S ecure File E xchange K urzanleitung

S ecure File E xchange K urzanleitung

Inhalt Rollendefinitionen... 3 Neuen Ordner anlegen... 9 Hinzufügen oder Hochladen einer neuen Datei... 11 Datei löschen... 13 Dokument herunterladen... 14 Datei aktualisieren... 15 Zugriffsrechte an einer Datei oder einem Ordner ändern... 17 Link an eine Datei oder an einen Ordner senden... 22 iii

C HE CKLISTE FÜR DIE ERSTE N S CHRITTE (G R UNDLAGE N) Die nachstehende Checkliste soll Ihnen den Einstieg bei SFX (Secure File Exchange) erleichtern. AUFGABE Benutzerrollen nachlesen Navigation in SFX nachlesen Video ansehen, "Wo befinden sich die Menüoptionen" Ordner anlegen Dateien hinzufügen Bestehende Datei aktualisieren Benachrichtigung einstellen Benachrichtigungen bei Änderungen von Datei/Ordner erhalten (Dies ist keine vollständige Liste aller verfügbaren Funktionen... sondern lediglich eine Hilfe zum Einstieg in Secure File Exchange) 1

Rollendefinitionen Der Zugriff auf Ordner und/oder Dateien wird über Benutzerrollen gesteuert. Benutzern kann jede der nachstehend aufgeführten Rollen zugewiesen sein. Bei verschiedenen Ordnern und/oder Dokumenten können die Benutzer unterschiedliche Rollen besitzen. Anders ausgedrückt kann ein Benutzer gleichzeitig ein Leser bei Ordner A, aber ein Mitarbeiter bei Ordner B sein. Übersicht der Rollen im SFX Bezeichnung der Rolle Funktionen Leser können Dateien/Ordner ansehen und herunterladen. Autoren können Dateien/Ordner ansehen, herunterladen und erstellen, zusätzlich stehen für eigene Dateien und Ordner die Funktionen des Eigentümers zur Verfügung. Mitarbeiter können Dateien/Ordner ansehen, herunterladen, erstellen und aktualisieren. Koordinatoren können Dateien/Ordner ansehen, herunterladen, erstellen, aktualisieren und löschen. Weiterhin können sie Eigenschaften von Dateien/Ordnern bearbeiten und Zugang zu Dateien/Ordnern steuern. Administratoren verfügen über eine Menge an Funktionen, z.b.: Sämtliche Dateien/Ordner ansehen, herunterladen, erstellen, aktualisieren und löschen Eigentümerschaft an Dateien und Ordnern ändern Faxnummern für Ordner zuweisen Allgemeine Einstellungen für Freigabe und Ablehnung konfigurieren Archiveinstellungen konfigurieren (Owner) Der Eigentümer kann nicht wie die anderen o.a. Rollen zugewiesen werden. Wenn Sie das Eigentümer-Symbol rechts neben einer Datei oder einem Ordner sehen, wird damit angezeigt, dass Sie Eigentümer dieses Elementes sind und entsprechende Funktionen ausführen können. Abhängig von den ihnen zugewiesenen Rollen können ggf. auch andere Benutzer diese Datei- oder Ordneroperationen durchführen. 3

Secure File Exchange - Kurzanleitung NAVIG ATION IM SFX Hinweis: Ihre Navigationsmöglichkeiten können ggf. durch die Ihnen zugewiesenen Rollen begrenzt sein. Falls Sie eine bestimmte, in dieser Anleitung beschriebene Option oder ein Bedienelement nicht sehen können, dann wurde Ihnen die dazu benötigte Rolle nicht zugewiesen. Der folgende Screenshot zeigt die allgemeinen Elemente im SFX Fenster. Navigieren Sie zu einer Datei, indem Sie sie suchen oder indem Sie sich in der Ordnerstruktur weiter nach unten bewegen. Navigieren innerhalb der Ordnerstruktur: 1. Klicken Sie auf der Startseite einen Ordner. Der Inhalt des Ordners wird angezeigt. 4

