Impressum Schulen ans Verwaltungsnetz (SAV) ist ein Projekt der nachfolgenden Organisationseinheiten der Stadt Zürich: Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich Abteilung Lehren und Lernen Postfach, 8027 Zürich www.stadt-zuerich.ch/ssd www.stadt-zuerich.ch/sav Organisation und Informatik der Stadt Zürich Wilhelmstrasse 10 Postfach, 8022 Zürich www.stadt-zuerich.ch/oiz Hochbaudepartement der Stadt Zürich Amtshaus IV Lindenhofstrasse 19 Postfach, 8021 Zürich www.stadt-zuerich.ch/hbd AutorInnen Teil SAV-Unterlagen: Eveline Bearth, Dominique Dubois, Markus Helbling Autorinnen Teil Outlook-Unterlagen: Dominique Dubois, Eveline Bearth SAV Schulungsunterlagen Druck: HERDT-Verlag Schweiz GmbH Version: 1.6 Ausgabe: 3. Januar 2007 Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich und Organisation und Informatik der Stadt Zürich Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit grosser Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und AutorInnen können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Diese Unterlage enthält Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. 03.01.2007
Inhalt 1 Einleitung 8 1.1 Was ist SAV? 8 2 Schulungsunterlagen 9 2.1 Zweck 9 2.2 Inhalt und Bedeutung 9 2.3 Entwicklungsstand 9 2.4 Aktualisierte Schulungsunterlagen 9 2.5 Typographische Textkonventionen 10 2.6 Text-Symbole 10 3 Sichere Dateiablage 11 3.1 Erhöhte Sicherheit durch komplexe Kennwörter 3.2 Abmelden beim Verlassen des Computers 3.3 Vertrauliche Daten 11 11 11 4 Komplexe Kennwörter 13 4.1 Ein gutes Kennwort 4.2 Weshalb komplexe Kennwörter? 4.3 Regeln für komplexe Kennwörter 4.4 Umgang mit komplexen Kennwörtern 4.5 Kennwort-Änderung bei der Neuanmeldung 4.6 Kennwort vor Ablauf der 90 Tage ändern 4.7 Wie merke ich mir komplexe Kennwörter? 13 13 13 14 15 16 18 5 Abmelden 19 5.1 Wie melde ich mich am Computer korrekt ab? 19 5.2 Wie kann ich meinen Computer sperren? 20 6 E-Mail-Adresse 22 6.1 Schema für E-Mail-Adressen 22 6.2 E-Mail-Adresse beantragen/ bestellen 22 6.3 E-Mail-Adresse ändern 22 6.4 E-Mails abrufen bei Personen mit Doppelfunktionen 23 6.4.1 Lehrperson und Schulleitung 23 6.4.2 Lehrperson und KITS-SupporterIn 23 6.4.3 Hausdienst und KITS-SupporterIn 23 6.5 Lehrperson in mehreren Schulen 24 Seite 2 *** Diese Themen werden im SAV-Online-Test nicht geprüft 03.01.2007
7 Kommunikationsrichtlinien 25 7.1 Allgemeine Richtlinien 25 7.1.1 Netiquette E-Mail 25 7.1.2 Umgang mit Adressbuch und Verteilerlisten 26 7.1.3 Dienstweg 27 7.1.4 E-Mails mit vertraulichem Inhalt 27 7.1.5 Besonders wichtige E-Mails 27 7.1.6 Gefahren im Umgang mit E-Mails entspr. Verhalten 27 7.1.7 E-Mail-Standard Signatur SAV 28 7.1.8 Download der E-Mail-Signatur von der SAV-Homepage 28 7.1.9 E-Mail-Signatur im Outlook einrichten 30 7.2 Zielgruppenspezifische Richtlinien 34 8 Technische Informationen 35 8.1 Mailboxgrösse 35 8.2 Anhänge/ Attachments 35 8.3 Allgemeine Einstellungen 35 8.4 Archivierung E-Mail-Daten 36 8.5 Unterstützung von PDAs 39 8.6 Integration von eigenen POP3 Accounts 39 8.7 Ressourcenverwaltung 39 9 Viren, Spam, Phishing und Virenschutz 40 9.1 Computer-Viren 40 9.1.1 Wie muss man sich vor Viren schützen? 40 9.2 Spam 40 9.2.1 Was tun mit Spam? 41 9.3 Phishing 41 9.3.1 Hauptregel, um sich vor Phishing zu schützen 42 9.4 Virenschutz 42 9.4.1 Wie können Sie sich zusätzlich schützen? 42 9.5 Spamfilter 43 9.6 Spam und Quarantäne 43 10 ***Verschlüsselung von Dateien 46 10.1 Das Programm WinZip 46 10.2 ZIP-Dateien verschlüsseln 46 10.2.1 Verschlüsselung mit der rechten Maustaste 46 10.2.2 Verschlüsselung beim Hinzufügen 49 10.2.3 Verschlüsselung nachträglich 52 10.2.4 Verschlüsselung aufheben 54 03.01.2007 *** Diese Themen werden am SAV-Online-Test nicht geprüft Seite 3
