Leitfaden für einen Kassennotfall / Bedienung der Notfallkasse www.easy-systems.de
Inhaltsverzeichnis: 1 Ziel der Anleitung...2 2 Was ist ein Kassennotfall?...2 3 Was ist eine Notfallkasse?...2 4 Wie erkenne ich einen Kassennotfall?...3 5 Wir haben einen Kassennotfall, was muss ich tun?...4 6 Die Notfallkasse läuft, was muss ich jetzt unternehmen?...8 7 Die Störung wurde beseitigt, wie wechsle ich wieder in den Normalbetrieb?...9 1 Ziel der Anleitung Mit dieser Anleitung werden Sie in die Lage versetzt die shopwin Notfallkasse zu starten und die Kassenbons nach der Entstörung des Netzwerkproblems nachzubuchen. 2 Was ist ein Kassennotfall? shopwin arbeitet nach dem Client Server Prinzip ; das bedeutet, dass in Ihrem Unternehmen ein Computer (Server) installiert wurde, der alle Daten (Artikeldaten, Kundendaten, Statistiken usw.) beherbergt. Die anderen Computer (Clients) greifen über den Server auf diese Daten zu. Die Daten dieses Servers werden regelmäßig gesichert. Auch die Kassen-PCs greifen über ein Netzwerk auf diesen Server zu. Das bedeutet, dass der Kassen-PC sich sekundengenau unter anderem die Artikeldaten von dem Server holt und anschließend die erstellten Kassenbons wieder auf dem Server speichert. Wenn sich ein Kassenarbeitsplatz in einer Filiale befindet, wird die Verbindung zu dem Server in der Regel über das Internet hergestellt. Wir reden von einem Kassennotfall, wenn diese Verbindung vom Kassen-PC zum Server gestört oder nicht mehr vorhanden ist. 3 Was ist eine Notfallkasse? Ein Kassen-PC, der mit einer Notfallkasse ausgestattet ist, fungiert im Notfall als eigener Server. Einmal am Tag werden alle wichtigen Daten von dem Server auf den Kassen-PC kopiert, um ein Kassieren ohne Server zu ermöglichen. Die Artikeldaten werden dann von dem Kassen-PC gelesen und die Kassen-Bons auf den Kassen-PC geschrieben. Hinweis: Nicht jeder Kassen-PC ist als Notfallkasse ausgestattet, da hierfür zusätzliche Lizenzen benötigt werden. Sie erkennen einen Kassen-PC an dem Windows-Ordner Notfall auf Ihrem Windows Desktop. Seite 2
4 Wie erkenne ich einen Kassennotfall? Wir unterscheiden einem Kassennotfall nach folgenden Kriterien: 1. Während des Betriebs Bei einem Kassennotfall während des Betriebs reagiert die Superkasse nicht mehr. Das erkennen Sie daran, das Sie längere Zeit das Sanduhr Symbol erscheint und nichts passiert. Sie erhalten unter Umständen nach einiger Zeit eine Fehlermeldungen, die ein Weiterkassieren unmöglich macht. 2. Bei der Anmeldung an shopwin Sie erhalten nach dem Start von shopwin eine Fehlermeldung mit dem Hinweis, dass die Verbindung zum Server fehlgeschlagen ist. Sie haben mehrfach versucht, sich an shopwin anzumelden und erhalten immer eine Fehlermeldung. Hier ein Beispiel: Seite 3
5 Wir haben einen Kassennotfall, was muss ich tun? Klicken Sie mit der rechten Maustasten auf die Windows Uhrzeit rechts unten (1.). Klicken Sie anschließend mit links auf den Eintrag Task-Manager (2.). Es öffnet sich der Windows Task-Manager. Wechseln Sie nun auf den Reiter Prozesse (1.). Klicken Sie dann einmal zur Sortierung auf die Spaltenüberschrift Name (2.). Setzen Sie dann den Haken bei Prozesse aller Benutzer anzeigen (3.). Suchen Sie in der Liste den Prozess RenditeNeu.exe (4.). Drücken Sie jetzt den Schalter Prozess beenden (5.). Seite 4
Klicken Sie in der Maske Warnung vom Task-Manager auf Ja. Schließen Sie den Windows Task-Manager über das X rechts oben. Öffnen Sie auf Ihren Desktop den Ordner Notfall per Doppelklick. Seite 5
Hinweis: Wenn Sie den Ordner Notfall nicht finden, handelt es sich um keine Notfallkasse. Wenden Sie sich in diesem Fall an die EASY* systems Hotline unter der +49 521 2092 112. Sie erhalten folgende Ansicht. Klicken Sie zuerst auf 1. Notfallkassenserver starten, es öffnet sich die Anwendung shopwin Server, die auf der Kasse installiert ist. Seite 6