Where Are The Menu Options? 2. Wählen Sie ggf. Unterordner. 3. Klicken Sie auf die Datei, die Sie ansehen möchten. 4. Durch direktes Anklicken eines Elementes im Navigationspfad können Sie, wie unten gezeigt, schnell direkt zu dem entsprechenden Element navigieren. 5

Secure File Exchange - Kurzanleitung W O BEFINDEN SICH DIE MENÜOPTIONEN? Die meisten Menüoptionen werden angezeigt, nachdem Sie durch Anklicken des Pfeils rechts neben dem betreffenden Element die Dropdown-Liste geöffnet haben. Die nachfolgend abgebildeten Screenshots zeigen verschiedene Menüoptionen. Die Menüoptionen eines Elementes sind nicht ständig sichtbar. Wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen, wird der Pfeil zum Öffnen Dropdown-Menüs angezeigt. Nach Anklicken des Pfeils erscheint eine erste Liste mit Menüoptionen. 6

Where Are The Menu Options? Einige Menüoptionen verfügen über seitlich ausklappbare Untermenüs. 7

Neuen Ordner anlegen 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie einen neuen Ordner anlegen möchten (oder klicken Sie im Navigationspfad auf HOME, wenn Sie einen Ordner in der Hauptebene anlegen möchten). 2. Klicken Sie im Menü Folder Actions auf New Folder (Neuen Ordner). Es erscheinen die Eingabefelder zum Anlegen eines neuen Ordners. Wo befindet sich die Option? 3. Bei den Eingabefeldern: 9

Secure File Exchange - Kurzanleitung a. Geben Sie den Namen des neuen Ordners ein. b. Geben Sie eine Beschreibung des Ordners ein. 4. Klicken Sie auf OK. ERGEBNIS: Sie haben erfolgreich einen Ordner angelegt. Anschließend können Sie ggf.: - eine Datei in den Ordner einfügen - Freigabe für den Ordner beantragen (sofern verfügbar) - Zugriffsrechte zum Ordner ändern 10

Premium-Service: Auto Loader Hinzufügen oder Hochladen einer neuen Datei Hinweis: Folgende Sonderzeichen dürfen nicht für Dateinamen verwendet werden: / & : % +? ; * Weiterhin wird empfohlen, bei der Benennung von im SFX gespeicherten Dateien keine Leerzeichen zu verwenden. 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in den Sie die Datei hochladen möchten. (Oder erstellen Sie einen neuen Ordner.) 2. Klicken Sie im Folder Actions Menü auf Upload File (Datei hochladen). Es erscheint der nachfolgende Bildschirm. Hinweis: Aufgrund der Ihnen zugewiesenen Rollen kann es vorkommen, dass Sie bestimmte optionale Felder nicht ändern können. Einzelheiten hierzu finden Sie im Anschnitt Zusätzliche Optionen beim Hochladen einer Datei. 11

Secure File Exchange - Kurzanleitung 3. Klicken Sie auf Browse (Suchen). 4. Suchen und wählen Sie die Datei, die Sie hochladen möchten. 5. Optional: Sie können weitere Dateien hochladen, indem Sie auf den Link Weitere Datei hinzufügen klicken und Schritt 3-4 wiederholen. 6. Klicken Sie auf OK. Falls keine Freigabe erforderlich ist, steht die von Ihnen hochgeladene Datei sofort zur Verfügung. Falls eine Freigabe erforderlich ist, wird Ihre Datei zunächst als Entwurf hochgeladen. Die Datei steht den SFX Benutzern erst nach erfolgter Freigabe zur Verfügung. Fahren Sie mit dem Abschnitt Freigabe eines Entwurfes beantragen fort. ERGEBNIS: Sie haben erfolgreich eine Datei hochgeladen. Anschließend können Sie anderen Benutzern den Zugriff auf diese Datei ermöglichen. Einzelheiten zur Freigabe, zur Einstelldauer, Beschreibung oder Schlüsselwörtern finden Sie im Abschnitt Zusätzliche Optionen beim Hochladen einer Datei. 12

