UMBRELLA NEWS Umbrella Computer AG Rorschacher Str. 294 9016 St. Gallen / Telefon 071 244 02 02 Telefax 071 250 04 56 / E-Mail info@umbrellacomputer.ch Jahrgang 16 / Ausgabe 1 Januar 2008 Liebe Kunden Mit den PROFFIX-Tipps wollen wir auch diesmal weitere Möglichkeiten zur noch optionalen Nutzung unserer Business- Software für KMU beitragen. Auch das neue Betriebssystem (Vista) sowie die neuen Office-Versionen sind Hintergrund der aktuellen News. Viel Spass beim Lesen (und ausprobieren!) Ihr Umbrella Team: Marina Clerici, Ursi und Peter Wäspi Aktionen im Januar / Februar / März 2008 hp Tonerkassette 61X, schwarz (C8061X) - für ca. 10 000 Seiten LaserJet 4100N, 4100TN, 4100DTN Listenpreis: Fr. 198.40 Spezialpreis: Fr. 165.00 hp Tonerkassette 12A, schwarz (Q2612A) - für ca. 2 000 Seiten LaserJet 1010, 1012, 1015, 1020, 1022, 1022N/NW, 3015, 3020, 3030, 3050, 3052, 3055, M1005 MFP Listenpreis: Fr. 108.90 Spezialpreis: Fr. 90.00 hp Tonerkassette 96A, schwarz (C4096A) - für ca. 5 000 Seiten LaserJet 2100, 2100M/TN, 2200, 2200D/DN/DT/DTN Listenpreis: Fr. 155.90 Spezialpreis: Fr. 130.00 Inhalt PROFFIX simply business: - Referenztext ändern - Anzahl angezeigte Textzeilen erhöhen - Handbuch auf CD - Hotline für Endkunden Seite Windows Vista/Outlook 2007: Mails nach Konto einsortieren 4 Office 2007: - Multifunktionsleiste - Druckdialog, Optionen und Menüs anpassen - Tastenkürzel und alte Dateiformate - Neue Funktionen Internet Explorer 7: Verschwundene E-Mail -Schaltfläche zurückholen 9 Windows Vista: - Schriftgrad anpassen - Dateityp zuordnen 2 2 3 3 5 6 7 8 10 11 Occasionen & Schnäppchen 12 Bestell-Fax 13 1
PROFFIX simply business: Referenztext ändern Der Referenztext eines Auftrags konnte bisher nicht mehr geändert werden, wenn das Dokument weiterverarbeitet wurde (z. B. wenn Rechnung aus Lieferschein bereits erstellt oder bei Rechnungen bereits eine Zahlung gebucht wurde). Ab der Version 3.0.1010 ist dies nun möglich: Gehen Sie im Modul Auftrag ins Menü Extras / Referenztext ändern. Sie können nun direkt die Dokumentnummer eingeben (oder wie gewohnt den Auftrag suchen), den Referenztext ändern bzw. ergänzen und mit OK bestätigen. Sie können auch das Dokument zuerst im Auftragsmodul öffnen und danach über Extras / Referenztext ändern den Referenztext wie gewünscht anpassen. PROFFIX simply business: Anzahl angezeigte Textzeilen erhöhen Im Adress-Modul, Register Notizen Notizen erfassen. können Sie diverse Die erfassten Adressnotizen sind aber erst komplett sichtbar, wenn Sie die Notiz bearbeiten. Dies können Sie nun ändern, damit Sie sofort beim Öffnen des Registers Notizen mehr oder die vollständigen Zeilen sehen. Gehen Sie dazu im Adress-Modul ins Menü Extras / Einstellungen, wechseln zum Register Diverses und ändern bei Tabellen die Max. Zeilenhöhe in die Anzahl Zeilen (z. B. auf 10), die Sie gerne ersichtlich haben möchten. Wenn Sie -1 eingeben, werden alle Zeilen angezeigt. Sichern Sie danach mit Bearbeiten / Einstellungen speichern. Bemerkung: Diese Einstellung gilt für alle Tabellen in PROFFIX simply business. 2
