1 HINWEISE 1.1 Vorwort 1.2 Allgemeines 1.2.1 Handbuchgrundlagen 1.2.2 Geltungsbereich 1.2.3 Obligatorium 1.2.4 Handbuchänderungen 1.2.5 Verzeichnis der Abkürzungen 1.3 Hinweise Inhalt Kapitel 1 Seite 1-16
1.1 Vorwort Am 23. September 1984 stimmte das Zürcher Volk der Einführung des Harmonisierten Rechnungsmodells (HRM) auf Gemeindeebene zu. Um allen Betroffenen den Umgang mit dem HRM zu erleichtern, wurde ein Handbuch verfasst. Im Verlauf der Zeit wurden die kantonalen Bestimmungen zur Umsetzung des HRM und der Kontenrahmen den sich ändernden Gegebenheiten und neuen Erfordernissen angepasst. Entsprechend wurde und wird das Handbuch laufend überarbeitet und aktualisiert. Dessen neueste Fassung findet sich jeweils auf der Website des Gemeindeamtes (http://www.gaz.zh.ch >Gemeindefinanzen >Finanzhaushalt >Handbuch Rechnungswesen) veröffentlicht. Das Handbuch stellt das Gemeindehaushaltsrecht übersichtlich dar und illustriert die Vorgaben mit Beispielen. Es will zum besseren Verständnis des Rechnungsmodells beitragen und Behördenmitgliedern wie Verwaltungsmitarbeitenden die Erfüllung ihrer Aufgabe erleichtern. DIREKTION DER JUSTIZ UND DES INNERN Dr. Markus Notter, Regierungsrat Vorwort Kap. 1.1 Seite 2-16
1.2 Allgemeines 1.2.1 Handbuchgrundlagen Die nachfolgenden Bestimmungen und Ausführungen beruhen auf: Gemeindegesetz (LS 131.1) Verordnung über den Gemeindehaushalt (LS 133.1) Verordnung über die Abschreibungen nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten (BAV; LS 133.15) Verordnung über das Globalbudget in den Gemeinden (LS 133.3) Kreisschreiben der Direktion der Justiz und des Innern über den Gemeindehaushalt vom 10.10.1984 (Stand 01.05.2011) Handbuch des Rechnungswesens der öffentlichen Haushalte, herausgegeben von der Konferenz der kantonalen Finanzdirektoren (Verlag Paul Haupt, Bern, Ausgabe 1978/1981) Haushaltführung und Finanzplanung/Wirtschaftsbulletin 34/1984, von Dr. E. Buschor, Chef der Finanzverwaltung des Kantons Zürich, herausgegeben von der Zürcher Kantonalbank Wirkungsorientierte Gemeindeverwaltung (Publikationsreihe), Gemeindeamt (Hrsg.), Zürich, 2003 1.2.2 Geltungsbereich Die Neugestaltung des Rechnungswesens der zürcherischen Gemeinden umfasst den gesamten öffentlichen Bereich. Dazu gehören: die politischen Gemeinden einschliesslich ihrer Betriebe und Institutionen wie Elektrizitätswerke, Wasserwerke, Gasversorgungen, Verkehrsbetriebe, Kehrichtverbrennungs- und Kläranlagen, Forstbetriebe, Spitäler, Alters-, Kranken- und Pflegeheime usw.; die Schulgemeinden; die Zweckverbände und zweckverbandähnlichen Institutionen; die Anstalten; die Sonderrechnungen, soweit sie rechtlich nicht selbständig sind. Allgemeines Handbuchgrundlagen; Geltungsbereich Kapitel 1.2 1.2.1 1.2.2 Seite 3-16
