. Ein Zwischenzeugnis kann der Arbeitnehmer verlangen, wenn er daran ein berechtigtes Interesse hat. Das ist etwa der Fall bei einer Bewerbung um eine neue Stelle, einer Versetzung oder einem Wechsel seines Vorgesetzten. Praxis-Tipp: Kein Zwischenzeugnis brauchen Sie zu erteilen, wenn Ihrem Mitarbeiter erst vor Kurzem ein Zwischenzeugnis ausgestellt wurde oder er solche in regelmäßigen Abständen fordert. So formulieren Sie ein Zeugnis Sowohl das einfache als auch das qualifizierte Arbeitszeugnis können Sie wie folgt einleiten: "Frau Agnes Schmitz, geb. Müller, geboren am in Musterstadt, war in unserem Betrieb vom bis zum als Sekretärin beschäftigt." Eine Tätigkeitsbeschreibung kann wie folgt lauten: "Zu ihren Aufgaben gehörte insbesondere die Erledigung der anfallenden Schreibaufgaben nach Diktat oder Vorlage, die Aktenführung einschließlich der Wiedervorlage sowie der Terminkoordination." PRAXIS-TIPP: Sie können die Aufgaben anstatt in ausformulierten Sätzen auch in Tabellenform darstellen. Für Sie hat das den Vorteil, dass die Tätigkeiten knapper dargestellt werden können und das Zeugnis in der Praxis erfahrungsgemäß seltener vom Mitarbeiter angegriffen wird. Eine Leistungsbeschreibung ist nur beim qualifizierten Zeugnis erforderlich. Als wesentlicher Teil dieses Zeugnisses beinhaltet sie die Leistungsbereitschaft, die Arbeitsbefähigung (Fachkenntnisse), das Arbeitsergebnis (Arbeitserfolg), die Arbeitsweise (Arbeitsqualität), die besonderen Arbeitserfolge und die Verantwortungsbereitschaft und Führungskompetenz des Mitarbeiters bzw. Bewerbers. Übersicht: übliche Formulierungen Sie war äußerst fleißig und hat den erheblichen Umfang ihre Aufgaben in ungewöhnlich kurzer Zeit erledigt. Sie war sehr fleißig und hat den Umfang ihrer Aufgaben stets in kurzer Zeit erledigt. Sie war fleißig und hat ihre Aufgaben stets rechtzeitig erledigt. sehr 2

3 Sie hat ihre Aufgaben rechtzeitig erledigt. Sie hat sich bemüht, ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Wichtiger Hinweis Beachten Sie dabei, dass Sie bei einer schlechteren Benotung als in einem möglichen Arbeitsgerichtsprozess dafür beweispflichtig sind, dass Ihr Mitarbeiter schlechtere Arbeitsleistungen erbracht hat. Wünscht der Arbeitnehmer umgekehrt eine bessere Beurteilung als, muss er dafür die Gründe darlegen und beweisen. Bei der Arbeitsbefähigung, also dem Können, gilt folgender nschlüssel: Neue Arbeitssituationen bewältigte sie stets sehr und sicher. Neue Arbeitssituationen bewältigte sie stets. Neue Arbeitssituationen bewältigte sie erfolgreich. Neuen Arbeitssituationen passte sie sich an. sehr Neuen Arbeitssituationen konnte sie sich anpassen. Die Arbeitsweise, also die Art, wie der Mitarbeiter vorgeht, können Sie wie folgt beurteilen: Sie führte ihre Aufgaben außerordentlich zuverlässig, sorgfältig und rationell aus. Sie führte ihre Aufgaben stets zuverlässig, sorgfältig und rationell aus. Sie führte ihre Aufgaben zuverlässig und sorgfältig aus. Sie führte ihre Aufgaben im Allgemeinen zuverlässig und sorgfältig aus. Sie hat sich bemüht, ihre Aufgaben zuverlässig und sorgfältig rechtzeitig zu erledigen. sehr 3

4 Besondere Arbeitserfolge sind u. a. Beförderungen, Umsatz- und Gewinnsteigerungen oder Verbesserungsvorschläge. Eine Formulierung dazu lautet etwa: "Herr Mustermann baute den von ihm übernommenen Vertrieb aufgrund seiner überragenden Umsatzzahlen in kürzester Zeit auf mehrere Einheiten aus. Durch die damit einhergehende Spezialisierung des Vertriebs erhöhte er innerhalb weniger Monate den Umsatz erneut um 15 %." Die zusammenfassende Leistungsbeurteilung ist Pflicht im qualifizierten Zeugnis. Durch diese erfolgt eine Gesamtbewertung der Leistungen des Arbeitnehmers. Mögliche vom Arbeitsgericht anerkannte Beurteilungen lauten wie folgt: Sie hat die ihr übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt Sie hat die ihr übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt. Sie hat die ihr übertragenen Arbeiten zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt. Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer Zufriedenheit erledigt. Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt. Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt. Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen versucht. sehr besser als befriedend, aber nicht ungenügend Die Verhaltensbeurteilung ist ebenfalls nur beim qualifizierten Zeugnis erforderlich. Sie beinhaltet das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden. Mitarbeitern war stets einwandfrei. Mitarbeitern war einwandfrei. Ihr Verhalten zu Mitarbeitern, Kollegen und Vorgesetzten war einwandfrei. Mitarbeitern war zufriedenstellend. sehr 4

5 Mitarbeitern war insgesamt einwandfrei. PRAXIS-TIPP: Die Reihenfolge der Begriffe Vorgesetzte, Kollegen und Mitarbeitern ist bei der Benotung entscheidend. Steht der Vorgesetzte hinter dem Mitarbeiter, ist das eine e. Wird der Vorgesetzte weggelassen, ist der Umgang mit dem Mitarbeiter problematisch. Warum das Arbeitsverhältnis beendet wurde, darf in der Regel nur im Zeugnis stehen, wenn der Mitarbeiter damit einverstanden ist. Unzulässig ist es aber, einen Arbeitsvertragsbruch des Arbeitnehmers oder die ihm gegenüber ausgesprochene fristlose Kündigung zu erwähnen. Helmut Walter ist Experte für arbeitsrechtliche Fragen und selbstständiger Rechtsanwalt in Mönchengladbach. Wollen Sie mehr zu Zeugnissen wissen? Unter finden Sie Mustervorlagen für verschiedene Zeugnisse sowie eine Checkliste. Klicken Sie doch einfach mal rein. Besuchen Sie uns im Internet unter: 5