Warten Sie dann einige Sekunden und klicken dann auf 2. shopwin Notfall. Die Notfallkasse wird nun gestartet. Bestätigen Sie die eventuell erscheinenden shopwin Meldungen mit JA oder OK. Drücken Sie anschließend die Tasten STRG+ALT+V, um die Superkasse zu starten. Sie erkennen die Notfallkasse an dem Schriftzug offlinedb (Offline) über dem Kassen- Layout. Sie können jetzt weiterkassieren. Bitte gehen Sie jetzt umgehend zum Kapitel 6. Die Notfallkasse läuft, was muss ich jetzt unternehmen?. Wichtiger Hinweis: In der Notfallkasse sind nicht alle Funktionen enthalten, die Ihnen in der normalen Superkasse zu Verfügung stehen. Einige Schalter sind daher ausgeblendet. Seite 7
6 Die Notfallkasse läuft, was muss ich jetzt unternehmen? Der Grund der Störung muss jetzt schnell gefunden und behoben werden. Die Notfallkasse ist nur für einen kurzzeitigen Betrieb ausgelegt (eingeschränkter Funktionsumfang). Gehen Sie bei der Fehlersuche in folgender Reihenfolge vor: 1. Prüfen Sie, ob der shopwin Server eingeschaltet ist. Schalten Sie den Bildschirm des shopwin Servers ein, bewegen die Maus und prüfen Sie, ob dort der Windows Desktop zu sehen ist. Wenn Sie auf dem Server Bildschirm keinen Windows Desktop sehen, wenden Sie sich an die EASY* systems Hotline unter der Tel. Nr. +49 521 2092 112. 2. Prüfen Sie, ob das Netzwerk funktioniert. Schauen Sie, ob Sie von einem anderen PC auf shopwin, Netzwerkordner und Drucker zugreifen können. Wenn das nicht funktioniert, wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer, der Ihre Windows PCs betreut und das Netzwerk installiert hat. Schildern Sie das Problem. 3. Falls Sie Ihren Netzwerkbetreuer nicht erreichen: In Ihrer Firma ist ein sogenannter Netzwerk Hub oder Netzwerk Switch installiert. Dieses Gerät verbindet Ihre Computer miteinander. In vielen Fällen reicht es aus, dass Sie dieses Gerät für ca. 30 Sekunden vom Stromnetz nehmen. ACHTUNG: Schließen Sie vorher auf allen Windows PCs laufende Programme und speichern Sie geöffnete Dokumente, um einen eventuellen Datenverlust zu vermeiden. 4. Falls sich der Rechner in einer Filiale befindet, also die Verbindung zum shopwin Server über das Internet hergestellt wird, ist es sinnvoll zu prüfen, ob die Internetverbindung auf dem Kassen-PC funktioniert. Falls das nicht der Fall ist, kontaktieren Sie ebenfalls Ihren Systembetreuer, um das Problem zu lokalisieren. Mögliche Fragen sind: Ist der VPN Tunnel hergestellt? Kann auf die Freigaben des Servers zugegriffen werden? Funktioniert der Internet-Router? WICHTIG: Das Netzwerk in Ihrem Unternehmen, der Internetzugang und die Netzwerkkonfiguration mit der benötigten Hardware wurde nicht von der EASY* system installiert. Wir müssen daher bei Störungen dieser Art auf Ihren Systembetreuer verweisen, da wir diese technischen Details nicht komplett kennen. Wenn Sie dazu Fragen haben, steht Ihnen natürlich die EASY*- Hotline von Montag bis Freitag von 8.00 Uhr 17.00 Uhr telefonisch unter der +49 521 2092 112 als Ratgeber zur Seite. Sie erreichen uns per Email unter der Adresse: support@easy-systems.de oder per Fax unter der Faxnummer +49 521-2092197 Seite 8
7 Die Störung wurde beseitigt, wie wechsle ich wieder in den Normalbetrieb? Nach der Entstörung des Netzwerks / Internet / Server - Problems sind in Ihrer Notfallkasse Kassenbons vorhanden, die der shopwin Server nicht kennt. Um diese nachzubuchen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Beenden Sie die Notfallkasse mit einem Klick auf das X rechts oben. 2. Schließen Sie die Anwendung Notfallkassen shopwin Server ebenfalls mit einem Klick auf das X rechts oben bzw. per Klick auf den Button Schließen. 3. Starten Sie die Superkasse über den bekannten Knopf und melden sich wie gewohnt an shopwin an. Sie können jetzt wieder normal kassieren. (Der Name des Desktop-Symbols kann auf Ihrem Kassen-PC abweichen.) Seite 9
4. Starten Sie an einem Büro-PC shopwin. Klicken Sie dann auf Datei FiBu Kassenwesen Kassenanalyse : Setzen Sie einen Haken bei Notfallkassen abfragen und klicken anschließend auf den Schalter Berechnen. Seite 10
Die Kassenbons von der Notfallkasse werden nun in der shopwin Datenbank eingelesen. Sie finden in der Kassenübersicht eine neue Kassenanmeldung mit den entsprechenden Kassenbons, die bei Geschäftschluss mit berücksichtigt werden müssen. Seite 11