11 Outlook-Funktionen 56 11.1 Unterschiede zu einer Standardinstallation 56 11.2 Automatische Weiterleitung von E-Mails 56 11.3 Outlook-Kalender 56 11.4 Outlook-Profil zurücksetzen 56 12 Outlook Web Access (OWA) 58 12.1 Verwendungszwecke 58 12.2 Synchronisation von Outlook Web Access und Outlook 2003 58 12.3 Anmeldung OWA 58 12.4 OWA Anwendungsfenster 59 12.5 Abmeldung OWA 61 12.6 OWA-Ansichtssteuerung 62 12.7 OWA-Symbolleiste 63 12.8 Neue E-Mail-Nachricht erstellen 65 12.8.1 E-Mail-Nachrichten mit Anlagen (Attachment) 67 12.9 OWA-Standard-Signatur SAV einrichten 69 12.9.1 Download der E-Mail-Signatur von der SAV-Homepage. 70 12.9.2 E-Mail-Signatur im Outlook Web Access einrichten 72 12.10 OWA-Optionseinstellungen 74 12.11 OWA-Regeln 75 13 KITS-Adressbücher 78 13.1 KITS-Verteilerlisten 78 13.1.1 KITS-Umgebung 78 13.1.2 Schulkreis 78 13.1.3 Schule 78 13.2 Auswahl KITS-Adressbücher 79 13.3 Abgleich der Adressbücher 80 14 Vertiefungsmöglichkeiten 81 14.1 elearning, Onlinetest und Zertifikat 81 14.1.1 Persönlicher Zugang und Anmeldung 81 14.1.2 Zugang von zu Hause aus 82 14.1.3 Demozugang 82 14.1.4 Übersicht Lernmodule 83 14.1.5 Navigation und Symbole 84 14.1.6 Vorgehen 86 15 Support/ Hilfe 88 15.1 Allgemeine Auskünfte 88 15.2 Anwendungssupport 88 15.3 Technische Probleme 88 Seite 4 *** Diese Themen werden im SAV-Online-Test nicht geprüft 03.01.2007
15.4 Weitere Informationen 88 16 Zusätze 89 17 Was bietet Microsoft Outlook? 90 17.1 Die einzelnen Module von Outlook 90 17.2 Outlook das erste Mal starten 91 17.3 Outlook nach erstmaligem Start aufrufen 91 17.4 Outlook beenden 92 17.5 ***Outlook blockiert? 92 17.6 Das Outlook-Anwendungsfenster 93 17.7 Die Postfachordner 95 18 Nachrichten (E-Mails) 97 18.1 Erstellen und Senden von Nachrichten 97 18.1.1 Erstellen einer Nachricht von A Z 97 18.1.2 Empfänger manuell eingeben 100 18.1.3 Nachrichten mit Kopien und Blindkopien 100 18.1.4 ***Text mit der Maus verschieben/ kopieren 100 18.1.5 ***Text mit der Office-Zwischenablage verschieben/ kopieren 101 18.1.6 Nachrichten mit Anlage/n (Datei/en) versenden 102 18.1.7 ***Hyperlinks (Verknüpfungen einfügen) einfügen 103 18.1.8 ***Wichtige Nachrichten (Zustelloptionen) 104 18.1.9 ***Umfragen erstellen 106 18.1.10 ***Antwort-E-Mails von Umfrage auswerten 107 18.1.11 ***Nachrichten erneut versenden 107 18.1.12 Autosignatur erstellen 108 18.1.13 ***Weitere Signaturen erstellen 112 18.1.14 ***Signaturen bearbeiten 113 18.1.15 ***Signatur wechseln 114 18.2 Empfangen von Nachrichten 114 18.2.1 Nachrichten lesen 114 18.2.2 Nachrichten beantworten und weiterleiten 114 18.2.3 Umgang mit erhaltenen Anlagen und Hyperlinks 115 18.2.4 ***Nachrichten drucken 116 18.2.5 ***Nachrichten als Textdateien speichern 117 18.2.6 ***Tipps zum Umgang mit empfangenen Nachrichten 118 18.3 Verwalten von Nachrichten 120 18.3.1 ***Abwesenheitsassistent 120 18.3.2 ***Umleitung von Nachrichten 121 18.4 Organisation der Ablage von Nachrichten 123 18.4.1 Ordner erstellen 123 18.4.2 Ordnerebenen ein-/ ausblenden 125 03.01.2007 *** Diese Themen werden am SAV-Online-Test nicht geprüft Seite 5
18.4.3 Ordner verschieben 125 18.4.4 Ordner umbenennen 125 18.4.5 Ordner kopieren 126 18.4.6 Ordner löschen 126 18.4.7 Nachrichten markieren 126 18.4.8 Nachrichten in Ordner ablegen 127 18.4.9 Nachrichten aus Postfach löschen 128 18.4.10 Gelöschte Nachrichten wieder zurückholen 128 18.4.11 Ordner <Gelöschte Objekte> leeren 129 18.4.12 ***Gelöschte Elemente wiederherstellen 129 19 ***Kontakte (=Persönliche Adressen) 131 19.1 Die Adressbücher 131 19.2 Ansicht der Kontakte 131 19.3 Erfassen von Kontakten 132 19.3.1 Neuen Kontakt aufnehmen 132 19.3.2 Durch E-Mail erhaltene Adresse aufnehmen 134 19.4 Bearbeiten von Kontakten 135 19.4.1 Bestehenden Kontakt bearbeiten 135 19.4.2 Kontakt löschen 