GFI-Produkthandbuch. Administratorhandbuch

GFI-Produkthandbuch Administratorhandbuch

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1 Informationen über GFI Archiver 9 1.1 Einführung in GFI Archiver 9 1.2 Funktionsweise von GFI Archiver 9 1.3 Lizenzierung von GFI Archiver 11 1.4 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften 11 1.4.1 Begriffe und Konventionen dieses Handbuchs 12 2 Installieren von GFI Archiver 13 2.1 Vor der Installation 13 2.2 Systemanforderungen 14 2.2.1 Softwareanforderungen 15 2.2.2 Hardwareanforderungen 16 2.2.3 Vom GFI Archiver-Server ausgehende Verbindungen 17 2.2.4 Ausschließen von Ordnern von der Virenüberprüfung 18 2.2.5 Datenbankeinstellungen 18 2.2.6 ASP.NET -Einstellungen 19 2.2.7 Installation/Aktivierung von.net 3.5 SP1 auf Windows Server 2008 R2 20 2.3 Installationsvarianten für GFI Archiver 21 2.4 Einrichten eines Journalingpostfachs 21 2.4.1 Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2003 22 2.4.2 Vorbereiten des Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013 30 2.4.3 Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2007 31 2.4.4 Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2010 37 2.4.5 Einrichten der Standard-Journale 37 2.4.6 Einrichten der Premium-Journale 40 2.4.7 Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange 2013 42 2.5 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank 42 2.5.1 Auswählen des Datenbanktyps 42 2.5.2 Verwenden der GFI Archiver-Datenbank 44 2.5.3 Verwenden von SQL Server Express 44 2.5.4 Verwenden von Microsoft SQL Server 46 2.6 Installieren von GFI Archiver 47 2.7 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange 48 2.7.1 Entfernen von E-Mails in Exchange Server mithilfe des Archive Assistant en 49 2.7.2 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2003 49 2.7.3 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2007 53 2.7.4 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2010 55 2.7.5 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2013 57 2.7.6 Deinstallationsinformationen 59 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 60 3.1 Lizenzkonfiguration 60 3.2 Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen über den Nachinstallationsassistenten 60 3.2.1 Konfigurieren des Archivspeichers GFI Archiver-Datenbank 62 3.2.2 Konfigurieren des Archivspeichers SQL Server 63 3.3 Konfigurieren der Archivierungsmethode mit dem Nachinstallationsassistenten 67

3.3.1 Einrichten eines Journalingpostfachs 69 3.3.2 Erstellen von Journalpostfächern mithilfe des Nachinstallationsassistenten 70 3.4 Abschluss der Nachinstallation 73 3.5 Testen der Einrichtung 73 3.6 Verwenden des Portänderungs-Tools 75 4 Aktualisieren von früheren Versionen 77 4.1 Gründe für ein Upgrade auf GFI Archiver 2015 77 4.2 Aktualisieren von GFI Archiver-Versionen vor GFI Archiver 2012 77 4.2.1 Welche Vorteile halten die neuen Archivspeicher bereit? 78 4.3 Vor der Aktualisierung 80 4.4 Aktualisieren von GFI Archiver 81 4.5 Aktualisieren von Client-Tools 82 4.6 Aktionen nach der Aktualisierung 82 4.6.1 Überprüfen der Lizenz 82 5 Verwenden von GFI Archiver 84 5.1 Anmelden bei GFI Archiver 84 5.2 Verwenden der Startseite 85 5.2.1 Statusübersicht 86 5.2.2 Server 87 5.2.3 Archivspeicher 87 5.2.4 E-Mail-Fluss 88 5.2.5 Ereignisanzeige 88 5.3 Durchsuchen archivierter Elemente 88 5.4 Arbeiten mit archivierten Elementen 90 5.5 Suchen nach archivierten Elementen 93 5.5.1 Verwenden der einfachen Suche 94 5.5.2 Verwenden der erweiterten Suche 96 5.5.3 E-Mail-Suche mithilfe von Smartphones 99 5.6 Zugreifen auf mehrere Postfächer 100 5.7 GFI MailInsights 102 5.7.1 Anforderungen für GFI MailInsights 103 5.7.2 Erstellen von MailInsights-Berichten 103 5.7.3 Planen von MailInsights-Berichten 104 5.7.4 Kommunikationsfluss 104 5.7.5 WebMail-Nutzung 106 5.7.6 E-Mail-Reaktionsverhalten 107 5.7.7 Speichernutzung 108 5.7.8 Inaktive Konten 110 5.7.9 Unangemessene Wörter 111 5.7.10 Interne Spammer 112 5.7.11 Außerhalb der Geschäftszeiten 113 5.7.12 Datenleckerkennung 116 5.7.13 Stellensuche 117 5.7.14 Ausdrucksuche 119 5.7.15 Bericht über den Benutzerdatenverkehr 121

5.7.16 Bericht mit E-Mail-Themen 123 5.7.17 Bericht mit E-Mail-Leistungskennzahlen 124 5.7.18 Bericht Große E-Mails 126 5.8 Ändern der Benutzereinstellungen 128 6 Erzielen von Ergebnissen 129 6.1 Erzielen von Ergebnissen mit GFI Archiver So archivieren Sie die E-Mail-Korrespondenz Ihres Unternehmens: 129 6.2 Erzielen von Ergebnissen mit GFI Archiver Importieren und Exportieren von E-Mails 130 6.3 Erzielen von Ergebnissen mit GFI Archiver Archivierte E-Mails analysieren 131 7 Konfigurieren von GFI Archiver 134 7.1 Einstellungsübersicht 134 7.2 Konfigurieren der Archivierungsmethode 135 7.3 Verwalten der zu archivierenden Mailserver 137 7.3.1 Anzeigen von konfigurierten Mailservern 138 7.3.2 Hinzufügen eines neuen Journalingpostfachs 138 7.3.3 Bearbeiten eines bestehenden Journalingpostfachs 141 7.3.4 Deaktivieren und Aktivieren eines bestehenden Journalingpostfachs 141 7.3.5 Entfernen eines bestehenden Journalingpostfachs 142 7.4 Konfigurieren von Archivierungsregeln 142 7.4.1 Hinzufügen von Archivierungsregeln 143 7.4.2 Bearbeiten von Archivierungsregeln 146 7.4.3 Entfernen von Archivierungsregeln 146 7.5 Konfigurieren von Archiveinschränkungen 146 7.5.1 Aktivieren von Postfacharchivierungseinschränkungen 148 7.5.2 Deaktivieren von Postfacharchivierungseinschränkungen 151 7.6 Verwalten des Archivierungsbereichs 152 7.7 Konfigurieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 152 7.7.1 Aktivieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 153 7.7.2 Deaktivieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 155 7.7.3 Ausschließen von Ordnern von der Ordnerstruktur-Abfrage 155 7.7.4 Entfernen von Richtlinien für ausgeschlossene Ordner 158 7.8 Importieren von E-Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI Archiver-Archivierungsassistenten 159 7.8.1 Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen 160 7.8.2 Konfigurieren von Importeinstellungen für erkannte Benutzer 164 7.9 Konfigurieren der Standardeinstellungen für File Archive Assistant 165 7.9.1 Aktivieren der Dateikollaboration mithilfe des File Archive Assistant 166 7.9.2 Öffentlichen Benutzer in Active Directory erstellen 167 7.10 Auflösen eines Dateikonflikts 169 7.11 Verwalten von Archivspeichern 169 7.11.1 Anzeigen konfigurierter Archivspeicher 170 7.11.2 Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen 171 7.11.3 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank für die Verwendung mit GFI Archiver 173 7.11.4 Anhängen eines Archivspeichers 174 7.11.5 Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails 176

7.11.6 Trennen eines vorhandenen Archivspeichers 176 7.11.7 Indizierung 177 7.11.8 Konfigurieren der Anmeldeinformationen für Speicherort der Indexdatei 180 7.11.9 Zeitplanung für Archivspeicher 181 7.11.10 Sichern von Archivspeichern 182 7.11.11 Online-Sicherung 182 7.11.12 Offline-Sicherung 182 7.11.13 Verschieben von E-Mails zwischen Datenbanken 188 7.11.14 Konfigurieren von GFI Archiver Import Service 189 7.11.15 Entfernen von Quellarchivspeichern aus GFI Archiver 190 7.11.16 Verschieben von Binärdateien in den GFI Archiver Import Service 190 7.11.17 Verschieben von E-Mails in die Archivspeicher von GFI Archiver 191 7.11.18 Wiederherstellen der Postfachordnerstruktur von verschobenen E-Mails 192 7.11.19 Aktualisieren des Datenbankschemas 192 7.11.20 Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank 193 7.12 Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen 195 7.12.1 Anzeigen von konfigurierten Rollen und Berechtigungen 195 7.12.2 Hinzufügen einer neuen Rolle 197 7.12.3 Zuweisen von Rollen 199 7.12.4 Konfigurieren einer Rolle mit Vollzugriff 200 7.12.5 Löschen von Rollen 201 7.12.6 Standardrolle 201 7.13 Zugriffskontrolle 203 7.13.1 Hinzufügen von Benutzern zur Gruppe mit Archivzugriff für Gruppenmanager 204 7.13.2 Definieren der Benutzerzugriffssteuerung 204 7.13.3 Konfigurieren gemeinsamer Postfächer 205 7.14 Konfigurieren des IMAP-Servers 205 7.14.1 Verwenden von Zertifikaten 207 7.15 Aufbewahrungsrichtlinien 208 7.15.1 Wie werden Aufbewahrungsrichtlinien angewendet? 208 7.15.2 Anzeigen von Aufbewahrungsrichtlinien 209 7.15.3 Hinzufügen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie 209 7.15.4 Ändern der Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien 212 7.15.5 Hinzufügen einer Spam-Aufbewahrungsrichtlinie 213 7.15.6 Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen 214 7.15.7 Verwenden der rückwirkenden Aufbewahrung 215 7.16 Konfigurieren der Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe 215 7.16.1 Neue Aufbewahrungsrichtlinie für Dateiverläufe hinzufügen 216 7.16.2 Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe bearbeiten 217 7.16.3 Anzeigen von Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe 218 7.16.4 Ändern der Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien für den Dateiverlauf 218 7.16.5 Entfernen von Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe 219 7.17 Klassifizierungsregeln 219 7.17.1 Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel 219 7.17.2 Bearbeiten einer Klassifizierungsregel 221 7.17.3 Entfernen einer Klassifizierungsregel 221 7.18 Konfigurieren der Überwachung 221

7.18.1 Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten 222 7.18.2 Bearbeiten der Überwachung von Datenbankaktivitäten 224 7.18.3 Überwachungsberichte 224 7.19 Konfigurieren der E-Mail-Löschung 226 7.20 Anzeigen und Bearbeiten von Lizenzschlüsseln 228 7.21 Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen 228 7.22 Ändern der Allgemeinen Einstellungen 229 7.23 Ändern der Einstellungen für die Versionsprüfung 230 7.24 Registerkarte Faxarchivierungssuche konfigurieren 232 7.25 Konfigurieren der Benachrichtigung zum Archivierungsstatus 232 7.26 Konfigurieren von GFI Directory Service 233 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 234 8.1 Installieren von GFI Archiver Outlook Connector 234 8.1.1 Funktionsweise von GFI Archiver Outlook Connector 235 8.1.2 Herunterladen von GFI Archiver Outlook Connector 235 8.1.3 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte Outlook Connector 236 8.1.4 Systemanforderungen für Outlook Connector 236 8.1.5 Software 236 8.1.6 Hardware 237 8.1.7 Installieren von Outlook Connector Manuelle Installation 237 8.1.8 Installieren von Outlook Connector über GPO 239 8.1.9 Installieren von Outlook Connector über GPO unter Windows Server 2003 239 8.1.10 Installieren von Outlook Connector über GPO unter Windows Server 2008 241 8.2 Konfigurieren des Archivierungsassistenten 244 8.2.1 Funktionsweise von Archive Assistant 245 8.2.2 Systemanforderungen Outlook Connector Archive AssistantFile Archive Assistant246 8.2.3 Aktivieren und Deaktivieren der manuellen Archivierung 246 8.2.4 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte Archive Assistant 247 8.2.5 Manuelles Installieren des Archive Assistant en 248 8.2.6 Installieren des Archivierungsassistenten über GPO in Windows Server 2008 248 8.2.7 Konfigurieren von Archive Assistant 250 8.3 Installieren von File Archive Assistant 253 8.3.1 Systemanforderungen Outlook Connector Archive AssistantFile Archive Assistant253 8.3.2 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte File Archive Assistant 254 8.4 Konfigurieren der Standardeinstellungen für File Archive Assistant 255 8.4.1 Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen für die Dateiarchivierung 255 8.4.2 Herunterladen von File Archive Assistant 256 8.4.3 Herunterladen des File Archive Assistant-MSI-Pakets 257 8.4.4 Installieren von File Archive Assistant über GPO in Windows Server 2008 257 8.4.5 Konfigurieren von File Archive Assistant 259 8.5 Installieren der GFI Archiver-App für Windows 8/RT 260 8.5.1 Systemanforderungen 260 8.5.2 Konfigurieren der GFI Archiver Touch App 261 8.6 Konfigurieren des IMAP-Clientzugriffs für GFI Archiver 262 8.6.1 Konfigurieren von IMAP für Apple Mail 3.0 263 8.6.2 Konfigurieren von IMAP unter ios5 264

8.6.3 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2003 265 8.6.4 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2007 266 8.6.5 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2010 267 8.6.6 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2013 268 8.6.7 Konfigurieren von IMAP in Outlook 2011 für Mac 269 8.6.8 Konfigurieren von IMAP in Windows Live Mail 270 8.6.9 Konfigurieren von IMAP unter Android 270 8.6.10 Konfigurieren von IMAP in Mozilla Thunderbird 10 271 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 273 9.1 Importieren von E-Mails aus Microsoft Exchange-Postfächern 273 9.1.1 Schritt 1: Importieren von E-Mails von einem Remote-Computer 275 9.1.2 Zugriffsberechtigungen für Microsoft Exchange-Postfächer Berechtigungen gewähren 276 9.1.3 Schritt 2: Ausführen des GFI Archiver Import- und Export-Tools 279 9.1.4 Zugriffsberechtigungen für Microsoft Exchange-Postfächer Berechtigungen widerrufen 284 9.2 Importieren von E-Mails aus lokalen PST-Dateien 286 9.2.1 Schritt 1: Importieren von Elementen von einem Remote-Computer 287 9.2.2 Schritt 2: Ausführen des GFI Archiver Import- und Export-Tools für den Import aus PST-Dateien 288 9.3 Exportieren von E-Mails aus GFI Archiver-Archivspeichern 290 9.3.1 Exportieren von E-Mails 290 10 Wiederherstellen von Postfächern 297 11 Verwenden von GFI Archiver DB Split Tool 299 12 Verwenden des Tools SQL-Rohdaten exportieren 301 12.1 Rohdaten aus GFI Archiver exportieren 301 12.2 Exportierte Daten zurück nach GFI Archiver importieren 302 13 Fehlerbehebung und Support 304 13.1 Einführung 304 13.2 GFI SkyNet 304 13.3 Webforum 304 13.4 Technischen Support anfragen 304 13.5 Dokumentation 304 13.6 Probleme bei der Installation 305 13.7 Allgemeine Probleme 307 13.8 Probleme beim Importieren und Exportieren 313 13.9 Probleme mit Outlook Connector 316 14 Glossar 319 15 Index 324

1 Informationen über GFI Archiver 1.1 Einführung in GFI Archiver GFI Archiver ist eine E-Mail-Archivierungslösung, mit der Sie alle internen und externen E-Mails in einem zentralen Archivspeicher archivieren können. Dank der webbasierten Konfiguration von GFI Archiver können Sie die E-Mail-Archivspeicher komfortabel verwalten. Darüber hinaus können Sie anderen Benutzern die Möglichkeit einräumen, alte E-Mails über die webbasierte Oberfläche zu durchsuchen und abzurufen. GFI Archiver stellt außerdem Funktionen zur Integration in Microsoft Outlook bereit. 1.2 Funktionsweise von GFI Archiver Die Vorgänge in GFI Archiver lassen sich in die folgenden drei Phasen unterteilen: Abbildung 1: Typische GFI Archiver-Installation Phase 1: Zu archivierenden Elemente abrufen GFI Archiver ruft E-Mails, Kalenderelemente oder Dateien abhängig von der konfigurierten Archivierungsmethode ab. Die Archivierungsmethoden werden in der folgenden Tabelle beschrieben: GFI Archiver 1 Informationen über GFI Archiver 9

OPTION Manuelle Archivierung Automatische Archivierung (Journal) Mit dieser Methode können Benutzer manuell Nachrichten, Kalenderelemente oder Dateien von ihrem Microsoft Outlook -Client in GFI Archiver archivieren. Um Elemente manuell archivieren zu können, muss der Archive Assistant auf den Benutzercomputern bereitgestellt sein. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Archivierungsassistenten (Seite 244). GFI Archiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft Exchange Server zum Abrufen von Elementen, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. Ein Journalingpostfach (in Microsoft Exchange konfiguriert) ist für die Methode der automatischen Archivierung (Journal) erforderlich und wird mithilfe des Nachinstallationsassistenten konfiguriert. Mit einem Journalpostfach können Sie Elemente von einem Microsoft Exchange Server archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten eines Journalingpostfachs (Seite 69). Wenn die Methode Automatische Archivierung (Journal) aktiviert ist, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Alle E-Mails Wählen Sie diese Option, um alle E-Mails zu archivieren, die über Ihre konfigurierten Mailserver übermittelt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der zu archivierenden Mailserver (Seite 137). Regelbasierte Archivierung Archivieren Sie E-Mails anhand von Kriterien, die in Archivierungsregeln konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln (Seite 142). Neben diesen Archivierungsmethoden bietet GFI Archiver außerdem folgende Optionen: OPTION File Archive Assistant Mit File Archive Assistant können Benutzer Dateien aktivieren, z. B. Dokumente oder Bilder. Dies kann manuell von einem beliebigen Speicherort auf dem Computer oder automatisch durch Ablegen der zu archivierenden Dateien in einem mit GFI Archiver synchronisierten Ordner erfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Installieren von File Archive Assistant (Seite 253). Import- und Export-Tool Phase 2: Abgerufene Elemente archivieren E-Mails und Kalenderelemente können über das Import- und Export- Tool in GFI Archiver importiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Import- und Export-Tools (Seite 273). GFI Archiver speichert gesammelte Elemente in den Archivspeichern, die automatisch basierend auf den Neuen Archivspeichereinstellungen erstellt werden. Elemente werden nach ihrem Empfangsdatum archiviert. Wenn kein Archivspeicher für den Zeitraum vorhanden ist, der mit dem Versanddatum des Elements übereinstimmt, wird automatisch ein neuer Archivspeicher erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen (Seite 171). GFI Archiver 1 Informationen über GFI Archiver 10

Wenn die regelbasierte Archivierungsmethode ausgewählt ist, archiviert GFI Archiver nur die Elemente, die die Kriterien in den konfigurierten Archivierungsregeln erfüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln (Seite 142). Phase 3: Durchsuchen und Analysieren von archivierten Elementen Benutzer können über die Weboberfläche von GFI Archiver oder in Microsoft Outlook mithilfe von Outlook Connector archivierte Elemente durchsuchen, analysieren und nach bestimmten Elementen suchen. Weitere Informationen finden Sie unter Durchsuchen archivierter Elemente (Seite 88). Verwenden Sie GFI MailInsights außerdem, um Daten zu E-Mail-Nutzung und Tendenzen zu analysieren. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Informationen über die E-Mail- und Ressourcen-Nutzung für aussagekräftige Management- und HR-Berichte grafisch aufzubereiten. Weitere Informationen finden Sie unter GFI MailInsights (Seite 102). 1.3 Lizenzierung von GFI Archiver GFI Archiver erfordert für jedes Postfach eine Lizenz. Jede GFI Archiver-Lizenz besteht aus den folgenden Komponenten: Eine Archivierungslizenz Eine File Archive Assistant (FAA)-Lizenz Jede Lizenz kann vom gleichen Benutzer verwendet werden, um Elemente vom E-Mail-Server zu archivieren und/oder um Dateien mithilfe des File Archive Assistant von einem Client-Computer zu archivieren. Wenn Sie beispielsweise eine Lizenz für 75 Benutzer erwerben, können Sie die Archivierung für 75 unterschiedliche Postfächer aktivieren, und für jeden dieser Benutzer können Sie den File Archive Assistant auf dem jeweiligen Computer installieren. Ein Benutzer mit mehreren Computern, auf denen überall der File Archive Assistant installiert ist, wird dennoch als 1 File Archive Assistant-Lizenz gezählt. Zur Freigabe von File Archive Assistant- Lizenzen deinstallieren Sie einfach den File Archive Assistant von den Client-Computern in Ihrem Netzwerk. Sie müssen unter Umständen bestimmte Postfächer von der Archivierung ausschließen und bestimmte Postfächer zur Archivierung auswählen. Dies kann durch Konfigurieren von Postfacharchivierungseinschränkungen erreicht werden und bestimmt die Anzahl lizenzierter Postfächer, das Produkt angerechnet. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archiveinschränkungen (Seite 146). Allgemeine Informationen zur Lizenzierung von GFI Archiver finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_licensing 1.4 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Wenn die regelbasierte Archivierungsmethode oder die E-Mail-Löschung aktiviert ist, vergewissern Sie sich, dass dadurch keine Unternehmensrichtlinien oder andere relevante Gesetze und Bestimmungen zur E-Mail-Aufbewahrung verletzt werden. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln Konfigurieren von Archivierungsregeln und E-Mail-Löschung. GFI Archiver 1 Informationen über GFI Archiver 11

1.4.1 Begriffe und Konventionen dieses Handbuchs Begriff Hinweis Wichtig Beschreibung Zusätzliche Informationen und Referenzen, die für die ordnungsgemäße Funktion von GFI Archiver wichtig sind. Wichtige Hinweise und Warnungen bezüglich potentieller, oft auftretender Probleme. > Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Zugriff auf eine Funktion. Fetter Text Kursiver Text Code Auszuwählende Elemente wie Knoten, Menüoptionen und Befehlsschaltflächen. Parameter und Werte, die durch einen zutreffenden Wert ersetzt werden müssen, z. B. benutzerdefinierte Pfade und Dateinamen. Einzugebende Textwerte, z. B. Befehle und Adressen. GFI Archiver 1 Informationen über GFI Archiver 12

2 Installieren von GFI Archiver Die folgenden Abschnitte enthalten Informationen über die erfolgreiche Bereitstellung einer voll funktionsfähigen Instanz von GFI Archiver: ABSCHNITT Installationshinweise Systemanforderungen Umgebungsberücksichtigungen Vorbereiten von Journalingpostfächern Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank Installationsvorgang Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server Aufgaben im Anschluss an die Installation Folgen Sie einer detaillierten Checkliste, um sicherzustellen, dass in Ihrer Umgebung die erforderlichen Anforderungen erfüllt sind. Lesen Sie die Informationen zu den Software- und Hardwareanforderungen und weiteren wichtigen Einstellungen, wie Porteinstellungen, ASP.NET- Einstellungen und Datenbankeinstellungen. Suchen Sie Informationen zu der Umgebung, in der Sie GFI Archiver installieren. Erstellen Sie auf Microsoft Exchange ein Journalingpostfach, von dem GFI Archiver die zu archivierenden Elemente abruft. Konfigurieren Sie die Datenbankinfrastruktur, um die optimale Leistung bei Datenarchivierung und -abruf sicherzustellen. Folgen Sie den Anweisungen zum Installieren von GFI Archiver. Sobald GFI Archiver konfiguriert ist und Elemente ordnungsgemäß archiviert werden, können Sie eine Richtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails, die zuvor archiviert wurden, Speicherplatz auf dem Microsoft Exchange Server freizugeben. Folgen Sie nach der erfolgreichen Installation von GFI Archiver den Anweisungen des Nachinstallationsassistenten zur Einrichtung von GFI Archiver. 2.1 Vor der Installation Die folgende Checkliste stellt sicher, dass alle für den Installationsprozess erforderlichen Anforderungen erfüllt sind: 1. Stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind oder ein Benutzerkonto mit Administratorrechten verwenden. 2. Installieren Sie.NET Framework 4.0 oder 4.5. 3. Richten Sie IIS (SMTP/WWW-Dienste) ein. Weitere Informationen finden Sie unter ASP.NET -Einstellungen (Seite 19). 4. Aktivieren Sie.NET Framework 3.5. Weitere Informationen finden Sie unter Installation/Aktivierung von.net 3.5 SP1 auf Windows Server 2008 R2 (Seite 20). 5. Installieren Sie Microsoft Exchange Server MAPI Client und Collaboration Data Objects. 6. Überprüfen Sie, ob die Bildschirmauflösung mindestens 1024 768 beträgt. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 13

7. Überprüfen Sie, ob die von GFI Archiver verwendeten Ports frei sind. Weitere Informationen finden Sie unter Vom GFI Archiver-Server ausgehende Verbindungen (Seite 17). 8. Überprüfen Sie, ob der Computer, auf dem Sie GFI Archiver installieren, die in den Systemanforderungen aufgeführten System- und Hardwareanforderungen erfüllt. 9. Stellen Sie sicher, dass IMAP aktiviert ist, wenn Sie die Installation auf einem Microsoft Exchange Server 2007/2010 mit Client-Zugriffs-Funktion ausführen. 10. (Optional) Installieren Sie Microsoft SQL Server oder Microsoft SQL Server Express. Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen des Datenbanktyps (Seite 42). 11. Speichern Sie aktuelle Arbeiten, und schließen Sie alle auf dem Computer geöffneten Anwendungen. 12. Führen Sie den Installationsassistenten von GFI Archiver aus, um GFI Archiver und fehlende Komponenten zu installieren. Weitere Informationen finden Sie unter Installieren von GFI Archiver (Seite 47). 13. Folgen Sie den Anweisungen im Nachinstallationsassistenten, um GFI Archiver und die Betriebssystemumgebung zu konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter GFI Archiver-Nachinstallationsassistent (Seite 60). Stellen Sie sicher, dass die Felder Anzeigename und E-Mail in Active Directory gültige Daten enthalten. 2.2 Systemanforderungen Klicken Sie auf die folgenden Links, um Informationen zu den Software- und Hardwareanforderungen und weiteren wichtigen Einstellungen zu erhalten, die für eine erfolgreiche Bereitstellung von GFI Archiver erforderlich sind. Softwareanforderungen Unterstützte Betriebssysteme Unterstützte Mailserver Unterstützte Datenbanken Hardwareanforderungen Weitere erforderliche Komponenten Prozessor Arbeitsspeicher Wichtige Einstellungen Physischer Speicher Anti-Virus-Software Firewall-Port-Einstellungen Datenbankeinstellungen ASP.NET -Einstellungen Aktivieren von.net 3.5 in Windows Server 2008 R2 GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 14

Die empfohlenen Software- und Hardwareeinstellungen sind abhängig von der Anzahl der Benutzer, der aktivierten Einstellungen, des E-Mail-Aufkommens und der Nachrichtengröße. 2.2.1 Softwareanforderungen Unterstützte Betriebssysteme GFI Archiver kann unter den folgenden Betriebssystemen installiert werden: VERSION DES BETRIEBSSYSTEMS UNTERSTÜTZTES BETRIEBSSYSTEM 32 Bit Windows SBS 2003 Windows 2003 Standard und Enterprise mit SP2 Windows 2008 Standard und Enterprise 64 Bit Windows SBS 2008 und SBS 2011 Standard und Premium Editionen Windows 2003 Standard und Enterprise mit SP2 Windows 2008 Standard, Enterprise, Datacentre und Hyper-V Windows Server 2008 R2 Enterprise und Hyper-V Windows Server 2012 Standard-, Enterprise- und Hyper-V-Umgebungen Windows Server 2012 R2 Standard-, Enterprise- und Hyper-V- Umgebungen Unterstützte Mailserver Unterstützte Mailserver Microsoft Exchange Server 2003 oder höher IMAP-kompatible Mailserver (mit journalähnlicher Funktion) Microsoft Office 365. Weitere Informationen finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=mar_office365. Kerio Connect Google Apps for Business Unterstützte Datenbanken GFI Archiver unterstützt die folgenden Datenbanken: UNTERSTÜTZTE DATENBANK SQL Server 2005 oder höher (einschließlich SQL Server Express-Editionen) Microsoft SQL Server oder Microsoft SQL Server Express sind für alle Organisationen empfehlenswert. Microsoft SQL Server (oder Microsoft SQL Server Express) ist nicht im Lieferumfang von GFI Archiver enthalten und muss gesondert installiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter: Verwenden von Microsoft SQL Server und Verwenden von Microsoft SQL Express. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 15

UNTERSTÜTZTE DATENBANK Firebird Nur für Testzwecke In GFI Archiver integrierte Open-Source-Datenbank, die zu Testzwecken verwendet wird. Empfohlen für Testzwecke in Organisationen mit weniger als 50 E-Mail- Benutzern mit mäßigem E-Mail-Aufkommen (bis zu 2500 E-Mails pro Tag). Weitere erforderliche Komponenten ANDERE KOMPONENTEN Microsoft.NET Framework 4.0 oder 4.5. Laden Sie hier.net Framework 4.5 herunter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_visualstudio Microsoft.NET Framework 4.5 wird auf Microsoft Server 2003 nicht unterstützt. ASP.NET 4.0 oder 4.5 Internetinformationsdienste (IIS ) 6.0 oder höher SMTP- und World Wide Web-Dienste Internet Explorer 8 oder höher, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.6 oder höher Microsoft Exchange Server MAPI Client und Collaboration Data Objects 1.2.1 Erforderlich (außer: Outlook 2003 32 Bit oder höher ist installiert oder GFI Archiver ist unter Microsoft Exchange Server 2003 installiert). Klicken Sie hier zum Herunterladen. Domänenfunktionsebene: 2003 aufwärts Die minimal unterstützte Bildschirmauflösung ist 1024 768. WICHTIG Nach der Installation von Microsoft.NET Framework 4.0 oder 4.5 müssen Sie den Computer neu starten. 2.2.2 Hardwareanforderungen Prozessor ANFORDERUNG Mindestanforderung Empfehlung Intel Pentium oder ein kompatibler Prozessor 2 GHz, 32 Bit x64-basierter Server mit Intel 64-Architektur oder AMD64-Plattform GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 16

Arbeitsspeicher ANFORDERUNG Mindestanforderung Empfehlung 1 GB RAM (ausschließlich für GFI Archiver) 3 GB RAM (ausschließlich für GFI Archiver) Physischer Speicher ANFORDERUNG Mindestanforderung Empfehlung 400 MB physischer Speicherplatz (NTFS) für die GFI Archiver- Installation. Für die Datenbank (Firebird oder Microsoft SQL Server) ist weiterer Speicherplatz erforderlich. Der benötigte Speicherplatz ist abhängig vom zu archivierenden E-Mail-Volumen. Server mit 4 physischen Laufwerken und der Möglichkeit den Speicherplatz bei Bedarf zu erhöhen. Weitere Informationen zur Konfiguration der Datenbank finden Sie im Abschnitt Datenbankeinstellungen. Es wird dringend empfohlen, Datenbanken und Indexdateien auf getrennten Festplatten angemessener Größe zu speichern. Es wird außerdem empfohlen, SAS-Festplatten zu verwenden. 2.2.3 Vom GFI Archiver-Server ausgehende Verbindungen PORT PROTOKOLL 25 Von GFI Archiver verwendet, wenn eine E-Mail in einem Benutzerpostfach wiederhergestellt oder eine Benachrichtigung an den GFI Archiver-Administrator gesendet werden muss. 80 Von der GFI Archiver-Benutzeroberfläche und den -Webdiensten verwendet. Für Clients erforderlich, die auf den GFI Archiver-Server zugreifen. 80 Aktivieren Sie diesen Port, wenn GFI Archiver nicht mit Microsoft Exchange Server installiert ist. Dieser Port wird von GFI Archiver benötigt, um auf Microsoft Exchange zuzugreifen und E-Mails mithilfe von EWS aus dem Journalpostfach abzurufen. 135 Geben Sie diesen Port frei, wenn GFI Archiver nicht auf demselben Server wie Microsoft Exchange Server installiert und so konfiguriert ist, dass ExOLEDB zum Abrufen von E-Mails genutzt wird. 143 Aktivieren Sie diesen Port, um E-Mails abzurufen, wenn GFI Archiver bei der Verwendung von IMAP nicht auf demselben Server wie Microsoft Exchange Server installiert ist. 1443 Geben Sie diesen Port frei, wenn GFI Archiver so konfiguriert ist, dass E- Mails in einer SQL Server -Datenbank archiviert werden. 3268 Wird für Verbindungen vom GFI Archiver-Server mit dem Domänencontroller verwendet, der den Microsoft Global Catalog enthält. SMTP HTTP HTTP MAPI/RPC IMAP Microsoft SQL Server Microsoft Global Catalog GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 17

PORT PROTOKOLL 8017, 8018, 8019, 8020, 8022 Wird zur Kommunikation zwischen GFI Archiver-Komponenten und -Diensten verwendet. Überprüfen Sie, ob diese Ports verfügbar und frei sind. 44143 Standardport für den GFI Archiver-IMAP-Dienst Der IMAP-Dienst ermöglicht Benutzern, von einem Drittanbieter-E-Mail-Client wie Thunderbird, Microsoft Outlook, Apple Mail, Android, ios und andere über IMAP auf archivierte E- Mails zuzugreifen. IMAP Ändern Sie Portnummern problemlos mit dem Portänderungs-Tool. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Portänderungs-Tools (Seite 75). 2.2.4 Ausschließen von Ordnern von der Virenüberprüfung Anti-Virus-Software kann zu einer Fehlfunktion von GFI Archiver führen. Fehler treten auf, wenn diese Software den Zugriff auf bestimmte Dateien verweigert, die von GFI Archiver benötigt werden. Es wird empfohlen, die folgenden Ordner und Unterordner von der Anti-Virus-Software (in Echtzeit und auf Abruf) auszuschließen, die auf dem GFI Archiver-Server ausgeführt wird: ORDNER VON GFI Archiver <GFI Archiver-Installationsordner> und Unterordner <..\Programme\Gemeinsame Dateien\GFI> Schließen Sie außerdem Index und Archivspeicher von einer Überprüfung durch Antiviren-Software aus. Index und Archivspeicher befinden sich standardmäßig unter: STANDARDMÄSSIGER GFI Archiver-SPEICHERORT VON INDEX UND ARCHIVSPEICHER <GFI MailArchiver-Installationsordner>\Indexes\default> <GFI Archiver-Installationsordner\Databases\default> Nach der Installation von GFI Archiver können Sie den standardmäßigen Speicherort von Index und Archivspeicher ändern. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Konfigurieren von neuen Archivspeichereinstellungen und Konfigurieren der Suchindizes in diesem Handbuch. 2.2.5 Datenbankeinstellungen GFI Archiver erfordert die Installation von SQL Server in einem Modus, bei dem nicht zwischen Großund Kleinschreibung unterschieden wird (falls das Programm als Archivierungsdatenbank verwendet wird). Dies ist die Standardeinstellung bei der Installation von SQL Server. Die Sortierungsmodi von SQL Server gelten für alle SQL Server -Objekte, einschließlich der Anmeldenamen. Wenn ein Benutzer nach der Änderung einer Namenseigenschaft nicht die GENAUE Zeichenfolge unter Beachtung von Groß- und Kleinschreibung eingibt, findet GFI Archiver nicht die benötigte Ressource, und es tritt ein Fehler auf. Nach Abschluss der Installation ist eine Änderung des Sortierungsmodus von SQL Server nur mit größerem Aufwand möglich. Dazu muss mit fortschrittlichen Microsoft SQL-Tools und -Methoden eine GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 18

Masterdatenbank neu erstellt werden. Die beste Lösung besteht in der Installation einer weiteren Instanz von SQL Server (eingestellt auf den Sortierungsmodus ohne Berücksichtigung der Groß- und Kleinschreibung). WICHTIG Wenn SQL Server als Archivierungsdatenbank verwendet wird, stellen Sie sicher, dass SQL Server in einem Modus installiert ist, bei dem nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. 2.2.6 ASP.NET -Einstellungen Damit GFI Archiver funktioniert, muss ASP.NET in den IIS registriert und aktiviert werden. Registrieren von ASP.NET in den IIS Wenn Microsoft.NET Framework nach den IIS installiert wird, wird es automatisch registriert. Andernfalls müssen Sie ASP.NET in den IIS wir folgt registrieren: 1. Navigieren Sie mithilfe der Befehlszeile zu: <Windows-Verzeichnis>\Microsoft.NET\Framework\<v4.0.xxxxx>\ Ersetzen Sie <v4.0.xxxxx> mit dem Ordnernamen der Microsoft.NET Framework-Versionsnummer. Beispiel: C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\ Screenshot 1: Registrieren von ASP.NET in den IIS 2. Geben Sie aspnet_regiis.exe -i ein, und drücken Sie die Eingabetaste. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 19

Aktiveren von ASP.NET in den IIS Stellen Sie sicher, dass ASP.NET vom Internetinformationsdienste (IIS )-Manager zugelassen wird. IIS 6 1. Navigieren Sie zu Systemsteuerung > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS)-Manager. 2. Erweitern Sie den Knoten des lokalen Computers, und wählen Sie Webdiensterweiterungen. 3. Klicken Sie im rechten Bereich mit der rechten Maustaste auf ASP.NET v4.0.xxxxx, und wählen Sie Zulassen. IIS 7 1. Navigieren Sie zu Systemsteuerung > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS)-Manager. 2. Wählen Sie den Knoten des lokalen Computers, und starten Sie im Bereich Features die ISAPI- und CGI-Einschränkungen. 3. Klicken Sie im Bereich Features mit der rechten Maustaste auf ASP.NET v4.0.xxxxx, und wählen Sie Zulassen. 2.2.7 Installation/Aktivierung von.net 3.5 SP1 auf Windows Server 2008 R2.NET Framework 3.5 SP1 ist eine Voraussetzung für SQL Server 2008. In Windows Server 2008 R2 ist.net Framework ein Feature, das folgendermaßen aktiviert werden kann: 1. Klicken Sie auf Start > Verwaltung, und wählen Sie Server-Manager aus. 2. Klicken Sie auf der Server Manager-Benutzeroberfläche auf Features, um alle installierten Features auf der rechten Seite anzuzeigen. 3. Wenn.NET Framework 3.5.1 nicht aufgeführt wird, klicken Sie auf Features hinzufügen. 4. Suchen Sie nach.net Framework 3.5.1, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Bestätigen Sie die Installationsauswahl, und klicken Sie auf Installieren. Sofern nicht bereits installiert, wird.net Framework 3.5 SP1 vom SQL Server 2008-Setup für eine eigenständige Instanz installiert. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 20

2.3 Installationsvarianten für GFI Archiver Installieren Sie GFI Archiver auf einem beliebigen Computer, der die Systemanforderungen erfüllt und zur Active Directory -Domäne gehört. Bevor Sie mit der Installation fortfahren, sollten Sie die unten aufgeführten Details berücksichtigen: ERWÄGUNGEN E-Mail-Aufkommen auf Ihren Servern Hardware- und Software-Spezifikationen Ihrer Server Erfordernis, E- Mails von mehreren Quellen gleichzeitig zu archivieren Die Installation von GFI Archiver auf einem E-Mail-Server mit einem hohen Aufkommen an empfangenen und zu verarbeitenden E-Mails führt zu einer höheren Belastung der Serverressourcen. Dies kann dazu führen, dass diese Server nicht mehr reagieren und die E-Mails nicht in einem angemessenen Zeitrahmen verarbeiten. Die weiter oben im Abschnitt zu den Systemanforderungen aufgeführten Hardware- und Softwarespezifikationen gelten zusätzlich zu den Anforderungen der anderen auf dem Server installierten Software. Auf Servern, deren Ressourcenkapazität nahezu ausgeschöpft ist, sollte GFI Archiver nicht installiert werden. Die Installation von GFI Archiver auf einem Server, der keinen Zugriff auf mehrere Quellen besitzt, führt zu einem Problem bei der Zentralisierung der E-Mail- Datenarchivierung. Wenn sich keines der oben aufgeführten Details als Problem erweist, kann GFI Archiver auf dem E- Mail-Server installiert werden. Beispiel: Beim Archivieren von Elementen von einem Microsoft Exchange Server, der den E-Mail- Verkehr im Netzwerk bewältigt und noch über freie Kapazitäten verfügt, können Sie GFI Archiver direkt auf dem Computer installieren, auf dem Microsoft Exchange Server installiert ist. Beim Archivieren von Elementen von mehreren Microsoft Exchange Servern mithilfe von IMAP wird empfohlen, GFI Archiver auf einem getrennten Server zu installieren. GFI Archiver benötigt jedoch keinen dedizierten Computer, wenn es nicht auf dem Mailserver installiert wird. GFI Archiver kann in den folgenden virtuellen Umgebungen installiert werden: VMware Microsoft Hyper-V Server Microsoft Virtual Server (installiert auf einem 32-Bit-Gastbetriebssystem) WICHTIG Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf den Server, auf dem GFI Archiver-Daten gespeichert sind, auf autorisierte Personen beschränkt ist. 2.4 Einrichten eines Journalingpostfachs Wenn Sie Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) ausgewählt haben, müssen Sie ein Journalingpostfach erstellen. Mit der Journal-Funktion können alle E-Mails eines Unternehmens aufgezeichnet werden. Mithilfe der Microsoft Exchange-Journalfunktion können Sie die Elemente so GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 21

leiten, dass sie in einem einzelnen Postfach abgelegt werden. Die E-Mails und Kalenderelemente werden dann von GFI Archiver zur Archivierung abgerufen. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um ein Journalingpostfach auf Microsoft Exchange Server zu erstellen: Journalingpostfach mithilfe des Nachinstallationsassistenten automatisch erstellen Journalpostfach für Microsoft Exchange Server 2003 manuell einrichten Journalpostfach für Microsoft Exchange Server 2007 manuell einrichten Journalpostfach für Microsoft Exchange Server 2010 manuell einrichten Journalpostfach für Microsoft Exchange Server 2013 manuell einrichten WICHTIG Wenn die Journalfunktion nicht korrekt eingerichtet wird, ist die Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) NICHT verfügbar. Archivieren von E-Mail-aktivierten öffentlichen Ordnern Öffentliche Ordner werden nicht vorkonfiguriert erfasst und archiviert, da Microsoft Exchange Server keine E-Mails erfasst, die standardmäßig an öffentliche Ordner adressiert sind. Anweisungen zur Archivierung von E-Mails, die an E-Mail-aktivierte öffentliche Ordner adressiert sind, finden Sie in folgendem Artikel: http://go.gfi.com/?pageid=mar_archivingpublicfolders. 2.4.1 Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2003 Wenn Sie ein Microsoft Exchange Server-Journalingpostfach für die Verwendung mit GFI Archiver konfigurieren möchten, müssen Sie ein neues Journalpostfach erstellen und Microsoft Exchange so konfigurieren, dass Elemente in diesem Journalpostfach archiviert werden. Außerdem müssen Sie festlegen, ob nur die Bcc-Informationen oder alle Header-Informationen in das Journal aufgenommen werden sollen. Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Journalpostfach. 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange > Active Directory-Benutzer und - Computer. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 22

Screenshot 2: Hinzufügen eines neuen Benutzers in Microsoft Exchange Server 2003 2. Erweitern Sie die Domäne, deren E-Mails archiviert werden, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten Benutzer. Wählen Sie anschließend Neu > Benutzer. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 23

Screenshot 3: Dialogfeld Neues Objekt Benutzer 3. Geben Sie einen passenden Benutzeranmeldenamen (z. B. Journal) ein, tragen Sie die anderen Details für den neuen Benutzer ein, und klicken Sie auf Weiter. 4. Geben Sie ein Kennwort ein, deaktivieren Sie die Option Benutzer muss Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern, und aktivieren Sie die Optionen Benutzer kann Kennwort nicht ändern und Kennwort läuft nie ab. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Achten Sie darauf, dass das eingegebene Kennwort die für Active Directory -Benutzer geltenden Komplexitätsanforderungen erfüllt. 5. Klicken Sie auf Weiter, und prüfen Sie die Details des neuen Benutzers. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den neuen Benutzer zu erstellen. Schritt 2: Konfigurieren Sie die E-Mail-Archivierung im Journalpostfach. 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange > System-Manager. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 24

Screenshot 4: Eigenschaften des Knotens Postfachspeicher 2. Erweitern Sie Server ><Ihr Servername>> Speichergruppe, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten Postfachspeicher, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 25

Screenshot 5: Aktivieren der Journalfunktion in einem Microsoft Exchange Server-Postfachspeicher 3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkästchen Alle von Postfächern in diesem Informationsspeicher gesendeten oder empfangenen Nachrichten archivieren. Klicken Sie anschließend auf Durchsuchen. 4. Wählen Sie den Namen des Journalpostfachs, das Sie in Schritt 1 erstellt haben (z. B. Journal), und klicken Sie auf OK. 5. Schließen Sie das Dialogfeld Eigenschaften für Mailbox Store und die Verwaltungskonsole von Exchange-System-Manager. Schritt 3: Aktivieren Sie die Journalfunktion für Bcc-Informationen. WICHTIG Es wird dringend empfohlen, diese Option NICHT zu aktivieren und stattdessen die Umschlagsjournal- Funktion zu aktivieren. Die Umschlagsjournal-Funktion protokolliert nicht nur die Bcc-Daten, sondern auch alle Header-Informationen. Weitere Informationen zur Umschlagsjournal-Funktion finden Sie in Schritt 4: Aktivieren Sie die Umschlagsjournal-Funktion. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 26

Auf Systemen mit Microsoft Exchange Server 2003 werden die Bcc-Informationen nicht standardmäßig in das Journal aufgenommen. So aktivieren Sie die Journalfunktion für Bcc- Informationen: 1. Geben Sie regedit.exe in die Eingabeaufforderung ein. 2. Fügen Sie den folgenden Registrierungsschlüssel hinzu: HKEY_LOCAL_ MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters 3. Fügen Sie den folgenden Registrierungsschlüssel und Werte hinzu: HKEY_LOCAL_ MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters\ Schlüsselname: JournalBCC Datentyp: Dword Datenwert: 1 4. Schließen Sie den Registrierungs-Editor, und geben Sie services.msc in die Eingabeaufforderung ein. Starten Sie die Dienste Simple Mail Transport Protocol und Informationsspeicher neu. Schritt 4: Aktivieren Sie die Umschlagsjournal-Funktion. Die Umschlagsjournal-Funktion ermöglicht die Archivierung von E-Mail-Header-Informationen und kann mittels folgender Verfahren aktiviert werden: Microsoft Exchange Server Erweiterte Konfiguration des E-Mail-Journals (exejcfg.exe), oder Verwaltungskonsole des ADSI-Editors. Verwenden des Tools exejcfg.exe 1. Laden Sie das Tool exejcfg.exe herunter unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloadexejcfgtool 2. Öffnen Sie über die Eingabeaufforderung den Ordner, in dem Sie das Tool exejcfg.exe gespeichert haben. 3. Geben Sie exejcfg -e ein, und drücken Sie dieeingabetaste. Mit dem Befehl exejcfg d wird die Umschlagsjournal-Funktion für das gesamte Unternehmen deaktiviert. Schritt 5: Verwenden des ADSI-Editors 1. Suchen Sie das Tool adsiedit.msc im Windows 2000 Server Resource Kit oder in den Windows 2003 Server Supporttools. 2. Öffnen Sie über die Eingabeaufforderung den Ordner, in dem Sie das Tool adsiedit.msc gespeichert haben, geben Sie adsiedit.msc ein, und drücken Sie die Eingabetaste. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 27

Screenshot 6: ADSI-Editor 3. Erweitern Sie den Knoten ADSI Edit >Configuration><CN=Configuration>><CN=Services>><CN=Microsoft Exchange>. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten CN<Ihr Unternehmensname>, und wählen Sie Eigenschaften. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 28

Screenshot 7: Attribut heuristics 5. Wählen Sie aus der Liste Attribute das Attribut heuristics aus, und klicken Sie auf Edit. Screenshot 8: Bearbeiten des Attributwertes Heuristik 6. Geben Sie den Wert 512 ein, und klicken Sie auf OK. 7. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und die ADSI-Editor-Konsole zu schließen. Mit dem Wert 512 wird die Umschlagsjournal-Funktion aktiviert, mit dem Wert 0 wird sie deaktiviert. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 29

2.4.2 Vorbereiten des Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013 Microsoft Exchange Server 2007, 2010 und 2013 unterstützen zwei Journaltypen: OPTION Standard- Journale: Mit dieser Funktion wird ein Postfachspeicher konfiguriert, in dem alle E-Mails eines Unternehmens aufgezeichnet werden können. GFI Archiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft Exchange Server zur Bündelung aller E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. Dieser Journaltyp wird auch als Postfachdatenbank-bezogenes Journal bezeichnet. Premium- Journale: Dieser Typ ist nur mit der Microsoft Exchange Server Enterprise-Clientzugriffslizenz (CAL) verfügbar. Ein Administrator kann damit benutzerdefinierte Regeln für Journale einrichten, wie beispielsweise Nur eingehende E-Mails archivieren, Nur ausgehende E-Mails archivieren oder E- Mails einer bestimmten Gruppe archivieren. Dieser Journal-Typ wird auch als Empfänger-bezogenes Journal bezeichnet.gfi Archiver nutzt diesen Journaltyp durch Erkennung und Anzeige der Regeln im Konfigurationsassistenten für die Datenquellen. Auswählen einer Journalmethode Wählen Sie Standard-Journale, um alle E-Mails (eingehende und ausgehende) aller Benutzer innerhalb des Unternehmens zu archivieren. Wählen Sie Premium-Journale, wenn Sie mehr Kontrolle über die zu archivierenden E-Mails wünschen (z. B. nur bestimmte Benutzer oder nur eingehende oder ausgehende Mail). Für die Premium-Journalfunktion ist eine Microsoft Exchange Enterprise-Clientzugriffslizenz (CAL) erforderlich. Aktivieren der Journalfunktion für Microsoft Exchange Server 2007, 2010 oder 2013 Wenn Sie über Microsoft Exchange Server 2007 vor Service Pack 2 verfügen, erstellen Sie ein Journalpostfach anhand der Anweisungen unter: Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2007 Für Installationen mit Microsoft Exchange Server 2007 SP2 und Microsoft Exchange Server 2010 stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Verwenden Sie den Nachinstallationsassistenten von GFI Archiver, um das erforderliche Journalpostfach automatisch zu erstellen, oder wählen Sie eine der folgenden Optionen: Manuelles Erstellen eines Journalingpostfachs in Microsoft Exchange Server 2007 Manuelles Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2010 Manuelles Erstellen eines Journalpostfach in Microsoft Exchange 2013 GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 30

2.4.3 Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2007 Einrichten der Standard-Journale Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Journalpostfach. 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft Exchange- Verwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie den Knoten Empfängerkonfiguration, und klicken Sie auf den Knoten Postfach. 3. Wählen Sie aus dem Bereich Aktionen die Option Neues Postfach aus. 4. Wählen Sie die Option Benutzerpostfach, und klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie die Option Neuer Benutzer, und klicken Sie auf Weiter. Screenshot 9: Postfachdetails des neuen Benutzers 6. Geben Sie die Benutzerinformationen ein, und klicken Sie auf Weiter. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 31

7. Wählen Sie im Fenster Postfacheinstellungen eine Postfachdatenbank aus, und klicken Sie auf Weiter. 8. Prüfen Sie die Zusammenfassung für das neue Journalingpostfach (Neues Postfach), und klicken Sie auf Neu. Schritt 2: Konfigurieren Sie die Standard-Journale. 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft Exchange- Verwaltungskonsole. Screenshot 10: Konfigurieren einer Postfachdatenbank 2. Erweitern Sie die Knoten Microsoft Exchange > Serverkonfiguration > Postfach, und klicken Sie im Bereich Aktionen auf die Option Eigenschaften. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 32

Screenshot 11: Eigenschaften der Postfachdatenbank 3. Wählen Sie die Option Journalempfänger aus, klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie aus Active Directory das zuvor konfigurierte Postfach aus. 4. Klicken Sie auf OK, um die Einrichtung abzuschließen. Einrichten der Premium-Journale Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Journalpostfach. 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft Exchange- Verwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie den Knoten Empfängerkonfiguration, und klicken Sie auf den Knoten Postfach. 3. Wählen Sie aus dem Bereich Aktionen die Option Neues Postfach aus. 4. Wählen Sie die Option Benutzerpostfach, und klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie die Option Neuer Benutzer, und klicken Sie auf Weiter. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 33

Screenshot 12: Postfachdetails des neuen Benutzers 6. Geben Sie die Benutzerinformationen für den neuen Benutzer ein, dem das neue Journalpostfach zugewiesen werden soll. Klicken Sie anschließend auf Weiter. 7. Stellen Sie sicher, dass die Postfacheinstellungen korrekt sind, und klicken Sie auf Weiter. 8. Prüfen Sie die Zusammenfassung des neu zu erstellenden Postfachs, und klicken Sie auf Neu. Schritt 2: Konfigurieren der Premium-Journale 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft Exchange- Verwaltungskonsole. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 34

Screenshot 13: Konfigurieren von Journalregeln 2. Erweitern Sie den Knoten Organisationskonfiguration > Hub-Transport, und wählen Sie die Registerkarte Journale. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Aktionen auf die Option Neue Journalregel. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 35

Screenshot 14: Erstellen einer neuen Journalregel 4. Geben Sie einen Namen für die Regel ein, und klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie die Option Journal-E-Mail-Adresse (vorzugsweise ein Postfach innerhalb des vorhandenen Microsoft Exchange- Unternehmens) aus Active Directory aus. 5. <Optional> Konfigurieren Sie: Bereich Wählen Sie, ob alle, nur interne oder nur externe E-Mails mit der Journalfunktion bearbeitet werden sollen. Journal für Nachrichten des Empfängers erstellen Wählen Sie die Empfänger aus, auf die diese Journalregel zutrifft. 6. Stellen Sie sicher, dass die Option Regel aktivieren aktiviert ist, und klicken Sie auf Neu. In Microsoft Exchange Server 2007 ist die Umschlagsjournal-Funktion standardmäßig aktiviert. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 36

2.4.4 Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2010 Microsoft Exchange 2010 unterstützt zwei Journaltypen: Standard-Journale: Sie können einen Postfachspeicher konfigurieren, in dem alle E-Mails des Unternehmens aufgezeichnet werden können. GFI Archiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft Exchange Server zur Bündelung aller E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. Dieser Journaltyp wird auch als Postfachdatenbank-bezogenes Journal bezeichnet. Premium-Journale: Nur verfügbar mit einer Microsoft Exchange Enterprise-Clientzugriffslizenz (CAL). Ein Administrator kann damit benutzerdefinierte Regeln für Journale einrichten, wie beispielsweise: Nur eingehende E-Mails archivieren Nur ausgehende E-Mails archivieren E-Mails einer bestimmten Gruppe archivieren. GFI Archiver nutzt diesen Journaltyp durch Erkennung und Anzeige der Regeln im Konfigurationsassistenten für die Datenquellen. Welche Journalmethode sollte verwendet werden? Wählen Sie Standard-Journale, um alle E-Mails (eingehende und ausgehende) aller Benutzer innerhalb des Unternehmens zu archivieren. Wählen Sie Premium-Journale aus, wenn Sie mehr Kontrolle über die zu archivierenden E-Mails wünschen (z. B. nur bestimmte Benutzer oder nur eingehende oder ausgehende E-Mails). Für die Premium-Journalfunktion ist eine Microsoft Exchange Enterprise-Clientzugriffslizenz (CAL) erforderlich. 2.4.5 Einrichten der Standard-Journale Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Journalpostfach. 1. Starten Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie den Knoten Empfängerkonfiguration, und klicken Sie auf den Knoten Postfach. 3. Wählen Sie aus dem Bereich Aktionen die Option Neues Postfach aus. 4. Wählen Sie die Option Benutzerpostfach, und klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie die Option Neuer Benutzer, und klicken Sie auf Weiter. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 37

Screenshot 15: Postfachdetails des neuen Benutzers 6. Geben Sie die Benutzerinformationen für den neuen Benutzer ein, dem das neue Journalpostfach zugewiesen werden soll. Klicken Sie anschließend auf Weiter 7. Geben Sie einen Aliasnamen für das Journalpostfach ein, und klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Weiter, und prüfen Sie die Zusammenfassung des neu zu erstellenden Postfachs. Klicken Sie anschließend auf Neu. Schritt 2: Konfigurieren Sie die Standard-Journale. 1. Starten Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 38

Screenshot 16: Konfigurieren einer Postfachdatenbank 2. Erweitern Sie die Knoten Microsoft Exchange > Organisationskonfiguration > Postfach. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Postfachdatenbank, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 39

Screenshot 17: Eigenschaften der Postfachdatenbank 3. Wählen Sie im Dialogfeld für die Eigenschaften der Postfachdatenbank die Registerkarte Wartung, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Journalempfänger. Klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie das zuvor konfigurierte Journalpostfach aus. 4. Klicken Sie auf OK, um die Einrichtung abzuschließen. 2.4.6 Einrichten der Premium-Journale Einrichten der Premium-Journale 1. Starten Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie den Knoten Organisationskonfiguration > Hub-Transport, und wählen Sie die Registerkarte Journale. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Aktionen auf die Option Neue Journalregel. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 40

Screenshot 18: Erstellen einer neuen Journalregel 4. Geben Sie einen Namen für die neue Regel ein. 5. Klicken Sie auf Durchsuchen, um das Journalpostfach auszuwählen, an das die Journalberichte gesendet werden sollen. 6. <Optional> Konfigurieren Sie: Bereich Wählen Sie, ob alle, nur interne oder nur externe E-Mails mit der Journalfunktion bearbeitet werden sollen. Journal für Nachrichten des Empfängers erstellen Wählen Sie die Empfänger für diese Journalregel aus. 7. Stellen Sie sicher, dass die Option Regel aktivieren aktiviert ist, und klicken Sie auf Neu. In Microsoft Exchange Server 2010 ist die Umschlagsjournal-Funktion standardmäßig aktiviert. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 41