PROFFIX simply business: Handbuch auf CD Für PROFFIX simply business gibt s bekanntlich kein gedrucktes Handbuch. Zur Version vom letzten Herbst (ca. Version 3.0.1010) wurde ein Handbuch im PDF-Format erstellt. CDs mit den darauf gebrannten Daten (ca. 85 MB, 900 Seiten) liegen für Sie bei uns bereit. Bei Interesse wenden Sie sich via E-Mail bitte direkt an: marina@umbrellacomputer.ch Mit den in Zukunft sporadisch erscheinenden neuen Versionen, werden wir Sie dann wieder bedienen. PROFFIX simply business: Hotline für Endkunden Die PROFFIX Software AG hat eine Telefon-Hotline für Endkunden eingerichtet. Diese gilt, falls Sie uns mal nicht erreichen können. 0900 P R O F F I (X) 0900 7 7 6 3 3 4 (CHF 3.50/Min.) 3
Windows Vista/Outlook 2007: Mails nach Konto einsortieren Sie haben für jedes Ihrer Mailkonten eine persönliche Ordnerdatei (*.pst) erstellt. Wie erreicht man es, dass die auf dem Konto XY eingehenden Mails auch im Ordner XY landen? Die entsprechende Einstellung via Extras / E- Mail-Konten wird stets auf alle Konten angewendet. Dies lässt sich mithilfe von Regeln erfüllen. Öffnen Sie dazu im Outlook Extras / Regeln und Benachrichtigungen.... Klicken Sie auf Neue Regel... und ändern Sie die Einstellung auf Regel ohne Vorlage erstellen. Aktivieren Sie bei Schritt 1 Nachrichten bei Ankunft prüfen und klicken Sie auf Weiter. Kreuzen Sie im nächsten Fenster die Option über Konto Kontoname an. Klicken Sie nun im unteren Teil auf das unterstrichene Wort Kontoname und wählen Sie das erste Konto aus, für welches Sie einen anderen Ordner definieren möchten. Danach klicken Sie auf Weiter. Nun geben Sie an, was mit einer Mail passieren soll, die über das angegebene Konto empfangen wird. Sie möchten diese in einen anderen Ordner verschieben, also wählen Sie die Option diese in den Ordner Zielordner verschieben. Im unteren Teil legen Sie durch einen Klick aufs unterstrichene Wort Zielordner den Posteingang der entsprechenden PST-Datei fest. Wenn Sie auf Weiter klicken, können Sie noch Ausnahmen definieren oder diesen Schritt via Weiter überspringen. Zum Abschluss geben Sie der neu erstellten Regel einen Namen. Achten Sie darauf, dass die Option Diese Regel aktivieren angekreuzt ist, und klicken Sie auf Fertigstellen, um die Regel zu speichern. Für alle weiteren Konten können Sie diese Regel kopieren und müssen nur das Empfangskonto sowie den Zielordner und den Namen der Regel ändern. 4
Office 2007: Multifunktionsleiste Menüs wie Datei, Bearbeiten oder Ansicht findet der geübte Office- Benutzer im Schlaf. Beim Umstieg aufs neue Office 2007 herrscht aber plötzlich Orientierungslosigkeit. Denn Microsoft hat die bewährte Menüstruktur komplett über den Haufen geworfen. Grund: Neue PC-Anwender sollen sich schneller in Word, Excel etc. zurechtfinden. Weniger Glück hat, wer von einer früheren Version aufs neue Office 2007 umsteigt. Er muss allerlei Gewohntes ablegen. Die Multifunktionsleiste: In Office 2007 sind die Menüs registerartig dargestellt und enthalten keine senkrechten Befehlslisten mehr. An ihre Stelle tritt die waagrechte Multifunktionsleiste. A B C Sie zeigt je nach Register andere Befehle an. In der Leiste sind in diversen Gruppen (A) die Befehle und ihre Symbole (B) zu finden. Die nach Ansicht von Microsoft an häufigsten verwendeten sind prominent angeordnet. Andere verstecken sich zum Teil besonders gut. So etwa die Startprogramme für ein Dialogfenster. Die kleinen Symbole (C) scheinen auf den ersten Blick nur dekorative Zwecke zu haben. Die Oberfläche passt sich übrigens laufend den Gegebenheiten an. Sobald Sie z. B. ein Bild oder eine Tabelle einfügen, erscheinen neue Register mit speziellen Befehlen für die Bearbeitung von Bildern bzw. Tabellen. Was für erfahrene Anwender im Grossen und Ganzen gleichgeblieben ist, sind die einzelnen Dialogfenster. Wenn Sie etwa den Dialog Absatz öffnen, wird er Ihnen gleich bekannt vorkommen. Tipp: Sollte die Multifunktionsleiste einmal verschwunden sein, dann haben Sie vermutlich doppelt aufs aktive Register (z. B. Start ) geklickt. Durch einen erneuten Doppelklick darauf blenden Sie die Leiste wieder ein. 5
