So wird unser gemeinsames Projekt ein Erfolg!

Transkript

1 So wird unser gemeinsames Projekt ein Erfolg!

2 Sie haben nicht nur eine Software gekauft, sondern ein Softwareprojekt!

3 Doch was kennzeichnet Ihr Projekt? Es ist einmalig. Es ist zeitlich begrenzt. Es gibt dafür eine besondere Projektorganisation. Speziell für Ihr Projekt werden Ressourcen bereitgestellt bei Ihnen und bei uns. Es gibt ein eindeutiges Ziel mit klar definierten Aufgaben und Zuständigkeiten. Es bringt Veränderung mit sich. Damit Ihr Projekt von Anfang an auf sicheren Beinen steht, gibt es einiges zu beachten.

4 Ein erfolgreiches Projekt braucht Planung, Steuerung und Überwachung über die gesamte Projektlaufzeit.

5 Projektteam, zentrale Projektleitung und Projektlenkungsausschuss. Der Projektlenkungsausschuss (PLA) setzt sich zusammen aus entscheidungsbefugten Personen jeweils des Kunden und 3E (Entscheidungsorgane, kurz EO ) und den Projektleitern beider Parteien. Der PLA kann einstimmig das Projekt verändern hinsichtlich Leistungsinhalt und Leistungsumfang. Er kann jedoch auch Zuständigkeiten und den Terminplan ändern. Der PLA überwacht die Projektziele und stellt sowohl die Projektorganisation als auch die Verfügbarkeit von Ressourcen sicher. Bei Planveränderungen teilt er das Budget zu. Zudem überprüft er regelmäßig den Projektfortschritt und die Leistungsqualität. Er bewertet Änderungsvorschläge, beschließt sie gegebenenfalls und überwacht Projektteilabschnitte, die bereits implementiert wurden.

6 Es gibt zwei Hauptverantwortliche für die erfolgreiche operative Durchführung des Projekts.

7 In beiden Unternehmen gibt es Hauptverantwortliche für die erfolgreiche Projektabwicklung: Kunden- Projektverantwortlicher und 3E-Projektleiter. Der 3E-Projektleiter erstellt den Projektplan mit allen Projektschritten, Aufgaben und definiert die zeitliche Schiene für Implementation, Schulung und Testphase bis hin zum Echtbetrieb. Der Kunden-Projektverantwortliche dient als In-House-Hauptansprechpartner in allen Fragen um das Projekt, denn bei ihm laufen alle Fäden zusammen. Er kanalisiert sämtliche Informationen, die zwischen beiden Parteien ausgetauscht werden, plant und koordiniert projektrelevante Inhouse-Aufgaben und arbeitet während des gesamten Projekts sehr eng mit dem 3E-Projektleiter zusammen.

8 Schwarz auf weiss so sind alle informiert.

9 Im Vorfeld und während eines Projekts gibt es viel zu besprechen. Sachverhalte werden ermittelt, User werden interviewt, Vereinbarungen werden getroffen, Schulungen erfolgen, die Software wird konfiguriert, unzählige Sachfragen werden geklärt. Das muss alles festgehalten werden. Dies geschieht in Form von Dokumentationen und Protokollen. Die Dokumentation und Protokollierung unterstützt auch die regelmäßige Information an das EO. Je nach Aufgabenstellung erfolgen Dokumentation und Protokollierung entweder durch den Kunden, durch 3E oder gemeinschaftlich.

10 Eine neue Software bedeutet Veränderung.

11 Eine neue Software bedeutet Veränderung. Insbesondere die Key-User müssen daher gegenüber Neuem aufgeschlossen sein. Es ist von elementarer Bedeutung, dass die Key-User frühzeitig ins Boot geholt werden. Ihre Key-User stehen stellvertretend für den jeweiligen Fachbereich in Ihrem Unternehmen, folglich gibt es in der Regel mehrere Key-User. Ihre Akzeptanz gegenüber der neuen Lösung spielt eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Projektabwicklung. Key-User sind die tragenden Säulen des Projekts und sichern die fachliche Richtigkeit und Schlüssigkeit der Lösungen im Projekt ab. Sie sind diejenigen, die später mit der Lösung arbeiten und ihre Kollegen und Mitarbeiter auf das Projekt einstimmen.

12 Um Ziele verfolgen zu können, müssen sie ganz klar definiert sein.

13 Was beinhaltet eigentlich ein Projektplan? Aus dem Projektplan geht detailliert hervor, was in welchem Zeitraum erreicht werden soll und vor allem auch wie die Ziele erreicht werden sollen. Dazu werden Aufgaben verteilt, Termine vereinbart, Projektblöcke gebildet, Teilabschnitte definiert, Schulungs- und Trainingsmaßnahmen geplant, Agenden für Termine vorgegeben und Ressourcen eingeteilt. Damit der Projektplan up-to-date bleibt und stets den aktuellen Stand widerspiegelt wird er immer wieder aktualisiert. Er zeigt also auch die Abweichungen zwischen Soll- und Istzustand. Jetzt geht es los! Kickoff Am Kickoff-Termin treffen sich Entscheidungsbefugte und Projektverantwortliche, um das Projekt zu verabschieden. Der Projektplan steht fest, Kosten - und Zeitrahmen sind geklärt. Im übertragenen Sinne könnte man sagen: Das Spielfeld ist definiert, die Regeln sind klar, die Spieler stehen fest. Nun erfolgt der Anpfiff. Los geht`s.

14 Tests sind wichtig. Betreuung danach: 3E-HELP

15 Grundsätzlich wird die Software zunächst in einer abgesicherten Testumgebung eingeführt und getestet. Nach erfolgreicher Funktionsprüfung erfolgt die schriftliche Abnahme anhand vordefinierter Abnahmeprotokolle. Gemäß den im Projektplan definierten Teilabschnitten finden im Verlauf des Projekts immer wieder Abnahmetermine statt. Die Protokollierung der Tests und der Ergebnisse sind zwingend Bestandteil einer solchen Abnahme. Erst danach können entweder Teilbereiche oder die gesamte Lösung in den Live-Betrieb übergehen. Natürlich brauchen Sie auch danach noch ein wenig Unterstützung. Deshalb gibt es 3E-HELP Während des gesamten Projekts wurden Sie von Ihrem Projektmanager und dessen Team betreut. Ab dem Livebetrieb erfolgt die Betreuung durch das 3E-HELP-Team. Ein internetbasiertes Request-System sorgt dafür, dass alle Anfragen schnell und zuverlässig bearbeitet werden. Zum Service gehört unter anderem eine Hotline sowie ein monatlicher Newsletter mit Tipps und Tricks.

16 3E Datentechnik GmbH Aalener Str Oberkochen Alle Fragen zum Projekt richten Sie bitte an Ihren 3E-Projektleiter. In vertrieblichen Dingen senden Sie bitte eine an: Fragen zu 3E-HELP richten Sie bitte an: IT S WORKING TOGETHER