2.4.7 Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange 2013 Schritt 1: Erstellen eines neuen Journalempfängers 1. Starten Sie das Microsoft Exchange Admin Center. 2. Klicken Sie auf Empfänger. 3. Wählen Sie unter Postfächer die Option Neu aus. 4. Wählen Sie Neuer Benutzer, und geben Sie die erforderlichen Informationen für das Postfach ein. 5. Klicken Sie auf Speichern. Schritt 2: Erstellen eines neuen Journalpostfachs 1. Starten Sie das Microsoft Exchange Admin Center. 2. Klicken Sie auf Server und anschließend auf Datenbanken. 3. Wählen Sie eine vorhandene Postfachdatenbank aus, und klicken Sie in der Symbolleiste auf Bearbeiten. 4. Klicken Sie auf <b>wartung</b>. 5. Klicken Sie im Feld Journalempfänger auf Durchsuchen, und wählen Sie den zuvor in Schritt 1 erstellten Journalempfänger aus. 6. Klicken Sie auf Speichern. 2.5 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank Als Archivierungslösung ist GFI Archiver bezüglich Leistungsfähigkeit bei Archivierung und Abruf von Daten stark von der Datenbankinfrastruktur abhängig. Die folgenden Abschnitte dienen dem besseren Verständnis der folgenden Optionen: Auswählen des Datenbanktyps GFI Archiver-Datenbank (nur für Evaluierungszwecke) Microsoft SQL Server Express (empfohlen) Microsoft SQL Server Es wird dringend empfohlen, Microsoft SQL Server Express oder Microsoft SQL Server als Datenbank zu verwenden. Die in der Installation von GFI Archiver enthaltene Firebird-Datenbank ist nur für Evaluierungszwecke vorgesehen. 2.5.1 Auswählen des Datenbanktyps GFI Archiver kann so konfiguriert werden, dass verschiedene Hardware-Einrichtungen und Kombinationen ausgeführt werden. Die folgende Tabelle enthält die typischen empfohlenen Konfigurationen. Diese Richtlinien und Konfigurationen können je nach Benutzeraktivitäten und täglichem E-Mail-Verkehr variieren. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 42

GEEIGNET FÜR ANZAHL DER ZU ARCHIVIERENDEN POSTFÄCHER EMPFOHLENER DATENBANKTYP SPEICHERORT DER EINZELNEN KOMPONENTEN Organisationen, die eine höchst skalierbare Lösung benötigen Mindestens 500 Postfächer Durchschnittliche Archivierung von mehr als 8000 Elementen pro Tag SQL Server mit Dateispeicher E-Mail-Header SQL Server Metadaten SQL Server E-Mail- Daten Auf Festplatte Organisationen, die eine vollständige Überwachung der Benutzer- und Datenbankaktivitäten benötigen 50 Postfächer oder mehr Durchschnittliche Archivierung von mehr als 8000 Elementen pro Tag SQL Server E-Mail-Header SQL Server Metadaten SQL Server E-Mail- Daten SQL Server Bis zu 150 Postfächer Durchschnittliche Archivierung von bis zu 6000 Elementen pro Tag SQL Server Express mit Dateispeicher Kleine bis mittlere Organisationen E-Mail-Header SQL Server Express Metadaten SQL Server Express E-Mail- Daten Auf Festplatte NUR für Demonstrationsund Testzwecke Bis zu 50 Postfächer Durchschnittliche Archivierung von bis zu 2500 Elementen pro Tag. GFI Archiver-Datenbank E-Mail-Header Fire- bird- Datenbank Metadaten Firebird- Datenbank E-Mail- Daten Auf Festplatte E-Mail-Metadaten enthalten Informationen zu in GFI Archiver archivierten E-Mails. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 43

Es wird dringend empfohlen, Microsoft SQL Server Express oder Microsoft SQL Server als Datenbank zu verwenden. Die in der Installation von GFI Archiver enthaltene Firebird-Datenbank ist nur für Evaluierungszwecke vorgesehen. 2.5.2 Verwenden der GFI Archiver-Datenbank GFI Archiver umfasst eine Firebird-Datenbank, die für Evaluierungszwecke empfohlen wird. Stellen Sie sicher, dass eine Firebird-Datenbank eine Größe von 2 GB nicht überschreitet. Zur Verhinderung von leistungsbezogenen Problemen wird bei der Verwendung von Firebird- Datenbanken die folgende Konfiguration dringend empfohlen: Physische Festplatte 1: Betriebssystem und GFI Archiver-Installation Physische Festplatte 2: Datenspeicher der Firebird-Datenbank Physische Festplatte 3: Indizes der E-Mail-Datenbank Durch diese Konfiguration wird ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese-/Schreiboperationen auf nur einer Festplatte verhindert. WICHTIG Eine Nichtbeachtung dieser Empfehlungen kann zu erheblichen Leistungsverlusten führen. Die Überwachungsfunktion für archivierte E-Mails steht nur zur Verfügung, wenn E-Mails in SQL Server archiviert werden. Microsoft SQL Server mit Dateispeicher-Option wird nicht unterstützt. 2.5.3 Verwenden von SQL Server Express SQL Server Express wird für mittelgroße Unternehmen empfohlen (ca. 1-100 E-Mail-Benutzer) mit einem durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag. Für GFI Archiver mit einer SQL Server Express 2005/2008/2012/2014-Datenbank wird folgende Konfiguration empfohlen: Physische Festplatte 1: Betriebssystem und GFI Archiver-Installation Physische Festplatte 2: Microsoft SQL Server-Datendatei (.mdf). Physische Festplatte 3: Microsoft SQL Server-Protokolldatei (.ldf) Physische Festplatte 4: Indizes der E-Mail-Datenbank GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 44

WICHTIG Stellen Sie sicher, dass die MDF- und LDF-Dateien in einem Ordner auf dem Ziellaufwerk und nicht im Stammverzeichnis gespeichert werden. Durch diese Konfiguration wird sichergestellt, dass unterschiedliche Prozesse auf bestimmte Festplattenlaufwerke verteilt werden, in denen Metadaten (Informationen über die E-Mail) in der Datenbank gespeichert werden, während der eigentliche Inhalt der E-Mail in Form von Dateien auf einem separaten Laufwerk liegt. Ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese-/Schreiboperationen auf nur einer Festplatte wird so vermieden. Weitere Informationen zur Installation unterschiedlicher Versionen von Microsoft SQL Server Express finden Sie auf der Microsoft SQL Server-Website. Die Überwachungsfunktion für archivierte E-Mails steht nur zur Verfügung, wenn E-Mails in SQL Server archiviert werden. Microsoft SQL Server mit Dateispeicher-Option wird nicht unterstützt. Beachten Sie jedoch die folgenden Einschränkungen von SQL Server Express: Die Größe der Datenbank ist auf 10 GB begrenzt (nur für SQL Server Express 2008 R2 oder höher) Dies beeinträchtigt nicht die Menge der Daten, die in einer Datenbank gespeichert werden können. Verwendung von nur einer CPU Maximale RAM-Nutzung von 1 GB RAM Daher werden die folgenden Möglichkeiten empfohlen: OPTION SQL Express und Dateisystem als Backend-Datenbank verwenden Nur monatliche oder zweimonatliche Zeitpläne basierend auf Ihren E-Mail-Volumina verwenden Für diese Methode wird SQL Server Express als Backend-Datenbank verwendet, und die binären Quelldateien werden an einem separaten Speicherort (nicht in der Datenbank) gespeichert. So wird der für Archivierungszwecke benötigte Speicherplatz auf SQL Server Express eingespart. Zum Beispiel wird eine E-Mail der Größe 5 MB gespeichert, indem der E-Mail-Header (der Größe 60 kb) in der Datenbank und der eigentliche E-Mail-Inhalt (5 MB) an einem separaten Speicherort gespeichert werden. GFI Archiver erstellt automatisch Archivspeicher basierend auf dem vordefinierten Zeitplan. Für SQL Express muss jede Datenbank weniger als 0,5 Millionen E-Mails enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter Zeitplanung für Archivspeicher (Seite 181). Wenn ein Archivspeicher die maximale Datenbankgröße überschreitet, erstellt GFI Archiver automatisch einen neuen Archivspeicher, wobei die konfigurierten Neuen Archivspeichereinstellungen angewendet werden. Diese Funktion ist nur für Archivspeicher verfügbar, die auf SQL Server Express-Datenbanken basieren. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 45

WICHTIG Konfigurieren Sie Microsoft SQL Server Express für GFI Archiver so, dass dieser den gemischten Authentifizierungsmodus verwendet. 2.5.4 Verwenden von Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server wird für größere Unternehmen (mehr als 100 E-Mail-Benutzer) mit einem erheblichen zu archivierenden E-Mail-Aufkommen (mehr als 6000 E-Mails/Tag) empfohlen. Für die Archivierung von E-Mails in Unternehmen mit mehr als 500 E-Mail-Benutzern (oder mehr als 8000 E- Mails/Tag) wird die Verwendung von Microsoft SQL Server mit Dateispeicher-Option empfohlen. Dadurch wird wird Archivierungskapazität von GFI Archiver erheblich gesteigert. Weitere Informationen zur Installation unterschiedlicher Versionen von Microsoft SQL Server finden Sie auf der Microsoft Developer Network-Website. Die Überwachungsfunktion für archivierte E-Mails steht nur zur Verfügung, wenn die E-Mails in Microsoft SQL Server archiviert werden. Für Microsoft SQL Server mit Dateispeicher-Option können Sie stattdessen die Überwachungsfunktionen von GFI Archiver verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Überwachung (Seite 221). Für GFI Archiver mit einer Microsoft SQL Server 2000/2005/2008-Datenbank wird folgende Konfiguration empfohlen: Physische Festplatte 1: Betriebssystem und GFI Archiver-Installation Physische Festplatte 2: Microsoft SQL Server-Datendatei (.mdf). Physische Festplatte 3: Microsoft SQL Server-Protokolldatei (.ldf) Physische Festplatte 4: Indizes der E-Mail-Datenbank WICHTIG Stellen Sie sicher, dass die MDF- und LDF-Dateien in einem Ordner auf dem Ziellaufwerk und nicht im Stammverzeichnis gespeichert werden. Durch diese Konfiguration wird sichergestellt, dass unterschiedliche Prozesse auf bestimmte Festplattenlaufwerke verteilt werden. Ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese- /Schreiboperationen auf nur einer Festplatte wird so vermieden. Überprüfen Sie nach dem ersten Monat der Archivierung die Dateigröße der Datenbankdatei. Schätzen Sie anhand dieses Werts die voraussichtliche Größe der Archivdatenbank z. B. nach sechs Monaten. Wenn die Schätzung der Archivspeichergröße einen Wert von mehr als 20 GB ergibt, sollten Sie eine Konfiguration der Archivspeicher-Verwaltungsfunktion von GFI Archiver in Betracht ziehen. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 46

WICHTIG Konfigurieren Sie Microsoft SQL Server für GFI Archiver so, dass dieser den gemischten Authentifizierungsmodus verwendet. So wechseln Sie in den gemischten Authentifizierungsmodus: 1. Klicken Sie im Enterprise Manager mit der rechten Maustaste auf den Knoten SQL Server > Eigenschaften. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheit, und wählen Sie unter Authentifizierung die Option SQL Server und Windows aus. 3. Speichern Sie die Einstellungen. 2.6 Installieren von GFI Archiver So installieren Sie GFI Archiver: 1. Doppelklicken Sie auf: Archiver.exe für die Installation von GFI Archiver auf einem 32-Bit-System Archiver_x64.exe für die Installation von GFI Archiver auf einem 64-Bit-System 2. Wählen Sie im Dialogfeld Installationssprache wählen die Sprache aus, die Sie während der Installation verwenden möchten. Klicken Sie anschließend auf OK. 3. Klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf Weiter. 4. (Optional) Wenn der Installationsassistent feststellt, dass erforderliche Komponenten fehlen, werden die Voraussetzungen im Fenster Installationsanforderungen angezeigt. Klicken Sie auf Komponenten installieren, damit der Assistent die Komponenten für Sie installiert, oder klicken Sie auf Abbrechen, um sie manuell zu installieren. Klicken Sie auf Weiter. Wenn alle Installationsanforderungen erfüllt sind, wird dieser Schritt übersprungen. Weitere Informationen finden Sie unter Systemanforderungen (Seite 14). 5. Wenn Sie prüfen möchten, ob eine neue-version von GFI Archiver verfügbar ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Prüfen, ob auf der Website von GFI eine neuere Version von GFI Archiver zur Verfügung steht, und klicken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie andernfalls die Option Nicht auf neue Version prüfen, und klicken Sie auf Weiter. Für die Überprüfung auf eine neuere Version ist eine Internetverbindung erforderlich. 6. Lesen Sie die Lizenzvereinbarung, und aktivieren Sie die Option Ich stimme der Lizenzvereinbarung zu. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 7. Wählen Sie, welcher Verzeichnisdienst mit GFI Archiver verwendet werden soll. GFI Archiver unterstützt Microsoft Active Directory und den GFI Directory-Dienst. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 47

Es wird empfohlen, Microsoft Active Directory (wenn verfügbar) zu verwenden. Wählen Sie je nach Installationsart eine der folgenden Optionen aus: UMGEBUNG Neuinstallationen auf einem Computer, auf dem Microsoft Active Directory installiert ist: Neuinstallationen auf einem Computer, auf dem kein Verzeichnisdienst installiert ist: Neuinstallationen oder Aktualisierungen auf einem Computer, auf dem eine ältere Version von GFI Directory installiert ist: OPTION Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Erkannten Microsoft Active Directory- Dienst in Ihrem Netzwerk verwenden GFI Directory auf diesem Computer installieren und verwenden Klicken Sie auf Installieren, um den Installationsassistenten zur Installation des GFI Directory-Dienstes zu öffnen. Nach Abschluss der Installation wird die Installation von GFI Archiver automatisch fortgesetzt. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Upgrade des lokalen GFI Directory-Dienstes durchführen (empfohlen) Führt ein Upgrade des installierten GFI Directory auf die neueste Version durch und setzt anschließend die Installation von GFI Archiver fort. Upgrade-Vorgang überspringen Behält die installierte Version von GFI Directory bei und setzt die Installation von GFI Archiver fort. 8. Klicken Sie auf Weiter, um GFI Archiver im Standardordner zu installieren. Für eine Installation in einem anderen Verzeichnis klicken Sie auf Ändern, und wählen Sie den neuen Installationspfad aus. 9. Wenn Sie die Standardwerte für die Website und den Alias für virtuelle Verzeichnisse ändern möchten, können Sie die gewünschten Werte in die Felder Website und Verknüpfung zu virtuellem Verzeichnis eingeben. Diese Werte geben die URL an, die für den Zugriff auf GFI Archiver verwendet wird. Klicken Sie auf Weiter. 10. (Optional) Wenn auf dem Server, auf dem Sie GFI Archiver installieren, die Benutzerkontensteuerung (UAC) aktiviert ist, warnt der Installationsassistent, dass Sie entweder die Benutzerkontensteuerung deaktivieren oder Internet Explorer mit der Berechtigung Als Administrator ausführen starten müssen. Weitere Informationen finden Sie im folgenden SkyNet- Artikel: http://go.gfi.com/?pageid=mar_useraccountscontrol. 11. Klicken Sie auf Installieren. 12. Klicken Sie nach Abschluss auf Fertig stellen, um den Installationsassistenten zu schließen. 2.7 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Sobald GFI Archiver konfiguriert ist und der E-Mail-Verkehr Ihres Unternehmens ordnungsgemäß archiviert wird, können Sie eine Richtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails, die zuvor archiviert wurden, Speicherplatz auf dem Microsoft Exchange Server GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 48

freizugeben. Dies kann durch die Verwendung von Archive Assistant oder durch Verwendung der Microsoft Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie erreicht werden. 2.7.1 Entfernen von E-Mails in Exchange Server mithilfe des Archive Assistant en Konfigurieren Sie GFI Archiver so, dass E-Mails aus Benutzerpostfächern archiviert werden und E-Mails aus Microsoft Exchange entfernt werden, sobald sie archiviert wurden. Dadurch wird Speicherplatz freigegeben und die Leistung Ihres Microsoft Exchange Servers verbessert. So konfigurieren Sie den Archive Assistant: 1. Aktivieren Sie die automatische Archivierung (Journal) aller E-Mails. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Archivierungsmethode (Seite 135). 2. Konfigurieren Sie den Archive Assistant so, dass die Option Nach neuen E-Mails suchen alle X Stunden aktiviert ist. Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mails kontinuierlich archiviert werden. Wählen Sie im Fenster Richtlinie löschen die Option Archivierte E-Mails sofort dauerhaft löschen, um Speicherplatz auf dem Microsoft Exchange Server freizugeben. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen (Seite 160). 3. E-Mails werden nur einmal mithilfe der Single-Instance-Storage-Funktionalität archiviert. Der Archive Assistant überprüft anschließend, ob die E-Mail aktiviert wurde und entfernt sie aus dem Postfach. 2.7.2 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2003 Nachdem GFI Archiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß archiviert werden, können Sie in Microsoft Exchange eine Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server freizugeben. Vor der Erstellung einer neuen Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung müssen Sie folgende Entscheidungen treffen: Die durch die Richtlinie einzuhaltenden Einschränkungen Die von der Richtlinie zu kontrollierende Gruppe Umgang mit Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten Erstellen einer Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange, und klicken Sie auf System-Manager. 2. Erweitern Sie im linken Bereich von Exchange System-Manager die Option Empfänger. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Empfängerrichtlinien, wählen Sie Neu, und klicken Sie auf Empfängerrichtlinie. Das Dialogfeld Neue Richtlinie wird angezeigt. 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Postfach-Managereinstellungen, und klicken Sie auf OK. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 49

Wenn die Option Postfach-Managereinstellungen nicht angezeigt wird, wenden Sie das Exchange Service Pack erneut an. Das Service Pack wurde eventuell nicht korrekt angewendet. 4. Das Dialogfeld Eigenschaften wird angezeigt. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Empfängerrichtlinie ein. Verwenden Sie einen aussagekräftigen Namen wie Postfacheinstellungen für die Buchhaltungsabteilung. 5. Klicken Sie auf Ändern. Das Dialogfeld Exchange-Empfänger suchen wird angezeigt. 6. Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein. In diesem Beispiel treffen die Einstellungen für die Postfachverwaltung nur auf Konten mit einem Exchange-Postfach zu. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer mit Exchange-Postfach. 7. Wählen Sie die Registerkarte Speicher, um Empfängerrichtlinien für die Postfachverwaltung zu konfigurieren, die sich auf einen bestimmten Exchange 2003-Computer beziehen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Klicken Sie auf Postfächer auf diesem Server und anschließend auf Durchsuchen. Das Listenfeld Exchange-Server auswählen wird angezeigt. Wählen Sie den Server aus, den Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf Postfächer in diesem Postfachspeicher, klicken Sie auf Durchsuchen, um nach einem Speicher zu suchen, und klicken Sie anschließend auf OK. 8. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert und anschließend auf Feld. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Benutzer Kontakt Gruppe Öffentlicher Ordner Die Schritte 8 11 sind optional, wenn Sie weitere Angaben zu einem Postfach, einem Benutzer, einer Gruppe oder einem Ordner machen möchten. 9. Klicken Sie in diesem Beispiel auf Benutzer und anschließend auf Abteilung, um im Feld Wert die Abteilung auszuwählen. 10. Wählen Sie unter Bedingung eine der folgenden Optionen: Beginnt mit Endet mit Ist (genau) GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 50

Ist nicht Vorhanden Nicht vorhanden 11. Wenn Sie die Bedingung Beginnt mit, Endet mit, Ist (genau) oder Ist nicht auswählen, geben Sie im Feld Wert einen Wert ein. Klicken Sie beispielsweise auf Ist (genau), und geben Sie Buchhaltung ein, um alle Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung zu finden. 12. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Bedingung zur Liste hinzuzufügen. Sie können auch weitere Bedingungen hinzufügen. Alle Bedingungen müssen jedoch zutreffen, um eine Übereinstimmung anzuzeigen. 13. Wenn Sie alle Bedingungen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Suche starten. Alle Übereinstimmungen werden in der neuen Liste im Dialogfeld Exchange-Empfänger suchen angezeigt. 14. Wenn in der Liste die richtigen Benutzer für diese Empfängerrichtlinie angezeigt werden, klicken Sie auf OK. Ändern Sie andernfalls die Suchbedingungen bis die richtigen Benutzer für diese Empfängerrichtlinie angezeigt werden. 15. Klicken Sie auf OK. Sie erhalten die folgende Meldung: Wenn ein Filter für eine Empfängerrichtlinie geändert wird, bedeutet dies nicht, dass die Proxyadressen von Empfängern, die sich möglicherweise nicht mehr unter der Kontrolle der Richtlinie befinden, automatisch neu ausgewertet werden. Damit diese Empfänger Proxyadressen von den neuen Richtlinien erhalten können, zu denen sie gehören, verwenden Sie,Diese Richtlinie jetzt anwenden für die Richtlinien, die sich jetzt auf diese Empfänger auswirken. Diese Meldung hat keine Auswirkungen auf die Empfängerrichtlinien für die Postfachverwaltung. Klicken Sie auf OK. 16. Unter Filterregeln zeigt die LDAP-Filteranweisung die aktuelle Filterregel an. Klicken Sie auf die Registerkarte Postfach-Managereinstellungen (Richtlinie). 17. Klicken Sie unter Bei der Verarbeitung eines Postfachs auf eine der folgenden Optionen zur Behandlung von Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten: Nur Bericht erstellen Objekte in Ordner Gelöschte Objekte stellen In Systembereinigungsordner verschieben Sofort löschen GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 51

Lassen Sie bei Verwendung der Option Sofort löschen für Ordner Vorsicht walten, da die Benutzer ihre Nachrichten möglicherweise wiederherstellen müssen. 18. Markieren Sie in der Liste der Ordner den Ordner, den Sie konfigurieren möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten. 19. Geben Sie im Dialogfeld Ordneraufbewahrungseinstellungen eine Verfallszeit an, zu der die ausgewählte Verarbeitungsaktion stattfinden soll, geben Sie eine maximal zulässige Größe für die Nachrichten an, auf die die Aktion angewendet werden soll, und klicken Sie auf OK. Wenn Sie z. B. 90 und 2048 eingeben, werden alle Nachrichten verarbeitet, die älter sind als 90 Tage und eine Größe von mehr als 2 MB haben. Es wird empfohlen, die Größe auf 1 KB festzulegen, wenn Sie auch kleine Nachrichten entfernen möchten. 20. Wiederholen Sie die Schritte 18 und 19 für jeden Ordner in der Liste, den Sie konfigurieren möchten. 21. Klicken Sie auf Nach Verarbeitung Benachrichtigung an Benutzer senden, wenn Sie den Benutzern eine E-Mail-Nachricht senden möchten, die sie über die Verarbeitung ihrer Postfächer benachrichtigt. 22. Klicken Sie auf Nachricht, um die Benachrichtigung zu bearbeiten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einfügen der Anzahl verarbeiteter Nachrichten, wenn Sie eine Zusammenfassung der Anzahl der verarbeiteten überlangen Nachrichten wünschen. Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Eigenschaften zurückzukehren. 23. (Optional) Wenn Sie bestimmte Nachrichtenklassen ausschließen möchten (um z. B. die Verarbeitung von Aufgaben zu verhindern), klicken Sie auf das Feld Bestimmte Nachrichtenklassen ausschließen und anschließend auf Anpassen. Das Dialogfeld Nachrichtenklassen wird angezeigt. Geben Sie im Feld Nachrichtenklassen ausschließen eine Nachrichtenklasse ein. Geben Sie z. B. IPM. Task ein, und klicken Sie auf <b>hinzufügen</b>. Fügen Sie alle Klassen hinzu, die ausgeschlossen werden sollen. Beispiele für Nachrichtenklassen sind: Kalender IPM.Appointment Kontakte IPM.Contact Posteingang IPM.Note Journal IPM.Activity Anmerkungen IPM.StickyNote Aufgaben IPM.Task Besprechungsanfragen IPM.Schedule.Meeting.Request Eine vollständige Liste der Nachrichtenklassen finden Sie auf folgender Microsoft-Website: http://go.gfi.com/?pageid=mar_messageclasseslist 24. Nachdem Sie die jeweiligen Nachrichtenklassen hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Eigenschaften zurückzukehren. 25. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Eigenschaften zu schließen. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 52

Die neue Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung wird rechts im Exchange System-Manager angezeigt. Konfigurieren der Postfachverwaltung auf Serverebene Um den Tag und die Uhrzeit für die Ausführung einer Richtlinie festzulegen, ändern Sie die Einstellungen auf Serverebene. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange, und klicken Sie auf System-Manager. 2. Erweitern Sie im linken Bereich von Exchange System-Manager die Option Server. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu konfigurierenden Computer, und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften. Das Dialogfeld Eigenschaften von <Servername> wird angezeigt. 4. Klicken Sie auf die Registerkarte Postfach-Verwaltung, um die aktuellen Einstellungen anzuzeigen. 5. Führen Sie unter Postfach-Verwaltungsvorgang starten eine der folgende Aktionen aus: Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um eine Uhrzeit auszuwählen, zu der die Postfachverwaltung ausgeführt werden soll. Klicken Sie auf Anpassen, klicken Sie in der linken Spalte auf einen Tag und dann in der obersten Zeile auf eine Uhrzeit. Klicken Sie auf <b>ok</b>, nachdem Sie die gewünschten Zeiten ausgewählt haben. 6. Klicken Sie auf <b>berichten</b>, um die Art des Berichts auszuwählen (detaillierter Bericht oder Zusammenfassung), der bei der Postfachverarbeitung erstellt werden soll. Sie müssen außerdem einen Empfänger für die Berichte auswählen. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie einen Empfänger aus, und klicken Sie auf OK. Sie können Berichte nicht an Verteilerlisten senden. 7. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen für die Postfachverwaltung zu übernehmen. Weitere Informationen zur Verwendung von Systemrichtlinien für die Konfiguration von Postfachspeicherbeschränkungen in Exchange Server 2003 finden Sie hier: http://support.microsoft.com/kb/822938 2.7.3 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2007 Nachdem GFI Archiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß archiviert werden, können Sie in Microsoft Exchange eine Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server freizugeben. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 53

Vor der Erstellung einer neuen Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung müssen Sie folgende Entscheidungen treffen: Die durch die Richtlinie einzuhaltenden Einschränkungen Die von der Richtlinie zu kontrollierende Gruppe Umgang mit Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten So verwenden Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole, um neue Einstellungen für verwaltete Inhalte zu erstellen: 1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie den Knoten Organisationskonfiguration, und klicken Sie auf Postfach. 3. Klicken Sie im Ergebnisbereich auf die Registerkarte Verwaltete Standardordner (oder auf die Registerkarte Verwaltete benutzerdefinierte Ordner), und wählen Sie den verwalteten Ordner aus, für den die Einstellungen für verwaltete Inhalte erstellt werden sollen. 4. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Neue Einstellungen für verwaltete Inhalte. Der Assistent für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte wird angezeigt. 5. Geben Sie auf der Seite Einführung im Feld Name der Einstellungen für verwaltete Inhalte, die in der Exchange-Verwaltungskonsole angezeigt werden sollen den Namen der neuen Einstellungen ein (z. B. Aufbewahrungsrichtlinie der Buchhaltungsabteilung). 6. Im Feld Nachrichtentyp können Sie den Nachrichtentyp auswählen, für den Sie Einstellungen für verwaltete Inhalte erstellen möchten. Wenn Sie Alle Elemente auswählen, werden die Einstellungen für verwaltete Inhalte, die Sie erstellen, auf alle Elemente im verwalteten Ordner angewendet (mit Ausnahme der Nachrichtentypen, für die Sie separate Inhaltseinstellungen erstellt haben). Sie können den Assistenten für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte wiederholt ausführen, um weitere, separate Inhaltseinstellungen für verschiedene Nachrichtentypen zu erstellen. Wenn mehrere Inhaltseinstellungen bestehen, haben spezifische Einstellungen immer Vorrang vor allgemeinen Einstellungen. Wenn z. B. eine Einstellung für Alle Postfachinhalte und eine für Voicemail existiert, wird die Voicemail-Richtlinie auf Voicemail angewendet, die Richtlinie Alle Postfachinhalte jedoch auf alle anderen Elemente. 7. Um die Nachrichtenaufbewahrung festzulegen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dauer des Aufbewahrungszeitraums (Tage). Die folgenden Optionen werden aktiviert: a) Geben Sie im Feld rechts neben dem Kontrollkästchen Dauer des Aufbewahrungszeitraums (Tage) die Anzahl der Tage ein, nach denen eine Nachricht ablaufen soll. b) Wählen Sie in der Liste Aufbewahrungszeitraum beginnt aus den folgenden Optionen aus: Nach der Übermittlung, Enddatum für Kalenderaufgaben und Aufgabenserien Der Aufbewahrungszeitraum für E-Mail-Nachrichten beginnt mit der Zustellung. Der Aufbewahrungszeitraum für Kalenderelemente und Aufgabenserien beginnt an ihrem Enddatum. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 54

b) Wählen Sie in der Liste Am Ende des Aufbewahrungszeitraums auszuführende Aktion aus den folgenden Optionen aus: Endgültig löschen Nachrichten werden endgültig gelöscht und können vom Benutzer nicht wiederhergestellt werden. Elemente mit Markierung für Überschreitung des Aufbewahrungslimits Nachrichten werden in einer schattierten, durchgestrichenen Schriftart in Outlook angezeigt. Weitere Aktionen finden nicht statt. Die Ablaufaktion wird verwendet, um den Benutzer aufzufordern, eine Aktion durchzuführen. 8. Klicken Sie auf Weiter. 9. Die Seite Neue Einstellungen für verwaltete Inhalte stellt eine Zusammenfassung der Einstellungen zur Verfügung, die Sie angewendet haben. 10. Um den Assistenten für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte abzuschließen, klicken Sie auf Neu. 11. Klicken Sie auf der Seite Fertigstellung auf Fertig stellen, um den Assistenten für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte zu beenden. 12. Wenn Sie die neuen Einstellungen für verwaltete Inhalte anzeigen möchten, erweitern Sie im Ergebnisbereich der Exchange-Verwaltungskonsole den verwalteten Ordner, auf den Sie die Einstellungen angewendet haben. 13. Um eine von Ihnen erstellte Einstellung für verwaltete Inhalte zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und klicken dann auf Eigenschaften. Weitere Informationen zur Erstellung einer E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange Server 2007 finden Sie hier: http://go.gfi.com/?pageid=mar_managedcontentsettings 2.7.4 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2010 Nachdem GFI Archiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß archiviert werden, können Sie in Microsoft Exchange eine Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server freizugeben. Vor der Erstellung einer neuen Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung müssen Sie folgende Entscheidungen treffen: Die durch die Richtlinie einzuhaltenden Einschränkungen Die von der Richtlinie zu kontrollierende Gruppe Umgang mit Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole 1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 55

2. Erweitern Sie in der Konsolenstruktur die gewünschte Gesamtstruktur, und wählen Sie Organisationskonfiguration > Postfach. 3. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Neue Aufbewahrungsrichtlinie. 4. Füllen Sie auf der Seite Einführung die folgenden Felder aus: OPTION Name Hinzufügen Verwenden Sie dieses Feld, um einen Namen für die Aufbewahrungsrichtlinie anzugeben. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um der Richtlinie Aufbewahrungstags hinzuzufügen. Um ein Tag aus der Richtlinie zu entfernen, klicken Sie auf den Tagnamen und anschließend auf <b>entfernen</b>. 5. Klicken Sie auf der Seite Postfächer auswählen auf Hinzufügen, um die Postfächer auszuwählen, auf die Sie die Aufbewahrungsrichtlinie anwenden möchten. Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, ohne sie auf Postfächer anzuwenden. Sie können die Richtlinie auch später auf Postfächer anwenden. 6. Überprüfen Sie auf der Seite Neue Anwendungsrichtlinie Ihre Konfigurationseinstellungen. Um Konfigurationsänderungen vorzunehmen, klicken Sie auf Zurück. 7. Klicken Sie auf Neu, um die Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen. 8. Überprüfen Sie Folgendes auf der Seite Fertigstellung, und klicken Sie dann zum Schließen des Assistenten auf Fertig stellen: Der Status Abgeschlossen zeigt an, dass der Assistent die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen hat. Der Status Fehler zeigt an, dass die Aufgabe nicht abgeschlossen wurde. Wenn beim Ausführen der Aufgabe ein Fehler auftritt, suchen Sie in der Zusammenfassung nach einer Erklärung, und klicken Sie dann auf Zurück, um Konfigurationsänderungen vorzunehmen. Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole 1. Erweitern Sie in der Konsolenstruktur die gewünschte Gesamtstruktur, und wählen Sie Empfängerkonfiguration > Postfach. 2. Wählen Sie im Ergebnisbereich das Postfach aus, auf das die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet werden soll. Sie können mehrere Postfächer mithilfe der UMSCHALT- oder STRG-Taste auswählen 3. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Eigenschaften. 4. Klicken Sie unter Postfachbenutzer > Eigenschaften auf die Registerkarte Postfacheinstellungen, wählen Sie Messaging-Datensatzverwaltung, und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften. 5. Aktivieren Sie unter Messaging-Datensatzverwaltung das Kontrollkästchen Aufbewahrungsrichtlinie anwenden, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um die gewünschte Aufbewahrungsrichtlinie für das Postfach auszuwählen. 6. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann in Eigenschaften für Postfachbenutzer auf Anwenden. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 56

Weitere Informationen zur Erstellung einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange Server 2010 finden Sie hier: http://go.gfi.com/?pageid=mar_msexchangeretentionpolicy 2.7.5 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2013 Nachdem GFI Archiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß archiviert werden, können Sie in Microsoft Exchange eine Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server freizugeben. Vor der Erstellung einer neuen Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung müssen Sie folgende Entscheidungen treffen: Die durch die Richtlinie einzuhaltenden Einschränkungen Die von der Richtlinie zu kontrollierende Gruppe Umgang mit Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten Schritt 1: Erstellen eines Aufbewahrungstags Erstellen eines Aufbewahrungstags mithilfe des Microsoft Exchange Admin Center 1. Wählen Sie Compliance Management (Kompatibilitätsverwaltung) > Retention Tags (Aufbewahrungstags), und klicken Sie auf Neu. 2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: OPTION Applied automatically to entire mailbox (All) (Wird automatisch auf das gesamte Postfach angewendet (Alle)) Applied automatically to a specific folder (Wird automatisch auf einen bestimmten Ordner angewendet) Wählen Sie diese Option, um ein Standardrichtlinientag (DPT, Default Policy Tag) zu erstellen. Sie können DPTs verwenden, um eine Standardlöschrichtlinie oder eine Standardarchivierungsrichtlinie zu erstellen, die auf alle Objekte im Postfach angewendet wird. Wählen Sie diese Option, um ein Aufbewahrungsrichtlinientag (RPT, Retention Policy Tag) für einen Standardordner wie den Posteingang oder den Ordner für gelöschte Objekte zu erstellen. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 57

OPTION Applied by users to items and folders (Personal) (Wird von Benutzern auf Objekte und Ordner angewendet (Persönlich)) Verwenden Sie diese Option, um persönliche Tags zu erstellen. Benutzer von Outlook und Outlook Web App können dadurch eine andere Archivierungs- oder Löscheinstellung anwenden als für den Ordner oder für das gesamte Postfach festgelegt wurde. 3. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, und klicken Sie auf Speichern. Schritt 2: Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie mithilfe des Microsoft Exchange Admin Center 1. Wählen Sie Compliance Management (Kompatibilitätsverwaltung) > Retention Policies (Aufbewahrungsrichtlinien), und klicken Sie auf Neu. 2. Füllen Sie auf der Seite New Retention Policy (Neue Aufbewahrungsrichtlinie) die folgenden Felder aus: OPTION Name Retention Tags (Aufbewahrungstags) Verwenden Sie dieses Feld, um einen Namen für die Aufbewahrungsrichtlinie anzugeben. Klicken Sie auf <b>hinzufügen</b>, um die Aufbewahrungstags auszuwählen, die dieser Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt werden sollen. Um ein Tag aus der Richtlinie zu entfernen, klicken Sie auf den Tagnamen und anschließend auf <b>entfernen</b>. 3. Klicken Sie auf Speichern. Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, ohne sie auf Postfächer anzuwenden. Sie können die Richtlinie auch später auf Postfächer anwenden. Schritt 3: Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfachbenutzer Nach dem Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie muss diese auf Postfachbenutzer angewendet werden. Sie können verschiedene Aufbewahrungsrichtlinien auf unterschiedliche Gruppen von Benutzern anwenden. So weisen Sie einem Postfach eine Aufbewahrungsrichtlinie zu: 1. Starten Sie das Microsoft Exchange Admin Center. 2. Klicken Sie auf Empfänger. 3. Wählen Sie unter Postfächer die Option Bearbeiten. 4. Klicken Sie auf Postfachfeatures. 5. Wechseln Sie zum Feld Aufbewahrungsrichtlinie, und wählen Sie aus der Dropdown-Liste die zuvor erstellte Aufbewahrungsrichtlinie aus. 6. Klicken Sie auf Speichern. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 58

Weitere Informationen zur Erstellung einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange Server 2013 finden Sie hier: http://go.gfi.com/?pageid=mar_msexchangeretentionpolicy 2.7.6 Deinstallationsinformationen So deinstallieren Sie GFI Archiver: 1. Klicken Sie auf Start > Systemsteuerung > Programme > Programm deinstallieren. 2. Wählen Sie GFI Archiver aus der Liste aus, und klicken Sie auf Deinstallieren. 3. Wenn die Meldung Sind Sie sicher, dass Sie GFI Archiver deinstallieren möchten? angezeigt wird, klicken Sie auf Ja. 4. Klicken Sie nach Abschluss auf Fertig stellen. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver 59

3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent Nach der erfolgreichen Installation von GFI Archiver wir der Begrüßungsbildschirm angezeigt. Klicken Sie auf Konfigurieren, um GFI Archiver mithilfe des Nachinstallationsassistenten zu konfigurieren. Der Nachinstallationsassistent unterstützt Sie bei Folgendem: AUFGABE Einen gültigen Lizenzschlüssel eingeben Archivspeichereinstellungen einrichten Eine Archivierungsmethode auswählen Ein gültiger Lizenzschlüssel ist erforderlich, um GFI Archiver nach der Installation verwenden zu können, Geben Sie den erworbenen Lizenzschlüssel oder einen Testschlüssel ein, wenn Sie GFI Archiver zunächst testen möchten. Ein Benutzertestschlüssel kann unter http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloadregistrationform angefordert werden. Konfigurieren Sie die Archivspeichereinstellungen, um Eigenschaften wie Name, Datenbanktyp und Indexspeicherorte anzugeben. Diese Einstellungen dienen GFI Archiver als Vorlage für die automatische Erstellung neuer Archivspeicher. Die Archivierungsmethode gibt an, wie E-Mails von Microsoft Exchange Server in den Archivspeichern von GFI Archiver archiviert werden. Wählen Sie aus den folgenden Optionen die gewünschte Archivierungsmethode aus. Klicken Sie auf Weiter, um GFI Archiver für die Erstbenutzung einzurichten. 3.1 Lizenzkonfiguration Geben Sie im Fenster Lizenzkonfiguration den Lizenzschlüssel ein, den Sie beim Kauf von GFI Archiver erhalten haben. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel überprüfen und anschließend auf Weiter, um fortzufahren. Zur Evaluierung von GFI Archiver können Sie einen kostenlosen Testschlüssel von GFI Software Ltd unter http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloadregistrationform anfordern. 3.2 Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen über den Nachinstallationsassistenten Innerhalb von GFI Archiver dienen Archivspeicher als Container, die archivierte E-Mails enthalten. Archivspeicher bestehen aus mehreren Komponenten, z. B.: Eine Datenbank, in der E-Mail-Metadaten gespeichert werden, Eine Datenbank, in der sowohl E-Mail-Metadaten als auch E-Mail-Daten gespeichert werden, Ein Speicherort auf der Festplatte, der als E-Mail-Index verwendet wird, Ein Speicherort auf der Festplatte zur Speicherung von E-Mail-Daten. Archivspeicher werden je nach Archivspeicherprofil automatisch erstellt. Im Archivspeicherprofil sind Benennungskonvention, Datenbanktyp sowie die Speicherorte der Datenbankdateien, E-Mail-Dateien und Indizes angegeben. Erstellen Sie mithilfe des Archivspeicher-Assistenten die neuen Archivspeichereinstellungen, die als Vorlage zur automatischen Erstellung weiterer Archivspeicher verwendet werden sollen. So konfigurieren Sie neue Archivspeichereinstellungen: GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 60

1. Klicken Sie nach der Eingabe des Lizenzschlüssels im Nachinstallationsassistenten auf Weiter. 2. Wählen Sie den Speicherort für archivierte E-Mails aus. Folgende Optionen sind verfügbar: DATENBANKTYP Microsoft SQL Server mit Dateispeicher Empfohlen, wenn die Archivierung bei mehr als 500 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll Wählen Sie diese Option, damit GFI Archiver einen SQL Server verwendet, um E-Mail-Header und Metadaten zu speichern, sowie einen von Ihnen festgelegten Speicherort, um E-Mail-Daten zu speichern. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Archivspeichers SQL Server (Seite 63). Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server installiert sein. Microsoft SQL Server Empfohlen, wenn die Archivierung bei weniger als 500 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-Mail- Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll, oder wenn Sie eine vollständige Überwachung der Benutzerund Datenbankaktivitäten benötigen Wählen Sie diese Option, damit GFI Archiver einen SQL Server verwendet, um sowohl E-Mail-Header/Metadaten als auch E-Mail- Daten zu speichern. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Archivspeichers SQL Server (Seite 63). Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server installiert sein. SQL Server Express mit Dateispeicher Empfohlen, wenn die Archivierung bei weniger als 100 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-Mail- Aufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll Wählen Sie diese Option, damit GFI Archiver eine SQL Server Express-Datenbank verwendet, um E-Mail-Header und Metadaten zu speichern, sowie einen von Ihnen festgelegten Speicherort, um E-Mail-Daten zu speichern. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Archivspeichers SQL Server (Seite 63). Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server Express installiert sein. Diese Software kann kostenlos von der Microsoft -Website heruntergeladen werden. GFI Archiver-Datenbank Nur für Testzwecke empfohlen Wählen Sie diese Option, um alle E-Mail-Header/Metadaten in einer Firebird-Datenbank und die E-Mail-Daten an einem von Ihnen festgelegten Speicherort zu speichern. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Archivspeichers GFI Archiver- Datenbank (Seite 62). Für die Auswahl dieser Option muss Firebird NICHT installiert sein. GFI Archiver erstellt automatisch eine Datenbank. 3. Klicken Sie auf Weiter, und befolgen Sie die Anweisungen des Nachinstallationsassistenten, um die Einrichtung fortzusetzen. GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 61

4. (Optional) Aktivieren Sie Neuen Archivspeicher jetzt erstellen, damit GFI Archiver den ersten Archivspeicher erstellt, und klicken Sie auf Weiter. Zur Bestätigung, dass der neue Archivspeicher erstellt wurde, wird von GFI Archiver eine Willkommens-E-Mail gesendet. 3.2.1 Konfigurieren des Archivspeichers GFI Archiver-Datenbank Wenn Sie sich für eine GFI Archiver-Datenbank entschieden haben, müssen Sie Neue Archivspeichereinstellungen erstellen, die von GFI Archiver als Vorlage für die Einrichtung neuer Archivspeicher verwendet werden. Screenshot 19: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen des Speicherorts 1. Wählen Sie den Speicherort der Datenbankdatei, der E-Mail-Datei und des Suchindex aus, die für die GFI Archiver-Datenbank verwendet werden sollen. Geben Sie außerdem die erforderlichen Anmeldeinformationen an, die für den Zugriff auf die festgelegten Speicherorte verwendet werden sollen. GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 62

OPTION Speicherort der Datenbankdatei Legt den Speicherort der Firebird-Datenbank fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. UNC-Pfade werden nicht unterstützt. Speicherort der E-Mail-Datei Legt den Speicherort der E-Mail-Dateien fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. UNC-Pfade werden unterstützt. Speicherort des Suchindexes Legt den Speicherort des Suchindexes fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. UNC-Pfade sind zulässigweitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Anmeldeinformationen für Speicherort der Indexdatei (Seite 180). Folgenden Benutzernamen und folgendes Kennwort für den Zugriff auf den oben angegebenen UNC-Pfad verwenden Aktivieren Sie diese Option, um die Eingabe von Anmeldenamen und Kennwort zu ermöglichen. Die eingegebenen Anmeldeinformationen werden für den Zugriff auf die ausgewählten UNC- Pfade verwendet. 2. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 3. (Optional) Aktivieren Sie Neuen Archivspeicher jetzt erstellen, damit GFI Archiver den ersten Archivspeicher erstellt. Zur Bestätigung, dass der neue Archivspeicher erstellt wurde, wird von GFI Archiver eine Willkommens-E-Mail gesendet. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. 3.2.2 Konfigurieren des Archivspeichers SQL Server Wenn Sie sich für Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server mit Dateispeicher oder SQL Server Express mit Dateispeicher entschieden haben, werden Sie nun aufgefordert, einen neuen Archivspeicher einzurichten. Stellen Sie sicher, dass SQL Server mit Authentifizierung im gemischten Modus installiert und TCP/IP aktiviert ist. GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 63

Screenshot 20: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen der Datenbank 1. Wählen Sie im Fenster Details des Datenbankservers einen SQL-Server aus der Liste der automatisch erkannten Server aus, oder geben Sie die Details manuell ein. OPTION Datenbankserver auswählen, in dem die archivierten E-Mails gespeichert werden sollen Datenbankserver angeben, der für die Archivierung Ihrer E-Mails verwendet werden soll Ermöglicht die Auswahl eines SQL-Servers aus der Liste der erkannten Microsoft SQL-Server. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erneut überprüfen, um erneut auf Server zu prüfen, die seit dem Laden der Seite eine Online- Verbindung hergestellt haben. Wählen Sie diese Option, um die Liste der erkannten Microsoft SQL-Server zu ignorieren und die für den Archivspeicher zu verwendenden Serverdetails selbst anzugeben. 2. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 3. Falls Sie im vorherigen Fenster die manuelle Angabe der Details für die Speicherung der archivierten E-Mails gewählt haben, müssen Sie in das Feld Datenbankserver den Namen der Microsoft SQL Server-Datenbank eingeben. Wenn ein Datenbankserver ausgewählt wurde, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 64

4. Wählen Sie die Authentifizierungsmethode aus, mit der eine Verbindung zum SQL-Server hergestellt werden soll. OPTION Integrierte Windows-Authentifizierung Microsoft SQL Server-Authentifizierung Verwenden Sie die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers für den Zugriff auf SQL Server. Die Eingabe von Benutzernamen und Kennwort ist nicht erforderlich. Verwenden Sie den in den gleichnamigen Feldern eingegebenen Benutzernamen und das Kennwort für den Zugriff auf SQL Server. 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 6. Geben Sie den Pfad für die SQL Server -Daten (.mdf) und -Protokolldateien (.ldf) an. Wenn eine vorhandene Datenbank ausgewählt wurde, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. OPTION Standardpfad von Microsoft SQL Server verwenden Speicherort der Datendatei Pfad der Datendatei auch für die Protokolldatei verwenden Speicherort der Protokolldatei Weist GFI Archiver an, die standardmäßig in SQL Server konfigurierten Pfade zu verwenden. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alternative Pfade festzulegen. Legt den Speicherort der von GFI Archiver verwendeten Datendateien fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Pfad auszuwählen. Weist GFI Archiver an, den im Textfeld Speicherort der Daten- und Protokolldatei ausgewählten Pfad als Speicherort für die Protokolldatei zu verwenden. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um einen benutzerdefinierten Speicherort für die Protokolldatei einzugeben. Legt den Speicherort der von GFI Archiver verwendeten Protokolldateien fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Pfad auszuwählen. 7. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 65

Screenshot 21: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen des Speicherorts 8. Geben Sie die für den ausgewählten SQL Server -Typ benötigten Dateispeicherorte an. In Abhängigkeit vom ausgewählten SQL Server -Typ können bestimmte Optionen nicht ausgewählt werden. Bei Auswahl von Microsoft SQL Server mit Dateispeicher sind beispielsweise die Optionen Speicherort der Datenbankdatei und Speicherort der E-Mail-Datei deaktiviert. OPTION Speicherort der E-Mail-Datei Legt den Speicherort der E-Mail-Daten fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. UNC-Pfade werden unterstützt. GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 66

OPTION Folgenden Benutzernamen und folgendes Kennwort für den Zugriff auf den oben angegebenen UNC- Pfad verwenden Speicherort des Suchindexes Aktivieren Sie diese Option, um die Eingabe von Anmeldenamen und Kennwort zu ermöglichen. Die eingegebenen Anmeldeinformationen werden für den Zugriff auf die ausgewählten UNC-Pfade verwendet. Legt den Speicherort des Suchindexes fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. 9. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. UNC-Pfade sind zulässig, vorausgesetzt der Suchdienst hat Lese- /Schreibzugriff auf den Speicherort. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Anmeldeinformationen für Speicherort der Indexdatei (Seite 180). WICHTIG Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen des Datenbanktyps (Seite 42). 10. (Optional) Aktivieren Sie Neuen Archivspeicher jetzt erstellen, damit GFI Archiver den ersten Archivspeicher erstellt. Zur Bestätigung, dass der neue Archivspeicher erstellt wurde, wird von GFI Archiver eine Willkommens-E-Mail gesendet. 11. Klicken Sie auf Fertig stellen. 3.3 Konfigurieren der Archivierungsmethode mit dem Nachinstallationsassistenten GFI Archiver bietet, basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens, mehrere Methoden für die E-Mail-Archivierung. Wählen Sie aus folgenden Optionen aus: ARCHIVIERUNGSMETHODE Manuelle Archivierung Archivierung aller E-Mails Der Benutzer entscheidet, welche E-Mails archiviert werden sollen. Benutzer können mithilfe von Archive Assistant eine einzelne E-Mail, einen ganzen E-Mail-Ordner oder andere Dateien manuell archivieren. Für diese Methode ist kein Microsoft Exchange erforderlich. Jedes Unternehmen, das Microsoft Outlook verwendet, kann E-Mails manuell archivieren, unabhängig davon, wo seine E-Mails gehostet werden. Mithilfe der Journalfunktion von Microsoft Exchange werden über die Journalfunktion erfasste E-Mails von GFI Archiver kopiert und auf einem separaten Server archiviert. Dadurch werden Archivierungsaktivitäten von der Microsoft Exchange Server-Aktivität, E-Mails zuzustellen, ausgenommen, wodurch Sie Speicherplatz freigeben und die Leistung Ihres Servers verbessern und gleichzeitig eine exzellente Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit Ihres Archivspeichers bieten können. GFI Archiver kann auch mit anderen E-Mail-Servern verwendet werden und kann E-Mails von allen Mailservern abrufen, die IMAP und Active Directory unterstützen. GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 67

ARCHIVIERUNGSMETHODE Regelbasierte Archivierung Als Lösung für Unternehmen, die nicht alles archivieren möchten, ist es dem Administrator mithilfe der regelbasierten Archivierung möglich, E-Mails selektiv und basierend auf bestimmten Kriterien zu archivieren. Verwenden Sie die Funktion Postfacharchivierungseinschränkungen, um bestimmte Postfächer in die Archivierung einzubeziehen bzw. von der Archivierung auszuschließen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archiveinschränkungen (Seite 146). Screenshot 22: Nachinstallationsassistent Auswählen der Archivierungsmethode So konfigurieren Sie die Archivierungsmethode: 1. Klicken Sie nach der Konfiguration der neuen Archivspeichereinstellungen im Nachinstallationsassistenten auf Weiter. 2. Wählen Sie eine oder eine Kombination der folgenden Optionen aus: GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 68

OPTION Manuelle Archivierung Automatische Archivierung (Journal) Mit dieser Methode können Benutzer manuell Nachrichten, Kalenderelemente oder Dateien von ihrem Microsoft Outlook -Client in GFI Archiver archivieren. Um Elemente manuell archivieren zu können, muss der Archive Assistant auf den Benutzercomputern bereitgestellt sein. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Archivierungsassistenten (Seite 244). GFI Archiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft Exchange Server zum Abrufen von Elementen, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. Ein Journalingpostfach (in Microsoft Exchange konfiguriert) ist für die Methode der automatischen Archivierung (Journal) erforderlich und wird mithilfe des Nachinstallationsassistenten konfiguriert. Mit einem Journalpostfach können Sie Elemente von einem Microsoft Exchange Server archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten eines Journalingpostfachs (Seite 69). Wenn die Methode Automatische Archivierung (Journal) aktiviert ist, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Alle E-Mails Wählen Sie diese Option, um alle E-Mails zu archivieren, die über Ihre konfigurierten Mailserver übermittelt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der zu archivierenden Mailserver (Seite 137). Regelbasierte Archivierung Archivieren Sie E-Mails anhand von Kriterien, die in Archivierungsregeln konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln (Seite 142). 3. Klicken Sie auf Weiter, und befolgen Sie die Anweisungen des Nachinstallationsassistenten, um die Einrichtung fortzusetzen. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. 3.3.1 Einrichten eines Journalingpostfachs Wenn Sie Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) ausgewählt haben, müssen Sie ein Journalingpostfach erstellen. Mit der Journal-Funktion können alle E-Mails eines Unternehmens aufgezeichnet werden. Mithilfe der Microsoft Exchange-Journalfunktion können Sie die Elemente so leiten, dass sie in einem einzelnen Postfach abgelegt werden. Die E-Mails und Kalenderelemente werden dann von GFI Archiver zur Archivierung abgerufen. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um ein Journalingpostfach auf Microsoft Exchange Server zu erstellen: Journalingpostfach mithilfe des Nachinstallationsassistenten automatisch erstellen Journalpostfach für Microsoft Exchange Server 2003 manuell einrichten Journalpostfach für Microsoft Exchange Server 2007 manuell einrichten Journalpostfach für Microsoft Exchange Server 2010 manuell einrichten Journalpostfach für Microsoft Exchange Server 2013 manuell einrichten GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 69

WICHTIG Wenn die Journalfunktion nicht korrekt eingerichtet wird, ist die Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) NICHT verfügbar. 3.3.2 Erstellen von Journalpostfächern mithilfe des Nachinstallationsassistenten So richten Sie die Journalfunktion für Microsoft Exchange Server 2007 und spätere Versionen mithilfe des Nachinstallationsassistenten ein: 1. Klicken Sie im Konfigurationsassistenten, der sich nach Erstellen des Archivspeicherprofils öffnet, auf Weiter. Screenshot 23: Assistent für Journalpostfächer 2. Wählen Sie auf der Seite Assistent zur Mailserverarchivierung eine der folgenden Optionen aus: a. Aus der Liste der erkannten Journalpostfächer unten ein Journalpostfach auswählen Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie bereits ein Journalingpostfach erstellt und konfiguriert haben. Wählen Sie aus der Liste der erkannten Postfächer ein Postfach aus. Weitere Informationen finden Sie GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 70

unter Einrichten eines Journalingpostfachs (Seite 69). i. Wählen Sie eines der erkannten Postfächer aus, und klicken Sie auf Weiter. ii. Klicken Sie im Fenster Anmeldeinformationen für Journalpostfach erneut auf Weiter, um die Einrichtung abzuschließen. iii. Wenn die Meldung Der zu archivierende Mailserver wurde erfolgreich konfiguriert angezeigt wird, klicken Sie auf Fertig stellen. b. Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die Archivierung von E- Mails zu starten Wählen Sie diese Option aus, um mit dem Assistenten automatisch ein neues Journalpostfach zu erstellen. Das neue Journalpostfach wird auf dem aus der Liste der erkannten Server ausgewählten Microsoft Exchange Server erstellt. Diese Funktion kann nur mit Microsoft Exchange Server 2007 Service Pack 2 und höher verwendet werden. i. Wählen Sie Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die Archivierung von E- Mails zu starten aus, und klicken Sie auf Weiter. ii. Geben Sie nach Aufforderung die erforderlichen Details für das Journalpostfach ein. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION GFI Archiver einen neuen Journal-Benutzer für die Postfächerzuordnung erstellen lassen Vorhandenen Journal- Benutzer für die Postfächerzuordnung verwenden Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie bereits ein Journalingpostfach auf einem E-Mail-Server erstellt haben. Wählen Sie im Feld Erkannte Postfächer aus der Liste der erkannten Postfächer die Postfach-Datenbank aus, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten. Diese Option ist aktiviert, wenn ein Journal-Benutzer erkannt wurde. Wenn diese Option aktiviert ist, wird der erkannte Journal-Benutzer den erkannten Postfächern zugeordnet. iii. Klicken Sie auf Weiter. iv. Geben Sie die erforderlichen Administratoranmeldeinformationen an, um die Einrichtung abzuschließen. c. Geben Sie die Details des Journalpostfachs manuell ein Ermöglicht das Erstellen eines neuen Journalpostfachs durch die manuelle Eingabe aller neuen Details. Dazu gehören die Angabe des Postfachspeichers, der Verbindungsmethode, der verwendeten Ports und der Anmeldeinformationen. Wählen Sie diese Option, um ein Journalpostfach in Microsoft Exchange Server 2003 zu konfigurieren. i. Geben Sie bei einer IMAP-Verbindung die folgenden erforderlichen Details für das Journalpostfach ein: GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 71

OPTION Über IMAP verbinden Mailserver IMAP-Port SSL verwenden Anmeldung/Kennwort Legt die Verbindungsmethode fest, die für die Verbindung mit dem Mailserver verwendet wird, auf dem das neue Journalpostfach erstellt wird. IMAP Nur verfügbar, wenn GFI Archiver nicht auf dem gleichen Computer wie Microsoft Exchange Server 2003 oder 2007 installiert ist. Zeigt den Namen des erkannten Mailservers an, auf dem sich das Journalpostfach befindet. Der Standardwert ist 143. Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. Klicken Sie, um SSL zu verwenden und die Verschlüsselung zu erzwingen. Die IMAP-Portnummer wird automatisch in 993 geändert. Ermöglicht die Eingabe eines Anmeldenamens und Kennworts, die für eine Verbindung mit dem ausgewählten Mailserver eingegeben werden müssen. Anmeldenamen mit Leerzeichen sind nicht zulässig. Ordner Legt den standardmäßigen Ordner fest, in dem E-Mails erfasst werden. Standardwert: Posteingang ii. Geben Sie bei einer EWS-Verbindung die folgenden erforderlichen Details für das Journalpostfach ein: OPTION Verbinden über EWS Anmeldung:/Kennwort: Legt die Verbindungsmethode fest, die für die Verbindung mit dem Mailserver verwendet wird, auf dem das neue Journalpostfach erstellt wird. Exchange Web Services (EWS) ist nur für Microsoft Exchange Server 2007 SP1 oder 2010 verfügbar. Ermöglicht die Eingabe eines Anmeldenamens und Kennworts, die für eine Verbindung mit dem ausgewählten Mailserver eingegeben werden müssen. Anmeldenamen mit Leerzeichen sind nicht zulässig. Ordner Öffentlicher Ordner Exchange Server-Host Legt den standardmäßigen Ordner fest, in dem E-Mails erfasst werden. Standardwert: Posteingang Aktivieren Sie diese Option, um den Ordner als öffentlichen Ordner zu markieren, sodass sich GFI Archiver damit verbinden kann. GFI Archiver wird annehmen, dass der eingegebene Ordnerpfad der eines öffentlichen Ordners ist, der sich in der Datenbank der öffentlichen Ordner befindet. Wählen Sie aus folgenden Optionen aus: Autom. Erkennung (Empfohlen) iii. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Manueller Host für Exchange/Office 365 CAS Geben Sie die Exchange Server-IP-Adresse oder den Clientzugriffsserver (CAS)-Hostnamen ein. Der CAS ist eine Serverrolle, die für alle Clientverbindungen mit einem Exchange Server zuständig ist. Geben Sie bei einer EWS-Verbindung für Office 365 den Office 365-Hostnamen ein. 3. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung des Journalpostfachs abzuschließen. GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 72