Office 2007: Druckdialog, Optionen und Menüs anpassen Druckdialog: Ein Datei -Menü fehlt in Office 2007. Dort steckte u. a. bisher der Druckdialog. In der Multifunktionsleiste hat ihn Microsoft nicht integriert. Aber verschwunden ist er nicht. Klicken Sie auf den bunten runden Knopf oben links. Dort finden Sie Menüs wie Öffnen, Speichern unter oder Drucken. Optionen: Viele Nutzer haben es sich angewöhnt, ein neu installiertes Word oder Excel als Erstes etwas anzupassen: Auto-Korrektur -Einträge wollen angepasst sowie AutoFormat -Marotten abgeschaltet sein. Fast alle benutzerdefinierten Einstellungen sind aus den Menüs bzw. aus der Multifunktionsleiste verschwunden. Die Optionen finden Sie jetzt in Word, Excel, Power-Point und Access 2007 hinter dem Office-Startmenü. Menüs anpassen: Bis und mit Office 2003 liessen sich alle Menüs und Symbolleisten komplett an Ihre Bedürfnisse anpassen. Das gibt s bei Office 2007 nicht mehr. Damit Sie auf einen häufig benötigten Befehl jederzeit Zugriff haben möchten, fügen Sie ihn in der Schnellzugriffsleiste hinzu: Machen Sie einen Rechts-klick auf den Befehl und wählen Sie die Option Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Übers kleine Ausklappmenü rechts davon lässt sich die Leiste wahlweise unter die Multifunktionsleiste verfrachten, falls Sie viele individuelle Befehle verwalten wollen und mehr Platz benötigen. Wenn Sie im Befehlsuntermenü auf Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen... klicken, öffnet sich eine Liste voller Befehle. Markieren Sie einen beliebigen Befehl, z. B. Neu und klicken dann auf Hinzufügen. Zum Abschluss bestätigen Sie dies mit OK. In Zukunft wird der Befehl Neu in der Symbolleiste aufgeführt. 6
Office 2007: Tastenkürzel und alte Dateiformate UMBRELLA NEWS 01/08 Tastenkürzel: Konnten Sie Ihre Office-Programme früher per Tastatur im Blindflug bedienen, ist kein Umlernen erforderlich. Alle Tastenkürzel funktionieren nach wie vor. Sogar neue gibt s zu lernen: Tippen Sie kurz die Alt -Taste an, dann erscheinen bei den einzelnen Menüs die Kürzel, um eines der Register zu öffnen. Alte Dateiformate: Office 2007 speichert die Dateien im neuen OpenXML- Format erkennbar an Endungen wie.docx,.xlsx und.pptx (Dokumente) respektive.docm,.dotm etc. (Dateien mit Makros). In älteren Office Programmen können Sie diese neuen Dateiformate nur mithilfe von Zusatzprogrammen öffnen. (Ein kostenloses Tool finden Sie unter www.microsoft.ch. Klicken Sie dort in der rechten Spalte auf Downloads und Testversionen, wählen Download Center, suchen Microsoft Office Compatibility Pack und klicken dies an. Überprüfen Sie die Sprache und klicken Sie dann auf Download. Bei der Sicherheitswarnung wählen Sie Ausführen.) ( siehe auch Umbrella-News 06/07, Seite 4) Wer oft Daten mit anderen Anwendern austauscht, sollte die Office-2007- Programme dazu überreden, beim Speichern stets das ältere Dateiformat zu verwenden. Öffnen Sie dazu das Office-Startmenü und gehen Sie in Excel sowie in Word zu Optionen. Unter Speichern wählen Sie hinter Dateien in diesem Format speichern in Excel Excel 97-2003-Arbeitsmappe aus bzw. in Word Word 97-2003-Dokument. Der Nachteil: Einige der neuen grafischen Zückerchen funktionieren in alten Office-Programmen nicht mehr. So wird etwa ein in Excel 2007 hinzugefügtes SmartArt -Organigramm beim Speichern im alten Excel-Format in eine einfache Grafik umgewandelt. Auch die Designs unter Seitenlayout werden inaktiv. 7
