/ DGUV Fachgespräch Arbeitsschutzmanagement Mit System sicher zum Erfolg Fremdfirmenmanagement als Compliance-Herausforderung Köln, 28.9.2016 Dr. Carsten Schucht Alicante Berlin Bratislava Brüssel Budapest Bukarest Dresden Düsseldorf Frankfurt/M. London Moskau München New York Prag Warschau noerr.com
/ Inhalt 1 Ausgewählte Fragestellungen zum Fremdfirmenmanagement 2 Lessons learned
/ A. Ausgewählte Fragestellungen zum Fremdfirmenmanagement
/ A. Dreiecksbeziehung beim Fremdfirmeneinsatz Betriebsinhaber (Auftraggeber) Werk-/Dienstvertrag Dienstleister (Auftragnehmer) Beschäftigte Daneben können gar keine vertraglichen Beziehungen zwischen den Arbeitgebern besehen (z.b. Weiterdelegation einzelner Arbeiten an Unterauftragnehmer durch Generalunternehmer auf Baustellen).
/ A. Risiken und Rechtsfolgen bei fehlender Compliance Arbeitsunfälle und damit (Regress-)Ansprüche auf Schadensersatz Staatsanwaltschaftliche Ermittlungen Maßnahmen der Arbeitsschutzbehörden Reputationsschäden bei Öffentlichkeitswirksamkeit intern: ggf. Hinweis auf Organisationsversagen (unklare Zuständigkeiten oder fehlende Überwachung) Ziel daher null Unfälle
/ A. Herausforderungen Ermittlung des Rechtsrahmens Organisation und Abstimmung Umsetzung in der Praxis Vertragsgestaltung (z.b. Subunternehmen) Fremdfirmenmanagement Auswahl und Beauftragung Denken vom Ende her Konsequenzen bei fehlender Compliance Schutz der Fremdfirmenbeschäftigten Abgrenzung zu anderen Phänomenen
/ A. Herausforderungen Ermittlung des Rechtsrahmens Wichtig: Gesetzesüberwachung (Monitoring) Organisation und Abstimmung Kommunikation mit den jeweiligen Fremdfirmen (ggf. auch Sicherheitsrisiko) Umsetzung Vermeidung von Reibungsverlusten (ggf. Erschwernis für innerbetriebliche Aufgabenerfüllung) Vermeidung negativer Publizität bei Unfällen und Betriebsstörungen Mission statement? Berücksichtigung der Bedeutung von verhaltens- und organisationsbedingten Mängeln
/ A. Herausforderungen Beispiel Monitoring
/ A. Herausforderungen Beispiel Monitoring 13 BetrSichV regelt die Zusammenarbeit verschiedener Arbeitgeber gilt seit dem 1.6.2015 ( neue Betriebssicherheitsverordnung) Beabsichtigt der Arbeitgeber, in seinem Betrieb Arbeiten durch eine betriebsfremde Person (Auftragnehmer) durchführen zu lassen, so darf er dafür nur solche Auftragnehmer heranziehen, die über die für die geplanten Arbeiten erforderliche Fachkunde verfügen. Der Arbeitgeber als Auftraggeber hat die Auftragnehmer, die ihrerseits Arbeitgeber sind, über die von seinen Arbeitsmitteln ausgehenden Gefährdungen und über spezifische Verhaltensregeln zu informieren. ( ) (Abs. 1) Zusammenwirken bei der Gefährdungsbeurteilung durch alle betroffenen Arbeitgeber und Abstimmung der Schutzmaßnahmen (Abs. 2) Bestellung eines Koordinators zur Abstimmung der jeweils erforderlichen Schutzmaßnahmen, wenn bei der Verwendung von Arbeitsmitteln eine erhöhte Gefährdung von Beschäftigten anderer Arbeitgeber besteht (Abs. 3)
/ A. Instrumente zur Zielerreichung Ziel ist Sicherheit und Gesundheitsschutz der Fremdfirmenbeschäftigten mindestens im Rahmen des gesetzlichen Rahmens (und damit keine Arbeitsunfälle) Identifizierung und Fortschreibung von best practices (im Unterschied zur Branchenüblichkeit) hohe Performance im Arbeits- und Gesundheitsschutz (gleichrangiges Ziel neben Produktivität, Qualität und Innovationskraft); wirksame Sicherheitskultur Wir behandeln Fremde wie Eigene. [Leitsätze und Prinzipien eines Energiekonzerns] Unterstützung der Ziele durch technische, organisatorische und finanzielle Ressourcen
/ A. Zivilrechtliche Haftung Vertragliche Haftung (Bsp. Werkvertrag) Grundsatz 280, 634 BGB Auftraggeber Auftragnehmer 631 BGB 280, 634 BGB Auftraggeber Auftragnehmer 631 BGB Pflichtverletzung 278 BGB Subunternehmer 11
