Informationen zum Übergang des Mailverkehrs auf Kirchenweb

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1 Evang.-ref. Kirche Basel-Stadt Informationen zum Übergang des Mailverkehrs auf Kirchenweb Bisher hat die ERK Basel-Stadt eine eigene Webseite und einen eigenen Mailserver betrieben. Mit dem Übergang auf Kirchenweb.ch - wird 1. die Webseite komplett neu gestaltet und bietet neue Funktionen an - wird 2. der Mailverkehr neu organisiert. Dieses Dokument befasst sich nur mit dem zweiten Punkt. Auch bei Kirchenweb.ch werden alle Mitarbeitenden eine eigene Mailadresse haben. Wenn Sie sich bei Kirchenweb.ch anmelden, wird automatisch aus vorname.name und der eine Mailadresse gebildet. Das heisst, Ihre Mailadresse, welche nach aussen kommuniziert wird, ändert nicht. Kirchenweb.ch betreibt aber (im Gegensatz zur alten Lösung bei der ERK) keinen eigenen Mailserver. Nach der Umstellung des Mailverkehrs auf Kirchenweb.ch werden zwar alle Mails zuerst den Weg zu Kirchenweb.ch finden, werden dort auf Viren und Spam geprüft, dann aber lediglich weitergeleitet an die von Ihnen bei der Anmeldung angegebene "private" Mailadresse. Das muss nicht wirklich Ihre private Mailadresse sein, es kann sie sein, kann aber auch eine zweite, "geschäftliche" Adresse sein, die aber nicht lauten darf. Ob Sie Ihre private Adresse benützen wollen oder eine zweite Adresse für "geschäftliche" Zwecke einrichten wollen, entscheiden Sie selbst. Übrigens: Wenn Sie Mails senden, können Sie wählen, welches Mailkonto Sie als Absender haben wollen, denn Sie sollten Kirchenmails nicht mit Ihrer privaten Adresse versenden. Wie das geht, erfahren Sie im Dokument " -Konten in Outlook... einrichten" 1. Das Einrichten von Mailadressen ist nicht jedermanns Sache. Zögern Sie deshalb nicht, Hilfe anzufordern, eventuell bei Ihrem EDV-Sachverständigen in der Kirchgemeinde oder bei Rudolf Heckendorn. Gemeinsam werden wir das Ziel erreichen. In Punkt 8. am Schluss dieses Dokuments finden Sie die notwendigen Informationen. Vorgehen 1. Sie müssen auf Ihrem PC mindestens eine nicht-@erk-bs.ch-adresse eingerichtet haben, bevor Sie sich bei Kirchenweb.ch anmelden können. Das kann eine Adresse bei einem der zahlreichen Gratisanbieter wie z.b. Bluewin, gmail, hotmail etc. sein. Sie müssen sich auch entscheiden, ob Sie für den privaten Mailverkehr, sofern er auf Ihrem PC stattfindet, eine eigene Mailadresse haben wollen. Die verschiedenen Szenarien sind im Dokument " -Konten in Outlook... einrichten" 1 beschrieben. 2. Je nach Situation müssen Sie eine (zusätzliche) Mailadresse besitzen. Ich stelle Ihnen in vier verschiedenen Dokumenten 1 vier Möglichkeiten vor. Wählen Sie eine aus und richten Sie eine Mailadresse ein. Jeweils am Schluss des Einrichtungsprocederes ist angegeben, welche Parameter Sie zur Verfügung haben müssen, wenn Sie dann die Mailadresse in Ihrem Mailprogramm einrichten wollen. Ganz am Schluss dieser Dokumente ist auch beschrieben, wie man ins Webmail dieses Providers gelangt. 1 in Punkt 6 am Schluss des Dokuments ist angegeben, wo Sie die Dokumente erhalten Seite 1 von 7

2 3. Richten Sie die Mailadresse in Ihrem Mailprogramm ein. Im Dokument " -Konten in Outlook... einrichten" finden Sie eine genaue Anleitung für vier verschiedene Szenarien A - D. Outlook ist das am weitesten verbreitete Mailprogramm. Auf Anleitungen zu andern Mailprogrammen habe ich deshalb verzichtet. Wenden Sie sich ggf. an mich. 4. Jetzt können Sie sich bei Kirchenweb.ch anmelden: Klicken Sie oben links auf Registrieren: Seite 2 von 7

3 Füllen Sie mindestens die gelb unterlegten Felder aus. Im Feld "Weiterleitung an" geben Sie die Mailadresse an, an welche weitergeleitet werden sollen. Klicken Sie dann ganz unten auf Anmeldung senden. 5. Sie erhalten umgehend eine Mail von Kirchenweb.ch, das Ihnen die Anmeldung bestätigt. Der Anmeldeprozess ist damit aber noch nicht ganz beendet. Der Webkoordinator (das bin in einer Übergangszeit ich) erhält ebenfalls eine Mail, die ihn darauf aufmerksam macht, dass Sie sich angemeldet haben. Er prüft Ihre Anmeldung und stellt sicher, dass Sie auch während der Übergangszeit immer Ihre Mails erhalten. Dann macht er Ihre Anmeldung definitiv. Sie erhalten jetzt eine Mail mit folgendem Inhalt: Seite 3 von 7

