Vorwort Dirk Larisch Microsoft SharePoint Server 2010 Über 300 Lösungen für alle Shareoint-Anwender ISBN: 978-3-446-42507-1 Weitere Informationen oder Bestellungen unter http://www.hanser.de/978-3-446-42507-1 sowie im Buchhandel. Carl Hanser Verlag, München
1 1 Einleitung Wie bereits im Vorwort dargestellt, ist das vorliegende Buch konzeptionell so aufgebaut, dass Sie sich anhand von definierten Fragestellungen in die Themen einer SharePoint- Umgebung einarbeiten bzw. Lösungsvorschläge direkt nachlesen und in der Praxis umsetzen können. Dabei wird im Gegensatz zu klassischen Lehrbüchern explizit auf die Übermittlung für die Fragestellung nicht benötigten Hintergrundwissens bzw. auf die Vermittlung der Gesamtmaterie SharePoint verzichtet (was bei einem Produkt wie Microsoft SharePoint Server 2010 auch sehr wahrscheinlich nicht in einem Buch gelingen wird). Neben der absoluten Praxisorientierung ergibt sich dadurch ein anderer wesentlicher Vorteil: Sie können das Buch in chronologischer Reihenfolge kapitelweise lesen, aber ebenso können Sie sich auch direkt die Themengebiete oder Fragen aussuchen, deren Beantwortung Ihnen in einer bestimmten Situation weiterhilft. Denn nicht nur die Kapitel sind zu Themengebieten zusammengefasst, sondern jede einzelne Frage steht für sich eigenständig und kann auch dementsprechend betrachtet werden. Daraus ergibt sich, dass alle Arbeitsschritte direkt nachvollziehbar sind und sich die Verweise auf andere Kapitel in Grenzen halten. So können Sie beispielsweise direkt zu einem Kapitel springen, das Ihnen erläutert, wie in SharePoint eine Umfrage erstellt wird, oder Sie lesen nach, wie Sie in SharePoint eine Liste auf eine andere Webseite verschieben, wie Sie Daten aus dem ADS-Verzeichnisdienst importieren oder wie Sie in einer SharePoint-Umgebung die Bearbeitung von Dokumenten über Workflows steuern können. Aufgrund seiner Themenvielfalt eignet sich das vorliegende Buch für alle Anwendungsgruppen von Microsoft SharePoint Server 2010, also sowohl für den normalen Anwender, der damit täglich seine Daten, Termine und Sonstiges verwaltet, aber ebenso auch für den Systemverwalter (Administrator) eines solchen Systems, der Antworten auf bestimmte systemspezifische Fragen sucht. Das Kapitel 2 beginnt mit den grundlegenden Themen zur Installation und Einrichtung einer SharePoint-Umgebung. Hier wird auch erläutert, was sich generell hinter SharePoint und den vielen Fachbegriffen verbirgt, wie sich eine SharePoint-Umgebung auf Basis von 1
1 Einleitung Microsoft SharePoint Server 2010 von SPF (SharePoint Foundation) unterscheidet und welche Voraussetzungen für die SharePoint-Installation erfüllt sein müssen. In Kapitel 3 wird die SharePoint-Umgebung mit Leben gefüllt, indem Themen rund um die Webanwendungen, die Websitesammlungen und auch zu den Konfigurationsmöglichkeiten einzelner Webseiten behandelt werden. Die Webparts spielen in einer SharePoint-Umgebung eine sehr wichtige Rolle. Aus diesem Grund behandeln die Fragen und Antworten in Kapitel 4 diese ausführlich und stellen dar, wie Webparts in die Oberfläche eingebunden werden und wie ggf. eigene Webparts generiert werden können. Eines der großen Themen eines Systems wie Microsoft SharePoint Server 2010 ist die Verwaltung von Daten jedweder Art, also der Einsatz als Dokumentenmanagementsystem (DMS). Diesen Schwerpunkt