AKDB: Shared Service Center der bayerischen Kommunen und Softwarehersteller für die öffentliche Verwaltung Deutschlands

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1 Kompetenzzentrum Public Management und E-Government der Shared IT-Services in der öffentlichen Verwaltung AKDB: Shared Service Center der bayerischen Kommunen und Softwarehersteller für die öffentliche Verwaltung Deutschlands Bern, 19. Mai 2008 Alexander Schroth - Vorstandsvorsitzender - 1 Die AKDB in Stichpunkten Anstalt des öffentlichen Rechts, Gründung 1971 Keine Umlagen, kein Anschlusszwang, keine Abnahmeverpflichtung Finanzierung aus eigenen Leistungen im Wettbewerb (keine Beihilfen/Zuschüsse) Keine Zuweisung von oder Beschränkung auf bestimmte Aufgaben Kunden ca ca Arbeitsplätze in der öffentlichen Verwaltung Rund 800 Mitarbeiter in der Unternehmensgruppe Finanzvolumen 2007 rund 100 Mio., nicht konsolidiert 2

2 Die Rollen der AKDB 3 Softwarehaus für die Entwicklung kommunaler Fachverfahren deutschlandweit Dienstleistungsunternehmen in Bayern - AKDB für ihre Verfahren - LivingData als unser Systemhaus, insb.für Kommunale Behördennetze und Bürokommunikation Infrastruktureinrichtung mit - zentralem Service-Rechenzentrum in Bayreuth - Outsourcing Rechenzentrum in Würzburg - Netzverbund zu allen bayerischen Kommunen Integrator von Verfahren und egovernment - Systemen Schaltstelle zu Staat, anderen Ländern und Wirtschaft Gewährleister von Datenschutz und -sicherung Interessenwahrer und -bündler der Kommunen in Verhandlungen mit Staat und Wirtschaft unser Produktangebot Integration unserer Verfahren Zentrale Rolle:OK.KOMM Sozialwesen Produktions-Alternativen: - Rechenzentrum AKDB - dezentrale Lösung - Outsourcing-Lösung Bauwesen Flächenmanagement / Verkehrswesen GIS Kommunale Finanzwirtschaft Kommunale Betriebe Öffentliche Sicherheit und Ordnung Personalwirtschaft Querschnittslösungen Spezielle kommunale Anwendungen 4

3 OK.Verfahren in Deutschland Verbreitung in Landkreisen Städten, Gemeinden und Märkten 5 Kartenmaterial ATKIS VG1000, Bundesamt für Kartographie und Geodäsie 2003 AKDB 2007 Stand 10/07 Ausgangslage für SSC in Bayern und Deutschland Föderaler Staatsaufbau, Trennung in Bundes-, Landes-, und Kommunale Ebene Unterschiedliche Kompetenzen und Zuständigkeitsbereiche führen zu heterogenen, oft kleinteiligen IT-Strukturen Konsolidierungsdruck der Öffentlichen Verwaltung Zunahme der Aufgaben bedingt vor allem auch durch europäische Reglementierungen Weiterhin angespannte Haushaltslage besonders auf kommunaler Ebene Zunehmende Komplexität der technischen Systeme Verstärkter Fachkräftemangel im IT-Bereich SSC können für diese Herausforderungen in einigen Bereichen einen Lösungsansatz bieten: 6

4 Angebot der AKDB Neben Bereitstellung von Software und Rechenzentrumskapazität (Outsourcing) werden zunehmend auch zusätzliche Dienstleistungen angeboten: Unterschiedliche Ansätze und Schwerpunkte in den Bereichen, z.b. Service-Rechenzentrum mit Schwerpunkt Outsourcing Service-Center Personal mit Schwerpunkt Dienstleistung Behördeninformationssystem: Landesweite Erledigung einer Aufgabe Ziele Reduzierung des Betreuungsaufwandes für die IT Kernkompetenzen der Verwaltung stärken! 7 Mögliche Betriebsformen des AKDB-Kunden Automomer Betrieb (Software und Support) Outsourcing (Hardware, Software, ASP und Hosting) Service-Rechenzentrum (Umfangreiches Dienstleistungsangebot) Server Server Datenbank Datenbank Datenbank Produktionssteuerung u. Überwachung Produktionssteuerung u. Überwachung VPN / DSL oder ISDN Internet VPN / DSL oder ISDN Internet Server Produktionssteuerung u. Überwachung 8 Clients Kunde Clients Kunde Clients Kunde