1.2.3 Obligatorium Die Gemeinden und gemeinderechtlichen Organisationen des Kantons Zürich sind verpflichtet, ihr Rechnungswesens gemäss den Vorgaben des Handbuchs auszugestalten. Zur Regelung der Details erlässt die Direktion der Justiz und des Innern zusätzlich finanzrechtliche und formale Weisungen. 1.2.4 Handbuchänderungen Anpassungen im Zusammenhang mit Änderungen von Gesetzes-, Ausführungs- oder Anwendungsbestimmungen werden in der elektronischen Fassung des Handbuches laufend nachgeführt. Diese Fassung ist auf der Internetseite des Gemeindesamtes des Kantons Zürich verfügbar: http://www.gaz.zh.ch >Gemeindefinanzen >Finanzhaushalt >Handbuch Rechnungswesen. 1.2.5 Verzeichnis der Abkürzungen FHG = Gesetz über den Finanzhaushalt des Kantons (Finanzhaushaltsgesetz) GG = Gemeindegesetz VGH = Verordnung über den Gemeindehaushalt BAV = Verordnung über die Abschreibungen nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten KSGH = Kreisschreiben der Direktion der Justiz und des Innern über den Gemeindehaushalt HB = Handbuch über das Obligatorium; Handbuchänderungen; Verzeichnis der Abkürzungen Kap. 1.2.3 1.2.4, 1.2.5 Seite 4-16
1.3 Stichwortverzeichnis über den Handbuchinhalt Stichwort KSGH GG FHG VGH HB Kap. Ablage Belege 116, 120 Archiv 119, 120 Ablieferung von Voranschlag 135 145 20.1 von Jahresrechnung 135 145 21.1 von Abrechnungen über Verpflichtungskredite 31 24.8 Abschluss 21.2 der Verwaltungsrechnung 67 21.2.2 der Investitionsrechnung 67b 21.2.2 Abschreibungen 12 bei Investitionen in Liegenschaften 60d 12.1 des Finanzvermögens auf dem Finanzvermögen 60 136.2 19 12.1 auf dem Verwaltungsvermögen 61, 62 137.2, 137.3 20, 21 12.2, 12.3 des Bilanzfehlbetrages 63 138 22 12.4 interne 66 26 bei Gemeindebetrieben 73 27.4 bei Vorfinanzierungen 73 27.4 Aktiven (siehe auch Bestandesrechnung) Aufzählung 39 11 6.1 Bewertung 43/44 15 11.1, 11.2 Änderung bisherigen Rechts 138 40 Anlagen des Finanzvermögens 41 11.2 3.8.2 Anstalten 84a 15a Archiv 119 Artengliederung 53 132 16.4 3.6.1 Aufhebung bisherigen Rechts 137 39 Aufwand laufende Rechnung 54.2 17 8.1 Überschuss 67a 8.1 Ausgaben Beschlüsse 8, 24, 26.1 5 Bewilligung 22 119 4 5 gebundene 121 5.4 Begriff 57 3.8.1 Investitionsrechnung 55 9, 10 Vollzug 8, 23, 91 134 28 10 Seite 5-16
Bankkontokorrente 113 Bauliche Massnahmen beim Finanzvermögen 42 Behandlung des Voranschlages 85, 87 118, 132 30 20 der Jahresrechnung 92 135 30 21 Belege 116 Bericht zum Voranschlag 90 124 20.1 zur Jahresrechnung 98 124, 135 21.1 Bestandesrechnung 6 Bilanz 38, 95 10 Verschiebungen innerhalb 46 15.2, 15.4 Anlagen des Finanzvermögens 41 11.2 bauliche Massnahmen bei Finanz- 42 liegenschaften Bewertung des Finanzvermögens 43 136 16 11.1 Bewertung des Verwaltungsvermögens 44 137 17 11.2 Bewertung der Passiven 45 18 11.3 Übertragung von Vermögenswerten 46 15.2 15.4 28 Veräusserung von Vermögenswerten 47 15.5 28 Rückstellungen 48 Bilanzfehlbetrag 