finden Sie in Kapitel 5, wo unter anderem erläutert wird, was man (besser: Sie) mit Listen und Bibliotheken bewerkstelligen und wie beispielsweise das Zusammenspiel mit Produkten wie Excel erfolgen kann. Kapitel 6 ist dem zweiten Themenschwerpunkt einer SharePoint-Umgebung gewidmet: Zusammenarbeit. Collaboration, so der englische Begriff für Zusammenarbeit, vereint all die Funktionen, die mit Kalendern, Aufgaben oder generell mit der zwischenmenschlichen Kommunikation zusammenhängen. Dabei ist es natürlich beispielsweise auch wichtig zu erläutern, wie die Funktionen von Microsoft SharePoint Server 2010 in die gewohnte Office-Umgebung eingebunden werden können. Wikis, Blogs, Umfragen oder auch das Projektmanagement sind weitere Punkte des Kapitels 6. Microsoft SharePoint Server 2010 verfügt über ein ausgeklügeltes Rechtesystem, das eine hohe Flexibilität bietet. Aus diesem Grund wird den damit zusammenhängenden Themen in Kapitel 7 ein eigenes Kapitel gewidmet. Lesen Sie hier insbesondere nach, wie eine optimale Integration von SharePoint und dem ADS-Verzeichnisdienst die Systemverwaltung wesentlich optimieren kann. Ein System wie Microsoft SharePoint Server 2010, bei dem im Laufe der Zeit eine Vielzahl von Daten, Elementen und Objekten hinterlegt wird, ist nur so gut wie seine Suchfunktionen. Das Kapitel 8 widmet sich diesem Thema, in dem dort unter anderem Inhaltsquellen, Crawl- bzw. Durchforstungsvorgänge oder auch die Festlegung von Suchbereichen (Scopes) ausführlich behandelt werden. Das Kapitel 9 beschäftigt sich mit den Daten und Prozessen im geschäftlichen Umfeld. Begriffe wie BI (Business Intelligence), KPI (Key Performance Indicator), Dashboard, Dashboard Designer oder auch die Erläuterungen zum PerformancePoint Server werden erläutert und auch mit praktischen Beispielen dargestellt. Da der Einsatz von Workflows zur Steuerung bestimmter Abläufe ebenfalls einen Schwerpunkt von Microsoft SharePoint Server 2010 darstellt, finden Sie alles Wissenswerte dazu in Kapitel 10. Neben der Darstellung von Standard-Workflows (z. B. Genehmigungs- Workflow) finden Sie hier auch Hinweise auf Möglichkeiten zur Erstellung eigener Abläufe. Ergänzt wird das Ganze über entsprechende Angaben zu den sogenannten Informationsverwaltungsrichtlinien, die eine gezielte Dokumentensteuerung ermöglichen. 2
1 Einleitung Was in den Kapiteln 2 bis 10 thematisch nicht zuzuordnen war, finden Sie in Kapitel 11. Es handelt sich dabei um eine Sammlung praktischer Lösungen zu verschiedensten Themen wie beispielsweise der Einsatz der SharePoint-Papierkörbe, die Verwendung von Protokollen und Verwendungsberichten (Web-Analytics-Berichte) oder auch besondere Themen zu Webseiten, Benachrichtigungen oder Listen und Bibliotheken. 3
Leseprobe Dirk Larisch Microsoft SharePoint Server 2010 Über 300 Lösungen für alle Shareoint-Anwender ISBN: 978-3-446-42507-1 Weitere Informationen oder Bestellungen unter http://www.hanser.de/978-3-446-42507-1 sowie im Buchhandel. Carl Hanser Verlag, München
