Finanzen & Controlling Abteilung Rechnungswesen www.fc.ethz.ch Ausgabe 01 / 08, Mai 2008 Newsletter der Direktion Finanzen und Controlling Vorwort... 1 BASICS-Schulung für AdministratorInnen und FondsinhaberInnen...2 Mitarbeitervergünstigungen...2 Probleme bei Öffnen von PDF Formularen...2 Kundenberater im Bereich Rechnungswesen...3 Neuerungen auf dem Campus Hönggerberg... 4 Aktuelle Versionen von Zahlungsverkehrs-Formularen... 4 IBAN-Bank-Kontonummern...5 Überarbeitete Version des Kontierungshandbuchs und des Kontenplans...5 Neue Haftpflicht-, Sach- und Transportversicherungen...6 Vorwort Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ETH Zürich, hiermit möchten wir Sie gerne über aktuelle Neuerungen und Veränderungen aus dem Bereich Finanzen und Controlling informieren. Bei Fragen und Anregungen rund um den Newsletter der Direktion Finanzen und Controlling stehen wir Ihnen gerne unter fonds@fc.ethz.ch zur Verfügung. Ihre Direktion Finanzen und Controlling
BASICS-Schulung für AdministratorInnen und FondsinhaberInnen Der Infrastrukturbereich Finanzen & Controlling bietet neu eine halbtägige BASICS-Schulung an. Als Zielgruppe sind ETH Mitarbeitende angesprochen, welche die Funktion der Fonds-Administration als Fondsadministrator oder Fondsinhaber kürzlich übernommen haben, und die Grundlagen des Finanzregelements sowie das Abwickeln und Überwachen von Geschäftsvorfällen im Bereich Finanzen an der ETH Zürich kennenlernen möchten. Der erste Schulungshalbtag wurde im März 08 durchgeführt, weitere BASICS-Schulungen finden dieses Jahr am 25. Juni (Hönggerberg), am 17. September (Zentrum) und am 5. November (Hönggerberg) statt. Mehr Informationen zu diesem Kursangebot und Hinweise zur Anmeldung finden sich auf der DFC Webseite unter: http://www.fc.ethz.ch/kurse/program Abteilung Rechnungswesen, Evelyn Koch: Telefon: 632 56 04 E-Mail: evelyn.koch@fc.ethz.ch Mitarbeitervergünstigungen Seit Ende letzten Jahres steht den Mitarbeitenden der ETH Zürich eine neue Webseite zur Verfügung, welche die zahlreichen Links zu den entsprechenden Webdokumenten zusammenfasst und übersichtlich darstellt. Ziel der Webseite ist es, die Suche nach Informationen zu Mitarbeitervergünstigungen (Vorzugskonditionen, Rabatte, Sach- und Dienstleistungen) zu erleichtern. http://www.fc.ethz.ch/services/verguenstigungen Sind Ihnen weitere Vergünstigungen bekannt? Gerne nehmen wir Ihre Hinweise entgegen: Abteilung Finanzdienstleistungen, Pascal Bielmann: Telefon: 632 20 28 E-Mail: einkauf@fc.ethz.ch Probleme bei Öffnen von PDF Formularen In letzter Zeit sind bei einigen DFC-Web-Benutzern Probleme mit dem Download von Formularen und Dokumenten im PDF-Format aufgetreten. Diese werden durch Einstellungen in den Sicherheitsoptionen verursacht und treten bei der Verwendung des Internet Explorers auf. Wir empfehlen Ihnen bei der Verwendung des Internet Explorers folgendes Vorgehen: Bei den Extras die Internetoptionen anwählen unter dem Register "Erweitert" bis zur Sicherheit scrollen und dort bei "Verschlüsselte Seiten nicht auf dem Datenträger speichern" ein Häkchen setzen Eine weitere Möglichkeit besteht darin einen anderen Browser, wie z.b. Firefox zu verwenden. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre/n Kundenberater/in Seite 2
