Dieses Projekt wurde mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung trägt allein der Verfasser; die Kommission haftet nicht für die weitere Verwendung der darin enthaltenen Angaben. Video conference use for adult learning Project consortium:
Der vorliegende Leitfaden (Ver. 2) wurde im Rahmen des Projekts Webinar2learn Video conference use for adult learning erarbeitet, das über das Leonardo-da-Vinci-Programm für Lebenslanges Lernen kofinanziert wird. Die Forschung, die im Zuge dieses Projekts durchgeführt wurde, bietet eine Orientierungshilfe für die Entwicklung, die Bewerbung und die Konkretisierung einer Methodik für den Online-Unterricht unter Verwendung von Webinar-Software. Diese Software ermöglicht es den TrainerInnen, über ein Computernetzwerk mit Hilfe von VoIP, Präsentationen, Video und Audio spannende Lernerfahrungen zu bieten. In diesem Leitfaden wird das praktische Wissen des Webinar Praxishandbuchs, das in diesem Projekt erarbeitet wurde, erweitert und mit Beispielen veranschaulicht. Es soll den TrainerInnen die Arbeit erleichtern, wobei das wesentliche Ziel darin besteht, die Trainer- Innen bei der Organisation von Webinar-Trainings zu unterstützen und ihnen Anleitungen für alle vorhandenen Tools zur Verfügung zu stellen. Die Veröffentlichung wurde um die Ergebnisse und Empfehlungen aus der Pilotphase erweitert, die in Polen, Bulgarien und in der Slowakei in der ersten Jahreshälfte 2013 durchgeführt wurde.. Das Konsortium, das dieses Projekt durchführt, besteht aus folgenden Mitgliedern: Management Observatory Foundation (FOZ) HIC Slovakia s.r.o. (HIC) EUROPROJECT (EP) Nowoczesna Firma S.A. (NF) Analysis, consulting, interdisciplinary research (abif) AutorInnen: Krzysztof Zieliński (FOZ) Anna Jaruga (FOZ) Reinhold Hofmann (HIC) Sabri Mahdaoui (EP) Karolina Sikorska (NF) Monira Kerler (abif) In Zusammenarbeit mit: Helen Reichl Warschau 2013 Webinar 2 Learn video conference use for adult learning webinar2learn.eu
Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 4 1.1 Interaktion 5 1.2 Der Einfluss der Technologie auf den Lernprozess 5 2 Erste Schritte zum Webinar 7 2.1 Auswahl der geeigneten Software 7 2.2 Organisation des Arbeitsplatzes 9 2.3 Audio-Anforderungen 10 2.4 Videoeinstellungen 11 3 Vor dem Training 13 3.1 Planen des Webinars 13 3.2 Kommunikationsmodell 18 3.3 Rollen und Aufgaben im Trainingsteam 21 4 Während des Trainings 23 4.1 Im Zeitplan bleiben 23 4.2 Software-Tools 24 4.3 Fragen & Antworten 29 5 Nach dem Training 31 5.1 Aufzeichnung 31 5.2 Automatische Berichterstellung 32 5.3 Nachbereitung 32 5.4 Gewonnene Erkenntnisse 32 6 Anhang 34 6.1 Checkliste für TrainerInnen kurz vor dem Webinar 34 6.2 Webinar-Szenario 35 6.3 Beispiele für Fragen an die TeilnehmerInnen 39
1 Einleitung Sie haben sich also dazu entschieden, sich auf das Abenteuer Webinar einzulassen? Das ist eine großartige Idee! Wir möchten Sie dabei unterstützen und Ihnen helfen, den gesamten Prozess erfolgreich zu meistern. Der Leitfaden soll Ihnen die Arbeit erleichtern und Sie bei der Anwendung von Webinaren im Trainingskontext unterstützen. Im Bildungsbereich werden Webinare mit dem Ziel eingesetzt, die Dynamik eines Face-to-Face-Trainings in einer virtuellen Umgebung nachzuahmen. Mit Webinaren wird versucht, eine Erfahrung zu simulieren, die dem persönlichen Kontakt mit einem/einer TrainerIn sehr ähnlich ist. Dadurch kann ein gemeinsamer virtueller Raum für die Interaktion geschaffen werden (der zur gleichen Zeit von verschiedenen Orten aus zugänglich ist). TrainerInnen und TeilnehmerInnen können sich an verschiedenen, oft sehr weit voneinander entfernten, Orten befinden und trotzdem direkt miteinander interagieren. In diesem Kurzleitfaden wird Webinar- und Workshop-Terminologie verwendet. Bei der Gestaltung eines Webinars spielt die Anzahl der TeilnehmerInnen eine wichtige Rolle. Auch die Interaktionen im Webinar hängen mit der Anzahl der TeilnehmerInnen zusammen. So haben Webinare mit bis zu 6 TeilnehmerInnen eher Workshop-Charakter. Im ersten Teil des Kurzleitfaden geben wir Ihnen im Kapitel Erste Schritte zum Webinar Tipps, wie Sie Ihr erstes Webinar angemessen vorbereiten können. Hier finden Sie Ratschläge zur Auswahl der geeigneten Webinar-Software sowie zur Organisation Ihres Arbeitsbereichs angefangen bei der Hardware und Software bis hin zur Arbeitsumgebung. Im Kapitel Vor dem Training wird darauf eingegangen, wie man sich am besten auf das Webinar vorbereitet, was man auf jeden Fall beachten sollte und worüber die TeilnehmerInnen im Voraus informiert werden sollten. Diesem Teil sollten Sie besondere Aufmerksamkeit schenken, denn damit werden Sie sich während des Webinars wohler fühlen und es mit mehr Sicherheit abhalten können. Im Kapitel Während des Trainings werden die wichtigsten Elemente einer Webinar-Einheit vorgestellt. Regeln in Bezug auf das Zeitmanagement, verschiedene Software-Tools und deren mögliche Anwendung sowie die Zuständigkeiten des Trainingsteams werden erläutert. Das Kapitel Nach dem Training bietet wichtige Informationen zum Abschluss des Webinars 4 1 Einleitung
und hilft beim Umgang mit den Fragen der TeilnehmerInnen. Sie bekommen Anregungen, wie Sie vorgehen können und was Ihnen dabei helfen kann (1). 1.1 INTERAKTION Ein Webinar zeichnet sich durch die verschiedenen Möglichkeiten zur Interaktion mit den TeilnehmerInnen aus, wie etwa Video, Chat, Fragebögen, Quiz, Whiteboard, Screensharing und Filesharing sowie Ressourcen im Internet. Diese Tools werden in Kapitel 4 beschrieben, genauer erklärt und durch Anwendungsbeispiele veranschaulicht. Im Rahmen von Webinaren ist es sehr wichtig, den TeilnehmerInnen Interaktionsmöglichkeiten zu bieten. TrainerInnen sind oft sehr verunsichert, wenn sie keinen Blickkontakt zu den TeilnehmerInnen haben und keinerlei Körpersprache einsetzen können. In Face-to-Face- Trainings kann ihnen schließlich gerade dies oft helfen, wenn sie eine Diskussion anregen oder die Aufmerksamkeit der TeilnehmerInnen mehr auf den Unterricht lenken möchten. Im Webinar-Training kann die Körpersprache durch Interaktion ersetzt werden, die den TrainerInnen wieder zu mehr Sicherheit verhelfen kann. Dazu muss man nur wissen, welche Tools geeignet sind und wie diese einzusetzen sind. 1.2 DER EINFLUSS DER TECHNOLOGIE AUF DEN LERNPROZESS