6.1 Kalender Abbildung 6.5 Änderung der Eigenschaften eines Kalenderfeldes 6.1.6 Wie kann ich einen SharePoint-Kalender in Outlook integrieren? Eine typische Arbeitsumgebung sieht heutzutage nicht selten so aus, dass lokal mit Microsoft Office gearbeitet und damit unter anderem auch auf zentrale Anwendungen wie MS Exchange oder Microsoft SharePoint Server zugegriffen wird. Aufgrund der in MS Outlook integrierten Kalenderfunktion ist es natürlich sehr umständlich, in einer SharePoint- Umgebung einen zusätzlichen Kalender zu pflegen. Aus diesem Grund hat Microsoft eine Möglichkeit geschaffen, Kalender (und andere Listen), die in einer SharePoint-Umgebung angelegt werden, in Outlook sichtbar zu machen und ggf. auch direkt in Outlook bearbeiten zu können. Voraussetzung zur Nutzung der nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten der optimalen Outlook-Integration ist wenigstens die Version MS Outlook 2007. Unter MS Outlook 2003 ist beispielsweise eine Outlook-Integration ebenfalls möglich, allerdings können beispielsweise keine Änderungen am Outlook-Kalender vorgenommen werden. 203
6 Zusammenarbeit 1. Um einen SharePoint-Kalender in einem (beispielsweise lokal installierten) Outlook sichtbar bzw. bearbeitbar zu machen, muss zunächst der entsprechende Kalender in der SharePoint-Umgebung angewählt werden. 2. Im nächsten Schritt muss im Menübereich Kalendertools Kalender der Punkt Verbindung mit Outlook herstellen angewählt werden. 3. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage mit der Option Zulassen erscheint das in Abbildung 6.6 dargestellte Abfragefenster, in dem entschieden werden muss, ob die Integration erfolgen soll. Mit den Möglichkeiten der Schaltfläche Erweitert kann an dieser Stelle beispielsweise noch der Name des Kalenders (so wie er in Outlook angezeigt wird) geändert werden. Abbildung 6.6 Vorgaben für die Outlook-Integration 4. Nach der Bestätigung zur Outlook-Integration mit der Schaltfläche Ja wird in der (lokalen) Outlook-Installation ein neuer Kalendereintrag angelegt, der exakt dem Inhalt des SharePoint-Kalenders entspricht, so wie in Abbildung 6.7 beispielhaft dargestellt. 204
6.1 Kalender Abbildung 6.7 SharePoint-Kalender in Outlook integriert 5. Sobald der SharePoint-Kalender in Outlook integriert ist, kann dieser dort wie jeder andere Outlook-Kalender bearbeitet werden (ab Outlook 2007!). So können dort neue Termine eingetragen oder auch bestehende Termine geändert werden. Die Änderungen werden dabei automatisch in die SharePoint-Umgebung übertragen und stehen dort den anderen Anwendern sofort zur Verfügung. Um die Outlook-Integration eines SharePoint-Kalenders wieder aufzuheben, braucht der entsprechende Kalender dort lediglich aus der Darstellung entfernt zu werden (rechte Maustaste auf Name und dann die Option Zusammenarbeit...löschen anwählen. Damit wird der Kalender aus der Outlook-Darstellung entfernt, ohne den Kalender jedoch in der SharePoint-Umgebung zu löschen! 6.1.7 Kann ich einen einzelnen Termin nach Outlook überführen? Im vorhergehenden Kapitel wurde dargestellt, wie die Integration eines SharePoint- Kalenders in einer Outlook-Umgebung erfolgen kann. Darüber hinaus besteht aber aus der SharePoint-Umgebung heraus auch die Möglichkeit, einzelne Termine in eine (lokale) Outlook-Installation zu überführen. 205