49 138 11.4 6.1, 6.2 Eigenkapital 50 12.3 6.1, 6.2 Eventualforderungen und -verpflichtungen 51 14 17.2 6.2, 21.1 Inhalt 38, 95 10 Bewertung 11 des Finanzvermögens 43 136 16 11.1 des Verwaltungsvermögens 44 137 17 11.2 der Passiven 45 18 11.3 Bezirksrat Prüfungen, Kontrollen 126 144 Fristerstreckung 135 145 Bezugsregister 121 Bilanz (siehe Bestandesrechnung) 38, 95 10 6 Bilanzierung 11 Bilanzanpassung/-bereinigung 25 Bilanzfehlbetrag Begriff 49 11.4 11.5 Abschreibung 63 138 21 12.3 Abschluss 63 138 21 21.1 Bindung (Kredite) qualitativ 20 9.2 5.5c zeitliche 21 9.2 5.5c Seite 6-16
Bisheriges Recht Aufhebung 137 39 Änderung 138 40 Bruttoprinzip 29 24.5, 9.2 4.3 Bruttoverbuchung 18 9.2 4.3 Buchführung (siehe auch Rechnungs-, 11, 114 11 4.3 Kassen- und Buchführung) Buchprüfer Rechnungsprüfungskommission 123 140 andere 124 140a Buchprüfung 131 34, 35, 36 Buchungsbeispiele 28 Buchungsperioden 114 Darlehen und Beteiligungen des Verwaltungsvermögens Inventar 108 Deckungsgrundsätze/-arten 3.9 Differenzbegründungen Voranschlag 90c 124 Jahresrechnung 24, 98 124, 135 Gemeindebetriebe 70, 71 126 13 (siehe auch Sonderrechnungen) interne Zinsen 65 24, 25 13.1 interne Abschreibungen 66 26 13.1 besondere Betriebsrechnung 71 126 13.2 Ausgleichskonten 72 126.2 27 Abschreibungen und Zinsen 73 27 13.1 EDV-Anlagen Datensortierung 117 Aufzeichnung 120 Eigenkapital 6 Begriff 50 12.3 6.2 Abschluss 67a Einheit der Rechnung 68 125 4.4 Einnahmen Begriff 58 Investitionsrechnung 55 9.1 Einrichtungen mit rechtlicher Selbständigkeit 78 128, 129 29 Seite 7-16
Ertrag Laufende Rechnung 54.3 17 8.1 Überschuss 54.1 17 8.1 Eventualforderungen und -verpflichtungen 51 14 17.2 6.2, 21.1 Fachausdrücke 3.11 Finanzinformation 111 32 Finanzplan/Finanzplanung 85, 86 118 24 Finanzvermögen 6.1 Verschiebungen innerhalb 67c Anlagen 41 11.2 bauliche Massnahmen 42 Bewertung 43 136 16 11.1 Übertragung ins Verwaltungsvermögen 46 15.2 28.1 Veräusserung 47 15.5 Abschreibung 60 136.2 19 12.1 Folgekosten 36, 37 Fonds (siehe Spezialfinanzierungen) 75 127 16.1 Ersatzabgaben für Schutzraumbauten 75a 127 14.2 Ersatzabgaben für nicht erstellte 75b 127 14.3 Formulare/Formularhinweise 13 38 30 Forstrechnung 18 Funktionale Gliederung 53.2,87c,92a 132 16.4 3.6.6 Gebundene Ausgaben 28 121 8, 9 5.4 Geldbestände Abgrenzungen 115, 2 Geltungsbereich der Verordnung 1 1 Gemeindesteuerfuss 88, 89, 90 122, 124, 133 Gemeindefinanzstatistik 23.2 Gliederung 38, 53, 87, 92 132 10, 16.4 3.6 nach Funktionen 53.2,87c,92a 132 16.4 3.6.6ff nach Arten 53.3 132 16.4 3.6.1ff nach Institutionen 53.4 132 16.4 3.6.8 Globalbudget und -rechnung 139, 164 33a Grabunterhaltsfonds 16.3 Grundsätze der Haushaltführung 2-7 2 Seite 8-16