Kundenberater im Bereich Rechnungswesen Nachfolgend möchten wir Ihnen gerne Ihre aktuellen Kundenberater/innen vorstellen: AGRL, ERDW, UWIS Raffael Walter Rufnummer: 632 20 99 E-Mail: raffael.walter@fc.ethz.ch ARCH, BAUG, GESS, MTEC Fabienne Fournichot Rufnummer: 632 32 08 E-Mail: fabienne.fournichot@fc.ethz.ch BIOL, BSSE, CHAB Ondrej Zima Rufnummer 632 52 37 E-Mail: ondrej.zima@fc.ethz.ch INFK, ITET, MATL Youssef Kanana Rufnummer: 632 55 73 E-Mail: youssef.kanana@fc.ethz.ch MATH, MAVT, PHYS Moritz Blumer Rufnummer: 632 63 93 E-Mail: moritz.blumer@fc.ethz.ch Schulleitung (SL), Infrastrukturbereiche (IB8) Sonstige (z.b. angeschlossene Organisationen) Sabine Meens Rufnummer: 632 87 18 E-Mail: sabine.meens@fc.ethz.ch EU Projekte (für alle Departemente und Einrichtungen) Harry Richner Rufnummer: 632 08 18 E-Mail: harold.richner@fc.ethz.ch Patrick Ochsner Rufnummer: 632 23 37 E-Mail: patrick.ochsner@fc.ethz.ch Seite 3
Neuerungen auf dem Campus Hönggerberg Innerhalb des Infrastrukturbereiches Immobilien sind in der Abteilung Dienste verschiedene Fachbereiche zusammengefasst. Zu diesen Fachbereichen gehört die ETH Post Hönggerberg unter der Leitung von Josef Goldmann. Dieser Fachbereich nimmt die folgenden 3 Hauptaufgaben wahr: Inhousepost für die ETH Hönggerberg Postagentur in Namen der Schweizerischen Post Kasse der Abteilung Rechnungswesen, neu ab 1. Juli 2008 Die Schweizerische Post verändert per 01.01.2009 das "Postagenturmodell". Leider können wir per 01.01.2009 für die Schweizerische Post kein Bargeldgeschäft mehr tätigen. Weitere Anpassungen sind Gegenstand von Verhandlungen mir der Schweizerischen Post. Wir werden Sie rechtzeitig über die Resultate informieren. Bezüglich der "Kasse Hönggerberg" freut es uns, Ihnen folgende Neuerung bekannt zu machen: Neuer Ablauf für interne (=geschäftliche) Bargeldtransaktionen auf dem Hönggerberg ab 1. Juli 2008 Der bisherige Ablauf, um via Abteilung Rechnungswesen beim Postbüro Hönggerberg Bargeld zu beziehen, war für Sie nicht nur umständlich, sondern auch langwierig. Diesen Prozess können wir für Sie nun ab 1. Juli 2008 drastisch verbessern. Dank der Unterstützung der Mitarbeitenden des Postbüros ist es ab 1. Juli möglich, direkt beim Postbüro Bargeld zu beziehen. Sie füllen ganz einfach das Formular Kassenaus- oder Einzahlung aus, lassen es gemäss der Kompetenzregelung laut Finanzreglement visieren und erhalten das Bargeld umgehend und ohne Umweg täglich durchgehend von 08.00h bis 16.45h am Postschalter Hönggerberg. https://www.fc.ethz.ch/docs/zahlungsverkehr/kasse_aus_einzahlung.pdf Sektion Nebenbuchhaltung, Helen Klemm: Telefon: 632 30 73 E-Mail: helen.klemm@fc.ethz.ch Bargeldtransaktionen für die Schweizerische Post sind im Moment nicht tangiert. Aktuelle Versionen von Zahlungsverkehrs-Formularen Wir möchten diejenigen Administratorinnen und Administratoren, die unsere Formulare downloaden (weil dies bei Apple-Systemen notwendig sei), dies regelmässig zu machen. Zum Beispiel besteht eine neuere Version für den Zahlungsauftrag deutsch und englisch, sowie ein neues Formular für die Rechnungsstellung, ebenfalls deutsch und englisch. Zu finden sind die Formulare für den Zahlungsverkehr unter https://www.fc.ethz.ch/docs/zahlungsverkehr Wir danken für Ihre Rückmeldungen und Hinweise. Diese helfen uns, die Formulare laufend zu verbessern. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre/n Kundenberater/in Seite 4
IBAN-Bank-Kontonummern IBAN = International-Banking-Account-Number Einige Banken in Europa, insbesondere in Deutschland, haben begonnen, Bankzahlungen konsequent zurückzuweisen, die nicht die IBAN-Nummer und den richtigen SWIFT-Code (Code der Bank) enthalten. Dies auch in dem Fall, wenn Bankkontonummer und Bankleitzahl korrekt waren. Wir gehen davon aus, dass in Zukunft immer mehr Banken diesem Beispiel folgen werden, bis zu einem späteren Zeitpunkt im europäischen Raum Bankzahlungen nur noch mit IBAN überwiesen werden können. Wir bitten Sie darum, jetzt schon auf Zahlungsaufträgen für ganz Europa (inklusive Schweiz) jeweils unbedingt die IBAN-Bankkontonummer und den SWIFT anzugeben. Des Weiteren können durch die Verwendung der IBAN im europäischen