Handbuch Mobility Client Software für Android FUTURE CONNECTED

Handbuch Mobility Client Software für Android FUTURE CONNECTED

Adresse: SPEECH DESIGN GmbH Industriestraße 1 D-82110 Germering Version 76-573 / 1 Speech Design GmbH SPEECH DESIGN GmbH Kopieren oder Vervielfältigen des vorliegenden Handbuchs - auch auszugsweise - nur mit schriftlicher Genehmigung der SPEECH DESIGN GmbH. 76-573 / 1 2

Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Inhaltsverzeichnis... 3 1 Einleitung... 5 2 Installation... 7 2.1 Installation über den AppStore...7 3 Einrichtung... 8 3.1 FMC Client aktiv...9 3.2 Wahlbeschleunigung...9 3.3 FMC- Ruf...9 3.4 Manuelle Einstellungen...10 3.4.1 3.4.2 Rufnummer FMC-System... 10 Rufnummer Telefonanlage... 11 3.4.3 Amt... 11 3.4.4 Direktwahl (Notrufe, Mailbox)... 11 3.4.5 Nationales Prefix... 11 3.4.6 3.4.7 Internationales Prefix... 11 Min. Nebenst. Länge... 11 3.4.8 3.4.9 Max. Nebenst. Länge... 12 Acc. Limit... 12 3.5 Funktionsrufnummern...13 3.5.1 Weitere Einstellungen... 14 4 Bedienung... 15 4.1 Telefonieren...15 5 Nebenstellenfunktionen im Gespräch... 16 5.1 Gespräche halten, rückfragen und weiterleiten...16 5.2 Gespräche mitschneiden...17 5.3 Telefonkonferenz...17 5.4 Beenden und zurück...17 6 Funktionen & Erreichbarkeitseinstellungen... 18 FMC-Mobility Client für Android Handbuch SPEECH DESIGN 06/2011 3

6.1 Rückruf (Callback)...18 6.2 Weiterleitungen...19 6.3 Voicemail...19 6.4 Sprachnachricht senden...19 6.5 Konferenz...19 6.5.1 6.5.2 Konferenz einleiten... 19 Konferenz teilnehmen... 20 6.6 Gespräch übernehmen...20 7 FAQ (Häufig gestellte Fragen)... 21 7.1 Was sind FMC-Systeme?...21 7.2 Wie kann ich die Programmversion feststellen?...21 7.3 Warum geht die Schnellwahl nicht?...21 7.4 Warum bekomme ich eine Fehlermeldung wenn ich den QR-Code abfotografieren möchte?...21 8 Nutzungsbestimmungen... 22 9 Notizen... 23 10... 24 4

1 Einleitung Ihr Unternehmen setzt eine Lösung ein, welche die Integration von Mobiltelefonen in die Telefonanlage ermöglicht und das Mobiltelefon zur mobilen Nebenstelle Ihrer Telefonanlage macht. Für eine sehr komfortable Bedienung steht eine Software zur Verfügung, die auf dem Mobiltelefon installiert und eingerichtet wird. In diesem Handbuch wird die Installation und Handhabung dieser Software (FMC Mobility Client) ausführlich beschrieben. Fixed Mobile Convergence oder kurz FMC beschreibt in der Telekommunikation die Konvergenz von Mobilfunk und Festnetz und führt den Kommunikationsfluss zwischen Büro- und Mobiltelefonen zusammen. Der Kommunikationsprozess wird effizienter und professioneller. Die Speech Design GmbH bietet FMC-Lösungen für Unternehmen, die alle auf dem Konzept "One Number Any Device" basieren. Nebenstellen an klassischen Telefonanlagen bieten Funktionen, die die telefonische Kommunikation stark vereinfachen. Aber auch Mitarbeiter, die mit dem Mobiltelefon unterwegs sind oder im Home-Office ein Festnetztelefon haben, sollen die Vorteile der Nebenstellen-Funktionen mit ihren Telefonen nutzen können. Mit den FMC-Systemen wird jedes Telefon (Mobiltelefon oder Festnetztelefon) um die wichtigsten Funktionen einer Nebenstelle erweitert und somit mehr Mobilität und perfekte Erreichbarkeit für die Mitarbeiter sichergestellt. FMC-Systeme machen diese Erweiterung durch Anbindung/Integration an die klassische Telefonanlage möglich. Um die Funktionalität der klassischen Nebenstelle auch am Mobiltelefon nutzen zu können, werden alle ein- und ausgehenden Gespräche über ein FMC-System geleitet. Genau hier kann der FMC Mobility Client punkten, indem er das Telefonieren über das FMC- System durch seine Integration in das Mobiltelefon optimiert. Speziell bei ausgehenden Gesprächen vereinfacht der FMC Mobility Client die Handhabung am Mobiltelefon. Alle Gespräche von Ihrem Mobiltelefon werden über die Telefonanlage Ihres Unternehmens geführt. Sie gewinnen dadurch folgende Vorteile: Sie besitzen nur noch eine Rufnummer und eine Mailbox. Sie sind sowohl an der Nebenstelle als auch am Mobiltelefon erreichbar und entscheiden frei, mit welchem Apparat Sie das Gespräch führen möchten. Ihr Gesprächspartner erreicht Sie immer unter Ihrer Firmennummer. Wenn Sie von Ihrem Mobiltelefon ein Gespräch aufbauen erscheint beim Gesprächspartner die Telefonnummer Ihrer Nebenstelle. FMC-Mobility Client für Android Handbuch SPEECH DESIGN 06/2011 5

