MIKA - Eine kleine Einführung von Kerstin Schulze 1. MIKA (Mail- Instant Messaging- Kalender- Adressen) MIKA ist der neue Web-Mail Service an der HBK. MIKA steht für die Funktionsbereiche Mail, Instant Messaging, Kalender und Adressen. Wo finde ich MIKA? Sie finden MIKA im PWA unter der Funktion Web-Mail Service. Wenn Sie den Link wählen werden Sie direkt zu MIKA weitergeleitet. Sie kommen direkt zum Web-Mail Service, wenn die URL: https://mail.hbk-bs.de/ in Ihren Browser eingeben. Welche Funktionen bietet MIKA? MIKA (Mail- Instant Messaging- Kalender- Adressen) bietet vier Funktionsbereiche: - eine Mailfunktion - eine Instant Messaging Funktion - eine Kalenderfunktion - und eine Adressbuchfunktion Wie wechsle ich zwischen den Funktionen? Die Funktionen können über die Auswahl eines Bereiches (zb. für einen Wechsel zwischen Mail und Instant Messaging, siehe Abb.1) oder aber über die Wahl des gewünschten Tabs, unten links, gewechselt werden (siehe Abb.1). Mail Instant Messaging weitere Funktionen Abb.1: Bereiche von MIKA. Zwischen Mail- und Instantmessaging Funktion wechseln Sie über einen Klick ins das jeweilige Fenster. 1
2.1 Mail Der Mailbereich enthält links die Ordnerstruktur Ihres Mailkontos. Im mittleren Bereich befinden sich wie Sie es von Mailprogrammen kennen, die Mails des ausgewählten Ordners im oberen Fenster und der Inhalt der gewählten Mail im unteren Fenster (siehe Abb.2). Mails des gewählten Ordners Ordnerstruktur Ihres Mailkontos ausgewählte Mail Abb.2: Bereiche der Mailfunktion 2.1.1 Mailfunktionen Wie schreibe ich eine E-Mail? Wählen Sie die Funktion schreiben im mittleren, oberen Fenster oder aber das Symbol neue Mail über dem Posteingang (siehe Abb.3), um eine neue E-Mail zu verfassen. Es wird ein neuer Tab mit dem Namen neue Nachricht geöffnet. Sie können einfach per Mausklick zwischen den Tabs hin- und herwechseln. Wie stelle ich Priorisierungen für meine E-Mails ein? Die Funktion Option bietet die Möglichkeit eine Priorisierung für die Mails einzustellen. Die restlichen Funktionen: Abrufen, Antwort, Weiterleiten, Verschieben, Drucken und Löschen funktionieren, wie Sie es von Ihrem Mailprogramm gewohnt sind (siehe Abb.3). Abb.3: Funktionen zum Schreiben einer E-Mail. 2
2.1.2 Erweiterte Mailfunktionen: Mailfilter, Abwesenheitsnotizen und Signaturen Mailfilter, Abwesenheitsnotizen und Signaturen können Sie über Reiter Optionen unten Links erstellen. Warum sollte ich Mailfilter in MIKA erstellen? Mailfilter, die Sie unter MIKA erstellen, werden automatisch in Thunderbird übernommen und stehen Ihnen auch auch zb. beim Mailabruf zuhause zur Verfügung, umgekehrt funktioniert dies nicht. Wie erstelle ich einen Mailfilter? Wählen Sie den Reiter Optionen. Unter Mail/Lokales Konto finden Sie die Funktion Mail-Filter. Dort können Sie über die Funktion neuer Filter einen neuen E-Mail Filter erstellen. Geben Sie dem Filter einen aussagekräftigen Namen und legen Sie Kriterien für Ihren Filter fest. Sie können nach verschiedenen Kriterien filtern (zb. Betreff, Absender, etc.). Sie haben die Möglichkeit mehrere Filter anzulegen (siehe Abb.4). Nach dem Anlegen des Filters müssen Sie unter folgende Aktionen ausführen einen Ordner auswählen in den die Nachrichten, die den Filterkriterien entsprechen, verschoben werden sollen. Bitte beachten Sie, dass Sie im Vorfeld einen Ordner erstellen müssen, in den die Nachrichten des Filters verschoben werden. Hinweis: Hacken Sie die Aktion Nach Verarbeitung dieses Filters anhalten an, dadurch wird die Nachricht nur einmal verschoben, es entstehen keine Kopien in anderen Ordnern (zb. in Ordnern von anderen Filtern). Abb.4: Wählen Sie unten links den Reiter Optionen. In der Abbildung sehen Sie das Erstellen eines Mailfilters. Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz? Wählen Sie den Reiter Optionen. Unter Mail/Lokales Konto finden Sie die Funktion Abwesenheitsnotiz. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und Bestätigen Sie Ihre Angaben über Einstellungen speichern (siehe Abb.5). 3
Abb.5: Aktivieren Sie automatische Antwort und geben Sie Ihren Urlaubszeitraum und eine Nachricht für Ihre Kollegen und Absender von außerhalb an. Wie kann ich meinen E-Mails Signaturen anfügen? Wählen Sie den Reiter Optionen. Unter Identitäten finden Sie die Funktion Lokales Konto, dort können Sie eine Signatur für Ihre E-Mails einstellen (siehe Abb.6). Abb.6: Unter dem Feld Signatur können Sie eine Signatur für Ihre E-Mail erstellen. 2.2 Instant Messaging Im Bereich Instant Messaging können Sie mit Kommolitonen und Kollegen Nachrichten austauschen. Der Bereich befindet sich im rechts (siehe Abb.7). 4
Buddy Liste Abb.7: Rechts befindet sich die Buddy-Liste mit Ihren Kontakten. Bei Doppelklick auf einen Kontakt öffnet sich das Chatfenster zum verfassen von Nachrichten, links in der Abbildung. 2.2.1 Buddy-Liste Die Buddy-Liste enthält Ihre Kontakte mit Ihrem Online-Status, mit diesen können Sie chatten. Wie kann ich Kontakte hinzufügen? Sie können über die Funktion Buddy hinzufügen links über der Buddy-Liste, einen Kontakt aus dem Adressbuch in die Buddy-Liste einfügen. Sie können die einzelnen Kontakte auch Gruppen zuordnen oder diese wieder löschen (siehe Abb. 8). Abb.8. Funktionen zu Kontakten, befinden sich im oberen Bereich der Buddy-Liste. Wie sehe ich wer gerade online ist? Kontakte haben im Instant Messenger verschiedene Stati (zb. Frei oder Offline), diese stehen in der Kontaktliste vor dem Namen des Buddies. Der Status Frei zeigt Ihnen an, dass der Benutzer online und bereit für einen Chat ist. Bei allen anderen Stati außer Offline sind die Benutzer zwar online, aber nur eingeschränkt verfügbar. Wie kann ich meinen Status verändern? Ihren eigenen Status können Sie über das Dropdown über der Kontaktliste verändern (siehe Abb.9) 5
Abb.9: Über das DropDown über der Kontaktliste können Sie Ihren Status ändern. 2.2.2 Chatnachrichten Wenn Sie auf den gewünschten Kontakt doppelklicken, öffnet sich ein Chatfenster. In diesem können Sie Nachrichten mit dem gewählten Kontakt austauschen (siehe Abb.7). 2.3 Kalender Den Kalender erreichen Sie indem Sie den Reiter Kalender unten links anwählen. Der Kalender ermöglicht es Gruppenkalender zu führen,termine anzulegen und Teilnehmer zu Terminen einzuladen, Termine mit dem Kalender in Ihrem E-Mail Programm zu synchronisieren und Einblick in freigegebene Kalender anderer Nutzer zu erhalten. Abb.9: Wählen Sie unten Links die Funktion Kalender, dann gelangen Sie zur Kalenderansicht. 2.3.1 Kalender anlegen Wenn Sie MIKA starten, ist bereits ein Standardkalender für Sie angelegt, diesen sehen Sie im Fenster links oben unter Meine Kalender. MIKA bietet die Möglichkeit einen Online-Gruppenkalender zu führen, oder die Kalender von anderen Teilnehmern einzusehen. Wie kann ich einen Gruppenkalender in MIKA führen? Um online Gruppenkalender zu führen, sollte man sich vorher Gedanken zur Architektur machen. Es gibt 6