9 Geschäftsdaten und -prozesse schiedenen Komponenten einer Dashboard-Darstellung über entsprechende Webparts integriert werden. 9.3.3 Welche Webparts bzw. Webpart-Typen können für eine Dashboard-Seite genutzt werden? Für den Einsatz einer Dashboard-Seite stellt Microsoft SharePoint Server 2010 eine Vorlage zur Verfügung. Kommt diese Vorlage nicht zum Einsatz, sondern soll stattdessen eine individuelle Webseite verwendet werden, ist auch dies möglich. Dabei können dann beispielsweise folgende Webparts bzw. Webpart-Typen verwendet werden: Geschäftsdaten Dieser Webpart-Bereich ermöglicht beispielsweise die Integration einer Excel- Arbeitsmappe oder eines Excel-Arbeitsblattes in die Webseite, stellt spezielle Diagramm-Webparts oder auch Webparts für die Anzeige von KPI-Darstellungen (Statuslisten) zur Verfügung. Filter Mit verschiedenen Filter-Webparts kann die Darstellung der Daten beeinflusst werden. Hyperlink Dieser Webpart-Typ ermöglicht die Anzeige bzw. den Verweis auf weitergehende Informationen. SQL Server Reporting Ermöglicht den Einsatz spezieller Webparts für die Ergebnisdarstellung von SQL- Server-Berichten. 9.3.4 Wie wird der PerformancePoint Server aktiviert? Die Funktionen für den PerformancePoint Server bzw. die PerformancePoint Services werden in der Regel nicht standardmäßig aktiviert und stehen somit unter Umständen nicht zur Verfügung. Was dabei zu beachten ist bzw. wie eine entsprechende Aktivierung erfolgt, wird nachfolgend erläutert. 1. Zunächst einmal muss der entsprechende Dienst vorhanden und gestartet sein. Dazu muss in der Zentraladministration (Anwendungsverwaltung) der Punkt Dienste auf dem Server verwalten angewählt werden. 2. In der Aufstellung der verfügbaren Dienste muss dann geprüft werden, ob der Dienst mit dem Namen PerformancePoint Service gestartet ist. Sollte dies nicht der Fall sein, muss dies an dieser Stelle mit dem entsprechenden Link (Starten) durchgeführt werden. 346
9.3 PerformancePoint Server und Dashboards Abbildung 9.16 Anzeige des Dienstes für den PerformancePoint Server 3. Im nächsten Schritt muss kontrolliert werden, ob eine entsprechende Dienstanwendung verfügbar ist, ggf. muss diese angelegt werden. In Abbildung 9.17 ist beispielhaft das Dialogfenster zum Anlegen einer entsprechenden Dienstanwendung dargestellt. Abbildung 9.17 Dialogfenster zum Anlegen einer Dienstanwendung 347
9 Geschäftsdaten und -prozesse Ausführliche Angaben zur Verwaltung und zur Neuanlage einer Dienstanwendung unter SharePoint 2010 enthält der Abschnitt 3.2. 4. Als Nächstes muss ein sogenanntes unbeaufsichtigtes Dienstkonto eingerichtet werden, mit dem die Steuerung der Dienste erfolgt. Dazu muss die Dienstanwendung angeklickt und aus den verfügbaren Optionen der Punkt PerformancePoint Service Anwendungseinstellungen angewählt werden. 5. Es erscheint ein Dialogfenster, wo die Angaben zu einer Kennung, dem Kennwort und den sonstigen Parametern gemacht werden müssen (siehe Abbildung 9.18). Die Praxis zeigt, dass bei den Parametern zunächst einmal die Vorgaben übernommen werden müssen. Abbildung 9.18 Konfiguration eines unbeaufsichtigten Dienstkontos Voraussetzung zur Festlegung eines unbeaufsichtigten Dienstkontos ist, dass der sogenannte Secure Store entsprechend konfiguriert wurde. Dazu muss diese Dienstanwendung angewählt und die Einstelllungen müssen entsprechend geprüft bzw. eingerichtet werden. 6. Im nächsten Schritt müssen die vertrauenswürdigen Speicherorte festgelegt werden; dazu muss die Dienstanwendung durch Anklicken angewählt und mithilfe der entsprechenden Option die Speicherorte festgelegt bzw. ausgewählt werden. An dieser Stelle kann auch definiert werden, ob diese Zuordnung grundsätzlich für alle Speicherorte innerhalb der SharePoint-Farm gelten soll. 348