Ihnen stehen verschiedene Funktionen Ihrer Telefonanlage am Mobiltelefon zur Verfügung. Dazu zählen insbesondere Rückfrage, Makeln und Konferenz. Bild 1: Das One Number Concept erlaubt Ihnen, Anrufe an verschiedenen Apparaten unter ein und derselben Rufnummer zu führen. In diesem Handbuch wird die Installation und Handhabung des FMC- Mobility Client für folgendes FMC-System ausführlich beschrieben: Teleserver MobilePro 6

2 Installation Sie können den FMC Mobility Client über den Market Store auf Ihrem Mobiltelefon installieren: 2.1 Installation über Market Place 1. Öffnen Sie den Market Store auf Ihrem Mobiltelefon 2. Gehen Sie auf den Tab Suchen und geben als Stichwort Speech Design ein 3. Klicken Sie auf Jetzt kaufen und warten bis der FMC Mobility Client vollständig heruntergeladen wurde Auf Ihrem Mobiletelefon erscheint nun das FMC Mobility Client Icon. FMC-Mobility Client für Android Handbuch SPEECH DESIGN 06/2011 7

3 Einrichtung Nach der Installation müssen Sie den FMC Mobility Client konfigurieren, so dass er mit der Telefonanlage Ihres Unternehmens zusammenarbeiten kann. Ihr Systemadministrator liefert Ihnen die nötigen Werte. Bild 2: Das Menü Einstellungen wird mit der Kontext-Taste aufgerufen 8

3.1 FMC Client aktiv Mit dieser Option können Sie die FMC Mobility Client Anwendung aktivieren oder deaktivieren. Bei deaktivierter Anwendung ist keine Wahl über das FMC-System möglich. Außerdem können Sie während eines Gesprächs die Funktionen des FMC-Systems nicht nutzen. Standardwert: Aus 3.2 Wahlbeschleunigung Mit diesem Parameter können Sie die Wahlbeschleunigung (Wahl von Rufnummern ohne DTMF) aktivieren oder deaktivieren. Standardwert: Aus Hinweis: Diese Funktion wird nicht von jedem FMC-System (Telefonanlage) unterstützt. Bevor Sie die Wahlbeschleunigung aktivieren, fragen Sie bitte Ihren Systemadministrator, ob diese unterstützt wird. 3.3 FMC- Ruf Diese Option bestimmt, ob ausgehende Gespräche über das FMC-System geführt werden. Folgende Einstellungen sind möglich: Immer: Hier werden alle ausgehenden Gespräche über Ihr FMC- System umgeleitet. Ausnahme: Direktwahlnummern. Nachfragen: Sie werden vor dem Gesprächsaufbau gefragt, ob Sie das Gespräch über Ihr FMC-System oder direkt über Ihren Mobilfunkanbieter führen wollen. FMC-Mobility Client für Android Handbuch SPEECH DESIGN 06/2011 9

