Nutzungsbedingungen und -hinweise für den Online-Service zur ordentlichen Hauptversammlung 2015 der Deutsche Post AG

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1 Nutzungsbedingungen und -hinweise für den Online-Service zur ordentlichen Hauptversammlung 2015 der Deutsche Post AG 1. Geltungsbereich Diese Nutzungsbedingungen und -hinweise gelten für alle Aktionäre, die den Online-Service unter zur ordentlichen Hauptversammlung 2015 der Deutsche Post AG nutzen. 2. Online-Anmeldung zur Hauptversammlung Die Anmeldung zur Hauptversammlung über den Online-Service ist bis zum 20. Mai 2015, Uhr MEZ, möglich. Bis dahin können Sie über den Online-Service Eintrittskarten für sich oder einen Vertreter bestellen, per Online-Briefwahl abstimmen, die von der Deutsche Post AG benannten Stimmrechtsvertreter oder Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen bzw. andere diesen gemäß 135 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen, die am Online-Service teilnehmen, zur Ausübung Ihres Stimmrechts bevollmächtigen und ihnen Weisungen erteilen, sowie den Nachweis der Bevollmächtigung eines Dritten übermitteln. Im Online-Service getätigte Anmeldungen und Aktionen haben Vorrang vor allen in anderer Form getätigten. Dies gilt unabhängig vom Zeitpunkt der Vornahme. Sollten Sie einer bestimmten in anderer Form vorzunehmenden Anmeldung oder Aktion den Vorrang vor einer bereits über den Online-Service getätigten einräumen wollen, so wenden Sie sich bitte an den Aktionärsservice der Deutsche Post AG, der von Montag bis Freitag von 8-18 Uhr unter der Telefonnummer +49 (228) zur Verfügung steht. In jedem Fall können Sie persönlich oder ein von Ihnen benannter Vertreter bei rechtzeitiger Anmeldung an der Hauptversammlung teilnehmen. Wenden Sie bzw. Ihr Vertreter sich dazu bitte unter +49 (228) an den Aktionärsservice oder am Tag der Hauptversammlung mit einem Lichtbildausweis und ggf. mit Vollmacht an den Sonderschalter im Akkreditierungsbereich. Die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung eines Dritten ist über den Online-Service bis zum Ende der Aktionärsdebatte während der Hauptversammlung am 27. Mai 2015 möglich. Dies setzt nach dem 20. Mai 2015, Uhr MEZ, voraus, dass Sie mit Ihrem Aktienbestand bereits zur Teilnahme an der Hauptversammlung angemeldet sind. Für die Eintrittskartenbestellung, Briefwahl, Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung bzw. einer anderen diesen gemäß 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution außerhalb dieses Online-Service senden wir Ihnen auf Verlangen gerne auch ein Formular zu. Bitte wenden Sie sich hierzu unter +49 (228) an unseren Aktionärsservice, per an oder schriftlich an Deutsche Post AG, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, Hamburg. Deutsche Post DHL Group 2015

