FileMaker Konferenz2010 100% automatisierte Katalog-Produktion Welche Strategie passt zu welchem Publishing-Projekt?
FileMaker Konferenz2010 100% automatisierte Katalog-Produktion Was ist Database-Publishing? Wo kann FileMaker helfen? Projekt aus der Praxis Entwickler-Tricks ca. 90 min inkl. 5 Extra-Kapitel Database-Publishing
FileMaker Konferenz2010 Jahrgang 1969 seit 20 Jahren selbstständig als Entwickler, Designer, Berater zahlreiche Publishing-Projekte begleitet seit DTP-Anfängen in den 80er Jahren Entwicklung maßgeschneiderter Publishing-Systeme für Print & WEB
Database-Publishing
Was ist eigentlich Database-Publishing? Die Daten sollen in ein Layout!
Das geht dann so...
s t x Aa qi L r dm e t z F ö W us n F Q R H 123 2,95 b 4,0
;-)
Arten von Publishing- Erzeugnissen
Arten von Publishing-Erzeugnissen Visitenkarten Verpackungen Technische Dokumentationen Mailings Briefbögen Displays Handbücher Flyer Schilder Werbeanzeigen Bedienungsanleitungen Broschüren Plakate Kataloge Preislisten Bücher Zeitschriften Pläne Listen Textilien Magazine Eintrittskarten Merchandising Namensschilder Foto-Druck Urkunden
Extra- Kapitel Entstehung und Aufbereitung von Informationen
Entstehung von Informationen Hersteller / Vorlieferanten Einkauf Marketing Vertrieb Controlling technische Dokumente Pflichtangaben technische und logistische Produkt-Merkmale, Preise gebrauchsorientierte Produkt-Merkmale, Nutzenversprechen, Werbeaussagen, Image Kunden-Merkmale / Targeting, Preise historische und strategische Kennziffern Redaktion thematische Aufbereitung externe Zulieferer: Übersetzer, Fotografen, Grafiker, Texter, Agenturen
Aufbereitung von Informationen lose Dokumente Manuskripte, Pläne, Bilder, emails Datenbanken, ERP, PIM, BI DMS, MAM, CMS CRM, Helpdesk-Systeme Workflow-Systeme Stammdaten: Warenwirtschaft, Produktdatenmanagement; Bewegungsdaten / Kennzahlen Dokumenten-Management Asset-Management Content-Management Kundengruppen, Kundenwünsche, typische Anwenderprobleme inhaltliche, redaktionelle, technische Logistik: Planung, Korrekturen, Freigaben, Verarbeitung
Extra- Kapitel Ausgabeformate
Ausgabeformate Publishing-Dokumente Quark, Indesign, PDF Office-Dokumente Word, Excel, RTF, PDF Technische Dokumente SGML, DocBook, LaTeX, XSL-FO ebook-formate epub, ibook, Kindle,... Web-Anwendungen HTML, XML proprietäre Formate z.b. Druckmaschinen-Steuerdateien
Extra- Kapitel Welchen Zweck hat das Database-Publishing?
Meta-Ziele Automatisierung Systematisierung Rationalisierung Flexibilisierung Individualisierung
Business-Ziele Zeit sparen Kosten sparen Kundenwünsche besser bedienen Neue Märkte erschließen Neue Medien erschließen
Extra- Kapitel Einfluss-Faktoren
Einfluss-Faktoren Kommunikation Marketing- Gestaltungsqualität Wiederverwendbarkeit Inhalt/Umfang Varianten Auflage Verteilung kosteneffiziente Produktion
Extra- Kapitel Grundlegende Strategien
Grundlegende Strategien vs. Regel-basiert Template-basiert
Grundlegende Strategien Inhaltslastig Regel-basiert fortlaufende Satzfahne bestimmt Umfang einfacher Umgang mit Inhalts-Varianten aufwändiger Umgang mit Layout-Varianten: einfacher Satzspiegel schematische Position der Elemente im Layout Template-basiert Layoutlastig Umfang oft vorher festgelegt teils aufwändiger Umgang mit Inhalts-Varianten einfacher Umgang mit Layout-Varianten: komplexer Satzspiegel feste Positionen der Elemente im Layout
Grundlegende Strategien Regel-basiert Template-basiert hoher Automatisierungsgrad automatischer Neuaufbau bei Änderungen oder Variationen geschlossenes Ausgabeformat möglich erheblicher manueller Aufwand Einzeländerungen direkt im Layout; Daten-Updates im Template offenes Ausgabeformat oft erforderlich
Publishing-Prozess
Publishing-Prozess Informationen Satz / Layout (Druck-) Ausgabe
Publishing-Prozess Strukturierte Informationen Planung Redaktion Print Satz / Layout Digital Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Web Workflow-Steuerung Projekt-Controlling
Publishing-Prozess ERP CRM PIM Strukturierte Informationen CMS Planung Redaktion Print MAM? Satz / Layout Digital CMS DMS Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Web PM Workflow-Steuerung BI Projekt-Controlling
Wo passt FileMaker ins Projekt?