3.4 Manuelle Einstellungen Sie finden das Fenster für die manuelle Einstellung der Client-Software unter Kontext-Menü-Taste>Einstellungen. Die in diesem Fenster notwendigen Einstellungen werden Ihnen von Ihrem Systemadministrator zur Verfügung gestellt. Bei einigen FMC-Systemen können Sie die Werte in der webbasierten Administrationsoberfläche ablesen bzw. abfotografieren (QR-Codes). Auch hierüber informiert Sie Ihr Systemadministrator. Folgende Parameter stehen Ihnen zur Verfügung: Bild 3: Bedienoberfläche für manuelle Einstellungen bei Android 3.4.1 Rufnummer FMC-System Telefonnummer zur Einwahl in das FMC-System inklusive internationalem Präfix ohne Nebenstelle, z.b. +49891234. Es existiert kein Standardwert. Die Rufnummer für das FMC-System ist oft identisch mit der Rufnummer der Telefonanlage, kann aber, je nachdem wie das System angeschlossen ist, davon abweichen. 10

3.4.2 Rufnummer Telefonanlage Telefonnummer zur Einwahl in Ihre Telefonanlage inklusive internationalem Präfix ohne Nebenstelle: Richtig: +49895678 Falsch: +498956780 (0 ist eine Nebenstelle, in der Regel die Zentrale) Es existiert kein Standardwert. 3.4.3 Amt Die Amtskennziffer wird bei Anwahl von Kontakten über Ihr FMC-System vorangestellt. Standardwert: 0 3.4.4 Direktwahl (Notrufe, Mailbox) In diesem Feld können Sie mehrere Nummern, durch Leerzeichen getrennt, eintragen, die durch den FMC Mobility Client auf keinen Fall über Ihr FMC- System (Ihre Telefonanlage) geführt werden sollen. Wird eine dieser Nummern gewählt, wird der Ruf direkt über das Mobilfunknetz gewählt. Beispiele für Direktwahlnummern in Deutschland sind: 110: Polizei 112: Feuerwehr 19222: Rettungsdienst 3311: Mailboxzugang 0711701070: Telefonnummer im Ortsnetz +4955119240: Telefonnummer im internationalen Netz 3.4.5 Nationales Prefix Bitte tragen Sie hier die Ortsnetz-Ausscheidungskennziffern ein, z.b. "0" bei der Ortsvorwahl "0821". Standardwert: 0 3.4.6 Internationales Prefix Bitte tragen Sie hier die Landesnetz-Ausscheidungskennziffern ein, z.b. "00" bei der Ländervorwahl "0049". Standardwert: 00 3.4.7 Min. Nebenst. Länge Tragen Sie hier die Länge der kürzesten Nebenstellennummer Ihrer Telefonanlage ein. Den korrekten Wert erfahren Sie von Ihrem Systemadministrator. Wertebereich: 0-9. FMC-Mobility Client für Android Handbuch SPEECH DESIGN 06/2011 11

Es existiert kein Standardwert. 3.4.8 Max. Nebenst. Länge Tragen Sie hier die Länge der längsten Nebenstellennummer Ihrer Telefonanlage ein. Den korrekten Wert erfahren Sie von Ihrem Systemadministrator. Wertebereich: 0-9. Es existiert kein Standardwert. 3.4.9 Acc. Limit Das Acc. Limit gibt die maximale Länge der wählbaren Rufnummern an, die bei aktivierter Wahlbeschleunigung möglich ist (kann je nach Netzbetreiber unterschiedlich sein). Wird diese Länge überschritten, so erfolgt die Wahl auf herkömmliche Weise durch Anwahl des FMCSystems und Nachwahl der Zielrufnummer via DTMF. Standardwert: 0 Empfehlung (Deutschland): 20 bis 24 12