Mit einem Webinar kann eine Reihe von interessanten Lerneffekten erzielt werden, welche die Ausrichtung und die Effizienz des Trainings erheblich beeinflussen. Die geografische Distanz und die Virtualisierung der TeilnehmerInnen verstärken das Gefühl der Anonymität. Im Webinar stellen TeilnehmerInnen oft eifriger Fragen und äußern lieber ihre kritische Meinung als in einem herkömmlichen Training. Während einige TeilnehmerInnen diese neu entdeckte Anonymität nutzen und selbstbewusster und offener sind, kann diese jedoch auch das Gegenteil bewirken, sodass leicht ablenkbare TeilnehmerInnen noch eher abschweifen und sich nicht mehr am Unterrichtsgeschehen beteiligen. Mit der Webinar-Software können die Beiträge der TeilnehmerInnen durch die Aufzeichnung von Text, Ton und Video archiviert werden. Dadurch ist es möglich, das Webinar zu einem beliebigen Zeitpunkt anzusehen und trotzdem von den Erkenntnissen der TeilnehmerInnen zu profitieren. Archivierte Trainingseinheiten können als pädagogische Ressourcen oder als Ressourcen für die Selbstevaluation der TrainerInnen genutzt werden. (1) Für weitere Informationen zum gesamten Ablauf sowie zu einem methodischen Ansatz siehe Das Webinar Praxishandbuch Ver.2. 5
Viele Webinar-Softwarepakete bieten Tools für die formative Evaluation. Durch die effiziente Nutzung von Werkzeugen wie abrufbaren Statistiken oder Online-Quiz kann die Evaluation schneller durchgeführt werden (vor allem im Vergleich zum herkömmlichen Offline-Training). 6 1 Einleitung
2 Erste Schritte zum Webinar Bevor Sie Ihr erstes Webinar abhalten, sollten Sie einige Zeit in die Vorbereitung investieren. Folgende Schritte sind dabei durchzuführen: Auswahl der besten Webinar-Software, Organisation des Arbeitsplatzes, Anpassung der Ton- und Videoeinstellungen. Diese Aufgaben können Sie nicht erst während des Webinars oder kurz davor erledigen. Die Vorbereitung des Webinarraums nimmt Zeit in Anspruch, aber wenn Sie es richtig machen, können Sie das Beste herausholen. Im Folgenden erfahren Sie, was genau zu tun ist. 2.1 AUSWAHL DER GEEIGNETEN SOFTWARE Wenn Sie das Abenteuer Webinar beginnen möchten, wird der erste Schritt darin bestehen, zu recherchieren und anschließend die beste Webinar-Software auszuwählen. Es gibt sehr viele Lösungen angefangen bei einfacher (und nicht sehr teurer) Software bis hin zu sehr komplexer (und kostspieligerer) Software, die für ein großes Publikum gedacht ist. Im Internet finden sich viele Empfehlungslisten (2), die Ihnen beim Vergleich und bei der Wahl der besten Lösung helfen. Folgende Kriterien sind bei der Wahl der Webinar-Software zu beachten: Durchschnittliche Anzahl der Webinar-TeilnehmerInnen; Preis; Häufigkeit der Trainings; Bedarf und Anzahl an Tools für die Einbeziehung der TeilnehmerInnen; Bedarf an ausführlichen Berichten; Einfachheit der Anwendung; Anforderungen der IT-Abteilung; Bedarf an Hilfe und Support; Lizenzmodell. (2) Die beliebtesten Listen sind TopTenReviews: http://webinar-services-review.toptenreviews.com/, Best Webinar: http:// www.bestwebinar.com/blog/3681/best-webinar-software-for-small-business/, Small Business Trends: http://smallbiztrends. com/2010/04/26-webinar-tools-for-small-business-owners.html und Online Meeting Tools Review: http://www.webconferencing-test.com/en/online-meeting-home. 7
Sehr wichtig ist, dass Sie immer zuerst eine Demoversion ausprobieren können, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Bei Demoversionen sind die Funktionen im Allgemeinen zwar eingeschränkt, aber sie vermitteln trotzdem einen Eindruck davon, wie die Software funktioniert. So können sie einige Leute einladen und diese Lösung testen. Das kann Sie vor einem manchmal kostspieligen Fehler bewahren. Haben Sie sich für eine Software-Lösung entschieden, müssen Sie diese erwerben. Hier gibt es in der Regel zwei Möglichkeiten: Monats-/Jahreslizenz Softwareverteilung im Unternehmen. Monats-/Jahreslizenz Bei dieser Lizenz können Sie die Dauer des Vertrags wählen. Wenn Sie nicht sicher sind, wie sich die Software verhalten wird und ob Sie mit ihren Funktionen zufrieden sein werden, können Sie sich für eine Einmonatslizenz entscheiden. Die Preise pro Monat variieren je nach TeilnehmerInnenanzahl, sind aber trotzdem ziemlich attraktiv (20-45 ). Selbstverständlich ziehen es Webinar-Softwareanbieter vor, wenn sich KlientInnen für ein längeres Lizenzprogramm entscheiden. Deshalb bieten sie bei der Wahl eines Jahresvertrags für gewöhnlich einen hohen Rabatt. Wenn Sie bereits wissen, welche Software Ihren Erwartungen entspricht, kann dies die beste Lösung sein. Softwareverteilung im Unternehmen Wenn Sie eine Webinar-Software kaufen, wird diese hinter der Firewall und in Übereinstimmung mit Ihrer IT-Infrastruktur installiert. Manchmal ist das die einzige mögliche Lösung für große Unternehmen, in denen TrainerInnen nicht selbst entscheiden können, was in der Infrastruktur des Unternehmens installiert werden darf (3). Trotzdem erfordert diese Lösung eine große Investition. Damit sie Erfolg hat, muss sie von allen EntscheidungsträgerInnen und der IT-Abteilung unterstützt werden, denn sie betrifft oft die gesamte Infrastruktur des Unternehmens. Seien Sie sich der möglichen Komplikationen bewusst, die eine Entscheidung für diesen Schritt mit sich bringen kann! Beachten Sie den Umfang der gewählten Lizenz. In vielen Fällen ist die Software durch zahlreiche Patente geschützt, die die Nutzung nur in einem bestimmten Umfang erlauben. Es ist zwar unwahrscheinlich, dass der Umfang, in dem Sie die Software nutzen möchten, über die Lizenzbedingungen hinausgeht, aber beachten Sie, dass auch als SaaS (Software as a Service, auch kostenlos verfügbar) genutzte Software geschützt ist. Ein Beispiel für (3) Beachten Sie, dass es in beiden Richtungen zu Schwierigkeiten kommen kann: Bedenken Sie bei Webinaren für große Unternehmen, dass es Probleme beim Einloggen geben kann. Manchmal hilft die IT-Abteilung, Ports freizuschalten oder wenn nötig Updates zu installieren. 8 2 Erste Schritte zum Webinar