Publishing-Prozess ERP PIM Strukturierte Informationen Planung Redaktion Print MAM Satz / Layout Digital Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Workflow-Steuerung Projekt-Controlling Web Der Klassiker: Produkt-Daten einsammeln, aufbereiten und zum Publishing- Programm ausgeben
Publishing-Prozess PIM ERP CRM Strukturierte Informationen CMS Planung Redaktion Print MAM Satz / Layout Digital CMS Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Web PM BI Workflow-Steuerung Projekt-Controlling Die integrierte Lösung: Produkt-Daten, redaktioneller Content und Projekt-Workflow werden gezielt gesteuert
ERP PIM Strukturierte Informationen MAM Publishing-Prozess Planung Redaktion Publishing Satz System / Layout Print Digital DMS Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Workflow-Steuerung Projekt-Controlling Web Die Hybrid-Lösung: Produkt-Daten werden an ein integriertes Publishing-System übergeben, welches alle Prozesse steuert
Publishing-Prozess ERP CRM PIM Strukturierte Informationen MAM Planung Redaktion Publishing Satz System / Layout Print Digital DMS Unstrukturierte Informationen PM BI Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Workflow-Steuerung Projekt-Controlling Web Spezialfall für Agentur: Planung und Steuerung der Produktion in einem externen Publishing-System beim Kunden
Publishing-Prozess ERP PIM Strukturierte Informationen Planung Redaktion Print Satz Layout / Layout Digital Unstrukturierte Informationen PM Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Workflow-Steuerung Projekt-Controlling Web Voll-Automatisierung: 100% integrierter Prozess von der Informationsentstehung über Planung bis zur Ausgabe
Zusammenfassung
FileMaker im Publishing-Projekt Datenquelle Planung Layout Ansteuerung von Layout- Datenhaltung Daten- Integration Daten- Aufbereitung Redaktionssystem Workflowsteuerung Publishing- Software Generator (PDF)
FileMaker als Layout-Generator was FileMaker nicht kann was FileMaker gut kann Silbentrennung Blocksatz Freisteller CMYK Ausgabe Transparenz, Sonderfarben, Überdrucken beliebige Regeln zur Inhaltsaufbereitung dynamische Objekte Fließ-Layouts direkte PDF-Ausgabe Batch-Prozessing
Zusammenfassung Szenario A Szenario B hohe Anforderungen an Layout/Gestaltung drucktechnische Vorgaben hohe Automatisierung effektive Informationsaufbereitung +
Automatisierungsgrad Szenario A Szenario B je nach Projekt: im Idealfall: 20-80% 100% +
Beispiel-Projekt
Gross- und Versandhandel für Fahrzeugersatzteile Anfänge als typische Garagenfirma : Gründer versendet Teile für Oldtimer während des Studiums zu Hause vom Küchentisch Heute: führender Spezialanbieter für Volvo- und Saab-Teile mit weltweitem Handel; 40 Mitarbeiter; 20.000 Teile im Sortiment seit 16 Jahren individuell entwickelte FileMaker-Lösung Einstieg 1996 mit FileMaker Version 3 heute FileMaker Version 6 Migration auf Version 10 in der Umsetzung
Anforderungen an den Katalog
Vorgaben 18.000+ Produkte 2.000+ Produktgruppen 66 Fahrzeugmodelle 7 Preislisten 2 Sprachversionen (weitere in Planung)
Darstellung Textinhalte Bilder Preise (3 Darstellungsvarianten) Referenz-Nummern vom Hersteller Fahrzeugmerkmale strukturierte Produktmerkmale Label für Produktauszeichnungen Zubehör-Empfehlungen Textbausteine für Katalogauszeichnungen
Aktualisierung 200-300 neue Produkte pro Monat 3.000 Preisänderungen pro Monat fortlaufende Verfeinerung der Produkt-Merkmale jährlicher Gesamtkatalog wäre unzureichend... Online-Katalog (Shop) wird täglich aktualisiert PDF-Katalog wird derzeit 14-tägig aktualisiert jede Woche eine Sprachversion
Fazit komplexe Vorgaben und häufige Aktualisierung erfordern hohen Automatisierungsgrad!