4 Guten Tag Joggeli Buume Sie haben sich bei uebergang-erk-bs.ch als Benutzerin/Benutzer angemeldet. Die zuständige Person hat Ihre Anmeldung bearbeitet und Ihren Zugang zu freigegeben. Ihr Mitgliederkonto bei hat folgende Daten: Joggeli Buume Galgenacher Buckten *************************************** joggeli.buume@erk-bs.ch Benutzername : joggeli.buume Passwort : wechsle3004 Benutzerstufe : standard *************************************** Bitte bewahren Sie diese Daten auf. Bitte wechseln Sie beim ersten Login das Passwort. Anleitungen zur Benützung von uebergang-erk-bs.ch finden Sie: Dies ist eine automatische Mitteilung von uebergang-erk-bs.ch --- Eine Dienstleistung von Das Passwort "wechsle3004" weist Sie darauf hin, dass Sie Ihr Passwort ändern sollten. Melden Sie sich also bei wieder an: Klicken Sie rechts unten bei Mitarbeitende auf Login. Ihr Benutzername ist vorname.name und Ihr Passwort das in der Mail mitgeteilte: Seite 4 von 7

5 Klicken Sie auf der linken Seite auf Passwort: Geben Sie das neue Passwort zweimal ein und klicken Sie auf speichern. Ihre Anmeldung an Kirchenweb ist damit beendet. Seite 5 von 7

6 6. Wo kann ich die im Text erwähnten Dokumente herunterladen? Die Anleitungen für das Einrichten von Mailadressen bei diversen Gratismailanbietern sowie die Anleitung " -Konten in Outlook... einrichten" finden Sie auf der Übergangs-Homepage von kirchenweb.ch: öffnen Sie den Ordner "Mail". 7. Zeitplan für die Mailumstellung Das Ziel ist, dass wir den Wechsel des Mailverkehrs via Kirchenweb Ende April 2011 vollziehen können. Voraussetzung dafür ist, dass alle Mitarbeitenden bis zu diesem Zeitpunkt bei Kirchenweb.ch angemeldet sind. Seite 6 von 7

7 8. Wo erhalte ich Hilfe? Die Projektorganisation seit dem 14. Februar 2011 sieht so aus: Roger Thiriet Werner Näf Rudolf Heckendorn Ist für die Kommunikation Projektleitung für das ganze Projekt nach aussen zuständig. neue Homepage. Anlaufstelle für Rückfragen zum Wechsel in der Projektleitung. Hält Kontakt mit der Kirchenleitung und der Design-Agentur, besonders in inhaltlichen Fragen. Redigiert alle Kommunikation an mehrere Empfänger. Allgemeiner, offizieller Kontakt Kirchgemeinden und Verwaltung (Vernetzung). Kontakt zu den Administratoren sowie den Projektverantwortlichen Homepage der Kirchgemeinden. Koordiniert die Umstellung der Mailsystems zwischen Technik von Kirchenweb.ch, R. Heckendorn und altem Mailprovider Leitet die Umsetzung des Konzepts und Desingns der kantonalkirchlichen Seiten. Support bei der Einfügung der Texte in die neue Homepage. Plant die Schulung der Schlüsselnutzerinnen und -nutzer in Verwaltung und Kirchgemeinden und führt die nötigen Kurse durch. Koordiniert die Grundinstallation der Portale der Kirchgemeinden und hält Kontakt zu den Administratoren und Projektleitern der Kirchgemeinden. Steht für individuelle Schulungen der Kirchgemeinden zur Verfügung (ggf. gegen Entgelt). Leitet den Übergang des Mailsystems auf Seiten der Mitarbeitenden und übernimmt den ganzen diesbezüglichen Support. Unterstützt die Technik von Kirchenweb.ch in Bezug auf die bestehenden Mail- und Webserver. Richtet allfällige neue Mailboxen ein. Unterstützt die Schulung für erk-bs.ch besonders in der Planung (Zurverfügungstellung von Ressourcen). Information und Medien Roger Thiriet Rittergasse Basel roger.thiriet@erk-bs.ch Sucht eine Webkoordinatorin, einen Webkoordinator, die/der erk-bs.ch nach Projektabschluss betreut und schult ihn/sie. kirchenweb.ch gmbh Pfr. Werner Näf Talstrasse Gächlingen support@kirchenweb.ch IT-Beauftragter ERK BS Rudolf Heckendorn Galgenacher Buckten webmaster@erk-bs.ch R. Heckendorn Übergang des Mailverkehrs auf Kirchenweb.doc Seite 7 von 7