einen (im Normalfall) ungewollten Verstoß gegen die Lizenzbedingungen ist die Nutzung von einem Login durch mehrere MitarbeiterInnen. Sie sollten überprüfen, ob dies in Einklang mit den Bestimmungen des Softwareanbieters steht. Ist das nicht der Fall, müssen Sie für jede/n AdministratorIn eine eigene Lizenz erwerben. Konkret bedeutet das, dass das vermeintlich günstige Angebot nicht mehr so attraktiv ist. 2.2 ORGANISATION DES ARBEITSPLATZES Nach der Wahl der Webinar-Software ist es an der Zeit, Ihren Arbeitsplatz zu organisieren. Alle Trainingstechnologien sind mit gewissen Herausforderungen verbunden, die bewältigt werden müssen. Deshalb sollten Sie Zugang zu angemessenen technischen Ressourcen haben, um diesen Herausforderungen begegnen zu können. Technische Empfehlungen für TrainerInnen: Verwenden Sie einen modernen PC und einen großen, hochwertigen Monitor mit HD oder Full HD. Sorgen Sie immer für eine stabile Internetverbindung. Verwenden Sie einen Webbrowser mit installierter Java VM (Virtual Machine) und Adobe Flash Player. Besorgen Sie sich ein Headset (Mikrofon + Kopfhörer) (4). Neben der Vorbereitung Ihres eigenen Arbeitsplatzes denken Sie auch daran, die TeilnehmerInnen über die technischen Anforderungen auf ihrer Seite zu informieren (5). Diese Informationen können einfach an die Erinnerung angehängt werden, die vor dem Training versendet wird. Stellen Sie sicher, dass die TeilnehmerInnen ihre Internetverbindung sowie die Audio- und Videoeinstellungen testen und wissen, wie man sich einloggt. Nachdem Sie all das erledigt haben, dürfen Sie nicht eventuelle Updates vergessen Internettechnologien ändern sich sehr schnell und häufige Updates sind deshalb äußerst wichtig! Abgesehen von Software, Browser, Java und Flash sind manchmal auch zusätzliche Plugins zu installieren und aktualisieren, die zum reibungslosen Ablauf des Webinars beitragen (z. B. ein Plugin für Screensharing). Die Aktualisierung der Komponenten sollte schon vorab durchgeführt werden, weil dafür manchmal der Neustart des Computers notwendig ist. Warten Sie deshalb damit nicht bis zur letzten Minute! Für mehr Komfort während des Webinars können Sie zusätzlich sorgen, indem Sie in (4) Für weitere Informationen zur Webinar-Software und zu den technischen Voraussetzungen siehe Das Webinar Praxishandbuch, Kapitel 2. (5) Für weitere Informationen zu technischen Empfehlungen für TrainerInnen und TeilnehmerInnen siehe Das Webinar Praxishandbuch, Kapitel 2.1. 9
einen zweiten Monitor investieren. Damit können Sie den virtuellen Konferenzraum noch einfacher verwalten und haben gleichzeitig alle zusätzlichen Fenster (z. B. Chat, Browser, Office-Programme oder Player) im Blick. 2.3 AUDIO-ANFORDERUNGEN Der Ton und die Präsentationsfolien sind in der Regel die wesentlichen Kommunikationsformen im Webinar. Deshalb sind Tonqualität und Zuverlässigkeit entscheidend. Die folgenden drei Faktoren beeinflussen die Tonübertragung: Leistungsfähige Software Der Ton sollte getestet werden, bevor der Zugang zum Webinar freigeschaltet wird. Sie können sich einige Stunden vor dem Webinar in das Programm einloggen und einen kurzen Test machen. Damit lassen sich unvorhergesehene Probleme vermeiden. Schnelle, zuverlässige Internetverbindung Wenn die Internetverbindung zum Beispiel manchmal für die Übertragung von großen Datenmengen genutzt wird, sollten Sie dafür sorgen, dass während des Webinars kein bandbreitenintensiver Upload oder Download stattfindet. Außerdem empfehlen wir einen Kabelanschluss. (Wi-Fi kann für die TeilnehmerInnen ausreichend sein, aber Sie sollten auf Nummer sicher gehen). Verwendung von Kopfhörern mit Mikrofon (Headset) Für die Durchführung eines Webinars ist die Qualität der Kopfhörer und besonders des Mikrofons sehr wichtig. Es empfiehlt sich die Verwendung eines Headsets, das für VoIP-Übertragungen gedacht ist und eine Kombination aus Kopfhörer und Mikrofon darstellt. Dabei befindet sich das Mikrofon immer im gleichen Abstand zum Mund, sodass Hintergrundgeräusche minimiert werden können und die Lautstärke der Stimme der TrainerInnen konstant bleibt. Das beste Headset allein reicht jedoch nicht aus! Denken Sie daran, alle möglichen Ablenkungen zu vermeiden, einschließlich Ihres Mobiltelefons, Pagers etc.! Sie können ein externes oder ein Headset-Mikrofon verwenden. Wichtig ist die hohe Qualität. Wenn Sie das eingebaute Computer-Mikrofon benutzen, führt das beim Empfänger zu unangenehmen Nebengeräuschen. Er/Sie wird nicht nur Ihre Stimme, sondern auch Hintergrundgeräusche wie das Tippen auf der Tastatur hören. Zunächst werden Sie wahrscheinlich gar nicht bemerken, dass die Tonqualität des Webinars deutlich darunter leidet. Kopfhörer mit einem Mikrofon oder ein externes Mikrofon ermöglichen einen viel präziseren Klan. Die Webinar-Software unterstützt in der Regel alle Audioquellen auf Ihrem Computer. Sie sollten beim Testen aber nochmals alle Optionen überprüfen. Manche Programme bieten außerdem Tools zur Echo- und Geräuschunterdrückung. 10 2 Erste Schritte zum Webinar
Für den Anschluss an den Computer verwenden Sie die Kopfhörer- und Mikrofon-Stecker (Mini-Klinkenstecker 3,5 mm, oft grün markiert für Kopfhörer und rot für das Mikrofon). Wenn die Soundkarte Ihres Betriebssystems über erweiterte Optionen verfügt, werden Sie beim Anschluss des Mikrofons eventuell aufgefordert, zwischen Mikrofon und Line-in zu wählen. Wählen Sie immer Mikrofon. Sie können auch ein USB-Audiogerät, unter anderem kabellose Kopfhörer, an die USB-Buchse anschließen. Unabhängig vom Gerät sollten Sie immer genau wissen, wo und wie Sie die Toneinstellungen sowohl im Betriebssystem als auch in der Webinar-Anwendung ändern können. 2.4 VIDEOEINSTELLUNGEN Viele Webinare werden abgehalten, ohne die TrainerInnen über Video zu zeigen. Sollte das Video zu irgendeinem Zeitpunkt das einzige Bild auf dem Bildschirm sein, empfiehlt sich die Verwendung, damit die TeilnehmerInnen dem Vortrag aufmerksamer folgen. Werden jedoch auch Bildschirmpräsentationen gezeigt oder Funktionen wie Screensharing angewendet, sollten Sie die Verwendung von Video überdenken, da es viel Bandbreite beanspruchen und damit die Datenübertragung einschränken und das Webinar verlangsamen kann. Video sollte also nur bei Bedarf eingesetzt werden, da es die TeilnehmerInnen auch oft vom Inhalt des Webinars ablenkt. Wenn Sie zum ersten Mal ein Webinar abhalten oder wenn die Webinar-TeilnehmerInnen ein Live-Video über die Webcam übertragen, ist es wichtig, auf die Beleuchtung zu achten: Auf die sprechende Person sollten zwei Lichtquellen gerichtet werden, um scharfe Schatten zu vermeiden. Die Lichtquelle sollte der Kamera nicht direkt zugewandt sein, damit nicht zu viel Licht auf die Linse fällt. Ein Banner mit dem Logo des Veranstalters könnte hinter dem/der TrainerIn aufgehängt werden, vorausgesetzt die Farben sind dezent. Vergessen Sie nicht, dass das Videofenster klein ist und komplizierte Grafiken bei dieser Größe nicht gut wirken werden. Vorteile der Verwendung von Video-Streaming: Das Webinar wird interaktiver und der Kontakt direkter. Die TeilnehmerInnen können Sie sehen, wodurch ihre Aufmerksamkeit mehr auf die Präsentation gelenkt wird. Bei einem Webinar mit einer kleinen Gruppe können alle TeilnehmerInnen die Videos ihrer Webcams freigeben. Die Videoübertragung kann dazu beitragen, dass sich die TeilnehmerInnen wohler fühlen, weil sie einander sehen können. 11