9.3 PerformancePoint Server und Dashboards Bei den verfügbaren Optionen der Dienstanwendung für die PerformancePoint Services steht auch eine Option zur Verfügung, um Daten zu importieren. Dies ist unter anderem auch dafür konzipiert, dass damit Daten aus beispielsweise SharePoint 2007 (z.b. aus einem Berichtscenter) importiert werden können. 7. Was zum Abschluss der Konfiguration noch bleibt, ist die Aktivierung der benötigten Features (Merkmale) in der Webanwendung, der Websitesammlung bzw. der einzelnen Webseite. Für eine Websitesammlung muss auf der entsprechenden Webseite unter Websiteaktionen der Punkt Websiteeinstellungen angewählt werden. 8. Anschließend können dann mit dem Punkt Websitesammlungsfeatures (unter Websitesammlungsverwaltung) die aktuell zugewiesenen Features angezeigt werden. Dort muss durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche das Merkmal Features für PerformancePoint Services-Websitesammlung aktiviert werden. 9. Da es sich bei Webseiten, die im Rahmen der Nutzung des PerformancePoint Services erstellt werden, immer um Veröffentlichungsseiten handelt, muss anschließend unbedingt auch die Option bzw. das Feature SharePoint Server-Veröffentlichungsstruktur aktiviert werden, da ansonsten das Anlegen entsprechender Webseiten fehlschlägt (siehe Abbildung 9.19). Abbildung 9.19 Anzeige der aktivierten Merkmale (Features) 349
9 Geschäftsdaten und -prozesse 10. Nach der Aktivierung auf Ebene der Websitesammlung muss dann das Feature für die PerformancePoint Services in den Optionen der Websiteeinstellungen mit dem Punkt Websitefeatures verwalten (unter Websiteaktionen) aktiviert werden. Die Vorgehensweise ist grundsätzlich identisch, wobei hier die Optionen PerformancePoint Services- Websitefeatures und SharePoint Server-Veröffentlichung aktiviert werden müssen. 11. Sobald die Features aktiviert sind, steht beim Anlegen einer neuen Website der Punkt Business Intelligence Center zur Verfügung (siehe Abbildung 9.20), der die Möglichkeiten und Funktionen der PerformancePoint Services beinhaltet bzw. wo diese konfiguriert werden können. Abbildung 9.20 Zusätzliche Auswahloption beim Erstellen einer Webseite Damit sind die grundlegenden Vorbereitungen zur Nutzung der PerformancePoint Services abgeschlossen. Eine Webseite, die mit der Vorlage Business Intelligence Center angelegt worden ist, kann dann entsprechend konfiguriert und mit Leben gefüllt werden ; die Standardansicht ist in Abbildung 9.21 dargestellt. 350
9.3 PerformancePoint Server und Dashboards Abbildung 9.21 Standardansicht einer BI-Webseite 9.3.5 Wie werden Dashboards verwaltet? In einem der vorhergehenden Abschnitte wurden Dashboards als ein wesentliches Gestaltungselement der PerformancePoint Services dargestellt. Zur Gestaltung entsprechender Dashboards steht ein spezieller Designer zur Verfügung, also ein separates Programm, das gestartet werden muss. Der Start bzw. Aufruf erfolgt am schnellsten über die Startseite der BI-Webseite, indem dort der Mauszeiger in den Bereich Erstellen von Dashboards bewegt und anschließend die Option Beginnen Sie mit der Verwendung der PerformancePoint Services angeklickt wird. Auf der nachfolgenden Seite steht dann die Schaltfläche Dashboard-Designer ausführen zur Verfügung, mit der das Zusatzprogramm gestartet werden kann (siehe Abbildung 9.22). 351