Zahlungsverkehr Spesen und Gebühren eingespart werden, da der Europäische Zahlungsverkehr (SEPA) künftig kostenfrei angeboten wird, sofern die IBAN verwandt wird und die Zahlungswährung Euro ist. In diesem Zusammenhang möchten wir auf unseren Newsletter vom Mai 2007 hinweisen, in dem sich die aktuellen Kontenverbindungen der ETH finden. Bitte verwenden Sie bei der Rechnungsstellung ausschliesslich diese Kontenverbindungen, Sie vermeiden somit unnötige Rücksendungen von Geldeingängen. Sie finden unsere aktuellen Kontenverbindungen auch unter https://www.fc.ethz.ch/docs/zahlungsverkehr/zahlungsverbindungen.pdf Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre/n Kundenberater/in Überarbeitete Version des Kontierungshandbuchs und des Kontenplans Auf der Web-Seite des DFC wurde in den letzten Tagen die überarbeitete Version des Kontierungshandbuchs und des Kontenplans aufgeschaltet. Die überarbeitete Version vom März 2008 enthält wenige Änderungen gegenüber dem Vorjahr. Neue Aufwandkonten wurden im Bereich des Grünflächen-Unterhalts eröffnet. Im Ertragsbereich wurden Konten für die Beiträge des Nationalfonds im Zusammenhang mit SystemsX.ch notwendig. Zudem wurde für gewisse Konten eine neue Nummer vergeben (Beispiel Patent- und Lizenzerträge ). Dies ist notwendig um die Übersichtlichkeit in der Erfolgsrechnung sicherzustellen nachdem die Konten in eine andere Ertragsgruppe verschoben wurden. Wer sich genauer über die Änderungen des Kontierungshandbuchs oder des Kontenplans informieren will, findet die entsprechenden Informationen unter http://www.fc.ethz.ch/news/index Sektion Finanzielles Rechnungswesen, Franco Gervasoni: Telefon: 632 86 48 E-Mail: franco.gervasoni@fc.ethz.ch Seite 5
Überarbeite Version der Mehrwertsteuer Wegleitung Auf der Web-Seite des DFC (www.fc.ethz.ch) wurde ebenfalls in den letzten Tagen die überarbeitet Mehrwertsteuer Wegleitung aufgeschaltet. Für Auskünfte zur MWST steht aus der Abteilung Rechnungswesen ein MWST Team zur Verfügung. Bitte formulieren Sie Ihre Anfragen schriftlich. Sektion Finanzielles Rechnungswesen, Team MWST: E-Mail: mehrwertsteuer@fc.ethz.ch Neue Haftpflicht-, Sach- und Transportversicherungen Seit dem 1. Januar 2008 kommen neue Haftpflicht-, Sach- und Transportversicherungen zur Anwendung. Dabei konnte der Deckungsumfang wesentlich erweitert und die Prämienkosten deutlich reduziert werden. Die Haftpflichtversicherung deckt die gesetzliche Haftpflicht der ETH Zürich aus dem Betrieb bzw. aus Handlung und Unterlassungen im Zusammenhang mit der Erfüllung der von ihr übernommenen resp. ihr obliegenden Aufgaben. Die Sachversicherung deckt der ETH gehörende Sachen einschliesslich anvertraute, geleaste oder gemietete Sachen im Eigentum Dritter (insbesondere Waren und Einrichtungen, Geldwerte und fremde Motorfahrzeuge) Neu besteht eine Transportversicherung, deren Kosten zentral getragen werden. Ein geplanter Transport muss der Abteilung Finanzdienstleistungen durch die ETH-Einheit vorgängig gemeldet werden, damit die Deckung geprüft und der Transport bei der Versicherung angemeldet werden kann. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website: http://www.fc.ethz.ch/services/versicherungen Abteilung Finanzdienstleistungen, Uta Speck: Telefon: 632 82 50 E-Mail: uta.speck@fc.ethz.ch Schadenmeldung Im Schadenfall ist die Abteilung Sicherheit, Gesundheit und Umwelt zu informieren. Füllen Sie dazu bitte das Schadensmeldeformular aus. Dieses finden Sie unter http://www.immobilien.ethz.ch/sgu/. Abteilung Sicherheit, Gesundheit und Umwelt, Anne Thomas: Telefon: 632 65 33 E-Mail: annekatrin.thomas@su.ethz.ch Autoversicherungen sind hiervon nicht tangiert, diese werden bei der Abteilung Dienste betreut. Seite 6