/ A. Phasen des Fremdfirmenmanagements 1 Auswahl 2 Beauftragung 3 Wechselseitige Information, Einweisung und Anweisungskontrolle 4 Ausführung (als organisatorische Herausforderung) 5 Abnahme und Abschluss
/ A. Auswahl und Beauftragung Einkauf vs. Arbeitsschutz Wichtig: Wert legen auf Nachweis arbeitsschutzrechtlicher Expertise und Compliance geprüfte Arbeitsschutzmanagementsysteme Auftragnehmererklärungen klären die Verantwortlichkeiten bis hin zu Sub-/Subunternehmen arbeitsschutzrechtlich bedenkliche Zustände beim Auftragnehmer signalisieren gravierende Mängel im Arbeitsschutzmanagement des Auftraggebers Vertragliche Vereinbarungen in Bezug auf die Verletzung von Arbeitsschutzregeln Korrektur Verweis vom Betriebsgelände Auftragskündigung Streichung aus der Vergabeliste für Fremdaufträge zudem Vereinbarung dazu, dass die Fremdfirmenbeschäftigten den Arbeitsschutzanweisungen der betrieblichen Aufsichtsorgane zu folgen haben Achtung: Sonderregeln beachten (z.b. Pflicht zur sorgfältigen Auswahl der Fremdfirma im Gefahrstoffrecht)
/ A. Wechselseitige Information und Koordination 8 ArbSchG regelt die Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber, wenn Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig sind vertragliche Verbindung wird nicht vorausgesetzt bestimmte Mindestdauer des Arbeitseinsatzes wird nicht vorausgesetzt Statuierung genuiner Informationspflichten zwischen den Arbeitgebern zwischen Arbeitgeber und seinen Beschäftigten gilt auch für den Arbeitgeber von Leiharbeitnehmern Dokumentation nicht vergessen Kontrolle der Wirksamkeit der wechselseitigen Information
/ A. Wechselseitige Information und Koordination Beachtung spezieller Abstimmungs- und Organisationspflichten Gefahrstoffrecht ( 15 GefStoffV) Baustellenrecht ( 2 ff. BaustellV) Betriebssicherheitsrecht ( 13 BetrSichV) insbesondere: Bestellung von Koordinatoren
/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht I Einweisung ist von der Unterweisung zu unterscheiden Unterweisung ist Aufgabe des Arbeitgebers der Fremdfirmenbeschäftigten erforderlich ist indes eine Einweisung z.b. über die örtlichen Verhältnisse auf dem fremden Betriebsgelände Einweisung am Werkstor vor der Ausführung ist zudem die sog. Anweisungskontrollpflicht zu beachten 8 Abs. 2 ArbSchG lautet wie folgt: Der Arbeitgeber muss sich je nach Art der Tätigkeit vergewissern, dass die Beschäftigten anderer Arbeitgeber, die in seine Betrieb tätig werden, hinsichtlich der Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit während ihrer Tätigkeit in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben. die Anweisungskontrollpflicht kann schon im Vertrag aufgegriffen werden z.b. regelmäßige Berichtspflichten Wichtig: Gegenstand der Kontrollpflicht sind Belehrungen über mögliche Gefahren und über die einzuhaltenden Schutzmaßnahmen
/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht II Praxisprobleme nicht deutsch sprechende Fremdfirmenbeschäftigte Beschränkung der Informationsübermittlung auf wenige (geeignete) Fremdfirmenbeschäftigte bzw. verantwortliche Ansprechpartner Anforderungen an die Dokumentation als Nachweis Wechsel der Beschäftigten spätere Kontrolle
/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht III nicht deutsch sprechende Fremdfirmenbeschäftigte wenn offensichtlich ist, dass die Einweisung nicht verstanden wird, ist die bestehende Verkehrssicherungspflicht nicht erfüllt! hilft eine Unterschrift, dass der Fremdfirmenbeschäftigte die Einweisung erhalten und verstanden hat? nein, wenn er sich tatsächlich nicht verstanden hat (kann im Prozess zu unerfreulichen Überraschungen führen) dann muss seitens des Unternehmens bzw. Betriebs dafür gesorgt werden, dass die Informationen empfangsfähig sind (z.b. mittels Dolmetscher, Broschüren in Fremdsprachen etc.