136 19.4.3 Kontakte drucken 136 19.5 Erstellen und Bearbeiten von Verteilerlisten 137 19.5.1 Eigene Verteilerliste erstellen 137 19.5.2 Verteilerliste bearbeiten 139 19.5.3 Nachricht an Kontakt oder Verteilerliste senden 140 20 ***Terminplanung 142 20.1 Ansicht und Navigation im Terminkalender 142 20.1.1 Die verschiedenen Terminarten 142 20.1.2 Der Bildschirm in der Terminplanung 142 20.1.3 Datum wählen 143 20.1.4 Die Kalenderansichten 144 20.1.5 Blättern im Kalender 146 20.1.6 Wochenanzeige im Datumsnavigator einblenden 146 20.2 Eintragen von Terminen und Ereignissen 147 20.2.1 Termin direkt eintragen 147 20.2.2 Termin mit Terminformular eintragen 148 20.2.3 Die verschiedenen Farben eines Termins (Verbindlichkeit) 150 20.2.4 Überschneidenden Termin eingeben 151 20.2.5 Eintragen eines Ereignisses 152 20.3 Bearbeiten von Terminen 154 20.3.1 Termin direkt bearbeiten 154 20.3.2 Termin via Terminformular bearbeiten 154 Seite 6 *** Diese Themen werden im SAV-Online-Test nicht geprüft 03.01.2007
20.3.3 Dauer des Termins verändern 154 20.3.4 Termin verschieben 155 20.3.5 Termin kopieren 156 20.3.6 Termine löschen 157 20.4 Die Erinnerungsfunktion 158 20.5 Termin- und Ereignisserien 159 20.5.1 Erstellen von Serien 159 20.5.2 Ändern von Serien 160 21 ***Organisieren von Besprechungen 163 21.1 Erstellen und Versenden von Besprechungsanfragen 163 21.1.1 Erstellen einer Besprechungsanfrage 163 21.1.2 Ändern der Teilnehmerliste vor Versand 165 21.2 Bearbeiten von Besprechungsanfragen 166 21.2.1 Liste der Teilnehmenden nach Versand ändern 166 21.2.2 Besprechung verschieben 166 21.2.3 Besprechung löschen 167 21.3 Beantworten von Besprechungsanfragen 167 21.4 Verwalten von Besprechungsanfragen 168 22 ***Aufgabenverwaltung 170 22.1 Aufgaben im Modul Termin anzeigen 170 22.2 Erstellen von Aufgaben 171 22.3 Erstellen von Aufgabenserien 172 22.4 Aufgaben als erledigt markieren 173 22.5 Löschen von Aufgaben 173 23 ***Notizen 174 23.1 Erstellen von Notizen 174 23.2 Bearbeiten von Notizen 175 03.01.2007 *** Diese Themen werden am SAV-Online-Test nicht geprüft Seite 7
1 Einleitung 1.1 Was ist SAV? Herzlich willkommen bei der SAV-Schulung. SAV steht für «Schulen ans Verwaltungsnetz» und bietet ab Sommer 2006 neue Möglichkeiten für die Kommunikation und Administration im schulischen Umfeld. E-Mail für alle Alle Teammitglieder einer Schule erhalten Zugang zu einer einheitlichen E-Mail- Plattform. Vorbei sind die Zeiten, als jede Lehrperson ihr E-Mail-Konto selbst einrichten musste. Nun können alle über eine offizielle E-Mail-Adresse Informationen austauschen: vorname.nachname@schulen.zuerich.ch Der Zugang zu den E-Mails erfolgt auf den KITS-PCs in der Schule über Outlook 2003. Auf dem Computer zu Hause können die E-Mails via Webbrowser gelesen und bearbeitet werden. Dies wird durch «Outlook Web Access» ermöglicht. Kommunikation fördert Teamarbeit Dank einheitlich aufgebauten E-Mail-Adressen und regelmässig aktualisierten Adressbüchern entfällt die mühsame Suche nach E-Mail-Adressen. Jedes Teammitglied kann so erreicht werden. Das E-Mail-System ermöglicht den einfachen Austausch von Informationen und Arbeitsergebnissen. Zusätzliche Hilfsmittel Mit dem Projekt SAV werden für die Volksschulen neben den E-Mail-Adressen zusätzliche Hilfsmittel für die Verarbeitung und den Austausch von Informationen zur Verfügung gestellt: o o o Zusätzliche Infrastruktur (Desktops, Notebooks, Drucker) für Schulleitungen und Hausdienst. Sichere Datenablage mit Verwendung von komplexen Kennwörtern. Verbindung (Gateway) ins Verwaltungsnetz für künftige Programme, die auf Daten im Verwaltungsnetz zugreifen müssen. Hinweis/ Verweis Browser/Webbrowser: Abgeleitet vom Englischen «to browse» (durchblättern, schmökern, sich umsehen). Internetreisen ohne Browser ist wie Telefonieren ohne Telefon: als Browser werden Programme bezeichnet, welche Daten aus dem weltweiten Netz (von HTTP- Server) abrufen und dann am heimischen Computer (Client) verarbeiten und anzeigen können. Bekannte Webbrowser sind z.b. der Microsoft Internet Explorer, Netscape, Opera, Mozilla, etc. Seite 8 03.01.2007