Office 2007: Neue Funktionen Die grösste Innovation in Office 2007 ist sicherlich die Oberfläche. Es gibt aber auch einige neue oder verbesserte Werkzeuge. Sobald die ersten Umstiegshürden geschafft sind, sollten Sie die nützlichsten kennenlernen. Dokumente direkt als PDF speichern: Neues Office, neue Dateiformate leider kann bislang kaum ein Anwender damit etwas anfangen. Daher wollen Sie Ihre Word- und Excel-Dokumente als PDF speichern und weitergeben. So ist auch sichergestellt, dass niemand die Dokumente ändern kann. Ein kostenloses Microsoft-Add-in integriert die PDF-Umwandlung direkt in die Programme des Office-Pakets. Setup: Zum Einrichten der Zusatzfunktion öffnen Sie Word 2007 und klicken auf die Office-Schaltfläche. Zeigen Sie mit dem Cursor auf Speichern unter und öffnen Sie Add-Ins für andere Dateiformate suchen. In dem Fenster Word-Hilfe klicken Sie auf Installieren und Verwenden des Add-Ins Als PDF oder XPS veröffentlichen von Microsoft und anschliessend noch auf Add-In für 2007 Microsoft Office: Speichern unter PDF oder XPS von Microsoft. Nun öffnet sich automatisch der Internet Explorer und lädt die Seite 2007 Microsoft Office Add-In: Microsoft Save as PDF or XPS. Vor dem Herunterladen des Tools überprüft Microsoft noch, ob Sie eine legale Office-Version verwenden. Dieser Test ist obligatorisch. Wählen Sie zuerst die Sprache und klicken auf Change. Klicken Sie dann auf Weiter und installieren Sie, wie im Browser beschrieben, das Microsoft-Add-in Office Genuine Advantage. Nach einer erfolgreichen Überprüfung Ihres Office-Pakets können Sie über Download die Datei SaveAsPDFandXPS.exe auf Ihrem System ausführen. Wählen Sie bei der Sicherheitswarnung erneut auf Ausführen. Schliesslich müssen Sie noch der Lizenzvereinbarung zustimmen, die Ihnen den Einsatz des Add-Ins mit einer legalen Version von Office 2007 gestattet. PDFs schreiben: Nach der Installation ist das Speichern unter -Menü unterhalb der Office-Schaltfläche um den Eintrag PDF oder XPS erweitert. Klicken Sie darauf. Im folgenden Dialog Als PDF oder XPS veröffentlichen wählen Sie noch den Speicherort und tragen einen Dateinamen für Ihr Dokument ein. Als Dateityp wählen Sie das PDF-Format. Über Optionen erreichen Sie weitere Einstellungen für die Datei. Anschliessend speichern Sie Ihr Dokument mit Veröffentlichen im gewünschten Format. Hinweis: XPS (XML Paper Specification) ist ein Konkurrenz-Format zu PDF von Microsoft. Zum Anzeigen von XPS-Dateien ist ein Viewer erforderlich. Office-Vorlagen: Nutzen Sie die vielfältigen Vorlagen, die teils schon vorinstalliert sind oder die Microsoft via Office-Start / Neu / Microsoft Office Online bereitstellt. Auch wenn Sie diese nicht 1:1 verwenden, erhalten Sie gute Hinweise, wie Sie Ihre Dokumente schöner gestalten. Persönliche Dateiinfos tilgen: In Office-Dokumenten stecken Informationen, die beim Bearbeiten oder Drucken nicht sichtbar sind. Das können z. B. Textreste sein, die hinter einem