3.4 Abschluss der Nachinstallation Nach Erfüllung der Anforderungen des Nachinstallationsassistenten können Sie nun beginnen, Ihre E- Mails auf dem Microsoft Exchange-Server mithilfe von GFI Archiver zu archivieren. Screenshot 24: Nachinstallationsassistent erfolgreich abgeschlossen Bestätigen Sie, dass die Einrichtung der Lizenzierung, der Archivspeichereinstellungen und der Archivierungsmethode abgeschlossen ist. Klicken Sie dafür auf Fertigstellen. 3.5 Testen der Einrichtung Testen Sie Ihre Einrichtung je nach ausgewählter Archivierungsmethode im Nachinstallationsassistenten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails erfolgreich archiviert werden. Testen der manuellen Archivierung 1. Öffnen Sie eine Microsoft Outlook -Installation, für die Archive Assistant bereitgestellt wurde. GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 73

Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Archivierungsassistenten (Seite 244). 2. Wählen Sie eine E-Mail aus, und klicken Sie auf Archivieren. 3. Wählen Sie in GFI Archiver die Registerkarte Archiv. 4. Stellen Sie sicher, dass der richtige Archivspeicher ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob die E-Mail mit Archive Assistant archiviert wurde. Die archivierte E-Mail wird im Korrespondenzbereich angezeigt. Testen der automatischen Archivierung (Journal) aller E-Mails 1. Senden Sie eine E-Mail an eine gültige E-Mail-Adresse, deren Posteingang archiviert wird. 2. Wählen Sie in GFI Archiver die Registerkarte Archiv. Screenshot 25: Suchen nach E-Mail 3. Stellen Sie sicher, dass der richtige Archivspeicher ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob die archivierte E-Mail im Korrespondenzbereich angezeigt wird. Testen der regelbasierten Archivierung 1. Vergewissern Sie sich, dass Archivierungsregeln konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln (Seite 142). GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 74

2. Erstellen Sie eine E-Mail unter Berücksichtigung der Kriterien, die in den Archivierungsregeln festgelegt wurden, und senden Sie diese E-Mail an eine gültige E-Mail-Adresse. 3. Wählen Sie in GFI Archiver die Registerkarte Archiv. 4. Stellen Sie sicher, dass der richtige Archivspeicher ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob die archivierte E-Mail im Korrespondenzbereich angezeigt wird. Wenn Sie sich davon überzeugt haben, dass GFI Archiver E-Mails ordnungsgemäß archiviert, können Sie Postfachverwaltungsrichtlinien einrichten, um E-Mails von Ihrem Microsoft Exchange Server zu entfernen. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten: Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2003 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2007 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2010 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2013 3.6 Verwenden des Portänderungs-Tools Mithilfe des Portänderungs-Tools können Sie Portkonflikte auf dem Server überprüfen, auf dem GFI Archiver installiert ist. Außerdem ermöglicht das Tool, Fernzugriffsports schnell und einfach zu ändern. WICHTIG Nach der Aktualisierung einer früheren Version von GFI Archiver werden Portnummern auf ihre Standardeinstellungen zurückgesetzt, und Sie müssen das Portänderungs-Tool erneut ausführen. Screenshot 26: Benutzeroberfläche des Portänderungs-Tools So verwenden Sie das Portänderungs-Tool: GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 75

1. Starten Sie das Tool über Programme > GFI\Archiver > Tools > PortChange, und klicken Sie auf PortChange.exe. Gelb hinterlegte Felder weisen auf schreibgeschützte Inhalte hin, die nicht geändert werden können. 2. Klicken Sie auf Portkonflikt überprüfen, um auf Ihrem Computer Ports ausfindig zu machen, die von einer anderen Anwendung verwendet werden. Während dieses Vorgangs hält das Tool GFI Archiver-Dienste an und startet sie anschließend wieder. Wenn ein Konflikt erkannt wird, wird die Konflikt verursachende Portnummer rot hervorgehoben. Ports, die keine Konflikte verursachen, werden grün dargestellt. 3. Geben Sie im Feld Ändern zu einen neuen Wert für den Port ein, den Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie anschließend auf Portänderung(en) übernehmen. Das Tool prüft mit dem neu eingegebenen Wert erneut auf Portkonflikte und übernimmt die Änderungen. 4. (Optional) Wenn Sie Standardportnummern auf dem GFI Archiver-Computer wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen und anschließend auf Portänderung(en) übernehmen. GFI Archiver 3 GFI Archiver-Nachinstallationsassistent 76

4 Aktualisieren von früheren Versionen 4.1 Gründe für ein Upgrade auf GFI Archiver 2015 GFI Archiver 2015 bietet Anwendern eine intuitive Handhabung sowie eine bessere Leistung und umfasst zahlreiche neue Funktionen, um die Datenarchivierung weiter zu vereinfachen. Zu den wichtigsten Funktionen dieser Version gehören: Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe geben an, wie lange eine archivierte Version einer Datei im Archivspeicher verbleibt, bis sie gelöscht wird. Integration des GFI Directory-Dienstes GFI Directory ist ein Verzeichnis von Benutzern und Gruppen, das in GFI Archiver integriert ist, wenn in einer Umgebung kein Microsoft Active Directory verfügbar ist. Ab GFI MailArchiver 6.4 können Sie direkt ein Upgrade auf die gewünschte Version durchführen. Wenn Sie beispielsweise ein Upgrade von GFI MailArchiver 7 auf GFI Archiver 2014 durchführen möchten, müssen Sie nicht die dazwischen liegenden Versionen installieren. 4.2 Aktualisieren von GFI Archiver-Versionen vor GFI Archiver 2012 In GFI MailArchiver 2012 wurde die Archivspeicherverwaltung erneuert, um die Archivspeichererstellung zu automatisieren. Diese Neuerung wirkt sich auch auf die Funktionsweise verschiedener Produktfunktionen aus. Außerdem wurden neue Anforderungen für die Archivspeicherautomatisierung festgelegt. Archivspeicher von früheren Versionen von GFI Archiver können aktualisiert und unter der neuen Architektur verwendet werden. Während des Upgrade- Vorgangs werden Sie von GFI Archiver aufgefordert, alle vorhandenen Archivspeicher zu aktualisieren. Dieser Vorgang ist Voraussetzung dafür, dass GFI Archiver automatisch einen Zeitraum für jeden Archivspeicher erkennt. Nach der Aktualisierung ist allen Archivspeichern wieder der entsprechende Zeitraum zugewiesen, und neue Elemente können archiviert werden. Leere Archivspeicher werden als ungültig markiert und können gelöscht werden. Zu den weiteren wichtigen Funktionen von GFI MailArchiver 2012 und höher gehören: File Archive Assistant Mit File Archive Assistant können Dateien direkt vom Desktop in GFI Archiver archiviert werden. Installieren Sie die einfache Anwendung auf den Clientcomputern, um den Benutzern das Archivieren von Dateien per Drag & Drop zu ermöglichen, die Produktivität zu steigern und Funktionen zur Dateisicherung bereitzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter Installieren von File Archive Assistant (Seite 253). Löschen in Outlook Connector/IMAP Ermöglichen Sie das Löschen von E-Mails in GFI Archiver, und führen Sie ein Upgrade von Outlook Connector durch, um die neue Funktionalität zum Löschen von E-Mails zu verwenden. Prüfen Sie bitte die Compliance-Bestimmungen, bevor Sie die E-Mail- Löschung aktivieren. Löschen und Umbenennen von Ordnern E-Mail-Ordner können jetzt direkt über die GFI Archiver-Weboberfläche umbenannt und gelöscht werden. Es wurde eine neue Berechtigung hinzugefügt, um Benutzern den Zugriff auf die Funktion zum Umbenennen von Ordnern zu gewähren. GFI Archiver 4 Aktualisieren von früheren Versionen 77

Rollen und Berechtigungen, wobei Sie die Art der den Benutzern zugewiesenen Berechtigungen konfigurieren können, zum Beispiel dadurch, dass bestimmten Benutzern Löschrechte für archivierte Elemente oder Berechtigungen, MailInsights-Berichte für andere Benutzer zu erstellen, erteilt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen (Seite 195). Die Einführung zum Archive Assistant, die Ihnen dabei hilft, einen Plan für die automatische Archivierung von Elementen direkt aus Outlook aufzustellen. GFI Archiver bietet außerdem verschiedene Optionen für die automatische Löschung von E-Mails aus dem Postfach, nachdem der Importvorgang abgeschlossen wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von E- Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI Archiver-Archivierungsassistenten (Seite 159). Die Gruppe mit Vollzugriff, durch die Mitglieder von Active Directory -Gruppen in früheren Versionen alle in Archivspeichern gespeicherten Elemente durchsuchen und nach diesen suchen konnten, wurde durch die Rolle mit Vollzugriff ersetzt. Diese kann unter Rollen und Berechtigungen konfiguriert werden. Jederzeitiger standortunabhängiger Zugriff auf Archive über IMAP-fähige Geräte wie iphone, ipad, Android und mehr Regelbasierte Archivierung für eine gezielte Auswahl der zu speichernden bzw. zu löschenden Elemente. Gewinnung wertvoller Geschäftserkenntnisse aus Ihrem Archiv Mit MailInsights-Berichten lassen sich potenzielle Sicherheitsverletzungen, rechtliche Risiken und Produktivitätsprobleme effizient erkennen. Ergebnisse werden in leicht verständlichen Berichten ausgegeben, entweder nach Bedarf oder zeitgesteuert samt Zustellung per E-Mail. 4.2.1 Welche Vorteile halten die neuen Archivspeicher bereit? Dank einer neuen Funktion von GFI Archiver werden neue Archivspeicher automatisch erstellt, um sicherzustellen, dass alle archivierten Elemente richtig in den entsprechenden Archivspeichern abgelegt werden. Dadurch können Benutzer das Archiv einfacher durchsuchen und verwalten. Sobald ein neues Element zur Archivierung bereitsteht, wird es von GFI Archiver anhand des Empfangsdatums kategorisiert und im entsprechenden Archivspeicher abgelegt. Kann kein gültiger Archivspeicher gefunden werden, wird anhand der Neuen Archivspeichereinstellungen, die im Nachinstallationsassistenten konfiguriert wurden, automatisch ein neuer Archivspeicher erstellt. Ein Archivspeicher ist nur dann ein gültiger Speicher, wenn er weder mit Voll noch mit Schreibgeschützt gekennzeichnet ist. Bestimmte Archivspeicher können von der Archivierung ausgeschlossen werden. Dann wird dieser Archivspeicher als voll gekennzeichnet und ein neuer Archivspeicher wird erstellt, wenn neue Elemente für diesen bestimmten Zeitraum archiviert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails (Seite 176). Außerdem kann ein Benennungsmuster für neue Archivspeicher definiert werden. Dieses Muster sorgt für Einheitlichkeit und kann besser von Benutzern nachvollzogen werden, wenn sie ihre Archivspeicher durchsuchen. In der folgenden Tabelle werden die neuen Anforderungen und Funktionsänderungen beschrieben: GFI Archiver 4 Aktualisieren von früheren Versionen 78

FUNKTION/ANFORDERUNG Upgrade des Datenbankschemas Datenbanken können nicht manuell erstellt werden Automatische Erstellung von Archivspeichern Neue Archivspeichereinstellungen Zeitplanung für Archivspeicher Keine aktiven/inaktiven Archivspeicher Schreibgeschützter Archivspeicher Voller Archivspeicher Single-Instance-Storage- Funktionalität Stellen Sie sicher, dass das Datenbankschema während des Installations- bzw. Upgradevorgangs aktualisiert wird. Andernfalls ist die Archivspeicherautomatisierung nicht implementiert und GFI Archiver 2012 funktioniert nicht. Das Datenbankschema kann auch manuell über das Tool Database Schema Upgrader aktualisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren des Datenbankschemas (Seite 192). Die manuelle Erstellung von Archivspeichern ist nicht mehr möglich. Die Archivspeicherverwaltung ist ein von GFI Archiver durchgeführter automatischer Vorgang. Um die Archivspeicherverwaltung zu vereinfachen, erstellt GFI Archiver je nach Bedarf neue Archivspeicher. Neue Archivspeicher werden erstellt, wenn E-Mails vom Journal oder von der manuellen Archivierung bei GFI Archiver eingehen. Die Archivierung erfolgt anhand der Vorlageneinstellungen, die unter Neue Archivspeichereinstellungen festgelegt wurden. Die Neuen Archivspeichereinstellungen werden nach der Installation konfiguriert und dienen als Vorlage zur automatischen Erstellung neuer Archivspeicher. Diese Vorlage kann später über die Benutzeroberfläche von GFI Archiver geändert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen (Seite 171). Archivspeicher werden automatisch anhand eines vordefinierten Zeitplans erstellt. Für das Rollover wird die Standardeinstellung, alle zwei Monate, empfohlen. Weitere Informationen finden Sie unter Zeitplanung für Archivspeicher (Seite 181). Erstellte Archivspeicher bleiben so lange aktiv, bis der aktuelle Archivspeicher voll ist oder bis der Archivspeicher als schreibgeschützt festgelegt wird. Archivierte Elemente im angegebenen Archivspeicherzeitraum werden im entsprechenden Speicher archiviert. Ein Archivspeicher kann schreibgeschützt werden. Wenn Elemente jedoch in diesem Zeitraum archiviert werden müssen, wird ein neuer Archivspeicher erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails (Seite 176). Wenn die empfohlene Speicherbegrenzung des Archivspeichers erreicht ist, wird ein neuer Archivspeicher erstellt. Diese Funktion ist nur für Archivspeicher verfügbar, die auf SQL Server Expressund Firebird-Datenbanken basieren. Dank der Single-Instance-Storage-Funktion von GFI Archiver wird sichergestellt, dass keine Elementdubletten innerhalb desselben Archivspeichers vorkommen. GFI Archiver 4 Aktualisieren von früheren Versionen 79

FUNKTION/ANFORDERUNG Importieren von Elementen in GFI Archiver Wenn Sie mit dem Import- und Export-Tool Elemente zur Archivierung in GFI Archiver importieren, werden sie nach Datum sortiert und archiviert, ohne dass dafür ein Zeitplan erstellt werden muss. Neue Archivspeicher werden je nach Bedarf erstellt, wenn für einen bestimmten Zeitraum kein Archivspeicher vorhanden ist. Wenn die E-Mail eines Benutzers importiert wird, haben alle in der E-Mail vorkommenden Empfänger/Absender Besitzrechte an dieser E-Mail und können auf die E-Mail zugreifen. Archivspeicher, die während des Importvorgangs erstellt werden, können für normale GFI Archiver-Vorgänge verwendet werden, wenn E-Mails aus dem Journal oder durch manuelle Archivierung archiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Import- und Export-Tools (Seite 273). 4.3 Vor der Aktualisierung Für alle Versionen: 1. Stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind oder ein Benutzerkonto mit administrativen Berechtigungen verwenden. 2. Speichern Sie vor der Installation alle Arbeiten, und schließen Sie alle laufenden Anwendungen auf dem Computer. 3. Prüfen Sie vor der Aktualisierung sämtliche Systemanforderungen. Weitere Informationen finden Sie unter Systemanforderungen (Seite 14). WICHTIG Microsoft SQL Server 2000 wird nicht mehr von GFI Archiver unterstützt. Führen Sie ein Upgrade von GFI Archiver auf eine neuere SQL-Version durch. 4. Bei einem Upgrade auf eine neue Version müssen Sie Ihren Lizenzschlüssel im GFI-Kundenbereich aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel: http://go.gfi.com/?pageid=mar_ UpgradeInformation Bei einem Upgrade von GFI Archiver 2011 oder älter Gehen Sie vor dem Upgrade wie folgt vor, um sicherzustellen, dass der Datumszeitraum des Archivspeichers wie gewünscht eingestellt ist: 1. Führen Sie die GFI Archiver-Weboberfläche als Administrator aus. 2. Prüfen Sie folgende Bereiche, um sicherzustellen, dass die Einstellungen aktuell und gültig sind: Konfiguration > Archivspeicher > Archivspeicher planen. (Vergewissern Sie sich, dass ein regelmäßiger Zeitplan konfiguriert ist.) GFI Archiver 4 Aktualisieren von früheren Versionen 80

Bei einem Upgrade von GFI MailArchiver 5 oder älter GFI MailArchiver 4 oder 5 darf nicht direkt auf die neueste Version aktualisiert werden. Verwenden Sie den folgenden Upgrade-Pfad: 1. Führen Sie zunächst ein Upgrade auf GFI MailArchiver 6 Build 20100702 durch (kontaktieren Sie bitte den Technischen Support von GFI, um das Installationsprogramm zu erhalten). 2. Führen Sie ein Upgrade auf die neueste Version durch. Bei einem Upgrade von GFI MailArchiver 3 oder älter Weitere Informationen finden Sie in folgendem Artikel: http://go.gfi.com/?pageid=mar_upgrade_ from_mar3 4.4 Aktualisieren von GFI Archiver Stellen Sie vor einem Upgrade von GFI Archiver sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind oder ein Benutzerkonto mit Administratorrechten verwenden. Deaktivieren Sie außerdem jede Anti- Virus-Software, die auf dem Server ausgeführt wird, auf dem GFI Archiver installiert wird. So führen Sie ein Upgrade von GFI Archiver durch: 1. Doppelklicken Sie auf: Archiver.exe, um GFI Archiver auf x86-systemen zu aktualisieren Archiver_x64.exe, um GFI Archiver auf x64-systemen zu aktualisieren 2. Klicken Sie im Willkommensbildschirm auf Weiter. 3. Wählen Sie aus, ob auf der Website von GFI nach einer neueren Version von GFI Archiver gesucht werden soll. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 4. Lesen Sie die Lizenzvereinbarung, und aktivieren Sie die Option Ich stimme der Lizenzvereinbarung zu. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 5. Bei der Aktualisierung einer früheren Version von GFI Archiver geben Sie die E-Mail-Adresse des Administrators und den Lizenzschlüssel ein. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Fahren Sie andernfalls mit dem nächsten Schritt fort. Zum Aktualisieren der Lizenz einer früheren Version oder zum Testen von GFI Archiver klicken Sie auf Weitere Informationen, um einen Schlüssel anzufordern. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_upgradeinformation 6. Wenn Sie die Standardwerte für die Website und die Verknüpfung des virtuellen Verzeichnisses ändern müssen, können Sie die gewünschten Werte in die Felder Website: und Verknüpfung zu virtuellem Verzeichnis: eingeben. Diese Werte geben die URL an, die für den Zugriff auf GFI Archiver verwendet wird. Klicken Sie auf Weiter. 7. Klicken Sie zum Installieren von GFI Archiver auf Installieren. GFI Archiver 4 Aktualisieren von früheren Versionen 81

8. Klicken Sie auf Aktualisieren, um das vorhandene Datenbankschema auf das neue GFI Archiver- Schema zu aktualisieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter. WICHTIG Damit GFI Archiver ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle Datenbankschemata aktualisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren des Datenbankschemas (Seite 192). Wenn Sie die Installation ohne Aktualisierung des Datenbankschemas fortsetzen möchten, klicken Sie auf Upgrade des Datenbankschemas überspringen. Ich werde das Upgrade später durchführen. und anschließend auf Weiter. 9. Falls der angemeldete Benutzer nicht ausreichende Berechtigungen auf dem Microsoft SQL-Server besitzt, wird ein Dialogfeld mit Benutzername und Kennwort angezeigt. Geben Sie das Konto sa und das dazugehörige Kennwort des Microsoft SQL-Servers ein. 10. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Installationsassistenten zu schließen. 4.5 Aktualisieren von Client-Tools Wenn ein Upgrade von GFI Archiver auf eine neuere Version durchgeführt wird, muss jedes mit GFI Archiver verwendete Client-Tool ebenfalls aktualisiert werden, um eine nahtlose Integration sicherzustellen. Im Folgenden finden Sie eine Liste der GFI Archiver-Client-Tools: Archive Assistant File Archive Assistant Outlook Connector Verwenden Sie zur Durchführung eines Upgrades die Installationsdateien aus dem GFI Archiver- Installationsordner: \GFI\Archiver\Client Tools 4.6 Aktionen nach der Aktualisierung 4.6.1 Überprüfen der Lizenz Mit einem gültigen Lizenzschlüssel können Sie GFI Archiver ohne Einschränkungen nutzen. Um den installierten Lizenzschlüssel zu überprüfen, wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Lizenzschlüssel ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen und Bearbeiten von Lizenzschlüsseln (Seite 228). GFI Archiver 4 Aktualisieren von früheren Versionen 82

AKTUALISIERUNGSTYP Die gleiche Version, aber ein anderes Build Wenn der vorherige Lizenzschlüssel für eine Vollversion war, werden Sie während der Installation nicht zur Eingabe eines Lizenzschlüssels aufgefordert. Nach Laden der Benutzeroberfläche werden Sie nicht zur Eingabe des Schlüssels aufgefordert. Wenn der vorherige Lizenzschlüssel abgelaufen ist, werden Sie während der Installation nicht zur Eingabe eines Lizenzschlüssels aufgefordert. Nach der Installation werden Sie zur Eingabe des Schlüssels aufgefordert. Wenn der vorherige Lizenzschlüssel ein Testschlüssel war, werden Sie während der Installation nicht zur Eingabe eines Lizenzschlüssels aufgefordert. Wenn der Schlüssel für die Testlizenz abgelaufen ist, werden Sie nach der Installation zum Erwerb eines Schlüssels aufgefordert. Wenn der Schlüssel für die Testlizenz nicht abgelaufen ist, werden Sie nicht nach einem Schlüssel gefragt.,älteres Build betrifft kompilierte GFI Archiver-Software derselben Version. Von einer vorherigen Version von GFI Archiver Der vorherige Lizenzschlüssel ist ungültig. Geben Sie bei der Installation einen neuen Lizenzschlüssel ein. Siehe http://go.gfi.com/?pageid=mar_upgradeinformation GFI Archiver 4 Aktualisieren von früheren Versionen 83

5 Verwenden von GFI Archiver GFI Archiver hilft Ihnen, ein leicht erreichbares Archiv mit E-Mail-Korrespondenz, Kalenderelementen und Dokumenten zu pflegen, den Bedarf an PST-Dateien zu beseitigen und eine wachsende Anzahl an Compliance- und ediscovery-richtlinien zu erfüllen. Mit den Berichtsfunktionen der Business Intelligence-Tools von MailInsights können Sie Ihre archivierten Elemente optimal auswerten. Ermitteln Sie rechtliche Risiken, und steuern Sie die Produktivität mit Berichten, die auf den geschäftskritischen Informationen in Ihrem Archiv basieren. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten: Anmelden bei GFI Archiver Überwachen von Vorgängen mithilfe des Dashboards Durchsuchen archivierter E-Mails Arbeiten mit E-Mails Suchen nach archivierten E-Mails Zugreifen auf mehrere Postfächer Erstellen von MailInsights-Berichten Ändern der Anzeigesprache und andere Optionen 5.1 Anmelden bei GFI Archiver Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um sich bei GFI Archiver anzumelden: Öffnen Sie Start > GFI Archiver > GFI Archiver. Die Anwendung wird in Ihrem Standardinternetbrowser geöffnet. Geben Sie bei Aufforderung Ihre Domänen-Anmeldeinformationen ein (Benutzername und Kennwort für die Windows -Anmeldung). Alternativ können Sie die folgende URL in die Adresszeile Ihres Internetbrowsers eingeben: http://<gfi Archiver-Hostname>/<Name des virtuellen Ordners in GFI Archiver> Beispiel: http://mydomain.com/archiver Standardmäßig sind für die Anmeldung bei GFI Archiver keine Anmeldeinformationen erforderlich. Stattdessen werden die Anmeldeinformationen des aktuell angemeldeten Benutzers verwendet. Wenn Sie Ihren Browser schließen, wir der aktuell angemeldete Benutzer bei GFI Archiver abgemeldet. Wenn Sie sich als ein anderer Benutzer anmelden möchten, melden Sie Ihr Profil ab, und melden Sie sich mit einem anderen Windows -Benutzerprofil an. Wenn Sie sich an einem Computer anmelden, der sich nicht in derselben Domäne wie die Installation von GFI Archiver befindet, werden Sie zur Eingabe der Anmeldeinformationen aufgefordert, die Sie für die Domäne verwenden, in der GFI Archiver installiert ist. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 84

5.2 Verwenden der Startseite Über die Startseite von GFI Archiver können Sie problemlos Ihre Installation überwachen. Die hier angezeigten grafischen und statistischen Informationen bieten eine Echtzeit-Übersicht über die allgemeinen Einstellungen von GFI Archiver. Dadurch können Sie Probleme identifizieren, bevor sie ernsthafte Auswirkungen auf Ihr System haben. Screenshot 27: Das GFI Archiver-Dashboard Wählen Sie auf der Benutzeroberfläche von GFI Archiver die Startseite. Die Informationen werden in verschiedenen Bildschirmbereichen nach Typ gruppiert angezeigt. In den nachfolgenden Abschnitten werden die verschiedenen Bildschirmbereiche und die darin verfügbaren Daten beschrieben: Statusübersicht Server Archivspeicher E-Mail-Fluss Ereignisanzeige GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 85

5.2.1 Statusübersicht Screenshot 28: GFI Archiver-Takt Im Bereich Statusübersicht werden Informationen angezeigt, mit deren Hilfe Sie schnell Probleme identifizieren können, die auf verschiedenen Komponenten von GFI Archiver basieren, wie z. B. nicht antwortende Server. Lassen Sie sich die folgenden Registerkarten anzeigen, um Unterbrechungen näher untersuchen: OPTION Dienste Journalingpostfächer SQL Server Lizenzierung Zeigt den aktuellen Status von Hintergrunddiensten an, die von GFI Archiver verwendet werden. Zeigt eine Liste mit konfigurierten Journalpostfächern an. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines neuen Journalingpostfachs (Seite 138). Zeigt die SQL Server an, die so konfiguriert sind, dass sie E-Mails archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank (Seite 42). Die Registerkarte Lizenzierung zeigt an, ob die aktuelle Lizenz gültig ist, und ob es sich bei der Installation um eine Testversion oder eine Vollversion handelt. Sie gibt außerdem die Anzahl der lizenzierten Benutzer, die Anzahl der berechtigten Benutzer und Informationen dazu an, wie lange das Produkt in Betrieb gewesen ist. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 86

5.2.2 Server Screenshot 29: Bereich Server Der Bereich Server zeigt den verfügbaren Speicherplatz auf dem Server an, auf dem GFI Archiver installiert ist. Dadurch erhalten Sie einen einfachen Überblick über die restliche Speicherkapazität aller Server und können rechtzeitig die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. 5.2.3 Archivspeicher Screenshot 30: Bereich Archivspeicher Der Bereich Archivspeicher enthält Informationen über die Gesamtanzahl der in GFI Archiver gespeicherten E-Mails sowie die Anzahl der genutzten Archivspeicher. Mithilfe dieser Informationen können Sie erkennen, ob E-Mails korrekt archiviert werden. Wenn die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert ist, wird in diesem Fenster eine Meldung angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen (Seite 214). GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 87

5.2.4 E-Mail-Fluss Screenshot 31: GFI Archiver-Bereich E-Mail-Fluss Die Darstellung im Bereich E-Mail-Fluss bietet eine grafische Übersicht über die Anzahl der von GFI Archiver archivierten E-Mails. Spitzen- und Tiefstwerte außerhalb des normalen E-Mail-Flusses sollten untersucht werden, da dies auf eine fehlerhafte Journalfunktion hindeuten kann. Passen Sie das Diagramm E-Mail-Fluss für die Anzeige des E-Mail-Flusses aller Journalpostfächer, eines einzelnen Postfachs oder für die Anzeige eines bestimmten Zeitraums an. Passen Sie die Ansicht mithilfe der verfügbaren Schaltflächen an, und klicken Sie zum Bestätigen auf Aktualisieren. 5.2.5 Ereignisanzeige Screenshot 32: Registerkarte Ereignisanzeige Das Fenster Ereignisanzeige enthält Informationen über GFI Archiver-Ereignisse. Die hier angezeigten Nachrichten bieten Informationen über Systemprozesse, die normalerweise für den Systemadministrator ausgeblendet werden, aber eventuell Ihre Aufmerksamkeit erfordern. 5.3 Durchsuchen archivierter Elemente 1. Wählen Sie in GFI Archiver die Registerkarte Archiv aus. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 88

Screenshot 33: Durchsuchen archivierter E-Mails 2. Auf der Registerkarte Archiv werden alle archivierten Elemente der Postfächer angezeigt, für die Ihnen eine Zugriffsberechtigung erteilt wurde. Darüber hinaus können Sie die in der Tabelle unten beschriebenen Aktionen durchführen. OPTION Ermöglicht die Suche nach E-Mails. Geben Sie das gesuchte Wort oder die gesuchte Wortgruppe ein, und klicken Sie auf. Die Suchergebnisse werden im E-Mail-Bereich angezeigt. Blendet den E-Mail-Vorschaubereich aus. Blendet den E-Mail-Vorschaubereich ein. Wechselt zwischen der Anzeige des E-Mail-Vorschaubereichs am unteren Bildschirmrand und an der Seite. Zeigt E-Mails in der Nachrichtenansicht an. Zeigt E-Mails in der Postfachansicht an. Wechseln Sie zur Kalenderansicht, und zeigen Sie die archivierten Kalenderelemente an. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 89

OPTION Wechseln Sie in die Dateiverlaufsansicht, und zeigen Sie eine Liste der vom File Archive Assistant archivierten Dateien an. Zeigt eine Liste der Postfächer an, auf die der aktuell angemeldete Benutzer Zugriff hat. Wählen Sie aus der Kontoliste über die Option Konten im Archiv auflisten den Archivspeicher aus, für den Sie Postfächer anzeigen möchten. Klicken Sie auf Schließen, um die Kontoliste zu schließen. Löscht die ausgewählten E-Mails, wenn die E-Mail-Löschung von Ihrem Systemadministrator aktiviert wurde. Ist die E-Mail- Löschung nicht aktiviert, wird dieses Symbol nicht angezeigt. Aus schreibgeschützten Archivspeichern oder bei aktivierter Legal-Hold-Funktion können keine E-Mails gelöscht werden. Standardmäßig zeigt GFI Archiver bis zu 25 Elemente pro Seite an. Klicken Sie zum Ändern dieses Wertes auf den angezeigten Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, und geben Sie unter der Option Anzahl der angezeigten E-Mails pro Seite einen neuen Wert ein. Klicken Sie auf Speichern. 5.4 Arbeiten mit archivierten Elementen Über die Registerkarte Archiv in GFI Archiver können Sie verschiedene Arten archivierter Elemente anzeigen und bearbeiten. Wechseln Sie zwischen E-Mail-Konversationen und Kalenderelementen mithilfe der Steuerelemente in der Taskleiste. Weitere Informationen finden Sie unter Durchsuchen archivierter Elemente (Seite 88). Wählen Sie aus der Postfach- oder der Nachrichtenansicht eine E-Mail aus, um die E-Mail oder eine archivierte Datei anzuzeigen. Das ausgewählte Element wird im Vorschaubereich angezeigt. Doppelklicken Sie auf eine E-Mail oder eine archivierte Datei, um sie im E-Mail-Ansichtsfenster anzuzeigen. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 90

Screenshot 34: Arbeiten mit archivierten Elementen in GFI Archiver Wechseln Sie zum Öffnen eines archivierten Kalenderelements zur Kalenderansicht. Wählen Sie das anzuzeigende Element aus. Klicken Sie einmal auf das Element, um im Kalenderfenster Details anzuzeigen. In Abhängigkeit von dem ausgewählten archivierten Element können beim Anzeigen der Inhalte archivierter Elemente die folgenden Aktionen ausgeführt werden: OPTION E-Mail-/Kalenderelement-Header anzeigen. Klicken Sie, um den Header der E-Mail/des Kalenderelements anzuzeigen. Die Header werden in einem gesonderten Bereich angezeigt. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen. Diskussions-Threads (Korrespondenzen) anzeigen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die gesamte Korrespondenz im E-Mail- Ansichtsfenster anzuzeigen. Alle E-Mails der Korrespondenz werden aufgeführt. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 91

OPTION E-Mail- oder Kalenderelementkennzeichnungen bearbeiten (einzeln und global) Mit dieser Funktion können Sie E-Mails und Kalenderelemente anhand von Kennzeichnungen kategorisieren. Diese Funktion ist für die Suche nach bestimmten Typen archivierter Elemente geeignet. Beispielsweise können Sie nach Elementen mit der Kennzeichnung Wichtig suchen. So fügen Sie eine Kennzeichnung hinzu: 1. Geben Sie unter Verfügbare Kennzeichnungen eine neue Kennzeichnung ein, oder wählen Sie eine vorhandene Kennzeichnung aus. 2. Klicken Sie auf E-Mail kennzeichnen, um die E-Mail mit der eingegebenen oder ausgewählten Kennzeichnung zu versehen. So entfernen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung: 1. Wählen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung aus. 2. Klicken Sie auf Kennzeichnung entfernen. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen. Kennzeichnungen werden im Feld Kennzeichnungen mit schwarzer Farbe dargestellt. Kennzeichnungen, die auf Unternehmensebene mithilfe von Kategorisierungsrichtlinien zugewiesen wurden, werden mit roter Farbe dargestellt. Kennzeichnungen aufgrund von Kategorisierungsrichtlinien können nicht entfernt werden. E-Mail/Kalenderelement wiederherstellen. Mit dieser Funktion können Sie E-Mails oder Kalenderelemente über die OneClick Restore- Funktion wiederherstellen. Sie können ein archiviertes Element in einem bestimmten Postfach wiederherstellen oder eine Kopie des Elements an eine E-Mail-Adresse weiterleiten. Geben Sie im E-Mail-Wiederherstellungsbereich die E-Mail-Adresse ein, an die Sie eine Kopie des aktuellen Elements senden möchten, und klicken Sie auf E- Mail/Kalenderelement wiederherstellen. E-Mail auf Festplatte speichern (EML-Format) Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im.eml-format. Dieses Format ist kompatibel mit einer Reihe von E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook Express, Windows Mail und Mozilla Thunderbird. Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus. E-Mail auf Festplatte speichern (MSG-Format) Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im.msg-format, das mit Microsoft Outlook kompatibel ist. Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus. Kalenderelement herunterladen Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im.msg-format, das mit Microsoft Outlook kompatibel ist. Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus. E-Mail/Kalenderelement drucken Zeigt das archivierte Element in einem druckerfreundlichen Format in einem neuen Browserfenster an. Verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers, um das Element auszudrucken. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 92

OPTION Bilder in E-Mail anzeigen Verwenden Sie diese Schaltfläche, um eingebettete Bilder in der E-Mail anzuzeigen. Spam-Markierung aufheben Heben Sie mit dieser Schaltfläche die Spam-Markierung für E-Mails auf, die zuvor von einem Virenschutzprogramm als Spam gekennzeichnet wurden. Diese Option erfordert das Einrichten einer Spam-Aufbewahrungsrichtlinie. E-Mail/Kalenderelement löschen Löscht das aktuelle Element, wenn die E-Mail-Löschung von Ihrem Systemadministrator aktiviert wurde. Ist die E-Mail-Löschung nicht aktiviert, wird dieses Symbol nicht angezeigt. Aus schreibgeschützten Archivspeichern oder bei aktivierter Legal-Hold-Funktion können keine archivierten Elemente gelöscht werden. Herunterladen Ereignisse des Kalenderelements anzeigen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Ereignisse des Kalenderelements im E-Mail- Ansichtsfenster anzuzeigen. Beim Anzeigen archivierter Dateien wird ein zusätzlicher Link Herunterladen im Textkörper angezeigt. Klicken Sie auf diesen Link, um die Datei herunterzuladen und auf der Festplatte zu speichern. 5.5 Suchen nach archivierten Elementen Bei der Suche nach archivierten Elementen, wie E-Mails, Dateien Kalenderelemente und Faxe, durchsucht GFI Archiver den E-Mail-Index und ruft alle übereinstimmenden Elemente und die zugehörigen Anhänge ab. In GFI Archiver können Sie anhand von: OPTION Schnellsuche Verwenden Sie das Textfeld in der Symbolleiste, um alle archivierten E- Mails des ausgewählten Benutzers in sämtlichen Archivspeichern zu durchsuchen. Im Textfeld Schnellsuche können Sie auch folgende Platzhalter verwenden:? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenkette Einfache Suche Erweiterte Suche Beispiel: Um nach E-Mails zu suchen, die das Wort Schweiz enthalten, können Sie Schw??z oder Schw*z eingeben. Erweitern Sie die Schnellsuche, um die Suche nach einfachen Kriterien wie Absender, Empfänger, Betreff, Datum und weiteren Informationen zu filtern. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der einfachen Suche (Seite 94). Über die erweiterten Optionen erhalten Sie eine umfangreiche Auswahl an Suchoptionen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche (Seite 96). Die Suchergebnisse werden im E-Mail-Bereich angezeigt. GFI Archiver zeigt bis zu 25 E-Mails pro Seite an. Wenn mehr als 25 E-Mails den Kriterien der Suchanfrage entsprechen, werden die E-Mails von GFI Archiver auf mehrere Seiten verteilt. Mithilfe des Schiebereglers am unteren Rand des E-Mail-Bereichs können Sie zur nächsten Seite blättern. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 93

5.5.1 Verwenden der einfachen Suche Die Einfache Suche ist eine Erweiterung der Funktion Schnellsuche, mit der Sie zusätzliche Suchkriterien bei der Suche nach E-Mails, Dateien, Kalenderelementen oder Fax-/SMS-Nachrichten in allen Archivspeichern angeben können. So verwenden Sie die einfache Suche: 1. Klicken Sie in der Registerkarte Archiv auf das Dropdown-Symbol neben dem Textfeld für die Suche. Screenshot 35: Optionen für die einfache Suche 2. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option E-Mail aus, um in allen Archivspeichern nach E-Mails zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen: OPTION Enthält Betreff Absendedatum Von An Anhang Erweiterte Optionen Zurücksetzen Speichern Suche Geben Sie ein Stichwort ein, nach dem gesucht werden soll. Sie können auch folgende Platzhalter verwenden:? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenkette Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile. Legt das Datum fest, an dem die gesuchte E-Mail gesendet wurde. Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory -Anzeigenamen an, um nach E-Mails von einem bestimmten Absender zu suchen. Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory -Anzeigenamen an, um nach E-Mails an einen bestimmten Empfänger zu suchen. Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang. Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an Suchoptionen zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche (Seite 96). Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen. Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann. Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt. Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben. 3. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option Datei aus, um in allen Archivspeichern nach archivierten Dateien zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen: GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 94

OPTION Dateiname Dateityp Datum der letzten Änderung Erweiterte Optionen Suche Zurücksetzen Speichern Geben Sie den vollständigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein, nach dem Sie suchen. Sie können auch folgende Platzhalter verwenden:? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenkette Wählen Sie einen Dateityp aus der Liste aus, oder wählen Sie die Option Alle (Standard). Wählen Sie eine Option aus der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefiniert, und geben Sie mithilfe der Kalenderschaltflächen einen Zeitraum an. Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an Suchoptionen zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche (Seite 96). Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben. Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen. Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann. Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt. 4. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option Kalender aus, um in allen Archivspeichern nach archivierten Kalenderelementen zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen: OPTION Enthält Organisator Betreff Eingeladene Teilnehmer Ereignisbeginn Ort Erweiterte Optionen Suche Zurücksetzen Speichern Geben Sie den vollständigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein, nach dem Sie suchen. Sie können auch folgende Platzhalter verwenden:? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenkette Geben Sie den Namen des Organisators des Ereignisses an. Suchen Sie nach Kalenderelementen mit einem bestimmten Betreff. Geben Sie die Namen der zu einem Ereignis eingeladenen Personen an. Wählen Sie eine Option aus der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefiniert, und geben Sie mithilfe der Kalenderschaltflächen einen Zeitraum an. Geben Sie den Namen des Orts an, an dem ein Ereignis stattfindet. Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an Suchoptionen zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche (Seite 96). Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben. Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen. Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann. Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt. 5. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option Fax aus, um in allen Archivspeichern nach archivierten Fax- und SMS-Nachrichten zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen: GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 95

OPTION Enthält Typ Absendedatum Von An Erweiterte Optionen Suche Zurücksetzen Speichern Geben Sie den vollständigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein, nach dem Sie suchen. Sie können auch folgende Platzhalter verwenden:? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenkette Wechseln Sie mithilfe der Dropdown-Liste zwischen Fax und SMS. Legen Sie über die zur Verfügung stehenden Liste das Datum fest, an dem das gesuchte Fax bzw. die SMS-Nachricht gesendet wurde. Geben Sie die Adresse des Absenders an, nach dem gesucht werden soll. Geben Sie die Adresse des Empfängers an, nach dem gesucht werden soll. Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an Suchoptionen zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche (Seite 96). Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben. Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen. Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann. Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt. Die Faxsuchoption wird nur angezeigt, wenn die Registerkarte Faxarchivierungssuche vom GFI Archiver-Administrator aktiviert wurde. 5.5.2 Verwenden der erweiterten Suche Die Erweiterte Suche ist eine Erweiterung der Funktion Einfache Suche, mit der Sie mehrere Suchkriterien bei der Suche nach archivierten Elementen angeben können. So verwenden Sie die erweiterte Suche: 1. Klicken Sie in der Registerkarte Archiv auf das Dropdown-Symbol neben dem Textfeld für die Schnellsuche, und wählen Sie Erweiterte Optionen. Screenshot 36: Erweiterte Suchoptionen 2. Im Bereich Erweiterte Suchoptionen stehen Ihnen die folgenden Funktionen für eine erweiterte Suche zur Verfügung: GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 96

OPTION E-Mails durchsuchen nach Archivspeicher Absendedatum Beinhaltet alle Wählen Sie den Active Directory-Benutzer aus der angezeigten Liste aus. Definiert den Archivspeicher, in dem die Suche durchgeführt werden soll. Wählen Sie einen oder mehrere Archivspeicher aus der verfügbaren Liste der Archivspeicher aus. Legt das Datum fest, an dem die gesuchte E-Mail gesendet wurde. Legt fest, ob Elemente angezeigt werden sollen, die alle oder nur eine Suchbedingung erfüllen. Wählen Sie die die gewünschte Option aus der Dropdown-Liste aus: Alle: Zeigt archivierte Elemente an, die mindestens eine der festgelegten Bedingungen erfüllen. Beliebig: Zeigt archivierte Elemente an, die alle festgelegten Bedingungen erfüllen. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 97

OPTION Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Suchbedingungen hinzuzufügen. Zu den verfügbaren Bedingungen gehören: Betreff Mit dieser Option suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile. Absender Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory -Anzeigenamen an, um nach E-Mails von einem bestimmten Absender zu suchen. Empfänger Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory -Anzeigenamen an, um nach E-Mails an einen bestimmten Empfänger zu suchen. BCC: Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Active Directory -Anzeigenamen des Empfängers an, dessen Adresse in das BCC-Feld eingegeben wurde. Absendedatum Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum gesendet wurden. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie Liegt vor dem, Liegt nach dem oder Ist genau. Empfangsdatum Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum empfangen wurden. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie Liegt vor dem, Liegt nach dem oder Ist genau. Startdatum: Suchen Sie nach Kalenderelementen, die vor einem festgelegten Datum begonnen haben. Größe (KB): Suchen Sie nach Elementen, die einer bestimmten Größe entsprechen bzw. größer oder kleiner sind. Geben Sie die Größe ein, und wählen Sie Ist größer als, Ist kleiner als und Ist genau. Nachrichten-ID Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Nachrichten-ID im Header. Geben Sie die Nachrichten-ID ein, bzw. kopieren Sie die Nachrichten-ID der zu suchenden E-Mail. Gesamte E-Mail Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im gesamten E-Mail-Text und den Anhängen. Textkörper Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Nachrichtentext. Anhang Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang. Enthält Dokument Suchen Sie nur nach E-Mails mit einem angehängten Dokument. Ordner: Suchen Sie nach Elementen, die sich in einem bestimmten Postfachordner befinden. Ordner/Unterordner: Suchen Sie nach Elementen, die sich in einem bestimmten Unterordner eines Postfachordners befinden. Kennzeichnung Suchen nach E-Mails mit einer bestimmten Kennzeichnung. Klicken Sie neben einer Suchbedingung auf, um sie zu entfernen. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 98

OPTION Schließt alle diese Bedingungen aus Definiert eine Liste mit Bedingungen, die bei der Suche von den archivierten Elementen NICHT erfüllt werden sollen. Klicken Sie auf, und wählen Sie die entsprechenden Bedingungen aus. Die Bedingungen, die Sie hier auswählen können, entsprechen den zuvor beschriebenen Bedingungen. Klicken Sie neben einem Suchkriterium auf, um es zu entfernen. Zurück zu den Basisoptionen Zurücksetzen Speichern Suche Klicken Sie auf diese Option, um zur Funktion Einfache Suche zurückzukehren. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der einfachen Suche (Seite 94). Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen. Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann. Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt. Startet die Suche nach archivierten Elementen. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben. 5.5.3 E-Mail-Suche mithilfe von Smartphones In GFI Archiver können Sie mithilfe eines Smartphones nach E-Mails suchen. Diese Funktion wird von den folgenden Betriebssystemen unterstützt: Android 2.1 oder höher Apple iphone ios 4 Blackberry OS5 oder höher So führen Sie eine einfache Suche durch: 1. Starten Sie den Internetbrowser auf Ihrem Smartphone, und geben Sie die URL von GFI Archiver in folgendem Format ein: http://<gfi Archiver-Hostname>/<Name des virtuellen Ordners in GFI Archiver> Beispiel: http://mydomain.com/archiver 2. Melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen an. Die mobile Benutzeroberfläche verwendet die gleichen Spracheinstellungen wie die vom Benutzer konfigurierten Einstellungen in GFI Archiver. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Benutzereinstellungen (Seite 128). 3. Geben Sie den gesuchten Text ein, und klicken Sie auf Suchen. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 99

4. Durchsuchen Sie die angezeigten Ergebnisse mithilfe der verfügbaren Optionen. Die Ergebnisse sind absteigend nach Datum geordnet. Die mobile Suchfunktion zeigt 10 E-Mails pro Seite an. Sie können die weiteren Seiten mithilfe der verfügbaren Optionen öffnen. Die maximale Anzahl an Suchergebnissen ist 5.000. Screenshot 37: Konversationsansicht auf Smartphone 5. Klicken Sie auf den E-Mail-Betreff, um die E-Mail anzuzeigen, oder klicken Sie auf Gespräche anzeigen, um dazugehörige E-Mails anzuzeigen. Mit der der mobilen Benutzeroberfläche werden E-Mail-Archive durchsucht. Greifen Sie für erweiterte Suchfunktionen auf GFI Archiver auf Ihrem Computer zu. Die mobile Benutzeroberfläche ermöglicht Benutzern NUR den Zugriff auf ihr Postfach. 5.6 Zugreifen auf mehrere Postfächer Über die Registerkarte Archiv können Sie auch die archivierten Elemente anderer Benutzer durchsuchen vorausgesetzt, Ihnen wurde Zugriff auf deren Archive gewährt. Ein Benutzer mit GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 100

Administratorrechten kann über die GFI Archiver-Zugriffskontrolle den Zugriff auf die Postfächer anderer Benutzer gewähren und entziehen. Die Funktion Hinzuzufügenden Benutzer suchen ist deaktiviert, wenn der aktuell angemeldete Benutzer keine Zugriffsrechte auf andere Benutzerkonten besitzt, oder wenn keine E-Mails für die Anzeige vorhanden sind. Screenshot 38: Zugreifen auf mehrere Postfächer So zeigen Sie archivierte Elemente eines anderen Postfachs an: 1. Geben Sie im Suchfeld Hinzuzufügenden Benutzer suchen den Namen des Postfachs ein, für das Sie archivierte Elemente anzeigen möchten. Daraufhin wird eine Liste mit übereinstimmenden Namen (für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben) angezeigt. 2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, und klicken Sie neben dem Suchfeld auf. 3. Wählen Sie im Feld E-Mails durchsuchen für: den neu hinzugefügten Benutzer aus. 4. Durchsuchen Sie die angezeigten archivierten Elemente mithilfe der verfügbaren Optionen. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 101

5.7 GFI MailInsights GFI MailInsights ist eine Reporting-Funktion in GFI Archiver, mit der Informationen über die E-Mail- Nutzung und Tendenzen anhand archivierter Elemente gesammelt werden können. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Informationen über die E-Mail- und Ressourcen-Nutzung für aussagekräftige Management- und HR-Berichte grafisch aufzubereiten. GFI MailInsights ist nur für Benutzer mit den erforderlichen Zugriffsrechten aktiviert. Wenden Sie sich bezüglich weiterer Informationen an Ihren Systemadministrator. Folgende Berichte stehen zur Verfügung: NAME DES BERICHTS Kommunikationsfluss WebMail-Nutzung E-Mail-Reaktionsverhalten Speichernutzung Inaktive Konten Unangemessene Wörter Interne Spammer Außerhalb der Geschäftszeiten Datenleckerkennung Stellensuche Ausdrucksuche Überwachen Sie ein- und ausgehende Kommunikationsmuster von Benutzern und Gruppen in Ihrem Unternehmen. Identifizieren Sie die Benutzer, die am häufigsten E-Mails über Webmail-Dienste austauschen. Gibt Aufschluss über potentielle Datenschlupflöcher und unangemessene E-Mail-Nutzung. Gewinnen Sie Einblicke in die durchschnittliche Zeit, die Benutzer für die Beantwortung von internen und externen E- Mails benötigen. Verwenden Sie diesen Bericht, um sich einen Überblick über gespeicherte E-Mail-Anhänge und die dadurch verursachten Speicherkosten zu verschaffen. Erstellen Sie die passenden Aufbewahrungsrichtlinien zur Kontrolle des E-Mail- Speicherplatzes. Dieser Bericht gibt eine Liste von Benutzerkonten wieder, auf denen E-Mails empfangen, aber nicht in der angegebenen Zeit beantwortet wurden. Prüfen Sie E-Mails auf die Verwendung von unangemessener Sprache und damit auf Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinie. Finden Sie heraus, mit welchen Kontakten Ihre Mitarbeiter regelmäßig per E-Mail kommunizieren (Empfänger, CC- und BCC-Empfänger). Dieser Bericht zeigt eine Liste mit internen Benutzerkonten an, von denen E-Mails außerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten gesendet wurden. Erkennen Sie Benutzeraktivitäten, denen weiter nachgegangen werden muss. Spüren Sie E-Mails auf, die Informationen wie Kreditkartendetails, Sozialversicherungsnummern (USA) und andere vertrauliche Dokumente und Informationen enthalten. Identifizieren Sie ein- und ausgehende E-Mails, die Lebensläufe enthalten oder an eine Jobbörse adressiert sind. Suchen Sie nach spezifischen Begriffen oder Ausdrücken innerhalb der archivierten E-Mails. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 102

NAME DES BERICHTS Benutzerdatenverkehr Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Anzahl der E- Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. E-Mail-Themen E-Mail-Leistungskennzahlen Bericht Große E-Mails 5.7.1 Anforderungen für GFI MailInsights Für GFI MailInsights sind die folgenden Konfigurationen erforderlich: Dieser Bericht listet häufig in E-Mails vorkommende Themen und Wörter auf, die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. Analysieren Sie gesendete und empfangene E-Mails, um die Benutzerproduktivität gemäß einer Menge vordefinierter Leistungskennzahlen zu klassifizieren. Ermitteln Sie große E-Mails, die unerwünscht viel Speicherplatz in Ihrem Archiv beanspruchen können. E-Mail- Anhänge werden entsprechend bestimmter Kategorien klassifiziert. Ein vorkonfigurierter SMTP-Server. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen (Seite 228). E-Mail-Indizierung. Weitere Informationen finden Sie unter Indizierung (Seite 177). Vorhandene Archivspeicherdaten, damit Berichte erfolgreich generiert werden können. 5.7.2 Erstellen von MailInsights-Berichten Erstellte Berichte werden per E-Mail entweder an den angemeldeten Benutzer oder an den im Feld Weiterleiten an angegebenen Benutzer gesendet. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-format exportiert werden. So erstellen Sie einen Bericht: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte MailInsights, und wählen Sie den gewünschten Bericht. 2. Verwenden Sie die verfügbaren Filter. Wählen Sie dazu einen zu filternden Wert aus. 3. (Optional) Geben Sie im Feld Weiterleiten an die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Wenn Sie die Weiterleitungsoption verwenden, wird der Bericht nicht nur an den Benutzer gesendet, der den Bericht erstellt, sondern auch an alle Benutzer, die im Feld Weiterleiten an eingegeben wurden. Mehrere E-Mail-Adressen werden durch ein Semikolon (;) getrennt. 4. Klicken Sie unten auf der jeweiligen Berichtsseite auf Bericht senden. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 103

5.7.3 Planen von MailInsights-Berichten Alle MailInsights -Berichte können zur automatischen Ausführung geplant werden. So planen Sie einen Bericht: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte MailInsights, und wählen Sie den gewünschten Bericht. 2. Verwenden Sie die verfügbaren Filter. Wählen Sie dazu einen zu filternden Wert aus. 3. Klicken Sie auf Planen. Screenshot 39: Planen von MailInsights -Berichten 4. Geben Sie im Feld Name des Berichts einen aussagekräftigen Namen für Ihren Bericht ein. 5. (Optional) Geben Sie im Feld Weiterleiten an die E-Mail-Adresse eines oder mehrerer Empfänger ein. 6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bericht planen die Ausführungsfrequenz für den Bericht aus. Folgende Optionen sind verfügbar: Täglich, Wöchentlich oder Monatlich. 7. Geben Sie im Feld Um die Uhrzeit an. 8. Klicken Sie auf Speichern und Bericht planen. 5.7.4 Kommunikationsfluss Das Diagramm zum Kommunikationsfluss bietet eine Übersicht über E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern/Gruppen und deren Kontakten ausgetauscht wurden. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 104

Screenshot 40: MailInsights -Kommunikationsfluss Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bereich Bericht für Empfänger Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Wählen Sie eine/n Active Directory -Benutzer oder -Gruppe aus. Wählen Sie Intern, Extern oder Alle. Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger angezeigt werden. Der Standardwert lautet Top 20. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx) -Format exportiert werden. Der generierte Bericht zeigt den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Gruppe in der Mitte eines Diagramms als einzelne Entität an. Kontakte werden nach Domänen getrennt. Jedes Domänen- Cluster wird in einer anderen Farbe dargestellt. Die Randbreite zwischen den Knoten zeigt die Intensität der E-Mail-Beziehung zwischen verschiedenen Entitäten an. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: OPTION Kontakt-E-Mail Gesendete E-Mails Empfangene E-Mails Kontakt E-Mail-Adresse Gesamtzahl der gesendeten E-Mails Gesamtzahl der empfangenen E-Mails GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 105

OPTION E-Mails insgesamt Letzte Kommunikation Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails Datum und Uhrzeit der zuletzt gesendeten/empfangenen E-Mail 5.7.5 WebMail-Nutzung Im Bereich für die WebMail-Nutzung können Sie einen Bericht generieren, der die Interaktion von internen Benutzern mit Webmail-Konten zeigt. Screenshot 41: MailInsights WebMail-Nutzung Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bereich Bericht für Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Wählen Sie eine/n Active Directory -Benutzer oder -Gruppe aus. Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger angezeigt werden. Der Standardwert lautet Top 20. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx) -Format exportiert werden. Der generierte Bericht zeigt ein Diagramm an, das die Gesamtanzahl der in dem angegebenen Zeitraum gesendeten und empfangenen E-Mails darstellt. Der Bereich Übersicht oben in einem Bericht zeigt die häufigsten WebMail-Anbieter und eine Zusammenfassung der gesendeten und empfangenen E-Mails nach Anbieter an. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 106

Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: OPTION Benutzer E-Mails insgesamt Gesendete E-Mails Empfangene E-Mails Durchschnitt/Tag Gesamtprozentsatz E-Mail-Adresse des Benutzers Gesamtzahl der internen Kontakte Gesamtzahl der gesendeten E-Mails Gesamtzahl der empfangenen E-Mails Durchschnittliche Anzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails pro Tag Gesamtanzahl der Web-E-Mails in Prozent Der WebMail-Nutzungsbericht umfasst folgende WebMail-Anbieter: Hotmail; Googlemail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com 5.7.6 E-Mail-Reaktionsverhalten Der Bericht zum E-Mail-Reaktionsverhalten zeigt an, wie viel Zeit durchschnittlich vergeht, bis Mitarbeiter auf E-Mails antworten. Screenshot 42: MailInsights E-Mail-Reaktionsverhalten Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 107

OPTION Bereich Bericht für Einbeziehen Sortieren Berichtsformat Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 7 Tage). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Wählen Sie eine/n Active Directory -Benutzer oder -Gruppe aus. Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger angezeigt werden. Der Standardwert lautet Alle. Geben Sie eine Sortiermethode an. Folgende Optionen sind verfügbar: Nach Name (Standard) Nach Reaktionsverhalten Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx) -Format exportiert werden. Der generierte Bericht zeigt ein Balkendiagramm an, das auf der y-achse die Benutzer und auf der x- Achse die Reaktionszeiten in Stunden dargestellt. Die Daten werden nach den ausgewählten Kriterien sortiert. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: OPTION Benutzer Durchschnittliches Reaktionsverhalten Durchschnittliches internes Reaktionsverhalten Durchschnittliches externes Reaktionsverhalten Name oder E-Mail-Adresse des Benutzers. Durchschnittliches Reaktionsverhalten für alle E-Mails (Stunden). Durchschnittliche Dauer bis zur Antwort an interne Benutzer (Stunden). Durchschnittliche Dauer bis zur Antwort an externe Benutzer (Stunden). 5.7.7 Speichernutzung Der Bericht Speichernutzung zeigt den verwendeten Speicherplatz von Anhängen an. Die Anhänge werden in Kategorien eingeordnet. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 108