2 Schulungsunterlagen 2.1 Zweck Diese Schulungsunterlagen sollen die Funktionen von SAV erklären. Sie können auch als Nachschlagewerk dienen. Wenn Sie diese Unterlagen durchgearbeitet und verstanden haben, sind Sie für den SAV-Onlinetest gewappnet. 2.2 Inhalt und Bedeutung Diese Unterlagen helfen Ihnen, die Funktionen von SAV zu verstehen und effizient zu nutzen. Sie informieren über: so genannte «komplexe» Kennwörter, die sichere Dateiablage, den Umgang mit vertraulichen Daten die wichtigsten E-Mail-Funktionen von Outlook die Richtlinien bezüglich E-Mail-Benutzung 2.3 Entwicklungsstand Hinweis/ Verweis Die Unterlagen werden laufend überprüft und - falls nötig - ergänzt oder angepasst. Für Anregungen haben wir ein «offenes Ohr». Bitte senden Sie eine E-Mail an das OIZ- Schulungszentrum (oiz-ausbildung@zuerich.ch) mit dem Vermerk «Anregungen SAV-Kursunterlagen» oder melden Sie es im Präsenzkurs Ihrer Kursleitung. Herzlichen Dank für Ihr Feedback! 2.4 Aktualisierte Schulungsunterlagen Sie können die aktuellste Version dieser Unterlagen als pdf-datei herunterladen: Hinweis/ Verweis www.stadt-zuerich.ch/sav Wählen Sie den Link <Downloads>. 03.01.2007 Seite 9
2.5 Typographische Textkonventionen <Xyz> Die in Klammern, fett und kursiv dargestellten Begriffe symbolisieren entweder den Menübefehl, die entsprechende Schaltfläche, um den gewünschten Vorgang auszuführen, die Tastenbezeichnung oder die Bezeichnung eines Laufwerks, Ordners oder Dateinamens. *** Die mit *** bezeichneten Titel sind optionale Themen, d.h. für all diejenigen gedacht, welche noch mehr Informationen erhalten möchten. Diese Themen werden im Präsenzkurs eventuell nur oberflächlich oder gar nicht behandelt und sind nicht Bestandteil des SAV-Onlinetests. 2.6 Text-Symbole Hinweis/ Verweis Vorgehen Tipp Dieser Hinweis macht Sie auf einen bestimmten Punkt aufmerksam oder verweist auf wichtige Informationen. Mit dieser Angabe wird Ihnen der Ausführungsweg Schritt für Schritt erklärt. Hier erhalten Sie nützliche Tipps und Tricks zum behandelten Thema. Meine Notizen Seite 10 03.01.2007
3 Sichere Dateiablage Die KITS-Umgebung wurde ursprünglich «für Kids», also für die Schüler/innen im Unterricht konzipiert. Bald zeigten sich aber neue Bedürfnisse und die KITS-PCs wurden, obwohl nicht vorgesehen, auch für die Schuladministration eingesetzt. Sobald auf einem Computer Daten über Schüler/innen oder Lehrpersonen gespeichert werden, gelten besondere Sicherheitsvorschriften, damit keine Informationen in falsche Hände geraten können. Was bedeutet «sichere Dateiablage»? Nachfolgend die wichtigsten Punkte: 3.1 Erhöhte Sicherheit durch komplexe Kennwörter Bis jetzt gab es keine Vorgaben über die Auswahl der Kennwörter für die KITS- Umgebung. Oft wurden deshalb einfache Wörter gewählt, die mit wenig Aufwand ausspioniert oder gar erraten werden können. Damit die sichere Dateiablage nicht schnell «geknackt» werden kann, müssen nun komplexe Kennwörter (z.b. mit Gross-/ Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) verwendet werden. Die Kennwörter werden auch mit einem «Verfalldatum» von 90 Tagen versehen, damit der Schaden begrenzt werden kann, wenn doch einmal ein Kennwort durch eine unberechtigte Person verwendet werden sollte (siehe Kapitel 4.4 Umgang mit komplexen Kennwörtern). Schüler/innen müssen nach wie vor - keine komplexen Kennwörter verwenden. Deren Kennwörter haben auch kein «Verfalldatum». 