grafischen Element liegen. Diese können in einem Dokument per Mail verschickt und vom Empfänger wieder ans Licht geholt werden. Entfernen Sie diese Daten vor der Weitergabe wie folgt: Öffnen Sie Office / Vorbereiten / Dokument prüfen, legen Sie fest, welche Objekte untersucht werden sollen und klicken Sie auf Prüfen. Danach lassen sich die Elemente entfernen. Word-Schnellbausteine: In Word 2007 sind die AutoTexte den Schnellbausteinen gewichen. Markieren Sie eine Textauswahl, gehen Sie unter Einfügen zur Gruppe Text und klappen Sie Schnellbausteine auf. Dort sichern Sie den markierten Text per Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Diesen Textbaustein rufen Sie unter Organizer für Bausteine wieder ab oder passen ihn dort an. 8
Internet Explorer 7: Verschwundene E-Mail -Schaltfläche zurückholen Im Internet Explorer 6 konnte man mit dem Button E-Mail Nachrichten lesen oder einen Link per E-Mail versenden. In Version 7 fehlt der praktische Knopf. Im Internet Explorer 7 sind die Funktionen der früheren Schaltfläche E-Mail aufgeteilt. Mit der neuen Schaltfläche E-Mail lesen öffnen Sie im Browser Ihr Mail-Programm. Um die Schaltfläche in die Symbolleiste zu integrieren, klicken Sie auf Extras und wählen Symbolleisten / Anpassen. Nun gehen Sie im Dialogfeld Symbolleiste anpassen unter Verfügbare Schaltflächen auf E-Mail lesen sowie anschliessend noch auf Hinzufügen und Schliessen. Danach müssen Sie die Symbolleiste anpassen, damit Sie die Schaltfläche sehen. Wenn Sie die Symbolleiste nicht anpassen können, ist sie vielleicht fixiert. Entsperren Sie sie, indem Sie das Häkchen vor Extras / Symbolleisten / Symbolleisten fixieren mit einem Mausklick entfernen. Um beispielsweise einen Link oder eine Seite via E-Mail zu versenden, öffnen Sie zunächst die Webseite, klicken dann in der Symbolleiste auf Seite sowie auf Seite über E-Mail senden bzw. auf Link über E-Mail senden. Outlook öffnet automatisch ein neues E-Mail, indem die gewünschte Seite bzw. der gewünschte Link eingefügt wird und versendet werden kann. 9
Windows Vista: Schriftgrad anpassen Um den Darstellungs-Schriftgrad anzupassen, öffnen Sie per Desktop- Rechtsklick das Menü Anpassen. Darin wählen Sie links den Punkt Schriftgrad Anpassen. (Diese Einstellung beeinflusst alle Benutzerkonten auf dem PC, weshalb Sie hierfür das Administratorkennwort brauchen.) Um weitere Einstellungen anzupassen, klicken Sie im Menü Anpassen auf Fensterfarbe und Darstellung. Wählen Sie Eigenschaften für klassische Darstellung öffnen, um weitere Optionen anzuzeigen. Nun sehen Sie ein Fenster, in dem Sie via Erweitert die von XP bekannten Optionen finden. 10
Windows Vista: Dateityp zuordnen UMBRELLA NEWS 01/08 Sie wollen z. B. eine Bilddatei (*.jpg) nicht mit Microsoft Office Picture Manager öffnen, sondern mit Adobe Photoshop. Um einem Dateitypen ein anderes Programm zuzuordnen, gehen Sie über Start / Standardprogramme und klicken auf Dateityp oder Protokoll einem Programm zuordnen. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Liste aller Dateitypen. Scrollen Sie zum gewünschten Dateityp, markieren Sie ihn per Mausklick und klicken dann auf Programm ändern.... Im folgenden Fenster erscheinen die empfohlenen Programme. Markieren Sie das gewünschte Programm, mit dem die Datei in Zukunft geöffnet werden soll und bestätigen Sie dies mit OK. 11
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