Screenshot 43: MailInsights Speichernutzung Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bereich Bericht für Elementtyp Berichtsformat Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Wählen Sie Jeder (Standard) oder eine/n Active Directory -Benutzer oder -Gruppe aus. Wählen Sie aus folgenden verfügbaren Optionen aus: E-Mails, Dateien oder E-Mails und Dateien. Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx) -Format exportiert werden. Der generierte Bericht enthält ein Säulendiagramm, dessen Säulen die verschiedenen Anhangskategorien repräsentieren. Auf der x-achse des Diagramms werden die verschiedenen Speichergrößenbereiche und auf der y-achse wird die Größe des Anhangs angezeigt. Folgende Anhangskategorien sind im Bericht Speichernutzung verfügbar: Bilder, Dokumente, Musik, Videos und Sonstige Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 109

OPTION Datum Gesamtgröße Bilder Dokumente Musik Videos Sonstige Datum, an dem die E-Mail empfangen wurde Gesamtgröße des Anhangs Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie Bilder Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie Dokumente Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie Musik Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie Videos Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie Sonstige 5.7.8 Inaktive Konten Im Bereich Inaktive Konten können Sie einen Bericht generieren, der interne Konten anzeigt, die nicht mehr aktiv sind. Screenshot 44: MailInsights Inaktive Konten Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bereich Berichtsformat Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 30 Tage). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx) -Format exportiert werden. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 110

Mit inaktivem Konto wird ein Konto beschrieben, das E-Mails empfängt, von dem aber keine E-Mails in dem angegebenen Zeitraum gesendet wurden. Dieser Bericht zeigt eine Liste mit den inaktiven Konten an. 5.7.9 Unangemessene Wörter Im Bereich Unangemessene Wörter können Sie einen Bericht generieren, der die Verwendung unangemessener Sprache in E-Mails identifiziert. Unangemessene Wörter umfassen Schimpfwörter oder solche, die als sexistisch und rassistisch eingestuft werden. Screenshot 45: MailInsights Unangemessene Wörter Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bereich Empfänger Berichtsformat Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Heute). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Wählen Sie Alle, Nur intern oder Nur extern. Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx) -Format exportiert werden. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 111

Um der Liste Unangemessene Wörter weitere Wörter hinzuzufügen, starten Sie die Datei InappropriateWordsEditor.exe in C:\Programme\GFI\Archiver\Core2\bin. Beachten Sie, dass diese Datei anstößige Wörter enthält, die beleidigend sein können. Der generierte Bericht zeigt Daten in einer Tabelle an und umfasst folgende Optionen: OPTION Datum/Uhrzeit Absender Betreff Datum und Uhrzeit der E-Mail E-Mail-Adresse des Absenders E-Mail-Betreff 5.7.10 Interne Spammer Der Bericht zu internen Spammern ermöglicht Ihnen die Erstellung einer Liste, welche die internen E- Mail-Konten der Benutzer enthält, die eine große Anzahl von Empfängern in ihre E-Mails aufnehmen. Dieser Bericht enthält die Empfänger der Felder An, CC und BCC. Screenshot 46: MailInsights Interne Spammer Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 112

OPTION Bereich Einbeziehen Berichtsformat Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 30 Tage). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Geben Sie die Anzahl der E-Mail-Konten an, die maximal 1000 Benutzer enthalten können. Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx) -Format exportiert werden. Die Berichtsdaten werden in der Tabelle angezeigt und umfassen folgende Optionen: OPTION Benutzername Durchschnittliche Empfängeranzahl Benutzername oder E-Mail-Adresse des Absenders. Die durchschnittliche Anzahl von Empfängern, die während des angegebenen Zeitraums eine E-Mail vom Absender erhalten haben. 5.7.11 Außerhalb der Geschäftszeiten Verwenden Sie diesen Bericht, um interne Benutzer zu identifizieren, die E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten verschicken. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 113

Screenshot 47: Außerhalb der Geschäftszeiten von MailInsights Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bericht für Einbeziehen Bereich Berichtsformat Geschäftszeiten Arbeitswoche Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine Active Directory - Gruppe aus. Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Es können maximal 1.000 Ergebnisse angezeigt werden. Standard = 50. Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-format exportiert werden. Geben Sie einen Zeitraum gemäß den normalen Geschäftszeiten Ihres Unternehmens an. Wählen Sie die Arbeitstage Ihres Unternehmens aus. Markierte Tage werden als Teil der normalen Geschäftszeiten angesehen. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 114

OPTION Ruhetage Verwenden Sie den Kalender, um vergangene und zukünftige Ruhetage anzugeben. Ausgewählte Daten werden im bereitgestellten Fenster aufgelistet. Ruhetage können gesetzliche Feiertage und Unternehmensferien sein. WICHTIG Die Einstellungen werden nur nach erfolgreicher Erstellung des Berichts gespeichert. Wenn Sie die Seite vor der Berichterstellung verlassen, gehen alle Einstellungen verloren. Bei Verwendung der Schaltfläche Alle löschen werden die konfigurierten Daten für alle Jahre gelöscht. Die folgenden Beispiele beschreiben, wie der Bericht bei typischen konfigurierten Szenarien funktioniert: Szenario 1: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag, wobei Arbeitsbeginn und -ende am gleichen Tag liegen, z. B. 9:00 bis 18:00 Uhr. Der Bericht umfasst E-Mails, die zwischen 18:00 und 9:00 Uhr von Montag bis Freitag sowie am Samstag und Sonntag verschickt wurden. Szenario 2: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag. Zwischen Arbeitsbeginn und -ende liegt Mitternacht, z. B. von 20:00 bis 5:00 Uhr. In diesem Fall umfasst der Bericht die E-Mails, die zwischen 5:00 und 20:00 Uhr von Montag bis Freitag sowie am Samstag und Sonntag verschickt wurden. E-Mails, die am Samstag zwischen Mitternacht und 5:00 Uhr gesendet wurden, werden nicht beachtet, da sie innerhalb der normalen Geschäftszeiten verschickt wurden. Szenario 3: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag. Zwischen Arbeitsbeginn und -ende liegt Mitternacht und Mittwoch ist ein Feiertag. Der Bericht umfasst die E-Mails, die zwischen 5:00 und 20:00 Uhr von Montag bis Freitag, am Samstag und Sonntag sowie am Mittwoch von Mitternacht bis Mitternacht verschickt wurden. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 115

Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einem Balkendiagramm angezeigt. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die ersten 3 Benutzer an, die am meisten E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten verschickt haben. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: OPTION E-Mail Anzahl der gesendeten E-Mails E-Mail-Adresse des Benutzers Anzahl der außerhalb der Geschäftszeiten gesendeten E-Mails 5.7.12 Datenleckerkennung Mithilfe dieses Berichts können Sie E-Mails erkennen, die potenziell sensible Daten enthalten. Der Bericht erkennt gesendete und empfangene E-Mails mit folgendem Inhalt: Kreditkartennummern der größten Anbieter (VISA, Mastercard, American Express, Diner s Club, Discover) Sozialversicherungsnummern (USA) Vertrauliche Dokumente und Informationen Der Bericht analysiert gesendete und empfangene E-Mails für den ausgewählten Benutzer. Screenshot 48: MailInsights -Bericht zur Datenleckerkennung GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 116

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bereich Bericht für Empfänger Berichtsformat Geben Sie einen Zeitraum an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 3 Monate). Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen. Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine/n Active Directory - Benutzer oder -Gruppe aus. Interne Empfänger, externe Empfänger oder beide. Die Standardeinstellung ist Beide. Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx) -Format exportiert werden. Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach Datum sortiert. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die 3 häufigsten Absender. Die Tabelle enthält folgende Informationen: OPTION Datum Absender Betreff Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E-Mail an. E-Mail-Adresse des Absenders. E-Mail-Betreff. Die Einträge in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E-Mail. Art des Datenlecks Folgende Arten von Datenlecks sind möglich: Kreditkarte, Sozialversicherungsnummer, vertrauliche Daten, medizinische Daten. Werden mehrere Arten von Datenlecks erkannt, wird nur die erste Art angezeigt. 5.7.13 Stellensuche Verwenden Sie diesen Bericht, um interne Benutzer zu identifizieren, die per E-Mail mit Jobbörsen kommunizieren. Der Bericht erkennt gesendete und empfangene E-Mails, die Lebensläufe enthalten. Der Bericht kann sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails für den ausgewählten Benutzer identifizieren. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 117

Screenshot 49: MailInsights-Bericht zur Stellensuche Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bereich Bericht für Domänen Berichtsformat Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat) aus. Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen. Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine/n Active Directory -Benutzer oder -Gruppe aus. Die in diesem Bereich aufgelisteten Domänen werden den Suchkriterien des Berichts hinzugefügt. Fügen Sie Domänen hinzu, indem Sie die URL im vorgesehenen Feld eingeben und auf klicken. Zum Entfernen einer Domäne klicken Sie auf. Mit Alle löschen werden alle aufgelisteten URLs entfernt. Die Standardliste der Jobbörsen enthält folgende Websites: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com. Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-format exportiert werden. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 118

Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach Datum sortiert. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die 3 Benutzer, die am häufigsten mit Jobbörsen kommunizieren. Die Tabelle enthält folgende Informationen: OPTION Datum Absender Betreff Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E-Mail an. E-Mail-Adresse des Absenders. E-Mail-Betreff. Die Einträge in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E-Mail. 5.7.14 Ausdrucksuche Suchen Sie mithilfe des Ausdrucksuchberichts nach spezifischen Begriffen oder Ausdrücken innerhalb der archivierten E-Mails. Der Bericht führt Suchanfragen im gesamten E-Mail-Text und in den Anhängen aus, um E-Mails mit bestimmten Begriffen zu finden, und zeigt die Ergebnisse als Tortendiagramm oder gestapeltes Liniendiagramm an. Der Bericht erkennt Ausdrücke in gesendeten und empfangenen E-Mails für den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Gruppe. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 119

Screenshot 50: MailInsights-Ausdrucksuchbericht Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bereich Bericht für Diagrammtyp Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat) aus. Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen. Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine/n Active Directory -Benutzer oder -Gruppe aus. Wählen Sie zwischen einem Tortendiagramm und einem gestapelten Balkendiagramm aus. Das Tortendiagramm zeigt den Gesamtprozentsatz der E-Mails an, für die Ergebnisse gefunden wurden. Das gestapelte Balkendiagramm zeigt hingegen die Anzahl der E-Mails, die täglich gesendet wurden. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 120

OPTION Ausdrücke Berichtsformat Ausdrücke können für ein oder mehrere Wörter verfasst werden. Verwenden Sie Anführungszeichen ("), um nach wortwörtlichen Ausdrücken zu suchen, oder geben Sie die Wörter ohne Anführungszeichen ein, um nach jedem eingegebenen Wort zu suchen. Ein Maximum von 10 Ausdrücken stellt sicher, dass der Bericht nicht zu viele Ressourcen konsumiert und nicht zu lange dauert. Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-format exportiert werden. Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach Datum sortiert. Eine über der Tabelle aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die Gesamtanzahl der E-Mails und die Anzahl der E-Mails an, in denen ein Ausdruck gefunden wurde. Die Tabelle enthält folgende Informationen: OPTION Datum Absender Betreff Ausdruck Zeigt das Datum und die Uhrzeit der gesendeten E-Mail an. E-Mail-Adresse des Absenders. Zeigt den Betreff der E-Mail an. Wenn Sie die Berechtigung zum Anzeigen der E-Mail haben, können Sie auf die Einträge in der Betreffspalte klicken, um die erkannte E-Mail anzuzeigen. Der in der E-Mail gefundene Suchausdruck. 5.7.15 Bericht über den Benutzerdatenverkehr Die Grafik zum Benutzerdatenverkehr verschafft Ihnen einen Überblick über die Anzahl der E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. Außerdem werden einmalige E-Mail-Adressen von gesendeten oder empfangenen E-Mails aufgeführt. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 121

Screenshot 51: MailInsights Benutzerdatenverkehr Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bereich Bericht für Berichtsformat Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Wählen Sie eine/n Active Directory -Benutzer oder -Gruppe aus. Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx) -Format exportiert werden. Der generierte Bericht listet die Kommunikation mit Bezug auf den ausgewählten Benutzer oder die Gruppe auf. In der Tabelle aufgeführte E-Mail-Adressen zeigen die verschiedenen Kommunikationen, die zwischen bestimmten E-Mail-Adressen und dem ausgewählten Benutzer oder der Gruppe ausgetauscht wurden. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: OPTION Email Adresse Gesendet Empfangen Intern Eingehend Ausgehend Kontakt E-Mail-Adresse. Gesamtzahl der gesendeten E-Mails. Gesamtzahl der empfangenen E-Mails Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen internen E-Mails. Gesamtzahl der von außerhalb der Organisation eingehenden E-Mails. Gesamtzahl der an Adressen außerhalb der Organisation gesendeten ausgehenden E-Mails. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 122

5.7.16 Bericht mit E-Mail-Themen Im Bericht zu den E-Mail-Themen werden in E-Mails vorkommende Themen aufgelistet, die zwischen den ausgewählten Benutzern oder Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. In diesem Bericht werden außerdem die am häufigsten in den E-Mails vorkommenden Wörter aufgelistet. Dieser Bericht verwendet die Suchindizes zur Ermittlung der am häufigsten verwendeten Begriffe. Screenshot 52: MailInsights E-Mail-Themen Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bereich Bericht für Berichtsformat Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen. Wählen Sie eine/n Active Directory -Benutzer oder -Gruppe aus. Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx) -Format exportiert werden. Der generierte Bericht zeigt das ausgewählte Postfach (das zu einem Benutzer oder einer Gruppe gehört) im oberen Bereich des Berichts an. In einer Berichtszusammenfassung werden die 5 wichtigsten Stichwörter für den ausgewählten Benutzer und die Gesamtanzahl der E-Mails pro Stichwort angezeigt. In einem gestapelten Säulendiagramm werden die 10 wichtigsten Stichwörter auf der X-Achse und die Häufigkeit, mit der diese Wörter gefunden wurden, auf der Y-Achse angezeigt. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 123

Die Daten werden wie folgt auf zwei Tabellen unterhalb des Diagramms aufgeteilt: TABELLE Häufigste Stichwörter im Unternehmen E-Mail-Themen Eine Tabelle, die Stichwörter und die Gesamtanzahl der Vorkommnisse jedes Stichworts auflistet. Eine Tabelle, die Datum, Absender und Betreff jeder gefundenen E-Mail sowie die gesuchte Wortgruppe enthält. Die Tabelle Häufigste Schlüsselwörter im Unternehmen enthält Informationen aus Archivspeichern, die den angeforderten Zeitraum teilweise oder vollständig umfassen. Die Tabelle E-Mail-Themen enthält nur Informationen aus E-Mails, die während des ausgewählten Zeitraums empfangen wurden. 5.7.17 Bericht mit E-Mail-Leistungskennzahlen Im Bericht zu den E-Mail-Leistungskennzahlen werden die Benutzerproduktivität gemäß einer Menge vordefinierter Leistungskennzahlen klassifiziert und die Tendenzen der E-Mail-Nutzung von Benutzern über einen gewissen Zeitraum vergleichen. Die Ergebnisse sind maßgeblich, wenn der Bericht für eine Gruppe von Leuten mit demselben Berufsbild erstellt wird, da für diese Personen die Tendenzen der E-Mail-Nutzung ähnlich sein sollten. Die Leistungsberechnungen basieren auf den gesendeten und empfangenen E-Mails. Die Ergebnisse werden basierend auf den folgenden Kennzahlen angezeigt: OPTION Umgänglich Ergreift die Initiative Ausdrucksstark Organisiert Verantwortungsbewusst Eine freundliche Person, die gerne redet und etwas mit anderen unternimmt. Kann Dinge selbstständig beurteilen und in die Wege leiten. Eine Person, die Gedanken und Gefühle wirksam vermitteln kann. Systematische Herangehensweise, liebt Ordnung und kann zugewiesene Aufgaben zufriedenstellend erledigen. Nimmt Verpflichtungen, etwas zu tun, als Teil einer Aufgabe oder Rolle wahr. Bestimmte E-Mails können von dem Bericht ausgeschlossen werden, damit unwichtige E-Mails, wie z. B. Newsletter oder automatische Benachrichtigungen, ausgeschlossen werden. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 124

Screenshot 53: MailInsights Bericht mit E-Mail-Leistungskennzahlen Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bereich Bericht für Ausgeschlossene E-Mails Gewichtung Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Wählen Sie Letzte 6 Monate oder Letzte 12 Monate. Wählen Sie eine/n Active Directory -Benutzer oder -Gruppe aus. Geben Sie E-Mail-Adressen ein, die Sie von dem Bericht ausschließen möchten. Sie können z. B. Newsletter oder automatische Systembenachrichtigungen ausschließen. Beispiel: *@newsletters.com. Gewichtungen stehen für Benutzerkategorien, die Benutzer innerhalb einer bestimmten Rolle typischerweise definieren. Zum Beispiel wird von einem Vertriebsmitarbeiter erwartet, dass er mehr E-Mails sendet als er empfängt, wohingegen ein Kundenbetreuer mehr E-Mails empfängt als er sendet. Wählen Sie aus folgenden Optionen aus: Normal Ein normaler Benutzer sendet und empfängt die gleiche Anzahl an E-Mails. Absender vieler E-Mails Ein Benutzer, von dem in seiner Rolle erwartet wird, dass er mehr E-Mails sendet als er empfängt. Berichtsformat Empfänger Ein Benutzer, der typischerweise mehr E-Mails empfängt als er sendet. Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-format exportiert werden. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 125

Der generierte Bericht zeigt ein Balkendiagramm mit farblich gekennzeichneten Daten an. Die Daten für das ausgewählte Postfach (das zu einem Benutzer oder einer Gruppe gehört) werden unterhalb des Diagramms in zwei Tabellen ausgewertet. Die Tabellen enthalten die folgenden Daten: TABELLE Faktoren Gesammelte Statistik Listet eine Bewertung für jede Leistungskennzahl pro Monat auf (oder pro Benutzer, wenn der Bericht für eine Gruppe generiert wird). Gesamtzahlen an E-Mails werden entweder pro Benutzer (wenn der Bericht für eine Gruppe generiert wird) oder pro Monat aufgelistet. E-Mail-Adresse (Benutzer)/Monat Gesendet (gesamt) Empfangen (gesamt) Gesendete Antworten (gesamt) Gesamtzahl der E-Mails an mehrere Empfänger (empfangen) Gesamtzahl der E-Mails an mehrere Empfänger (gesendet) Gesendete Anhänge Empfangene Anhänge 5.7.18 Bericht Große E-Mails Der Bericht Große E-Mails identifiziert E-Mails, die eine bestimmte Größe überschreiten und zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. Er listet außerdem die Anhangkategorien auf (z. B. Video, Bilder, Musik, Dokumente und Sonstige). GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 126

Screenshot 54: MailInsights Große E-Mails Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION Bereich Bericht für Größe Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen. Wählen Sie eine/n Active Directory -Benutzer oder -Gruppe aus. Legen Sie die Gesamtgröße der E-Mail in MB fest (Nachricht und Anhänge). E-Mails, die diese Größe überschreiten, werden im Bericht erfasst. Die standardmäßig festgelegte Mindestgröße beträgt 5 MB. Der generierte Bericht zeigt das Postfach für den ausgewählten Benutzer oder die Gruppe im oberen Bereich des Berichts an. In einer Berichtszusammenfassung werden die 5 wichtigsten Benutzer und die Gesamtgröße der im angegebenen Zeitraum gesendeten E-Mails angezeigt. Zwei Diagramme stellen grafisch die Größe der gesendeten E-Mails in Prozent dar, ein Diagramm für die aktivsten Benutzer und das andere für die Anhangkategorien. Wenn beispielsweise Benutzer A 5 E-Mails mit einer Größe von jeweils 5 MB (insgesamt 25 MB) und Benutzer B 4 E-Mails mit jeweils 10 MB (insgesamt 40 MB) sendet, ist der Prozentsatz für Benutzer B im Diagramm höher. Die Daten werden wie folgt auf eine Tabelle unterhalb des Diagramms aufgeteilt: GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 127

TABELLE Datum Absender Betreff Anzahl der Empfänger Anhangkategorie Größe Zeigt das Datum und die Uhrzeit der gesendeten E-Mail an. E-Mail-Adresse des Absenders. Zeigt den Betreff der E-Mail an. Wenn Sie die Berechtigung zum Anzeigen der E-Mail haben, können Sie auf die Einträge in der Betreffspalte klicken, um die erkannte E-Mail anzuzeigen. Die Gesamtanzahl von Empfängern, die während des angegebenen Zeitraums eine E-Mail vom Absender erhalten haben. Die Dateikategorien von E-Mail-Anhängen (z. B. Video, Bilder, Musik, Dokumente und Sonstige). Gesamtgröße der E-Mail einschließlich des Anhangs. 5.8 Ändern der Benutzereinstellungen 1. Klicken Sie auf den angezeigten Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. 2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sprachoptionen die gewünschte Anzeigesprache aus. 3. Legen Sie im Bereich Maximale Seitengröße die Anzahl der pro Seite anzuzeigenden E-Mails fest. 4. Ändern Sie im Bereich Format für Datum/Uhrzeit der Überwachungsberichte (nur verfügbar, wenn als Administrator angemeldet) das Format der auf Überwachungsberichten angezeigten Datums-/Uhrzeitangaben. 5. Legen Sie im Bereich Zeitzone festlegen über die Dropdown-Liste die richtige Zeitzone fest. Datum und Uhrzeit von E-Mails in GFI Archiver werden gemäß dieser Einstellung angezeigt. 6. Klicken Sie auf Speichern. GFI Archiver 5 Verwenden von GFI Archiver 128

6 Erzielen von Ergebnissen Konsultieren Sie folgende Abschnitte, um GFI Archiver zu konfigurieren und Ergebnisse zu erzielen: So archivieren Sie E-Mails: Importieren und Exportieren von E-Mails Analysieren von archivierten E-Mails 6.1 Erzielen von Ergebnissen mit GFI Archiver So archivieren Sie die E-Mail-Korrespondenz Ihres Unternehmens: Machen Sie sich mit verschiedenen, unten in der Liste stehenden Methoden der Archivierung der E- Mail-Korrespondenz Ihres Unternehmens vertraut, und finden Sie die Methode, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Alle E-Mails archivieren 1. Archivieren Sie alle eingehenden E-Mails aus dem Journal, um Ihren E-Mail-Server zu entlasten. Auswählen der Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Alle E-Mails) Ausschließen von bestimmten Postfächern von der Archivierung 2. Verwalten Sie Ihre Archivspeicher automatisch. Konfigurieren von neuen Archivspeichereinstellungen Konfigurieren von Journalingpostfächern 3. Definieren Sie, wie lange eine archivierte E-Mail im Archivspeicher verbleiben soll, bis sie gelöscht wird. Halten (unterbrechen) Sie Aufbewahrungsrichtlinien vorübergehend an, sodass keine E-Mails gelöscht werden. Festlegen von Aufbewahrungsrichtlinien Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen Verwenden von Archivierungsregeln, um nur bestimmte E-Mails zu konfigurieren 1. Archivieren Sie ausgewählte E-Mails anhand bestimmter Kriterien. Steuern Sie, welche E- Mails archiviert werden sollen. Konfigurieren der regelbasierten Archivierung Definieren von Archivierungsregeln Ausschließen von bestimmten Postfächern von der Archivierung GFI Archiver 6 Erzielen von Ergebnissen 129

2. Verwalten Sie Ihre Archivspeicher automatisch. Konfigurieren von neuen Archivspeichereinstellungen Konfigurieren von Journalingpostfächern 3. Definieren Sie, wie lange eine archivierte E-Mail im Archivspeicher verbleiben soll, bis sie gelöscht wird. Halten (unterbrechen) Sie Aufbewahrungsrichtlinien vorübergehend an, sodass keine E-Mails gelöscht werden. Festlegen von Aufbewahrungsrichtlinien Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen Archivieren von E-Mails mithilfe des Archivierungsassistenten 1. Lassen Sie Benutzer entscheiden, welche E-Mails sie archivieren möchten. Konfigurieren der manuellen Archivierungsmethode Planen des automatischen Imports von E-Mails aus Benutzerpostfächern Herunterladen und Installieren des Archivierungsassistenten auf Clientcomputern 2. Definieren Sie, wie lange eine archivierte E-Mail im Archivspeicher verbleiben soll, bis sie gelöscht wird. Halten (unterbrechen) Sie Aufbewahrungsrichtlinien vorübergehend an, sodass keine E-Mails gelöscht werden. Festlegen von Aufbewahrungsrichtlinien Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen GFI empfiehlt außerdem, für Ihre Mitarbeiter eine Awareness-Richtlinie mit Leitlinien für eine sichere Verwendung zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_ emailusagepolicy 6.2 Erzielen von Ergebnissen mit GFI Archiver Importieren und Exportieren von E-Mails Mit GFI Archiver können Sie alte E-Mails in eine separate Datenbank verschieben. Dadurch bleiben Ihre Mailserverleistung hoch und Ihr E-Mail-Speicher kompakt. Extrahieren Sie E-Mails aus Microsoft Exchange-Postfächern, und importieren Sie sie in Archivspeicher von GFI Archiver. Verwenden Sie Archive Assistant, um E-Mails automatisch aus Benutzerpostfächern zu importieren. Verwenden Sie Import- und Export-Tool, um E-Mails aus Microsoft Exchange zu importieren. GFI Archiver 6 Erzielen von Ergebnissen 130

Extrahieren Sie E-Mails aus PST-Dateien, und importieren Sie sie in die Archivspeicher von GFI Archiver. E-Mails mithilfe der einmaligen Importfunktion ohne Eingreifen des Endbenutzers in einen Archivspeicher übertragen Import- und Export-Tool verwenden, um E-Mails aus lokalen PST-Dateien zu importieren Exportieren Sie E-Mails aus den Archivspeichern in eine PST-Datei, einen Ordner auf der Festplatte oder an eine spezifische E-Mail-Adresse. Verwenden von Import- und Export-Tool, um E-Mails aus GFI Archiver zu exportieren GFI empfiehlt außerdem, für Ihre Mitarbeiter eine Awareness-Richtlinie mit Leitlinien für eine sichere Verwendung zu erstellen. 6.3 Erzielen von Ergebnissen mit GFI Archiver Archivierte E- Mails analysieren Filtern Sie archivierte E-Mails mithilfe von MailInsights-Berichten, und erhalten Sie nützliche Informationen zur Verwendung der E-Mail-Korrespondenz Ihres Unternehmens. Ergreifen Sie gestützt auf den Ergebnissen Maßnahmen, und steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. GFI Archiver 6 Erzielen von Ergebnissen 131

Verwenden Sie MailInsights-Berichte, um geschäftliche Probleme zu identifizieren, die die Produktivität Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Stellen Sie geeignete Verwendungsrichtlinien anhand der aus diesen Berichten erhaltenen Ergebnissen auf. Mit GFI Archiver können Sie in E-Mail-Archiven gespeicherte Daten analysieren, um Business- Intelligence-Berichte bereitzustellen, die für Geschäftsführung, IT-Administratoren und weitere Beteiligte von großer Bedeutung sind. Identifizieren Sie Risiken, und verwalten Sie E-Mail- Produktivität durch hilfreiche Daten aus dem E-Mail-Verlauf. Berichte können geplant und über E- Mail oder auf Anfrage bereitgestellt werden. Folgende Berichte stehen zur Verfügung: NAME DES BERICHTS Kommunikationsfluss WebMail-Nutzung E-Mail-Reaktionsverhalten Speichernutzung Inaktive Konten Unangemessene Wörter Interne Spammer Außerhalb der Geschäftszeiten Datenleckerkennung Stellensuche Überwachen Sie ein- und ausgehende Kommunikationsmuster von Benutzern und Gruppen in Ihrem Unternehmen. Identifizieren Sie die Benutzer, die am häufigsten E-Mails über Webmail-Dienste austauschen. Gibt Aufschluss über potentielle Datenschlupflöcher und unangemessene E-Mail- Nutzung. Gewinnen Sie Einblicke in die durchschnittliche Zeit, die Benutzer für die Beantwortung von internen und externen E-Mails benötigen. Verwenden Sie diesen Bericht, um sich einen Überblick über gespeicherte E-Mail-Anhänge und die dadurch verursachten Speicherkosten zu verschaffen. Erstellen Sie die passenden Aufbewahrungsrichtlinien zur Kontrolle des E- Mail-Speicherplatzes. Dieser Bericht gibt eine Liste von Benutzerkonten wieder, auf denen E-Mails empfangen, aber nicht in der angegebenen Zeit beantwortet wurden. Prüfen Sie E-Mails auf die Verwendung von unangemessener Sprache und damit auf Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinie. Finden Sie heraus, mit welchen Kontakten Ihre Mitarbeiter regelmäßig per E-Mail kommunizieren (Empfänger, CC- und BCC- Empfänger). Dieser Bericht zeigt eine Liste mit internen Benutzerkonten an, von denen E-Mails außerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten gesendet wurden. Erkennen Sie Benutzeraktivitäten, denen weiter nachgegangen werden muss. Spüren Sie E-Mails auf, die Informationen wie Kreditkartendetails, Sozialversicherungsnummern (USA) und andere vertrauliche Dokumente und Informationen enthalten. Identifizieren Sie ein- und ausgehende E-Mails, die Lebensläufe enthalten oder an eine Jobbörse adressiert sind. GFI Archiver 6 Erzielen von Ergebnissen 132

NAME DES BERICHTS Ausdrucksuche Benutzerdatenverkehr E-Mail-Themen Suchen Sie nach spezifischen Begriffen oder Ausdrücken innerhalb der archivierten E-Mails. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Anzahl der E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. Dieser Bericht listet häufig in E-Mails vorkommende Themen und Wörter auf, die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. E-Mail-Leistungskennzahlen Analysieren Sie gesendete und empfangene E- Mails, um die Benutzerproduktivität gemäß einer Menge vordefinierter Leistungskennzahlen zu klassifizieren. Bericht Große E-Mails Ermitteln Sie große E-Mails, die unerwünscht viel Speicherplatz in Ihrem Archiv beanspruchen können. E-Mail-Anhänge werden entsprechend bestimmter Kategorien klassifiziert. Durchsuchen Sie die Archivspeicher mithilfe der erweiterten Suche. Durchsuchen Sie alte E-Mails und Anhänge verschiedener Formate. Speichern Sie die Suchkriterien, sobald Sie eine Suche definiert haben, um später leicht auf diese zugreifen zu können. Verwenden der erweiterten Suche GFI empfiehlt außerdem, Ihrem Unternehmen die Bedeutung von E-Mail bewusst zu machen. Weitere Informationen finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_whyarchiveemail GFI Archiver 6 Erzielen von Ergebnissen 133

7 Konfigurieren von GFI Archiver 7.1 Einstellungsübersicht Auf der Seite Konfiguration erhalten Sie eine umfassende Übersicht über alle aktivierten Einstellungen von GFI Archiver. Klicken Sie auf die Registerkarte Konfiguration, um die Seite Überblick über aktuelle Einstellungen zu laden. Über die Schaltflächen oben rechts auf der Seite Konfiguration können Sie zwischen Listen- und Kachelansicht wechseln. Screenshot 55: Einstellungsseite von GFI Archiver In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Informationen beschrieben. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 134

OPTION Archivierungsmethode Zu archivierende Mailserver Archivierungsregeln Zu archivierende Postfächer Archivierungsbereich Postfachordnerstruktur- Abfrage Alte E-Mails importieren Archivspeicher Rollen und Berechtigungen Zugriffskontrolle IMAP-Server Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien Klassifizierungsregeln Überwachung E-Mail-Löschung Lizenzschlüssel ändern Allgemeine Einstellungen Gibt die derzeit aktivierte Archivierungsmethode an. Um E-Mails archivieren zu können, muss für GFI Archiver eine Archivierungsmethode festgelegt werden. Zeigt die Anzahl der Journalpostfächer an, die für die Verwendung mit dieser Installation von GFI Archiver konfiguriert sind. Wenn die regelbasierte Archivierung aktiviert ist, wird die Anzahl der konfigurierten Regeln angezeigt. Zeigt an, ob Archiveinschränkungen für Benutzerpostfächer aktiviert bzw. deaktiviert sind. Mit dieser Option wird festgelegt, welche Postfächer für welche Benutzer archiviert werden. Zeigt an, ob Einschränkungen des E-Mail-Archivs aktiviert bzw. deaktiviert sind. Mit dieser Option wird bestimmt, ob eingehende, ausgehende oder interne E-Mails (oder eine Kombination daraus) archiviert werden. Zeigt an, ob die Ordnerstruktur-Abfrage aktiviert bzw. deaktiviert ist. Mithilfe der Ordnerstruktur-Abfrage kann die Ordnerstruktur der Microsoft Exchange- Postfächer in GFI Archiver reproduziert werden. Bietet Informationen zum Importieren von E-Mails in diese Installation von GFI Archiver. Zeigt die Anzahl der Archivspeicher an, die für die Verwendung mit dieser Installation von GFI Archiver konfiguriert sind. Weisen Sie ausgewählten Benutzern Rollen zu, um ihnen die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen, um auf bestimmte Funktionen in GFI Archiver zugreifen zu können. Mit dieser Option wird bestimmt, welche Benutzer auf welche Postfächer zugreifen können. Zeigt an, ob der IMAP-Server aktiviert bzw. deaktiviert ist. Ist diese Option aktiviert, können Benutzer archivierte E-Mails über die unterstützen E-Mail-Clients abrufen. Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien bestimmen die Aufbewahrungsdauer von archivierten E-Mails in GFI Archiver. E-Mails, die bestimmten Kriterien entsprechen, können sofort oder nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Mit E-Mail Klassifizierungen werden E-Mails automatisch anhand von Richtlinien gekennzeichnet. E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, können automatisch klassifiziert werden. Zeigt an und definiert, ob die GFI Archiver-Überwachung ein- oder ausgeschaltet ist. Zeigt an, ob die E-Mail-Löschung aktiviert bzw. deaktiviert ist. Durch Aktivierung dieser Funktion können alle Benutzer archivierte E-Mails endgültig aus Postfächern löschen, auf die sie Zugriff haben. Zeigt Lizenzschlüsselinformationen zu Ihrer Installation von GFI Archiver an. Zeigt die Versions- und die Build-Nummer der aktuellen GFI Archiver-Installation an. 7.2 Konfigurieren der Archivierungsmethode Mit der Archivierungsmethode können Sie festlegen, wie E-Mails von GFI Archiver in den Archivspeichern gespeichert werden sollen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 135

WICHTIG Wenn keine Archivierungsmethode konfiguriert ist, archiviert GFI Archiver keine E-Mails. So konfigurieren Sie eine Archivierungsmethode: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie unter Zu archivierende Mailserver auf Archivierungsmethode. Screenshot 56: Konfigurieren der Archivierungsmethode 2. Klicken Sie auf Archivierungsmethode konfigurieren. 3. Wählen Sie auf der Seite Archivierungsmethoden-Assistent eine der folgenden Optionen aus: OPTION Manuelle Archivierung Benutzer können wählen, welche E-Mails aus ihren Microsoft Outlook - Anwendungen mit Archive Assistant archiviert werden sollen. Bei der manuellen Archivierung können Benutzer auch eine Ordnerstruktur angeben, um die Suche zu vereinfachen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 136

OPTION Automatische Archivierung (Journal) Alle E-Mails Regelbasierte Archivierung Bei Auswahl dieser Option verschiebt GFI Archiver automatisch E-Mails und Besprechungsanfragen aus einem Journalingpostfach in Microsoft Exchange Server in einen Archivspeicher. Wählen Sie die Option, um alle eingehenden E-Mails zu archivieren. Archivieren Sie bestimmte Elemente aus dem Journal, die definierten Regeln entsprechen, und legen Sie fest, wie diese Elemente in Ordnern archiviert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln (Seite 142). WICHTIG Bei Auswahl dieser Option müssen Sie Archivierungsregeln für GFI Archiver konfigurieren, um mit der Archivierung zu beginnen. Für die Archivierung kann mehr als eine Methode ausgewählt werden. Sie können unter Alle E-Mails beispielsweise gleichzeitig die Optionen Manuelle Archivierung und Automatische Archivierung (Journal) auswählen. 4. Klicken Sie auf Speichern. 7.3 Verwalten der zu archivierenden Mailserver In GFI Archiver werden die zu archivierenden Mailserver durch die konfigurierten Journalingpostfächer festgelegt. Ein Journalingpostfach ist ein spezielles Postfach in Microsoft Exchange Server, mit dem alle E-Mails eines Unternehmens aufgezeichnet werden. Der Unterschied zwischen der Journalfunktion und der Archivierung: Während es sich bei der Journalfunktion definitionsgemäß um die Fähigkeit zur Aufzeichnung von E-Mails handelt, wird durch die Archivierung der Aufwand bei Datensicherung, - löschung und -speicherung verringert. GFI Archiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft Exchange zur Bündelung aller E-Mails, sodass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. Die Erstkonfiguration eines Journalingpostfachs erfolgt mithilfe des Nachinstallationsassistenten von GFI Archiver. Mit einem Journalpostfach können Sie E-Mails von einem Microsoft Exchange Server archivieren. In diesem Abschnitt finden Sie Informationen zu folgenden Themen: Anzeigen von konfigurierten Mailservern Erstellen von Journalingpostfächern in Microsoft Exchange Server (oder anderen Mailservern) Bearbeiten von Details von bestehenden Journalingpostfächern Deaktivieren und Aktivieren eines bestehenden Journalingpostfachs Entfernen von Details von bestehenden Journalingpostfächern GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 137

WICHTIG Um E-Mails von Journalpostfächern in GFI Archiver zu archivieren, muss die Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Archivierungsmethode (Seite 135). 7.3.1 Anzeigen von konfigurierten Mailservern Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver, um die konfigurierten Mailserver anzuzeigen, von denen GFI Archiver E-Mails archiviert. Screenshot 57: Verwalten von Journalpostfächern In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Informationen und Optionen beschrieben: OPTION Journalingpostfach Aktiv Postfachserver Postfachspeicher Verbindungstyp Definiert den Namen des Journalpostfachs, das in Microsoft Exchange Server eingerichtet ist und für die Verwendung mit GFI Archiver konfiguriert wurde. Gibt an, ob das Journalpostfach aktiv bzw. inaktiv ist. Gibt den Namen des Computers an, auf dem das Journalpostfach konfiguriert ist. Definiert den Namen des Postfachspeichers, zu dem das konfigurierte Journalpostfach gehört. Definiert den Verbindungstyp, den GFI Archiver zum Abrufen von E-Mails von Mailservern zur Archivierung verwendet. 7.3.2 Hinzufügen eines neuen Journalingpostfachs Fügen Sie ein Journalingpostfach hinzu, von dem GFI Archiver die E-Mails abruft. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 138

Screenshot 58: Geben Sie an, welche Methode der Assistent zum Einrichten von GFI Archiver verwenden soll, so dass es mit einem Journalpostfach genutzt werden kann. 3. Wählen Sie auf der Seite Assistent zur Mailserverarchivierung eine der folgenden Optionen aus: a. Aus der Liste der erkannten Journalpostfächer unten ein Journalpostfach auswählen Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie bereits ein Journalingpostfach erstellt und konfiguriert haben. Wählen Sie aus der Liste der erkannten Postfächer ein Postfach aus. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten eines Journalingpostfachs (Seite 69). i. Wählen Sie eines der erkannten Postfächer aus, und klicken Sie auf Weiter. ii. Klicken Sie im Fenster Anmeldeinformationen für Journalpostfach erneut auf Weiter, um die Einrichtung abzuschließen. iii. Wenn die Meldung Der zu archivierende Mailserver wurde erfolgreich konfiguriert angezeigt wird, klicken Sie auf Fertig stellen. b. Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die Archivierung von E- Mails zu starten Wählen Sie diese Option aus, um mit dem Assistenten automatisch ein neues Journalpostfach zu erstellen. Das neue Journalpostfach wird auf dem aus der Liste der erkannten Server ausgewählten GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 139

Microsoft Exchange Server erstellt. Diese Funktion kann nur mit Microsoft Exchange Server 2007 Service Pack 2 und höher verwendet werden. i. Wählen Sie Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die Archivierung von E- Mails zu starten aus, und klicken Sie auf Weiter. ii. Geben Sie nach Aufforderung die erforderlichen Details für das Journalpostfach ein. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION GFI Archiver einen neuen Journal-Benutzer für die Postfächerzuordnung erstellen lassen Vorhandenen Journal- Benutzer für die Postfächerzuordnung verwenden Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie bereits ein Journalingpostfach auf einem E-Mail-Server erstellt haben. Wählen Sie im Feld Erkannte Postfächer aus der Liste der erkannten Postfächer die Postfach-Datenbank aus, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten. Diese Option ist aktiviert, wenn ein Journal-Benutzer erkannt wurde. Wenn diese Option aktiviert ist, wird der erkannte Journal-Benutzer den erkannten Postfächern zugeordnet. iii. Klicken Sie auf Weiter. iv. Geben Sie die erforderlichen Administratoranmeldeinformationen an, um die Einrichtung abzuschließen. c. Geben Sie die Details des Journalpostfachs manuell ein Ermöglicht das Erstellen eines neuen Journalpostfachs durch die manuelle Eingabe aller neuen Details. Dazu gehören die Angabe des Postfachspeichers, der Verbindungsmethode, der verwendeten Ports und der Anmeldeinformationen. i. Geben Sie bei einer IMAP-Verbindung die folgenden erforderlichen Details für das Journalpostfach ein: OPTION Über IMAP verbinden Mailserver IMAP-Port SSL verwenden Anmeldung/Kennwort Legt die Verbindungsmethode fest, die für die Verbindung mit dem Mailserver verwendet wird, auf dem das neue Journalpostfach erstellt wird. IMAP Nur verfügbar, wenn GFI Archiver nicht auf dem gleichen Computer wie Microsoft Exchange Server 2003 oder 2007 installiert ist. Zeigt den Namen des erkannten Mailservers an, auf dem sich das Journalpostfach befindet. Der Standardwert ist 143. Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. Klicken Sie, um SSL zu verwenden und die Verschlüsselung zu erzwingen. Die IMAP-Portnummer wird automatisch in 993 geändert. Ermöglicht die Eingabe eines Anmeldenamens und Kennworts, die für eine Verbindung mit dem ausgewählten Mailserver eingegeben werden müssen. Anmeldenamen mit Leerzeichen sind nicht zulässig. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 140

OPTION Ordner Legt den standardmäßigen Ordner fest, in dem E-Mails erfasst werden. Standardwert: Posteingang ii. Geben Sie bei einer EWS-Verbindung die folgenden erforderlichen Details für das Journalpostfach ein: OPTION Verbinden über EWS Anmeldung:/Kennwort: Legt die Verbindungsmethode fest, die für die Verbindung mit dem Mailserver verwendet wird, auf dem das neue Journalpostfach erstellt wird. Exchange Web Services (EWS) ist nur für Microsoft Exchange Server 2007 SP1 oder 2010 verfügbar. Ermöglicht die Eingabe eines Anmeldenamens und Kennworts, die für eine Verbindung mit dem ausgewählten Mailserver eingegeben werden müssen. Anmeldenamen mit Leerzeichen sind nicht zulässig. Ordner Öffentlicher Ordner Exchange Server-Host Legt den standardmäßigen Ordner fest, in dem E-Mails erfasst werden. Standardwert: Posteingang Aktivieren, um den Ordner als öffentlich zu kennzeichnen. Wählen Sie aus folgenden Optionen aus: Autom. Erkennung (Empfohlen) iii. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Manueller Host für Exchange/Office 365 CAS Geben Sie die Exchange Server-IP-Adresse oder den Clientzugriffsserver (CAS)-Hostnamen ein. Der CAS ist eine Serverrolle, die für alle Clientverbindungen mit einem Exchange Server zuständig ist. Geben Sie bei einer EWS-Verbindung für Office 365 den Office 365-Hostnamen ein. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung des Journalpostfachs abzuschließen. 7.3.3 Bearbeiten eines bestehenden Journalingpostfachs 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver. 2. Wählen Sie ein zu bearbeitendes Journalingpostfach aus, und klicken Sie auf. 3. Passen Sie auf der Seite Assistent zur Mailserverarchivierung die Einstellungen so an, wie in den Anweisungen im Abschnitt Hinzufügen eines neuen Journalpostfachs beschrieben. 7.3.4 Deaktivieren und Aktivieren eines bestehenden Journalingpostfachs 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 141

2. Wählen Sie das zu bearbeitende Journalingpostfach aus, und klicken Sie auf, um ein bestehendes Journalingpostfach zu deaktivieren, oder auf Journalingpostfach zu aktivieren., um ein zuvor deaktiviertes 7.3.5 Entfernen eines bestehenden Journalingpostfachs 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver. 2. Wählen Sie die zu löschenden Journalingpostfächer aus, und klicken Sie auf. WICHTIG Ein in GFI Archiver gelöschtes Journalingpostfach kann nicht wiederhergestellt werden. Die E-Mails eines Journalingpostfachs können nach dem Löschen nicht mehr abgerufen werden. WICHTIG Durch das Löschen eines Journalpostfachs aus GFI Archiver werden bestehende Journalpostfächer in Microsoft Exchange Server nicht gelöscht oder funktionsunfähig gemacht. 7.4 Konfigurieren von Archivierungsregeln WICHTIG Diese Funktion ist nur aktiviert, wenn im Archivierungsmethoden-Assistenten die Option Regelbasierte Archivierung aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Archivierungsmethode (Seite 135). Die zu archivierenden E-Mails können durch mehrere Archivierungsregeln bestimmt werden. Die Regeln werden anhand verschiedener Kriterien erstellt, und GFI Archiver prüft alle ein- und ausgehenden E-Mails auf Übereinstimmung mit den konfigurierten Regeln. Trifft eine Regel auf eine E- Mail zu, wird sie im angegebenen Ordner archiviert. WICHTIG Durch die Aktivierung dieser Funktion könnten Sie Unternehmensrichtlinien oder eine gesetzliche Vorschrift zur E-Mail-Aufbewahrung verletzen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 142

Screenshot 59: Konfigurieren von Archivierungsregeln In GFI Archiver werden die Regeln der Reihe nach von oben nach unten angewendet. Die Regeln können mit den Pfeiltasten in der Liste verschoben werden. WICHTIG Die Archivierung von E-Mails oder Kalenderelementen über den Archive Assistant en erfolgt ungeachtet der in der regelbasierten Archivierung festgelegten Regeln. 7.4.1 Hinzufügen von Archivierungsregeln So fügen Sie eine Archivierungsregel hinzu: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivierungsregeln. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 143

3. Geben Sie im Feld Regelname einen aussagekräftigen Namen für die Archivierungsregel ein. 4. Geben Sie im Bereich E-Mail-Kriterien die Bedingungen für die Archivierungsregel an. In der folgenden Tabelle sind die verfügbaren Optionen angegeben. Klicken Sie auf Bedingungen hinzuzufügen., um weitere BEDINGUNG Betreff Textkörper Absender E-Mails mit einem bestimmten Betreff werden archiviert. Wenn der Betreff einer E-Mail ein in diesen Kriterien angegebenes Wort oder Satz enthält, wird die entsprechende E-Mail archiviert. Wählen Sie E-Mail, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, oder wählen Sie Benutzer, und geben Sie den Benutzernamen ein. Bei der Eingabe der ersten Buchstaben einer E-Mail-Adresse oder eines Benutzernamens wird eine Liste mit AD-Benutzern angezeigt. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 144

BEDINGUNG Empfänger Wählen Sie E-Mail, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, oder wählen Sie Benutzer, und geben Sie den Benutzernamen ein. Bei der Eingabe der ersten Buchstaben einer E-Mail-Adresse oder eines Benutzernamens wird eine Liste mit AD-Benutzern angezeigt. Gesamtgröße der E-Mail Anhanggröße Anhangtyp Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen einen Filter aus (Gleich, Größer als, Größer oder gleich, Kleiner als, Kleiner oder gleich), und geben Sie die E-Mail-Größe in MB an. Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen einen Filter aus (Gleich, Größer als, Größer oder gleich, Kleiner als, Kleiner oder gleich), und geben Sie die Größe des E-Mail-Anhangs in MB an. Folgende Filteroptionen sind verfügbar: Bilder, Dokumente, Musik, Video, Benutzerdefiniert Für die Felder Absender und Empfänger werden auch Platzhalter unterstützt. Wenn Sie beispielsweise,*@domäne.de eingeben, stimmt der Wert mit allen Benutzern mit,domäne.de überein. 5. Wählen Sie im Feld Übereinstimmende E-Mail in folgendem Ordner ablegen den Ordner an, in dem die E-Mail archiviert werden soll. Verwenden von Sonderzeichen in Ordnernamen Der Ordnerpfad kann mit dem gewünschten Ordnerpfad überschrieben werden. Dabei müssen folgende Konventionen beachtet werden: \ (umgekehrter Schrägstrich) wird durch /\ dargestellt \ (Schrägstrich) wird durch // dargestellt Beispiel: So geben Sie einen Ordnerpfad mit der folgenden Ordnerstruktur ein: Geben Sie den folgenden Pfad ein: Inbox\Managerial//CEO\Requests/\Queries Wenn der angegebene Ordner nicht vorhanden ist, wird er automatisch erstellt. 6. Klicken Sie auf Weiter. 7. Klicken Sie auf Fertig stellen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 145

7.4.2 Bearbeiten von Archivierungsregeln So bearbeiten Sie eine Archivierungsregel: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivierungsregeln. 2. Klicken Sie auf Bearbeiten. 3. Ändern Sie die erforderlichen Einträge mithilfe des Archivierungsregel-Assistenten. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. 7.4.3 Entfernen von Archivierungsregeln 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivierungsregeln. 2. Wählen Sie die zu löschende Regel oder Regeln aus, und klicken Sie auf. 7.5 Konfigurieren von Archiveinschränkungen GFI Archiver erfordert für jedes Postfach eine Lizenz. Sie müssen unter Umständen bestimmte Postfächer von der Archivierung ausschließen und nur bestimmte Postfächer zur Archivierung auswählen. Konfigurieren Sie dazu die Postfacharchivierungseinschränkungen. Mithilfe der Liste der Archiveinschränkungen, die aus Active Directory-Benutzernamen und/oder -E- Mail-Adressen besteht (mit der Bezeichnung Einschlussliste oder Ausschlussliste, je nach ausgewählter Einschränkungsmethode) können Sie die Anzahl der lizenzierten Postfächer, vom Produkt angerechnet, mit einer der folgenden Methoden bestimmen: GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 146

EINSCHRÄNKUNGSMETHODE Einschränken durch Ausschluss Aktivieren Sie die Option Archivierungseinschränkungen durch Auswählen einer der folgenden Optionen unter Verwenden einer Ausschlussliste: KEINE E-Mail archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in der Einschränkungsliste steht GFI Archiver archiviert keine E-Mail, wenn eine der Adressen in der E-Mail in der Liste der Archiveinschränkungen steht, oder E-Mails für Active Directory-Benutzer immer archivieren, aber Benutzer in der Einschränkungsliste können sie nicht anzeigen E-Mail wird immer archiviert, aber Benutzer in der Liste der Archiveinschränkungen können die archivierte E-Mail nicht anzeigen. WICHTIG Wenn Sie E-Mails für Active Directory-Benutzer immer archivieren, aber Benutzer in der Einschränkungsliste können sie nicht anzeigen auswählen, aber die Empfänger oder Absender nicht im Active Directory stehen, werden E-Mails nicht archiviert. Wenn GFI Archiver so konfiguriert ist, dass eine Ausschlussliste verwendet wird, zieht das Lizenzmodul die Anzahl der Active Directory-Benutzer in der konfigurierten Liste der Archiveinschränkungen von der Gesamtanzahl der Benutzer im Unternehmen ab. E-Mail-Adressen in der Liste der Archiveinschränkungen werden nicht abgezogen. Beispiel 1: Stellen Sie sich ein Active Directory mit 10 Benutzern und einer Ausschlussliste von 6 Active Directory-Benutzern vor. Die in diesem Szenario erforderliche Lizenz gilt für 4 Benutzer. Beispiel 2: Stellen Sie sich ein Active Directory mit 10 Benutzern und einer Ausschlussliste von 6 Active Directory-Benutzern vor, jedoch enthält die Ausschlussliste außerdem einen weiteren Eintrag für 1 E-Mail-Adresse (keinen Benutzer). In diesem Fall gilt die erforderliche Lizenz wieder für 4 Benutzer, da E-Mail- Adressen ignoriert werden. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 147

EINSCHRÄNKUNGSMETHODE Einschränken durch Ausschluss Aktivieren Sie die Option Archivierungseinschränkungen durch Auswählen einer Option unter Verwenden einer Einschlussliste. Dadurch können E-Mails auf zwei Arten archiviert werden: E-Mail immer archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in der Einschränkungsliste steht wenn eine Adresse in der konfigurierten Liste der Archiveinschränkungen steht, oder E-Mail nur archivieren, falls alle der Empfänger oder Absender in der Einschränkungsliste stehen wenn alle Adressen (in den Feldern für Absender und Empfänger) in der konfigurierten Liste der Archiveinschränkungen stehen In beiden Fällen schränkt die Einschlussliste die Lizenz auf die Anzahl der Active Directory-Benutzer in der Liste ein. Wenn einer der Einträge in der Einschlussliste eine E-Mail-Adresse ist, wird bei der Lizenzierung die Anzahl aller Benutzer im Active Directory einbezogen. Dadurch wird Konsistenz gewahrt. da ein Benutzer unter Umständen über mehrere E-Mail-Adressen verfügen kann. Beispiel 1: Stellen Sie sich ein Active Directory mit 10 Benutzern und einer Einschlussliste von 6 Active Directory-Benutzern vor. Die in diesem Szenario erforderliche Lizenz gilt für 6 Benutzer. Beispiel 2: Stellen Sie sich ein Active Directory mit 10 Benutzern, einer Einschlussliste von 6 Active Directory-Benutzern und einem weiteren Eintrag für 1 E-Mail-Adresse vor. In diesem Fall gilt die erforderliche Lizenz für 10 Benutzer. Durch den E-Mail- Eintrag zählt bezieht das Lizenzmodul alle Benutzer im Active Directory mit ein. 7.5.1 Aktivieren von Postfacharchivierungseinschränkungen 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archiveinschränkungen. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 148

Screenshot 60: Aktivierung der Archivierungseinschränkungen 3. Wählen Sie die Option Archivierungseinschränkungen aktivieren und eine der folgenden Optionen aus: AUSSCHLUSS/EINSCHLUSS Verwenden einer Ausschlussliste OPTION KEINE Elemente archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in der Einschränkungsliste steht Archivieren Sie das Element für Benutzer in Ihrer Organisation. Benutzer in der Einschränkungsliste können sie nicht anzeigen. Wenn die Manuelle Archivierung konfiguriert ist, können Benutzer einer Ausschlussliste E-Mails nicht mit Archive Assistant manuell archivieren, wenn eine dieser Optionen aktiviert ist. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 149

AUSSCHLUSS/EINSCHLUSS Verwenden einer Einschlussliste OPTION Elemente immer archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in der Einschränkungsliste steht Elemente nur archivieren, falls alle der Empfänger oder Absender in der Einschränkungsliste stehen Wenn die Manuelle Archivierung konfiguriert ist, können alle Benutzer einer Einschlussliste Elemente mit Archive Assistant manuell archivieren, wenn eine dieser Optionen aktiviert ist. WICHTIG Klicken Sie nach der Aktivierung von Archiveinschränkungen auf Einschränkungen verwalten, um eine Liste mit den einzuschränkenden Benutzern, Gruppen oder Postfächern zu erstellen. Die konfigurierten Einschränkungen können nicht ohne eine solche Liste wirksam werden. Elemente, die mit Archive Assistant manuell archiviert werden, werden immer, auch bei konfigurierter Ausschlussliste, archiviert. 4. Klicken Sie auf Speichern. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 150

Screenshot 61: Hinzufügen von E-Mails, Gruppen oder Benutzern 5. Klicken Sie auf, wählen Sie zwischen E-Mail-Adresse, Gruppe oder Benutzern, und geben Sie die E-Mail-Adresse, den Gruppennamen oder den Benutzernamen für den Benutzer ein, für den die Beschränkung gelten soll. 6. Klicken Sie auf Speichern. 7.5.2 Deaktivieren von Postfacharchivierungseinschränkungen So deaktivieren Sie Postfacharchivierungseinschränkungen: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Zu archivierende Postfächer. 3. Klicken Sie auf Einstellungen ändern. 4. Deaktivieren Sie Archivierungseinschränkungen aktivieren. 5. Klicken Sie auf Speichern. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 151

7.6 Verwalten des Archivierungsbereichs Im Archivierungsbereich können Sie festlegen, welche E-Mail-Typen archiviert werden sollen. Mithilfe dieser Funktion können Sie beispielsweise vorgeben, dass GFI Archiver interne E-Mails von der Archivierung ausschließt oder alle eingehenden und internen E-Mails einschließt und ausgehende E- Mails ausschließt. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivierungsbereich. Screenshot 62: Konfigurieren von Einschränkungen des E-Mail-Archivs 2. Wählen Sie Archivierungsbereich konfigurieren, und deaktivieren Sie in der angezeigten Liste die E-Mails, die von der Archivierung ausgeschlossen werden sollen (siehe folgende Tabelle): OPTION Eingehende E-Mails Ausgehende E-Mails Interne E- Mails Gibt an, ob GFI Archiver E-Mails archiviert, die nicht aus der Organisationsdomäne stammen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn dieser E-Mail-Typ nicht archiviert werden soll. Gibt an, ob GFI Archiver E-Mails archiviert, die für Empfänger außerhalb der Organisationsdomäne bestimmt sind. Deaktivieren Sie diese Option, wenn dieser E-Mail-Typ nicht archiviert werden soll. Gibt an, ob GFI Archiver E-Mails archiviert, die aus der Organisationsdomäne stammen und an Empfänger in der Organisationsdomäne bestimmt sind. Deaktivieren Sie diese Option, wenn dieser E-Mail-Typ nicht archiviert werden soll. 3. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration zu speichern. 7.7 Konfigurieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage Standardmäßig archiviert GFI Archiver E-Mails nicht gemäß der Ordnerstruktur, in der sich die E-Mails im Quellpostfach befinden. Um die Ordnerstruktur der Originalpostfächer zu reproduzieren, müssen Sie die GFI Archiver-Funktion zur Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren. WICHTIG Die GFI Archiver-Funktion zur Ordnerstruktur-Abfrage führt zu einem erheblichen Mehraufwand beim Archivierungsprozess in Bezug auf Computerleistung und Netzwerkzugriff und kann eventuell Ihr System verlangsamen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 152