3.2 Abmelden beim Verlassen des Computers Melden Sie sich immer ab, wenn Sie den Computer nicht mehr benützen sensibilisieren, eigenes Verhalten beobachten (siehe dazu Kapitel 5.1 Wie melde ich mich am Computer korrekt ab?). 3.3 Vertrauliche Daten Sicherungskopie von vertraulichen Daten o Verwenden Sie zur Sicherung von vertraulichen Daten einen Wechselträger wie USB-Stick, CD-ROM etc. Speichern von vertraulichen Daten o Speichern Sie vertrauliche Daten auf keinen Fall in den <lokalen Dateien> (auf der Festplatte), sondern in Ihren <Eigenen Dateien> (sichere Dateiablage auf dem Server). 03.01.2007 Seite 11
Schulleitungs-Accounts (6er Accounts) o o o werden in Zukunft zentral durch das KITS-Center verwaltet. die <Eigenen Dateien> der Schulleitenden und das Laufwerk <Schulleitung> sind in Zukunft nicht mehr durch die KITS-Supporter/innen einsehbar. die <Eigenen Dateien> der Schulleitenden werden lokal auf dem Schulleitungsnotebook gespeichert. Bei Verlust des Notebooks sind diese Daten verloren. Deshalb alle vertraulichen Daten auf dem Server im Laufwerk <Schulleitung> oder auf dem Laufwerk <H:> speichern Alle anderen Accounts o der Zugriff ist wie bisher, d.h. die KITS-Supporter/in hat weiterhin Zugriff auf die <Eigenen Dateien>. Meine Notizen Seite 12 03.01.2007
4 Komplexe Kennwörter 4.1 Ein gutes Kennwort Ein gutes Kennwort ist wie eine Zahnbürste Wenden Sie es regelmässig an Wechseln Sie es häufig Verwenden Sie es lieber nicht in Gruppen 4.2 Weshalb komplexe Kennwörter? Im Zusammenhang mit der «sicheren Dateiablage» werden auch neue Bestimmungen zu Kennwörtern nötig. Sie müssen so genannten «hohen Sicherheitsrichtlinien» entsprechen. Die Verwendung von komplexen Kennwörtern gilt für alle Benutzer/innen ausser den Schüler/innen. Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel 4.3 Regeln für komplexe Kennwörter. 4.3 Regeln für komplexe Kennwörter Nachfolgende Regeln müssen bei der Kennwort-Erstellung unbedingt beachtet werden, ansonsten wird das Kennwort vom System zurückgewiesen. Hinweis/ Verweis Unter «Account» versteht man eine meist durch Benutzername und Kennwort abgesicherte Zugangsberechtigung zu einem Computer oder Netzwerk. Zusammensetzung des Benutzernamens in der Schule: Beispiel Hans Muster xx2muh. Die ersten zwei Buchstaben stehen für das Schulhaus (xx) Die Ziffer für die Funktion 1 = Schüler/in, 2 = Lehrperson, 3 = Supporter/in, 5 = Externe, 6 = Schulleitung, 7 = Verwaltung Die ersten zwei Buchstaben des Nachnamens Der erste Buchstabe des Vornamens 03.01.2007 Seite 13
Schüler/in 1er Account Lehrperson 2er Account Supporter/innen 3er Account Externe 5er Account Schulleitung 6er Account Verwaltung 7er Account Ändern des Kennwortes Kann wie bis anhin gehandhabt werden. Für Schüler/innen gelten keine komplexen Kennwörter und die Kennwörter verfallen nicht. Für diese Accounts gelten in Bezug auf die Kennwörter folgende Bestimmungen: Mindestens 8 Zeichen Das Kennwort muss drei der folgenden vier Elemente enthalten: - Grossbuchstaben - Kleinbuchstaben - Zahlen - Sonderzeichen (*,$,+, usw.) Es darf dem Benutzernamen nicht zu ähnlich sein, d.h. es dürfen nicht mehr als drei gleiche Zeichen des Login-Namens in derselben Reihenfolge verwendet werden. Die letzten 24 Kennwörter sind gespeichert und dürfen somit nicht wieder verwendet werden. Die Kennwörter müssen regelmässig geändert werden, d.h. nach 90 Tagen erfolgt eine automatische Aufforderung vom System. Sie können dieses aber jederzeit auch vor dieser Ablaufzeit ändern (siehe Kapitel 4.6 Kennwort vor Ablauf der 90 Tage ändern). 4.4 Umgang mit komplexen Kennwörtern Verantwortlichkeit Weitergabe von Kennwörtern Separate Kennwörter Komplexitätsregeln für Kennwörter Sie sind für alle Handlungen verantwortlich, die mit ihrem persönlichen Account ausgeführt werden. Das persönliche Kennwort darf nicht weitergegeben werden, weder an Vorgesetzte noch an Kollegen/innen. Fall Sie verschiedene Accounts haben (z.b. Lehrperson und gleichzeitig Supporter/in oder Schulleiter/in): verwenden Sie verschiedene Kennwörter. Verwenden Sie Ihren Supporter/innen- oder Schulleitungs-Account nur, wenn Sie gerade in dieser Funktion arbeiten. Die Komplexitätsregeln für die Kennwörter hängen von der Rolle der Benutzenden ab. Nachfolgend eine detaillierte Zusammenstellung. Seite 14 03.01.2007