Nachteile der Verwendung von Video-Streaming: Die Breitbandverbindung könnte damit überlastet sein. Die TeilnehmerInnen konzentrieren sich möglicherweise mehr auf Sie als auf das Thema des Webinars. Unerfahrenen TrainerInnen könnte es zu schwer fallen, den TeilnehmerInnen in die Augen zu sehen und ihre Mimik zu kontrollieren. Geht der Blickkontakt zur Kamera jedoch sehr oft verloren, kann das für die TeilnehmerInnen störend sein, was sich wiederum negativ auf ihre Aufmerksamkeit auswirken kann. In vielen Fällen können hochwertige Videokameras selbst die Bildqualität und Videoleistung einstellen. Wir können das Ergebnis durch eine bessere Linse und Software erheblich beeinflussen, aber Position und Ausrichtung der Kamera sind trotzdem ausschlaggebend. Bei in den Computer eingebauten Kameras befindet sich das Gesicht meist etwas über der Linse. Das hat den weniger schönen Effekt, dass man auf die TeilnehmerInnen hinunter sieht. Deshalb empfiehlt es sich, eine externe Kamera anzuschließen und diese auf Augenhöhe anzubringen. Vergessen Sie dabei nicht, so oft wie möglich in die Kameralinse zu schauen. Auf diese Weise haben die TeilnehmerInnen das Gefühl, dass Sie mit ihnen sprechen und nicht die Präsentation ablesen. Wenn Sie sich nicht sicher genug dabei fühlen, zur Kamera zu sprechen, verzichten Sie auf das Video und konzentrieren Sie sich auf die Tonübertragung. 12 2 Erste Schritte zum Webinar
3 Vor dem Training Nach dem Testen der Software und der Vorbereitung des Arbeitsplatzes können Sie sich an die Planung Ihres ersten Webinars machen. Denken Sie daran, genügend Zeit in die Vorbereitung zu investieren. Während des Webinars ist es dann sehr schwierig zu improvisieren. Deshalb sollten Sie, auch wenn Sie bereits Trainingserfahrung haben und mit dem Thema des Webinars sehr vertraut sind, eine gewisse Zeit für die Planung aufwenden. Gehen Sie die unten genannten Aufgaben durch, damit Sie nichts vergessen. 3.1 PLANEN DES WEBINARS Der Planung muss eine Analyse der Zielgruppe und ihrer Bedürfnisse vorausgehen. Gleichzeitig müssen die Merkmale der Webinar-Software berücksichtigt werden und ihre Auswirkung auf das Erreichen der gewünschten Lernergebnisse. Bei der Vorbereitung auf ein Webinar ist eine Reihe von bestimmten Aufgaben zu erfüllen. Je nach KlientInnen, Thema oder TeilnehmerInnengruppe können einzelne Aufgaben oder deren Reihenfolge variieren, aber üblicherweise sieht die Reihenfolge folgendermaßen aus: AUFGABE 1 - Analyse der TeilnehmerInnen Interne/Externe TeilnehmerInnen: Kommen die TeilnehmerInnen von der Organisation selbst oder handelt es sich um Personen von außerhalb? TeilnehmerInnen, die sich bereits kennen, wird die Interaktion leichter fallen. Wie vertraut sind sie mit den neuen Technologien: Wenn die TeilnehmerInnen im Bereich IKT (Informations- und Kommunikationstechnologie) über geringe Fähigkeiten verfügen, kann es häufiger zu technischen Problemen kommen. Dies kann sich negativ auf die Gruppe auswirken, außer die TeilnehmerInnen werden systematisch an die Webinar-Umgebung herangeführt, damit sie sich auf diese neue Art des Lernens einstellen können. Motivation und Erwartungen: Diese werden anhand einer Analyse der Bedürfnisse und der Merkmale der Zielgruppe bestimmt. 13
Grad der Aufmerksamkeit: Dieser sollte anhand der Zielgruppenanalyse vorausgesagt werden. In Webinaren können Sie die Reaktionen der TeilnehmerInnen gewöhnlich nicht sehen und deshalb auch nicht erkennen, wie aufmerksam und konzentriert die Gruppe ist. AUFGABE 2 - Festlegen der Ziele für das Webinar Legen Sie die Ziele der Einheit fest sowohl das Hauptziel als auch spezifischere Ziele. Dabei kann die Beantwortung der folgenden Fragen hilfreich sein: Können die Ziele mit Hilfe der Tools, die die Webinar-Software bietet, erreicht werden? Wie kann das Webinar gestaltet werden, um die Erreichung der Ziele sicherzustellen? Sollte mehr Augenmerk auf die Aktivitäten oder auf die Präsentation von Wissen gelegt werden? Legen Sie Orientierungskriterien zur Messung der erreichten Ziele fest: Was ist ein Indikator dafür, dass die Ziele des Webinars erreicht wurden? AUFGABE 3 - Vorbereitung des Inhalts Legen Sie den Umfang des Trainingsprogramms fest: Fassen Sie den Inhalt und die Schwerpunktthemen zusammen. Formulieren Sie das Thema des Trainingsprogramms: detaillierte Informationen zum Inhalt der Einheit. Lehrplan: Erstellen Sie einen detaillierten Plan, in dem die Reihenfolge und geschätzte Dauer der einzelnen Abschnitte ersichtlich ist. Der Plan sollte detailliert, aber bei Bedarf leicht abänderbar sein. Präsentation: Sie dient in der Regel zur Vermittlung der Inhalte und stellt das wichtigste pädagogische Instrument im Webinar dar. In Webinaren hängt der Erfolg einer Einheit vor allem von der Klarheit der Präsentation ab, während in traditionellen Trainings die Person des Trainers/der Trainerin eine wichtige Rolle spielt. Eine gute Bildschirmpräsentation zeichnet sich durch folgende Merkmale au: 14 3 Vor dem Training