5 Service-Rechenzentrum im Bereich Finanzwesen Ausgangslage: Kleine und mittlere Kommunen sind mit Betrieb und Anwendung der komplexen Finanzverfahren überfordert, bzw. benötigen große Teile nicht Outsourcing übernimmt (nur) den technischen Betrieb des Verfahrens Das Service-Rechenzentrum übernimmt zusätzlich zum Outsourcing auch die fachliche Produktionssteuerung, z.b. Erstellung der Jahresabschlüsse Technische Basis sind die Finanzverfahren der AKDB 9 Service Center Personal 10 Ausgangslage: Kleine und mittlere Kommunen können nicht alle Aufgaben einer Personalabteilung selbst wahrnehmen. Insbesondere das komplizierte öffentliche Tarifrecht erfordert hohe Sachkenntnis. Die AKDB bietet einen Komplett-Service für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Gestaltung von dienst- bzw. arbeitsrechtlichen Maßnahmen und den Vollzug sonstiger Maßnahmen an. Neben der Personalabrechnung werden Unterlagen für Controlling, Planung und Rechnungswesen bereitgestellt. Eine Abrechnung nach Personalfällen bietet den Kunden hohe Kostentransparenz. Technische Basis ist das Personalwirtschafts- und Abrechnungssystem der AKDB

6 Bayerische Landesfamilienkasse Ausgangslage: Die Berechnung des Kindergeldes für Angestellte in der öffentlichen Verwaltung ist eine sehr spezielle und komplexe Aufgabe, die hohe Sachkenntnis und spezielle Software in der Personalabteilung erfordert. Die AKDB wird zukünftig für alle bayerischen Behörden eine entsprechende Dienstleistung anbieten. Hierdurch werden personelle und wirtschaftliche Synergien erreicht. Zum Einsatz kommt ein auf Kindergeldfälle zugeschnittenes Softwareprodukt Vorteile für die Kunden sind neben der Arbeitsentlastung und Kostentransparenz vor allem die hohe Rechtssicherheit aufgrund der Bearbeitung durch Experten. 11 Bayerisches Behördeninformationssystem (BayBIS) Ausgangslage: Deutsche Melderegister sind dezentral organisiert. Ein zentrales bundesweites Melderegister gibt es (noch) nicht. Die AKDB stellt ein vollständiges Landesmelderegister für alle (Landes-)Behörden und kommunale Einrichtungen bereit. Private erhalten ebenfalls (kostenpflichtig) Auskunft. Die Beauftragung und Finanzierung von BayBIS erfolgt durch das Land Bayern. Hoher Nutzen für alle Beteiligten und im Gegensatz zu einer Zentralisierung des Meldewesens kein Eingriff in die bestehenden Kompetenzen, da die Kommunen weiterhin für die lokalen Melderegister verantwortlich sind. 12

7 BayBIS Überblick Programmschnittstelle BayBIS.. WebDialog BayBIS Fremdverfahren A, B, C... AKDB Verfahren... Umsetzungen in den Fachverfahren Arbeitsplätze mit I n t e r n e t z u g a n g Internet /ByBN WebDialog Programmschnittstelle dezentrales OK.KOMM beim Kunden WebDialog BayBIS Broker Batch- Schnittstelle BayBIS BayBIS Bestand Bestand 13 Moderne Bürgerbüros als SSC? Ausgangslage: Neben Angeboten im Internet hat Bürgernähe auch am Ort der Behörde weiterhin eine hohe Bedeutung. In Bürgerbüros soll ein Ansprechpartner möglichst viele Anliegen des Bürgers behandeln können. Über IT-Systeme (sog. Bürgerbüroportal) lassen sich unterschiedliche Verwaltungszuständigkeiten an einem Arbeitsplatz effizient bündeln, z.b. das Meldeamt, die KFZ- Zulassung und die Kasse. Beispiel: Modellprojekt Würzburg integriert : Die AKDB- Fachverfahren werden über eine einheitliche Schicht dem Sachbearbeiter im Bürgerbüro zur Verfügung gestellt. 14

8 Diskussion in Deutschland: Föderalismusreform II Im Bereich der Bund-Länder-IT-Zusammenarbeit soll die kooperative Aufgabenerledigung gestärkt werden Stärkere Zusammenarbeit der Länder im IT-Bereich untereinander, ggf. auch mit dem Bund Verwaltungsinterne Dienstleistungen sollen auf gemeinsame Einrichtungen übertragen werden können, z.b. Statistikproduktion Geoiformationswesen 15 Erfahrungen / Feststellungen I Die Implementierung von Shared-Services erfordert eine hinreichende Vorbereitung des Managements und vor allem auch Veränderungsmanagement. Erfolg tritt dann ein, wenn aus Kundensicht folgende Fragen beantwortet sind: 16

9 Erfahrungen / Feststellungen II Warum Services teilen? Gibt es ausreichende Gründe für SSC und ist der Veränderungsbedarf hinreichend stark, um die Implementierung zu rechtfertigen? Welche Bedeutung kann der eintretende Nutzen haben? 2. Welche Services sollen beauftragt werden? Liegt eine exakte Beschreibung einschließlich Service-Levels vor? 3. Wie viele Services sollen eingekauft werden? Wie viele Service-Anbieter sollen genutzt werden? Sollen Services optional oder standardisiert eingesetzt werden? 4. Wer ist Service-Anbieter? Sollen mehrere Anbieter oder nur eine einzelne Einrichtung beauftragt werden? Der erfolgreiche Einsatz von Shared-Services beruht vor allem auch auf Organisation und Menschen! Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! Alexander Schroth 18