3.5 Funktionsrufnummern Funktionsrufnummern dienen dazu bestimmte Funktionen, die Ihnen Ihr FMC-System (Ihre Telefonanlage) zur Verfügung stellt, zu aktivieren und Ihre Rufumleitungen und Erreichbarkeitseinstellungen zu verändern. Das entsprechende Fenster zur Eingabe der Funktionsrufnummern finden Sie unter Kontext-Menü-Taste >Funktionsrufnummern. Die in diesem Fenster notwendigen Einstellungen werden Ihnen von Ihrem Systemadministrator zur Verfügung gestellt. Im Folgenden werden alle Funktionen mit Beispielwerten aufgelistet: Funktion Funktionsnummer (Beispiele) Callback (Rückruf) anfordern z.b. 900 Weiterleitung Mobiltelefon z.b. 901 Weiterleitung 1. Alternativziel z.b. 902 Weiterleitung 2. Alternativziel z.b. 903 Weiterleitung Mailbox z.b. 904 Weiterleitung aus z.b. 905 Sprachnachrichten an Mailbox z.b. 906 Sprachnachrichten an E-Mail z.b. 907 Sprachnachrichten an Mailbox und E-Mail z.b. 908 Sprachnachrichten aus z.b. 909 Sprachnachrichten hinterlassen z.b. 910 Konferenz einleiten z.b. 911xxx (xxx = persönliche Nst) Konferenz teilnehmen z.b. 911 Gespräch übernehmen z.b. 912 Hauptmenü z.b. 123 (persönliche Nst) Nebenstellenwahl z.b. 913 Tabelle 1: Beispiele für Funktionsrufnummern für Android Nst = Nebenstelle FMC-Mobility Client für Android Handbuch SPEECH DESIGN 06/2011 13

Bild 4 Bedienoberfläche für Funktionsnummern bei Android Hinweis: Wenn Sie eine Funktionsnummer leer lassen, so wird die entsprechende Funktion nicht im FMC Mobility Client angeboten. 3.5.1 Weitere Einstellungen Das FMC-System erkennt das Mobiltelefon anhand der übermittelten Rufnummer. Daher ist es wichtig, die Rufnummernübermittlung des Mobiltelefons zu aktivieren, wenn über das FMC-System telefoniert wird. Die Mindesteinstellungen für die Benutzung des FMC Mobility Client sind wie folgt: Rufnummer FMC-System (Systemeinstellung) Rufnummer Telefonanlage (Systemeinstellung) Nebenstellen Länge min. (Systemeinstellung) Nebenstellen Länge max. (Systemeinstellung) Hauptmenü (Funktionsrufnummer) 14

4 Bedienung Nach erfolgreicher Installation und Einrichten der Software sind Sie nun in der Lage, mit Ihrem FMC Mobility Client Telefonate über die Telefonanlage Ihres Unternehmens zu führen und zusätzlich Funktionen Ihres FMC-Systems zu nutzen. 4.1 Telefonieren Sie können wie gewohnt mit Ihrem Mobiltelefon telefonieren. Folgende Möglichkeiten gibt es ein Gespräch zu starten: Nummer wählen Wahl aus dem Journal (Anrufliste) Wahl aus dem Adressbuch Je nach Einstellung können Sie vor der Wahl der Nummer entscheiden, ob dieses Gespräch über das FMC-System (die Telefonanlage des Unternehmens) oder direkt geführt werden soll. Wählen Sie wie gewohnt, der FMC-Client fragt Sie dann Wahl über FMC- System? Wenn Sie Gespräche über die Telefonanlage Ihres Unternehmens führen wollen, wählen Sie den Button Ja. Wenn Sie Gespräche nicht über die Telefonanlage des Unternehmens führen wollen, wählen Sie den Button Nein. Bild 5: Bedienoberfläche / Wahl direkt oder über das FMC-System Hinweis: Der FMC Mobility Client ermöglicht es Ihnen direkt Nebenstellen Ihres Unternehmens zu wählen. Es genügt, wenn Sie dazu die Nebenstelle (z.b. 123) wählen. Der FMC Mobility Client erkennt diese Rufnummer als Nebenstelle und verhält sich entsprechend. FMC-Mobility Client für Android Handbuch SPEECH DESIGN 06/2011 15

5 Nebenstellenfunktionen im Gespräch Ihr FMC-System (Telefonanlage) stellt Ihnen während des Gespräches Funktionen zur Verfügung, die Sie bereits von Ihrem Bürotelefon kennen. Diese Funktionen können Sie auch ohne den FMC Mobility Client nutzen, vorausgesetzt Sie telefonieren über das FMC-System (die Telefonanlage Ihres Unternehmens). Bild 6: Bedienoberfläche Nebenstellenfunktionen im Gespräch 5.1 Gespräche halten, rückfragen und weiterleiten Sie können Telefonate jederzeit halten, rückfragen und weitervermitteln. Drücken Sie dazu im Gespräch auf Ihre Wähltasten die Tasten: * 7 Wählen Sie die Nebenstelle (z.b. 123) bei firmeninternen Gesprächen oder die vollständige Telefonnummer des gewünschten Teilnehmers. Zum Hin- und Herschalten (Makeln) zwischen den Gesprächspartnern wählen Sie erneut * 7 Wenn Sie das Gespräch weitervermitteln wollen, legen Sie einfach auf. 16

