FileAway. Handbuch Inhalt Allgemeiner Hinweis zur Funktion... 2 Konfiguration... 2 Erstkonfiguration... 2 Konfiguration der FTP-Verbindung... 3 Konfiguration der SMTP-Verbindung... 5 Einstellungen speichern / laden... 6 Versenden von Paketen... 6 Was kommt bei meinem Empfänger an:... 9 Produktaktivierung / Testlizenz... 10 Verwenden von One Time Keys... 10 FileAway Lizenz aktivieren... 10 Support... 11 Seite 1 von 11
Allgemeiner Hinweis zur Funktion FileAway ermöglicht den einfachen Versand von Dateien, welche nicht mehr als Anhang einer E-Mail versendet werden können. Der Benutzer wählt dazu einfach Dateien / Ordner aus, die versendet werden sollen. Für eine einfache Handhabung und Optimierung der Speicher- und Transferkapazitäten werden alle Dateien automatisch in ein.zip Archiv gepackt. Die Dateien werden von FileAway auf einen FTP-Server abgelegt und verlinkt. Dieser Link wird anschließend automatisch an die entsprechende Mailnachricht geschrieben. FileAway ist ein eigenständiger SMTP Client. Das bedeutet, dass zum Versand der Mails kein weiterer Mailclient erforderlich ist. Es stellt keine E-Mail Lösung dar! Empfangen von Mails ist nicht möglich. Bei korrekter Konfiguration werden alle durch FileAway gesendeten Mails auf Ihrem gewohnten Mailclient (z.b. Outlook) beantwortet. Konfiguration Erstkonfiguration Wenn Sie FileAway zum Ersten Mal starten, erscheint folgende Meldung: FileAway prüft bei jedem Programmstart, ob das Programm verwendungsfähig ist oder nicht und gibt ggf. eine Fehlermeldung aus. Seite 2 von 11
Konfiguration der FTP-Verbindung Das Programm benötigt einen FTP Zugang um die großen Dateien dort ablegen zu können. Die Zugangsdaten hierfür konfigurieren Sie über folgendes Menü: Einstellungen FTP Es öffnet sich folgendes Menü: Server: Hier muss die Adresse des FTP Servers eingetragen werden Port: Hier steht standardmäßig Port 21. Benutzer / Passwort: Benutzername + Passwort des FTP-Benutzers. Das Passwort wird verschlüsselt (AES256) gespeichert. Bitte testen Sie vor Verwendung des Programms die FTP-Verbindung! Seite 3 von 11
http Link: Hier muss die Internetadresse rein, unter der der Ordner des FTP Server erreicht wird, auf dem der angegebene User standardmäßig Zugriff hat. VORSICHT! Es wird für die Verwendung von FileAway ein eigener FTP-User benötigt, der nur Zugriff auf den vorgesehenen Ordner hat. Verwenden Sie keinen User, mit dem Sie z.b. Ihre Daten der Website administrieren! Seite 4 von 11
Konfiguration der SMTP-Verbindung Zum Versenden Ihrer Nachrichten wird eine Verbindung mit einem SMTP Server benötigt. Diesen konfigurieren Sie über folgendes Menü: Einstellungen SMTP Es öffnet sich folgender Dialog Server: Hier muss die Adresse des SMTP Server eingetragen werden. Port: Standard Port für SMTP ist 25. Ggf. sind hier Anpassungen notwendig, wenn SSL verwendet wird. Absendername: Ihr persönlicher Name / Firmenname Kann frei entschieden werden Seite 5 von 11
Absenderadresse: Eine E-Mail Adresse die vom angegebenen SMTP Server verwaltet wird. verwenden Sie keine frei erfundene Adresse, da die versendete Mail sonst sehr wahrscheinlich als Spam erkannt wird! Hinweis: Diese Adresse wird lizenziert! Sie können bei einer lizenzierten Version nur die bei der Produktregistrierung angegebene Adresse verwenden. Benutzer / Passwort: Benutzername und Passwort zur Authentifizierung. Das Passwort wird verschlüsselt (AES256) gespeichert. CC / BCC: Hier können zusätzliche Empfänger eingetragen werden. Empfänger: Dieses Feld bezieht sich nur auf den Test. An die angegebene Adresse wir eine Testmail versendet. Die Daten werden nicht gespeichert. Einstellungen speichern / laden Um die Einstellungen von FileAway zu speichern, rufen Sie folgendes Menü auf: Möchten Sie gespeicherte Einstellungen laden, verwenden Sie dazu folgenden Menüpunkt: Versenden von Paketen Sobald die Konfiguration fertig ist, kann das Programm verwendet werden. Ziehen Sie die Dateien, welche Sie versenden möchten einfach per Drag & Drop in das Fenster Dateien. Seite 6 von 11
Alternativ können Sie auch den File Explorer verwenden, indem Sie auf die Schaltfläche Dateien wählen klicken. FileExplorer: Seite 7 von 11
Das Ergebnis ist das Gleiche: Die Dateien und Ordner werden dem Listenfeld hinzugefügt. Geben Sie den Empfänger Ihrer Mail und einen Betreff an und klicken Sie auf senden. Je nach Größe der ausgewählten Dateien und Ihrer Internetbandbreite kann der Sendevorgang einige Minuten in Anspruch nehmen. Der aktuelle Status wird Ihnen im gleichnamigen Feld angezeigt: Seite 8 von 11
Was kommt bei meinem Empfänger an: Sobald der Upload des Archivs abgeschlossen ist, wird eine Mail mit dem Link zum Archiv an den Empfänger gesendet: Der Empfänger bekommt seine E-Mail auf dem gewohnten Weg. Über den hinzugefügten Link beginnt der Download der zip Datei mit den vorher ausgewählten Dateien. Seite 9 von 11
Produktaktivierung / Testlizenz Ohne eine gültige Lizenz können Sie keine Nachrichten über FileAway versenden. Um die Software zu testen gibt es One Time Keys. Einige OTKs können Sie über NBI Software beziehen, um die Software vor dem Kauf zu testen. Verwenden von One Time Keys Konfigurieren Sie die Einstellungen von FileAway wie beschrieben. Sobald Sie auf senden klicken wird Ihr Lizenzstatus geprüft. Kann das Programm keine Lizenz finden, erscheint automatisch folgende Meldung: Geben Sie hier einen gültigen OTK ein. Jeder OTK ist nur 1x verwendbar. FileAway Lizenz aktivieren Sie haben sich für FileAway entschieden und eine Lizenz gekauft. Über folgendes Menü können Sie Ihre Lizenzdaten eingeben: Einstellungen Lizenz Es öffnet sich folgender Dialog: Geben Sie Ihre Daten wie in dem Beispiel zu sehen ein und klicken Sie auf Produkt aktivieren. Seite 10 von 11
Support Sie haben ein Problem mit der Software? Sie haben eine Frage, die das Handbuch nicht beantworten konnte? Sie können sich rund um die Uhr über unsere Website oder per Mail an uns wenden. www.nbi-software.de info@nbi-software.de Seite 11 von 11