Warum überhaupt ein Katalog?
Warum ein Katalog? Offline-Recherchemöglichkeiten für Kunden Weitergabe über Zwischenhändler / Vertriebspartner Dokumentation der Produkt-Vielfalt (Kern-Aussage im Marketing) gelegentlich: Print-Ausgabe für Kunden ohne IT-Zugang
Ergebnis
Ergebnis 38 Teilkataloge x2 Sprachen x5 Preislisten = 380 Katalogversionen (je ca. 300-700 Seiten) = 125.000+ Katalogseiten
Umsetzung in FileMaker
Publishing-Prozess Freigabe-Prozess wird vorangestellt Strukturierte Informationen Planung Redaktion Redaktion nicht erforderlich Print nur bei Bedarf direkt aus PDF Print Satz / Layout Digital Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben keine manuellen Eingriffe im Prozess erwünscht separater Prozess für Web-Ausgabe Web Workflow-Steuerung
Publishing-Prozess (optimiert) Korrekturen Freigaben Planung Strukturierte Informationen Satz / Layout Ausgabe PDF Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Workflow-Steuerung
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung ERP Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF Unstrukturierte Informationen 5 3 Sprachwechsel, Preiswechsel PIM Workflow-Steuerung 7
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF Unstrukturierte Informationen 5 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Blick hinter die Kulissen... Workflow-Steuerung 7
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
PIM ERP Publishing Artikelgruppen Generische Artikel Artikel Katalog Eintrag Vorgaben: Produkt Merkmale Übersetzungen Synonyme Fahrzeuge Fahrzeug Merkmale Übersetzungen Werte: Produkt Merkmale Zusatztexte (optional) Preise ERP-Merkmale Fahrzeug Merkmale Darstellung: Produkt Merkmale Zusatztexte Preise ERP-Merkmale Fahrzeug Merkmale Label
PIM ERP Publishing Freigabe- Prozess Freigabe- Prozess Artikelgruppen Generische Artikel Artikel X Katalog Eintrag Vorgaben: Werte: Darstellung: Produkt Merkmale Produkt Merkmale Produkt Merkmale Übersetzungen Zusatztexte (optional) Zusatztexte Synonyme Preise Preise ERP-Merkmale ERP-Merkmale Fahrzeuge Fahrzeug Merkmale Fahrzeug Merkmale Label Fahrzeug Merkmale Übersetzungen
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
PIM ERP Publishing Katalog Vorgaben Fahrzeug Auswahl Artikelgruppen Preisliste Sprache Generische Artikel Artikel X Katalog Eintrag Vorgaben: Werte: Darstellung: Produkt Merkmale Produkt Merkmale Produkt Merkmale Übersetzungen Zusatztexte Zusatztexte Synonyme Preise X Preise ERP-Merkmale ERP-Merkmale Fahrzeuge Fahrzeug Merkmale Fahrzeug Merkmale Label Fahrzeug Merkmale Übersetzungen
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Tabelle: Kataloge Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
Planung Einstellungen
Planung Da keine manuellen Schritte für Planung und Redaktion vorgesehen sind, wird der gesamte Katalogaufbau über zuvor definierte Regeln gesteuert. regelbasiert Filterung Sortierung fest verdrahtet Katalogbausteine Ausgabe-Templates Verdichtung Textbausteine
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
PIM ERP Publishing 98% der Übersetzungen bereits vorgefertigt! Artikelgruppen 2% der Übersetzungen entstehen bei der Verwendung von Zusatztexten am Artikel Katalog Vorgaben Fahrzeug Auswahl Preisliste Sprache Generische Artikel Artikel Katalog Eintrag Vorgaben: Produkt Merkmale Übersetzungen Synonyme Fahrzeuge Fahrzeug Merkmale Übersetzungen Werte: Produkt Merkmale Zusatztexte Preise ERP-Merkmale Fahrzeug Merkmale Darstellung: Produkt Merkmale Zusatztexte Preise ERP-Merkmale Fahrzeug Merkmale Label
Sprachwechsel alle Texte sind in extra Tabellen abgelegt je Sprachversion ein Datensatz pro Text Sprachschlüssel wählt passenden Datensatz Sonderfall Textkonstanten im Layout CustomFunction: cf_textbaustein (SprachNr, Schlüssel)
Sprachwechsel &
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung dynamisch generierte Inhalte Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Vorgaben 7 Workflow-Steuerung in Medienfeldern
Layout Seitenansicht
Format Einrückung Layout Seitenansicht
Layout Seitenansicht
Seitenansicht
Layout Seitenansicht
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7
ical
AppleScript
100% Automatisierung
weitere Abläufe
weitere Abläufe Finishing in Acrobat mit Batch-Verarbeitung Bilder komprimieren (Dateigröße!!!) Passwort-Schutz für Dateiveränderungen Automatisierte Verteilung auf File-Server mit Apple-Script Automatisierter Upload auf Web-Server mit FTP-Sync
Performance
Performance Quelldaten: ca. 1,3 Mio. Datensätze pro Sprachdurchlauf: 190 Kataloge, 60.000+ Seiten mac mini 2,26 GHz Intel Core 2 Duo 2 GB RAM FileMaker Pro 9 56 Stunden mac mini 2,7 GHz Intel Core i7 8 GB RAM + SSD FileMaker Pro 10 25 Stunden
one more thing...