/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht IV Beschränkung der Informationsübermittlung auf wenige (geeignete) Fremdfirmenbeschäftigte bzw. verantwortliche Ansprechpartner grundsätzlich ohne Weiteres möglich (ja angezeigt bei größeren Aufträgen und wechselndem Personal) sachgerechte Auswahl geeigneter Personen Kontrolle, ob Informationen weitergegeben werden sachgerechte Stichprobenkontrolle (+ Dokumentation) ggf. bereits im Vorfeld vertragliche Vereinbarungen treffen
/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht V Anforderungen an die Dokumentation als Nachweis Existenz von nachweisenden Dokumenten ist wichtig (wird im Schadensfall geprüft) entscheidend ist aber, dass die Dokumentenlage auch mit der Lebenswirklichkeit übereinstimmt zu dokumentieren sind die Beteiligten an der Informationsübermittlung (Einweisung, Anweisungskontrollpflicht), Ort und Zeit
/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht VI Wechsel der Beschäftigten die Anweisungskontrollpflicht bezieht sich auf jeden Fremdfirmenbeschäftigten insbesondere auch Problem bei Sub- bzw. Sub-Sub-Unternehmen daher dynamische Pflicht Sicherstellung, dass Wechsel erfasst werden vertragliche Meldepflichten Stichprobenkontrollen im Übrigen: Ausweispflichten, Einlasskontrollen etc., um unkontrollierte Anwesenheit zu verhindern
/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht VII spätere Kontrolle zur Reduzierung von Rechtsrisiken Hauptzweck ist Prüfung, ob Einweisung verstanden wurde und Anweisungen des Fremdarbeitgebers erhalten wurden daneben Prüfung, ob Personalwechsel stattgefunden haben zudem Stichprobenkontrolle bei vorheriger Beschränkung auf verantwortliche Ansprechpartner beim Auftragnehmer
/ A. Mission statement Mission statement bzw. Unternehmensleitbild formulieren ( tone from the top ; Leitsatz und Grundsätze) klares Management-Comittment und aktive Beteiligung aller Führungsebenen am Prozess Sensibilisierung aller Beschäftigten für die Thematik des Fremdfirmenmanagements Klarstellung, dass rechtmäßiges Handel condition sine qua non für den unternehmerischen Erfolg ist Klarstellung, dass Rechtsverstöße die Reputation des Unternehmens in Mitleidenschaft ziehen Hinweis auf mögliche Bußgelder und Schadensersatzzahlungen Aufgabe der Leitungsebene, mission statement zu formulieren
/ A. Perspektive des Auftragnehmers Einstandspflicht für Sicherheit im Fremdbetrieb Beschaffungspflicht in Bezug auf die für die Gefährdungsbeurteilung erforderlichen Informationen Problem: Schutzpflicht reicht in Bereiche hinein, die dem unmittelbaren Einfluss des Arbeitgebers entzogen sind Verletzung der Arbeitsschutzpflichten, wenn die Umsetzung von (technischen, organisatorischen oder personenbezogenen) Schutzmaßnahmen im Fremdbetrieb nicht gewährleistet werden kann Vorsicht vor dem Abschluss von Verträgen, die aus arbeitsschutzrechtlichen Gründen nicht zu erfüllen sind Geltendmachung der vertraglichen Rechte, um einen arbeitsschutzkonformen Zustand zu erreichen
/ B. Lessons learned
/ B. Fazit Kenntnis vom Rechtsrahmen Vertragliche Regelungen Compliance in allen Phasen des Fremdfirmenmana gements Einweisung und Anweisungskontrol le (Stichproben- )Kontrolle und Dokumentation
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/ Über Lex Mundi Noerr ist exklusives Mitglied von Lex Mundi, dem führenden Netzwerk unabhängiger Wirtschaftskanzleien mit umfangreicher Erfahrung in mehr als 100 Ländern. Als Teil des weltweiten Lex Mundi-Netzwerks bieten wir unseren Mandanten über einen Ansprechpartner bevorzugt Zugang zu über 21.000 Anwälten weltweit. Jedes Lex Mundi-Mitglied ist in seinem nationalen bzw. regionalen Markt führend. Gemeinsam bieten die Lex Mundi- Kanzleien globale Rechtsberatung von einzigartiger Qualität und Bandbreite. In Zusammenarbeit mit anderen Lex Mundi- Kanzleien können wir anspruchsvollste grenzübergreifende Transaktionen und Streitfälle unserer Mandanten aus einer Hand begleiten. Lex Mundi Network Global Law Firm 1 Global Law Firm 2 Global Law Firm 3 Global Law Firm 4 Global Law Firm 5 Global Law Firm 6 Global Law Firm 7 Global Law Firm 8 Global Law Firm 9 Global Law Firm 10 PLC Which Lawyer? 2012 Aggregated Rankings Lex Mundi and Global Firms 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000
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