4.5 Kennwort-Änderung bei der Neuanmeldung Beim ersten Anmelden am Gerät nach der Aufschaltung der SAV-Funktionen verlangt das System die Eingabe eines komplexen Kennwortes gemäss den beschriebenen Richtlinien. Dies ist auch dann der Fall, wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben und die Supporter/in es zurücksetzen musste. Vorgehen Folgen Sie dazu den nachfolgenden Schritten: Erste Anmeldung am System 1. Sie melden sich am System das erste Mal an. Geben Sie Ihren <Benutzernamen> und das bisherige <Kennwort> ein und bestätigen mit <OK>. Kennwort ändern 2. Es erscheint ein Hinweis, dass Sie das Kennwort ändern müssen. Klicken Sie auf <OK> 03.01.2007 Seite 15
3. Im darauf folgenden Fenster folgen Sie den Eingabefeldern und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit <OK>. 4. Das neue Kennwort ist nun gültig. 4.6 Kennwort vor Ablauf der 90 Tage ändern Vorgehen Kennwort vor Ablauf ändern Wollen Sie jedoch Ihr Kennwort auch zwischendurch mal ändern (also vor Ablauf der 90 Tage), können Sie wie folgt vorgehen: 1. Melden Sie sich am System mit Ihrem Benutzernamen und bisherigen Kennwort korrekt an. Seite 16 03.01.2007
2. Ist die Anmeldung erfolgt, drücken Sie die Tastenkombination <Ctrl> + <Alt> + <Delete> 3. Es erscheint folgendes Fenster, in welchem Sie die Schaltfläche <Kennwort ändern> anklicken. 4. Im darauf folgenden Fenster folgen Sie den Eingabefeldern und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit <OK>. Das neue Kennwort ist nun gültig. 03.01.2007 Seite 17
4.7 Wie merke ich mir komplexe Kennwörter? Tipp Nachfolgend ein paar nützliche «Eselsbrücken» um die komplexen Kennwörter zu merken. «Eselsbrücken» Robbie Williams is great EM 2008 wir kommen R0Wiisgr EM2008-wk Bilden Sie Sätze und wählen Sie jeweils den ersten oder die ersten beiden Buchstaben jedes Wortes kombiniert mit Zahlen 4 Wochen Sommer-Ferien in Italien am Meer Triib Sport oder bliib xsund 4WS-FiIaM TrSp0dblxs Bekanntes Wort kombiniert mit Zahlen, die nach 90 Tagen geändert werden Winter-Garten07 7KatzE13 Winter-Garten09, Winter-Garten12, etc. oder Frühlings-09Garten, Sommer-11Garten etc. 7KatzE16, 7KatzE19, 23KatzE19 Hinweis/ Verweis Wie sicher ist mein Kennwort? Kennwort-Check: www.cnlab.ch/codecheck/check.php oder www.datenschutz.ch und dann rechts auf den Link <Passwort-Check> klicken Meine Notizen Seite 18 03.01.2007
5 Abmelden Heute dient das Abmelden vom Computer in erster Linie dazu, die Vertraulichkeit sensitiver Informationen zu gewährleisten und den Missbrauch von Systemberechtigungen zu verhindern. Da System- und Datenmanipulationen, die mit unserem persönlichen Account erfolgen, uns zugeschrieben werden, müssten wir ein vitales Interesse haben, unsere Accounts zu schützen. Beispiele möglichen Missbrauchs: Lesen fremder E-Mails, schreiben von E-Mails unter fremdem Namen Einsehen von vertraulichen Informationen Missbrauch von Buchungs-/Zahlungssystemen Manipulieren von Systemen 5.1 Wie melde ich mich am Computer korrekt ab? Wann immer Sie Ihre Arbeit am Computer beenden, sollten Sie sich korrekt abmelden. Nur so ist das Gerät für den nächsten Benutzenden wieder verfügbar und nur so kann ein Missbrauch vermieden werden (siehe obiges Kapitel). Wenn Sie sich nicht abmelden, wird der Computer nach 15 Minuten automatisch gesperrt. Dann kann nur die angemeldete Person oder die KITS-Supporter/in die Sperrung aufheben. Nicht gespeicherte Daten gehen dabei verloren. Vorgehen Gehen Sie dazu wie folgt vor: Variante 1 1. Klicken Sie auf <START> und wählen Sie den Befehl <Abmelden>. 2. Bestätigen Sie im nachfolgenden Fenster die Abmeldung. Variante 2 1. Drücken Sie die Tastenkombination und zusammen gedrückt halten 1 x kurz drücken 03.01.2007 Seite 19