prinzipiell zwei Möglichkeiten: 1.) Jeder Benutzer führt einen eigenen Kalender, diese Kalender werden für die anderen Teilnehmer der Gruppe les- repektive schreibbar gemacht. Termine werden über die Einladungsfunktion in die Kalender der gewünschten Gruppenmitglieder eingetragen. 2.) Es wird ein Gruppenkalender erstellt, in dem alle Gruppenmitglieder mindestens lesen können. Daneben können weitere eigene Kalender geführt werden. Wie lege ich einen neuen Kalender an? Sie können über die Funktion Kalender erstellen im linken Fenster in der oberen Leiste neue Kalender erstellen. Hinweis: Über die Funktion Kalendereigenschaften können Sie die Rechte für Ihre Kalender einstellen. Wie erstelle ich einen Gruppenkalender? Sie können dafür einen bestehenden Kalender nutzen oder aber einen eigenen Kalender anlegen. Sie machen einen Kalender zu einem Gruppenkalender, indem Sie Nutzer auswählen und entsprechende Rechte für diese im Kalender, einstellen. Markieren Sie den gewünschten Kalender und wählen Sie die Funktion Kalendereigenschaften (siehe Abb.10) oben links. Ein neues Fenster öffnet sich, wählen Sie in der Registerkarte Gemeinsame die Nutzer mit denen Sie den Kalender gemeinsam online nutzen möchten. Um Benutzer auswählen zu können muss die Funktion Kalender freigeben im oberen Bereich des Fensters angehakt sein. Über das Buchsymbol können Sie Benutzer aus dem Hochschuladressbuch für den Kalender auswählen. Hinweis: Bitte wählen Sie die Kontakte nur aus dem Hochschuladressbuch aus, da die korrekte Benutzerkennung benötigt wird, um den Kalender für alle Nutzer zugänglich zu machen, diese ist nur im Hochschuladressbuch hinterlegt! Geben Sie diesen in den DropDown Boxen unter Zugriffsberechtigungen die Berechtigung Lesen + Schreiben, damit die Nutzer Termine zu dem gemeinsamen Kalender hinzufügen können. Wenn Sie den Benutzern die Berechtigung Eigentümer geben, erhalten diese zusätzlich zum Lese- und Schreibrecht auch Benachrichtigungen. Abb.10: Wählen Sie die Funktion Kalendereigenschaften oben links, um die Benutzer und Rechte für Ihren Gruppenkalender in dem sich öffnenden Fenster unter der Registerkarte Gemeinsame zu setzen. 7
Wie können die anderen Gruppenmitglieder den Gruppenkalender sehen? Damit andere Gruppenmitglieder den Gruppenkalender respektive Ihren Kalender sehen können, müssen Sie diesen abbonieren (siehe 2.3.3 Kalender abbonieren). Wie können andere Gruppenmitglieder Termine in den Gruppenkalender eintragen? Andere Gruppenmitglieder können wie unter 2.3.2 Termine beschrieben, Termine im Gruppenkalender erstellen. Hinweis: Die Benutze müssen über über Schreibrechte für den Kalender verfügen. 2.3.2 Termine In MIKA gibt es verschiedene Möglichkeiten Termine zu erstellen. Zu Terminen können Sie Teilnehmer einladen, die daraufhin eine Einladungsmail erhalten und den Termin in Ihrem Kalender bestätigen oder ablehnen können. Weiterhin können Sie prüfen, ob ein Teilnehmer zum Zeitpunkt eines Termins verfügbar ist, wenn dieser seinen Kalender dafür frei gegeben hat. Wie erstelle ich einen Termin? Sie können ganz einfach einen Termin erstellen, indem Sie mit gedrückter linker Maustaste von der Startbis zur Enduhrzeit Ihren Termin im gewünschten Kalender markieren. Ein Popup mit Daten zu Ihrem Termin erscheint beim Loslassen der Maustaste, geben