Haushalt Führungsgrundsätze 14 21 2, 9 4 Gleichgewicht 3 133 Kontrolle 123 140 33 andere Prüfungsorgane 124 140a Kassensturzkommission 125 34 Bezirksrat 126 144 Prüfungsumfang 128 36 Prüfung 127 144 Kassensturz 129 Wertschriftenprüfung 130 Buchprüfung 131 Prüfung der Jahresrechnung 132 140 vor Abnahme Prüfung der Sonderrechnungen 132 140 Prüfung der Spezialbeschlüsse 134 140 Prüfung des Voranschlages 133 140 Fristen 123, 135 37 Höherwertung von Liegenschaften des FV 42.2 11.1 Inkraftsetzung der Verordnung 140 42 Institutionelle Gliederung 53.4 132 16.4 3.6.8 Interne Verrechnungen 19 Interne Zinsen 65 24 Inventar 22 Begriff 99 31 22.1 Liegenschaften nicht überbaut 101 22.1 Liegenschaften überbaut 102 22.1 Baurechte, Grundeigentumsanteile 103 22.1 Tiefbauten 104 22.1 Waldungen 105 22.1 Mobilien 106 22.1 Vorräte 107 22.1 Darlehen und Beteiligungen 108 22.1 Verwaltungsvermögen Investitionsbeiträge 109 22.1 weitere Vermögensteile 110 22.1 Investitionen 10 Begriff 55 23 3.8.3 in Sachwertanlagen 42, 59 10.3 des Finanzvermögens bei Zweckverbänden 84 131 Beiträge (Inventar) 109 Investitionsrechnung Begriff 55 23 9 Abgrenzungen 56 23 Ausgaben 57 9.1 Einnahmen 58 16.3 9.1 Rechnungsabschluss 67b Prüfung 132 Seite 9-16
Jahresrechnung 21 Grundlagen, Inhalt 92 135 31.3 21.1 Globalrechnung 139, 164 33a Verzeichnis der Verpflichtungskredite 35, 97 (Spezialbeschlüsse) Bericht zur Rechnung 98 124, 135 Termine, Fristen 135 37 21.1, 21.2.1 Verwaltungsrechnung 52 16 Inhalt 93 Abschluss 94 21.2.2 Investitionsrechnung 55 23 21.1 Bilanz 38, 95 10 21.1 Inventar 99, 100 31 22 Prüfung vor Abnahme 132 140 21.1 Weiterleitung 135 145 37 21.1 Jährlichkeit von Voranschlag und Rechnung 15 9.2 Journal 118 Kassenführung (siehe auch Rechnungs-, Kassen- und Buchführung) Kassenrapporte 112 Kassensturzkommission 125 34 Kassensturz 127, 129 35 4.3 Klarheit der Rechnung 17 9.2 Konsolidierungsrichtlinien 26 Kontenartenplan Bestandesrechnung 6.2, 6.3 Kontenartenplan Laufende Rechnung 8.2, 8.3 Kontenartenplan Investitionsrechnung 9.1, 9.2 Konten 117 Kontenplanbeispiele 27 Kontenrahmen und -pläne 13 38 Kontierungsanleitung nach Stichworten 29 Kontrolle (siehe auch Haushaltskontrolle) des Haushalts 123 140 33 der Sonderrechnungen 132 140 Kredite qualitative Bindung 20 9.2 5.5c zeitliche Bindung 21 9.2 5.5a Seite 10-16
Kreditarten Ausgabenbewilligung 22 119 4 5 Bruttoprinzip 29 24.4, 24.5 Voranschlagskredit 23 5.3, 5.5b Nachtragskredit 5.5b gebundene Ausgaben 28 121 8, 9 5.5c Verpflichtungskredit (Spezialbeschluss) 31 24 2 5.2 Objektkredit 32 25 5.5a Rahmenkredit 33 26 5.5a Zusatzkredit 25 120 5.5a Kreditrückstellungen bei Investitionen 34 5 Folgekosten 36, 37 Kontrolle 20, 21 9.2 Kreditüberschreitungen 24 120 Laufende Rechnung Begriff 54 17 8 Gliederung 54 17 3.6.3 Aufwand und Ertrag 54 17 Abschreibungen Finanzvermögen 60 136.2 19 12.1 Verwaltungsvermögen 61 137.2, 137.3 20, 21 12.2 zusätzliche, Verwaltungsvermögen 62 137.4 21 Bilanzfehlbetrag 63 138 12.3 interne 66 26 interne