5.2 Gespräche mitschneiden Sie haben die Möglichkeit, Gespräche mitzuschneiden. Zum Aufzeichnen wählen Sie im Gespräch auf Ihrem Android Mobiltelefon die Wähltasten aus und drücken dann: * 6 Zum Beenden der Aufzeichnung drücken Sie bitte: * Eine Ansage beim starten und beenden eines Mitschnitts ist für beide Gesprächsteilnehmer zu hören. Der Mitschnitt wird Ihnen dann, je nach Einstellung in Ihrem FMC-System, als WAV-Datei per E- Mail zugeschickt oder in Ihrer Handy-Mailbox bereitgestellt. Sie können Gespräche nur dann mitschneiden, wenn Ihnen Ihr Systemadministrator auch die entsprechenden Rechte dafür eingeräumt hat. 5.3 Telefonkonferenz Sie können Konferenzen mit mehreren Gesprächsteilnehmern aufbauen. Wählen Sie dazu im Gespräch auf Ihrem Ziffernblock die Tasten: * 7. Wählen Sie dann die Nebenstelle (z.b. 123) bei firmeninternen Gesprächen bzw. die vollständige Telefonnummer des gewünschten Teilnehmers. Wenn Sie jetzt * 5 drücken, sind alle Gesprächsteilnehmer miteinander verbunden. 5.4 Beenden und zurück Das laufende Gespräch wird beendet. Die Telefonverbindung zu Ihrem FMC- System bleibt jedoch bestehen und Sie befinden sich im Hauptmenü. Sie können von dort aus z.b. eine Rückfrage starten, um eine neue Verbindung herzustellen. Geben Sie dazu *8 ein. Betätigen Sie die rote Taste Ihres Mobiltelefons, um die laufende Verbindung zu trennen. FMC-Mobility Client für Android Handbuch SPEECH DESIGN 06/2011 17

6 Funktionen & Erreichbarkeitseinstellungen Sie erreichen alle Funktionen des FMC Mobility Clients, indem Sie die diesen starten. Sie aktivieren eine Funktion, indem Sie die gewünschte Funktion anklicken. Der FMC Mobility Client wird daraufhin eine entsprechende Funktionsrufnummer anrufen. Bild 7: Bedienoberfläche für die Funktionen bei Android 6.1 Rückruf (Callback) Mit der Rückruf-Funktion können Sie einen Rückruf der Telefonanlage veranlassen, um dann die gewünschte Verbindung zu einem Gesprächspartner aufzubauen. 18

6.2 Weiterleitungen Hier können Sie festlegen, auf welchem Mobil- oder Festnetztelefon Sie gerade erreichbar sind. Dazu können Sie zwischen den auf Ihrem FMC- System eingetragenen Nummern/Zielen wählen. Als Optionen steht Ihnen folgende Auswahl zur Verfügung: 6.3 Voicemail Zum Mobiltelefon 1. Alternativziel 2. Alternativziel Anrufbeantworter Ausschalten Hier können Sie bestimmen, wohin eine für Sie hinterlassene Nachricht zugestellt werden soll. Als Optionen steht Ihnen folgende Auswahl zur Verfügung: Zu Voicemail Zu email Zu Voice- und email Aus 6.4 Sprachnachricht senden Sie haben die Möglichkeit, einem Kollegen eine Sprachnachricht direkt zu hinterlassen, ohne dass dessen Nebenstelle oder dessen Weiterleitungsziel, z.b. Mobiltelefon, gerufen wird. Bei dem ausgewählten Kontakt muss es sich um einen Benutzer des FMC-Systems handeln. Sie geben beim Ausführen der Funktion seine Durchwahl an, z.b. 123. 6.5 Konferenz Hier können Sie Konferenzen einleiten bzw. einer bestehenden Konferenz beitreten: 6.5.1 Konferenz einleiten Mit dieser Funktion können Sie Ihren eigenen Konferenzraum eröffnen. Während der Einwahl werden Sie aufgefordert, eine Code-Nummer einzugeben. FMC-Mobility Client für Android Handbuch SPEECH DESIGN 06/2011 19