Sie einen Namen für Ihren Termin ein und wählen Sie Termin erstellen (siehe Abb. 11). Abb.11: Markieren Sie den gewünschten Termin im Kalender und geben Sie diesem einen Namen. Wie bearbeite ich Termine? Sie können einen Termin einfach über einen Doppelklick auf die Fläche des markierten Termins bearbeiten. Wie erstelle ich wiederkehrende Termine? Sie können wiederkehrende Termine/Ereignisse erstellen. Wählen Sie dazu die Option wiederkehrend, in der Bearbeitungsansicht eines Termins. Das Dialogfeld Wiederkehrend wird angezeigt. Das Dialogfeld enthält die Dropdown-Listen Wiederholung und Ende. Wie lade ich andere Personen zu Terminen ein? Im Bearbeitungsmodus von Terminen haben Sie die Möglichkeit Teilnehmer zu Ihrem Termin einzuladen. Unter Einladungen können Sie eigene Kontakte eingeben oder Kontakte aus Ihrem Adressbuch auswählen 8
(siehe Abb.12). Die Teilnehmer bekommen eine Benachrichtigungsmail und können den Termin bestätigen oder ablehnen. Sie haben unter dieser Funktion auch die Möglichkeit die Verfügbarkeit der Teilnehmer zu prüfen, wenn die Verfügbarkeitsprüfung vom Kalenderinhaber zugelassen wurde. Hinweis: Auch Termine verfügen über Zugriffsberechtigungen: diese können öffentlich oder privat sein, oder nur nach Datum und Uhrzeit angezeigt werden. Abb.12: In der Bearbeitungsansicht von Terminen können Sie unter Einladungen Personen zu Ihrem Termin einladen. Wie trage ich Geburtstage in meine Kalender ein? Geburtstage tragen Sie zunächst als Termin, wie unter Wie erstelle ich einen Termin? beschrieben, in Ihren Kalender ein. Über den Ereignistyp in der Detailansicht des Termins können Sie die Art des Ereignisses bestimmen. Welche Funktionen gibt es noch zu Terminen? Sie können ein Attachment an den Termin hängen, Erinnerungen einstellen etc. Weitere Funktionen zu Terminen finden Sie im oberen Bereich des Bearbeitungsformulars eines Termins. 2.3.3 Kalender abbonieren Diese Funktion bietet die Möglichkeit Kalender anderer Teilnehmer oder einen Gruppenkalender zu abbonieren. Wenn Sie Kalender anderer Teilnehmer abbonieren und diese markieren, sehen Sie Ihre und deren Termine unterschiedlich farbig markiert in Ihrer Kalenderansicht. Wie kann ich Kalender anderer Teilnehmer abbonnieren? Sie können die Kalender anderer Teilnehmer über die Funktion Kalender abbonieren oben links abbonnieren. Wenn Sie diese Funktion gewählt haben, erscheint im mittleren Fenster ein Tab Abbonieren (siehe Abb. 13), über die Suche können Sie den entsprechenden Kontakt suchen. Wählen Sie den Kalender aus, den Sie abbonieren möchten und bestätigen Sie Ihre Auswahl über Abbonieren. 9
Abb.13. Kalender anderer Teilnehmer können Sie über die Funktion Kalender abbonieren auswählen. 2.3.4 Kalenderabgleich/ Kalender importieren Sie haben die Möglichkeit Kalender im ical-format in Ihren Kalender in MIKA zu importieren. Wie kann ich meinen Thunderbird Kalender (Lightning) mit MIKA synchronisieren? In Thunderbird Lightning haben Sie die Möglichkeit Ihren Kalender mit Ihren Terminen im ical- Format zu exportieren. Sie finden diese Einstellung in Thunderbird Lightning unter Datei/Kalender exportieren. Diese ical- Datei können Sie in MIKA importieren. Sie finden die Importfunktion in MIKA links oben, Sie heißt Kalender importieren (siehe Abb.14). Hinweis: Auch Ihren Outlook Kalender können Sie im ical Format importieren. Abb.14: Ihren MIKA-Kalender können Sie mit Kalendern aus anderen Mailprogrammen über die Funktion Kalender importieren, sychronisieren. 2.3.5 Kalender einstellen Ihren Kalender können Sie unter dem Register Optionen unten links einstellen. 10
