1.0.1 Erstellen einer Prozessbeschreibung

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1 Hochschule Landshut Am Lurzenhof Landshut Erstellt (= Prozessverantwortliche) Geprüft (Mitglied HL) Freigegeben (Präsident) Organisations-Einheit Referentin Qualitätsmanagement Hochschulleitung Präsident Name Karin Kälberer Prof. Dr. Stoffel Prof. Dr. Stoffel Datum Unterschrift gez. Karin Kälberer gez. Stoffel gez. Stoffel Version / QM Seite 1 von 5.

2 0. Inhaltsverzeichnis 0. INHALTSVERZEICHNIS PROZESSBESCHREIBUNG Zweck und Anwendung Ziel Prozess-Verantwortung Verfahren / Prozessbeschreibung (Ablauf) Anhang Prozessbeschreibung Abkürzungen Anlagen 5 Im vorliegenden Text wird durchgängig die männliche Form benutzt. Im Sinne des Gleichbehandlungsgesetzes sind diese Bezeichnungen als nicht geschlechtsspezifisch zu betrachten. 1. Prozessbeschreibung 1.1 Zweck und Anwendung Ziel Das Dokument regelt die Abläufe zum Erstellen einer neuen Prozessbeschreibung im Rahmen des Qualitätsmanagements an der Hochschule Landshut Prozess-Verantwortung Die Neuerstellung einer Prozessbeschreibung wird durch den Referenten Qualitätsmanagement in Abstimmung mit den Verantwortlichen der zuständigen Organisationseinheiten organisiert. Der Prozessverantwortliche ist für die fachliche Überarbeitung sowie die inhaltliche Richtigkeit und Aktualität der Prozessbeschreibung zuständig. Die Aktualität der festgelegten Prozesse soll von dem Prozessverantwortlichen mindestens alle zwei Jahre überprüft werden. Anregungen, Ergänzungen und Inputs sind direkt an den Prozessverantwortlichen zu melden. Version / QM Seite 2 von 5

3 1.2 Verfahren / Prozessbeschreibung (Ablauf) Version / QM Seite 3 von 5

4 1.3 Anhang Prozessbeschreibung Ablauf Jeder Mitarbeiter kann einen Antrag an die Hochschulleitung zum Erstellen einer neuen Prozessbeschreibung stellen. Nach der Genehmigung erarbeiten der Prozessverantwortliche (wird von der Hochschulleitung bestimmt) und der Referent Qualitätsmanagement einen Entwurf für die neue Prozessbeschreibung. Die Prozesse werden hochschulweit und fakultätsübergreifend erstellt, d.h. gegebenenfalls muss ein Feedback der einzelnen Fakultäten und Organisationseinheiten via den jeweiligen Vorgesetzten eingeholt werden. Der Entwurf der Prozessbeschreibung wird der Hochschulleitung zur Genehmigung vorgelegt. Die neue Prozessbeschreibung wird an der EHL-Sitzung vorgestellt; relevante Änderungen können noch durchgeführt werden. Das Originaldokument wird abschließend von dem prozessverantwortlichen Ersteller, einem Prüfer (meist ein Mitglied der Hochschulleitung) und dem Präsidenten unterschrieben. Die Prozessbeschreibung wird im Intranet aufgeschaltet und durch verschiedene Maßnahmen kommuniziert. Version / QM Seite 4 von 5

5 Darstellung eines Prozesses Der Ablauf wird visuell als Flussdiagramm mit Hilfe der Software Visio dargestellt. Es werden die folgenden Symbole und Operatoren verwendet: Prozesspfad Organisationseinheit/Rolle Ereignis Funktion Regelung/ Dokument Anwendungssystem XOR entweder oder V oder V und Das Erstellen eines Textes mit Hinweisen zu den einzelnen Funktionen ist zwar optional, jedoch zu empfehlen, da erfahrungsgemäß einige Personen Probleme mit dem Lesen eines Flussdiagramms haben Abkürzungen EHL = erweiterte Hochschulleitung HL = Hochschulleitung QMR = Referent Qualitätsmanagement P = Präsident Anlagen Antrag zum Erstellen einer Prozessbeschreibung Rechtliche Grundlagen Auf wichtige rechtliche Grundlagen (Gesetze, Richtlinien, usw.) kann an dieser Stelle zusätzlich verlinkt werden. Version / QM Seite 5 von 5