Wichtige Hinweise: Damit die Postfachordnerstruktur-Abfrage funktioniert, muss der konfigurierte Benutzer die folgenden Anforderungen erfüllen: OPTION Benutzerzugriff Zuweisung von Anmelderechten Kein Roamingbenutzerprofil Vollzugriff MAPI Client und Collaboration Data Objects [nur MAPI] Keine schreibgeschützten Archivspeicher Stellen Sie sicher, dass der Benutzer für die Ordnerstruktur- Abfrage auf die Postfächer der Benutzer im Informationsspeicher von Microsoft Exchange zugreifen kann. Der Zugriff ist erforderlich, um die Ordnerstruktur abzufragen. GFI Archiver kann dieses Benutzerkonto automatisch erstellen. Der Benutzer für die Ordnerstruktur-Abfrage muss auf dem GFI Archiver -Computer über Anmelderechte verfügen. Der in der Konfiguration für die Postfachsynchronisation von GFI Archiver konfigurierte Benutzer kann kein Roamingprofil verwenden. Stellen Sie sicher, dass der in der Konfiguration für die Postfachsynchronisation von GFI Archiver konfigurierte Benutzer Vollzugriff auf den GFI Archiver-Ordner hat. Microsoft Outlook oder Microsoft Exchange Server MAPI Client und Collaboration Data Objects (MAPI/CDO) müssen installiert werden, wenn GFI Archiver nicht auf demselben Computer wie Microsoft Exchange 2003 installiert ist. Stellen Sie sicher, dass Archivspeicher nicht als schreibgeschützt markiert sind. GFI Archiver muss Änderungen am Archivspeicher vornehmen, wenn eine E-Mail übereinstimmt und diese dem richtigen Ordner zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails (Seite 176). WICHTIG Weitere Informationen finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=mar_folderstructureretrieval. 7.7.1 Aktivieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Postfachordnerstruktur-Abfrage. 2. Wählen Sie Einstellungen ändern. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 153

Screenshot 63: Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren 3. Wählen Sie Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren. 4. Wählen Sie aus, ob automatisch ein neues Benutzerkonto erstellt oder ein bestehendes Benutzerkonto verwendet werden soll. Mit diesem Benutzerkonto kann auf die Postfächer zugegriffen werden, für die die Ordnerstruktur reproduziert werden soll. In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Optionen beschrieben. OPTION Neues Benutzerkonto erstellen Ein vorhandenes Benutzerkonto verwenden GFI Archiver erstellt ein neues Benutzerkonto anhand der in den Feldern Verbinden über, Anmeldename und Kennwort angegebenen Details. GFI Archiver verwendet ein zuvor erstelltes vorhandenes Benutzerkonto. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 154

OPTION Verbinden über Benutzername Kennwort Legt die Verbindungsmethode für die Verbindung mit dem Microsoft Exchange Server fest, um auf die zu reproduzierende Postfachstruktur zuzugreifen. Folgende Optionen sind verfügbar: Exchange Web Services (EWS) Nur für Mailserver mit Microsoft Exchange 2007 SP1 oder 2010 empfohlen. Traditional Message Application Programming Interface (MAPI) Nur für Mailserver OHNE Microsoft Exchange 2007 SP1 oder 2010 empfohlen. Geben Sie den Anmeldenamen für das neue Benutzerkonto oder für das zuvor erstellte Benutzerkonto ein. Legt das Kennwort für das neue Benutzerkonto oder das zuvor erstellte Benutzerkonto fest. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Wenn Sie im vorhergehenden Dialogfeld die Option Neues Benutzerkonto erstellen ausgewählt haben, werden Sie zu Eingabe der Anmeldeinformationen des Domänenadministratorkontos aufgefordert, das über Rechte zum Erstellen eines Konto verfügt. 5. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen. 7.7.2 Deaktivieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Postfachordnerstruktur-Abfrage. 2. Klicken Sie auf Ordnerstruktur-Abfrage deaktivieren. WICHTIG Durch das Deaktivieren der Ordnerstruktur-Abfrage wird das zuvor erstellte Benutzerkonto für diese Funktion nicht gelöscht oder deaktiviert. 7.7.3 Ausschließen von Ordnern von der Ordnerstruktur- Abfrage Wenn Sie bestimmte Ordner aus der Abfrage ausschließen möchten, konfigurieren Sie eine Richtlinie für auszuschließende Ordner. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Postfachordnerstruktur-Abfrage. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 155

Screenshot 64: Hinzufügen einer Ausschlussrichtlinie 3. Geben Sie einen Namen für die Richtlinie der auszuschließenden Ordner ein, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Richtlinie für auszuschließende Ordner aktivieren, um die Richtlinie sofort anzuwenden. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 156

Screenshot 65: Auszuschließende Ordner hinzufügen 4. Geben Sie den Namen des auszuschließenden Stammordners oder Ordners ein. Nur Ordner auf oberster Ebene können ausgeschlossen werden. Um beispielsweise den Ordner Gesendete Objekte auszuschließen, geben Sie Folgendes ein: Gesendete Objekte. Klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn Sie Benutzer von der Ordnerstruktur-Abfrage ausschließen möchten, geben Sie als Ordnernamen * (Asterisk) an. Der Asterisk (*) ist ein Sonderzeichen, dass für alle Ordner steht. Weitere Informationen finden Sie im folgenden SkyNet-Artikel: http://go.gfi.com/?pageid=mar_excludefolders. 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 157

Screenshot 66: Auswählen von auszuschließenden Benutzern 6. Wählen Sie Nur ausgewählte Benutzer, um die im vorherigen Bildschirm angegebenen Ordner für bestimmte Benutzer auszuschließen. 7. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option Benutzer oder E-Mail aus, und geben Sie den Benutzernamen bzw. die E-Mail-Adresse ein. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Benutzer hinzuzufügen. Wenn die Option Nur ausgewählte Benutzer deaktiviert ist, sind die zuvor angegebenen Ordner für alle Benutzer ausgeschlossen. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen. 7.7.4 Entfernen von Richtlinien für ausgeschlossene Ordner 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Postfachordnerstruktur-Abfrage. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 158

2. Wählen Sie die zu entfernende Richtlinie für auszuschließende Ordner aus, und klicken Sie auf Entfernen. 7.8 Importieren von E-Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI Archiver-Archivierungsassistenten Mithilfe der Funktionen des Archive Assistant en können Sie E-Mails und Kalenderelemente automatisch aus Benutzerpostfächern importieren. Der Vorgang kann geplant werden und ist für die Benutzer transparent. Der Importvorgang wird durch Ausführen der folgenden Schritte konfiguriert: Schritt 1: Stellen Sie den Archive Assistant en auf den Computern Ihrer Benutzer bereit. Weitere Informationen finden Sie unter Installieren des Archivierungsassistenten über GPO in Windows Server 2008 (Seite 248). Schritt 2: Aktivieren Sie die Methode Manuelle Archivierung. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Archivierungsmethode (Seite 135). Schritt 3: Überprüfen Sie im Bereich Rollen und Berechtigungen, ob der Benutzer die relevanten Berechtigungen zum Archivieren besitzt: Archivierungsassistent E-Mails archivieren (in eigenem Postfach) GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 159

Archivierungsassistent E-Mails archivieren (in Postfächern, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden) Archivierungsassistent Dateien archivieren Schritt 4: Konfigurieren Sie die Einstellungen, die für den automatischen Import von Elementen aus Benutzerpostfächern erforderlich sind. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen (Seite 160). Schritt 5: Weisen Sie den erkannten Benutzern Importeinstellungen zu. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Importeinstellungen für erkannte Benutzer (Seite 164). 1. Sie können Elemente nicht importieren, wenn der Archive Assistant nicht auf dem Clientcomputer installiert ist. 2. Der Import beginnt, sobald Microsoft Outlook auf dem Clientcomputer ausgeführt wird. 3. Wenn Microsoft Outlook geschlossen wird, wird der Importvorgang angehalten und fortgesetzt, sobald Microsoft Outlook wieder geöffnet wird. 7.8.1 Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen Konfigurieren Sie Einstellungen für den automatischen Import von E-Mails und Kalenderelementen aus Benutzerpostfächern: 1. Öffnen Sie Konfiguration > Archivierungsassistent. 2. Klicken Sie auf Neue Standard-Importeinstellungen. Nachdem die Standard-Importeinstellungen festgelegt wurden, ändert sich der Name der Schaltfläche in Standard-Importeinstellungen aktualisieren. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 160

Screenshot 67: Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen 3. Wählen Sie im Bereich E-Mail-Bearbeitung aus den folgenden Optionen aus: OPTION Einmal Nach neuen E-Mails suchen alle Wählen Sie diese Option, um den Importvorgang nur einmalig auszuführen. Sie können den Prozess im folgenden Bildschirm planen, der angezeigt wird, wenn diese Importoption ausgewählt wird. Wählen Sie diese Option, um den Importvorgang regelmäßig auszuführen. Geben Sie den Zeitabstand im angegebenen Feld an. Der Zeitplanbildschirm wird übersprungen, wenn diese Importoption ausgewählt wird. 4. Wählen Sie im Bereich E-Mail-Datum eine der folgenden Optionen aus: OPTION Immer Wählen Sie diese Option, um den Importvorgang auf unbestimmte Zeit auszuführen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 161

OPTION Vor Mithilfe dieser Option können Sie aktuelle E- Mails auf Ihrem E-Mail-Server belassen und nur ältere E-Mails archivieren. Wenn beispielsweise nur die in den letzten 30 Tagen in den Postfächern der Benutzer eingegangenen E-Mails aufbewahrt und E-Mails, die älter als 30 Tage sind, vom E-Mail-Server entfernt werden sollen, geben Sie für Vor den Wert 30 Tage ein und wählen die Option Archivierte E-Mails sofort dauerhaft löschen aus. Benutzerdefiniert 5. Wählen Sie für Archivtypen eine oder beide der folgenden Optionen aus: Wählen Sie diese Option, um den Importvorgang für einen begrenzten Zeitraum auszuführen. Geben Sie mithilfe der angegebenen Felder ein Start- und Enddatum an. OPTION E-Mails Kalenderelemente Wählen Sie diese Option aus, um E-Mails zu importieren. Wählen Sie diese Option aus, um Microsoft Outlook-Kalenderelemente zu importieren. 6. (Optional) Geben Sie unter E-Mails im Ordner archivieren (optional) den Ordnernamen an, von dem aus Sie E-Mails importieren möchten, z. B. Posteingang. Verwenden von Sonderzeichen in Ordnernamen Der Ordnerpfad kann mit dem gewünschten Ordnerpfad überschrieben werden. Dabei müssen folgende Konventionen beachtet werden: \ (umgekehrter Schrägstrich) wird durch /\ dargestellt \ (Schrägstrich) wird durch // dargestellt Beispiel: So geben Sie einen Ordnerpfad mit der folgenden Ordnerstruktur ein: Geben Sie den folgenden Pfad ein: Inbox\Managerial//CEO\Requests/\Queries 7. Geben Sie unter Maximale E-Mail-Größe die maximale Größe der zu importierenden E-Mails an. Der Standardwert beträgt 2 MB. 8. Klicken Sie auf Weiter. 9. Wenn Sie in Schritt 3 oben die Option gewählt haben, den Importvorgang Einmal auszuführen, wird das Zeitplanfenster angezeigt. Der Zeitplanbildschirm wird übersprungen, wenn die Importoption Nach neuen E-Mails suchen alle ausgewählt wird: GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 162

Screenshot 68: Konfigurieren des Importzeitplans 10. Konfigurieren Sie unter Zeitplaneinstellungen die folgenden Optionen: OPTION Import planen Startzeit Endzeit Wählen Sie die Häufigkeit des Importvorgangs, indem Sie die gewünschten Tage aktivieren. Legen Sie die Uhrzeit fest, zu der der Vorgang beginnen soll. Geben Sie die Uhrzeit ein, zu der der Vorgang enden soll. 11. Klicken Sie auf Weiter. 12. Wählen Sie im Bereich E-Mail-Löschrichtlinie eine der folgenden Optionen aus: OPTION Keine archivierten E-Mails löschen Wählen Sie diese Option aus, um das Löschen von E-Mails nach deren Archivierung zu verhindern. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 163

OPTION Archivierte E-Mails sofort dauerhaft löschen Wenn Sie diese Option auswählen, werden die E- Mails gelöscht, sobald sie archiviert wurden. Archivierte E-Mails dauerhaft löschen nach n Tagen Geben Sie an, für wie viele Tage eine lokale Kopie der archivierten Nachrichten gespeichert werden soll (standardmäßig 30 Tage). 13. Wählen Sie im Bereich Löschrichtlinie für Kalenderelemente eine der folgenden Optionen aus: OPTION Archivierte Kalenderelemente nicht löschen Archivierte Kalenderelemente sofort unwiderruflich löschen Archivierte Kalenderelemente unwiderruflich löschen nach n Tagen Wählen Sie diese Option aus, um das Löschen von Kalenderelementen nach deren Archivierung zu verhindern. Wenn Sie diese Option auswählen, werden die Kalenderelemente gelöscht, sobald sie archiviert wurden. Geben Sie an, für wie viele Tage eine lokale Kopie der archivierten Kalenderelemente gespeichert werden soll (standardmäßig 30 Tage). 14. Klicken Sie auf Fertig stellen. 7.8.2 Konfigurieren von Importeinstellungen für erkannte Benutzer Wenn die Archive Assistant erstmalig auf einem Clientcomputer bereitgestellt wird, wird der neue Benutzer von GFI Archiver erkannt und zur Liste der erkannten Benutzer auf der Seite für die zu importierenden E-Mails hinzugefügt. Der Administrator muss für jeden neuen Benutzer manuell Importeinstellungen für den automatischen Import von E-Mails und Kalendereinstellungen aus Benutzerpostfächern zuweisen. So weisen Sie Importeinstellungen zu: 1. Öffnen Sie Konfiguration > Archivierungsassistent. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 164

2. Markieren Sie in der Liste der erkannten Benutzer den neuen Benutzer. 3. Wählen Sie eine der folgenden Importoptionen aus: OPTION Importieren fortsetzen Importieren anhalten Erneut importieren Löschen Standardeinstellungen verwenden Einstellungen anpassen Klicken Sie auf diese Option, um den angehaltenen Importvorgang fortzusetzen. Markieren Sie einen Benutzer aus der Liste der erkannten Benutzer, und klicken Sie auf Importieren anhalten, um den Importvorgang vorübergehend zu beenden. Verwenden Sie diese Option beispielsweise, wenn Wartungsarbeiten an Ihrem E-Mail-Server ausgeführt werden müssen. Diese Option wird verwendet, wenn ein Importvorgang nicht vollständig abgeschlossen wurde. GFI Archiver verwendet Einzelinstanzspeicherung; eine Methode, die sicherstellt, dass in den Archivspeichern keine doppelten E-Mails gespeichert werden. Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste der erkannten Benutzer aus, und klicken Sie auf diese Option, um ihn zu löschen. Mit dieser Option weisen Sie dem ausgewählten Benutzer die Standard-Importeinstellungen zu.weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen (Seite 160). Wenn Sie für einen bestimmten Benutzer eine Reihe verschiedener Einstellungen anpassen möchten, wählen Sie Einstellungen anpassen aus und definieren die Einstellungen wie unter Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Standard- Importeinstellungen (Seite 160). 7.9 Konfigurieren der Standardeinstellungen für File Archive Assistant File Archive Assistant ist ein kleiner Client-seitiger Agent, mit dessen Hilfe Benutzer Dateien an einem beliebigen Speicherort auf ihrem Computer manuell archivieren können. Benutzer können auch GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 165

synchronisierte Ordner einrichten, aus denen GFI Archiver automatisch Dateien archivieren kann. Konfigurieren Sie die Standardeinstellungen für File Archive Assistant, damit in Ihrem Netzwerk installierte File Archive Assistant-Clients die Konfigurationseinstellungen erben können. In der Zusammenfassung der Standardeinstellungen für File Archive Assistant unter Konfiguration > File Archive Assistant werden die aktuell konfigurierten Einstellungen aufgelistet. So konfigurieren oder aktualisieren Sie die Standardeinstellungen für File Archive Assistant: 1. Öffnen Sie in GFI Archiver Konfiguration > File Archive Assistant. 2. Klicken Sie auf Standardeinstellungen für File Archive Assistant aktualisieren. 3. Konfigurieren Sie die folgenden Details: OPTION Abfrageintervall Standardmäßig synchronisierte Ordner aktivieren Pfad zum standardmäßigen Zielpostfach Maximale Dateigröße Erweiterungen einschließen/ausschließen Definieren Sie das Intervall in Minuten, in dem GFI Archiver synchronisierte Ordner auf Clientcomputern abfragt, um zu archivierende Dateien abzurufen. Wenn aktiviert, wird der im Feld Standardmäßig synchronisierte Ordner angegebene Ordner an alle Clientcomputer weitergegeben, auf denen File Archive Assistant installiert ist. Wenn der Ordner auf dem Clientcomputer nicht vorhanden ist, wird er automatisch erstellt. Jede in diesem Ordner abgelegte Datei wird mit GFI Archiver synchronisiert. Mit dieser Funktion soll der Konfigurationsprozess für File Archive Assistant automatisiert werden. Der im Feld Pfad zum standardmäßigen Zielpostfach festgelegte Pfad bestimmt die Struktur, die die Benutzer auf der Registerkarte Archiv der GFI Archiver-Weboberfläche sehen. Der Standardordnername lautet Sync Files. Legt die maximale Größe für die zu archivierenden Dateien fest. Dateien, die die Maximalgröße überschreiten, werden nicht archiviert. Über dieses Feld können Sie die vorhandene Liste von Dateitypen verwalten. 7.9.1 Aktivieren der Dateikollaboration mithilfe des File Archive Assistant Mithilfe des File Archive Assistant (FAA) kann GFI Archiver Kopien wichtiger Dateien und Ordner speichern, die von Client-Computern wiederhergestellt worden. Dieser Vorgang kann automatisch, d. h. ohne Benutzereingaben und ohne die Unterbrechung von vorhandenen Arbeitsabläufen erfolgen. Mit File Archive Assistant können Benutzer außerdem Dateien und Ordner zwischen ihren eigenen Computern freigeben und sie auch zwischen unterschiedlichen Benutzern teilen. Dies aktiviert die Kollaboration und die Versionssteuerung. Teams und globale Mitarbeiter können in gemeinsamen Dokumenten arbeiten, ohne sich auf den Online-Dateispeicher eines Drittanbieters verlassen zu müssen. Alle wichtigen Unternehmensdaten werden in einem sicheren, konformen und durchsuchbaren Archiv gespeichert. Wenn die Dateikollaboration eingerichtet ist, archiviert File Archive Assistant jede vom Benutzer gespeicherte Änderung und erstellt einen Dateiverlauf, der über die GFI Archiver Schnittstelle GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 166

verfügbar ist. Benutzer können Dateien mit älterem Status abrufen oder Konflikte lösen, wenn eine Datei von mehreren Benutzern gleichzeitig geändert wurde. Video anschauen: Vorgehensweise mit GFI Archiver File Archive Assistant Zur Aktivierung der Dateikollaboration sind folgende Schritte erforderlich: Schritt 1: Öffentlichen Benutzer in Active Directory erstellen Dieses neue Benutzerpostfach wird von GFI Archiver als ein gemeinsames Repository verwendet. Schritt 2: Verwenden Sie die Zugriffssteuerungsfunktion in GFI Archiver, um den Benutzerzugriff für neu erstellte öffentliche Benutzerpostfächer zu gewähren. Die Kollaborationsdateien werden in diesem gemeinsamen Postfach gespeichert. Schritt 3: Konfigurieren Sie in File Archive Assistant das Zielpostfach, das auf dieses gemeinsame Postfach verweisen soll. Schritt 4: Konfigurieren Sie in File Archive Assistant einen Synchronisierungsordner für jeden Benutzer. Siehe auch: So lösen Sie einen Konflikt 7.9.2 Öffentlichen Benutzer in Active Directory erstellen 1. Öffnen Sie Start > Verwaltungstool > Active Directory-Benutzer und -Computer. 2. Erweitern Sie den Domänenknoten im rechten Bereich, und wählen Sie die Option Benutzer. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken Bereich, und wählen Sie die Optionen Neu > Benutzer im Kontextmenü aus. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 167

4. Geben Sie die erforderlichen Details ein, und klicken Sie auf Weiter. 5. Geben Sie in das verfügbare Feld ein Kennwort ein. Geben Sie das Kennwort erneut in das Feld Kennwort bestätigen ein. 6. Wählen Sie die Option Kennwort läuft nie ab. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 168

7. Klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen. 7.10 Auflösen eines Dateikonflikts Wenn zwei Benutzer Zugriff auf einen Ordner in einem gemeinsamen Postfach haben und gleichzeitig die gleiche Datei aktualisieren, erkennt File Archive Assistant einen Konflikt, wenn die gespeicherte Datei synchronisiert werden soll. Jeder Benutzer wird im Bildschirm Zusammenfassung über Konflikte informiert. Gehen Sie zur Auflösung eines Konflikts wie folgt vor: 1. Doppelklicken Sie auf das File Archive Assistant-Symbol in der Taskleiste. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Zusammenfassung. 3. Klicken Sie im Feld Konfliktstatus auf Konflikt auflösen. 4. Führen Sie im Fenster Konflikte lösen eine der folgenden Optionen aus: OPTION Dateiname Kopie auf Server Aktion Klicken Sie auf den Dateinamen, um die Datei zu öffnen, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert ist. Klicken Sie auf Fremde öffnen, um die Datei auf dem GFI Archiver-Server zu öffnen. Diese Datei trägt _theirs am Ende des Namens. Eigene behalten Klicken Sie auf diese Option, um Ihre lokale Datei zu behalten und die Datei mit der Erweiterung _theirs zu löschen. Ein Nachrichtenfeld wird zur Bestätigung Ihrer Aktion wird angezeigt. Bei der nächsten Synchronisierung wird die Datei vom Server gelöscht. Fremde behalten Klicken Sie auf diese Option, um die Serverkopie zu behalten und die lokale Kopie zu löschen. Ein Nachrichtenfeld wird zur Bestätigung Ihrer Aktion wird angezeigt. Die behaltene Datei wird in den Originalnamen umbenannt. 7.11 Verwalten von Archivspeichern Innerhalb von GFI Archiver dienen Archivspeicher als Container, die archivierte E-Mails enthalten. Archivspeicher umfassen mehrere Komponenten, z. B.: Eine Datenbank, in der E-Mail-Metadaten gespeichert werden, Eine Datenbank, in der sowohl E-Mail-Metadaten als auch E-Mail-Daten gespeichert werden, Ein Speicherort auf der Festplatte, der als E-Mail-Index verwendet wird, Ein Speicherort auf der Festplatte zur Speicherung von E-Mail-Daten. Archivspeicher werden von GFI Archiver je nach Archivspeicherprofil automatisch erstellt. Im Archivspeicherprofil sind Name, Datenbanktyp und Dateispeicherorte der Archivspeicher angegeben. WICHTIG E-Mails können nur archiviert werden, wenn Neue Archivspeichereinstellungen konfiguriert sind. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen (Seite 171). GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 169

7.11.1 Anzeigen konfigurierter Archivspeicher Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie im Bereich Archiv auf Archivspeicher, um die archivierten Archivspeicher anzuzeigen. Für die Zusammenfassung des neuen Archivspeichers kann zudem angezeigt werden, wie neue Archivspeichereinstellungen konfiguriert werden. Für jeden neu erstellten Archivspeicher werden diese Einstellungen übernommen. Screenshot 69: Anzeigen von Archivspeichern Die konfigurierten Archivspeicher werden standardmäßig nach Jahr gruppiert angezeigt und mit dem aktuellsten Archivspeicher an erster Stelle in Tabellen aufgelistet. Diese Ansicht kann mithilfe der Sortieroptionen Gruppieren nach und Reihenfolge geändert werden. Die folgende Tabelle enthält die verfügbaren Felder für Archivspeicher: OPTION Archivspeicher Startdatum Enddatum Definiert den Namen des zuvor konfigurierten Archivspeichers. Das Startdatum gibt den ersten Tag des E-Mail-Archivierungszeitraums eines Archivspeichers an. E-Mails, die nicht in diesen Zeitraum fallen, werden in einem anderen Archivspeicher archiviert. Das Enddatum gibt den letzten Tag des E-Mail-Archivierungszeitraums eines Archivspeichers an. E-Mails, die nicht in diesen Zeitraum fallen, werden in einem anderen Archivspeicher archiviert. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 170

OPTION Status Definiert den Status des entsprechenden Archivspeichers. Folgende Status sind verfügbar: Archivspeicher voll: Wird angezeigt, wenn die Option Keine weiteren E-Mails in diesem Archivspeicher archivieren aktiviert ist (beim Bearbeiten bestehender Archivspeicheroptionen) oder wenn ein auf einer Microsoft SQL Express-Datenbank ausgeführter Archivspeicher das Limit von 4 GB erreicht hat. Zeigt an, dass keine Archivierung mehr möglich ist. Online: Zeigt an, dass der Archivspeicher derzeit verwendet wird. Indizierung normal: Zeigt an, dass ein Archivspeicher bereits früher verwendet wurde, aber derzeit nicht in Benutzung ist. Indizierung angehalten: Wird angezeigt, wenn die Indizierung angehalten wurde. Indizierung ausstehend: Wird vorübergehend angezeigt, während GFI Archiver einen Index erneuert. Schreibgeschützt: Ein schreibgeschützter Archivspeicher kann durchsucht, aber E- Mails können nicht darin archiviert werden. Wählen Sie aus einer Archivspeicherliste einen Archivspeicher aus, und klicken Sie auf weitere Informationen zu den Einstellungen und der Statistik des ausgewählten Archivspeichers anzuzeigen., um 7.11.2 Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen Die Neuen Archivspeichereinstellungen ermöglichen GFI Archiver, neue Archivspeicher mit zuvor eingegebenen Einstellungen automatisch zu erstellen. So zeigen Sie eine Zusammenfassung der aktuellen Einstellungen eines neuen Archivspeichers an: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Archivspeicher. 3. Klicken Sie neben Zusammenfassung der Archivspeichereinstellungen auf. Nach der Installation von GFI Archiver werden Sie im Nachinstallationsassistenten aufgefordert, Einstellungen für den neuen Archivspeicher zu konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen über den Nachinstallationsassistenten (Seite 60). So bearbeiten Sie die Einstellungen für einen neuen Archivspeicher: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Klicken Sie im Fenster Archivspeicher auf Neue Archivspeichereinstellungen. 3. (Optional) Um die Suchfunktion in Archivspeichern zu deaktivieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzern das Durchsuchen dieses Archivspeichers ermöglichen (standardmäßig aktiviert). Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 4. (Optional) Klicken Sie auf Erweitert, um das Benennungsmuster für neue Archivspeicher zu bearbeiten. Wählen Sie auf der vordefinierten Liste eine Option aus, oder wählen Sie GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 171

Benutzerdefiniertes Muster, um die Konvention für die Benennung anzupassen. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Screenshot 70: Nachinstallationsassistent Auswählen des Datenbanktyps 5. Wählen Sie den Speicherort für archivierte E-Mails aus. Folgende Optionen sind verfügbar: DATENBANKTYP Microsoft SQL Server mit Dateispeicher Empfohlen, wenn die Archivierung bei mehr als 500 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll Wählen Sie diese Option, damit GFI Archiver einen SQL Server verwendet, um E-Mail- Header und Metadaten zu speichern, sowie einen von Ihnen festgelegten Speicherort, um E- Mail-Daten zu speichern. Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server installiert sein. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 172

DATENBANKTYP Microsoft SQL Server Empfohlen, wenn die Archivierung bei weniger als 500 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll, oder wenn Sie eine vollständige Überwachung der Benutzer- und Datenbankaktivitäten benötigen Wählen Sie diese Option, damit GFI Archiver einen SQL Server verwendet, um sowohl E- Mail-Header/Metadaten als auch E-Mail-Daten zu speichern. Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server installiert sein. SQL Server Express mit Dateispeicher Empfohlen, wenn die Archivierung bei weniger als 100 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll Wählen Sie diese Option, damit GFI Archiver eine SQL Server Express-Datenbank verwendet, um E-Mail-Header und Metadaten zu speichern, sowie einen von Ihnen festgelegten Speicherort, um E-Mail-Daten zu speichern. Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server Express installiert sein. Diese Software kann kostenlos von der Microsoft -Website heruntergeladen werden. GFI Archiver- Datenbank Nur für Testzwecke empfohlen Wählen Sie diese Option, um alle E-Mail-Header/Metadaten in einer Firebird-Datenbank und die E-Mail-Daten an einem von Ihnen festgelegten Speicherort zu speichern. Für die Auswahl dieser Option muss Firebird NICHT installiert sein. GFI Archiver erstellt automatisch eine Datenbank. 6. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. 7. (Optional) Aktivieren Sie Neuen Archivspeicher jetzt erstellen, damit GFI Archiver den ersten Archivspeicher erstellt. Zur Bestätigung, dass der neue Archivspeicher erstellt wurde, wird von GFI Archiver eine Willkommens-E-Mail gesendet. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen. 7.11.3 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank für die Verwendung mit GFI Archiver Als Archivierungslösung ist GFI Archiver bezüglich Leistungsfähigkeit bei Archivierung und Abruf von Daten stark von der Datenbankinfrastruktur abhängig. GFI Archiver kann so konfiguriert werden, dass verschiedene Hardware-Einrichtungen und Kombinationen ausgeführt werden. Die folgende Tabelle enthält die typischen empfohlenen Konfigurationen. Diese Richtlinien und Konfigurationen können je nach Benutzeraktivitäten, täglichem E-Mail-Verkehr und Softwarekonfiguration (z. B. Ordnerstruktur-Abfrage) variieren. POSTFÄCHER/AUFKOMMEN Bis zu 50 Postfächer NUR für Testzwecke EMPFOHLENER DATENBANKTYP GFI Archiver- Datenbank Verwendet zum Archivieren der E-Mail-Daten eine auf Firebird basierende Datenbank. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 173

POSTFÄCHER/AUFKOMMEN Bis zu 100 Postfächer Durchschn. E-Mail- Aufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag 50 Postfächer oder mehr Durchschn. E-Mail- Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag Mehr als 500 Postfächer Durchschn. E-Mail- Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag EMPFOHLENER DATENBANKTYP SQL Server Express mit Dateispeicher Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server mit Dateispeicher Verwendet eine auf SQL Server Express basierende Datenbank, um E-Mail-Header und Metadaten zu speichern, und einen von Ihnen festgelegten Speicherort auf der Festplatte, um E-Mail-Daten zu speichern. Verwendet eine SQL Server -Datenbank, um sowohl E-Mail- Header/Metadaten als auch E-Mail-Daten zu speichern. Verwendet eine auf SQL Server basierende Datenbank, um E-Mail-Header und Metadaten zu speichern, und einen von Ihnen festgelegten Speicherort auf der Festplatte, um E- Mail-Daten zu speichern. 7.11.4 Anhängen eines Archivspeichers GFI Archiver-Archivspeicher können getrennt und wieder angehängt werden, z. B. wenn GFI Archiver auf einen neuen Server verschoben wird. Weitere Informationen zum Trennen eines Archivspeichers finden Sie unter Trennen eines bestehenden Archivspeichers. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivspeicher. 2. Klicken Sie auf Archiv anfügen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 174

Screenshot 71: Anhängen eines Archivspeichers 3. Führen Sie im Fenster Konfiguration eine der folgenden Aktionen aus: OPTION Archivspeichername Erlauben Sie Benutzern das Durchsuchen des Archivspeichers, Schreibgeschützter Zugriff Keine weiteren E-Mails in diesem Archivspeicher archivieren Setzen Sie den Cursor in dieses Feld, und geben Sie einen Namen ein. Wählen Sie diese Option, um Benutzern zu ermöglichen, diesen Archivspeicher zu durchsuchen. Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass E-Mails aus dem ausgewählten Archivspeicher gelöscht werden (bei aktivierter E-Mail- Löschung). E-Mails können zwar angezeigt, aber neue E-Mails können nicht archiviert werden. Außerdem können Benutzer archivierte E-Mails nicht mit Labels kennzeichnen. Bei Aktivierung dieser Option werden keine weiteren E-Mails im ausgewählten Archivspeicher archiviert, und der Archivspeicher wird als Voll gekennzeichnet. Wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist, können Benutzer E- Mails aus diesem Archivspeicher entfernen. Außerdem sind Benutzer berechtigt, archivierte E-Mails mit Labels zu kennzeichnen. Ein neuer Archivspeicher wird erstellt, wenn neue E-Mails für diesen bestimmten Zeitraum archiviert werden sollen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 175

4. Klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie die Datenbank, in der archivierte E-Mails gespeichert werden sollen, und klicken Sie auf Weiter. 6. Geben Sie den Speicherort der Datenbankdatei, den Speicherort der E-Mail-Datei und den Speicherort des Suchindexes an, und klicken Sie auf Weiter. 7. Prüfen Sie die Archivspeicherzusammenfassung, und klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen. 7.11.5 Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie einen bestehenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf. 3. Führen Sie im Fenster Konfiguration eine der folgenden Aktionen aus: OPTION Archivspeichername Erlauben Sie Benutzern das Durchsuchen des Archivspeichers, Schreibgeschützter Zugriff Keine weiteren E-Mails in diesem Archivspeicher archivieren Setzen Sie den Cursor in dieses Feld, und geben Sie einen Namen ein. Wählen Sie diese Option, um Benutzern zu ermöglichen, diesen Archivspeicher zu durchsuchen. Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass E-Mails aus dem ausgewählten Archivspeicher gelöscht werden (bei aktivierter E-Mail- Löschung). E-Mails können zwar angezeigt, aber neue E-Mails können nicht archiviert werden. Außerdem können Benutzer archivierte E-Mails nicht mit Labels kennzeichnen. Bei Aktivierung dieser Option werden keine weiteren E-Mails im ausgewählten Archivspeicher archiviert, und der Archivspeicher wird als Voll gekennzeichnet. Wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist, können Benutzer E- Mails aus diesem Archivspeicher entfernen. Außerdem sind Benutzer berechtigt, archivierte E-Mails mit Labels zu kennzeichnen. Ein neuer Archivspeicher wird erstellt, wenn neue E-Mails für diesen bestimmten Zeitraum archiviert werden sollen. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Änderungen zu speichern und den Assistenten zu beenden, oder klicken Sie auf Weiter, um zusätzliche Informationen zum vorhandenen Archivspeicher zu bearbeiten. 7.11.6 Trennen eines vorhandenen Archivspeichers 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie einen bestehenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Trennen. WICHTIG Beim Trennen eines Archivspeichers werden keine archivierten E-Mail-Daten gelöscht. 3. Klicken Sie bei Aufforderung auf OK. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 176

7.11.7 Indizierung Die Suchindex-Funktion von GFI Archiver indiziert automatisch neu archivierte E-Mails im entsprechenden Archivspeicher. Diese kontinuierliche Aktualisierung der Suchinhalte ermöglicht Benutzern eine präzise und schnelle Suche. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Häufigkeit festlegen, mit der GFI Archiver neu archivierte E-Mails in die Suchindizes aufnimmt. Darüber hinaus wird erläutert, wie Sie einen möglicherweise nicht mehr aktuellen Suchindex vollständig neu aufbauen. Wichtige Hinweise 1. Suchindizes müssen sich stets auf einer lokalen Festplatte befinden. Die Indizierung ist nicht verfügbar, wenn der Speicherort des Index als UNC-Pfad angegeben ist. 2. Um eine optimale Leistung zu erzielen, sollten Sie den Suchindex auf einem separaten physischen Laufwerk speichern, d. h. getrennt vom Installationsort von Microsoft Exchange Server Installationsort von GFI Archiver Installationsort von SQL Server / der Firebird-Datenbank 3. Indizes werden ausschließlich für Suchvorgänge verwendet. Die neu archivierten E-Mails können immer über die Funktion Durchsuchen lokalisiert werden, unabhängig davon, ob die E-Mails indiziert sind oder nicht. Konfigurieren der Indizierungshäufigkeit 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie Indexverwaltung. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 177

Screenshot 72: Suchindex-Verwaltung 3. Konfigurieren Sie mithilfe der folgenden Optionen einen Indizierungszeitplan: OPTION Archivierte E-Mails indizieren alle Der Suchindizes werden in festen Zeitabständen mit den zuletzt archivierten E-Mails aktualisiert, z. B. jede halbe Stunde, jede Stunde, alle zwei Stunden. Dieser Indizierungszeitplan wird empfohlen, da er das richtige Verhältnis zwischen Aktualisierungshäufigkeit und Serverleistung liefert. Bei Auswahl der Option Sofort werden neue E-Mail-Inhalte indiziert, sobald sie in einem Archivspeicher gespeichert werden. Bei dieser Einstellung bleibt der Suchindex stets aktuell, so dass auch die zuletzt archivierten E-Mails gefunden werden können. Aufgrund der häufigen Aktualisierungsvorgänge kann diese Option abhängig von der Anzahl der archivierten E-Mails jedoch die Serverleistung beeinträchtigen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 178

OPTION Archivierte E-Mails täglich indizieren um Die E-Mails werden täglich zu einem voreingestellten Zeitpunkt aktualisiert. Bei Auswahl dieser Option können Sie die Indizierung so planen, dass sie außerhalb der Spitzenzeiten durchgeführt wird. Eine Suche nach E-Mails, die während der letzten 24 Stunden archiviert wurden, ist jedoch aufgrund der noch nicht erfolgten Indizierung nicht möglich. 4. Konfigurieren Sie die Sprachanalyse. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Wörtertrennung (Seite 179). 5. Konfigurieren Sie die Anmeldeinformationen für den Speicherort der Indexdatei. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Anmeldeinformationen für Speicherort der Indexdatei (Seite 180). 6. Klicken Sie auf Speichern. Konfigurieren der Wörtertrennung Worttrennung ist die Aufspaltung von Texten in einzelne Text-Tokens oder Wörter. Zahlreiche Sprachen, insbesondere die auf dem lateinischen Alphabet aufbauenden, besitzen eine Reihe von Wortbegrenzern (z. B. Leerzeichen) und Satzzeichen, um Wörter, Wortgruppen und Sätze zu trennen. Worttrennzeichen müssen auf präzisen Sprachheuristiken beruhen, um verlässliche und präzise Ergebnisse zu liefern. Komplexer sieht die Worttrennung bei zeichenbasierten Schriftsystemen oder skriptbasierten Alphabeten aus, bei denen die Bedeutung eines einzelnen Zeichens vom Kontext abhängig ist. Eine Wörtertrennung ist für die korrekte Indizierung bei den meisten asiatischen (z. B. Japanisch, Chinesisch und Arabisch) und anderen Sprachen von elementarer Bedeutung. Einrichten der Sprachanalyse 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie Indexverwaltung. 3. Konfigurieren Sie eine der folgenden Sprachanalyseoptionen: Option Integrierte Wörtertrennung aktivieren (empfohlen) Microsoft Windows-Wörtertrennung aktivieren Beschreibung Die GFI Archiver-Sprachanalyse ist standardmäßig aktiviert. Aus Gründen der optimalen Indizierungsleistung wird dringend empfohlen, diese Funktion nicht zu deaktivieren. Wählen Sie diese Option, um die integrierte Wörtertrennung von GFI Archiver zu deaktivieren und die Wörtertrennung Ihres Windows-Betriebssystems zu verwenden. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Standardsprache die Sprache aus, die für die Indizierung archivierter Daten verwendet werden soll. Wenn die gewünschte Sprache nicht in der Dropdown-Liste Standardsprache enthalten ist, fügen Sie die Sprache über die Ländereinstellungen in der Windows - Systemsteuerung hinzu. Aktivieren Sie alternativ das Kontrollkästchen Automatische Spracherkennung aktivieren, damit Windows die Sprache automatisch erkennt. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 179

7.11.8 Konfigurieren der Anmeldeinformationen für Speicherort der Indexdatei Beim Konfigurieren der Anmeldeinformationen für den Speicherort der Indexdatei können Sie beim Angeben des Speicherorts, an dem GFI Archiver Indexdateien für alle Archivspeicher ablegt, UNC- Pfade eingeben. Achten Sie darauf, dass die verwendeten Anmeldeinformationen Lese-/Schreibzugriff auf den lokalen Server haben. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie Indexverwaltung. 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verwenden Sie den folgenden Benutzernamen und das folgende Kennwort, um Zugriff auf den Speicherort der Indexdatei zu erhalten. 4. Geben Sie Ihre Administratoranmeldeinformationen ein. Klicken Sie auf Speichern. Neuaufbau eines Suchindex Mit dem Neuaufbau eines Suchindex können Sie Indizes, die nicht mehr die erwarteten Suchergebnisse liefern oder beschädigt sind, neu aufbauen. Wichtige Hinweise Der Neuaufbau eines Suchindex kann mehrere Stunden in Anspruch nehmen, abhängig von der im entsprechenden Archivspeicher vorhandenen Anzahl von E-Mails. Während des Neuaufbaus eines Index können E-Mails im Archivspeicher nicht über die Suchfunktion lokalisiert werden. Der Neuaufbau eines Suchindex ist ein prozessor- und festplattenintensiver Vorgang und beeinträchtigt daher die Leistungsfähigkeit des Servers. Es wird empfohlen, den Neuaufbau außerhalb der Spitzenzeiten (z. B. nach Geschäftsschluss) vorzunehmen. Bauen Sie aus den oben genannten Gründen nicht mehrere Indizes gleichzeitig auf. Neuaufbau eines Suchindex 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie den Archivspeicher aus, für den Sie den Index neu aufbauen möchten, und klicken Sie auf Index neu erstellen. Anhalten und Fortsetzen der Indizierung Die Indizierung kann über und angehalten und fortgesetzt werden. Auf diese Weise können Sie langwierige Indizierungsvorgänge während der Spitzenzeiten GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 180

anhalten und in Zeiten geringerer Aktivität (z. B. nach Geschäftsschluss) wieder aufnehmen. Wenn der Indizierungsvorgang während einer Zusammenführung angehalten wird, können E-Mails im Archivspeicher nicht über die Suchfunktion lokalisiert werden. Bei angehaltenem Neuaufbau ist das Durchsuchen des Archivspeichers möglich. Suchindexstatus Die GFI Archiver-Suchindizes können folgende Zustände aufweisen: STATUS Initialisierung Bei diesem Status wird der Suchindex erstellt. Dieser Status sollte nicht länger als 10 Minuten bestehen bleiben. Ungültig Dieser Status zeigt an, dass der Suchindex sehr wahrscheinlich beschädigt ist. Zusammenführen GFI Archiver verwaltet Unterindizes, die kleinere Versionen des Hauptindex sind. Mithilfe dieser Unterindizes wird die Performance des Suchindex gesteigert. Unterindizes für einen Archivspeicher werden zum Hauptsuchindex zusammengeführt, wenn eine bestimmte Anzahl von Unterindizes erstellt wurde oder automatisch um 2 Uhr. Angehalten Der Prozess wurde über die GFI Archiver-Konfiguration manuell angehalten. Erst wenn der Benutzer auf die Schaltfläche Indizieren wieder aufnehmen klickt, ändert sich der Status des Index. Online Der Suchindex ist online. Aufgeschoben Dieser Status gibt an, dass der Suchindex in Kürze neu erstellt wird. Neuaufbau Dieser Status gibt an, dass eine Datenbank indiziert wird. Die Dauer des Neuaufbaus eines Index richtet sich nach der Größe der zu indizierenden Datenbank. 7.11.9 Zeitplanung für Archivspeicher Im Archivspeicherzeitplan können Sie die Häufigkeit der automatischen Archivierung von E-Mails in einem neuen Archivspeicher angeben. WICHTIG Die Änderung dieser Einstellungen kann die Leistung beeinträchtigen. Wir empfehlen, Archivspeicher so zu konfigurieren, dass alle zwei Monate ein Rollover durchgeführt wird. Dadurch bleibt die Datenbank überschaubar, was für das Verschieben der Datenbank oder Neuordnen des Suchindex von Vorteil ist. Der regelmäßige Wechsel des Archivspeichers alle zwei Monate wirkt sich auch positiv auf die Suchleistung aus. Um beispielsweise eine E-Mail vom Februar 2012 zu finden, durchsucht GFI Archiver nur eine kleine Datenbank und kann die Ergebnisse somit schneller abrufen. GFI Archiver ändert den Archivspeicher anhand eines ausgewählten konfigurierten Zeitplans. Diese Funktion ist für alle Datenbanktypen verfügbar, die mit Archivspeichern verwendet werden. Folgende Optionen sind verfügbar: GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 181

Monatlich Alle zwei Monate (Standard) Vierteljährlich Halbjährlich Jährlich Wenn ein Archivspeicher die maximale Datenbankgröße überschreitet, erstellt GFI Archiver automatisch einen neuen Archivspeicher, wobei die konfigurierten Neuen Archivspeichereinstellungen angewendet werden. Diese Funktion ist nur für Archivspeicher verfügbar, die auf SQL Server Express-Datenbanken basieren. So ändern Sie den Archivspeicherzeitplan: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie Zeitplan für Archiv einrichten. 3. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen aus, und klicken Sie auf Speichern. 7.11.10 Sichern von Archivspeichern Es wird dringend empfohlen, die GFI Archiver-Archivspeicher in routinemäßige Serversicherungsvorgänge einzubeziehen. 7.11.11 Online-Sicherung Die Online-Sicherung erfolgt über eine Sicherungsanwendung, mit der die Archivspeicher gesichert werden können, ohne dass die GFI Archiver-Dienste angehalten werden müssen. Weitere Informationen finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_backuparchivestores. 7.11.12 Offline-Sicherung Die Offline-Sicherung kann in Umgebungen durchgeführt werden, in denen eine Online-Sicherung nicht möglich ist. Die GFI Archiver-Dienste müssen während der Sicherung der Archivspeicher vorübergehend angehalten werden. Folgende Offline-Sicherungen sind möglich: Sichern eines Archivspeichers basierend auf Microsoft SQL Server Sichern eines Archivspeichers basierend auf Microsoft SQL Server und Dateisystem Sichern eines Archivspeichers basierend auf GFI Archiver (Firebird)-Datenbank und Dateisystem Sicherung eines auf SQL Server basierenden Archivspeichers In dieser Art von Archivspeicher werden die folgenden Informationen gespeichert: GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 182

Archivierte E-Mail-Metadaten gespeichert in der SQL Server -Datenbank Komprimierte E-Mail-Binärquellen gespeichert in der SQL Server -Datenbank Suchindexeinträge gespeichert auf Festplatte So sichern Sie einen Archivspeicher: 1. Navigieren Sie in GFI Archiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf 2. Notieren Sie zur schnellen Referenz die folgenden Informationen: Server Datenbank Pfad zum Suchindex 3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann services.msc eingeben. 4. Beenden Sie alle GFI Archiver-Dienste. 5. Sichern Sie unter Verwendung des in Schritt 2 festgelegten Suchindexpfads die Suchindizes der Archivspeicher, indem Sie den Suchindexordner entweder manuell kopieren und einfügen, oder indem Sie ein Sicherungsprogramm verwenden. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 183

Screenshot 73: Sichern einer SQL-Datenbank 6. Starten Sie in SQL Server den Microsoft SQL Server Manager, und sichern Sie die in Schritt 7 notierte Archivdatenbank. Klicken Sie zum Sichern der Datenbank mit der rechten Maustaste auf die Datenbank, und wählen Sie Aufgaben > Sichern. In SQL Server kann ein Wartungsplan erstellt werden, um regelmäßige Sicherungen der Archivdatenbank zu planen. 7. Kehren Sie zum GFI Archiver-Server zurück, und Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI Archiver-Dienste neu. Auf Microsoft SQL Server und einem Dateisystem basierende Archivspeicher sichern In dieser Art von Archivspeicher werden die folgenden Informationen gespeichert: GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 184

Archivierte E-Mail-Metadaten gespeichert in der Microsoft SQL Server-Datenbank komprimierte Binärquelle der E-Mails gespeichert auf Festplatte Suchindexeinträge gespeichert auf Festplatte So sichern Sie einen Archivspeicher: 1. Navigieren Sie in GFI Archiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf 2. Notieren Sie zur schnellen Referenz die folgenden Informationen: Server Datenbank Pfad zur E-Mail-Binärquelle Pfad zum Suchindex Bewegen Sie den Mauszeiger über den Pfad, um den vollständigen Pfad anzuzeigen. 3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann services.msc eingeben. 4. Beenden Sie alle GFI Archiver-Dienste. 5. Sichern Sie unter Verwendung der in Schritt 2 festgelegten Pfade die Binärquellen und Suchindizes der Archivspeicher, indem Sie die Ordner entweder manuell kopieren und einfügen, oder indem Sie ein Sicherungsprogramm verwenden. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 185

Screenshot 74: Sichern einer SQL-Datenbank 6. Starten Sie in Microsoft SQL Server den Microsoft SQL Server Manager, und sichern Sie die in Schritt 2 notierte Archivdatenbank. Klicken Sie zum Sichern der Datenbank mit der rechten Maustaste auf die Datenbank, und wählen Sie Aufgaben > Sichern. In Microsoft SQL Server kann ein Wartungsplan erstellt werden, um regelmäßige Sicherungen der Archivdatenbank zu planen. 7. Kehren Sie zum GFI Archiver-Server zurück, und Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI Archiver-Dienste neu. Sicherung des Archivspeichers basierend auf GFI Archiver (Firebird)-Datenbank und Dateisystem In dieser Art von Archivspeicher werden die folgenden Informationen gespeichert: GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 186

Metadaten der archivierten E-Mails gespeichert auf Festplatte komprimierte Binärquelle der E-Mails gespeichert auf Festplatte Suchindexeinträge gespeichert auf Festplatte So sichern Sie einen Archivspeicher: 1. Navigieren Sie in GFI Archiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf. 2. Notieren Sie folgende Pfade zur schnellen Referenz: Pfad zur Firebird-Datenbank Pfad zur E-Mail-Binärquelle Pfad zum Suchindex Bewegen Sie den Mauszeiger über den Pfad, um den vollständigen Pfad anzuzeigen. 3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann services.msc eingeben. 4. Beenden Sie alle GFI Archiver-Dienste. 5. Sichern Sie unter Verwendung der in Schritt 2 festgelegten Pfade die Datenbankdateien, binären Dateien und Suchindizes der Archivspeicher, indem Sie sie entweder manuell kopieren und am Speicherort für die Sicherung wieder einfügen, oder indem Sie ein Sicherungsprogramm verwenden. 6. Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI Archiver-Dienste neu. Wiederherstellen eines zu GFI Archiver hinzugefügten Archivspeichers 1. Navigieren Sie in GFI Archiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf. 2. Notieren Sie sich im Dialogfeld mit den Statistiken für den Archivspeicher die folgenden Eigenschaften zur schnellen Referenz: ART DES ARCHIVSPEICHERS Microsoft SQL Server EIGENSCHAFTEN DES ARCHIVSPEICHERS Server Datenbank Microsoft SQL Server und Dateisystem Pfad zum Suchindex Server Datenbank Pfad zur E-Mail-Binärquelle Firebird-Datenbank Pfad zum Suchindex Pfad zur Firebird-Datenbank Pfad zur E-Mail-Binärquelle Pfad zum Suchindex GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 187

3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann services.msc eingeben. 4. Beenden Sie alle GFI Archiver-Dienste. 5. Wechseln Sie zu dem in Schritt 2 notierten Speicherort der Dateien, um die Archivspeicherdateien mit den wiederhergestellten Sicherungsdateien wie folgt zu überschreiben: Firebird-Datenbank Ersetzen Sie die Firebird-Datenbank auf der Festplatte mit der gesicherten Firebird-Datenbank SQL-Datenbank Klicken Sie im Microsoft SQL-Manager mit der rechten Maustaste auf die gesicherte Datenbank, und wählen Sie Aufgaben > Wiederherstellen. Binäre E-Mail-Quelle Ersetzen Sie den Ordner mit den binären Daten auf der Festplatte durch den gesicherten Ordner mit den binären Daten Suchindexordner Ersetzen Sie den Suchindexordner auf der Festplatte durch den gesicherten Suchindexordner 6. Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI Archiver-Dienste neu. Wiederherstellen eines nicht zu GFI Archiver hinzugefügten Archivspeichers 1. Stellen Sie in Abhängigkeit von der Art des wiederherzustellenden Archivspeichers die jeweiligen gesicherten Daten wie folgt wieder her: Firebird-Datenbank Stellen Sie die Firebird-Datenbank auf der Festplatte wieder her SQL-Datenbank Klicken Sie im Microsoft SQL-Manager mit der rechten Maustaste auf die gesicherte Datenbank, und wählen Sie Tasks > Wiederherstellen. Binäre E-Mail-Quelle Stellen Sie den Ordner mit den binären Daten auf der Festplatte wieder her Suchindexordner Stellen Sie den Suchindexordner auf der Festplatte wieder her Notieren Sie die Pfade, an denen die Daten wiederhergestellt wurden. 2. Fügen Sie den wiederhergestellten Archivspeicher in GFI Archiver hinzu, und achten Sie darauf, dass die im Assistenten konfigurierten Pfade, z. B. der Suchindexpfad oder der Pfad zur SQL- Datenbank, mit den Pfaden der wiederhergestellten Daten übereinstimmen. 7.11.13 Verschieben von E-Mails zwischen Datenbanken GFI Archiver unterstützt verschiedene Arten von Archivspeichern. Sie können mithilfe der Software E- Mails von einer Datenbank in eine oder mehrere andere Datenbanken verschieben. Diese Funktion kann nur verwendet werden, wenn die ursprüngliche E-Mail-Quelle auf der Festplatte einer Firebird-Datenbank oder in einem SQL Server -Dateisystem gespeichert ist. E-Mails können nicht aus einer SQL Server -Datenbank verschoben werden, wenn die Quelle in der SQL Server -Datenbank gespeichert ist. Beispiele: GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 188

Eine Firebird-Datenbank wird sehr groß und das Laden der Daten verlangsamt sich dadurch. Der Administrator entscheidet daher, auf eine SQL Server -Datenbank umzusteigen. In einem auf Festplatte gespeicherten SQL-Dateisystem wird der gesamte E-Mail-Verkehr eines Jahres vorgehalten. In diesem Fall ist es ratsam, die E-Mails auf mehrere Datenbanken aufzuteilen, z. B. auf monatlicher Basis. Wichtige Hinweise 1. Es wird dringend empfohlen, die Archivspeicher vor dem Verschieben der E-Mails zu sichern. Dieser Vorgang wird im Kapitel Sichern von Archivspeichern in diesem Handbuch beschrieben. 2. Das Verschieben von E-Mails zwischen Archivspeichern beansprucht umfangreiche Computerressourcen und kann zu erheblichen Leistungseinbußen des GFI Archiver-Servers führen. 3. Die Ordnerstruktur der E-Mails geht beim Verschieben verloren. Die E-Mails können jedoch neu synchronisiert werden, um die Ordnerstruktur abzurufen. Die Ordnerstruktur von aus dem Postfach gelöschten E-Mails geht unwiederbringlich verloren. 4. Stellen Sie sicher, dass die neue Datenbank, in die die E-Mails verschoben werden, den GFI Archiver-Archivspeichern hinzugefügt wird. Dieser Vorgang wird im Kapitel Verwalten von Archivspeichern beschrieben. 5. Zur Abdeckung verschiedener E-Mail-Datumsbereiche können mehrere Datenbanken angelegt werden. 7.11.14 Konfigurieren von GFI Archiver Import Service Mit dem GFI Archiver Import Service können Sie die Binärdateien der Quelldatenbank analysieren und diese Dateien in den entsprechenden Archivspeicher verschieben. Hinzufügen eines neuen Speichers 1. Wählen Sie Start Programme GFI Archiver Import-Tools GFI Archiver Import Service- Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Klicken Sie auf Speicher hinzufügen, um das Dialogfeld Neuen Speicher hinzufügen zu öffnen. 4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Name den Archivspeicher aus, in den E-Mails verschoben werden sollen. 5. Geben Sie mit den Kalendern Von und Bis den Datumsbereich für diesen Archivspeicher an. Der Datumsbereich darf sich nicht mit den Datumsangaben für andere Archivspeicher überschneiden. 6. Klicken Sie auf OK, um den neuen Archivspeicher hinzuzufügen. 7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, um weitere Archivspeicher hinzuzufügen, die verschiedene Datumsbereiche umfassen. 8. Nach dem Konfigurieren aller Archivspeicher klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Einstellungen zu speichern. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 189

7.11.15 Entfernen von Quellarchivspeichern aus GFI Archiver Entfernen Sie Quellarchivspeicher vor der Migration aus GFI Archiver, um Datenbeschädigungen zu vermeiden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie in GFI Archiver Konfiguration Archivspeicher. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen neben der Quelldatenbank. Es wird empfohlen, den Binärpfad der Quelldatenbank im nächsten Schritt für eine spätere Verwendung zu speichern, bevor der Archivspeicher entfernt wird. 7.11.16 Verschieben von Binärdateien in den GFI Archiver Import Service GFI Archiver enthält ein Befehlszeilentool, das alle Binärdateien einer Datenbank in den Sammelordner für Import Service von GFI Archiver verschiebt. So verschieben Sie Binärdateien: 1. Öffnen Sie die Eingabeaufforderung von Microsoft Windows, und wechseln Sie in das Verzeichnis <GFI Archiver-Installationsordner>\MAIS\bin. 2. Führen Sie die Datei movebix.exe wie folgt aus: movebix.exe <source binary path> <GFI Archiver pickup folder> Bedeutung der Parameter: Quellbinärpfad der Binärordner der Firebird-Datenbank von GFI Archiver. Abholordner für GFI Archiver Der Ordner, von dem aus der GFI Archiver-Import Service E-Mails abruft und im geeigneten Archivspeicher ablegt. Der standardmäßige Pfad für den Abholordner lautet <GFI Archiver installation path>\mais\pickup. Beispiel: movebix.exe c:\program Files\GFI\Archiver\Databases\Default\Binary c:\program Files\GFI\Archiver\MAIS\Pickup Binärdateien können auch mithilfe von copybix.exe kopiert werden statt mithilfe von movebix.exe verschoben. 3. Wiederholen Sie diesen Befehl für jede zu verschiebende Datenbank. 4. E-Mail-Binärdateien des Quellpfads werden jetzt in den Abholordner von GFI Archiver verschoben und durch den GFI Archiver Import Service verarbeitet. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 190