2. Wählen Sie im geöffneten Fenster die Schaltfläche <Abmelden>. 3. Bestätigen Sie im nachfolgenden Fenster die Abmeldung. 5.2 Wie kann ich meinen Computer sperren? Wenn Sie Ihre Arbeit am Computer nur kurz unterbrechen wollen, gibt es auch die Möglichkeit, den Computer zu sperren. Bedenken Sie jedoch, dass dann niemand mehr am Gerät arbeiten kann. Hinweis/ Verweis Im Schulalltag ist das Abmelden vom Computer praktischer als das Sperren des Computers. Nur so können andere am Gerät weiter arbeiten. Bitte sensibilisieren Sie auch Ihre Schüler/innen für das Abmelden am Computer. Vorgehen Variante 1 und loslassen zusammen gedrückt halten 1 x kurz drücken Bestätigen Seite 20 03.01.2007
Variante 2 und gedrückt halten 1 x kurz drücken Meine Notizen 03.01.2007 Seite 21
6 E-Mail-Adresse 6.1 Schema für E-Mail-Adressen Alle Benutzenden Haben eine persönliche E-Mail-Adresse gemäss folgendem Schema: KITS-Supporter/innen vorname.nachname@schulen.zuerich.ch Alle KITS-Supporter/innen einer Schule haben zusätzlich zum persönlichen E-Mail-Account auch noch Zugriff auf eine unpersönliche E-Mail-Adresse, die an die Supporter/in-Funktion geknüpft ist: xx.ks@schulen.zuerich.ch (xx steht für das Schulhauskürzel) Sie werden in der globalen Adressliste mit <KS + Schulhausname> aufgelistet, also z.b. KS Heumatt. 6.2 E-Mail-Adresse beantragen/ bestellen Ihre E-Mail-Adresse wurde durch die KITS-Supporter/in bestellt. Sollte dies noch nicht geschehen sein, wenden Sie sich an sie. Die entsprechende Mailbox steht jeweils ab dem nächsten Werktag zur Verfügung. 6.3 E-Mail-Adresse ändern Die Vergabe der E-Mail-Adresse erfolgt unabhängig von der Zugehörigkeit zu einer Schule. Das System prüft die bereits bestehenden E-Mailadressen und erstellt die E- Adresse gemäss folgendem Schema: vorname.nachname@schulen.zuerich.ch Ist die zu erstellende E-Mail-Adresse bereits vergeben, wird automatisch eine Zahl angefügt. Beispiel: Die E-Mail-Adresse von Peter Muster ist bereits belegt. Der «zweite» Peter Muster erhält nun die E-Mail-Adresse: peter.muster2@schulen.zuerich.ch Hinweis/Verweis Wünschen Sie eine andere E-Mail-Adresse, d.h. sind Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse nicht zufrieden (z.b. Adresse wie oben beschrieben peter.muster2@schulen.zuerich.ch oder zu lange E- Mail-Adresse wegen Doppelnamen), melden Sie sich bei Ihrer Supporter/in. Sie wird sich an die zuständige Stelle wenden, damit Ihre E-Mail-Adresse geändert werden kann. Seite 22 03.01.2007
6.4 E-Mails abrufen bei Personen mit Doppelfunktionen Bei Doppelfunktionen wie z. B. Schulleitung und Lehrperson oder Hausdienst und KITS-Supporter/innen wird nur eine persönliche E-Mail-Adresse erstellt. Der Zugriff wird wie folgt geregelt: 6.4.1 Lehrperson und Schulleitung Angemeldet mit 6er Account am SL-Notebook Angemeldet mit 2er Account an einem KITS-Gerät Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook. Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook Web Access. 6.4.2 Lehrperson und KITS-SupporterIn Angemeldet mit 2er Account Angemeldet mit 3er Account Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook. Zugriff auf die KITS-Supporter/in-Funktionsadresse über Outlook Web Access. Zugriff auf die KITS-Supporterin-Funktionsadresse über Outlook. Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook Web Access. 6.4.3 Hausdienst und KITS-SupporterIn Angemeldet mit 7er Account Angemeldet mit 3er Account Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook. Zugriff auf die KITS-Supporter/in-Funktionsadresse über Outlook Web Access. Zugriff auf die KITS-Supporter/in-Funktionsadresse über Outlook. Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook Web Access. Hinweis/Verweis Zugriff über Outlook Web Access siehe Kapitel 12 Outlook Web Access (OWA). 03.01.2007 Seite 23
