MEHRWERK. Angebotsmanagement

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1 MEHRWERK Angebotsmanagement

2 Zielgruppe Unternehmen in denen Komplexe Angebote im B2B-Bereich in einem internationalen Geschäftsumfeld erstellt werden Angebotssummen sich über mehrere Millionen Euro belaufen Angebote einen mission-critical Prozess innerhalb der Organisation darstellen, da Fehler zu hohen Konventionalstrafen oder signifikante Nachlieferungen führen können. Ein Angebotsteam an einem Angebot arbeitet, verschiedene Ressourcen bearbeiten unterschiedliche Abschnitte eines Angebots Ein Relativ kleiner Kreis von < 100 Mitarbeitern, die Angebote erstellen Seite 2

3 Situation heute Angebote wurden durch Umschreiben alter Angebote erstellt. Es existieren keine standardisierten Angebotsvorlagen. Versionierung des Angebots und von einzelnen Teilabschnitten problematisch. Teilweise befinden sich unterschiedliche Versionen im Umlauf. Hoher Koordinationsaufwand keine zentrale Ablage konsistenter Versionsstände Berücksichtigung von Änderungen der AGBs und rechtlicher Compliance im internationalem Umfeld unterschiedliche Versionen im Umlauf. Eine parallele Bearbeitung des Angebots war nicht möglich. Somit mehrere involvierte Parteien, die alle seriell arbeiten. Durchlaufzeit zur Erstellung eines Angebots ca Wochen mit hohem Koordinationsaufwand. Inhaltliche und layouttechnische Qualitätskontrolle sehr aufwendig Seite 3

4 Mögliche Projektziele Reduzierung der Durchlaufzeit der Angebotserstellung Einheitlichkeit der Dokumente sowie der technischen und kommerziellen Parameter. Steigerung der Qualität eines Angebots in Bezug auf inhaltliche und optische Gestaltung Identifizierung von Standardisierungspotenzialen von Textbausteinen, AGBs, etc., Etablierung eines Redaktionsprozesses zur Erstellung/Erweiterung von Standardtexten. Einführung einer zentralen Ablage für alle Textbausteine und Vorlagen. Ermöglichung einer parallelen Bearbeitung. Integration ins bereits vorhandene CRM-System und automatisierte Nutzung der dort eingetragenen und vorhandenen Informationen. Monitoring über den Stand der Bearbeitung einzelner Abschnitte, die von unterschiedlichen Mitarbeitern im Angebotsteam zugeliefert werden. Seite 4

5 Zielprozess Angebotserstellung Seite 5

6 Zielprozess Angebotserstellung / Parallelisierung Seite 6

7 Trennung von Technik und Inhalt. Kommunikations Plattform Process Integration Engine Präsentationsebene SQL Datenbank Adapter Konnektor Document Engine Data Engine Web Output Management Ihr Nutzen Volle Kontrolle der Inhalte im Fachbereich durch: Standardisierte Konnektoren zu Software der führenden Anbieter Modellgetriebene Konzepte und dadurch Anpassung ohne Programmierung Microsoft Word als Werkzeug für Bearbeitung und Entwurf von Dokumenten Seite 7

8 Potentiale Reduzierung der Durchlaufzeit der Angebotserstellung um 75% Einheitlichkeit der Dokumente und der technischen und kommerziellen Parameter durch zentral erstellte Standardbausteine, welche regelbasiert passend zum Kontext und automatisch in ein neues Angebot übernommen werden Steigerung der Angebotsqualität in Bezug auf Inhalte und optische Gestaltung durch zentrales Autorenteam mit entsprechendem Know-How Etablierung eines Redaktionsprozesses zur Erstellung und Erweiterung von Standardbausteinen Durch die geringere Durchlaufzeit kann sich der Kunde im Markt wesentlich flexibler zeigen und mehr Abschlüsse generieren. Die zentrale Erstellung von Standardbausteinen verhindert unscharfe oder gar falsche Ausgangsparameter in der Angebotsstellung (Preislisten, Diccounts, rechtliche Abhängigkeiten, etc.) Die Auslastung der am Angebotsprozess beteiligten Parteien konnte durch die Parallelisierung von Arbeitsschritten signifikant gesteigert werden (Vermeidung von Leerlauf). Seite 8

9 Return On Invest Parameter: Angebotserstellung dauerte vorher durchschnittl. 10 Wochen oder 50 PT Der interne Verrechnungssatz pro PT beträgt 600 Reduzierung der Angebotsdurchlaufzeit um 50 % Es werden 30 Angebote im Jahr erstellt Berechnung: 600 x 50 PT x 20 Angebote = % Durchlaufzeitreduktion Ersparnis von / Jahr Ergebnis: Der ROI für ein Projekt läge wahrscheinlich < 1 Jahr Hierbei sind noch keine qualitativen Verbesserungen berücksichtigt Seite 9

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