Premium-Service: Auto Loader Datei löschen Sie können eine Datei nur dann löschen, wenn Sie Eigentümer der Datei sind (oder entsprechende Rechte im SFX-Rollensystem besitzen). Gelöschte Dateien / Ordner landen im SFX Papierkorb. Auf diesen Papierkorb hat nur der SFX Administrator Zugriff. 1. Navigieren Sie zu der Datei / dem Ordner, die / den Sie aus SFX löschen möchten. Gesperrte Dateien können nicht gelöscht werden. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? 3. Klicken Sie auf Delete (Löschen). 4. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Yes (Ja). ERGEBNIS: Sie haben erfolgreich eine Datei gelöscht. 13

Secure File Exchange - Kurzanleitung Dokument herunterladen 1. Suchen Sie die gewünschte Datei durch Blättern innerhalb der Ordnerstruktur. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. 3. Klicken Sie auf Download. 4. Klicken Sie auf Save (Speichern) 5. Wählen Sie den Speicherort, auf den die betreffende Datei herunter geladen werden soll. 6. Klicken Sie auf Save (Speichern) ERGEBNIS: Sie haben erfolgreich ein Dokument herunter geladen. 14

Premium-Service: Auto Loader Datei aktualisieren Die nachstehend beschriebene Prozedur setzt voraus, dass Sie eine Datei heruntergeladen und geändert haben und dass Sie diese Datei auf SFX aktualisieren möchten. Außerhalb von SFX können Sie mit Hilfe einer geeigneten Software Dateien erstellen oder bearbeiten. 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem die Datei liegt, die Sie aktualisieren möchten. 2. Klicken Sie im Menü Folder Actions (Ordnerverwaltung) auf Upload File (Datei hochladen). 3. Klicken Sie auf Browse. Einschränkungen für Dateinamen ansehen >>> Hinweis: Folgende Sonderzeichen dürfen nicht für Dateinamen verwendet werden: / & : % +? ; * Weiterhin wird empfohlen, bei der Benennung von im SFX gespeicherten Dateien keine Leerzeichen zu verwenden. 15

Secure File Exchange - Kurzanleitung 4. Suchen und wählen Sie die aktualisierte Version der Datei, die Sie von Ihrer Festplatte hochladen möchten. 5. Optional: Falls Sie alternativ eine Freigabe, eine Anzeigedauer, eine Beschreibung oder Schlüsselwörter festlegen möchten, siehe Weitere Optionen beim Hochladen einer Datei. 6. Klicken Sie auf OK. Es wird ein Dialogfenster ähnlich der folgenden Abbildung angezeigt. 7. Klicken Sie auf OK. Die Datei wird hochgeladen und eine neue Version wird erstellt. a. Falls keine Freigabe erforderlich ist, erhält die hochgeladene Datei den Status Checked Out (Gesperrt). Entsperren Sie die Datei (keine Freigabe), sobald Sie die Datei anderen Benutzern zur Verfügung stellen möchten. b. Falls eine Freigabe erforderlich ist, erhält die hochgeladene Datei den Status Draft (Entwurf).Fordern Sie die Freigabe an, sobald Sie die Datei anderen Benutzern zur Verfügung stellen möchten. ERGEBNIS: Sie haben erfolgreich eine Datei aktualisiert. 16

Premium-Service: Auto Loader Zugriffsrechte an einer Datei oder einem Ordner ändern Dateien und Ordner übernehmen die Zugriffsrechte von dem Ordner, in dem sie sich befinden. Benutzer mit entsprechenden Rechten können die übernommenen Zugriffsrechte ändern, indem sie diese Rechte einschränken oder zusätzliche Rechte hinzufügen. Die nachfolgend beschriebenen Schritte beziehen sich nur auf das Element, das Sie gerade bearbeiten, und beeinflussen nicht die Zugriffsrechte auf andere Elemente. 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, dessen Rechte Sie ändern möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Datei-/Ordnernamen. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? 17