6.5 Lehrperson in mehreren Schulen Falls Sie in mehreren Schulen tätig sind, erhalten Sie nur eine einzige persönliche E-Mail-Adresse. Beantragen Sie bitte das E-Mail-Konto in der Schule, in der Sie das grösste Pensum haben. Der Zugriff auf dieses E-Mail ist wie folgt geregelt: In der Schule mit dem grössten Pensum in den anderen Schulen Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook. Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook Web Access. Hinweis/Verweis Informieren Sie die Supporter/in der anderen Schulen, dass Sie bereits eine E-Mail-Adresse besitzen und keine weitere mehr beantragt werden muss. Falls Sie mehr als eine persönliche Mailbox erhalten haben, veranlassen Sie bitte die Löschung der entsprechenden Mailbox über die KITS-Supporter/in. Meine Notizen Seite 24 03.01.2007
7 Kommunikationsrichtlinien Verbindlich gemäss PK-Beschluss vom 9. Mai 2006. 7.1 Allgemeine Richtlinien 7.1.1 Netiquette E-Mail Netiquetten sind Verhaltensregeln im Netz, welche für alle Nutzer/innen gelten. Diese Regeln beziehen sich nicht ausschliesslich auf die Arbeit am Computer in der Schule, sondern Ziel ist, dass sie auch ausserhalb der Schule im Umgang mit dem Internet Gültigkeit haben. Sie umfassen Richtlinien für einen höflichen und respektvollen Stil bei der Verbreitung von Informationen im Netz und die Einhaltung von gesetzlichen Grundlagen. Die Netiquette «wächst» aus dem Umfeld der Schule und beschreibt «Sitten und Bräuche», welche in diesem Rahmen gelten sollen. (Quelle: www.schulinformatik.ch). Denken Sie daran, dass «auf der anderen Seite» ein Mensch sitzt. Schreiben Sie nichts in der E-Mail, was Sie dieser Person nicht auch direkt sagen würden. Dies gilt auch für andere Personen, die Sie in Ihrer Mail erwähnen; Ihre E-Mail könnte an die betroffenen Personen weitergeleitet werden. Lesen Sie die erhaltenen E-Mails sorgfältig durch, bevor Sie antworten. Kommunikation kann missverständlich sein; dies kommt bei E-Mails recht häufig vor, da die nonverbalen Signale (wie Mimik, Gestik, Körperhaltung, usw.) fehlen. Es wird zwischen den Zeilen gelesen und interpretiert. Je nach Gemütsverfassung ärgern Sie sich über etwas, was der Absender gar nicht so gemeint hat. Wenn Sie sich über die Bedeutung einer Aussage nicht sicher sind, fragen Sie nach. Nehmen Sie sich Zeit für das Schreiben einer E-Mail. o prägnanter, aussagekräftiger Betreff o kurze, verständliche Sätze o kurze Abschnitte, getrennt durch eine Leerzeile o korrekte Grammatik und Rechtschreibung Emoticons umschreiben Gefühle, Ironie oder die eigene Befindlichkeit. o :-) lachend, scherzhafte Aussage o :-D fröhlich lachend o ;-) zwinkernd, nicht ernst gemeint o :-( negative Stimmung o :- gleichgültig o :-/ skeptisch o :-o erstaunen, erschrecken oder schreien (je nach Zusammenhang) o :-# vertraulich Netspeak umschreibt ebenfalls Gefühle, Ironie oder die eigene Befindlichkeit. o <g> grinsen Seien Sie zurückhaltend mit Humor, Ironie und Sarkasmus. Vermeiden Sie GROSSSCHREIBUNG, das gilt als SCHREIEN. Verwenden Sie deshalb andere Hervorhebungen wie z.b. neue Zeilen, Sternchen, usw. Eine E-Mail kann nach dem Abschicken nicht mehr «zurückgenommen» werden (auch wenn dies manchmal sehr wünschenswert wäre!). Deshalb 03.01.2007 Seite 25