6.5.2 Konferenz teilnehmen Mit dieser Funktion können Sie direkt in den Konferenzraum eines Kollegen einsteigen. Bei dem ausgewählten Kontakt muss es sich um einen Benutzer des FMC-Systems handeln. Sie geben beim Ausführen der Funktion seine Durchwahl an, z.b. 123#. Während der Prozedur werden Sie ggf. aufgefordert, die Code-Nummer einzugeben. Der Konferenzleiter stellt Ihnen die Code-Nummer zur Verfügung, sofern er eine Code-Nummer vergeben hat. 6.6 Gespräch übernehmen Ein auf dem Festnetzapparat geführtes Gespäch kann auf dem Mobiltelefon nahtlos (während des Gesprächs) übernommen und weitergeführt werden. Das ermöglicht es Ihnen, sich frei im Büro zu bewegen. Diese Funktion wird nicht immer von jedem FMC-System (Telefonanlage) unterstützt. Bitte fragen Sie hierzu Ihren Systemadministrator. 20

7 FAQ (Häufig gestellte Fragen) 7.1 Was sind FMC-Systeme? FMC steht für Fixed-Mobile-Convergence. Sogenannte FMC-Systeme arbeiten mit einer Telefonanlage zusammen und ermöglichen die Zusammenführung von Telefonapparaten der Telefonanlage (Nebenstellen) mit anderen Telefonen (z.b. Mobiltelefonen). Durch den Einsatz von FMC- Systemen ist das Zusammenspiel Ihres Mobiltelefons mit der Telefonanlage Ihres Unternehmens möglich. Sie sind an beiden Geräten unter ein und derselben Telefonnummer erreichbar (One Number Concept). 7.2 Wie kann ich die Programmversion feststellen? Die Versionen des installierten FMC Mobility Client finden Sie unter Kontext- Menü-Taste>Info. 7.3 Warum geht die Schnellwahl nicht? Damit die Schnellwahl funktioniert, ist es notwendig, dass der Parameter Acc.-Limit in den Systemeinstellungen eingetragen ist. Wenn dieser leer oder der eingetragene Wert zu niedrig ist, erfolgt der Rufaufbau per DTMF Übertragung. 7.4 Warum bekomme ich eine Fehlermeldung wenn ich den QR-Code abfotografieren möchte? Damit Sie einen QR-Code abfotografieren können, müssen Sie einen Barcode Scanner installieren. Sie finden diese über den Market Store. FMC-Mobility Client für Android Handbuch SPEECH DESIGN 06/2011 21

8 Nutzungsbestimmungen Mit dem Download und/oder der Installation der FMC Mobility Client Software erklärt sich der Benutzer mit folgenden Bestimmungen einverstanden. Die Nutzung der FMC Mobility Client Software ist ausschließlich in unveränderter Form und nur im Zusammenhang mit den eingangs genannten FMC-Systemen zulässig. Da der Bereitsteller nur einen begrenzten Einfluß auf das Zusammenspiel mit Mobiltelefonen fremder Hersteller und den Betrieb in verschiedenen Mobilnetzen besitzt, besteht keine Gewährleistung für eine einwandfreie Funktion. Auch ist aus der Bereitstellung dieser FMC Mobility Client Software kein Anspruch des Benutzers auf eine fehlerfreie Funktion oder eine Fehlerbeseitigung herzuleiten. Eine Beeinträchtigung anderer Anwendungen auf dem Mobiltelefon, des Mobiltelefons selbst sowie von Telefonverbindungen kann nicht ausgeschlossen werden. Schadenersatzansprüche gleich aus welchem Rechtsgrund sind ausgeschlossen, soweit vom Bereitsteller aus keine vorsätzliche Schädigung vorliegt. Eine Weitergabe der FMC Mobility Client Software an Dritte ohne deren Zustimmung zu diesen Nutzungsbestimmungen ist nicht zulässig. 22

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