7.11.17 Verschieben von E-Mails in die Archivspeicher von GFI Archiver Nachdem die Binärdateien in den Abholordner des GFI Archiver Import Service verschoben wurden, werden E-Mails wie folgt verarbeitet: E-Mails werden so im Warteordner abgelegt, dass sie im entsprechenden Archivspeicher abgelegt werden können. Wenn eine E-Mail im Abholordner ein Datum aufweist, das zu keinem Datumsbereich der konfigurierten Archivspeicher passt oder die E-Mail beschädigt ist, verschiebt der Import Service die E-Mail in den Ordner Unclassified. Die Standardpfade dieser Ordner lauten wie folgt: ORDNER Abholordner Warteordner Unclassified-Ordner STANDARDPFAD <GFI Archiver-Installationspfad>\MAIS\Pickup <GFI Archiver-Installationspfad>\MAIS\Queue <GFI Archiver-Installationspfad>\MAIS\Unclassified Nicht klassifizierte E-Mails Der GFI Archiver Import Service stuft E-Mails als nicht klassifiziert ein, wenn das Datum nicht innerhalb des Datumsbereichs eines der Archivordner liegt. Für jede nicht klassifizierte E-Mail erstellt der GFI Archiver Import Service vier Dateien im Unclassified-Ordner, z. B.: 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].body 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].emc 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].eml 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].envelope Der erste Teil des Dateinamens im Ordner Unclassified beginnt mit dem Jahr und dem Monat, in denen die E-Mail gesendet wurde. Beträgt oder übersteigt die Anzahl der E-Mails im Ordner Unclassified die Zahl 500, wird der Importvorgang unterbrochen. Löschen Sie in diesem Fall alle unerwünschten E-Mails, oder importieren Sie die E-Mails folgendermaßen in einen Archivordner: 1. Konfigurieren Sie einen oder mehrere Archivordner, sodass diese das Datum der zu archivierenden E-Mails abdecken. 2. Beenden Sie den GFI Archiver Import Service über Start Systemsteuerung Verwaltung Dienste. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI Archiver Import Service, und klicken Sie auf Stopp. 4. Wechseln Sie zum Ordner Unclassified. 5. Verschieben Sie alle vier Dateien der zu importierenden E-Mails in den Warteordner. 6. Kehren Sie zur Diensteverwaltungskonsole zurück, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI Archiver-Import Service, und wählen Sie Start aus. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 191

7.11.18 Wiederherstellen der Postfachordnerstruktur von verschobenen E-Mails Wenn E-Mails zwischen Datenbanken verschoben oder kopiert werden, geht die Postfachordnerstruktur verloren. Der Synchronisierungsvorgang für Postfachordner muss neu gestartet werden, um die Ordnerstruktur verschobener E-Mails zu importieren. Die Resynchronisierung der Postfachordnerstruktur beansprucht umfangreiche Rechnerressourcen und kann zu erheblichen Leistungseinbußen des GFI Archiver-Servers führen. Die Ordnerstruktur von verschobenen E-Mails, die aus dem Microsoft Exchange-Postfach gelöscht wurden, geht unwiederbringlich verloren. So resynchronisieren Sie die Ordnerstruktur: 1. Wählen Sie auf dem GFI Archiver-Server <GFI Archiver- Installationsordner>\Core\UMPolling\. 2. Löschen Sie alle Dateien des Typs.dat. 3. Wählen Sie Start Ausführen, und geben Sie services.msc ein. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI Archiver Core Service, und wählen Sie Neustart aus. 7.11.19 Aktualisieren des Datenbankschemas Damit GFI Archiver ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle Datenbankschemata auf das neueste Schema aktualisiert werden. Dieser Vorgang kann entweder während des Upgrade-Vorgangs (mithilfe des Installationsassistenten) oder zu einem späteren Zeitpunkt mithilfe des Bulk Schema Upgrader durchgeführt werden. Verwenden Sie den Bulk Schema Upgrader für folgende Aktionen: Aktualisieren des GFI Archiver -Datenbankschemas oder Überprüfen, ob das aktuelle Datenbankschema verwendet wird So starten Sie den Bulk Schema Upgrader: 1. Navigieren Sie auf dem Computer, auf dem GFI Archiver installiert ist, in den Installationsordner von GFI Archiver, öffnen Sie den Ordner BulkSchemaUpgrader, und klicken Sie auf BulkSchemaUpgrader.exe. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 192

Screenshot 75: Bulk Schema Upgrader 2. Wählen Sie die zu aktualisierenden Datenbanken aus, und klicken Sie auf Upgrade (Aktualisierung). Geben Sie beim Aktualisieren des Datenbankschemas einer SQL-Datenbank nach Aufforderung die Anmeldeinformationen des Systemadministrators, SA-Benutzer, oder des Datenbankbesitzers, dbo-rolle, ein. 7.11.20 Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank WICHTIG Sie können nur GFI MailArchiver 3-Datenbanken anhängen, die auf SQL Server basieren. Microsoft Access-Datenbanken werden nicht unterstützt. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 193

WICHTIG Angehängte GFI MailArchiver 3-Datenbanken sind schreibgeschützt und können nur zum Durchsuchen verwendet werden. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. Klicken Sie auf. 2. Geben Sie einen Archivspeichernamen ein. Wählen Sie außerdem die Erstellungsmethode aus, und entscheiden Sie, ob Benutzer den neuen Archivspeicher verwenden dürfen. Wählen Sie die Option Assistent, und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie die Option Microsoft SQL Server, und klicken Sie auf Weiter. Screenshot 76: Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank 4. Wählen Sie die Option Version 3-Datenbank anhängen und anschließend die anzuhängende Datenbank aus. 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 194

7.12 Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen GFI Archiver umfasst eine Reihe von Rollen, die ausgewählten Benutzern zugewiesen werden können, um ihnen die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen, um auf bestimmte Funktionen in GFI Archiver zugreifen zu können. Eine dieser Rollen ist standardmäßig zugewiesen und kann weder gelöscht noch geändert werden. Nach der Installation (oder Aktualisierung) von GFI Archiver 2014 wird der Zugriff gemäß Active Directory-Berechtigungen gesteuert. Nachdem die erste Rolle mit der Berechtigung 'Zugriffskonfiguration verwalten' einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen wurde (mithilfe der Funktion Rollen und Berechtigungen von GFI Archiver), werden die Active Directory-Berechtigungen von den in GFI Archiverzugewiesenen Rollen überschrieben. Active Directory-Benutzer, denen keine Rolle zugewiesen wurde und die zu keiner Gruppe gehören, werden automatisch der Standardrolle zugewiesen. Weitere Informationen finden Sie unter Standardrolle (Seite 201). Zu den ursprünglich konfigurierten Rollen, die in GFI Archiver enthalten sind, gehören: Administrator Prüfer Vollzugriff und Administrator Vollzugriff Benutzer (Standard) Diese Rollen können wenn nötig angepasst oder gelöscht werden (außer die Standardrolle). 7.12.1 Anzeigen von konfigurierten Rollen und Berechtigungen Klicken Sie in der Registerkarte Konfiguration auf Rollen und Berechtigungen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 195

Screenshot 77: Anzeigen von konfigurierten Rollen und Berechtigungen Die Seite Rollen und Berechtigungen ist in zwei Fenster unterteilt. Verwalten von Rollen und Berechtigungen: Erstellen, Konfigurieren oder Löschen von Rollen und Berechtigungen Im oberen Fenster werden die aktuell konfigurierten Rollen angezeigt. Klicken Sie auf die jeweilige Rolle, um die für diese Rolle festgelegten Berechtigungen anzuzeigen. Verwenden Sie die in diesem Fenster zur Verfügung stehenden Schaltflächen für die folgenden Optionen: OPTION Neue Rolle hinzufügen Rollenberechtigungen konfigurieren Rolle löschen Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine neue Rolle hinzuzufügen. Markieren Sie eine vorhandene Rolle, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche, um deren Rollenberechtigungen zu bearbeiten. Wählen Sie eine vorhandene Rolle aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche, um sie zu entfernen. Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist, werden auf die Standardrolle zurückgesetzt. Weitere Informationen finden Sie unter Standardrolle (Seite 201). GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 196

Verwalten von Rollenzuweisungen: Zuweisen, Bearbeiten oder Entfernen von Rollen für Active Directory-Benutzer oder -Gruppen Im unteren Fenster wird eine Liste mit Active Directory-Benutzern und -Gruppen und deren zugewiesenen Rollen angezeigt. Verwenden Sie die in diesem Fenster zur Verfügung stehenden Schaltflächen für die folgenden Optionen: OPTION Zuweisen Bearbeiten Entfernen Priorität ändern Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einem Active Directory-Benutzer oder einer -Gruppe eine Rolle zuzuweisen. Markieren Sie einen vorhandenen Benutzer oder eine vorhandene Gruppe, und klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Rollenzuweisung zu bearbeiten. Wählen Sie einen vorhandenen Benutzer oder eine vorhandene Gruppe aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Rollenzuweisung zu entfernen. Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist, werden auf die Standardrolle zurückgesetzt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Fenster Gruppenpriorität ändern zu öffnen und die Reihenfolge zu ändern, in der GFI Archiver die Benutzern zugewiesenen Berechtigungen überprüft. Wählen Sie eine vorhandene Rollenzuweisung für eine Gruppe aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Priorität zu erhöhen oder herunterzusetzen. GFI Archiver überprüft zunächst, ob einem Benutzer eine Rolle zugewiesen ist. In diesem Fall hat die individuelle Rollenzuweisung höchste Priorität. Wenn dem Benutzer keine Rolle zugeordnet ist, überprüft GFI Archiver anschließend, ob der Benutzer zu einer Gruppe gehört, und erteilt die Berechtigungen, die der Gruppe zugewiesen sind. Der Benutzer kann zu mehr als 1 Gruppe gehören. In diesem Fall hat die Gruppe mit der höchsten Priorität Vorrang. Das Ändern von Prioritäten ist nur für Gruppen gestattet. Filtern nach Rolle suchen Alle Rollen Filtern Sie nach Benutzer oder Gruppe. Verwenden Sie die Schaltfläche Rolle suchen, um einen Active Directory-Benutzer oder eine - Gruppe in einem Dialogfeld einzugeben und Rollen und Berechtigungen für den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Gruppe anzuzeigen. Wählen Sie eine Rolle aus der Dropdownliste aus, um die Anzeige nach Rolle zu filtern. 7.12.2 Hinzufügen einer neuen Rolle Erstellen Sie neue Rollen gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens. Jede Rolle wird durch einen eindeutigen Namen und eine Reihe von Berechtigungen definiert. So fügen Sie eine neue Rolle hinzu: 1. Wählen Sie Konfiguration > Rollen und Berechtigungen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 197

2. Klicken Sie auf Neue Rolle hinzufügen. 3. Geben Sie im Feld Rollenname einen Namen ein, der die neue Rolle definiert. 4. Wählen Sie aus den folgenden Optionen die Berechtigungen, die der neuen Rolle zugewiesen werden sollen: OPTION Alle E-Mails anzeigen Allgemeine Konfiguration verwalten Zugriffskonfiguration verwalten Der Benutzer kann alle E-Mails für alle GFI Archiver-Benutzer anzeigen. Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer auf die meisten Konfigurationsknoten zugreifen (ohne die Knoten für Zugriffssteuerung, Rollen und Berechtigungen und Überwachung) Wählen Sie diese Option, damit der Benutzer Rollen und Berechtigungen und Zugriffssteuerung konfigurieren darf. WICHTIG Wenn ein Benutzer mit Administratorrechten sich selbst oder der Gruppe, zu der er gehört, diese Berechtigung entzieht, kann er nicht mehr auf Rollen und Berechtigungen und Zugriffssteuerung zugreifen. Überwachungskonfiguration verwalten Der Benutzer kann auf die Überwachung zugreifen und diese konfigurieren. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 198

OPTION Überwachung anzeigen Über IMAP verbinden MailInsights-Berichte erstellen (alle) MailInsights-Berichte erstellen (für Postfächer, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden) E-Mails manuell archivieren (in eigenem Postfach) E-Mails manuell archivieren (in Postfächern, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden) Dateien manuell archivieren E-Mails löschen (aus eigenem Postfach) E-Mails löschen Der Benutzer kann alle Überwachungsberichte anzeigen. Klicken Sie auf diese Option, damit der Benutzer sich mit GFI Archiverüber IMAP verbinden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des IMAP-Servers (Seite 205). Der Benutzer kann MailInsights-Berichte für alle GFI Archiver-Benutzer erstellen. Wählen Sie diese Option, damit der Benutzer MailInsights-Berichte für Postfächer erstellen kann, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden. Der Benutzer kann keine E-Mails anderer Benutzer anzeigen, außer die Berechtigung Alle E-Mails anzeigen wurde zugewiesen. Der Benutzer kann mithilfe von Archive Assistant E-Mails manuell im eigenen Postfach archivieren. Archivieren Sie E-Mails in Postfächern, auf die der Benutzer Zugriff hat. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriffskontrolle (Seite 203). Archivieren Sie mithilfe von Archive Assistant Dateien manuell in einem eigenen Postfach. Der Benutzer kann E-Mails aus dem eigenem Postfach löschen. Der Benutzer kann E-Mails nur löschen, wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist. Berechtigungen können trotzdem zugewiesen werden, aber die Löschfunktion ist nicht verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der E-Mail-Löschung (Seite 226). Der Benutzer kann E-Mails aus allen Postfächern löschen, auf die er Zugriff hat. Der Benutzer kann E-Mails nur löschen, wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist. Berechtigungen können trotzdem zugewiesen werden, aber die Löschfunktion ist nicht verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der E-Mail-Löschung (Seite 226). Beschriftungen für E-Mails erstellen und zuweisen Wählen Sie diese Option, damit der Benutzer eigene Beschriftungen erstellen und diese E-Mails im E-Mail-Ansichtsfenster zuweisen kann. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit archivierten Elementen (Seite 90). 5. Klicken Sie auf Speichern. 7.12.3 Zuweisen von Rollen Einem Benutzer oder einer Gruppe kann eine Rolle zugewiesen werden. Keinem Benutzer oder keiner Gruppe können zwei Rollen zugewiesen werden. Weil ein Benutzer jedoch zu mehr als einer Gruppe gehören kann, hat jede Gruppe Vorrang, der eine Rolle zugewiesen wird. Dies geschieht, um Vererbungsprobleme zu vermeiden. Benutzer haben automatisch mehr Vorrechte als Gruppen. So weisen Sie eine Rolle zu: 1. Wählen Sie Konfiguration > Rollen und Berechtigungen. 2. Klicken Sie auf Rolle zuweisen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 199

3. Wählen Sie im Feld Benutzer/Gruppe einen Active Directory-Benutzer oder eine Active Directory- Gruppe aus. 4. Wählen Sie im Feld Rolle eine Rolle aus der Dropdownliste aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. 5. Der ausgewählte Benutzer oder die ausgewählte Gruppe wird der Liste hinzugefügt. Klicken Sie zum Entfernen eines Eintrags auf. 6. Klicken Sie auf Speichern. 7.12.4 Konfigurieren einer Rolle mit Vollzugriff GFI Archiver wird mit fünf vordefinierten Rollen ausgeliefert, von denen zwei verschiedene Stufen des Vollzugriffs anbieten. Weisen Sie in Abhängigkeit von Ihren Anforderungen folgendermaßen eine Rolle mit Vollzugriff zu: 1. Wählen Sie Konfiguration aus, und klicken Sie auf Rollen und Berechtigungen. 2. Klicken Sie im Bereich Verwalten von Rollenzuweisungen auf Rolle zuweisen. 3. Wählen Sie im Feld Benutzer/Gruppe einen Active Directory-Benutzer aus. 4. Wählen Sie im Feld Rolle Folgendes aus: GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 200

ROLLE Vollzugriff Vollzugriff und Administrator Wählen Sie die Rolle Vollzugriff für Benutzer aus, die auf Postfächer anderer Benutzer zugreifen müssen. Diese Rolle gewährt Benutzern Zugriff auf alle in GFI Archiver archivierten E-Mails und auf MailInsights-Berichte. Dieser Rolle zugewiesene Benutzer haben keinen Zugriff auf die Bereiche zur Konfiguration und Überwachung. Weisen Sie die Rolle Vollzugriff und Administrator Administratoren von GFI Archiver zu, die auf den Konfigurationsbereich zugreifen müssen. Mit dieser Rolle haben Benutzer Zugriff auf alle in GFI Archiver archivierten E-Mails, die Überwachung und die MailInsights-Berichte. 5. Klicken Sie auf Hinzufügen. 6. Der ausgewählte Benutzer wird der Liste hinzugefügt. 7. Klicken Sie auf Speichern. 7.12.5 Löschen von Rollen So löschen Sie eine Rolle: 1. Wählen Sie Konfiguration > Rollen und Berechtigungen. 2. Wählen Sie eine Rolle aus, und klicken Sie auf Rolle löschen. 7.12.6 Standardrolle Die Standardrolle wird automatisch den Active Directory-Benutzern zugewiesen, denen keine Rolle zugewiesen wurde. Dieser Vorgang wird von GFI Archiver ausgeführt, wenn neue Benutzerpostfächer hinzugefügt werden. Die Standardrolle wird zugewiesen, nachdem GFI Archiver Folgendes überprüft hat: 1. Ob dem Benutzer eine Rolle zugewiesen wurde 2. Ob der Benutzer zu einer Gruppe gehört, der eine Rolle zugewiesen wurde Wenn keiner der beiden Schritte bestätigt wird, wird die Standardrolle automatisch den Active Directory-Benutzern zugewiesen. Die Standardrolle ist schreibgeschützt und kann weder gelöscht noch geändert werden. Die Standardrolle wird mit den folgenden Berechtigungen konfiguriert: OPTION STANDARD- BERECHTIGUNGSSTATUS Alle E-Mails anzeigen Allgemeine Konfiguration verwalten Überwachungskonfiguration verwalten Ein Benutzer mit dieser Berechtigung darf alle E-Mails in Postfächern ansehen, auf die er Zugriff hat. Diese Berechtigung gewährt Zugriff auf den GFI Archiver-Konfigurationsbereich. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von GFI Archiver (Seite 134). Ermöglicht einem Benutzer die Änderung der Überwachungseinstellungen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Überwachung (Seite 221). DEAKTIVIERT DEAKTIVIERT DEAKTIVIERT GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 201

OPTION STANDARD- BERECHTIGUNGSSTATUS Zugriffskonfiguration verwalten Überwachung anzeigen Über IMAP verbinden MailInsights-Berichte erstellen (alle) MailInsights-Berichte erstellen (für Postfächer, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden) Archivierungsassistent E-Mails archivieren (in eigenem Postfach) Archivierungsassistent E-Mails archivieren (in Postfächern, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden) Archivierungsassistent Dateien archivieren E-Mails löschen (aus eigenem Postfach) E-Mails löschen Gewährt die Berechtigung zum Konfigurieren von Gruppenmanagern und dem Benutzerstufenzugriff für bestimmte Postfächer. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriffskontrolle (Seite 203). Ermöglicht dem Benutzer das Anzeigen von Überwachungsberichten auf der Registerkarte Überwachung. Weitere Informationen finden Sie unter Überwachungsberichte (Seite 224). Gestattet dem Benutzer sich mit GFI Archiverüber IMAP verbinden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des IMAP-Servers (Seite 205). Ein Benutzer mit dieser Berechtigung kann MailInsights-Berichte für alle GFI Archiver-Benutzer erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erzielen von Ergebnissen mit GFI Archiver Archivierte E-Mails analysieren (Seite 131). Ermöglicht dem Benutzer das Erstellen von MailInsights-Berichten für bestimmte in der Zugriffssteuerung festgelegte Benutzer. Gewährt Benutzern die Berechtigung, mithilfe des Archive Assistant en E-Mails aus Microsoft Outlook in ihrem eigenen Archiv in GFI Archiver zu archivieren. Gewährt Benutzern die Berechtigung, mithilfe des Archive Assistant en E-Mails aus Microsoft Outlook in bestimmten in der Zugriffssteuerung festgelegten Postfächern zu archivieren. Gewährt Benutzern die Berechtigung, mithilfe des Archive Assistant en in Microsoft Outlook gespeicherte Dateien in ihrem eigenen Archiv in GFI Archiver zu archivieren. Ein Benutzer mit dieser Berechtigung darf E-Mails aus seinem eigenen Archiv in GFI Archiver löschen. Ein Benutzer mit dieser Berechtigung darf E-Mails aus den Postfächern anderer Benutzer löschen. Die Festlegung der Postfächer erfolgt in der Zugriffssteuerung. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der E-Mail- Löschung (Seite 226). DEAKTIVIERT DEAKTIVIERT AKTIVIERT DEAKTIVIERT DEAKTIVIERT AKTIVIERT AKTIVIERT AKTIVIERT AKTIVIERT AKTIVIERT GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 202

OPTION STANDARD- BERECHTIGUNGSSTATUS Beschriftungen für E-Mails erstellen und zuweisen Ordner umbenennen Ermöglicht Benutzern das Kategorisieren von E-Mails und Kalenderelementen anhand von Kennzeichnungen. Diese Funktion ist für die Suche nach bestimmten Typen archivierter Elemente geeignet. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit archivierten Elementen (Seite 90). Gewährt Benutzern die Berechtigung zum Umbenennen von Ordnern über die GFI Archiver-Weboberfläche, IMAP und in Outlook Connector. Wenn Sie die Berechtigung Ordner umbenennen zusammen mit der Ordnersynchronisierung verwenden, kann es vorkommen, dass umbenannten Ordnern wieder ihr ursprünglicher Name zugewiesen wird. Dies passiert, wenn der alte Ordner weiterhin in Exchange vorhanden ist. AKTIVIERT DEAKTIVIERT File Archive Assistant Archivierung Stellen Sie sicher, dass diese Berechtigung für Benutzer aktiviert ist, die Dateien mithilfe von File Archive Assistant archivieren müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Installieren von File Archive Assistant (Seite 253). AKTIVIERT Was die Berechtigungen E-Mails löschen (aus eigenem Postfach) und E-Mails löschen (aus Postfächern, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden) betrifft, kann der Benutzer E-Mails nur löschen, wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist. Berechtigungen können trotzdem zugewiesen werden, aber die Löschfunktion ist nicht verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der E-Mail-Löschung (Seite 226). 7.13 Zugriffskontrolle Standardmäßig ist Active Directory -Benutzern nur der Zugriff auf die eigenen archivierten Elemente erlaubt. Mit der Zugriffssteuerung können Sie Benutzer zusammenfassen und ihnen Zugriff auf die archivierten Elemente anderer Benutzer gewähren. Die vorkonfigurierten Gruppen sind in der folgenden Tabelle aufgelistet. OPTION Gruppenmanager Ermöglicht Benutzern in Führungspositionen des Unternehmens archivierte Elemente aller Benutzer der Active Directory -Gruppe zu durchsuchen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 203

OPTION Benutzerzugriffskontrolle Gemeinsame Postfächer Ermöglicht bestimmten Benutzern die archivierten Elemente anderer Benutzer zu durchsuchen. Über diese Funktion können Sie beispielsweise einem Benutzer die Berechtigung erteilen, auf archivierte Elemente eines aus dem Unternehmen ausgeschiedenen Benutzers zuzugreifen, dessen Active Directory -Konto gelöscht wurde. Ermöglicht es einer Gruppe, auf die archivierten Elemente in einem bestimmten Postfach zuzugreifen. Beispielsweise könnten alle Vertriebsmitarbeiter auf Vertrieb@meinUnternehmen.de zugreifen. 7.13.1 Hinzufügen von Benutzern zur Gruppe mit Archivzugriff für Gruppenmanager Durch das Hinzufügen eines Benutzers zur Gruppe mit Archivzugriff für Gruppenmanager hat der Benutzer Zugriff auf alle Elemente, die für eine bestimmte Active Directory -Benutzergruppe in GFI Archiver archiviert wurden. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle. 2. Klicken Sie auf Gruppenmanager konfigurieren. 3. Wählen Sie im Feld Manager den als Manager hinzuzufügenden Benutzer und anschließend die Gruppe aus, der Sie Vollzugriff gewähren möchten. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Benutzer anderen Gruppen hinzuzufügen. Ein Benutzer kann mehreren Gruppen hinzugefügt werden, indem Sie denselben Benutzer aber eine andere Active Directory -Gruppe auswählen. 4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. 7.13.2 Definieren der Benutzerzugriffssteuerung Mithilfe der Benutzerzugriffssteuerung können Sie bestimmten Benutzern Zugriff auf für andere Benutzer archivierte Elemente gewähren. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle. 2. Klicken Sie auf Benutzerzugriffskontrolle konfigurieren. 3. Wählen Sie im Feld Benutzer den Benutzer aus, dem Sie Zugriff gewähren möchten, und im Feld Hat Zugriff auf Benutzer den Benutzer, auf dessen Postfach er zugreifen darf. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Benutzer anderen Gruppen hinzuzufügen. Einem Benutzer kann auch der Zugriff auf die Postfächer weiterer Benutzer eingeräumt werden, indem Sie demselben Benutzer andere Benutzer zuordnen, auf dessen archivierte Elemente er zugreifen kann. 4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 204

7.13.3 Konfigurieren gemeinsamer Postfächer Gemeinsame Postfächer sind Postfächer, auf die alle Benutzer einer Gruppe zugreifen können. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle. 2. Klicken Sie auf Gemeinsame Postfächer konfigurieren. 3. Wählen Sie im Feld Gruppe die Gruppe aus, der Sie Zugriff gewähren möchten, und im Feld Postfachkonto das Postfach, auf das die Gruppe zugreifen kann. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Gruppen anderen Postfächern hinzuzufügen. Derselben Gruppe kann auch der Zugriff auf weitere Postfächer eingeräumt werden, indem Sie derselben Gruppe andere Postfächer zuordnen, auf deren archivierte Elemente sie zugreifen kann. 4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. 7.14 Konfigurieren des IMAP-Servers Das Internet Message Access Protocol (IMAP) ist ein Internetprotokoll zum Abruf von E-Mail- Nachrichten. Viele E-Mails-Clients und Mailserver nutzen IMAP zur Übertragung von E-Mail-Nachrichten zwischen Server und Client. Mittels IMAP können E-Mail-IDs und die Ordnerstruktur des Benutzers von GFI Archiver-Archivspeichern abgerufen werden. Die Daten auf dem IMAP-Server werden in einer Firebird-Datenbank gespeichert. Die Firebird-Datenbank befindet sich im Ordner Daten\IMAPDB.FDB und behält die Ordnerstruktur der einzelnen Benutzerpostfächer bei. In der Datenbank sind keine Nachrichtendaten enthalten (wie Betreff, Header, Nachrichtentext usw.). Diese Informationen werden direkt vom GFI Archiver- Speicherdienst abgerufen. Die Datenbank wird vom IMAP-Dienst beim Start des Dienstes erstellt (falls nicht vorhanden) und synchronisiert, sobald Objekte in den Archivspeichern zur Verfügung stehen. Während der Synchronisation gibt der IMAP-Server keine Objekte für die Benutzer zurück. Wenn eine Clientanfrage erfolgt, durchsucht der IMAP-Server die lokale Datenbank nach den E-Mail-IDs und führt die folgenden Aktionen durch: Ordnernamen Daten werden direkt gesendet Nachrichtendetails Speicherdienst wird vor der Rückgabe von Daten kontaktiert. Die Clients stellen mit einer gültigen Authentifizierung eine Verbindung zum IMAP-Dienst her. Wenn GFI Archiver installiert (nicht aktualisiert) ist und IMAP zum ersten Mal aktualisiert wird, nimmt der Synchronisierungsvorgang des IMAP-Servers mit dem Speicher einige Zeit in Anspruch. Die Synchronisierung läuft für den Benutzer unbemerkt im Hintergrund ab. So konfigurieren Sie den IMAP-Server: 1. Wählen Sie auf der Seite Konfiguration die Option IMAP-Server. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 205

2. Klicken Sie auf IMAP-Server konfigurieren. Screenshot 78: Konfigurieren des IMAP-Servers 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen IMAP-Server aktivieren. 4. (Optional) Geben Sie im Feld Portnummer einen Wert ein, und klicken Sie auf Verfügbarkeit prüfen. Die Standard-Portnummer lautet 44143. Beachten Sie, dass sich eine Änderung der Portnummer auf alle Clients auswirkt, die für diesen Port konfiguriert wurden. 5. Wählen Sie im Feld Netzwerkschnittstelle aus den verfügbaren Optionen die Netzwerkkarte zur Überwachung aus. GFI Archiver durchsucht Ihr System und listet die erkannten Netzwerkschnittellenkarten als verfügbare Optionen auf. Es wird jedoch empfohlen, die Standardeinstellung (Alle Netzwerkschnittstellen) beizubehalten. 6. Geben Sie im Feld Server-URL die Adresse des IMAP-Servers an, der von den E-Mail-Clients verwendet wird. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 206

Wenn Änderungen an der IMAP-Serverkonfiguration bezüglich der Netzwerkschnittstellenkarten oder der Nummer des Überwachungsports vorgenommen werden, startet der IMAP-Server neu. Beim Neustart des IMAP-Servers wird die Verbindung mit allen Clients unterbrochen. 7. Legen sie im Feld Maximale Monatsanzahl in E-Mails-Clients anzeigen den Zeitraum fest (in Monaten) für den GFI Archiver E-Mails abrufen soll (die Standardeinstellung ist 12 Monate). 8. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SSL aktvieren, um eine sichere Informationsübertragung zu gewährleisten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Zertifikaten (Seite 207). Wenn die Option SSL-Zertifikat erzwingen ausgewählt ist, erfolgt die Authentifizierung von E-Mail- Clients mit einem gültigen Zertifikat. Für Clients mit einer unverschlüsselten Verbindung wird die Authentifizierung abgelehnt. 9. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen. 7.14.1 Verwenden von Zertifikaten Secure Sockets Layer (SSL) ist ein Protokoll zur sicheren Übertragung von Informationen zwischen Anwendungen. Anwendungen, die SSL verwenden, tauschen mit anderen Anwendungen Verschlüsselungsschlüssel aus und entschlüsseln bzw. verschlüsseln per SSL gesendete Daten. Bestimmte Anwendungen (z. B. Webbrowser wie Microsoft Internet Explorer und Firefox sowie E- Mail-Programme wie Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird und Apple Mail) sind bereits für die Verwendung von SSL konfiguriert und können SSL-Verbindungen automatisch empfangen. Damit eine Anwendung eine sichere SSL-Verbindung aufbauen kann, muss ihr zunächst von einer Zertifizierungsstelle ein Verschlüsselungsschlüssel (in Form eines Zertifikats) zugewiesen werden. IMAP unterstützt die zertifikatbasierte Verschlüsselung. Zertifikate werden wie folgt vergeben: Sie können von einem Online-Anbieter wie VeriSign erworben werden. Oder sie werden mit IIS (weitere Informationen finden Sie im Knowledge-Base-Artikel unter http://go.gfi.com/?pageid=mar_createcertificate) erstellt. So aktivieren Sie SSL und konfigurieren ein Sicherheitszertifikat: 1. Aktivieren Sie im IMAP-Serverkonfigurationsassistenten das Kontrollkästchen SSL aktivieren. 2. Wählen Sie im Feld SSL-Zertifikat das Zertifikat aus, das Sie hochladen möchten. 3. Geben Sie im Feld SSL-Zertifikatkennwort das Kennwort für das Zertifikat ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen. 4. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SSL-Zertifikat erzwingen, um eine verschlüsselte Datenübertragung zu erzwingen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 207

WICHTIG Wenn die Option SSL-Zertifikat erzwingen aktiviert ist, ist eine Verschlüsselung zwingend erforderlich. Das bedeutet, dass Clients, die den IMAP-Dienst verwenden, nur eine Verbindung herstellen können, wenn die Verschlüsselung auf der Clientseite konfiguriert wurde. Wenn die Option SSL-Zertifikat erzwingen deaktiviert wird, können Clients eine verschlüsselte oder unverschlüsselte Verbindung mit dem IMAP-Server herstellen. 5. Klicken Sie auf Speichern. 7.15 Aufbewahrungsrichtlinien Aufbewahrungsrichtlinien geben an, wie lange ein archiviertes Element im Archivspeicher verbleibt, bis es gelöscht wird. Sie können GFI Archiver zum Beispiel so konfigurieren, dass E-Mails, die mit Vertrieb gekennzeichnet sind, für zwei Jahre und E-Mails mit der Kennzeichnung Juristisch für einen unbestimmten Zeitraum gespeichert werden sollen. Aufbewahrungsrichtlinien können in GFI Archiver auch vorübergehend unterbrochen (angehalten) werden. Dies verhindert, dass archivierte Elemente gelöscht werden. Sie können Aufbewahrungsrichtlinien zum Beispiel so lange unterbrechen, bis ein bestimmter Rechtsfall gelöst ist. In diesem Fall werden zum Löschen markierte archivierte Elemente erst gelöscht, wenn die Aufbewahrung deaktiviert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen (Seite 214). Die rückwirkende Aufbewahrung ist eine Funktion, mit der Sie Aufbewahrungsrichtlinien übernehmen können, die nach dem Ablegen eines Elements im Archivspeicher von GFI Archiver erstellt oder geändert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der rückwirkenden Aufbewahrung (Seite 215). 7.15.1 Wie werden Aufbewahrungsrichtlinien angewendet? OPTION Wenn Aufbewahrungsrichtlinien bereits konfiguriert wurden: Wenn Aufbewahrungsrichtlinien rückwirkend angewendet werden: GFI Archiver überprüft den Inhalt des Elements anhand aller zum Zeitpunkt der Archivierung bestehenden Aufbewahrungsrichtlinien. Richtlinien werden nach Priorität angewendet. Falls das Element die konfigurierten Bedingungen erfüllt, wird es mit der Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft. Wenn das Element die Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität nicht erfüllt, überprüft es GFI Archiver anhand der nächsten Aufbewahrungsrichtlinie. Dieser Vorgang wird fortgesetzt, bis das Element eine der Aufbewahrungsrichtlinien erfüllt oder keine weiteren Aufbewahrungsrichtlinien mehr vorhanden sind. Wenn die rückwirkende Aufbewahrung auf Abruf ausgeführt wird, überprüft GFI Archiver Elementinhalte anhand konfigurierter Aufbewahrungsrichtlinien und aktualisiert Aufbewahrungsoptionen, die einem Element zugewiesen wurden, nachdem es archiviert wurde. Wenn ein archiviertes Element keiner Aufbewahrungsrichtlinie entspricht, archiviert GFI Archiver das Element auf unbestimmte Zeit. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 208

Wichtige Hinweise Jedes archivierte Element kann nur eine Aufbewahrungsrichtlinie erfüllen. Den Aufbewahrungsrichtlinien zugewiesene Prioritäten sind sehr wichtig. Jedes archivierte Element, das eine Aufbewahrungsrichtlinie mit der konfigurierten Aktion Archiviertes Element sofort löschen erfüllt, wird nicht im Archivspeicher gespeichert, sondern sofort verworfen. Jedes archivierte Element, das eine Aufbewahrungsrichtlinie mit der konfigurierten Aktion erfüllt, nach der es nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gelöscht werden soll, wird im Archivspeicher abgelegt. GFI Archiver entfernt dieses archivierte Element aus dem Archivspeicher, wenn der voreingestellte Zeitraum abgelaufen ist. 7.15.2 Anzeigen von Aufbewahrungsrichtlinien Wählen Sie zur Anzeige der Aufbewahrungsrichtlinien die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien. Die Aufbewahrungsrichtlinien werden in der Aufbewahrungsrichtlinientabelle sortiert nach der Reihenfolge der Ausführung angezeigt. Die verfügbaren Felder sind in der folgenden Tabelle aufgelistet. OPTION Richtlinienname Aktiv Aktion Zeigt den Namen der Aufbewahrungsrichtlinie an. Zeigt an, ob die Aufbewahrungsrichtlinie aktiv, inaktiv der aufgrund juristischer Überlegungen deaktiviert ist. Zeigt die konfigurierte Aktion für die Aufbewahrungsrichtlinie an. Beispiel: E-Mails für 2 Jahre aufbewahren. 7.15.3 Hinzufügen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und Spam- Richtlinien. 2. Klicken Sie auf. 3. Wählen Sie im Aufbewahrungsrichtlinien-Assistenten die Option E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie, und klicken Sie auf Weiter. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 209

Screenshot 79: Aufbewahrungsrichtlinien-Assistent 4. Geben Sie im Fenster Aufbewahrungsrichtlinien-Assistent die Details für die neue Aufbewahrungsrichtlinie ein, und klicken Sie auf Weiter. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION Richtlinienname Gibt den Namen der neuen, zu erstellenden Richtlinie an. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 210

OPTION Kriterien Gibt die Bedingungen an, die ein Element als Teil dieser Aufbewahrungsrichtlinie identifizieren. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus, und geben Sie die Werte ein, die ein Element erfüllen muss, um zu dieser Aufbewahrungsrichtlinie zu gehören. Klicken Sie auf, um weitere Bedingungen hinzuzufügen, oder auf, um eine eingegebene Bedingung zu löschen. Wählen Sie: Betreff Legen Sie einen E-Mail-Betreff fest. Textkörper Legen Sie Schlüsselwörter fest, die im Textkörper enthalten sind. Absender Legen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders fest, oder geben Sie den Benutzernamen im Format Domäne\Benutzername an. Empfänger Legen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers fest, oder geben Sie den Benutzernamen im Format Domäne\Benutzername an. Für die Felder Absender und Empfänger werden auch Platzhalter unterstützt. Wenn Sie beispielsweise,*@domäne.de eingeben, stimmt der Wert mit allen Benutzern mit,domäne.de überein. Vollständige E-Mail-Größe Wählen Sie einen Parameter, und geben Sie die E-Mail- Größe in MB an. Folgende Parameter sind verfügbar: Gleich Größer als Gleich oder größer als Kleiner als Gleich oder kleiner als Anhanggröße Wählen Sie einen Parameter, und geben Sie die Anhanggröße in MB an. Folgende Parameter sind verfügbar: Gleich Größer als Gleich oder größer als Kleiner als Gleich oder kleiner als Anhangtyp Legen Sie den Dateityp fest, indem Sie eine Kategorie aus der Dropdown- Liste der vordefinierten Werte auswählen. Weitere Informationen über Dateitypen finden Sie unter Aufbewahrungsdateitypen in diesem Abschnitt. Manuell/Datei Wählen Sie diese Option, um alle manuell archivierten Elemente in die Aufbewahrungsrichtlinie einzubeziehen. Elementtyp Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen aus. Folgende Parameter sind verfügbar: Kalender oder Besprechungsanfragen Dateien E-Mails GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 211

OPTION Richtlinie aktivieren Gibt an, ob eine Richtlinie aktiv ist oder nicht, und ob archivierte Elemente sofort gelöscht oder für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden sollen. Wählen Sie Richtlinie aktivieren, und wählen Sie eine der folgenden Optionen: Elemente, die obigen Kriterien entsprechen, NICHT aufbewahren, sondern sofort löschen Elemente, die obigen Kriterien entsprechen, NICHT aufbewahren, sondern nach x Tagen löschen 5. Klicken Sie auf Fertig stellen. Um die Anzahl in Jahren zu bestimmen, geben Sie die entsprechende Anzahl in Tagen an. Beispiel: Wenn Sie E-Mails für 2 Jahre aufbewahren möchten, geben Sie 730 Tage ein, und wenn Sie E-Mails für 5 Jahre aufbewahren möchten, geben Sie 1825 Tage ein. Aufbewahrungsdateitypen Die folgende Tabelle enthält Dateitypen entsprechend der Anhangtypkategorie, die beim Filtern nach Dateitypen mithilfe einer Aufbewahrungsrichtlinie verfügbar sind: KATEGORIE Bilder Dokumente Musik Video DATEITYP *.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx, *.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf, *.xps, *.pns, *.jps *.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf, *.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde *.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots, *.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel *.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov, *.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv 7.15.4 Ändern der Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien Die Reihenfolge, in der Aufbewahrungsrichtlinien angewendet werden, spielt in GFI Archiver eine wichtige Rolle. GFI Archiver überprüft ein archiviertes Element zunächst anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität. Falls das Element die konfigurierten Bedingungen erfüllt, wird es mit der Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft. Wenn das Element die Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität nicht erfüllt, überprüft es GFI Archiver anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der nächst niedrigeren Priorität. So ändern sie die Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und Spam- Richtlinien. 2. Wählen Sie die Aufbewahrungsrichtlinie aus, deren Reihenfolge Sie ändern möchten, und klicken Sie je nach gewünschter Priorität auf Nach oben oder Nach unten. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 212

7.15.5 Hinzufügen einer Spam-Aufbewahrungsrichtlinie Standardmäßig werden als Spam gekennzeichnete E-Mails mit allen anderen E-Mails archiviert, d. h. GFI Archiver unterscheidet nicht zwischen gültigen E-Mails und von Anti-Spam-Lösungen wie GFI MailEssentials als Spam gekennzeichneten E-Mails. In GFI Archiver können Sie Spam- Aufbewahrungsrichtlinien einrichten, so dass Spam sofort bei der Archivierung von E-Mails oder nach einer festgelegten Anzahl von Tagen gelöscht wird. Durch die Erstellung einer Spam-Aufbewahrungsrichtlinie können Benutzer fälschlicherweise als Spam gekennzeichnete E-Mails durchsuchen und die Spam-Markierung aufheben. Dadurch wird das Löschen dieser E-Mails anhand der Spam-Aufbewahrungsrichtlinie verhindert. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien. 2. Klicken Sie auf. 3. Wählen Sie im Aufbewahrungsrichtlinien-Assistenten die Option Spam-Richtlinie festlegen, und klicken Sie auf Weiter. Screenshot 80: Dialogfeld Spam-Aufbewahrungsrichtlinie GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 213

4. Geben Sie den Namen der Spam-Aufbewahrungsrichtlinie ein, legen Sie fest, ob sie aktiv oder inaktiv ist, und wählen Sie den Aufbewahrungszeitraum aus. In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Optionen beschrieben. OPTION Richtlinienname Richtlinie aktivieren Als Spam gekennzeichnete E-Mails NICHT aufbewahren, sondern sofort löschen E-Mails, die den obigen Kriterien entsprechen, NICHT aufbewahren, sondern nach x Tagen löschen Gibt den Namen der erstellten/bearbeiteten Richtlinie an. Geben Sie in dieses Textfeld einen Namen ein, oder bearbeiten Sie den Namen. Gibt an, ob die erstellte/bearbeitete Richtlinie aktiviert bzw. deaktiviert ist. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Richtlinie zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. GFI Archiver löscht sofort alle als Spam gekennzeichneten E-Mails. GFI Archiver bewahrt alle als Spam gekennzeichneten E-Mails auf und löscht E-Mails erst, nachdem die konfigurierte Zeit abgelaufen ist. 5. Klicken Sie auf Weiter und Fertig stellen, um die Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinie abzuschließen. 7.15.6 Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen Bei der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen werden archivierte E-Mails vorübergehend durch GFI Archiver nicht gelöscht, sondern bis auf weiteres beibehalten. Aktivieren Sie diese Funktion, um archivierte E-Mails vorübergehend nicht zu löschen, zum Beispiel bis ein bestimmter Rechtsfall gelöst ist. Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden archivierte E-Mails trotzdem durch GFI Archiver zum Löschen gekennzeichnet. Die Anweisung zum Löschen wird erst ausgeführt, wenn die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen entfernt wird. So aktivieren Sie die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und Spam- Richtlinien. 2. Wählen Sie aus. Prüfen Sie, ob auf der Registerkarte Start unter Informationen zu GFI Archiver die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert ist. So deaktivieren Sie die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und Spam- Richtlinien. 2. Wählen Sie aus. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 214

WICHTIG Gehen Sie mit dieser Funktion sorgsam um, da E-Mails sofort gelöscht werden, wenn die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen deaktiviert wird. 7.15.7 Verwenden der rückwirkenden Aufbewahrung Mithilfe der rückwirkenden Aufbewahrung können Sie E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien übernehmen, nachdem die E-Mail archiviert wurde. Der Vorgang wird auf Abruf ausgeführt, und archivierte E-Mails können aus den ausgewählten Archivspeichern entfernt (oder zum Löschen markiert) werden. Der Vorgang kann angehalten oder beendet werden. WICHTIG Durch Aktivieren der Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen wird die Aufgabe der rückwirkenden Aufbewahrung nicht beendet. Aus juristischen Gründen werden E-Mails jedoch nicht gelöscht, bis die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen deaktiviert wird. Neue Aufbewahrungsrichtlinien können nicht erstellt werden, solange die rückwirkende Aufgabe ausgeführt wird. So führen Sie die rückwirkende Aufbewahrung aus: 1. Klicken Sie auf Rückwirkend ausführen. 2. Wählen Sie im Feld Archivspeicher die Archivspeicher aus, auf denen die rückwirkende Aufbewahrung ausgeführt werden soll. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen. 4. Klicken Sie auf Rückwirkend ausführen. 5. Überwachen Sie den Fortschritt des laufenden Vorgangs mithilfe der Zusammenfassung für die rückwirkende Aufbewahrung. 6. Klicken Sie auf Rückwirkend anhalten, um die aktuelle Aufgabe anzuhalten oder auf Rückwirkend beenden, um die Aufgabe abzubrechen. Die rückwirkende Aufbewahrung ist ein langwieriger Vorgang, der von der Menge der zu verarbeitenden E-Mails abhängt. Es kann immer nur eine Instanz der rückwirkenden Aufbewahrung verarbeitet werden. 7.16 Konfigurieren der Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe Aufbewahrungsrichtlinien geben an, wie lange eine archivierte Version einer Datei im Archivspeicher verbleibt, bis sie gelöscht wird. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 215

Wenn die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert ist, setzt GFI Archiver kurzzeitig alle aktiven Aufbewahrungsrichtlinien aus. Dies verhindert, dass archivierte Elemente gelöscht werden. Archivierte Elemente werden für die Löschung markiert und erst gelöscht, wenn die Aufbewahrung deaktiviert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen (Seite 214). Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe werden von oben nach unten angewendet. GFI Archiver prüft konfigurierte Richtlinien während der täglichen Wartungsroutine. Gibt es eine Übereinstimmung, wird die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet. Den Aufbewahrungsrichtlinien zugewiesene Prioritäten sind sehr wichtig. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien für den Dateiverlauf (Seite 218). 7.16.1 Neue Aufbewahrungsrichtlinie für Dateiverläufe hinzufügen 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen. 3. Geben Sie im Fenster Details der Aufbewahrungsrichtlinie die Details für die neue Aufbewahrungsrichtlinie ein, und klicken Sie auf Weiter. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION Richtlinienname Kriterien Gibt den Namen der neuen, zu erstellenden Richtlinie an. Gibt die Bedingungen an, die ein Element als Teil dieser Aufbewahrungsrichtlinie identifizieren. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus, und geben Sie die Werte ein, die ein Element erfüllen muss, um zu dieser Aufbewahrungsrichtlinie zu gehören. Klicken Sie auf, um weitere Bedingungen hinzuzufügen, oder auf, um eine eingegebene Bedingung zu löschen. Wählen Sie: Neueste Datei älter als Wenn die älteste archivierte Datei älter als eine angegebene Anzahl von Tagen ist, entfernt GFI Archiver die Datei aus dem Verlauf (wenn KEINEN Dateiverlauf aufbewahren ausgewählt ist) oder behält die Anzahl der Versionen, die unter Neueste N Versionen im Dateiverlauf jedes Archivs behalten angegeben ist. Dateierweiterung Wählen Sie den Dateityp aus der verfügbaren Liste aus. Besitzer Definieren Sie den Benutzer oder die Gruppe, welche(r) die archivierte Datei besitzt. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 216

OPTION Richtlinie aktivieren Gibt an, ob eine Richtlinie aktiv ist oder nicht, und ob Elemente sofort gelöscht oder einige Versionen aufbewahrt werden sollen. Wählen Sie Richtlinie aktivieren, und wählen Sie eine der folgenden Optionen: KEINEN Dateiverlauf aufbewahren Wenn diese Option konfiguriert ist, besitzt eine archivierte Datei, die mit einer Aufbewahrungsrichtlinie übereinstimmt, keine archivierten Versionen. Wird diese Option ausgewählt und die Datei von der Festplatte gelöscht, könnte die Datei aus dem Archiv gelöscht werden. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. Neueste N Versionen im Dateiverlauf jedes Archivs behalten Diese Option behält die angegebene Anzahl von Versionen im Archivspeicher. Wenn eine neue Version archiviert wird, entfernt GFI Archiver eine der älteren Versionen. Aufbewahrungsdateitypen Die folgende Tabelle enthält Dateitypen entsprechend der Anhangtypkategorie, die beim Filtern nach Dateitypen mithilfe einer Aufbewahrungsrichtlinie verfügbar sind: KATEGORIE Bilder Dokumente Musik Video DATEITYP *.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx, *.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf, *.xps, *.pns, *.jps *.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf, *.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde *.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots, *.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel *.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov, *.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv 7.16.2 Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe bearbeiten So bearbeiten Sie eine vorhandene Aufbewahrungsrichtlinie für Dateiverläufe: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe. 2. Wählen Sie die zu bearbeitende Richtlinie aus. Klicken Sie auf Bearbeiten. 3. Geben Sie im Fenster Details der Aufbewahrungsrichtlinie die Details für die neue Aufbewahrungsrichtlinie ein, und klicken Sie auf Weiter. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION Richtlinienname Gibt den Namen der neuen, zu erstellenden Richtlinie an. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 217

OPTION Kriterien Gibt die Bedingungen an, die ein Element als Teil dieser Aufbewahrungsrichtlinie identifizieren. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus, und geben Sie die Werte ein, die ein Element erfüllen muss, um zu dieser Aufbewahrungsrichtlinie zu gehören. Klicken Sie auf, um weitere Bedingungen hinzuzufügen, oder auf, um eine eingegebene Bedingung zu löschen. Wählen Sie: Neueste Datei älter als Dateierweiterung Richtlinie aktivieren Besitzer Legen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders fest, oder geben Sie den Benutzernamen im Format Domäne\Benutzername an. Gibt an, ob eine Richtlinie aktiv ist oder nicht, und ob Elemente sofort gelöscht oder einige Versionen aufbewahrt werden sollen. Wählen Sie Richtlinie aktivieren, und wählen Sie eine der folgenden Optionen: KEINEN Dateiverlauf aufbewahren 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. Neueste N Versionen im Dateiverlauf jedes Archivs behalten 7.16.3 Anzeigen von Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe Wählen Sie zur Anzeige von Aufbewahrungsrichtlinien die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe. Die Aufbewahrungsrichtlinien werden in der Aufbewahrungsrichtlinientabelle sortiert nach der Reihenfolge der Ausführung angezeigt. Die verfügbaren Felder sind in der folgenden Tabelle aufgelistet. OPTION Richtlinienname Aktiv Aktion Zeigt den Namen der Aufbewahrungsrichtlinie an. Zeigt an, ob die Aufbewahrungsrichtlinie aktiv, inaktiv der aufgrund juristischer Überlegungen deaktiviert ist. Zeigt die konfigurierte Aktion für die Aufbewahrungsrichtlinie an. Beispiel: E-Mails für 2 Jahre aufbewahren. 7.16.4 Ändern der Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien für den Dateiverlauf Die Reihenfolge, in der Aufbewahrungsrichtlinien angewendet werden, spielt in GFI Archiver eine wichtige Rolle. GFI Archiver überprüft ein archiviertes Element zunächst anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität. Falls das Element die konfigurierten Bedingungen erfüllt, wird es mit der Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft. Wenn das Element die Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität nicht erfüllt, überprüft es GFI Archiver anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der nächst niedrigeren Priorität. So ändern sie die Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 218

2. Wählen Sie die Aufbewahrungsrichtlinie aus, deren Reihenfolge Sie ändern möchten, und klicken Sie je nach gewünschter Priorität auf Nach oben oder Nach unten. 7.16.5 Entfernen von Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe So entfernen Sie eine konfigurierte Aufbewahrungsrichtlinie für Dateiverläufe: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe. 2. Wählen Sie die zu entfernende Richtlinie aus, und klicken Sie auf Entfernen. 3. Wenn Sie die Meldung Möchten Sie die ausgewählten Aufbewahrungsrichtlinien für den Dateiverlauf wirklich löschen? erhalten, klicken Sie auf OK. 7.17 Klassifizierungsregeln Mit Klassifizierungsregeln können Sie E-Mails automatisch anhand des Inhalts klassifizieren. Ab der Aktivierung einer Klassifizierungsregel werden neue E-Mails automatisch gemäß den festgelegten Klassifizierungsregeln geprüft und in ihrem jeweiligen Archivspeicher entsprechend gekennzeichnet. Durch die Verwendung der Funktion Erweiterte Suche auf der Registerkarte Archiv können Benutzer E-Mails nach einer bestimmten Kennzeichnung suchen. Die Suche kann auch im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv für eine einfache Verwendung gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche (Seite 96). In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen zu folgenden Themen: Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel Bearbeiten einer vorhandenen Klassifizierungsregel Entfernen einer vorhandenen Klassifizierungsregel 7.17.1 Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Klassifizierungsregeln. 2. Klicken Sie auf. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 219

Screenshot 81: Details der Klassifizierungsregel 3. Geben Sie im Feld Regelname einen Namen ein, und konfigurieren Sie die Kriterien, die E-Mails erfüllen müssen, um zu dieser Klassifizierungsregel zu gehören. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION Betreff Textkörper Geben Sie den Betrefftext ein, über den die E-Mail verfügen muss, um zu dieser Kategorisierungsregel zu gehören. Geben Sie den Textkörper ein, über den die E-Mail verfügen muss, um zu dieser Kategorisierungsregel zu gehören. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 220

OPTION Absender Wählen Sie eine Klassifizierung nach E-Mail-Adresse oder nach Benutzername. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, oder wählen Sie einen Benutzernamen aus, über den die E-Mail verfügen muss, um zu dieser Kategorisierungsregel zu gehören. Die angegebene E-Mail-Adresse des Absenders muss immer ein @-Zeichen enthalten. Sie können die folgenden Platzhalter verwenden:? steht für einen beliebigen Buchstaben Beispiel:???n@?aster-domain.com kann sowohl für john@master-domain.com als auch für joan@faster-domain.com stehen. steht für ein ganzes Wort Beispiel: *@master-domain.com stimmt mit allen E-Mail-Adressen mit dem Domänenteil master-domain.com überein. Empfänger Geben Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse ein, über die die E-Mail verfügen muss, um zu dieser Kategorisierungsregel zu gehören. Für die Felder Absender und Empfänger werden auch Platzhalter unterstützt. Wenn Sie beispielsweise,*@domäne.de eingeben, stimmt der Wert mit allen Benutzern mit,domäne.de überein. 4. Klicken Sie auf, um weitere Klassifizierungskriterien hinzuzufügen, oder auf, um ein zuvor angegebenes Kriterium zu löschen. 5. Wählen Sie Regel aktivieren, und geben Sie im Feld Entsprechende E-Mails kennzeichnen als die Kennzeichnung für E-Mails ein. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 6. Überprüfen Sie auf der Übersichtsseite die Details der Kategorisierungsregel, und klicken Sie auf Fertig stellen. 7.17.2 Bearbeiten einer Klassifizierungsregel 1. Wählen Sie die zu bearbeitende Klassifizierungsregel aus, und klicken Sie auf Bearbeiten. 2. Folgen Sie zum Bearbeiten einer Klassifizierungsregel den Anweisungen im Abschnitt Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel. 7.17.3 Entfernen einer Klassifizierungsregel Wählen Sie die zu entfernende Klassifizierungsregel aus, und klicken Sie auf Klassifizierungsregel wird automatisch entfernt.. Die 7.18 Konfigurieren der Überwachung GFI Archiver nutzt zur Überwachung der Datenbankaktivität die Ablaufverfolgungsfunktionen von SQL Server, um alle Aktivitäten zu speichern, die sich auf die Archivdatenbanken auswirken. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 221

Die Überwachung kann nicht aktiviert werden für Archivspeicher, die auf GFI Archiver (Firebird)- Datenbank und Dateisystem basieren. Wir empfehlen für diese Umgebung die Verwendung der Überwachung laut Benutzerkonfiguration sowie des Benutzerpfads Ihres Betriebssystems. Die Ablaufverfolgungsdaten werden in einer Textdatei in einem benutzerdefinierten Verzeichnis auf dem SQL Server -Computer gespeichert. Pro Server wird eine Ablaufverfolgungsdatei mit den Daten sämtlicher darauf gespeicherter Archivspeicher geführt. Der SQL Server -Dienst sorgt mit einer exklusiven Sperre der Ablaufverfolgungsdatei dafür, dass diese Datei nicht manipuliert wird. In GFI Archiver können Sie die Übertragung von Ablaufverfolgungsdateien in die Überwachungsdatenbank auslösen. Über die Seite Überwachungsberichte können Sie nach der Übertragung die Überwachungsberichte anzeigen. WICHTIG Die Überwachung kann aktiviert werden für Archivspeicher, die auf SQL Server und SQL Server mit Dateisystem basieren. Wenn jedoch ein nicht autorisierter Zugriff auf den Server erfolgen würde, könnte ein potenzieller Hacker in der Datenbank archivierte Daten löschen oder ändern, OHNE dass dies überwacht werden würde. 7.18.1 Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten 1. Klicken Sie in der Registerkarte Konfiguration auf Überwachung. 2. Klicken Sie auf Konfigurieren. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 222

Screenshot 82: Auswahl der Authentifizierungsmethode 3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Microsoft SQL Server den zu verwendenden SQL Server aus, und wählen unter Authentifizierung die Methode aus, die Sie für die Verbindung mit dem SQL-Server verwenden möchten. OPTION Windows-Authentifizierung Microsoft SQL Server-Authentifizierung Verwendet die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers für die Verbindung mit SQL Server. Verwendet die in den Feldern Anmeldename und Kennwort eingegebenen Zugangsdaten für die Verbindung mit SQL Server. Diese werden von GFI Archiver zum Lesen/Schreiben in der Überwachungsdatenbank verwendet. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. WICHTIG Das angegebene Konto muss mit Systemadministrator- oder Datenbankbesitzerrechten verbunden sein. 4. Wenn Sie für den zuvor ausgewählten SQL Server eine neue Datenbank erstellen möchten, wählen Sie Neue Überwachungsdatenbank, und geben Sie in das Textfeld einen Namen ein. Wenn Sie eine GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 223

bestehende Datenbank verwenden möchten, wählen Sie Bestehende Überwachungsdatenbank, und wählen Sie aus der angezeigten Liste eine Datenbank aus. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 5. Legen Sie fest, ob die Ablaufverfolgung für die Archivspeicher von GFI Archiver aktiviert werden soll. Wählen Sie Ablaufverfolgung für Archivspeicher zur Protokollierung der Datenbankaktivitäten aktivieren, und geben Sie den Pfad zum SQL Server -Computer an, auf dem die Ablaufverfolgungsdateien gespeichert werden sollen. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf den angegebenen Pfad mit dem Benutzerkonto gewährleistet ist, unter dem der SQL Server -Dienst ausgeführt wird. Sperren Sie den Speicherort der SQL Server -Ablaufverfolgungsdatei über NTFS-Berechtigungen, damit nur der SQL Server -Dienst darauf zugreifen kann. Gemeinsam mit der exklusiven Sperre durch den SQL Server -Dienst ist dadurch sichergestellt, dass keine Manipulation der Ablaufverfolgungsdateien möglich ist. 6. Legen Sie fest, ob die Überwachung der Benutzerinteraktion aktiviert werden soll. Dadurch werden sämtliche Benutzeraktivitäten auf der Benutzeroberfläche von GFI Archiver aufgezeichnet. Wählen Sie zum Aktivieren die Option Überwachung der Benutzerinteraktion aktivieren. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 7. Überprüfen Sie die Zusammenfassung der Datenbanküberwachungseinrichtung, und klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen. 7.18.2 Bearbeiten der Überwachung von Datenbankaktivitäten Wenn Sie eine bestehende Überwachung der Datenbankaktivität bearbeiten möchten, wählen Sie die zuvor konfigurierten Einstellungen aus, und klicken Sie auf Konfigurieren. Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten, um eine bestehende Einrichtung zur Überwachung der Datenbankaktivität zu bearbeiten. 7.18.3 Überwachungsberichte Überwachungsberichte werden auf der Grundlage von Daten aus der Überwachung der Datenbankaktivität und Benutzerinteraktion erstellt. So greifen Sie auf Überwachungsberichte zu: 1. Wählen Sie die Registerkarte Überwachung aus, und wählen Sie aus den folgenden Berichten aus: GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 224