Sie sollte Textelemente und Grafiken verbinden. Sie sollte nicht den Vortrag Wort für Wort wiedergeben und die TeilnehmerInnen nicht ablenken. Sie sollte das Gesagte unterstützen und weiterführen. Damit die Präsentation mitreißend wirkt, sollte sie visuell ansprechend gestaltet sein. Bei einem komplexen Thema sollte pro Folie nur ein grundlegendes Konzept behandelt werden. Schreiben Sie nicht zu viel auf eine Folie, sondern verlassen Sie sich stattdessen auf Ihre Kommunikationsfähigkeit und beschränken Sie sich auf der Folie auf die Kernaussage. Die Folie sollte als Ergänzung (zum Vortrag) dienen und nicht umgekehrt (6). Zusätzliche Materialien: Übungen, Artikel, Wissensdatenbanken. Auch wenn ein mit Folien unterstützter Vortrag eine solide Grundlage für die Webinar-Einheit darstellt, reicht dieser für ein interessantes und ansprechendes Webinar nicht aus. Wie bei jedem Fern-/Online-Unterricht sollte auf eine verstärkte LernerInnenzentriertheit geachtet werden. Unterstreichen Sie Ihre Botschaft, indem Sie den TeilnehmerInnen Links zu weiteren Multimedia-Materialien, wie kurzen Videos und Animationen, Textdokumenten, Artikeln im Internet, Podcasts und anderen Ressourcen, senden. Außerdem sollten Sie die Webinar-Präsentation mit Aktivitäten wie Chat-Phasen, Quiz/Umfragen (unter Verwendung der Umfragefunktion der Webinar-Software) und Whiteboard-/ Screensharing-Phasen unterbrechen. Planen Sie diese Aktivitäten im Voraus. AUFGABE 4 - Festlegen des Trainingsformats Bestimmen Sie die Zahl der TeilnehmerInnen (die Größe der Gruppe): 2 6 Personen: Das Training hat dieselbe Struktur wie ein Workshop. Mündliche Kommunikation in beide Richtungen ist möglich und Sie können den TeilnehmerInnen mehr Rederechte erteilen, um eine gute Interaktion zwischen den TeilnehmerInnen zu ermöglichen. 7 19 Personen: Bei der Organisation der Kommunikation können Probleme auftreten (aufgrund der größeren Gruppe). Die Mikrofone der TeilnehmerInnen sollten deaktiviert werden, um Probleme zu vermeiden. (6) Für weitere Informationen zur Vorbereitung einer guten Webinar-Präsentation siehe Das Webinar Praxishandbuch, Kapitel 4.2.1. 15
20 oder mehr Personen: Bei dieser Anzahl ist Kommunikation nur sehr begrenzt möglich, weshalb das Training sehr gut geplant und organisiert sein sollte. Aufgrund der großen TeilnehmerInnenzahl ist der Chat nicht effizient. Es wäre Ihnen nicht möglich, die gesamte Chat-Diskussion zu verfolgen. Deshalb ist die Umfragefunktion zum Einholen von Feedback besser geeignet. Legen Sie den Ort der Webinar-Einheit fest (einige oder alle Webinar-TeilnehmerInnen können sich im selben Raum befinden): Befindet sich die Gruppe in einem Unterrichtsraum oder werden die TeilnehmerInnen einzeln online anwesend sein? Verteilung der TeilnehmerInnen. Befinden sich die TeilnehmerInnen: als Gruppe vor einem einzigen Computer? jeweils vor ihren eigenen Computern? (In diesem Fall können Sie Einzelübungen durchführen.) Empfohlene Dauer und Anzahl der Module: 1 Modul von bis zu 45 Minuten; 2 Module von jeweils 45 Minuten mit einer mindestens 15-minütigen Pause dazwischen; nicht mehr als 90 Minuten pro Einheit. Webinare, die länger als 45 Minuten dauern, sind nicht zu empfehlen. Bei längeren Einheiten nimmt die Aufmerksamkeit der TeilnehmerInnen ab. Wählen Sie die Interaktionsmethoden: Video, Chat, Fragebögen/Quiz, Filesharing, Screensharing, Schreiben/Zeichnen auf dem Whiteboard, Handzeichen etc. AUFGABE 5 - Informieren der TeilnehmerInnen über die technischen Voraussetzungen des Webinars Software und technische Voraussetzungen: Die TeilnehmerInnen sollten darauf hingewiesen werden, dass sie während der Teilnahme am Webinar keine andere Übertragungssoftware ausführen sollen. Diese kann sonst unter Umständen Probleme mit der Webinar-Software verursachen oder viel Rechenleistung des Computers beanspruchen, was wiederum zu Schwierigkeiten führen kann. 16 3 Vor dem Training
Hardware-Anforderungen: Die verschiedenen Webinar-Programme haben auch unterschiedliche Hardware-Anforderungen. Halten Sie sich bitte an die Richtlinien des Herstellers und geben Sie diese wenn nötig weiter. Technische Anleitung: Wenn die zu verwendende Webinar-Software installiert werden muss oder auf dem Computer der NutzerInnen bestimmte Vorbereitungen getroffen werden müssen, sollten Anleitungen zu diesen Arbeitsschritten ausgegeben werden. Häufig ist jedoch keine Installation der Webinar-Software notwendig, weil diese wie eine Webseite läuft oder über eine Funktion verfügt, durch die die Software einfach von selbst installiert wird. Interaktionsmethoden: Bei einer Gruppe, die zum ersten Mal an einem Webinar teilnimmt, empfiehlt es sich, die Funktionen der Webinar-Software, die Sie verwenden werden, sowie jegliche Third-Party-Software (Fremdsoftware) zu erklären. Häufigste Fehler: Es empfiehlt sich, den TeilnehmerInnen, denen Webinare neu sind, eine Liste mit häufigen Fehlern zukommen zu lassen. Damit können die TeilnehmerInnen häufige technische Probleme leicht lösen und es wird vermieden, dass Sie mit einer Flut von Fragen konfrontiert sind, die Sie bereits beantwortet haben. AUFGABE 6 - Vorbereitung des Unterrichtsplans Der Plan sollte die wichtigsten Informationen über die Webinar-Einheit und ihren Rahmen enthalten. Er sollte kurz und prägnant sein und folgende Informationen umfassen: Organisatorische Informationen zum Webinar: Datum und Uhrzeit der Trainingseinheit; Zeitrahmen Dauer sowie Format der Fragen; Trainingsformat (z.b. Webinar); Trainingsteam Aufgaben der Teammitglieder; Anzahl der TeilnehmerInnen; Tools für die Interaktion. Technische Informationen: Software, die für die Trainingseinheit verwendet wird; Hardware-Anforderungen der Software; spezielle Hardware-Anforderungen für die TrainerInnen; spezielle Hardware-Anforderungen für die TeilnehmerInnen. 17
Informationen zum Inhalt des Trainings: Thema; Umfang (z. B. Schwerpunkt und Umfang des im Webinar behandelten Themas); Programm (z. B. Reihenfolge der Themen/Inhalte des Webinars) Zeitplan. AUFGABE 7 - Wahl des Evaluationsmodells Denken Sie daran, die Evaluierung im Voraus zu planen. Beantworten Sie dazu die folgenden Fragen: Welche Methode soll ich auswählen? Werde ich das Webinar aufzeichnen? Wie tief sollen meine Fragen gehen? Beachten Sie, dass diese Entscheidungen alle vor dem Webinar getroffen werden müssen. Während des Webinars ist es in der Regel zu spät, um ein Evaluationsinstrument einzuführen oder Änderungen vorzunehmen. 3.2 KOMMUNIKATIONSMODELL Nach der Durchführung der oben beschriebenen sieben Schritte wissen Sie fast alles über Ihr Training und die TeilnehmerInnengruppe. Verwenden Sie diese Informationen, um das geeignete Kommunikationsmodell zu wählen. Die Webinar-Software bietet eine Reihe von Kommunikationsmodellen, die Sie im Trainingsprozess unterstützen: Kommunikationsmodell Sprachübertragung Zweck Im Webinar-Training ist die Sprachübertragung essenziell. Zumindest für Sie als TrainerIn ist sie ein Muss. Webinar-Software bietet Ihnen standardmäßig die Möglichkeit der Sprachübertragung, während die Mikrofone der TeilnehmerInnen stummgeschalten sind. Bei Webinaren mit nicht mehr als 6 TeilnehmerInnen können Sie auch die Mikrofone der TeilnehmerInnen aktivieren. (Vergessen 18 3 Vor dem Training
