Nutzungsbedingungen und -hinweise für die Online-Anmeldung zur ordentlichen Hauptversammlung 2017 der HUGO BOSS AG 1. Geltungsbereich Ohne die in der Einladung zur Hauptversammlung der HUGO BOSS AG unter der Überschrift "Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts" enthaltenen Angaben und Regelungen in irgendeiner Weise zu ändern, werden nachfolgend ausschließlich für den besonderen Fall, dass Aktionäre, die sich über den Online-Service unter hauptversammlung.hugoboss.com unter dem Link Online-Service zur Hauptversammlung zur ordentlichen Hauptversammlung 2017 der HUGO BOSS AG anmelden, weitere Hinweise gegeben, die ausschließlich für diese besondere Art der Anmeldung und Vollmachtserteilung gelten 2. Online-Anmeldung zur Hauptversammlung Die Anmeldung zur Hauptversammlung über den Online-Service ist bis zum 16. Mai 2017, 24:00 Uhr MEZ, möglich. Falls Sie mehrere Einladungen mit unterschiedlichen Aktionärsnummern erhalten haben, führen Sie bitte die Online-Anmeldung zur Hauptversammlung für jede dieser Aktionärsnummern gesondert durch. Wir empfehlen Ihnen, den Online-Service für die Anmeldung zur Hauptversammlung frühzeitig zu nutzen, damit Sie sich bei eventuellen technischen Störungen noch rechtzeitig vor dem Anmeldeschluss (16. Mai 2017, 24:00 Uhr MEZ) per Post, Fax oder E-Mail anmelden können. 3. Eintrittskartenbestellung Im Online-Service können Sie für sich oder einen Vertreter eine Eintrittskarte bestellen. Bitte bestellen Sie die Eintrittskarte rechtzeitig, sodass Sie unter Berücksichtigung der Bearbeitungszeit und des normalen Postverlaufs die Eintrittskarte noch rechtzeitig vor der Hauptversammlung am 23. Mai 2017 erhalten. Nach der Bestellung einer Eintrittskarte für sich oder einen Vertreter ist eine spätere Bevollmächtigung der von der HUGO BOSS AG benannten Stimmrechtsvertreter über den Online-Service nicht mehr möglich. Eine uns eventuell bereits vorliegende
Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter wird im Falle einer späteren Eintrittskartenbestellung nicht mehr berücksichtigt, d.h. die Stimmrechtsvertreter werden aufgrund der vorrangigen Eintrittskartenbestellung die Stimmen aus dieser Vollmacht nicht mehr vertreten. Falls Sie sei es über den Online-Service oder auch auf anderem Wege eine Eintrittskarte für Ihre persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung bestellt haben und nicht an der Hauptversammlung teilnehmen können, so haben Sie noch bis zum Ablauf des 22. Mai 2017 die Möglichkeit, über den Online-Service die von der HUGO BOSS AG benannten Stimmrechtsvertreter mit der Ausübung Ihres Stimmrechts zu bevollmächtigen. Die Eintrittskarte wird in diesem Fall deaktiviert. Darüber hinaus können Sie im Anschluss an die Eintrittskartenbestellung die bestehenden Möglichkeiten zur Vollmachtserteilung außerhalb des Online-Service nutzen. 4. Bevollmächtigung der von der HUGO BOSS AG benannten Stimmrechtsvertreter Die von der HUGO BOSS AG benannten Stimmrechtsvertreter (Herr Martin Schürmann, Reutlingen, und Frau Ulrike Zahlten, Reutlingen) können Sie im Online- Service unter hauptversammlung.hugoboss.com unter dem Link Online-Service zur Hauptversammlung bevollmächtigen. Die Stimmrechtsvertreter sind neutral und üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der von Ihnen erteilten Weisungen aus. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt (z.b. Entlastung der Mitglieder des Vorstands) eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung entsprechend für jeden einzelnen Unterpunkt. Wir weisen hier ausdrücklich auf Folgendes hin: Weisungen zu Verfahrensfragen nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht entgegen. Ebenso wenig nehmen die Stimmrechtsvertreter Aufträge zu Wortmeldungen, zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen. Sie können, nach rechtzeitiger Anmeldung, die den Stimmrechtsvertretern erteilten Weisungen noch bis zum Ablauf des 22. Mai 2017 über den Online-Service ändern.