NAME DES BERICHTS Überwachungsbericht zu Konfigurationsänderungen In diesem Bericht werden alle Änderungen aufgeführt, die an Konfigurationen in GFI Archiver vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzer, die Änderungen vorgenommen haben Vorgenommene Änderungen Wenn Sie auf eine der Konfigurationsänderungen in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster weitere Details angezeigt. Überwachungsbericht zur Zugriffskontrolle In diesem Bericht werden alle Änderungen aufgeführt, die an der Konfiguration der Zugriffskontrolle in GFI Archiver vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzer, die Änderungen vorgenommen haben Benutzer, die von den Änderungen betroffen sind Überwachungsbericht für archivierte Elemente Geänderte Berechtigungen In diesem Bericht werden alle Elemente aufgeführt, die täglich in den GFI Archiver-Archivspeichern archiviert werden. Folgende Daten werden angezeigt: Datum Name des Archivspeichers Überwachungsbericht zum Massenimport Anzahl der archivierten Elemente Mit diesem Bericht können Sie die Anzahl der Elemente anzeigen, die beim jeweiligen Importvorgang über den Massenimportdienst in einen Archivspeicher übertragen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Datum des Importvorgangs Name des Archivspeichers Überwachungsbericht zu Aufbewahrungsrichtlinien Anzahl der importierten Elemente In diesem Bericht werden die ausgeführten Aufbewahrungsrichtlinien und die Anzahl der gelöschten Elemente aufgeführt. Folgende Daten werden angezeigt: Datum der Anwendung der Richtlinie Name des Archivspeichers Name der Aufbewahrungsrichtlinie Anzahl der gelöschten Elemente Überwachungsbericht zu Datenschutzverletzungen Wenn Sie auf eine der angewendeten Aufbewahrungsrichtlinien in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster Details zur angewendeten Richtlinie angezeigt. In diesem Bericht werden alle Benutzer aufgeführt, deren Aktionen zu einer Datenschutzverletzung führen könnten, wie z. B. das Weiterleiten von E-Mails aus einem Archivspeicher. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzer, die die Aktion durchgeführt haben Durchgeführte Aktion Anzahl der betroffenen Elemente GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 225

NAME DES BERICHTS Überwachungsbericht zur Benutzerüberwachung In diesem Bericht werden alle Aktionen aufgeführt, die von Benutzern beim Zugriff auf die Weboberfläche von GFI Archiver durchgeführt wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzername Durchgeführte Aktion Datum/Uhrzeit der durchgeführten Aktion Folgende Berichtsoptionen stehen zur Verfügung: Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Benutzer gruppieren, um die angezeigte Liste nach Benutzer zu gruppieren. Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Datum gruppieren, um die angezeigte Liste nach Datum zu gruppieren. Überwachungsbericht zur Datenintegrität Wenn Sie auf eine der Benutzeraktionen in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster Details zur durchgeführten Aktion angezeigt. In diesem Bericht werden alle Änderungen an den Archivspeichern und Überwachungsdatenbanken von GFI Archiver aufgeführt, die nicht von GFI Archiver-Diensten vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Ereignisart 2. Führen Sie folgende Schritte durch: Betroffene(r) Microsoft SQL Server und Datenbank Betroffener Datenbankbenutzer Durchgeführte Aktion Quellcomputer der Aktion Folgende Berichtsoptionen stehen zur Verfügung: Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Ereignisart gruppieren, um die angezeigte Liste nach der Ereignisart zu gruppieren. Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Datum gruppieren, um die angezeigte Liste nach Datum zu gruppieren. Wenn Sie auf eine der Datenbankänderungen in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster anzuzeigen weitere Details zu dieser Änderung angezeigt. OPTION Berichte filtern: Berichte drucken: Wählen Sie im Bereich Filtern nach: einen Wert aus, und geben Sie die Details an, die ein Bericht erfüllen muss, um auf dem Bildschirm angezeigt zu werden. Der Bereich Filtern nach: befindet sich auf jeder Berichtsseite im oberen Bereich. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht drucken, die sich im oberen Bereich einer Berichtsseite befindet. 7.19 Konfigurieren der E-Mail-Löschung Die Funktion zur E-Mail-Löschung ermöglicht Benutzern, archivierte E-Mails endgültig aus der E-Mail- Ansicht von GFI Archiver zu löschen. Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird auf der Registerkarte Archiv und in der Symbolleiste E-Mail-Ansicht eine zusätzliche Schaltfläche Löschen angezeigt. Um E- GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 226

Mails löschen zu können, muss der Benutzer außerdem einer Rolle mit E-Mails löschen-berechtigungen zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen (Seite 195). WICHTIG Durch die Aktivierung dieser Funktion könnten Sie Unternehmensrichtlinien oder eine gesetzliche Vorschrift zur E-Mail-Aufbewahrung verletzen. 1. Wählen Sie auf der Registerkarte Konfiguration die Option E-Mail-Löschung. 2. Klicken Sie auf E-Mail-Löschung aktivieren. Screenshot 83: Konfigurieren der E-Mail-Löschung 3. (Optional) Wenn Sie eine Kopie der gelöschten E-Mail in den Archivspeichern aufbewahren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine Kopie der E-Mail in den Archivspeichern für einen Benutzer mit voller Zugangsberechtigung behalten. Die aufbewahrten E-Mails können nur von den Benutzern geöffnet werden, die über Vollzugriffsrechte verfügen. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert bleibt, werden gelöschte E-Mails unwiderruflich aus den Archivspeichern gelöscht. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich stimme zu. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 227

5. Klicken Sie auf OK. E-Mails in einem schreibgeschützten Archivspeicher können nicht gelöscht werden. Wenn das Löschen von E-Mails fehlschlägt, erhalten Benutzer einen entsprechenden Hinweis. WICHTIG Wenn die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert wird, ist die Option E-Mail- Löschung deaktiviert und wird erst wieder aktiviert, wenn die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen entfernt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen (Seite 214). 7.20 Anzeigen und Bearbeiten von Lizenzschlüsseln Für die Vollversion von GFI Archiver ist ein Lizenzschlüssel erforderlich. Weitere Informationen zur Lizenzierung von GFI Archiver finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_licensing Zur Evaluierung von GFI Archiver können Sie einen kostenlosen Testschlüssel von GFI Software Ltd unter http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloadregistrationform anfordern. Um den derzeit für GFI Archiver verwendeten Lizenzschlüssel zu überprüfen, wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Lizenzschlüssel ändern. So ändern Sie Ihren aktuellen Lizenzschlüssel: 1. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel bearbeiten. 2. Geben bzw. fügen Sie im Textfeld Lizenzschlüssel den Lizenzschlüssel ein. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel überprüfen, um die Gültigkeit des Lizenzschlüssels zu überprüfen. 3. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. Nach der Installation von GFI Archiver werden Sie vom Nachinstallationsassistenten automatisch auf diese Seite geleitet. 7.21 Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen In den folgenden Abschnitten erhalten Sie Hilfe zu diesen Themen: OPTION Allgemeine Einstellungen ändern Einstellungen für Versionsprüfung konfigurieren Geben Sie die Administrator-E-Mail-Adresse und die E-Mail-Server-Details für Benachrichtigungen an. Aktivieren, deaktivieren und konfigurieren Sie Versionsprüfungen, die es GFI Archiver ermöglichen, nach neuen Versionen von GFI Archiver zu suchen und Sie darüber zu informieren. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 228

OPTION Registerkarte Faxarchivierungssuche konfigurieren Benachrichtigung zum Archivierungsstatus konfigurieren Aktivieren Sie diese Funktion, um die zusätzliche Registerkarte für Faxsuchen auf der Seite Archiv anzuzeigen. Benutzer können in GFI Archiver nach archivierten Faxen oder SMS-Nachrichten von GFI FaxMaker suchen. Aktivieren Sie diese Funktion, um eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn GFI Archiver die Archivierung stoppt. Sie können dann auf die Registerkarte Start wechseln, um weitere Informationen zur Fehlerbehebung zu erhalten und den Ursprung des Problems zu ermitteln. 7.22 Ändern der Allgemeinen Einstellungen Geben Sie die Administrator-E-Mail-Adresse und die E-Mail-Server-Details für Benachrichtigungen an: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen. Screenshot 84: Allgemeine Einstellungen 3. Führen Sie anhand der Liste mit den verfügbaren Optionen alle erforderlichen Änderungen durch. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 229

OPTION Administrator-E-Mail- Adresse SMTP-Server Portnummer SSL verwenden Anmeldung für SMTP- Server erforderlich Legt die E-Mail-Adresse des Administrators fest, an die wichtige Benachrichtigungen gesendet werden. Legt den SMTP-Server fest, der von GFI Archiver für das Senden von Benachrichtigungen und Wiederherstellen von E-Mails aus dem Archivspeicher verwendet wird. Gibt die Portnummer an, über die GFI Archiver mit dem SMTP-Server kommuniziert. Standardwert: 25 Weist GFI Archiver an, für die Verbindung mit dem SMTP-Server eine SSL-Verbindung zu verwenden. Weist GFI Archiver an, für die Verbindung mit dem SMTP-Server einen Benutzernamen und ein Kennwort zu verwenden. Bei Auswahl dieser Option werden die Felder für Benutzername und Kennwort automatisch angezeigt. 4. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Konfiguration zu speichern. 5. Klicken Sie auf Test-E-Mail senden, um die Richtigkeit der Angaben zu überprüfen. 7.23 Ändern der Einstellungen für die Versionsprüfung Aktivieren, deaktivieren und konfigurieren Sie die Versionsprüfungen von GFI Archiver. Dadurch kann GFI Archiver nach neuen Versionen von GFI Archiver suchen und Sie darüber informieren. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Zusatzeinstellungen. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 230

Screenshot 85: Konfigurieren der Versionsprüfung 3. Führen Sie anhand der Liste mit den verfügbaren Optionen alle erforderlichen Änderungen durch. OPTION Versionsprüfung aktivieren Proxy-Server aktivieren Proxy-Server/Port: Proxy erfordert Authentifizierung Benutzername/Kennwort Aktiviert/Deaktiviert die Versionsprüfung von GFI Archiver. Deaktivieren Sie diese Option, um die automatischen Prüfungen von GFI Archiver nach neueren Versionen zu deaktivieren. Weist GFI Archiver an, über einen Proxy-Server mit den GFI Software Ltd-Servern zu kommunizieren und nach aktuellen Versionen zu suchen. Legt den Proxy-Server und den Port für die Verbindung von GFI Archiver mit den GFI-Servern fest, um die Version zu prüfen. Aktivieren Sie diese Option, wenn der in den Feldern Proxy-Server und Port angegebene Proxy-Server eine Authentifizierung erfordert. Legt Benutzernamen und Kennwort fest, die GFI Archiver für die Proxy-Server- Authentifizierung verwendet. 4. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Konfiguration zu speichern. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 231

7.24 Registerkarte Faxarchivierungssuche konfigurieren GFI Archiver erkennt von GFI FaxMaker eingehende Faxe und SMS. Den empfangenen Elementen werden Kennzeichnungen zugewiesen. Die Faxe und SMS werden in GFI Archiver als normale E-Mails gespeichert. So aktivieren oder deaktivieren Sie die Suchoption für die Faxarchivierung: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Zusatzeinstellungen. 3. Führen Sie im Bereich Einstellungen für Faxarchivierung und Benachrichtigungen anhand der Liste mit den verfügbaren Optionen alle erforderlichen Änderungen durch. OPTION Registerkarte Faxsuche auf der Seite Archiv anzeigen Benachrichtigungen zum Archivierungsstatus senden Aktivieren Sie diese Funktion, um die zusätzliche Registerkarte für Faxsuchen auf der Seite Archiv anzuzeigen. Benutzer können in GFI Archiver nach archivierten Faxen oder SMS-Nachrichten von GFI FaxMaker suchen. Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der GFI Archiver-Systemadministrator eine Benachrichtigung, wenn E-Mails nicht in GFI Archiver archiviert werden. 3. Gehen Sie auf die Registerkarte Archiv, und überprüfen Sie, ob die Faxsuchoption im Fenster für die einfache Suche angezeigt wird. 7.25 Konfigurieren der Benachrichtigung zum Archivierungsstatus Aktivieren Sie diese Funktion, um eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn GFI Archiver die Archivierung stoppt. Sie können dann auf die Registerkarte Start wechseln, um weitere Informationen zur Fehlerbehebung zu erhalten und den Ursprung des Problems zu ermitteln. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Startseite (Seite 85). So aktivieren oder deaktivieren Sie die Suchoption für Benachrichtigungen: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Zusatzeinstellungen. 3. Führen Sie im Bereich Einstellungen für Faxarchivierung und Benachrichtigungen anhand der Liste mit den verfügbaren Optionen alle erforderlichen Änderungen durch. OPTION Registerkarte Faxsuche auf der Seite Archiv anzeigen Benachrichtigungen zum Archivierungsstatus senden Aktivieren Sie diese Funktion, um die zusätzliche Registerkarte für Faxsuchen auf der Seite Archiv anzuzeigen. Benutzer können in GFI Archiver nach archivierten Faxen oder SMS-Nachrichten von GFI FaxMaker suchen. Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der GFI Archiver-Systemadministrator eine Benachrichtigung, wenn E-Mails nicht in GFI Archiver archiviert werden. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 232

7.26 Konfigurieren von GFI Directory Service GFI Directory ist ein Verzeichnis von Benutzern und Gruppen, das in GFI Archiver integriert ist, wenn in einer Umgebung kein Microsoft Active Directory verfügbar ist. GFI Directory kann mithilfe des folgenden Link heruntergeladen werden: http://go.gfi.com/?pageid=dir_download Informationen zur Installation und Konfiguration von GFI Directory finden Sie im Administratorhandbuch von GFI Directory unter dem folgenden Link: http://go.gfi.com/?pageid=dir_ Help_En Installieren von GFI Archiver mit GFI Directory Beim Installieren von GFI Archiver mit GFI Directory erkennt der Installationsassistent, dass GFI Directory installiert ist. Wenn die installierte Version älter als die Version im GFI Archiver- Installationspaket ist, werden Sie gefragt, ob Sie ein Upgrade für die installierte GFI Directory-Version durchführen oder den Upgrade-Vorgang überspringen möchten. Es wird dringend empfohlen, ein Upgrade auf die aktuellste Version von GFI Directory durchzuführen. Falls GFI Archiver mit GFI Directory installiert ist, können Sie nicht zu Microsoft Active Directory wechseln. Dazu müssten Sie GFI Archiver neu installieren. Benutzer und Gruppen in GFI Directory verwalten Mithilfe von GFI Directory können Sie neue Benutzer und Gruppen erstellen, Benutzern administrative Rechte zuweisen und die Benutzerkennwörter zurücksetzen. So greifen Sie von GFI Archiver auf GFI Directory zu: 1. Wählen Sie in GFI Archiver die Optionen Konfiguration > GFI Directory Service. 2. Verwenden Sie die Administratoranmeldeinformationen, um sich für GFI Directory anzumelden. GFI Archiver 7 Konfigurieren von GFI Archiver 233

8 Konfigurieren des Client-Zugriffs GFI Archiver kann in verschiedene E-Mail-Clients und Technologien integriert werden, damit Benutzer an Remote-Standorten, im Büro und unterwegs auf ihre archivierten Daten zugreifen können. Auf der Seite Client-Zugriff können Sie Folgendes herunterladen und konfigurieren: OPTION GFI Archiver Outlook Connector GFI Archiver- Archivierungsassistent GFI Archiver File Archive Assistant GFI Archiver Touch App für Windows 8/RT IMAP-Zugriff Ein Microsoft Outlook -Plug-In, das Benutzern die Anzeige archivierter Elemente direkt im Microsoft Outlook-Client ermöglicht. Ein Tool, das Benutzern die manuelle Archivierung von E-Mails, Dateien und Kalenderelementen aus Microsoft Outlook ermöglicht. Ein Agent, mit dessen Hilfe Benutzer Dateien entweder automatisch über einen synchronisierten Ordner oder manuell von einem beliebigen Speicherort auf ihren Computern archivieren können. Eine App, mit der Benutzer archivierte Daten direkt aus Windows 8 oder Windows RT durchsuchen können. Sie können in einem E-Mail-Client Ihrer Wahl ein IMAP-Konto konfigurieren, um archivierte Elemente in den Postfächern anzuzeigen, auf die Sie Zugriff haben. 8.1 Installieren von GFI Archiver Outlook Connector Mit Outlook Connector können Benutzer ihre Microsoft Outlook -Ordner mit den von GFI Archiver archivierten Daten synchronisieren. Dieser Connector kann über Gruppenrichtlinienobjekte (Group Policy Objects, GPO) in Active Directory oder manuell installiert werden. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 234

8.1.1 Funktionsweise von GFI Archiver Outlook Connector Abbildung 2: Funktionsweise von GFI Archiver Outlook Connector 1. Outlook Connector (auf einem Clientcomputer installiert) stellt eine Anforderung, um die Microsoft Outlook -Ordner mit GFI Archiver zu synchronisieren. 2. GFI Archiver ruft die Daten der angeforderten E-Mails und Ordner aus dem GFI Archiver- Archivspeicher ab. 3. GFI Archiver sendet die E-Mail-Daten an die Clientcomputer mit Microsoft Outlook. 8.1.2 Herunterladen von GFI Archiver Outlook Connector Outlook Connector kann über die Weboberfläche von GFI Archiver heruntergeladen werden. 1. Öffnen Sie GFI Archiver. 2. Wählen Sie die Registerkarte Client-Zugriff aus. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Outlook Connector. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 235

4. Wählen Sie einen der verfügbaren Downloadlinks aus, um Outlook Connector herunterzuladen. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION Outlook Connector (Outlook, 32-Bit- Version) Outlook Connector (Outlook, 64-Bit- Version) Laden Sie Outlook Connector für die 32-Bit-Version von Microsoft Outlook herunter. Laden Sie Outlook Connector für die 64-Bit-Version von Microsoft Outlook herunter. 8.1.3 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte Outlook Connector Wenn sich Benutzer bei GFI Archiver anmelden, wird die Registerkarte Outlook Connector standardmäßig angezeigt und ist für alle Benutzer verfügbar. So schließen Sie Benutzer von der Ansicht der Registerkarte aus: 1. Öffnen Sie die Seite Client-Zugriff, und klicken Sie auf der Registerkarte Outlook Connector auf. 2. Wählen Sie die gewünschte Option, und klicken Sie auf Speichern. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION Nur Administratoren Alle Benutzer und Administratoren Die Registerkarte Outlook Connector steht nur für Benutzer zur Verfügung, die mit Domänenadministratorrechten angemeldet sind. Die Registerkarte Outlook Connector steht allen Benutzern, unabhängig von ihren Anmelderechten, zur Verfügung. 8.1.4 Systemanforderungen für Outlook Connector 8.1.5 Software Die Computer, auf denen Outlook Connector bereitgestellt wird, müssen eine Verbindung mit dem GFI Archiver-Server herstellen können. KOMPONENTE Unterstützte Microsoft Outlook -Versionen 32 oder 64 Bit Microsoft Outlook 2003 (einschließlich Service Packs 1, 2, 3 und 4) Microsoft Outlook 2007 (einschließlich Service Packs 1 und 2) Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 236

KOMPONENTE Unterstützte Betriebssysteme Windows 8/8.1 Windows 7 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Server 2012 Weitere erforderliche Komponenten Windows Server 2012 R2 Internet Explorer 7 oder höher (Internet Explorer 9 nur im Kompatibilitätsmodus)/Mozilla Firefox/Google Chrome/Safari HTTP-Port 80 (oder HTTPS-Standard-Port 443 für sichere Verbindungen) wird von Outlook Connector für die Verbindung mit GFI Archiver verwendet. Outlook Connector kann nicht auf einem Microsoft Exchange Server installiert werden. Wenn ein Webfilter verwendet wird, muss dieser so konfiguriert werden, dass alle HTTP-Anforderungen zwischen dem GFI Archiver-Server und Outlook Connector zugelassen werden. Stellen Sie sicher, dass die IP-Adresse, der NETBIOS-Name und der DNS-Name des GFI Archiver-Servers nicht vom Webfilter blockiert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_webfiltering 8.1.6 Hardware KOMPONENTE Prozessor Arbeitsspeicher Physischer Speicher ANFORDERUNGEN Prozessor mit 1 GHz oder mehr Mindestens: 512 MB RAM Empfohlen: 2 GB RAM Für die Installation von Outlook Connector sind 20 MB physischer Speicherplatz erforderlich. Zum Speichern der E-Mail-Header und der E-Mails für den Offline- Zugriff wird weiterer Speicherplatz benötigt. 8.1.7 Installieren von Outlook Connector Manuelle Installation Outlook Connector kann in GFI Archiver als eine ausführbare Datei heruntergeladen werden. So laden Sie Outlook Connector herunter: 1. Melden Sie sich auf dem Computer, auf dem Sie Outlook Connector installieren möchten, über die Weboberfläche bei GFI Archiver an. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 237

2. Öffnen Sie Client-Zugriff > Outlook Connector. 3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: OPTION Download für Outlook (32-Bit-Version) (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (32 Bit)) Download für Outlook (64-Bit-Version) (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (64 Bit)) 4. Warten Sie, bis der Download abgeschlossen ist. Wenn die Setupdatei nicht automatisch ausgeführt wird, doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Datei, und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten, um die Installation abzuschließen. Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, öffnen Sie Microsoft Outlook, und prüfen Sie, ob ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI Archiver Mailbox erstellt wurde. Informationen zur Verwendung von Outlook Connector finden Sie im Handbuch zu Outlook Connector unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloaddocumentation Verwenden einer ADM-Vorlage Administrative Vorlagendateien (ADM) erleichtern die zentrale Verwaltung von Computern und Benutzern in einer Active Directory-Umgebung. Verwenden Sie eine ADM-Vorlage, um die erforderlichen Registrierungseinstellungen für das GFI Archiver-Add-On einzurichten und zu verwalten, so dass eine Kommunikation mit dem GFI Archiver-Server möglich ist. So fügen Sie eine Administratorvorlage hinzu: a. Geben Sie auf der Befehlszeile mmc.exe ein. b. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Microsoft Management Console zu starten. c. Wählen Sie Datei > Snap-In hinzufügen/entfernen aus, und klicken Sie auf Hinzufügen... d. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienobjekt-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. e. Klicken Sie auf Durchsuchen..., und wählen Sie die zu bearbeitende Domänenrichtlinie aus. f. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK. g. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Dialogfeld Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren. h. Wählen Sie Konsolenstamm ><Domänenrichtlinie>> Benutzerkonfiguration, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen... aus. i. Klicken Sie auf Hinzufügen, und suchen Sie nach der Datei gfiapps_de.adm, die sich im Verzeichnis <Program Files\GFI\Archiver\Client Tools>, und klicken Sie auf Öffnen. j. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 238

8.1.8 Installieren von Outlook Connector über GPO In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen zur Installation von Outlook Connector über GPO in den folgenden Umgebungen: Windows Server 2003 Windows Server 2008 8.1.9 Installieren von Outlook Connector über GPO unter Windows Server 2003 1. Laden Sie eines der folgenden Outlook Connector-MSI-Pakete herunter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloadmsi11.0: MAROC_32bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (32 Bit)) oder MAROC_64bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (64 Bit)) Stellen Sie sicher, dass bei der Implementierung der 32-Bit-Version von Outlook Connector die verwendete Domänenrichtlinie nur Computer mit einer 32-Bit-Version von Microsoft Outlook 2010 enthält. Stellen Sie bei der Implementierung der 64-Bit-Version von GFI Archiver 2010 sicher, dass eine Domänenrichtlinie verwendet wird, die nur Computer mit der 64-Bit-Version von Microsoft Outlook 2010 enthält. 2. Speichern Sie die heruntergeladene Datei in einem freigegebenen Ordner, auf den alle Domänen Zugriff haben. 3. Öffnen Sie die Eingabeaufforderung (CMD). 4. Geben Sie mmc.exe ein, und drücken Sie die Eingabetaste, um die Microsoft Management Console zu starten. 5. Wählen Sie Datei > Snap-in hinzufügen/entfernen aus, und klicken Sie auf Hinzufügen... 6. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienobjekt-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. 7. Klicken Sie auf Durchsuchen..., und wählen Sie die zu bearbeitende Domänenrichtlinie aus. 8. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK. 9. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Dialogfeld Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 10. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen... aus. 11. Klicken Sie auf Hinzufügen, und suchen Sie nach der Datei gfiapps_de.adm im Verzeichnis: <Program Files\GFI\Archiver\Client Tools>, und klicken Sie auf Öffnen. 12. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 239

13. Wählen Sie Konsolenstamm > Domänenrichtlinie > Benutzerkonfiguration > Administrative Vorlagen > GFI-Anwendungen. Screenshot 86: Einrichten der GFI Archiver-Server-URL über GPOs von Windows Server 2003 14. Doppelklicken Sie im rechten Bereich auf die Richtlinie GFI Archiver-Serverstandort, und wählen Sie Aktiviert aus. Geben Sie in das Textfeld Server-URL die URL ein, über die Benutzercomputer GFI Archiver erreichen können. Geben Sie die URL in folgendem Format ein: http://<hostname>/<gfi Archiver virtual folder name>. Beispiel: http://win2k3entsvr.hauptdomäne.com/archiver 15. <Optional> Klicken Sie auf Nächste Einstellung, und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen. Wenn Sie den Standardwert verwenden möchten, wählen Sie für die entsprechende Option Nicht konfiguriert aus. Klicken Sie andernfalls auf Aktivieren, um einen benutzerdefinierten Wert festzulegen. GFI Archiver Outlook Connector Datenpfad zum Stammverzeichnis: Geben Sie ein anderes Stammverzeichnis an, unter dem die Konfigurationen und lokalen E-Mails der Client-Computer gespeichert werden sollen. Geben Sie zum Beispiel %EigeneDateien% ein, um die Konfigurationen und lokalen E-Mails im Ordner Eigene Dateien des angemeldeten Benutzers zu speichern. GFI Archiver Outlook Connector Tagesspanne: Geben Sie die Anzahl der Tage an, für die E- Mails synchronisiert werden sollen. Nur in diesem Zeitraum empfangene E-Mails sind über GFI Archiver Outlook Connector zugänglich. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 240

GFI Archiver Outlook Connector Größe der heruntergeladenen Dateien: Geben Sie an, wie viele E-Mails während einer Synchronisierungssitzung heruntergeladen werden sollen. GFI Archiver Outlook Connector Verbindungstimeout: Geben Sie an, nach wie vielen Millisekunden ein fehlgeschlagener Datenzugriff vom GFI Archiver-Server als Timeout gemeldet wird. GFI Archiver Outlook Connector Maximale Anzahl der Offline-Tage: Geben Sie die Anzahl der Tage an, die ein Benutzer für den Offline-Zugriff auf E-Mails festlegen darf. GFI Archiver Outlook Connector Offlinesupport: Aktivieren bzw. deaktivieren Sie den Offlinesupport. Wenn der Offlinesupport aktiviert ist, geben Sie die Anzahl der Tage an, für die der Offlinesupport unterstützt werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, gilt Folgendes: Benutzer dürfen den Offlinezugriff nicht ändern. Die GFI Archiver Outlook Connector-Einstellung für die maximale Anzahl der Offline-Tage wird ignoriert. 16. Klicken Sie auf OK, wenn alle Einstellungen konfiguriert sind. 17. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Computerkonfiguration > Softwareeinstellungen. 18. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Softwareinstallation, und wählen Sie Neu > Paket aus. 19. Suchen Sie im Dialogfeld Öffnen nach dem gemeinsamen Ordner, in dem die MSI-Datei gespeichert ist. Die Auswahl des Speicherorts der MSI-Datei muss über Netzwerkumgebung erfolgen, damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI Archiver nicht den lokalen, sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält. 20. Wählen Sie die Bereitstellungsoption Zugewiesen, und klicken Sie auf OK. 21. Outlook Connector wird nach dem Neustart eines Clientcomputers installiert. Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, vergewissern Sie sich in Microsoft Outlook, dass ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI Archiver Mailbox erstellt wurde. Informationen zur Verwendung von Outlook Connector finden Sie im Outlook Connector-Handbuch unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloaddocumentation 8.1.10 Installieren von Outlook Connector über GPO unter Windows Server 2008 1. Laden Sie eines der folgenden Outlook Connector-MSI-Pakete herunter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloadmsi11.0: MAROC_32bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (32 Bit)) oder MAROC_64bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (64 Bit)) GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 241

Stellen Sie sicher, dass bei der Implementierung der 32-Bit-Version von Outlook Connector die verwendete Domänenrichtlinie nur Computer mit einer 32-Bit-Version von Microsoft Outlook 2010 enthält. Stellen Sie bei der Implementierung der 64-Bit-Version von GFI Archiver 2010 sicher, dass eine Domänenrichtlinie verwendet wird, die nur Computer mit der 64-Bit-Version von Microsoft Outlook 2010 enthält. 2. Speichern Sie die heruntergeladene Datei in einem freigegebenen Ordner, auf den alle Domänen Zugriff haben. 3. Öffnen Sie die Eingabeaufforderung (CMD). 4. Geben Sie mmc.exe ein, und drücken Sie die Eingabetaste, um die Microsoft Management Console zu starten. 5. Wählen Sie Datei > Snap-in hinzufügen/entfernen aus, und klicken Sie auf Hinzufügen... 6. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienmanagement-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. 7. Klicken Sie auf Durchsuchen..., und wählen Sie die zu bearbeitende Domänenrichtlinie aus. 8. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK. 9. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Dialogfeld Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 10. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration > Richtlinien, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen... aus. 11. Klicken Sie auf Hinzufügen, und suchen Sie nach der Datei gfiapps_de.adm im Verzeichnis: <Program Files\GFI\Archiver\Client Tools>, und klicken Sie auf Öffnen. 12. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 13. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration > Richtlinien > Administrative Vorlagen > Klassische administrative Vorlage > GFI-Anwendungen. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 242

Screenshot 87: Einrichten der GFI Archiver-Server-URL über GPOs von Windows Server 2003 14. Doppelklicken Sie im rechten Bereich auf die Richtlinie GFI Archiver-Serverstandort, und wählen Sie Aktiviert aus. Geben Sie in das Textfeld Server-URL die URL ein, über die Benutzercomputer GFI Archiver erreichen können. Geben Sie die URL in folgendem Format ein: http://<hostname>/<gfi Archiver virtual folder name>. Beispiel: http://win2k3entsvr.hauptdomäne.com/archiver 15. <Optional> Klicken Sie auf Nächste Einstellung, und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen. Wenn Sie den Standardwert verwenden möchten, wählen Sie für die entsprechende Option Nicht konfiguriert aus. Klicken Sie andernfalls auf Aktivieren, um einen benutzerdefinierten Wert festzulegen. GFI Archiver Outlook Connector Datenpfad zum Stammverzeichnis: Geben Sie ein anderes Stammverzeichnis an, unter dem die Konfigurationen und lokalen E-Mails der Client-Computer gespeichert werden sollen. Geben Sie zum Beispiel %EigeneDateien% ein, um die Konfigurationen und lokalen E-Mails im Ordner Eigene Dateien des angemeldeten Benutzers zu speichern. GFI Archiver Outlook Connector Tagesspanne: Geben Sie die Anzahl der Tage an, für die E- Mails synchronisiert werden sollen. Nur in diesem Zeitraum empfangene E-Mails sind über GFI Archiver Outlook Connector zugänglich. GFI Archiver Outlook Connector Größe der heruntergeladenen Dateien: Geben Sie an, wie viele E-Mails während einer Synchronisierungssitzung heruntergeladen werden sollen. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 243

GFI Archiver Outlook Connector Verbindungstimeout: Geben Sie an, nach wie vielen Millisekunden ein fehlgeschlagener Datenzugriff vom GFI Archiver-Server als Timeout gemeldet wird. GFI Archiver Outlook Connector Maximale Anzahl der Offline-Tage: Geben Sie die Anzahl der Tage an, die ein Benutzer für den Offline-Zugriff auf E-Mails festlegen darf. GFI Archiver Outlook Connector Offlinesupport: Aktivieren bzw. deaktivieren Sie den Offlinesupport. Wenn der Offlinesupport aktiviert ist, geben Sie die Anzahl der Tage an, für die der Offlinesupport unterstützt werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, gilt Folgendes: Benutzer dürfen den Offlinezugriff nicht ändern. Die GFI Archiver Outlook Connector-Einstellung für die maximale Anzahl der Offline-Tage wird ignoriert. 16. Klicken Sie auf OK, wenn alle Einstellungen konfiguriert sind. 17. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Computerkonfiguration > Richtlinien > Softwareeinstellungen. 18. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Softwareinstallation, und wählen Sie Neu > Paket aus. 19. Suchen Sie im Dialogfeld Öffnen nach dem gemeinsamen Ordner, in dem die MSI-Datei gespeichert ist. Die Auswahl des Speicherorts der MSI-Datei muss über Netzwerkumgebung erfolgen, damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI Archiver nicht den lokalen, sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält. 20. Wählen Sie die Bereitstellungsoption Zugewiesen, und klicken Sie auf OK. 21. Outlook Connector wird nach dem Neustart eines Clientcomputers installiert. Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, vergewissern Sie sich in Microsoft Outlook, dass ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI Archiver Mailbox erstellt wurde. Informationen zur Verwendung von Outlook Connector finden Sie im Outlook Connector-Handbuch unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloaddocumentation 8.2 Konfigurieren des Archivierungsassistenten Der Archive Assistant ermöglicht Benutzern, E-Mails, Kalenderelemente und Dateien aus Microsoft Outlook (wie Dokumente oder Bilder) manuell zu archivieren. Die Archive Assistant kann über Gruppenrichtlinienobjekte (Group Policy Objects, GPO) in Active Directory oder manuell installiert werden. WICHTIG Die Archivierung von E-Mails oder Kalenderelementen über den Archive Assistant en erfolgt ungeachtet der in der regelbasierten Archivierung festgelegten Regeln. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 244

8.2.1 Funktionsweise von Archive Assistant 1. Benutzer können in Microsoft Outlook eine E-Mail oder E-Mail-Gruppe, Kalenderelemente, eine oder mehrere Dateien oder einen Ordner auswählen und mit den Archiv-Schaltflächen auf der zusätzlichen Symbolleiste bearbeiten, die nach der Installation des Archive Assistant en angezeigt wird. Dank der Dateiarchivierungsfunktion von Archive Assistant können Sie einfach Dateien von jedem Speicherort auf Ihrem Computer (einschließlich Microsoft Office-Dokumente) in GFI Archiver archivieren. Diese Funktion dient der Bereitstellung eines zentralen Speicherorts für Benutzerdaten. 2. Archive Assistant (auf einem Clientcomputer installiert) stellt eine Anforderung, um die ausgewählten Elemente mit GFI Archiver zu synchronisieren. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 245

8.2.2 Systemanforderungen Outlook Connector Archive AssistantFile Archive Assistant Software WICHTIG Der Computer, auf dem bereitgestellt wird, muss eine Verbindung mit dem GFI Archiver-Server herstellen können. SOFTWARE Unterstützte Betriebssysteme Windows 8 und 8.1 Windows 7 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Server 2012 Weitere erforderliche Komponenten Windows Server 2012 R2 HTTP-Port 80 (oder HTTPS-Standard-Port 443 für sichere Verbindungen) wird für die Verbindung mit GFI Archiver verwendet. Microsoft.NET Framework 4.0 oder 4.5 Client Profile Wenn ein Webfilter verwendet wird, muss dieser so konfiguriert werden, dass alle HTTP-Anforderungen zwischen dem GFI Archiver-Server und dem Archive Assistant/File Archive Assistant zugelassen werden. Stellen Sie sicher, dass die IP-Adresse, der NETBIOS-Name und der DNS-Name des GFI Archiver-Servers nicht vom Webfilter blockiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=mar_webfiltering. Hardware KOMPONENTE Prozessor Arbeitsspeicher Physischer Speicher ANFORDERUNGEN Prozessor mit 1 GHz oder mehr Mindestens: 512 MB RAM Empfohlen: 2 GB RAM Für die Installation von sind 20 MB physischer Speicherplatz erforderlich. 8.2.3 Aktivieren und Deaktivieren der manuellen Archivierung Die manuelle Archivierungsmethode muss aktiviert werden, damit der Archive Assistant funktionsfähig ist. So aktivieren und deaktivieren Sie die manuelle Archivierung: GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 246

1. Melden Sie sich mit Administratorrechten bei GFI Archiver an. 2. Wählen Sie auf der Seite Konfiguration die Option Archivierungsmethode. 3. Klicken Sie auf Archivierungsmethode konfigurieren. Screenshot 88: Aktivieren und Deaktivieren der manuellen Archivierung 4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Manuelle Archivierung, um die Funktion zu aktivieren. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Manuelle Archivierung, um die Funktion zu deaktivieren. 5. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen. 8.2.4 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte Archive Assistant Wenn sich Benutzer bei Archive Assistant anmelden, wird die Registerkarte GFI Archiver standardmäßig angezeigt und ist für alle Benutzer verfügbar. So schließen Sie Benutzer von der Ansicht der Registerkarte aus: GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 247

1. Öffnen Sie die Seite Client-Zugriff, und klicken Sie auf der Registerkarte Archive Assistant auf. 2. Wählen Sie die gewünschte Option, und klicken Sie auf Speichern. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION Nur Administratoren Alle Benutzer und Administratoren Die Registerkarte Archive Assistant steht nur für Benutzer zur Verfügung, die mit Domänenadministratorrechten angemeldet sind. Die Registerkarte Archive Assistant steht allen Benutzern, unabhängig von ihren Anmelderechten, zur Verfügung. 8.2.5 Manuelles Installieren des Archive Assistant en 1. Öffnen Sie GFI Archiver. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Client-Zugriff. 3. Klicken Sie im Bereich Archivierungsassistent auf Archivierungsassistenten herunterladen. Die folgende Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen: mar_archiveassistant.exe. 4. Der Installationsassistent sollte jetzt automatisch starten. Klicken Sie auf Ausführen, und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten. 5. Wenn der Installationsassistent nicht automatisch startet, doppelklicken Sie auf die in Schritt 3 heruntergeladene Datei. Wenn die Archiv-Schaltflächen nun in Microsoft Outlook angezeigt werden, war die Installation erfolgreich. 8.2.6 Installieren des Archivierungsassistenten über GPO in Windows Server 2008 Die Softwareinstallation per Gruppenrichtlinien ist eine Methode, mit deren Hilfe Sie Anwendungen automatisch im gesamten Netzwerk installieren können. Zu installierende Software vorbereiten 1. Laden Sie das folgende Archive Assistant-MSI-Paket von http://go.gfi.com/?pageid=mar_ DownloadMSI11.0 herunter: mar_archiveassistant.msi 2. Speichern Sie die heruntergeladene Datei in einem freigegebenen Ordner in Ihrem Netzwerk, auf den alle Domänen Zugriff haben. 3. Suchen Sie die heruntergeladene Datei. Notieren Sie den Ordnerpfad für eine mögliche spätere Verwendung. 4. Klicken Sie auf Start > Verwaltung > Gruppenrichtlinienmanagement. 5. Erweitern Sie Gesamtstruktur > Domänen > Domänenname. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Domänennamen und wählen Sie die Option Ein GPO in dieser Domäne erstellen und hiermit verknüpfen... aus. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 248

6. Geben Sie einen Namen für das neue Gruppenrichtlinienobjekt (Group Policy Object, GPO) ein. Beispiel: Archive Assistant. Klicken Sie auf OK. 7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neu erstellte verknüpfte GPO, und wählen Sie Bearbeiten. 8. Erweitern Sie im Fenster Gruppenrichtlinienmanagement-Editor Benutzerkonfiguration > Richtlinien > Softwareeinstellungen > Softwareinstallation. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Softwareinstallation > Neu > Paket, um das GPO so zu konfigurieren, dass es bei der Anmeldung installiert wird. 9. Geben Sie den Netzwerkpfad des freigegebenen Ordners ein, der das Archive Assistant-MSI-Paket enthält. Klicken Sie auf OK. Die Auswahl des Speicherorts der MSI-Datei muss über Netzwerkumgebung erfolgen, damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI Archiver nicht den lokalen, sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält. 10. Wählen Sie im Popup Software bereitstellen Zugewiesen aus, und klicken Sie aufok. 11. Das neue Paket wird dann unter Softwareinstallation hinzugefügt. ADM-Datei konfigurieren Verwenden Sie eine administrative Vorlagendatei (ADM), um die erforderlichen Registrierungseinstellungen für das GFI Archiver-Add-On für die Kommunikation mit dem GFI Archiver- Server einzurichten und zu verwalten. So fügen Sie eine ADM-Vorlage hinzu: 1. Klicken Sie auf Start > Verwaltung > Gruppenrichtlinienmanagement. 2. Erweitern Sie Gesamtstruktur > Domänen > Domänenname. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Archive Assistant, und wählen Sie die Option Bearbeiten aus. 3. Erweitern Sie im Fenster Gruppenrichtlinienmanagement-Editor Benutzerkonfiguration > Richtlinien > Softwareeinstellungen > Softwareinstallation. 4. Doppelklicken Sie auf das Dateipaket, um das Eigenschaftenfenster zu öffnen. 5. Wählen Sie in der Registerkarte Bereitstellung die Option Diese Anwendung bei der Anmeldung installieren aus. 6. Klicken Sie auf Übernehmen und OK, um das Fenster zu schließen. 7. Erweitern Sie im Fenster Gruppenrichtlinienmanagement die Optionen Gesamtstruktur > Domänen > Domänenname > Archive Assistant. 8. Klicken Sie im Sicherheitsfilterungs-Bereich auf Hinzufügen. 9. Fügen Sie in Benutzer, Computer oder Gruppe auswählen den Eintrag Domänenbenutzer hinzu, und klicken Sie auf OK. 10. Erweitern Sie im Gruppenrichtlinienmanagement den Pfad Gesamtstruktur > Domänen > Gruppenrichtlinienobjekte. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Archive Assistant, und klicken Sie anschließend auf Bearbeiten. 11. Erweitern Sie im Gruppenrichtlinienverwaltungs-Editor die Optionen Archive Assistant > Benutzerkonfiguration > Richtlinien > Administrative Vorlagen. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 249

12. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen... aus. 13. Klicken Sie auf Hinzufügen. Öffnen Sie den GFI Archiver-Installationsordner (Standardpfad: C:\Program Files\GFI\Archiver), und öffnen Sie darin den Ordner Client Tools. 14. Suchen Sie nach gfiapps.adm, und klicken Sie auf Öffnen, um die Vorlage hinzuzufügen. Klicken Sie auf Schließen. GFI Archiver-Serverstandort konfigurieren 1. Erweitern Sie im Gruppenrichtlinienverwaltungs-Editor die Optionen File Archive Assistant > Benutzerkonfiguration > Richtlinien > Administrative Vorlagen > Klassische administrative Vorlagen (ADM) > GFI Applications. 2. Doppelklicken Sie auf GFI Archiver-Serverstandort. 3. Wählen Sie das Optionsfeld Aktiviert. 4. Geben Sie in das Feld Server-URL die URL von GFI Archiver ein (z. B.: https://192.168.7.125/archiver). Klicken Sie auf Übernehmen und OK, um das Fenster zu schließen. 5. Die Einrichtung sollte damit abgeschlossen sein. Archive Assistant wird nach dem Neustart eines Clientcomputers installiert. Prüfen Sie nach der Installation, ob die Archive Assistant-Symbolleiste in Microsoft Outlook angezeigt wird. Informationen zur Verwendung von Archive Assistant finden Sie im Handbuch zu Archive Assistant unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloaddocumentation 8.2.7 Konfigurieren von Archive Assistant Nachdem Archive Assistant installiert wurde, kann das Add-In bereits mit den Standardeinstellungen ausgeführt werden. Sie können jedoch verschiedene Einstellungen an die Bedürfnisse des Benutzers anpassen. So ändern Sie die Standardeinstellungen: 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste von Microsoft Outlook auf Archivierungsassistent. 3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 250

Screenshot 89: Archive Assistant Konfigurationseinstellungen für. 4. Klicken Sie auf die Registerkarte Verbindung. 5. Legen Sie im Bereich Authentifizierung eine oder beide Authentifizierungsmethoden fest: OPTION Windows-Authentifizierung Benutzerdefinierte Authentifizierung Archive Assistant verwendet Ihre Windows -Anmeldeinformationen für die Verbindungsherstellung mit dem GFI Archiver-Server. Diese Methode wird verwendet, wenn Sie in einer Intranet-Umgebung arbeiten und mit derselben Active Directory -Domäne verbunden sind wie der GFI Archiver-Server. Wählen Sie diese Authentifizierungsmethode aus, wenn Sie von einem Remote- Standort außerhalb des Unternehmensnetzwerks eine Verbindung mit GFI Archiver herstellen möchten. Der Benutzername und das Kennwort, die Sie hier angeben, werden auf dem GFI Archiver-Server authentifiziert. WICHTIG Wenn die Formularauthentifizierung auf dem Server konfiguriert ist, erfordert die Archive Assistant eine benutzerdefinierte Authentifizierung. 6. Wählen Sie im Bereich Dienstadresse für GFI Archiver aus den folgenden Optionen aus: GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 251

OPTION Standard Benutzerdefiniert SSL-Richtlinienfehler ignorieren Dieses Feld enthält die Serveradresse, wenn Archive Assistant über Gruppenrichtlinienobjekte (GPO) installiert wird und Ihr Systemadministrator die Serveradresse bereitgestellt hat. Ist das Feld leer, so erhalten Sie eine Fehlermeldung, sobald Sie versuchen, eine E-Mail zu archivieren. Geben Sie manuell die Adresse an, unter der GFI Archiver installiert ist. Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Sie ermöglicht die Verbindungsherstellung zwischen Archive Assistant und GFI Archiver, wobei SSL-Richtlinienfehler bei der Überprüfung des Remote-Zertifikats von GFI Archiver zur Authentifizierung ignoriert werden. Auf diese Weise können Benutzer eine SSL-Verbindung mit dem GFI Archiver-Server herstellen, auch wenn der Server ein selbstsigniertes, abgelaufenes, zurückgezogenes, kompromittiertes oder anderweitig ungültiges Zertifikat verwendet. WICHTIG Die Option Dienstadresse für GFI Archiver ist immer auf Standard eingestellt, auch wenn Archive Assistant manuell installiert wird. Falls das Feld leer ist, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Fragen Sie den Systemadministrator nach der Serveradresse. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefiniert, und geben Sie die erhaltene Adresse im Adressfeld ein. 7. Klicken Sie auf die Registerkarte Manuelle Archivierung. Konfigurieren Sie unter Allgemein die folgenden Optionen für Archivierungsvorgänge: OPTION Vorgang bei behebbarem Fehler wiederholen Dialog nach Fertigstellung schließen Bei Auswahl versucht Archive Assistant automatisch, die ausgewählte E-Mail zu archivieren, wenn ein Problem erkannt und behoben wurde. Wählen Sie diese Option, um das Dialogfeld Archivierungsfortschritt automatisch nach der Archivierung der ausgewählten E-Mail zu schließen. 8. Klicken Sie auf die Registerkarte Optionen löschen. 9. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen für E-Mail-Nachrichten und Kalenderelemente in Microsoft Outlook: OPTION Archivierte Nachrichten nicht löschen Archivierte Nachrichten sofort dauerhaft löschen Archivierte Nachrichten dauerhaft löschen nach XX Tagen Wählen Sie diese Option aus, um das Löschen von E-Mails oder Kalenderelementen nach deren Archivierung zu verhindern. Wenn Sie diese Option auswählen, werden die E-Mails oder Kalenderelemente gelöscht, sobald sie archiviert wurden. Geben Sie an, für wie viele Tage eine lokale Kopie der archivierten Nachrichten oder Kalenderelemente gespeichert werden soll (standardmäßig 30 Tage). GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 252

OPTION Löschrichtlinie für bereits archivierte Nachrichten jetzt ausführen Ist diese Option aktiviert, wird die ausgewählte Aufbewahrungsmethode auf alle alten E- Mails oder Kalenderelemente angewandt, die archiviert, aber noch nicht gelöscht wurden. Ist diese Option nicht aktiviert, gilt das Löschen nur für E-Mails/Kalenderelemente, die ab diesem Zeitpunkt archiviert werden. Diese Einstellungen gelten nicht für E-Mails und Kalenderelemente im Archivspeicher von GFI Archiver und sind nicht von den in GFI Archiver konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien betroffen. 10. Klicken Sie auf OK. 8.3 Installieren von File Archive Assistant Mit File Archive Assistant können Benutzer Dateien aktivieren, z. B. Dokumente oder Bilder. Dies kann manuell von einem beliebigen Speicherort auf dem Computer oder automatisch durch Ablegen der zu archivierenden Dateien in einem mit GFI Archiver synchronisierten Ordner erfolgen. File Archive Assistant kann manuell oder über Gruppenrichtlinienobjekte (GPO) in Active Directory installiert werden. WICHTIG Die Archivierung von Elementen über File Archive Assistant erfolgt ungeachtet der in der regelbasierten Archivierung festgelegten Regeln. Die Installation von File Archive Assistant erfordert folgende Schritte: SCHRITT Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 File Archive Assistant herunterladen File Archive Assistant auf den Clientcomputern installieren Rollen und Berechtigungen für die Dateiarchivierung konfigurieren File Archive Assistant konfigurieren Standardeinstellungen für File Archive Assistant konfigurieren 8.3.1 Systemanforderungen Outlook Connector Archive AssistantFile Archive Assistant Software WICHTIG Der Computer, auf dem bereitgestellt wird, muss eine Verbindung mit dem GFI Archiver-Server herstellen können. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 253

SOFTWARE Unterstützte Betriebssysteme Windows 8 und 8.1 Windows 7 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Server 2012 Weitere erforderliche Komponenten Windows Server 2012 R2 HTTP-Port 80 (oder HTTPS-Standard-Port 443 für sichere Verbindungen) wird für die Verbindung mit GFI Archiver verwendet. Microsoft.NET Framework 4.0 oder 4.5 Client Profile Wenn ein Webfilter verwendet wird, muss dieser so konfiguriert werden, dass alle HTTP-Anforderungen zwischen dem GFI Archiver-Server und dem Archive Assistant/File Archive Assistant zugelassen werden. Stellen Sie sicher, dass die IP-Adresse, der NETBIOS-Name und der DNS-Name des GFI Archiver-Servers nicht vom Webfilter blockiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=mar_webfiltering. Hardware KOMPONENTE Prozessor Arbeitsspeicher Physischer Speicher ANFORDERUNGEN Prozessor mit 1 GHz oder mehr Mindestens: 512 MB RAM Empfohlen: 2 GB RAM Für die Installation von sind 20 MB physischer Speicherplatz erforderlich. 8.3.2 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte File Archive Assistant Wenn sich Benutzer bei File Archive Assistant anmelden, wird die Registerkarte GFI Archiver standardmäßig angezeigt und ist für alle Benutzer verfügbar. So schließen Sie Benutzer von der Ansicht der Registerkarte aus: 1. Öffnen Sie die Seite Client-Zugriff, und klicken Sie auf der Registerkarte File Archive Assistant auf. 2. Wählen Sie die gewünschte Option, und klicken Sie auf Speichern. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION Nur Administratoren Alle Benutzer und Administratoren Die Registerkarte File Archive Assistant steht nur für Benutzer zur Verfügung, die mit Domänenadministratorrechten angemeldet sind. Die Registerkarte File Archive Assistant steht allen Benutzern, unabhängig von ihren Anmelderechten, zur Verfügung. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 254

8.4 Konfigurieren der Standardeinstellungen für File Archive Assistant File Archive Assistant ist ein kleiner Client-seitiger Agent, mit dessen Hilfe Benutzer Dateien an einem beliebigen Speicherort auf ihrem Computer manuell archivieren können. Benutzer können auch synchronisierte Ordner einrichten, aus denen GFI Archiver automatisch Dateien archivieren kann. Konfigurieren Sie die Standardeinstellungen für File Archive Assistant, damit in Ihrem Netzwerk installierte File Archive Assistant-Clients die Konfigurationseinstellungen erben können. In der Zusammenfassung der Standardeinstellungen für File Archive Assistant unter Konfiguration > File Archive Assistant werden die aktuell konfigurierten Einstellungen aufgelistet. So konfigurieren oder aktualisieren Sie die Standardeinstellungen für File Archive Assistant: 1. Öffnen Sie in GFI Archiver Konfiguration > File Archive Assistant. 2. Klicken Sie auf Standardeinstellungen für File Archive Assistant aktualisieren. 3. Konfigurieren Sie die folgenden Details: OPTION Abfrageintervall Standardmäßig synchronisierte Ordner aktivieren Pfad zum standardmäßigen Zielpostfach Maximale Dateigröße Erweiterungen einschließen/ausschließen Definieren Sie das Intervall in Minuten, in dem GFI Archiver synchronisierte Ordner auf Clientcomputern abfragt, um zu archivierende Dateien abzurufen. Wenn aktiviert, wird der im Feld Standardmäßig synchronisierte Ordner angegebene Ordner an alle Clientcomputer weitergegeben, auf denen File Archive Assistant installiert ist. Wenn der Ordner auf dem Clientcomputer nicht vorhanden ist, wird er automatisch erstellt. Jede in diesem Ordner abgelegte Datei wird mit GFI Archiver synchronisiert. Mit dieser Funktion soll der Konfigurationsprozess für File Archive Assistant automatisiert werden. Der im Feld Pfad zum standardmäßigen Zielpostfach festgelegte Pfad bestimmt die Struktur, die die Benutzer auf der Registerkarte Archiv der GFI Archiver-Weboberfläche sehen. Der Standardordnername lautet Sync Files. Legt die maximale Größe für die zu archivierenden Dateien fest. Dateien, die die Maximalgröße überschreiten, werden nicht archiviert. Über dieses Feld können Sie die vorhandene Liste von Dateitypen verwalten. 8.4.1 Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen für die Dateiarchivierung So konfigurieren Sie die erforderlichen Rollen und Berechtigungen für die Dateiarchivierung: 1. Melden Sie sich mit Administratorrechten bei GFI Archiver an. 2. Wählen Sie auf der Seite Konfiguration die Option Rollen und Berechtigungen. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 255

3. Wählen Sie aus der zur Verfügung stehenden Liste eine Rolle für Ihre konfigurierten Benutzer aus, und klicken Sie auf Rolle konfigurieren. Oder erstellen Sie eine neue Rolle, indem Sie auf Neue Rolle hinzufügen klicken. 4. Stellen Sie sicher, dass für die ausgewählte Rolle die Berechtigung File Archive Assistant Archivierung gewährt wurde. 5. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen. 8.4.2 Herunterladen von File Archive Assistant File Archive Assistant kann in GFI Archiver als eine ausführbare Datei heruntergeladen werden: 1. Melden Sie sich auf dem Computer, auf dem Sie File Archive Assistant installieren möchten, über die Weboberfläche bei GFI Archiver an. 2. Öffnen Sie Client-Zugriff > File Archive Assistant. 3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: OPTION 32-Bit-Version herunterladen 64-Bit-Version herunterladen 4. Wählen Sie Ausführen, um den Installationsassistenten sofort zu starten, oder wählen Sie Speichern, um die Installationsdatei an einen Speicherplatz Ihrer Wahl herunterzuladen. Doppelklicken Sie anschließend auf die heruntergeladene Datei, um sie auszuführen. 5. Folgen Sie dem Installationsassistenten, um die Installation abzuschließen. Siehe auch: Konfigurieren von File Archive Assistant Verwenden einer ADM-Vorlage Administrative Vorlagendateien (ADM) erleichtern die zentrale Verwaltung von Computern und Benutzern in einer Active Directory-Umgebung. Verwenden Sie eine ADM-Vorlage, um die erforderlichen Registrierungseinstellungen für das GFI Archiver-Add-On einzurichten und zu verwalten, so dass eine Kommunikation mit dem GFI Archiver-Server möglich ist. So fügen Sie eine Administratorvorlage hinzu: a. Geben Sie auf der Befehlszeile mmc.exe ein. b. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Microsoft Management Console zu starten. c. Wählen Sie Datei > Snap-In hinzufügen/entfernen aus, und klicken Sie auf Hinzufügen... d. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienobjekt-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. e. Klicken Sie auf Durchsuchen..., und wählen Sie die zu bearbeitende Domänenrichtlinie aus. f. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK. g. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Dialogfeld Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 256

h. Wählen Sie Konsolenstamm ><Domänenrichtlinie>> Benutzerkonfiguration, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen... aus. i. Klicken Sie auf Hinzufügen, und suchen Sie nach der Datei gfiapps_de.adm, die sich im Verzeichnis <Program Files\GFI\Archiver\Client Tools>, und klicken Sie auf Öffnen. j. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 8.4.3 Herunterladen des File Archive Assistant-MSI-Pakets Der File Archive Assistant steht als MSI-Paket zum Download bereit unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloadmsi11.0. Die Datei kann dann dazu verwendet werden, File Archive Assistant über Gruppenrichtlinienobjekte zu installieren. Speichern Sie das heruntergeladene File Archive Assistant-MSI-Paket in einem freigegebenen Ordner in Ihrem Netzwerk. Stellen Sie sicher, dass der freigegebene Ordner über Lesezugriffeigenschaften verfügt. Notieren Sie den Ordnerpfad für eine mögliche spätere Verwendung. 8.4.4 Installieren von File Archive Assistant über GPO in Windows Server 2008 Die Softwareinstallation über Gruppenrichtlinien ist eine Methode, mit der Sie Anwendungen automatisch in Ihrem gesamten Netzwerk installieren können. Zu installierende Software vorbereiten 1. Laden Sie eines der folgenden File Archive Assistant-MSI-Pakete herunter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloadmsi11.0: MAR_FileArchiveAssistant_32bit.msi (Installationsprogramm nur für Microsoft Windows- 32-Bit-Computer) MAR_FileArchiveAssistant_64bit.msi (Installationsprogramm nur für Microsoft Windows- 64-Bit-Computer) Stellen Sie sicher, dass bei der Implementierung der 32-Bit-Version von File Archive Assistant die verwendete Domänenrichtlinie nur Computer mit einer 32-Bit-Version von Microsoft Windows enthält. Analog dazu gilt, dass bei der Implementierung der 64-Bit-Version von File Archive Assistant die verwendete Domänenrichtlinie nur Computer mit einer 64-Bit-Version von Microsoft Windows enthalten darf. 2. Speichern Sie die heruntergeladene Datei in einem freigegebenen Ordner in Ihrem Netzwerk, auf den alle Domänen Zugriff haben. 3. Suchen Sie die heruntergeladene Datei. Notieren Sie den Ordnerpfad für eine mögliche spätere Verwendung. 4. Klicken Sie auf Start > Verwaltung > Gruppenrichtlinienmanagement. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 257