Secure File Exchange - Kurzanleitung 3. Klicken Sie auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). Es erscheint das folgende Fenster. 4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben 'remove inherited access controls from the folder above' (vom höheren Ordner übernommene Zugriffsrechte entfernen)... Es erscheint ein Bestätigungsdialog. 18

Premium-Service: Auto Loader 5. Klicken Sie auf Yes (Ja), um eventuell für dieses Element übernommene Zugriffsrechte zu entfernen. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und zeigt die Eigenschaften, die Sie für dieses Element ändern können. 19

Secure File Exchange - Kurzanleitung 20

Premium-Service: Auto Loader 6. Falls Sie Mitgliedern den Zugriff ermöglichen möchten, klicken Sie bei dem Rollentyp, dem Sie Mitglieder hinzufügen möchten, auf neben Add Members (Mitglieder hinzufügen). Es wird ein neues Fenster mit dem Benutzerverzeichnis geöffnet. a. Geben Sie im Feld Type in name (Namen eingeben) den Namen (oder ein Teil des Namens) des Benutzers oder der Benutzergruppe ein, den/die Sie hinzufügen möchten. b. Falls Sie Ihre Suche auf einzelne Benutzer einschränken möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Include (Zufügen) und wählen Sie aus der Liste die gewünschten Benutzer. c. Klicken Sie auf Find (Suchen). Der Bildschirm wird neu aufgebaut und die Suchergebnisse werden angezeigt. d. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer/jeder Benutzergruppe, die Sie hinzufügen möchten. Die gewählten Benutzer werden in der Box Selected People angezeigt. e. Wiederholen Sie bei Bedarf Schritt a bis d, bis Sie alle gewünschten Benutzer hinzugefügt haben. f. Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen und die hinzugefügten Mitglieder werden im Fenster Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten) angezeigt. 7. Falls Sie den Zugriff zu einer Datei oder zu einem Ordner entfernen möchten, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben den Benutzern und Gruppen, die Sie entfernen möchten. 8. Klicken Sie auf OK. ERGEBNIS: Sie haben erfolgreich die Zugriffsrechte für ein Element geändert. 21

Secure File Exchange - Kurzanleitung Link an eine Datei oder an einen Ordner senden Als Benutzer haben Sie die Möglichkeit, einen direkten Link zu einer bestimmten Datei oder zu einem Ordner an andere Portalbenutzer zu versenden. Um dieses Element aufzurufen, muss der betreffende Benutzer über eine Login-ID für das Portal sowie über entsprechende Zugriffsrechte für dieses Element verfügen. So könnte der Benutzer z.b. gemäß folgender Schritte die direkte URL zu einer Datei oder Ordner in eine Email einfügen. Wird diese Email an einen anderen Benutzer gesendet, so könnte dieser die URL in der Email anklicken und nach dem Einloggen über die URL direkt zu dem SFX- Verzeichnis mit der entsprechenden Datei oder dem Ordner gelangen. 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, bei dem Sie einen direkten Link zu einer Email oder zu einem anderen Dokument integrieren möchten. 2. Klicken Sie auf das Link-Symbol in der Spalte LINK rechts neben der Datei oder dem Ordner. In einem separaten Fenster "Resource Link" 3. wird die URL dieses Elementes angezeigt. 4. Kopieren Sie die URL des Elementes. 5. Klicken Sie auf Close this window (Fenster schließen). 6. Fügen Sie die URL am gewünschten Ort ein (z.b. in einem Dokument, einer Email, etc). ERGEBNIS: Um das betreffende Element aus dem Link zu öffnen, muss der Leser über eine Login-ID im Portal verfügen. Sie haben erfolgreich einen Link zu einer Datei oder einem Ordner gesendet. 22