Verrechnung 64 22 interne Zinsen 65 24, 25 Rechnungsabschluss 67 Inhalt der Rechnung 54 17 Termine, Fristen 135 145 37 21.1 Legate 70, 81 129 16.2 Liegenschaften des Finanzvermögens 41, 59 11.2 Erwerb 43d g 136 16 11.1 bauliche Massnahme 42 11.1 Bewertung 43d g 136 16 11.1, 11.7 Veräusserung 47 15.5 Inventar 101, 102, 103 22.1 Liegenschaften 44 11.3 des Verwaltungsvermögens Bewertung 44 137 11.2 Veräusserung 47 15.4, 15.5 28.3 Inventar 101 105 22.1 Mobilien (Inventar) 106 22.1 Nachtragskredit 5.5b Objektkredit 32 25 5.5a Passiven (siehe auch Bestandesrechnung) Aufzählung 40 12 6.1 Bewertung 45 18 11.3 Personalvorsorgeeinrichtungen 80 128 Seite 11-16
Postscheck 113 Prüfung (siehe auch Haushaltkontrolle) 123, 127 140,83a,115b 33 Prüfungsorgane Rechnungsprüfungskommission 123 140,83a,115b andere 124 140a Rahmenkredit 33 26 5.5a Rechnungs-, Kassen- und Buchführung Rechnungsführung 9, 10, 79 59 12, 29 4 Trennung von Rechnungs- und 10, 112 Kassenführung ordentliche Buchführung 114 Sicherheit 12 13 Weisungen der Direktion des Innern 13 38 Grundsätze 9 3.2, 4 Zweck 14 9.1 4.3 Jährlichkeit 15 9.2 4.3 Vollständigkeit 16 9.2 4.3 Klarheit 17 9.2 4.3 Bruttoverbuchung 18 9.2 4.3 Sollverbuchung 19 9.2 4.3 Bindung qualitativ 20 9.2 4.3 Bindung zeitlich 21 9.2 4.3 Kasse 112 Postscheck und Bankkontokorrent 113 Buchhaltung 114 Rechnungsabgrenzung 115 Belege 116 Konten 117 Journal 118 Archiv 119 Bild- oder Datenträger 120 Register 121 Register Veranlagung und Bezug 121 Registrierkassen 112 Rückstellungen Begriff 48 für Steuerkraftabschöpfungen 48a 23a Kreditrückstellungen bei Investitionen 34 5 Schuldenausweis 19, 38, 40 12 6.1 Selbständige Sonderrechnungen 77 128, 129 29 Sicherheitsbestimmungen des Rechnungs- und Kassenwesens 12 13 Sollverbuchung Seite 12-16
Sonderrechnungen 70 126 130 Gemeindebetriebe 71 73 126 13 Spezialfinanzierungen 75, 76 127 27 3.10 selbständige Sonderrechnungen 77a 128 zweckgebundene Zuwendungen 81 129 16 Verzinsung 82 24, 25 13.2 Kontrolle 83 Einrichtungen mit rechtlicher Selbständigkeit 78 Sparkassen 80 128 Sparsamkeit 4 6 4.2 Spezialbeschlüsse (siehe Verpflichtungskredite) 35, 97 5.2 Spezialfinanzierungen 70 127 3.10 Sonderrechnungen 70, 77-81 126 130 Ausgleichskonten 72 126.2 27 Spezialfonds 75 14 Vorfinanzierungen 76 15 Staatsbeiträge 23 Statistiken 23 Steuerfuss Festsetzung 88, 89 122, 133, 134 Erläuterungen 90 124 Strassenrechnung 23.3 Termine zur Ablieferung des Voranschlages 135a 145 37 20.1 der Jahresrechnung 135b 145 37 21.1 Abrechnungen von Verpflichtungskrediten 31 123.2 24.8 5.2 Teuerungsklausel 24, 31.2 3 Tiefbauten Inventar 104 22.1 Trennung von Rechnungs- und Kassenführung 10 Übergangs- und Schlussbestimmungen Vollzug 136 38 Aufhebung bisherigen Rechts 137 39 Änderung bisherigen Rechts 138 40 Übergangsbestimmungen 139 41 Inkraftsetzung der Verordnung 140 42 Seite 13-16