Sie nicht, diese daran zu erinnern, vor dem Webinar die Audio-Einstellungen des Computers zu überprüfen.) Bei größeren Gruppen können Sie auf die Sprachübertragung in beide Richtungen verzichten. Denken Sie als TrainerIn immer daran, ein Headset zu verwenden, wenn Sie mit den TeilnehmerInnen sprechen. Schlechte Tonqualität seitens der TrainerInnen ist nicht zu entschuldigen! Videoübertragung Verwenden Sie eine Videokamera oder Webcam, damit die Webinar-TeilnehmerInnen Sie sehen können. Dies ermöglicht audiovisuelle Übertragung in Echtzeit zwischen Ihnen und den TeilnehmerInnen, wodurch die Face-to-Face-Umgebung eines traditionellen Trainings weiter nachgeahmt wird. Auch wenn Ihnen das Video hilft, mit den TeilnehmerInnen Blickkontakt zu halten, vergessen Sie nicht, dass es auf ein sehr kleines Fenster beschränkt ist. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf Gestik oder auf das Zeigen von Dingen, die Sie bei sich haben. Die TeilnehmerInnen könnten Probleme haben, diese zu erkennen! Präsentation Die Präsentation wird allgemein am häufigsten genutzt. Die meisten Webinar-Programme erlauben das Hochladen von Präsentationen im PPT-Format, aber manchmal ist es besser, beim stabileren PDF-Format zu bleiben. Wenn Sie Ihre Präsentation mit einfachen Textanimationen versehen möchten, können Sie Teile des Textes auf eigenen Folien platzieren. Durch das Umblättern entsteht auch eine einfache Animation, aber Sie sind mit dem PDF trotzdem auf der sicheren Seite. Document Sharing (Dokumentfreigabe) Abgesehen von der Präsentation können Sie auch die Funktion zum Document Sharing in Ihren Vortrag einbauen. Diese kann sehr nützlich sein, wenn Sie ein Tagesprogramm diskutieren oder zum Beispiel eine Excel-Tabelle 19
zeigen möchten. Leider können Sie bei dieser Funktion das Dokument nicht bearbeiten, weshalb es manchmal besser ist, stattdessen die Screensharing-Funktion zu nutzen. Screensharing Chat Quiz und Umfragen Handzeichen oder Ja/Nein-Schaltflächen Screensharing ist die ideale Lösung, wenn Sie den TeilnehmerInnen etwas auf Ihrem Computer oder im Internet zeigen möchten, wenn Sie bestimmte Arbeitsschritte in der Software vorführen oder nur an einem Dokument in Echtzeit arbeiten möchten. Mit dieser Funktion können alle TeilnehmerInnen Ihren Bildschirm sehen und sich an der Diskussion beteiligen. Einige Programme ermöglichen es außerdem, auf der Screensharing-Oberfläche zu zeichnen. Verwenden Sie Kurznachrichten für die Kommunikation in Echtzeit. Damit können TeilnehmerInnen miteinander und/oder mit Ihnen kommunizieren und einen Beitrag zum Webinar leisten oder Feedback geben, ohne die anderen TeilnehmerInnen zu stören. Es empfiehlt sich, den/die ModeratorIn zu bitten, die Chat-Diskussionen zu leiten und wenn nötig zu moderieren. Mit diesem Tool können Sie auf den Bildschirmen der TeilnehmerInnen ein interaktives Quiz und Umfragen anzeigen. Diese können dazu dienen, eine formative Beurteilung durchzuführen und den TeilnehmerInnen direktes Feedback zu geben. Das Tool kann als einfaches Evaluationsinstrument sowie zum Überprüfen der Aufmerksamkeit der TeilnehmerInnen verwendet werden. Mit diesem Tool können Sie direktes Feedback mittels geschlossener Fragen einholen und herausfinden, wie die TeilnehmerInnen etwas bewerten. Bei großen Gruppen verwenden Sie es am besten immer für direktes Feedback. Es kann die Sprach- und Chat-Kommunikation von Seiten der TeilnehmerInnen einfach ersetzen. Die oben angeführten Kommunikationsmodelle werden zu drei Zwecken eingesetzt: Vermittlung von Inhalten, Miteinbeziehung der TeilnehmerInnen sowie Steuerung des Tempos 20 3 Vor dem Training
und der Dynamik des Webinars. Sie können einfach zwischen den verschiedenen Modellen wählen und diese nach Belieben anwenden. Außerdem ermöglicht die Webinar-Software in den meisten Fällen die Einstellung der Bildschirmanzeige und damit die Anpassung an Ihre Bedürfnisse. (Bei einer kleinen Gruppe kann das Video in der Mitte angezeigt werden, bei einer großen Gruppe spielt die Präsentation die wichtigste Rolle.) Jedes Webinar kann anders sein! 3.3 ROLLEN UND AUFGABEN IM TRAININGSTEAM Um den TeilnehmerInnen in den Webinaren eine effektive Lernerfahrung bieten zu können, muss das Trainingsteam eine Reihe von wichtigen Rollen erfüllen. Vergessen Sie nicht, dass die Entscheidung, wie viele Personen an Ihrem Webinar beteiligt sind, bei Ihnen als TrainerIn liegt. Sind Sie vertraut mit der Software und kommen Sie alleine zurecht oder hätten Sie lieber eine/n ModeratorIn und technische Unterstützung? (7) Das Webinar-Team besteht üblicherweise aus einem/einer TrainerIn und einem/einer ModeratorIin. Bei größeren Gruppen können diese Verstärkung von einer/einem Co-TrainerIn und bei Bedarf von technischem Support bekommen. TrainerInnen, die mit der Webinar-Technologie vertraut sind, können zum Beispiel eine Einheit für eine kleine Gruppe von TeilnehmerInnen (bis zu 19 Personen) erfolgreich alleine abhalten. In einem Webinar für eine Gruppe von mehr als 20 TeilnehmerInnen ist jedoch die Unterstützung durch eine/n ModeratorIn notwendig, die/der sich der Beiträge der TeilnehmerInnen zum Webinar annimmt. TrainerIn Hauptaufgaben der TrainerInnen: eine Präsentation halten und Aktivitäten durchführen unter Verwendung von Methoden, die die TeilnehmerInnen in das Webinar einbinden; die Fragen der TeilnehmerInnen sowohl während der Einheit als auch danach beantworten; die Trainingsveranstalter vertreten, indem sie die TeilnehmerInnen im Namen des Veranstalters willkommen heißen und verabschieden (Da die TeilnehmerInnen für die Teilnahme am Webinar nicht eine bestimmte Einrichtung/ein Unternehmen aufsuchen müssen, kann es sinnvoll sein klarzustellen, von wem es organisiert wird.); eine positive und anregende Atmosphäre schaffen, die den Lernprozess unterstützt, und die Beteiligung und Zufriedenheit der TeilnehmerInnen überprüfen. (7) Für weitere Informationen zu den Rollen im Trainingsteam siehe Das Webinar Praxishandbuch, Kapitel 3.2. 21
