Einblick in die praktische Umsetzung von COST Actions WEBINAR COST Projektantrag und -ablauf Mag.(FH) Martina PÖLL (Forschungs- und Konferenzmanagement) Institut für Mechanik der Werkstoffe und Strukturen Technische Universität Wien
Bisherige persönliche Einbindung in COST Aktivitäten Grant Holder der COST Action FP0802: Experimental and computational micro-characterization techniques in wood mechanics (2008-2012) Vice-Chair & Grant Holder des COST Targeted Network TN1302: The voice of research administrators building a network of administrative excellence (BESTPRAC) (2013-2017) Darüber hinaus ist mein Institut an der TU Wien als Vice- Chair bzw. MC-Member in diversen COST-Actions involviert (zb MP1005, MP1301, FP1402, TU1404)
www.bestprac.eu COST TN1302: BESTPRAC Aufbau eines Netzwerkes und Austausch von Erfahrungen (best practices) im Bereich der administrativen, finanziellen und rechtlichen Verwaltung von europäischen Forschungsprojekten BESTPRAC will jene Personen erreichen, die die tagtägliche Arbeiten erledigen à keine Manager, sondern Administratoren! bis dato Aufbau eines europaweiten Netzwerkes mit ca. 400 Forschungsadministratoren In Österreich kein nationales Netzwerk von Forschungsadministratoren, daher auch potentielle Mitglieder schwerer anzusprechen à bei Interesse bitte um Kontaktaufnahme
Erfahrungsbericht - Inhalt Antragstellung & Initialphase Gremien Organisation Early Stage Researcher & Gender Inclusiveness Target Countries Grant Holder Nutzen einer Teilnahme
Antragstellung & Initialphase aus administrativer Sicht unproblematisch wissenschaftliche Aspekte, Networking bzw. Impact der COST Action im Vordergrund Budget wird aus der Anzahl der teilnehmenden Länder kalkuliert (ca. 4.500-5.000 pro Land) à bereits im Antrag eine große Anzahl an potentiellen teilnehmenden Wissenschaftlern aus den COST-Ländern anführen, um ein entsprechendes Budget zu erhalten à wissenschaftliche Partner über Genehmigung zeitnah informieren, um so den Prozess des offiziellen MoU-Approval bzw. der Teilnahme zu beschleunigen
Antragstellung & Initialphase 1st Management Committee (MC) Meeting 1st MC-Meeting immer in Brüssel bei der COST Association gute Vorbereitung des Meetings durch Antragsteller notwendig! à Funktionäre sollen schon vorab definiert sein (Chair, Vice- Chair, Working Group Leader, STSM Manager, Grant Holder), um Diskussion im großen Plenum zu vermeiden à Aktivitäten für das 1. Jahr (Meetings, Training Schools) sollen schon im Detail geplant sein Ein gut geplantes 1st MC-Meeting hinterlässt nicht nur einen guten Eindruck beim Science Officer, es erspart auch zukünftige mögliche Interventionen durch die COST Association.
Gremien Management Committee (MC) als offizielles Entscheidungsgremium bis zu 2 Mitglieder pro teilnehmenden Ländern MC-Member repräsentieren das entsprechende Land und nicht nur die jeweilige Institution à zu groß, um (wissenschaftliche und organisatorische) Leitlinien für die COST Action tatsächlich vorgeben zu können à meist nur formale Entscheidungen Core Group (CG) als tatsächliches Entscheidungsgremium Leitungsorgan einer COST Action; Teil des Management Committee [Chair, Vice-Chair, Working Group Leader, STSM-Manager, (Grant Holder)] à Core Group legt die Leitlinien fest und trifft die tatsächlichen Entscheidungen
Gremien Working Group (WG) Member als einfache Mitglieder keine Entscheidungsbefugnis, aber wichtig um Arbeit in den einzelnen Working Groups voranzutreiben à formal können pro WG nur 2 Mitglieder pro Land nominiert werden à Teilnahme weiterer nicht-offizieller Vertreter jederzeit möglich (große Flexibilität seitens COST) Arbeitsaufwand begrenzter Arbeitsaufwand für MC- und WG-Member ohne Funktion à aktive Beteiligung an den Aktivitäten wird jedoch von allen offiziell nominierten Personen erwartet Funktionäre vermehrter Personalaufwand, der nicht vergütet wird à Gestaltungsmöglichkeit und Sichtbarkeit als Kompensation sehen