5. Erweitern Sie Gesamtstruktur > Domänen > Domänenname. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Domänennamen und wählen Sie die Option Ein GPO in dieser Domäne erstellen und hiermit verknüpfen... aus. 6. Geben Sie einen Namen für das neue Gruppenrichtlinienobjekt (Group Policy Object, GPO) ein. Beispiel: File Archive Assistant. Klicken Sie auf OK. 7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neu erstellte verknüpfte GPO, und wählen Sie Bearbeiten. 8. Erweitern Sie im Fenster Gruppenrichtlinienmanagement-Editor Benutzerkonfiguration > Richtlinien > Softwareeinstellungen > Softwareinstallation. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Softwareinstallation > Neu > Paket, um das GPO so zu konfigurieren, dass es bei der Anmeldung installiert wird. 9. Geben Sie den Netzwerkpfad des freigegebenen Ordners ein, der das File Archive Assistant-MSI- Paket enthält. Klicken Sie auf OK. Die Auswahl des Speicherorts der MSI-Datei muss über Netzwerkumgebung erfolgen, damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI Archiver nicht den lokalen, sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält. 10. Wählen Sie im Popup Software bereitstellen Zugewiesen aus, und klicken Sie aufok. 11. Das neue Paket wird dann unter Softwareinstallation hinzugefügt. ADM-Datei konfigurieren Verwenden Sie eine administrative Vorlagendatei (ADM), um die erforderlichen Registrierungseinstellungen für das GFI Archiver-Add-On einzurichten und zu verwalten, so dass eine Kommunikation mit dem GFI Archiver-Server möglich ist. So fügen Sie eine ADM-Vorlage hinzu: 1. Klicken Sie auf Start > Verwaltung > Gruppenrichtlinienmanagement. 2. Erweitern Sie Gesamtstruktur > Domänen > Domänenname. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf File Archive Assistant, und wählen Sie Bearbeiten aus. 3. Erweitern Sie im Fenster Gruppenrichtlinienmanagement-Editor Benutzerkonfiguration > Richtlinien > Softwareeinstellungen > Softwareinstallation. 4. Doppelklicken Sie auf das Dateipaket, um das Eigenschaftenfenster zu öffnen. 5. Wählen Sie in der Registerkarte Bereitstellung die Option Diese Anwendung bei der Anmeldung installieren aus. 6. Klicken Sie auf Übernehmen und OK, um das Fenster zu schließen. 7. Erweitern Sie im Fenster Gruppenrichtlinienmanagement den Pfad Gesamtstruktur > Domänen > Domänenname > File Archive Assistant. 8. Klicken Sie im Sicherheitsfilterungs-Bereich auf Hinzufügen. 9. Fügen Sie in Benutzer, Computer oder Gruppe auswählen den Eintrag Domänenbenutzer hinzu, und klicken Sie auf OK. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 258

10. Erweitern Sie im Gruppenrichtlinienmanagement den Pfad Gesamtstruktur > Domänen > Gruppenrichtlinienobjekte. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf File Archive Assistant, und klicken Sie anschließend auf Bearbeiten. 11. Erweitern Sie im Gruppenrichtlinienmanagement-Editor den Pfad File Archive Assistant > Benutzerkonfiguration > Richtlinien > Administrative Vorlagen. 12. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen... aus. 13. Klicken Sie auf Hinzufügen. Öffnen Sie den GFI Archiver-Installationsordner (Standardpfad: C:\Program Files\GFI\Archiver), und öffnen Sie darin den Ordner Client Tools. 14. Suchen Sie nach gfiapps.adm, und klicken Sie auf Öffnen, um die Vorlage hinzuzufügen. Klicken Sie auf Schließen. GFI Archiver-Serverstandort konfigurieren 1. Erweitern Sie im Gruppenrichtlinienmanagement-Editor den Pfad File Archive Assistant > Benutzerkonfiguration > Richtlinien > Administrative Vorlagen > Klassische administrative Vorlage (ADM) > GFI-Anwendungen. 2. Doppelklicken Sie auf GFI Archiver-Serverstandort. 3. Wählen Sie das Optionsfeld Aktiviert. 4. Geben Sie in das Feld Server-URL die URL von GFI Archiver ein (z. B.: https://192.168.7.125/archiver). Klicken Sie auf Übernehmen und OK, um das Fenster zu schließen. 5. Die Einrichtung sollte damit abgeschlossen sein. File Archive Assistant wird nach dem Neustart eines Clientcomputers installiert. 8.4.5 Konfigurieren von File Archive Assistant File Archive Assistant kann manuell oder vom Systemadministrator mithilfe von Gruppenrichtlinienobjekten (GPO) installiert werden. Bei beiden Installationsarten muss die URL des GFI Archiver-Servers konfiguriert werden. Dies ist die von File Archive Assistant für die Verbindung mit GFI Archiver verwendete Adresse. Sie sollten in der Lage sein, File Archive Assistant zu verwenden, wenn Sie sich bei Ihrem Computer anmelden. Wenn die Authentifizierung trotzdem fehlschlägt, können Sie die Verbindungseinstellungen ändern, die File Archive Assistant die Kommunikation mit dem GFI Archiver-Server ermöglichen. So konfigurieren Sie File Archive Assistant manuell: 1. Klicken Sie in der Microsoft Windows-Desktopsymbolleiste Ihres Computers mit der rechten Maustaste auf das File Archive Assistant-Symbol. 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Verbindung Folgendes: OPTION Windows-Authentifizierung File Archive Assistant verwendet Ihre Windows-Anmeldeinformationen für die Verbindungsherstellung mit dem GFI Archiver-Server. Diese Methode wird verwendet, wenn Sie in einer Intranet-Umgebung arbeiten und mit derselben Active Directory - Domäne verbunden sind wie der GFI Archiver-Server. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 259

OPTION Benutzerdefinierte Authentifizierung Serveradresse für GFI Archiver SSL-Richtlinienfehler ignorieren Wählen Sie diese Authentifizierungsmethode aus, wenn Sie von einem Remote-Standort außerhalb des Unternehmensnetzwerks eine Verbindung mit GFI Archiver herstellen möchten. Der Benutzername und das Kennwort, das Sie hier angeben, werden auf dem GFI Archiver-Server authentifiziert. Geben Sie die Serveradresse an, unter der GFI Archiver installiert ist. Wenn File Archive Assistant über Gruppenrichtlinienobjekte (GPO) installiert wird, wird die Serveradresse automatisch in das Feld für den Standardwert eingetragen. Ist das Feld mit der Serveradresse leer, so erhalten Sie eine Fehlermeldung, sobald Sie versuchen, eine E-Mail zu archivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, ignoriert File Archive Assistant Sicherheitszertifikatfehler beim Versuch, eine Verbindung zum GFI Archiver-Server herzustellen. Auf diese Weise können Benutzer eine SSL-Verbindung mit dem GFI Archiver-Server herstellen, auch wenn der Server ein selbstsigniertes, abgelaufenes, zurückgezogenes, kompromittiertes oder anderweitig ungültiges Zertifikat verwendet. Ein Benutzer kann sowohl die Windows-Authentifizierung als auch die benutzerdefinierte Authentifizierungsmethode verwenden, vorausgesetzt die in das Feld Benutzerdefinierte Authentifizierung eingegebenen Benutzeranmeldeinformationen gehören demselben Benutzer, der auch am Computer angemeldet ist. Die Anwendung versucht standardmäßig, die Windows- Authentifizierung zu verwenden. Schlägt dies fehl, versucht sie die Einstellungen für die benutzerdefinierte Authentifizierung zu verwenden. WICHTIG Wenn Sie bei Windows angemeldet sind und die Anmeldeinformationen eines anderen Benutzers für die benutzerdefinierte Authentifizierung eingeben, wird der gesamte Aktivitätsverlauf gelöscht und Ihr synchronisierter Ordner deaktiviert. Für den neuen Benutzer müssen neue synchronisierte Ordner erstellt werden (Ein standardmäßig synchronisierter Ordner wird automatisch erstellt, wenn diese Funktion in GFI Archiver konfiguriert ist). 3. Klicken Sie auf Übernehmen. 4. Klicken Sie auf OK. 8.5 Installieren der GFI Archiver-App für Windows 8/RT Mit der GFI Archiver Touch App können Benutzer aus Windows 8 oder Windows RT eine Verbindung zu ihrem Archiv herstellen. Sie können den GFI Archiver-Archivspeicher durchsuchen und auf archivierte E-Mails, Dateien, Faxe und SMS zugreifen. Die GFI Archiver Touch App kann unter folgender URL-Adresse heruntergeladen werden: http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloadapp. 8.5.1 Systemanforderungen OPTION Unterstützte Prozessoren x86, x64, ARM GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 260

OPTION Unterstützte Betriebssysteme Sonstige Microsoft Windows 8, 8.1 oder RT HTTP-Verbindung zum GFI Archiver-Server 8.5.2 Konfigurieren der GFI Archiver Touch App Nachdem Sie die GFI Archiver Touch App heruntergeladen haben, müssen Sie die Verbindungseinstellungen konfigurieren, damit die App Daten vom GFI Archiver-Server herunterladen kann. 1. Öffnen Sie die GFI Archiver Touch App. 2. Geben Sie die folgenden Informationen ein: GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 261

OPTION Host URL Username/Email Address Geben Sie den Namen des Servers ein, auf dem GFI Archiver installiert ist. Geben Sie die Adresse für GFI Archiver im Format http://[servername]/archiver ein. Geben Sie den Benutzernamen ein, den Sie für den Zugriff auf die GFI Archiver-Benutzeroberfläche verwenden. Alternativ können Sie auch Ihre E-Mail-Adresse eingeben. Kennwort Geben Sie das mit Ihrem GFI Archiver-Benutzernamen oder der E- Mail-Adresse verknüpfte Kennwort ein. Domain Number of Search Results Live Tile Enabled Geben Sie die Active Directory-Domänenadresse ein, unter der GFI Archiver installiert ist. Geben Sie die Anzahl der Ergebnisse ein, die die GFI Archiver Touch App anzeigen soll. Aktivieren Sie diese Option, damit dynamische Daten in der GFI Archiver Touch App-Kachel auf dem Desktop angezeigt werden. 3. (Optional) Wenn Sie die zuvor eingegebenen Daten löschen müssen, klicken Sie auf Reset. 4. Klicken Sie auf Save Settings, um fortzufahren. 8.6 Konfigurieren des IMAP-Clientzugriffs für GFI Archiver GFI Archiver unterstützt eine Reihe von E-Mail-Clients, die IMAP verwenden, um archivierte E-Mails von den Archivspeichern zum E-Mail-Client zu übertragen. Mit einem der folgenden unterstützten E- Mail-Clients können Benutzer ihre archivierten E-Mails aufrufen: E-Mail-Anwendung unter Android Apple Mail E-Mail-Anwendung unter ios5 Microsoft Outlook 2003 Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 Microsoft Outlook 2011 für Mac Mozilla Thunderbird Windows Live Mail Das Internet Message Access Protocol (IMAP) ist ein Internetprotokoll zum Abruf von E-Mail- Nachrichten. Wenn IMAP erstmalig aktiviert wird, könnte die E-Mail-Client-Synchronisierung mit GFI Archiver verzögert sein, um archivierte E-Mails abzurufen. Anzeigen gemeinsamer Postfächer GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 262

Als Benutzer mit Zugriff auf Postfächer anderer Benutzer können Sie Ihr IMAP-Konto verwenden, um die gemeinsamen Postfächer anzuzeigen. Dazu müssen Sie für jedes gemeinsame Postfach ein neues Konto konfigurieren. Folgen Sie dabei den Anweisungen zum Erstellen eines neuen IMAP-Kontos im jeweiligen E-Mail-Client, und verwenden Sie für Ihren Benutzernamen das folgende Format: <Ihre E-Mail-Adresse> <E-Mail-Adresse des Benutzers> mit Ihrem Kennwort. Funktionen Ordner löschen, Ordner umbenennen und E-Mail löschen GFI Archiver 2014 und spätere Versionen bieten Funktionen zum Löschen und Umbenennen von Ordnern und zum Löschen von E-Mails, wenn eine Verbindung mit einem unterstützen Client über IMAP erfolgt. WICHTIG Bevor Sie die Verwendung von IMAP in den E-Mail-Clients konfigurieren können, müssen Sie den IMAP- Server konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des IMAP-Servers (Seite 205). 8.6.1 Konfigurieren von IMAP für Apple Mail 3.0 Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP für Apple Mail 3.0 zu konfigurieren: Für die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich. 1. Klicken Sie auf Mail > Einstellungen 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Accounts auf das Pluszeichen (+), um ein neues Konto hinzuzufügen. 3. Geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION Vollständiger Name: E-Mail-Adresse: Kennwort: WERT [Ihr Name] [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] 4. Klicken Sie auf Fortfahren. 5. Geben Sie unter Server für eintreffende Mails die folgenden Informationen ein: OPTION Servertyp: Beschreibung Server für eintreffende E-Mails: Benutzername: Kennwort: WERT Wählen Sie IMAP aus. Geben Sie die Account-Beschreibung ein. [IMAP-Servername] [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] 6. Klicken Sie auf Fortfahren, um den Bildschirm Sicherheit für eintreffende E-Mails anzuzeigen. 7. Wählen Sie SSL verwenden aus, um eine verschlüsselte Verbindung mit GFI Archiver zu verwenden. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 263

Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. 8. Geben Sie unter Server für ausgehende E-Mails die folgenden Informationen ein: OPTION Server für ausgehende E-Mails: Identifizierung verwenden: Benutzername: Kennwort: WERT [SMTP-Servername] ausgewählt [Benutzername] [Ihr Kennwort] 9. Klicken Sie auf Fortfahren. 10. Prüfen Sie die Informationen auf dem Bildschirm Account-Zusammenfassung, und klicken Sie auf Erstellen. 11. Wählen Sie den Account aus, den Sie soeben erstellt haben. 12. Geben Sie auf der Registerkarte Erweitert die folgenden Informationen ein: OPTION Port SSL verwenden WERT Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Wählen Sie aus, dass eine verschlüsselte Verbindung mit GFI Archiver verwendet werden soll. 8.6.2 Konfigurieren von IMAP unter ios5 Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP unter ios5 zu konfigurieren: Für die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich. 1. Tippen Sie auf Einstellungen, und wählen Sie Mail, Kontakte, Kalender aus. 2. Wählen Sie im Bereich Accounts die Option Account hinzufügen aus. 3. Wählen Sie aus der Liste die Option Andere aus. 4. Wählen Sie Mail-Account hinzufügen aus, und geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION Name: Adresse: Kennwort: Beschreibung: WERT [Ihr Name] [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] [Aussagekräftige Beschreibung] 5. Tippen Sie auf Weiter. Das Gerät stellt eine Verbindung mit dem Internet her und prüft Ihr Konto. 6. Wählen Sie IMAP aus, und geben Sie die folgenden Informationen ein: GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 264

SERVERDETAILS FÜR EINGEHENDE E-MAILS: Hostname: Benutzername: Kennwort: SERVERDETAILS FÜR AUSGEHENDE E-MAILS: Hostname: Benutzername: Kennwort: WERT [IMAP-Servername] [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] WERT [SMTP-Servername] [Benutzername] [Ihr Kennwort] Die Serverinformationen für ausgehende E-Mails erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. 7. Tippen Sie auf Weiter. Wenn Sie die Fehlermeldung erhalten, dass die Verbindung über SSL nicht möglich ist, tippen Sie auf Ja, und fahren Sie ohne SSL-Verbindung fort. Tippen Sie auf Sichern. SSL kann auch nach dem Speichern des neuen E-Mail-Kontos konfiguriert werden. Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. 8. Wählen Sie unter Mail, Kontakte, Kalender das E-Mail-Konto aus, dass Sie soeben im Bereich Accounts erstellt haben. 9. Tippen Sie auf den Kontonamen, und blättern Sie nach unten zum Bereich Erweitert. 10. Ändern Sie in den Einstellungen für eintreffende Mails den Server-Port auf die Standard- Portnummer 44143 oder die von Ihrem Systemadministrator angegebene Portnummer. 11. Aktivieren Sie die Option SSL verwenden. 12. Tippen Sie auf Weiter. Das Gerät prüft die eingegebenen Informationen. 8.6.3 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2003 1. Starten Sie Outlook. 2. Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten. 3. Klicken Sie unter E-Mail-Konten auf Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen, und klicken Sie anschließend auf Weiter. 4. Wählen Sie IMAP als Kontotyp aus, und klicken Sie anschließend auf Weiter. 5. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION Ihr Name: E-Mail-Adresse: WERT [Ihr Name] [Vollständige E-Mail-Adresse] 6. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein: GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 265

OPTION Posteingangsserver (IMAP): Postausgangsserver (SMTP): WERT [IMAP-Servername] [Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername] 7. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION Benutzername: Kennwort: WERT [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] 8. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION Posteingangsserver (IMAP): Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL) WERT Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Wählen Sie diese Option aus, um eine verschlüsselte Verbindung zu verwenden. Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. 9. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen. 8.6.4 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2007 1. Starten Sie Outlook. 2. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail-Setup auf E-Mail-Konten. 4. Klicken Sie auf Neu. 5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Konto automatisch einrichten die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren, und klicken Sie auf Weiter. 6. Aktivieren Sie Internet-E-Mail, und klicken Sie auf Weiter. 7. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION Ihr Name: E-Mail-Adresse: WERT [Ihr Name] [Vollständige E-Mail-Adresse] 8. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION Servertyp: Posteingangsserver: Postausgangsserver (SMTP): WERT IMAP [IMAP-Servername] [Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername] 9. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein: GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 266

OPTION Benutzername: Kennwort: WERT [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] 10. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION Posteingangsserver (IMAP): Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp: WERT Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Wählen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte Verschlüsselungsmethode aus. Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn als Verschlüsselungstyp KEINE ausgewählt wird, ist die Verbindung unverschlüsselt. 11. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen. 8.6.5 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2010 1. Starten Sie Outlook. 2. Klicken Sie im Menü Datei auf Informationen und anschließend auf Kontoeinstellungen. 3. Wählen Sie Kontoeinstellungen in der Liste aus. 4. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf Neu. 5. Aktivieren Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren, und klicken Sie auf Weiter. 6. Aktivieren Sie Internet-E-Mail, und klicken Sie auf Weiter. 7. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION Ihr Name: E-Mail-Adresse: WERT [Ihr Name] [Vollständige E-Mail-Adresse] 8. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION Servertyp: Posteingangsserver: Postausgangsserver (SMTP): WERT IMAP [IMAP-Servername] [Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername] 9. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein: GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 267

OPTION Benutzername: Kennwort: WERT [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] 10. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION Posteingangsserver (IMAP): Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp: WERT Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Wählen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte Verschlüsselungsmethode aus. Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn als Verschlüsselungstyp KEINE ausgewählt wird, ist die Verbindung unverschlüsselt. 11. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen. 8.6.6 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2013 1. Starten Sie Outlook. 2. Klicken Sie im Menü Datei auf Informationen und anschließend auf Kontoeinstellungen. 3. Wählen Sie Kontoeinstellungen in der Liste aus. 4. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf Neu. 5. Aktivieren Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren, und klicken Sie auf Weiter. 6. Aktivieren Sie Internet-E-Mail, und klicken Sie auf Weiter. 7. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION Ihr Name: E-Mail-Adresse: WERT [Ihr Name] [Vollständige E-Mail-Adresse] 8. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION Servertyp: Posteingangsserver: Postausgangsserver (SMTP): WERT IMAP [IMAP-Servername] [Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername] 9. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein: GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 268

OPTION Benutzername: Kennwort: WERT [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] 10. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION Posteingangsserver (IMAP): Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp: WERT Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Wählen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte Verschlüsselungsmethode aus. Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn als Verschlüsselungstyp KEINE ausgewählt wird, ist die Verbindung unverschlüsselt. 11. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen. 8.6.7 Konfigurieren von IMAP in Outlook 2011 für Mac Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP in Outlook 2011 für Mac zu konfigurieren: 1. Öffnen Sie Outlook 2011. 2. Wenn dies das erste Konto ist, dass Sie in Outlook erstellen, klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf Konto hinzufügen. Klicken Sie andernfalls auf Extras > Konten und anschließend in der Menüleiste auf +. 3. Klicken Sie auf E-Mail-Konto. 4. Geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION E-Mail-Adresse: Kennwort: Benutzername: Typ: Eingangsserver: Markieren Sie die Option Standardport außer Kraft setzen, und geben Sie folgende Portnummer ein: Für Verbindung SSL verwenden (empfohlen) WERT [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] [Vollständige E-Mail-Adresse] Wählen Sie IMAP aus. [IMAP-Servername] Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Wählen Sie aus, dass eine verschlüsselte Verbindung mit GFI Archiver verwendet werden soll. Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 269

OPTION Ausgangsserver: WERT [Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername] Deaktivieren Sie Automatisch konfigurieren. 5. Klicken Sie auf Konto hinzufügen. 6. Klicken Sie im Fenster Konten auf Weitere Optionen, und wählen Sie unter Authentifizierung die Option Eingangsserver verwenden - Info aus. 7. Klicken Sie auf Erweitert, und wählen Sie IMAP IDLE verwenden (wenn es vom Server unterstützt wird) aus, um über neue Nachrichten informiert zu werden. 8. Klicken Sie auf OK. 8.6.8 Konfigurieren von IMAP in Windows Live Mail 1. Öffnen Sie Windows Live Mail, und klicken Sie auf der Registerkarte Konten auf E-Mail. 2. Geben Sie auf dem Bildschirm E-Mail-Konten hinzufügen die folgenden Informationen ein: OPTION E-Mail-Adresse: Passwort: Servereinstellungen manuell konfigurieren: WERT [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] [Ausgewählt] 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Geben Sie auf dem Bildschirm Servereinstellungen konfigurieren die folgenden Informationen ein: OPTION Informationen zum Posteingangsserver: Servertyp: Serveradresse: Port: Erfordert eine sichere Verbindung (SSL): WERT [Portnummer] [IMAP-Servername] Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Wählen Sie aus, dass eine verschlüsselte Verbindung mit GFI Archiver verwendet werden soll. Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. Authentifizierung mit: Informationen zum Postausgangsserver: [Klartext] [Geben Sie die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellten Informationen ein] 5. Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen. 8.6.9 Konfigurieren von IMAP unter Android Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP auf Android-Geräten zu konfigurieren: GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 270

Für die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich. 1. Starten Sie den E-Mail-Client, und fügen Sie ein neues IMAP-Konto hinzu. 2. Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen für den Posteingangsserver: OPTION E-Mail-Adresse: Kennwort: WERT [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] 3. Geben Sie im Modus Manuelle Einrichtung die folgenden Informationen ein: OPTION Benutzername: Kennwort: IMAP-Server: Port: Sicherheitstyp: WERT [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] [IMAP-Servername] Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Wählen Sie den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Sicherheitstyp aus. Wenn Sie für den Sicherheitstyp die Option Ohne auswählen, wird die Verbindung zum IMAP-Server nicht verschlüsselt. 4. Nach Eingabe der IMAP-Konfigurationsparameter prüft das Gerät die Einstellungen für die eingehende Verbindung. 5. Geben Sie bei Aufforderung die Einstellungen für den Postausgangsserver ein, die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellt wurden. Das Gerät prüft die Einstellungen für die ausgehende Verbindung. Die Konfigurationsanweisungen können ja nach Android-Betriebssystemversion variieren. Weitere Informationen zur Einrichtung eines neuen IMAP-Kontos finden Sie im Benutzerhandbuch Ihres Geräts. 8.6.10 Konfigurieren von IMAP in Mozilla Thunderbird 10 Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP in Mozilla Thunderbird 10 zu konfigurieren: 1. Klicken Sie in Thunderbird auf Datei > Neu > E-Mail-Konto. 2. Geben Sie auf dem Bildschirm Konto einrichten die folgenden Informationen ein: OPTION Ihr Name: E-Mail-Adresse: Kennwort: WERT [Vor- und Nachname] [Vollständige E-Mail-Adresse] [Ihr Kennwort] 3. Klicken Sie auf Weiter. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 271

Klicken Sie auf Stopp, um die automatische Kontoeinrichtung abzubrechen, und klicken Sie auf Manuell bearbeiten. 4. Geben Sie unter Konto einrichten die folgenden Informationen ein: OPTION Posteingang-Server: Server-Adresse: Port: SSL: WERT Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option IMAP aus. [IMAP-Servername] [Verwenden Sie die Standardeinstellung] Wählen Sie den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Verschlüsselungstyp aus. Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. Authentifizierung: Postausgang-Server: [Normales Kennwort] [Geben Sie die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellten Informationen ein] 5. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen, und wählen Sie Server-Einstellungen aus. Geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION Port: Benutzername: WERT Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. [Vollständige E-Mail-Adresse] 6. Klicken Sie nach Prüfung der Kontoinformationen auf Konto erstellen. 7. Klicken Sie auf Abrufen, um E-Mails herunterzuladen. GFI Archiver 8 Konfigurieren des Client-Zugriffs 272

9 Verwenden des Import- und Export-Tools Mit GFI Archiver können Sie E-Mails und Kalenderelemente aus verschiedenen E-Mail-Datenbanken extrahieren und mithilfe des Import- und Export-Tools in die Archivspeicher importieren. Das Import- und Export-Tool wird nur für den Import historischer Kalenderelemente empfohlen. Für aktuelle Kalenderelemente ist die Verwendung des Archive Assistanten ratsam. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von E-Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI Archiver- Archivierungsassistenten (Seite 159). WICHTIG Wenn Microsoft Outlook auf dem Computer, auf dem das Tool ausgeführt wird, nicht erkannt wird, sind folgende Importoptionen deaktiviert: Aus.pst-Dateien importieren Die Option In PST herunterladen, wenn Sie Daten aus GFI Archiver exportieren auswählen. Mit GFI Archiver können Sie auch E-Mails aus Archivspeichern exportieren, beispielsweise um gelöschte E-Mails wiederherzustellen. Das Import- und Export-Tool kann E-Mails an folgende Ziele exportieren: an eine bestimmte E-Mail-Adresse in einen Ordner auf einem Datenträger im.eml- oder.msg-format in eine PST-Datei Zum Exportieren von Kalenderelementen müssen Sie die Option Als aktueller Benutzer anmelden (mithilfe von MAPI/Outlook) verwenden. 9.1 Importieren von E-Mails aus Microsoft Exchange-Postfächern GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 273

Mit dem Import- und Export-Tool können Sie E-Mails aus Microsoft Exchange-Postfächern extrahieren und in GFI Archiver-Archivspeicher importieren. E-Mails aus Microsoft Exchange-Postfächern werden in folgenden Schritten in GFI Archiver-Archivspeicher übertragen: 1. Das Import- und Export-Tool extrahiert E-Mails aus Microsoft Exchange-Postfächern. 2. Das Import- und Export-Tool konvertiert die E-Mails in das MIME-Format. 3. Der Import Service verarbeitet die extrahierten E-Mails gemäß ihrem jeweiligen Datum. 4. GFI Archiver speichert die E-Mails im entsprechenden Archivspeicher. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 274

9.1.1 Schritt 1: Importieren von E-Mails von einem Remote- Computer WICHTIG Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn Elemente aus einem Postfach auf einem Remote-Computer importiert werden. Wenn sich die zu importierenden E-Mails auf demselben Computer wie GFI Archiver befinden, fahren Sie mit Ausführen des GFI Archiver Import- und Export-Tools in diesem Handbuch fort. Mit GFI Archiver können Sie E-Mail-Postfächer extrahieren, die sich auf Remote-Computern befinden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wechseln Sie auf dem GFI Archiver Computer, auf dem installiert ist, in das Verzeichnis <GFI Archiver-Installationspfad>\MAIS\. 2. Geben Sie den Ordner Pickup (Abholordner) frei, um dem Remote-Computer, auf dem Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, vollen Lese- und Schreibzugriff zu erteilen. So geben Sie einen Ordner frei: Unter Windows Server 2003: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigabe und Sicherheit... aus. b. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen, um das Dialogfeld Berechtigungen zu öffnen. c. Klicken Sie auf Hinzufügen. d. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, bei dem das Tool ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Benutzerdaten zu bestätigen. e. Klicken Sie auf OK, um den Benutzer im Dialogfeld Berechtigungen hinzuzufügen. f. Wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen den hinzugefügten Benutzernamen aus, und aktivieren Sie für Vollzugriff das Kontrollkästchen Zulassen. g. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld Berechtigungen zu schließen. h. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld für die Freigabe der Ordnereigenschaften zu schließen. Unter Windows Server 2008: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigeben aus. b. Geben Sie die Anmeldeinformationen ein, unter denen Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Hinzufügen. c. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Berechtigungsebene neben dem hinzugefügten Benutzer die Option Mitbesitzer aus. d. Wählen Sie Freigeben aus, und klicken Sie auf Fertig. 3. Kehren Sie zu dem Pfad zurück, unter dem GFI Archiver installiert ist, und kopieren Sie den Ordner MarcImportExport. 4. Fügen Sie den Ordner auf dem Remote-Computer ein. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 275

5. Öffnen Sie ein Befehlszeilenfenster. 6. Navigieren Sie auf dem lokalen Computer zum Ordner MarcImportExport. 7. Führen Sie folgenden Befehl aus: <regsvr32 redemption.dll>. 8. Führen Sie die Datei MArcImportExport.exe aus. 9.1.2 Zugriffsberechtigungen für Microsoft Exchange-Postfächer Berechtigungen gewähren Beim Import aus dem Microsoft Exchange Postfach-Assistenten mit dem Import- und Export-Tool werden bei Ausführung auf dem Microsoft Exchange Server-Computer die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers verwendet. Um den Assistenten auf einem anderen Server als Microsoft Exchange 2003/2007/2010 auszuführen, geben Sie einen Benutzernamen und das Kennwort an. Dieses Konto benötigt Vollzugriff auf die Postfächer, von denen E-Mails extrahiert werden sollen ( Senden als - und Empfangen als -Berechtigungen). Nach dem Extrahieren der Postfächer wird empfohlen, diese Berechtigungen wieder zu entfernen. Siehe auch: Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2003-Servern Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2007 Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2007 SP1/SP2/SP3 Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2010 Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2013 Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange Server 2003 1. Öffnen Sie den Microsoft Exchange System-Manager. 2. Wechseln Sie zu Servers > [Servername] > [Speichergruppe], klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Postfachspeicher, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 3. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Berechtigungen übergeordneter Objekte. 5. Wählen Sie im Dialogfeld Sicherheit die Option Kopieren. 6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen und zu den Sicherheitseigenschaften für den Postfachspeicher zurückzukehren. 7. Wählen Sie auf der Registerkarte Sicherheit unter Gruppen- oder Benutzernamen die Option Administrator. 8. Aktivieren Sie in der Liste Berechtigungen die Kontrollkästchen Zulassen für Empfangen als und Senden als. 9. Wiederholen Sie die Schritte 7 und 8, um die Berechtigungen Empfangen als und Senden als für die folgenden Benutzergruppen zu aktivieren: GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 276

Domänenadministratoren Unternehmensadministratoren Microsoft Exchange-Domänenserver 10. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern. 11. Starten Sie den Informationsspeicher neu: a. Wählen Sie Start > Ausführen, geben Sie services.msc ein, und klicken Sie auf OK. b. Klicken Sie im Bereich Ergebnisse mit der rechten Maustaste auf den Dienst Microsoft Exchange-Informationsspeicher, und klicken Sie auf Neu starten. Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange Server 2007 1. Öffnen Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie im linken Bereich Empfängerkonfiguration. 3. Suchen Sie im rechten Bereich nach dem Namen des Benutzers, dem Sie die Berechtigungen gewähren möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Benutzernamen, und wählen Sie die Option Berechtigung 'Senden als' verwalten... aus. 4. Klicken Sie im Assistenten auf Hinzufügen. 5. Wählen Sie den Benutzernamen des Postfachbesitzers aus, von dem Sie E-Mail importieren möchten, und klicken Sie auf Verwalten. 6. Klicken Sie auf Fertig stellen. 7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste erneut auf den Benutzernamen, und wählen Sie die Option Berechtigung 'Vollzugriff' verwalten... aus. 8. Klicken Sie im Assistenten auf Hinzufügen. 9. Wählen Sie denselben Benutzernamen wie in Schritt 5 aus, und klicken Sie auf Verwalten. 10. Klicken Sie auf Fertig stellen. Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange Server 2007 (SP1, SP2, SP3) 1. Öffnen Sie auf Microsoft Exchange Server 2007 die Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende Windows PowerShell-Commandlet aus: foreach ($exchangeserver in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeserver.serverrole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeserver.distinguishedname -User Domäne\Benutzer' -ExtendedRights ms-exch-epi-impersonation } } GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 277

Beispiel: foreach ($exchangeserver in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeserver.serverrole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeserver.distinguishedname -User Hauptdomäne\Administrator' -ExtendedRights ms-exch-epi-impersonation } } WICHTIG Führen Sie bei mehr als einem Microsoft Exchange-Server in Ihrer Domäne den Befehl Remote-Import von Postfächern auf allen Servern aus, bevor Sie das Import- und Export-Tool ausführen. Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange Server 2010 1. Öffnen Sie auf Microsoft Exchange Server die Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus: New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter {recipienttype -eq "UserMailbox"} 3. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus: New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" - role:applicationimpersonation -user "administrator@domain.com" - customrecipientwritescope "MAUMpolling" Beispiel: New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " - role:applicationimpersonation -user "administrator@mydomain.com" - customrecipientwritescope "MAUMpolling" Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2013 1. Öffnen Sie auf Microsoft Exchange Server die Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus: New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter {recipienttype -eq "UserMailbox"} 3. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus: New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" - role:applicationimpersonation -user "administrator@domain.com" - customrecipientwritescope "MAUMpolling" GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 278

Beispiel: New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " - role:applicationimpersonation -user "administrator@mydomain.com" - customrecipientwritescope "MAUMpolling" WICHTIG Vergewissern Sie sich, dass für diesen Vorgang die neueste MAPI-Version auf dem Exchange-Server installiert ist. 9.1.3 Schritt 2: Ausführen des GFI Archiver Import- und Export-Tools So exportieren Sie E-Mails aus Microsoft Exchange-Postfächern und importieren sie in GFI Archiver: 1. Navigieren Sie Import- und Export-Tool zu Start > Programme > GFI Archiver > GFI Archiver Import- und Export-Tool, um das zu starten. 2. Klicken Sie auf Aus Microsoft Exchange-Postfach importieren. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 279

Screenshot 90: Importieren aus einem Microsoft Exchange-Postfach 3. Wählen Sie im Bereich Microsoft Exchange-Version die relevante Version aus: Microsoft Exchange Server 2003 oder 2007 Microsoft Exchange Server 2007 SP1 oder 2010 Microsoft Exchange Server 2013 4. Konfigurieren Sie im Bereich Anmeldeinformationen einen Benutzer mit den Berechtigungen zum Importieren aus den Microsoft Exchange-Postfächern. Konfigurieren Sie: OPTION Als aktueller Benutzer anmelden Andere Anmeldeinformationen verwenden Exchange Server SSL verwenden Melden Sie sich bei Microsoft Exchange Server mit den Anmeldedaten des angemeldeten Benutzers an. Geben Sie den Benutzernamen (Format Domäne\Benutzername) und das Kennwort eines Benutzers an, der die Berechtigung zum Vollzugriff auf die Postfächer hat. Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Microsoft Exchange-Servers an. Aktivieren Sie diese Option, wenn der Microsoft Exchange-Server eine SSL-Verbindung verlangt. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 280

OPTION E-Mails aus öffentlichen Ordnern extrahieren Anmeldeinformationen überprüfen Aktivieren Sie diese Option, um E-Mails aus öffentlichen Ordnern zu extrahieren. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Zugriff und die Authentifizierung für den Microsoft Exchange-Server zu überprüfen. 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Screenshot 91: Importieren aus Microsoft Exchange: Postfach- und Ordnerauswahl 6. Wählen Sie die zu importierenden Postfächer und Ordner aus: OPTION Alle Postfächer und Ordner Importiert alle E-Mails in Postfächern, auf die der konfigurierte Benutzer Zugriff hat. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 281

OPTION Postfächer und Ordner auswählen, aus denen E-Mails extrahiert werden sollen Aus allen Ordnern exportieren Kalenderelemente exportieren Wählen Sie diese Option aus, um die E-Mails aus einem bestimmten Postfach zu importieren. Geben Sie den Postfachnamen an, oder klicken Sie auf die Schaltfläche, um ein zu importierendes Postfach auszuwählen. Um E-Mails aus einem bestimmten Ordner zu importieren, aktivieren Sie die Option E-Mails nur aus folgendem Ordner importieren und geben dann den Ordnernamen ein. Aktivieren Sie diese Option, um E-Mails aus öffentlichen Ordnern zu extrahieren. Aktivieren Sie diese Option, um historische Kalenderelemente aus öffentlichen Ordnern zu extrahieren. Das Import- und Export-Tool wird nur für den Import historischer Kalenderelemente empfohlen. Für aktuelle Kalenderelemente ist die Verwendung des Archive Assistanten ratsam. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von E-Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI Archiver-Archivierungsassistenten (Seite 159). WICHTIG 7. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Zum Exportieren von Kalenderelementen müssen Sie die Option Als aktueller Benutzer anmelden (mithilfe von MAPI/Outlook) verwenden. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 282

Screenshot 92: Importieren aus Microsoft Exchange: Importoptionen konfigurieren 8. Wählen Sie im Bereich Importziel eine der folgenden Optionen aus: In GFI Archiver importieren Importiert E-Mails in die Archivspeicher von GFI Archiver. E-Mails in angegebenen Pfad extrahieren Extrahiert E-Mails im TXT-Format an einen Speicherort auf der Festplatte. 9. Geben Sie im Bereich Schlusszeit einen Zeitraum an. In diesem Zeitraum gesendete E-Mails werden extrahiert. Alle anderen E-Mails werden ignoriert. 10. Aktivieren Sie im Bereich Besitzer die Option Besitzer der zu extrahierenden E-Mails wählen, und geben Sie im Textfeld Besitzer den Benutzer ein. Beispiel:Wenn im Feld Besitzer die Adresse user@testdomain.com angegeben ist, werden die importierten E-Mails unter user@testdomain.com angezeigt. 11. (Optional) Klicken Sie auf Erweiterte Optionen, und wählen Sie aus folgenden Optionen aus: GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 283

OPTION Als bearbeitet gekennzeichnete E- Mails ignorieren Bearbeitete E-Mails nicht kennzeichnen E-Mail-Kennzeichnung vor Bearbeitung löschen Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Vorgang auf alle E-Mails des ausgewählten Zeitraums angewendet, unabhängig davon, ob bereits ein Exportvorgang stattgefunden hat, währenddem dieselben E-Mails exportiert wurden. Wenn diese Option deaktiviert ist, überspringt der Vorgang bereits im ausgewählten Zeitraum exportierte E-Mails und fährt mit den nicht verarbeiteten E-Mails fort. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie möchten, dass Import- und Export-Tool E-Mails bearbeitet, ohne sie als bearbeitet zu kennzeichnen. Das Ergebnis besteht darin, dass es keine zu ignorierende Kennzeichnung gibt, wenn E-Mails erneut verarbeitet werden. Wenn E-Mails bei einem vorangegangenen Export bereits markiert wurden, wird die Kennzeichnung für diesen Vorgang entfernt. 12. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten. 13. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertigstellen. Die Dauer des Exportvorgangs hängt von der Menge der zu exportierenden E-Mails ab. 9.1.4 Zugriffsberechtigungen für Microsoft Exchange-Postfächer Berechtigungen widerrufen Importieren von Postfächern in den Microsoft Exchange-Server Bei der Ausführung des Import- und Export-Tool s direkt auf dem Microsoft Exchange-Server müssen keine Berechtigungen widerrufen werden. Wenn der Import von dem Microsoft Exchange Postfach-Assistenten auf einem Computer ausgeführt wurde, der nicht der Microsoft Exchange 2003/2007/2010-Server ist, werden Senden als - und Empfangen als -Berechtigungen automatisch an Benutzer vergeben. Nach dem Ausführen von Import- und Export-Tool wird empfohlen, diese Berechtigungen wieder zu entfernen. Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2003-Servern: a. Öffnen Sie den Exchange System-Manager. b. Wechseln Sie zu Server > <Servername> > <Speichergruppe>, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Postfachspeicher, und wählen Sie die Option Eigenschaften. c. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit. d. Wählen Sie im Feld Gruppen- oder Benutzernamen die Option Administrator. e. Aktivieren Sie in der Liste Berechtigungen die Kontrollkästchen Verweigern für Empfangen als und Senden als. f. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, um die Berechtigungen Empfangen als und Senden als auch für folgende Benutzergruppen zu verweigern: Domänenadministratoren Unternehmensadministratoren GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 284

Exchange-Domänenserver g. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, aktivieren Sie die Option Berechtigungen übergeordneter Objekte, und klicken Sie auf OK. h. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Eigenschaften für Mailbox Store zu schließen. i. Starten Sie den Informationsspeicher neu: a. Wählen Sie Start > Ausführen, geben Sie services.msc ein, und klicken Sie auf OK. b. Klicken Sie im Bereich Ergebnisse mit der rechten Maustaste auf den Dienst Microsoft Exchange-Informationsspeicher, und klicken Sie auf Neu starten. Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2007/2010-Servern: 1. Öffnen Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende Windows PowerShell-Commandlet aus: Remove-ADPermission -identity Postfachspeicher -User Vertrauenswürdiger Benutzer -AccessRights GenericAll Ersetzen Sie Postfachspeicher durch den Namen des Postfachspeichers, der die Postfächer des Benutzers enthält, und Vertrauenswürdiger Benutzer durch den Benutzer, dem zuvor Vollzugriff auf die Postfächer gewährt wurde. Beispiel: Remove-ADPermission -identity Postfachdatenbank -User "Hauptdomäne/JohnSmith" -AccessRights GenericAll GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 285

9.2 Importieren von E-Mails aus lokalen PST-Dateien Mit dem Import- und Export-Tool können Sie E-Mails aus PST-Dateien extrahieren. Diese E-Mails können dann in die Archivspeicher von GFI Archiver importiert werden. WICHTIG Wenn Microsoft Outlook auf dem Computer, auf dem das Tool ausgeführt wird, nicht erkannt wird, sind folgende Importoptionen deaktiviert: Aus.pst-Dateien importieren Die Option In PST herunterladen, wenn Sie Daten aus GFI Archiver exportieren auswählen. E-Mails aus PST-Dateien werden mit den folgenden Schritten in GFI Archiver übertragen: 1. Das Import- und Export-Tool extrahiert E-Mails aus einer oder mehreren PST-Dateien. 2. Das Import- und Export-Tool konvertiert die E-Mails in das MIME-Format. 3. Der GFI Archiver-Import Service verarbeitet die extrahierten E-Mails gemäß ihrem jeweiligen Datum. 4. GFI Archiver speichert die E-Mails im entsprechenden Archivspeicher. Auf dem Computer, auf dem das Import- und Export-Tool ausgeführt wird, muss Microsoft Outlook 2003 (32 Bit) oder höher installiert sein. Bei der Extraktion werden die E-Mails in den PST-Dateien nur kopiert; die PST-Datei wird dabei nicht verändert. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 286

9.2.1 Schritt 1: Importieren von Elementen von einem Remote-Computer WICHTIG Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn Elemente aus einem Postfach auf einem Remote-Computer importiert werden. Wenn sich die zu importierenden E-Mails auf demselben Computer wie GFI Archiver befinden, fahren Sie mit Ausführen des GFI Archiver Import- und Export-Tools in diesem Handbuch fort. Mit GFI Archiver können Sie E-Mail-Postfächer extrahieren, die sich auf Remote-Computern befinden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wechseln Sie auf dem GFI Archiver Computer, auf dem installiert ist, in das Verzeichnis <GFI Archiver-Installationspfad>\MAIS\. 2. Geben Sie den Ordner Pickup (Abholordner) frei, um dem Remote-Computer, auf dem Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, vollen Lese- und Schreibzugriff zu erteilen. So geben Sie einen Ordner frei: Unter Windows Server 2003: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigabe und Sicherheit... aus. b. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen, um das Dialogfeld Berechtigungen zu öffnen. c. Klicken Sie auf Hinzufügen. d. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, bei dem das Tool ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Benutzerdaten zu bestätigen. e. Klicken Sie auf OK, um den Benutzer im Dialogfeld Berechtigungen hinzuzufügen. f. Wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen den hinzugefügten Benutzernamen aus, und aktivieren Sie für Vollzugriff das Kontrollkästchen Zulassen. g. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld Berechtigungen zu schließen. h. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld für die Freigabe der Ordnereigenschaften zu schließen. Unter Windows Server 2008: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigeben aus. b. Geben Sie die Anmeldeinformationen ein, unter denen Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Hinzufügen. c. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Berechtigungsebene neben dem hinzugefügten Benutzer die Option Mitbesitzer aus. d. Wählen Sie Freigeben aus, und klicken Sie auf Fertig. 3. Kehren Sie zu dem Pfad zurück, unter dem GFI Archiver installiert ist, und kopieren Sie den Ordner MarcImportExport. 4. Fügen Sie den Ordner auf dem Remote-Computer ein. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 287

5. Öffnen Sie ein Befehlszeilenfenster. 6. Navigieren Sie auf dem lokalen Computer zum Ordner MarcImportExport. 7. Führen Sie folgenden Befehl aus: <regsvr32 redemption.dll>. 8. Führen Sie die Datei MArcImportExport.exe aus. 9.2.2 Schritt 2: Ausführen des GFI Archiver Import- und Export-Tools für den Import aus PST-Dateien Führen Sie das Import- und Export-Tool aus, um E-Mails und Kalenderelemente aus einer PST-Datei zu extrahieren. 1. Navigieren Sie zu Start > Programme > GFI Archiver > GFI Archiver Import- und Export-Tool. 2. Klicken Sie auf Aus.pst-Dateien importieren. Screenshot 93: Dateien der persönlichen Ordner (PST-Dateien) von Microsoft Outlook 3. Klicken Sie auf PST-Datei hinzufügen, und wählen Sie eine zu extrahierende PST-Datei aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede hinzuzufügende PST-Datei. 4. Fügen Sie alle gewünschten PST-Dateien hinzu, und klicken Sie anschließend auf Weiter. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 288

Screenshot 94: Importieren aus Microsoft Exchange: Importoptionen konfigurieren 5. Wählen Sie im Bereich Importziel eine der folgenden Optionen aus: In GFI Archiver importieren Importiert Elemente in die Archivspeicher von GFI Archiver. E-Mails in angegebenen Pfad extrahieren Extrahiert Elemente im TXT-Format an einen Speicherort auf der Festplatte. 6. Geben Sie im Bereich Schlusszeit einen Zeitraum an. In diesem Zeitraum gesendete anfallende E- Mails und Kalenderelemente werden extrahiert. Alle anderen werden ignoriert. 7. Aktivieren Sie im Bereich Besitzer die Option Besitzer der zu extrahierenden E-Mails wählen, und geben Sie im Textfeld Besitzer den Benutzer ein. Beispiel:Wenn im Feld Besitzer die Adresse user@testdomain.com angegeben ist, werden die importierten Elemente unter user@testdomain.com angezeigt. 8. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten. 9. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig stellen. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 289

Die Dauer des Exportvorgangs hängt von der Menge der zu exportierenden Elemente ab. 9.3 Exportieren von E-Mails aus GFI Archiver-Archivspeichern Mit der OneClick Restore-Funktion von GFI Archiver können Sie einzelne E-Mails für eine selbst festgelegte E-Mail-Adresse wiederherstellen. Wenn Sie jedoch mehrere E-Mails gleichzeitig exportieren oder wiederherstellen möchten, müssen Sie das Import- und Export-Tool verwenden. Mit diesem Tool können Sie eine Verbindung zu einer GFI Archiver-Installation herstellen, nach zu exportierenden E-Mails suchen und alle E-Mails in einem Schritt exportieren, indem Sie folgendermaßen vorgehen: Wiederherstellen für eine bestimmte E-Mail-Adresse Herunterladen in einen Ordner auf einem Datenträger im.eml- oder.msg-format Herunterladen in eine PST-Datei Die Exportfunktion des Import- und Export-Tool s ist hilfreich, um eine Gruppe von E-Mails zu exportieren, die bestimmte Suchkriterien erfüllen (z. B. um E-Mails als Hilfsquelle bei einem Rechtsstreit zur Verfügung zu stellen). Beim Exportvorgang wird eine Kopie der E-Mails exportiert. Die Original-E-Mails werden nicht aus den Archivspeichern entfernt. 9.3.1 Exportieren von E-Mails 1. Navigieren Sie zu Start > Programme > GFI Archiver > GFI Archiver Import- und Export-Tool. 2. Klicken Sie im Bereich Daten aus GFI Archiver exportieren auf E-Mails aus GFI Archiver herunterladen. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 290

Screenshot 95: E-Mail-Export: Herstellen der Verbindung zu GFI Archiver 3. Gehen Sie im Bereich Anmeldeinformationen wie folgt vor: Geben Sie im Feld GFI Archiver-URL die für die Verbindung zu GFI Archiver verwendete URL an. Wählen Sie Als aktueller Benutzer anmelden, um die Anmeldedaten des angemeldeten Benutzers zu verwenden, oder wählen Sie Andere Anmeldeinformationen verwenden, um für die Anmeldung einen anderen Benutzernamen und ein anderes Kennwort zu verwenden. Klicken Sie auf Verbindung überprüfen, um sicherzustellen, dass mithilfe der angegebenen Anmeldeinformationen eine Verbindung zu der GFI Archiver-URL hergestellt werden kann. 4. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 291

Screenshot 96: E-Mail-Export: Suchoptionen 5. Wählen Sie eine der folgenden Suchoptionen: OPTION Gesamtes Postfach E-Mails mit spezifischen Wörtern E-Mails mit spezifischen Suchkriterien Suchen nach allen E-Mails in einem bestimmten Postfach. Sucht nach E-Mails, die bestimmte Wörter im Betreff, im Textkörper und/oder im Anhang enthalten. Sucht nach E-Mails, die in einem bestimmten Archivspeicher bzw. in einem bestimmten Postfach gespeichert sind, oder E-Mails, die eine bestimmte Kennzeichnung enthalten. 6. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 7. Geben Sie abhängig von dem im vorigen Schritt ausgewählten Suchtyp die Suchkriterien ein: SUCHTYP Gesamtes Postfach SUCHKRITERIEN Postfachsuche Alle E-Mails in Postfächern Klicken Sie auf die Schaltfläche (Druchsuchen), und fügen Sie das Postfach hinzu, dessen E-Mails Sie durchsuchen möchten. Nur die ersten 5000 E-Mails abrufen Die Suche gibt nur die ersten 5000 E-Mails zurück, die den Suchkriterien entsprechen. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 292

SUCHTYP E-Mails mit spezifischen Wörtern SUCHKRITERIEN Einfache Suche Suche nach Geben Sie Begriffe ein, nach denen im Betreff und Textkörper der E-Mails gesucht werden soll. In Anhängen suchen Aktivieren Sie diese Option, um Anhänge in die Suche einzuschließen. Nur die ersten 5000 Vorkommnisse abrufen Die Suche gibt nur die ersten 5000 E- Mails zurück, die den Suchkriterien entsprechen. Nur in Postfächern Die Suche wird nur in bestimmten Postfächern durchgeführt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das zu durchsuchende Postfach anzugeben. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 293

SUCHTYP E-Mails mit spezifischen Suchkriterien SUCHKRITERIEN Erweiterte Suche In allen Archivspeichern suchen Suche auf bestimmte Archivspeicher beschränken Die Suche erfolgt nur in bestimmten Archivspeichern. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die zu durchsuchenden Archivspeicher auszuwählen. In Postfächern suchen Aktivieren Sie diese Option, um in bestimmten Postfächern nach E-Mails zu suchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die zu durchsuchenden Postfächer auszuwählen. Nur die ersten 5000 Vorkommnisse abrufen Die Suche gibt nur die ersten 5000 E- Mails zurück, die den Suchkriterien entsprechen. Abfragekriterien Wählen Sie aus der Dropdownliste die Suchkriterien aus, und geben, um weitere Kriterien hinzuzufügen. Zu den ver- Sie die Bedingung an. Klicken Sie auf fügbaren Bedingungen gehören: Betreff Mit dieser Option suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile. Absender Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory -Anzeigenamen an, um nach E-Mails von einem bestimmten Absender zu suchen. Empfänger Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory -Anzeigenamen an, um nach E-Mails an einen bestimmten Empfänger zu suchen. Absendedatum Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum gesendet wurden. Geben Sie ein Datum ein, bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie Liegt vor dem, Liegt nach dem oder Ist genau. Empfangsdatum Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum empfangen wurden. Geben Sie ein Datum ein, bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie Liegt vor dem, Liegt nach dem oder Ist genau. Größe (KB) Suchen Sie nach E-Mails, die einer bestimmten Größe entsprechen bzw. größer oder kleiner sind. Geben Sie die Größe ein, und wählen Sie Ist größer als, Ist kleiner als oder Ist genau. Nachrichten-ID Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Nachrichten-ID im Header. Geben Sie die Nachrichten-ID ein, bzw. kopieren Sie die Nachrichten-ID der zu suchenden E-Mail. Gesamte E-Mail Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten in der gesamten E-Mail (einschließlich Textkörper, Header und Anhängen). Textkörper Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Nachrichtentext. Anhang Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang. Ordner Suchen Sie nach E-Mails, die sich in einem bestimmten Postfachordner befinden. Ordner/Unterordner Suchen Sie nach E-Mails, die sich in einem bestimmten Unterordner eines Postfachordners befinden. Persönliche Labels Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Kennzeichnung. Globale Kennzeichnung Suchen Sie nach E-Mails mit einer globalen Kennzeichnung. Klassifizierungskennzeichnung Suchen Sie nach E-Mails mit einer Klas- GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 294

SUCHTYP SUCHKRITERIEN sifizierungskennzeichnung. Spam-Kennzeichnung Suchen Sie nach E-Mails, die als Spam gekennzeichnet sind. Enthält Dokument Suchen Sie nach E-Mails mit Anhängen der folgenden Dateitypen:.txt,.rtf,.htm,.html,.xml,.zip,.pdf,.msg,.doc,.xls,.ppt,.docx,.xlsx,.pptx,.wpd,.wpf,.sxc,.sxd,.sxi,.sxw,.sxg,.stc,.sti,.stw,.stm,.odt,.ott,.odg,.otg,.odp,.otp,.ods,.ots,.odf,.eml,.mht,.xps,.zip. Klicken Sie neben einer Suchbedingung auf, um sie zu entfernen. 8. Klicken Sie auf Suchen, um alle übereinstimmenden E-Mails anzuzeigen. Klicken Sie zum Exportieren der gefundenen E-Mails auf Weiter. Nachdem Sie eine Suche durchgeführt haben, müssen Sie möglicherweise einige E-Mails aus der Trefferliste überprüfen, um sicherzugehen, dass sie die von Ihnen gewünschten Inhalte aufweisen. Doppelklicken Sie auf die anzuzeigende E-Mail. Das GFI Archiver-Stapelexport-Tool lädt die E-Mail in einem separaten Fenster. Screenshot 97: E-Mail-Export: Exportoptionen 9. So wählen Sie die Exportmethode für E-Mails aus: GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 295

EXPORTOPTION Für folgende E-Mail- Adresse wiederherstellen In Ordner herunterladen In PST herunterladen KONFIGURATION Wählen Sie diese Option, um E-Mails in ein Postfach zu exportieren. Geben Sie die E-Mail-Adresse an, und wählen Sie die E-Mail-Versandmethode aus: E-Mails als separate Anhänge senden E-Mails als Original senden Exportiert E-Mails an einen Speicherort auf der Festplatte. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Ordner auszusuchen, in den die E-Mails exportiert werden sollen. Wählen Sie das Format aus, wie Sie die E-Mails exportieren möchten (EML- oder MSG-Format). Exportiert E-Mails in eine Microsoft Outlook -PST-Datei. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um die PST-Datei auszusuchen, in die die E- Mails exportiert werden sollen. Aktivieren Sie die Option Ordnerstruktur erhalten, um die Ordnerstruktur der exportierten E-Mails beizubehalten. 10. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten. 11. Wenn der Exportvorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig stellen. Die Dauer des Exportvorgangs hängt von der Menge der zu exportierenden E-Mails ab. GFI Archiver 9 Verwenden des Import- und Export-Tools 296

10 Wiederherstellen von Postfächern Mit dem Tool Mailbox Restore können E-Mails in einem Postfach in Microsoft Exchange Server wiederhergestellt werden, wenn sie in GFI Archiver-Archivspeichern archiviert wurden. Verwenden Sie beispielsweise die Mailbox Restore-Funktion, um E-Mails für gelöschte Postfächer wiederherzustellen. Das Tool Mailbox Restore steht für 32-Bit- und 64-Bit-Architekturen zur Verfügung. Stellen Sie bei Verwendung von MAPI Client/CDO oder der 32-Bit-Version von Microsoft Outlook sicher, dass Sie die 32- Bit-Version von Mailbox Restore verwenden. Verwenden Sie die 64-Bit-Version von Mailbox Restore, wenn Sie die 64-Bit-Version von Microsoft Outlook verwenden. So stellen Sie ein Postfach wieder her: 1. Starten Sie Mailbox RestoreGFI Archiver in der -Programmgruppe das Tool (GFI Archiver > Postfachwiederherstellung). Screenshot 98: Dienstprogramm zur Wiederherstellung von Postfächern 2. Wählen Sie im Feld Aus Postfach wiederherstellen das Postfach aus, dessen E-Mails wiederhergestellt werden sollen. Verwenden Sie für dieses Feld das Format Domäne/Postfach, z. B.: 'MEINEDOMAENE\MMustermann'. 3. Wählen Sie Alle Nachrichten, um alle Nachrichten wiederherzustellen, oder geben Sie jeweils ein Startdatum und ein Enddatum ein, um E-Mails eines bestimmten Zeitraums wiederherzustellen. 4. Geben Sie im Feld In Postfach das Postfach ein, in dem E-Mails wiederherstellt werden sollen. Verwenden Sie für diese Feld nur den Postfachalias ohne den Domänenteil, z. B.: 'MMustermann' GFI Archiver 10 Wiederherstellen von Postfächern 297