ModeratorIn Hauptaufgaben der ModeratorInnen: die Trainingsveranstalter vertreten, indem sie die TeilnehmerInnen im Namen des Veranstalters begrüßen (Da die TeilnehmerInnen für die Teilnahme am Webinar nicht eine bestimmte Einrichtung/ein Unternehmen aufsuchen müssen, kann es sinnvoll sein klarzustellen, von wem es organisiert wird.); die Diskussion im Chat-Bereich moderieren und organisieren (z. B. über die Funktion moderierter Chat ) sowie relevante Ideen/Fragen und Feedback sammeln und gruppieren, um die verfügbare Zeit möglichst effektiv zu nutzen; technische Unterstützung leisten, indem sie den TeilnehmerInnen die Anwendungen vorstellen und sie bei deren effektiver Nutzung unterstützen sowie alle auftretenden technischen Probleme lösen; pädagogische und Marketing-Materialien zur Unterstützung des Webinars erstellen und auf öffentlichen Internetseiten wie zum Beispiel in sozialen Netzwerken veröffentlichen (mit Kommentaren). 22 3 Vor dem Training
4 Während des Trainings Dem Webinar muss eine entsprechende Vorbereitung vorausgehen und bestimmte Informationen zu Organisation, Inhalt und technischen Voraussetzungen müssen im Vorhinein kommuniziert werden. Organisatorische und technische Aspekte der Webinar-Einheit sind von großer Bedeutung und ein Schlüssel zum Lernerfolg der TeilnehmerInnen. In den ersten Einheiten mit neuen Gruppen ist es entscheidend, die TeilnehmerInnen an diese Art des Lernens und an die im Webinar verwendete Software heranzuführen. Üblicherweise werden die TeilnehmerInnen aufgefordert, sich mindestens 15 Minuten vor der ersten Einheit mit der Plattform zu verbinden, um ihre Computer und die Internetverbindung zu testen. Damit bleibt ihnen genug Zeit, um eventuelle Probleme zu erkennen. Sobald die TeilnehmerInnen die Verbindung erfolgreich hergestellt haben, können sie bis zum tatsächlichen Beginn des Webinars Small Talk mit anderen TeilnehmerInnen führen oder etwas Anderes tun (während die Verbindung zum Webinar offen bleibt). Alle zusätzlichen technischen Voraussetzungen und Anleitungen sollten auf einer Website zur Verfügung gestellt werden oder vor Beginn des Webinars an die TeilnehmerInnen versandt werden. Ebenso sollten die Kontaktdaten für den technischen Support bereitgestellt werden. 4.1 IM ZEITPLAN BLEIBEN Ab Beginn des Webinars können Sie sich nur an Ihre vorangegangene Planung halten. Denken Sie immer daran, im Zeitplan zu bleiben und beachten Sie dazu folgende Regeln: Loggen Sie sich früher ein: Seien Sie schon vor den TeilnehmerInnen an Ort und Stelle und überprüfen sie nochmals alle Einstellungen. Manchmal sind noch Updates zu installieren, die nur wenige Stunden zuvor herausgegeben wurden. Beginnen Sie pünktlich: Auch wenn Sie sehen, dass noch nicht alle angemeldeten TeilnehmerInnen anwesend sind, sollten Sie es würdigen, dass die anderen pünktlich waren. Wenn Sie länger als 5 Minuten warten, kann das die TeilnehmerInnen verärgern und dazu bewegen, das Training zu verlassen. Erklären Sie den TeilnehmerInnen die Regeln: Bevor Sie mit Ihrer Präsentation beginnen, erklären Sie kurz die Regeln des Trainings: Wie lange wird es dauern? Sind Pausen geplant? Wie kann man mit dem Trainingsteam kommunizieren und Fragen stellen? Wann wird es eine Frage-Antwort-Runde geben und wie lange wird diese dauern? Das wird Ihnen 23
dabei helfen, während des Webinars im Zeitplan zu bleiben und Verzögerungen oder Missverständnisse zu vermeiden. Bleiben Sie in Verbindung mit dem/der ModeratorIn: Er/Sie muss nicht neben Ihnen sitzen, aber es ist ratsam, in direktem Kontakt mit ihm/ihr zu bleiben. Nutzen Sie für die Kommunikation wenn möglich den privaten Chat. Beenden Sie die Einheit pünktlich: Selbst wenn Sie nicht alle Fragen beantwortet haben, sollten Sie die Einheit pünktlich beenden. Bedenken Sie, dass die TeilnehmerInnen möglicherweise direkt von der Arbeit kommen und zeitlich nicht so flexibel sind. Respektieren Sie die anderen Verpflichtungen der TeilnehmerInnen und sie werden zu Ihnen zurückkommen. 4.2 SOFTWARE-TOOLS Die Beschaffenheit des Webinars in Verbindung mit der geografischen Distanz der TeilnehmerInnen macht die Verwendung von Tools zur virtuellen Interaktion erforderlich. Jede Webinar-Software bietet eine Vielzahl von Tools: Im Chat können Sie oder der/die ModeratorIn Folgendes tun, ohne die Präsentation oder die Wiedergabe anderer Medien zu unterbrechen: die TeilnehmerInnen zur Webinar-Einheit begrüßen; die wichtigsten Punkte hervorheben; Fragen stellen; technische Unterstützung anbieten. Chat window Slide 1 How to conduct webinars? 24 4 Während des Trainings
Anwendungsbeispiel: Bitten Sie den/die ModeratorIn, eine Chat-Diskussion zu starten, während alle auf den Beginn des Webinars warten. Er/Sie kann die TeilnehmerInnen fragen, was sie vom Training erwarten und was ihre Motivation für die Teilnahme ist. Der/Die ModeratorIn kann die wichtigsten Antworten noch während der Präsentation an Sie weiterleiten. Weiteres Feedback kann er/sie sammeln und Ihnen am Ende des Webinars übermitteln. Wenn sich der/die ModeratorIn darum kümmert, wird Ihnen das die Arbeit sehr erleichtern. Quiz und Fragebögen ermöglichen es Ihnen: die Fortschritte der TeilnehmerInnen zu beurteilen; die Beteiligung und Meinungen der TeilnehmerInnen mit Hilfe der automatisch erstellten Statistiken zu beurteilen; die TeilnehmerInnen in das Webinar einzubeziehen und ihre Beteiligung zu erhöhen. Pop-up window of the poll During the training. A webinar has to be preceded by relevant preparation and communication in terms of its organisation, content and technical requirements. Organisational and technical aspects of a session are extremely important for the trainees learning. During initial sessions with new groups, it is crucial to introduce the trainees to the form of learning and the software used during the webinar. Usually, the trainees are asked to connect to the platform for their first session at least 15 minutes before the session in order to test their computers and Internet connection. This will give time to identify any problems. Once a trainee is successfully connected, they may make small talk with other participants, or decide to continue with other tasks (leaving the connection to the webinar open) until the actual start of the webinar. Anwendungsbeispiel: Überlegen Sie sich, welche Fragen Sie während der Präsentation stellen wollen, und schreiben Sie diese auf. Es hat sich bewährt, an den Stellen in der Präsentation, an denen Sie eine Umfrage starten möchten, leere Seiten einzufügen. Dadurch werden Sie daran erinnert. Nachdem Sie Ihre Präsentation in das Webinar-Programm hochgeladen haben, können Sie alle Quiz und Umfragen vorbereiten und in eigenen Lesezeichen ablegen, damit Sie diese bei der Hand haben. So werden Sie nichts vergessen! Virtuelle Whiteboards ermöglichen es Ihnen und/oder dem/der ModeratorIn: die wichtigsten Inhalte der Einheit hervorzuheben; die Zusammenarbeit zwischen den TeilnehmerInnen (in kleinen Teams) zu fördern; 25