Organisation Management Committee Meetings (max. 2-3 Stunden im Rahmen eines WG-Meetings) meist nur formale Präsentation & Genehmigung der vergangenen und zukünftigen Aktivitäten Working Group Meetings (1-2 Tage) unterschiedliche Ausrichtungsmöglichkeiten als reine Diskussionsrunde in dessen Rahmen zu bestimmten Action-relevanten Themen diskutiert wird als eine Art Konferenz mit Oral-/Postervorträgen und ausreichend Zeit für Diskussionen begrenzte Möglichkeit von invited speakers (über COST- Ländergrenzen hinweg) zu bestimmten Themen
Organisation Training Schools (TS) meist eine Woche zu ausgewählten Spezialthemen Trainees sollten vorwiegend ESRs sein Trainer aus den eigenen Reihen à es kann keine Trainer Fee bezahlt werden Short Term Scientific Missions (STSM) mind. eine Woche Aufenthalt an einer anderen Forschungsinstitution auch hier sollten die Teilnehmer vorwiegend ESRs sein
Organisation Budget reicht meist nur für folgende Aktivitäten pro Jahr aus: 2 Working Group Meetings (inkl. 1-2 Management Committee Meetings) 1 Training School (mit ca. 20 Trainees) 10-15 STSMs (je nach Dauer der Aufenthalte) Enthusiasmus und Kreativität für mögliche Aktivitäten im Rahmen der COST Action meist sehr groß. Bereits bei der Planung der Aktivitäten sollte jedoch darauf geachtet werden dass hierfür keine Personalkosten finanziert werden!
Early Stage Researcher & Gender beide Aspekte für Berichtslegung und Evaluierung sehr wichtig! Early Stage Researcher (ESR) max. 8 Jahre nach Ph.D. à oftmals nicht Mitglieder von MC & CG à teilweise Mitglieder der WGs à hoher Anteil an ESRs sehr wichtig für Drive in einer Action Gender Frauen-/Männeranteil in MC, CG, WG, Teilnehmer von Meetings à wissenschaftsdisziplin-adäquate Repräsentanz à Frauenanteil in BESTPRAC erwartungsgemäß bei ca. 85 %
Inclusiveness Target Countries EU Member States (Bulgaria, Cyprus, Czech Republic, Estonia, Croatia, Hungary, Lithuania, Latvia, Luxemburg, Malta, Poland, Portugal, Romania, Slovenia, Slovakia), Associated Countries to H2020 (Bosnia and Herzegovina, Serbia, Turkey, the former Yugoslav Republic of Macedonia COST will dedicate 50 % of its overall budget to activities involving researchers from Inclusiveness Target Countries nach heutigem Infostand noch unklar, wie dies seitens COST umgesetzt bzw. evaluiert wird Bestreben Workshops & Training Schools in ITCs abzuhalten STSMs mit ITC-Involvierung kann einige COST Actions vor Herausforderungen stellen die 50 % Grenze zu erreichen
Grant Holder Der Grant Holder ist für das administrative Management bzw. die Koordination einer COST Action verantwortlich ( administrative Drehscheibe ) Administrative Unterstützung der COST Action in allen Belangen, wie Organisation der Meetings, Training Schools,... Webpage, Folder,... Unterstützung bei der Erstellung des Scientific Reports Budgetverwaltung und finanzielle Abwicklung der Refundierungen, Erstellung Finanzbericht à strong authentication in e-cost brachte Vereinfachung à Refundierungen aufgrund interner institutioneller Regelungen (seitens des Grant Holders) oft langwierig
Grant Holder Aufgaben Grant Holder meist beim Chair einer Action angesiedelt à empfehlenswert, da dann Wege einfacher und kürzer sind max. 15 % Overhead für Grant Holder Tätigkeit (in COST Action Budget inkludiert) à Grant Holder wird man nicht aus finanziellen Überlegungen (15 % = ca. 15-20.000 pro Jahr) à Zeitaufwand wird durch Overheadzahlung nicht abgedeckt à Verankerung in bzw. Einflussmöglichkeit auf COST Action als Kompensation sehen!
Nutzen einer Teilnahme COST als perfekte Möglichkeit sich europaweit zu vernetzen und (wissenschaftliche) Erkenntnisse auszutauschen Partner für weiterführende Forschungsprojekte finden gemeinsame Publikationen vor allem für junge Wissenschaftler eine perfekte Möglichkeit zu Networking, kurzfristigen Forschungsaufenthalten (STSM) und Einbindung in die Scientific Community
Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Für Rückfragen stehe ich jederzeit gerne unter zur Verfügung. Martina.Poell@tuwien.ac.at 01/58801-20211 www.imws.tuwien.ac.at