Potentiale eines egovernment auf kommunaler Ebene Universität Würzburg 600 Jahre akademische Tradition 31.1.2008 Prof. Dr. R. Thome Universität Würzburg Lehrstuhl für Betriebswirtschaft und Wirtschaftsinformatik
<Würzburg integriert> Pässe/Ausweise Einladungen Jagdscheine Anmeldungen Gewerbestart Kraftfahrzeuge DA- TEN Fahrerlaubnisse Buchhaltung Bauauskünfte
Potentiale Teil 1 ESP VZÄ Anmeldung Führungszeugnis Auskünfte aus dem Melderegister Gewerbeanmeldung/Ummeldung/Abmeldung Fahrerlaubnis Anwohnerparkausweis Kfz-Zulassung Personalausweis Reisepass Lohnsteuerkarte Buchhaltung Mahnwesen und Vollstreckung Synergieeffekte 1,45 0,1 4,2 0,4 0,6 0,6 1,4 0,3 0,2 0,0 4,5 0,5 2,7 Summe 16,85
Potentiale Teil 2 Automatisierte Gewerbeauskunft Gewerbeanmeldung und Verteilung Einheitliches Kassenzeichen Mahnwesen Druckaufgaben Automatisierung Anordnungswesen Gewerbedaten aus Bürgerbüro Automatisierung Gewerbedaten Automatisierung Grundsteuerdaten Digitale Bauakte Digitale Poststelle Standesamt Schule Beschaffung / eprocurement Personalbereich Alle weiteren Bereiche mit Einsparpotenzial VZÄ Gesamtsumme: 95,00
Simulation Bürgerbüro Layout
Parameter der Simulation Bürger pro Tag: 600 Öffnungsdauer: 7,5 Stunden Fehlerquote: 20% Mitarbeiter Infostand: 3 / 0 Mitarbeiter Bürgerbüro: 17 / 17 / 12 Gehzeit zum Sachbearbeiter: 60 Sekunden Weg immer über den Informationsstand Weg immer direkt zum Sachbearbeiter
Ergebnis der Simulation 1
Was bedeutet egovernment? Interessantere Arbeit! Beschleunigung! Kostensenkung! Vereinfachung! Unsere Zukunft! Rationalisierung
Heutige Insellösungen
Entscheidung nötig Ermessen möglich Nein JA Nein 29,73 % 70,27 % JA 52,43 % 47,57 % NEIN JA
Antragsunterschrift erforderlich? JA 31,45 % 68,55 % Nein
<Würzburg integriert!>
Fachverfahren Bürgerbüro 180
Leistung Mitarbeiter Leistung Mitarbeiter Leistungsfähigkeit 100% Mitarbeiterzahl Mitarbeiter 95% 2006 2008 2016 Jahr
Ablaufplan heute Einsparungen 2005 Wettbewerblicher Dialog Vergabe Ausschreibung Angebot Realisierung Stadt Würzburg: Entscheidung und Koordination Universität: Fachberatung und Unterstützung Auftragnehmer: Finanzierung und Realisierung
Prozessreorganisation Bedarfsmeldung Genehmigung Einholung aktueller Produktinfos Einholung Lieferauskunft Bestellung beim Lieferanten Bestellerfassung im ERP- System Lieferung WE- Prüfung und -Buchung Rechnungsabgleich Zahlungsanweisung Klassischer Bestellprozess Ablaufvereinfachung Prozessverkürzung eprocurement Produktauswahl im Online- Katalog manuell Genehmigung WE- Prüfung und -Buchung Lieferung Rechnungsabgleich Zahlungsanweisung automatisierbar
1 2 Bedarfsmelder Anforderungen 1 2 eprocurement Modell für Multa Medio Market Einkäufer Wirtschaftliche, fachliche und technische Prüfung Genehmiger 1 miger 2 miger Geneh- Geneh- n Bestellvorschlag Genehmiger Bestellung digital 3 3 Ablehnung Lieferant n n Revision Protokoll Protokoll Bestellung Revisionssichere Ablage Berichte Datenbank Statistik Andere Anwendungen
Des einen Freud, des... Merkmale Zentraler Einkauf Lange Einkaufsprozesse Schwergewichtige Einkaufsprozesse Starre Einkaufsprozesse Gebündelte Mengen Gesamtsicht auf Prozesse Strategische Entscheidungen Bedarfsferne Einkaufsentscheidungen Merkmale Dezentraler Einkauf Kurze Einkaufsprozesse Schlanke Einkaufsprozesse Flexible Einkaufsprozesse Einzelne Einkaufsmengen Teilsicht auf Einkaufsprozesse Einzelne Einkaufsentscheidungen Bedarfsnahe Entscheidungen
Aufschneiderei Aufwand: 80% Wert: 5%
Resultate Prozesskostenreduktion pro Bestellung Ø 15 Prozesszeitverkürzung je Bestellung um Ø 30 Minuten Prozessbeschleunigung mit 4,5 Tagen Zeitgewinn Transparenz Mit Ausschreibung und Rahmenvertrag 31 % Ersparnis
Gründe für eine Standardlösung Vergabemanager Senkung der Prozesskosten Verringerung der Durchlaufzeiten Erhöhung der Prozesssicherheit Transparenz Medienbruchfreie Bearbeitung Juristische Unterstützung der gesamten Ausschreibung Integriertes neuestes Vergaberecht
Vergabemanager
Konkrete Möglichkeiten 6 Einsparungsansätze durch: - Interne Prozessverkürzung - Prozessverlagerung nach aussen - Beschaffungsvereinfachung - Konsolidierung - Integration - Automatisierung