5. Personengemeinschaften/Juristische Personen Bitte beachten Sie, dass bei im Aktienregister eingetragenen Personengemeinschaften (z.b. Ehepaaren), Personengesellschaften oder juristischen Personen diejenige Person, die die Eintrittskartenbestellung oder die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter sowie die Erteilung bzw. Änderung von Weisungen vornimmt, von allen Mitgliedern der Personengemeinschaft bzw. von der Personengesellschaft / juristischen Person, für die sie handelt, hierzu bevollmächtigt bzw. für die Personengesellschaft / juristische Person vertretungsberechtigt sein muss. Als Nutzer des Online-Service bestätigen Sie gegenüber der HUGO BOSS AG, dass Sie in der erforderlichen Art und Weise autorisiert sind. 6. Sorgfaltspflichten des Anwenders Bitte machen Sie Ihre Aktionärsnummer und Ihr Zugangspasswort Unbefugten nicht zugänglich, damit kein Dritter Ihren Zugang nutzen kann. Sollte Verdacht auf Missbrauch bestehen, sollten Sie Ihren Zugang telefonisch über unsere Aktionärshotline, die Ihnen werktags von Montag bis Freitag von 9-17 Uhr unter der Telefonnummer 0800 / 1285040 zur Verfügung steht, sperren lassen. Nach der Sperrung ist eine Anmeldung, Eintrittskartenbestellung, Vollmachts- und Weisungserteilung und deren Nachweis sowie eine Adressänderung noch anderweitig form- und fristgerecht möglich. Falls Sie für den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind, sollten Sie zumindest Ihr Zugangspasswort und die Sicherheitsfrage ändern. Bitte achten Sie darauf, den Online-Service ordnungsgemäß abzuschließen. Ein ordnungsgemäßer Abschluss des Programms verhindert, dass Unbefugte während Ihrer Abwesenheit Ihre Eingaben einsehen oder manipulieren können. Ihre Eingaben im Online-Service sind erst dann registriert, wenn Sie eine Quittung für die entsprechende Transaktion angezeigt bekommen. 7. Stabilität und Verfügbarkeit des Online-Service zur Hauptversammlung / Haftungsausschluss Die von uns zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unseres Internetangebots und der Datensicherheit getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechen den zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Nutzungsbedingungen aktuellen Standards. Die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und
Zuverlässigkeit des Internetangebots können nach dem heutigen Stand der Technik jedoch Schwankungen und Störungen unterworfen sein. Die HUGO BOSS AG hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes und der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter. Die HUGO BOSS AG kann daher keine Gewährleistung und Haftung für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes, der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter sowie für den jederzeitigen Zugang zu unserem Internetangebot übernehmen. Ferner übernimmt die HUGO BOSS AG keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hardund Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen. Sofern Sicherheitserwägungen es zwingend erforderlich erscheinen lassen, behalten wir uns vor, unser Internetangebot ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder einzustellen. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte unsere Aktionärshotline, die Ihnen werktags von Montag bis Freitag von 9-17 Uhr unter der Telefonnummer 0800 / 1285040 zur Verfügung steht, per E-Mail an hvservice.hugoboss@adeus.de oder schriftlich an HUGO BOSS AG, c/o ADEUS, Postfach 57 03 64, 22772 Hamburg. 8. Hinweise zum Datenschutz Die Sicherheit und den Schutz Ihrer persönlichen Daten versuchen wir dadurch zu gewährleisten, dass wir Methoden zur sicheren Datenkommunikation einsetzen, die dem zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Nutzungsbedingungen aktuellen Stand der Technik entsprechen. Ihre Daten werden im Rahmen der Nutzung des Online-Service für die Hauptversammlung ausschließlich zu folgenden Zwecken gespeichert, verarbeitet und genutzt:
Anmeldung zur Hauptversammlung Eintrittskartenbestellung Erteilung von Vollmacht und Weisung an die von der HUGO BOSS AG benannten Stimmrechtsvertreter Aktualisierung Ihrer Adressdaten im Aktienregister. Ihre Daten werden von uns in Umfang und Dauer nur entsprechend den gesetzlichen Regelungen gespeichert, insbesondere um den aktienrechtlichen Nachweispflichten zu entsprechen. April 2017