die TeilnehmerInnen in das Webinar einzubeziehen und ihre Beteiligung zu erhöhen, indem Sie: Assoziationen aufzeichnen Ideen skizzieren die Beiträge der TeilnehmerInnen beim gemeinsamen Brainstorming sammeln. Virtual whiteboard Anwendungsbeispiel: Verwenden Sie den Whiteboard-Stift, um wichtige Informationen in Ihrer Präsentation hervorzuheben und um auf Ihren Folien zu zeichnen! Screensharing ermöglicht es Ihnen und/oder dem/der ModeratorIn: Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten; die Zusammenarbeit zwischen den TeilnehmerInnen (in kleinen Teams) zu fördern; die Arbeit und die Fortschritte der TeilnehmerInnen zu überprüfen; die TeilnehmerInnen in kollaborative Übungen einzubinden. Die Teammitglieder können abwechselnd die Kontrolle über den Hauptbildschirm übernehmen und die Ideen der anderen zu Ende führen oder einen Teil der gestellten Aufgabe erfüllen. Das Ergebnis ist ein komplexes Produkt oder Projekt. Anwendungsbeispiel: Wenn Sie etwas in Ihrem Browser zeigen möchten oder bestimmte Arbeitsschritte in Excel, Photoshop oder Ihrem eigenen Buchungssystem vorzeigen möchten, machen Sie keine Screenshots (Bildschirmfotos). Aktivieren Sie stattdessen das Screensharing-Tool und zeigen Sie (Schritt für Schritt), wie man etwas macht! 26 4 Während des Trainings
Screen sharing Filesharing (Dateifreigabe) ermöglicht es Ihnen und/oder dem/der ModeratorIn: Informationen in Dokumenten und Dateien weiterzugeben; in vor der Einheit erstellten Dokumenten Beispiele für die Anwendung von Wissen zu zeigen. File sharing Select files and SHARE Anwendungsbeispiel: Bereiten Sie alle Dateien, die Sie für die TeilnehmerInnen freigeben möchten, vor und laden Sie diese vor dem Webinar hoch. Dieser Vorgang dauert manchmal einige Minuten, also verwenden Sie dafür nicht unnötig Zeit während der Präsentation! 27
Online-Spiele helfen den TeilnehmerInnen: sich den Inhalt der Präsentation besser zu merken; sich an kollaborativen Übungen zu beteiligen. Online games Select difficulty easy medium hard PLAY Anwendungsbeispiel: Aktivieren Sie alle 5 bis 10 Minuten ein Quiz oder eine Umfrage. Dadurch bekommen Sie viel wichtiges Feedback und es hilft, die Konzentration der TeilnehmerInnen aufrechtzuerhalten! Mit Hilfe der Handzeichen- oder Ja/Nein-Schaltflächen können die TrainerInnen: Feedback dazu bekommen, wie es um die Aufmerksamkeit der TeilnehmerInnen steht; Antworten auf einfache Fragen bekommen. Zum Beispiel: Können Sie mich hören? Können Sie die Präsentation sehen? Haben Sie Fragen? Können wir weitermachen? die TeilnehmerInnen anhand von geschlossenen Fragen in ein Gespräch wie im traditionellen Unterricht einbinden. Anwendungsbeispiel: Sie können beeinflussen, wie aufmerksam die TeilnehmerInnen dem Thema der Präsentation folgen, indem Sie zum Beispiel folgende Fragen stellen: Stimmen Sie mir zu? Können Sie erklären, wie das verwendet werden kann? 28 4 Während des Trainings
Hands-up or Yes/No buttons 4.3 FRAGEN & ANTWORTEN Vergessen Sie nicht, am Ende des Webinars noch Zeit für Fragen und Antworten einzuplanen. In der Regel ist den TrainerInnen zwar bewusst, wie wichtig dieser Teil ist, aber zum Schluss fehlt ihnen oft die Zeit, alle Fragen zu beantworten. Wie oben bereits ausgeführt wurde, sollten Sie auf die Zeit achten, sodass Ihnen immer noch 10 bis 15 Minuten für das Beantworten der Fragen bleiben. Die ideale Dauer eines Webinars beträgt 45 Minuten 30 Minuten für die Präsentation und 15 Minuten für das Beantworten von Fragen. An diesem Punkt kann Ihnen der/die ModeratorIn die Fragen übermitteln, die er/sie während der Präsentation gesammelt hat. Erwähnen Sie beim Beantworten der Frage den Namen der jeweiligen Person. Dadurch bleiben die TeilnehmerInnen bei der Sache und werden dazu ermutigt, weitere Fragen zu stellen oder an der Diskussion teilzunehmen. Als Vortragende/r sollten Sie in Zusammenhang mit der Frage-Antwort-Runde einige wichtige Regeln beachten: Machen Sie die Frage-Antwort-Runde zu einem eigenen Programmpunkt: Weisen Sie die TeilnehmerInnen schon im Vorhinein darauf hin, dass es eine Frage-Antwort-Runde geben wird. So haben sie Zeit, über mögliche Fragen nachzudenken, und werden sich besser auf die Präsentation konzentrieren. Außerdem wird niemand vor Ende des Webinars Antworten verlangen oder das Training unterbrechen. Lernen Sie Ihr Publikum kennen: Versuchen Sie so viele Informationen wie möglich zu bekommen: Wer sind sie? Kommen sie aus demselben Unternehmen? In welcher 29
Branche sind sie tätig? Das wird Ihnen helfen, einige Fragen vorauszusehen und besser darauf vorbereitet zu sein, spezifische, detaillierte Fragen zu beantworten. Seien Sie ehrlich: Geben Sie es zu, wenn Sie eine Frage nicht beantworten können. Hin und wieder wird man Ihnen Fragen stellen, die sehr schwer zu beantworten sind. Es ist immer besser, die Wahrheit zu sagen und zu versprechen, der Frage nachzugehen, als etwas zu erfinden. Vergessen Sie dann nicht, wirklich nachzusehen und den TeilnehmerInnen die Antwort auf die Frage gleich nach dem Training mitzuteilen, um ihnen zu zeigen, dass Sie die Sache ernst nehmen. Achten Sie auf die Zeit: Manche Themen werfen mehr Fragen auf, andere weniger. Versuchen Sie, in etwa gleich viel Zeit auf die Beantwortung jeder Frage zu verwenden. Wenn dadurch einige Fragen unbeantwortet bleiben, schlagen Sie vor, diese per E-Mail zu beantworten oder ein zusätzliches Treffen anzusetzen. 30 4 Während des Trainings