Trick-Kiste
Einbettung unsichtbarer Kapitelmarken
Fallbeispiel: Inhaltsverzeichnis
Fallbeispiel: Inhaltsverzeichnis
Wo liegt das Problem? Position der Objekte ist nicht vorher bekannt richtet sich nach dynamischer Größe aller vorher platzierten Objekte wird erst in der Seitenansicht, bzw. beim PDF-Export erzeugt lässt sich nicht in FileMaker berechnen oder auslesen hinzu kommt als Offset die Länge des Inhaltsverzeichnisses, welches vor dem Inhalt platziert ist
Lösungsansatz Index der Artikelgruppen und Seitenzahlen in das PDF einbetten als unsichtbare Marken #P58# #P56# Marken nach PDF-Erzeugung auslesen ausgelesene Zuordnungen zurück importieren Artikelgruppen mit den Seitenzahlen verknüpfen #P1388# PDF erneut schreiben #S48#
Lösungsansatz #P58# #P56# versteckte Felder mit 1pt kleiner Schrift in weißer Farbe im Hintergrund platziert #P1388# #S48#
Index-Marken auslesen Linux-Tool pdftotext 1) lässt sich per AppleScript-Befehl do shell script aufrufen 2).pdf pdftotext.txt 1) Download Installer für Mac OSX: http://www.bluem.net/de/mac/installationspakete/ 2) Apple Dokumentation: http://developer.apple.com/library/mac/#technotes/tn2065/_index.html
.txt
Index-Marken auslesen Unix-Befehl grep # tempdatei.txt 3) lässt sich per AppleScript-Befehl do shell script aufrufen Ergebnis kann direkt in FileMaker Feld eingesetzt werden.txt grep Textfeld 3) Erläuterungen zu grep: http://de.wikipedia.org/wiki/grep 4) siehe auch Vorstellung dieser Methode im FileMaker Magazin, Ausgabe 2008-05, Seite 29
Index-Marken verarbeiten Parser-Script zerlegt Textfeld in Datensätze Datensätze werden mit Offset auf Artikelgruppen übertragen
Zusammenfassung Technik eignet sich für alle Arten von Indexlisten / Registern Inhaltsverzeichnis Stichwort-Index alles was von Datensatzsortierung innerhalb der Seitenfolge abhängig ist immer dann geeignet, wenn es keine festen Platzierungen gibt, sondern die Objektfolge nachträglich aus einem fortlaufenden Satzspiegel ermittelt werden muss
Zusammenfassung auch für Database-Publishing mit Quark/InDesign geeignet Marken müssen dann auf anderem Wege ausgelesen werden; z.b. Parser mit AppleScript bauen als Marken sind auch Farb-Definitionen gut geeignet: z.b. Farbe Seitenzahl separat definieren mit gleichem Farbwert und diese den Seitenzahlen zuordnen erspart u.u. das Einbetten unsichtbarer Zusatztexte
Fazit
Publishing fängt schon weit vor dem Satz/Layout an! { } Datenintegration /-aufbereitung
Jedes Projekt braucht unterschiedliche Strategien für die Automatisierung. { vorgelagerte Systeme, Workflow, } Layout, Ausgabeformat
Hoher Automatisierungsgrad erfordert Planung, Anpassung, Kompromisse über den gesamten Prozess hinweg. { 100% sind ein } selten erreichbarer Idealfall
FileMaker ist ein ideales Werkzeug an vielen Stellen im Database-Publishing-Projekt! { Daten flexibel aufbereiten } und die Ausgabe steuern
Danke
Vortrag zum Download blog.marcel-more.de Manuskript, Fotos, Grafiken Veröffentlichung oder Weiterverarbeitung - auch auszugsweise - nur mit Genehmigung des Autors
FileMaker Konferenz2010 Vielen Dank unseren Sponsoren Danke für das Bewerten dieses Vortrages