Wie kann ich meine Kalenderansicht verändern? Unter Optionen/Kalender haben Sie die Möglichkeit unter Allgemein die Ansicht Ihres Kalenders zu verändern (siehe Abb.15). Abb.15: Unter Optionen/Kalender/Allgemein können Sie Ihre Kalenderansicht einstellen. Welche Einstellungen gibt es noch für meinen Kalender? Unter Benachrichtigung können Sie eine Mailadresse für Benachrichtigungen einstellen. Unter Termin können Sie sich auch Termine mit abgelehnten Einladungen im Kalender anzeigen zu lassen. 2.4 Adressen Das Adressbuch von MIKA enthält wichtige Funktionen rund um Ihre Kontakte. Sie erreichen das Adressbuch, indem Sie die Option Adressbuch unten links auswählen (siehe Abb.16). Abb.16: Über die Funktion Adressbuch unten links erreichen Sie das Adressbuch von MIKA. 2.4.1 Adressbuch Mit MIKA können Sie verschiedene Adressbücher verwalten. 11
Wie kann ich Adressbücher aus anderen Mailprogrammen importieren? Über die Funktion Adressen importieren oben links oben haben Sie die Möglichkeit Ihre Adressbücher aus anderen Mailprogrammen zu importieren. Wählen Sie nach der Auswahl der Funktion einfach die entsprechende ldif (Thunderbird), csv (Outlook) oder vcard- Datei aus, um diese zu importieren (siehe Abb.17). Die Datei müssen Sie vorher aus Ihrem Mailprogramm exportieren. Abb.17: Oben links unter Adressbuch finden Sie die Funktion Importieren, damit können Sie Adressen aus anderen Mailprogrammen Ihr MIKA Adressbuch importieren. Exportieren des Adressbuches unter Mozilla Thunderbird: Öffnen Sie das Adressbuch. Wählen Sie die Funktion Exportieren unter Extras (siehe Abb.18). Speichern Sie Ihr Adressbuch als ldif-datei. Abb.18: Unter dem Menüpunkt Extras/Exportieren können Sie in Thunderbird Ihr Adressbuch als ldif- Datei exportieren. 2.4.2 Kontakte Ihr Adressbuch enthält einzelne Kontakte, diese können Sie neu anlegen und bearbeiten. Wie lege ich einen neuen Kontakt an? Wählen Sie das Adressbuch, indem Sie einen neuen Kontakt anlegen möchten. Oben links unter Adressbuch befindet sich die Funktion neuen Kontakt anlegen, wählen Sie diese (siehe Abb.19). Nehmen Sie die gewünschten Eingaben im Formular vor und bestätigen Sie diese über Speichern. 12
Abb.19: Über neuer Kontakt können Sie Kontakte zum ausgewählten Adressbuch hinzufügen. Wie lege ich eine Gruppe an? Legen Sie über die Funktion neue Gruppe eine Gruppe an. Eine Ansicht mit Ihren Kontakten erscheint, markieren Sie die Kontakte, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten und wählen Sie den Button Gruppe erstellen. Wie füge ich einen Kontakt in eine Gruppe? Der Gruppe können Sie Kontakte hinzufügen, indem Sie die Funktion Gruppe verwalten wählen. Hacken Sie die entsprechenden Kontakte an, die die Gruppe enthalten soll (siehe Abb.20). Abb.20: Wählen Sie die Gruppe, der Sie Kontakte hinzufügen möchten und dann die Funktion Gruppe verwalten. Danach erhalten Sie eine Übersicht mit Kontakten, die Sie der Gruppe hinzufügen können. Wie schreibe ich eine E-Mail an eine Gruppe? Sie können eine E-Mail an eine Gruppe von E-Mail Adressen verfassen, indem Sie in das Feld An: den Namen der Gruppe eintragen, an die Sie die Mail verfassen möchten. Die Mailadressen der Gruppenmitglieder werden automatisch gesetzt. 13