Übertragung von Vermögenswerten 46 15.2, 15.4 vom Finanz- ins Verwaltungsvermögen 46 15.2 28.1 vom Verwaltungs- ins Finanzvermögen 46 15.4 28.2 Veranlagungsregister 121, 122 Veräusserung von Vermögenswerten 47 15.5 28.3 Vermögensausweis 96 6.1 Verpflichtungskredite (Spezialbeschlüsse) Begriff 31 24 2, 3 5.2 Objektkredit 32 25 5.5a Rahmenkredit 33 26 5.5a Zusatzkredit 25 120 5.5a Kreditrückstellungen bei Investitionen 34 5 Verzeichnis, Kontrolle 35 bauliche Massnahmen bei Finanzliegenschaften 42 11.1 Prüfung 134 140 Termine 31 123.2 24.8 Verrechnungen interne 64 22 19 Verschiebungen innerhalb des Finanzvermögens vom Finanz- ins Verwaltungsvermögen 46 15.2 28.1 vom Verwaltungs- ins Finanzvermögen 46 15.4 28.2 Verursacherfinanzierung 4.2 Begriff 6 2, 8 bei Gemeindebetrieben 1b, 6 126 2, 8 Verwaltungsrechnung (siehe auch Jahresrechnung) Begriff 52 16 Gliederung 53 16.4 7.1 7.3 Laufende Rechnung 54 17 8 Investitionsrechnung 55 23 9, 10 Abschreibungen 60 63, 66 136.2,137,138 19,20,21,22,26 12 Verrechnungen, Zinsen 64, 65 22 24,25 Rechnungsabschluss 67, 93, 94 Inhalt 52, 93 16 7, 10 Termine 135 145 37 21.1 Prüfung 123, 127 83a,115b,140 33 Verwaltungsvermögen 44 11.3 Bewertung 44 137 17 11.2 Übertragung vom Finanzvermögen 46 15.2 28.1 Veräusserung 47 15.4, 15.5 28.3 Abschreibung 61, 62 137.2-4 20, 21 12.2 Liegenschaften 44 11.3 11.2 Inventar 99 110 22.1 Seite 14-16
Verzeichnis der Verpflichtungskredite (Spezialbeschlüsse) 35 21 Verzinsung interne 65 24, 25 bei Gemeindebetrieben 82 24, 25 bei Sonderrechnungen 82 24, 25 Vollständigkeit der Buchhaltung 11, 16, 114 9 11 4.3 Voranschlag 87 132 20 nicht verwendete Kredite 21 9.2 Voranschlagskredit 23 28.1 5.2 Grundlagen, Inhalt 85 118 20.2 Globalbudget 139, 164 33a Festsetzung des Steuerfusses 88, 89 122, 124, 133 Bericht zum Voranschlag 87c 124, 132 Termine, Fristen 135 20.1 Prüfung 133 140 Vorfinanzierung 15 Begriff 76 127 15.1 Einlagen 76 127 15.1 Abschreibungen 76 127 15.1 Auflösung 76 127 15.1 Steuerfuss 89 133 Vorräte (Inventar) 107 22.2 Waldungen (Inventar) 105 22.2 Weisungen der Direktion des Innern Kontenplan- und -rahmen, Formulare 13 38 Vollzug der Verordnung über den Gemeindehaushalt 140 42 Weiterleitung von Voranschlag und Rechnung 135 145 37 21.1 Wertschriften 41 11.2 Bilanz 38, 39 11 6.1 Bewertung 43b, c 136 16 11.1 Veräusserung 47 Prüfung 130 Wirkungsorientierte Verwaltungsführung 164 Wirtschaftlichkeit 5 2, 7 2.1, 2.2 Zahlungsverkehr Ende Rechnungsjahr 115 Zeitpunkt der Festsetzung des Steuerfusses und des Voranschlages 88, 89 122, 133, 134 Seite 15-16
Zinsen interne 65 24, 25 bei Gemeindebetrieben 82 24, 25 bei Sonderrechnungen 82 24, 25 Zulässigkeit der Ausgaben 2 5 Zusatzkredite 25 120 5.5a Zweckbindung von Hauptsteuern, Verbot 7 5 14 4.2 Zweckgebundene Zuwendungen 70, 81 128, 129 16 Zweckverbände 84 131 17 Seite 16-16