Dossier: Inhouse-Messen Erklärung Organisations-Checkliste Musterbogen: Interne Manöverkritik

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1 Dossier: Inhouse-Messen Erklärung Organisations-Checkliste Musterbogen: Interne Manöverkritik Steigern Sie mit Inhouse-Messen den Umsatz Immer häufiger organisieren (kleinere) Unternehmen Inhouse- Messen und übertragen die Organisation einer Assistentin. Auch wenn bis zum Beginn der Veranstaltung vielleicht noch ein halbes Jahr Zeit ist, müssen Sie frühzeitig die Ablaufplanung strukturieren ("Was ist zu tun?") und die Zuständigkeiten definieren ("Wer tut was?"). Die untenstehende Checkliste hilft Ihnen, möglichst früh festzulegen, wer wofür verantwortlich ist. Das soll aber nicht heißen, dass ab sofort alle Ihre Kollegen durch die Hausmesse gebunden sein sollen. Einige der Aufgaben beginnen erst kurz vor der Messe, andere können in Personalunion ausgeübt werden (z. B. Projektleitung und Messeleitung). Beachten Sie aber, dass diese Liste lediglich die wichtigsten Verantwortlichkeiten abdeckt. Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/ Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und Uhr Bestellung per Bestellung per Fax: 089/

2 ok Ihre Organistaions-Checkliste verantwortlich Projektleiter (= Ansprechpartner intern/extern) Messeleitung Auf- und Abbau (überwachen) Personelles (Personalrekrutierung und -betreuung vor und während der Messe) Organisatorisches (Hotelreservierung, Bewirtung am Stand etc.) Gäste/VIPs (Betreuung/Freizeitangebot etc.) Mobiliar Sonderanfertigungen für die Messe (Prototypen, Modelle, Ausstellungsobjekte etc.) Versicherungen Infrastruktur Standeinrichtung Wasser, Gas, Strom technische Infrastruktur (Computer- Vernetzung, Flipchart, Leinwand o. Ä.) 2

3 Organisation Back-Office Kalkulation der Offerten Bearbeitung der Anfragen Abwicklung der Bestellungen Erfassung der Ergebniszahlen Nachfassen der Messekontakte Kalkulationen, Buchhaltung des Messebudgets Werbung Public Relations/Press Relations evtl. messebegleitende Veranstaltung (z. B. Seminar mit Fachreferenten etc.) PRAXIS-TIPP: Beachten Sie, dass bei der Auswahl der verantwortlichen Organisatoren bisweilen nicht planbare Unwägbarkeiten zu berücksichtigen sind. So sind beispielsweise Geschäftsleitungsmitglieder oft auf Monate hinaus verplant. Auch gilt es, ein Hotelzimmer-Kontingent für auswärtige Geschäftspartner frühzeitig zu reservieren. Diese Punkte sollten Sie daher schon ein halbes Jahr vor der Inhouse-Messe klären. So erreichen Sie mehr Erstellen Sie ca. 3 Monate vor dem Ereignis gemeinsam mit Ihrem Chef/Messeauftraggeber eine Liste der Einzuladenden. Stimmen Sie anschließend ab, wer wen wie anspricht. 3

4 Versenden Sie rund 2 Monate vor der Inhouse-Messe eine Vorankündigung und ca. 6 Wochen davor personifizierte Einladungskarten/-briefe. PRAXIS-TIPP: Bei besonders wichtigen Geschäftspartnern und potenziellen Neukunden empfiehlt es sich, telefonisch nachzufassen und schon konkrete Termine mit wichtigen Vertretern Ihres Unternehmens zu vereinbaren. Außerdem können Sie ihnen anbieten, ihnen den Besucherprospekt zuzusenden, einen Abholdienst (Bahnhof/Flughafen) zu organisieren, ein Hotelzimmer zu bestellen und ihnen einen Stadtplan mit Touristeninformationen zuzuschicken. Behalten Sie alle Vorarbeiten im Auge Fragen Sie rund einen Monat vor der Inhouse-Messe bei den entsprechenden Abteilungen/Mitarbeitern Ihres Unternehmens nach, ob die Marktforschungsfragen für die Kunden und Interessenten vorbereitet sind, ein Mindest-Infopaket erstellt ist, Spezial-Infomaterialien für weitergehende Anfragen bereitstehen, alle Presseinformationen ausgesandt sind, das Standpersonal ausgewählt und entsprechend informiert ist. Kümmern Sie sich ca. 14 Tage vor der Inhouse-Messe um Erfrischungen und Snacks. Bestimmen Sie gegebenenfalls einenverantwortlichen für den Einkauf. 4

5 Bilanzieren Sie danach den Erfolg Ziehen Sie nach der Inhouse-Messe nicht nur für Ihren Chef/Auftraggeber, sondern auch für sich selbst Bilanz: Was lief gut, was schlecht? Nur so können Sie und alle an der Organisation Beteiligten aus den Fehlern lernen. Der nachfolgende Musterbogen hilft Ihnen hierbei. Ihr Musterbogen für die interne Manöverkritik (Beispiel) Anzahl der aufgrund der Inhouse-Messe 35 ausgearbeiteten Angebote: Anzahl tatsächlich neuer Kunden: 22 Messeabrechnung; Soll-Ist-Vergleich erstellt Herr Gräfe gegenüber Budget: Fazit: Hat sich die Messebeteiligung (bereits Ja Nein kurzfristig) gelohnt? Organisatorisches: Welches waren rückblickend die besonders zu wenig heiklen Punkte der Inhouse-Messe Sitzplätze und (Planung/Durchführung/Office/Nachfassen)? Tische für Wie lassen sich diese Punkte für das Kundengespräche nächste Mal verbessern? fehlende kompetente Wurden andere Schwachstellen sichtbar? Ersatzpersonen Wenn ja, welche? für erkrankte Standmitarbeiter Verbesserungsvorschläge: bezüglich Gestaltung / Organisation / s. o. Personalführung: bezüglich Dokumentations- und okay Werbematerial: Exponate nicht so von Seiten der Kunden: eng stellen, für Frischluft sorgen ( ) 5

6 von Seiten der Geschäftsfreunde, Konkurrenten etc. keine Besuchen Sie uns im Internet unter: 6