2 Falls Sie mehrere Einladungen mit unterschiedlichen Aktionärsnummern erhalten haben, führen Sie bitte die Online-Anmeldung zur Hauptversammlung für jede dieser Aktionärsnummern gesondert durch. Sind mehrere Aktionäre unter einer Aktionärsnummer in das Aktienregister eingetragen (z.b. Eheleute, Erbengemeinschaften), so können sie die Rechte aus den Aktien nur durch einen gemeinschaftlichen Vertreter ausüben. Wir empfehlen Ihnen, den Online-Service für die Anmeldung zur Hauptversammlung so frühzeitig zu nutzen, dass Sie bei eventuellen technischen Störungen noch die Möglichkeit haben, sich rechtzeitig vor dem Anmeldeschluss (20. Mai 2015, Uhr MEZ) anderweitig anzumelden. Wenden Sie sich bei Störungen bitte an den Aktionärsservice der Deutsche Post AG, der von Montag bis Freitag von 8-18 Uhr unter der Telefonnummer +49 (228) zur Verfügung steht. Bitte beachten Sie, dass Ihre Internetanmeldung erst dann abgeschlossen ist, wenn Sie einen entsprechenden Hinweis erhalten. 3. Eintrittskartenbestellung Im Online-Service können Sie für sich oder einen Vertreter eine Eintrittskarte bestellen. Falls Sie sei es über den Online-Service oder auch auf anderem Wege eine Eintrittskarte für Ihre persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung bestellt haben, haben Sie noch bis zum Ende der Aktionärsdebatte während der Hauptversammlung am 27. Mai 2015 die Möglichkeit, über den Online- Service Ihre Stimmen per Briefwahl abzugeben. Der Online-Service bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Eintrittskarte selbst auszudrucken. Dies ist nicht möglich, wenn Sie im Online-Service eine Eintrittskarte für einen Vertreter bestellen oder wenn Sie zum Zeitpunkt der Nutzung des Online-Service nicht mehr im Aktienregister der Deutsche Post AG eingetragen sind. 4. Stimmabgabe per Online-Briefwahl Im Online-Service unter können Sie Ihre Stimmen per Briefwahl abgeben (Online-Briefwahl). Wenn Sie Ihre Stimmen per Online-Briefwahl rechtzeitig bis zum 20. Mai 2015, Uhr MEZ, abgegeben haben, können Sie die abgegebenen Briefwahl-Stimmen noch bis zum Ende der Aktionärsdebatte während der Hauptversammlung am 27. Mai 2015 über den Online-Service ändern. Überdies können Sie bis zum 20. Mai 2015, Uhr MEZ, über den Online-Service Eintrittskarten für sich oder einen Vertreter bestellen. Deutsche Post DHL Group 2015 Seite 2 von 6

3 5. Bevollmächtigung der von der Deutsche Post AG benannten Stimmrechtsvertreter Die von der Deutsche Post AG benannten Stimmrechtsvertreter können Sie im Online-Service unter bevollmächtigen. Die Stimmrechtsvertreter vertreten Sie verdeckt, d.h. ohne Offenlegung Ihres Namens im Teilnehmerverzeichnis. Wenn Sie die Stimmrechtsvertreter rechtzeitig bis zum 20. Mai 2015, Uhr MEZ, über den Online-Service bevollmächtigen, können Sie die den Stimmrechtsvertretern erteilten Weisungen noch bis zum Ende der Aktionärsdebatte während der Hauptversammlung am 27. Mai 2015 über den Online-Service ändern. Überdies können Sie bis zum 20. Mai 2015, Uhr MEZ, über den Online-Service Eintrittskarten für sich oder einen Vertreter bestellen, per Online-Briefwahl abstimmen oder Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen bzw. andere diesen gemäß 135 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen, die am Online-Service teilnehmen, zur Ausübung Ihres Stimmrechts bevollmächtigen und ihnen Weisungen erteilen. 6. Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen bzw. einer anderen diesen gemäß 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution Im Rahmen der Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen bzw. anderen diesen gemäß 135 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen ist zu unterscheiden zwischen solchen, die am Online-Service teilnehmen, und solchen, die nicht teilnehmen. a) Diejenigen, die am Online-Service teilnehmen, können Sie unter über die Option Vollmachtserteilung für Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen bzw. andere diesen gemäß 135 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen bevollmächtigen. Wenn Sie dies bis zum 20. Mai 2015, Uhr MEZ, tun, können Sie die erteilten Weisungen noch bis zum Ende der Aktionärsdebatte während der Hauptversammlung am 27. Mai 2015 über den Online-Service ändern. Überdies können Sie bis zum 20. Mai 2015, Uhr MEZ, über den Online-Service Eintrittskarten für sich oder einen Vertreter bestellen, per Online-Briefwahl abstimmen, die von der Deutsche Post AG benannten Stimmrechtsvertreter oder andere Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen bzw. andere diesen gemäß 135 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen, die am Online- Service teilnehmen, zur Ausübung Ihres Stimmrechts bevollmächtigen und ihnen Weisungen erteilen. b) Diejenigen, die nicht am Online-Service teilnehmen, können Sie über den Online-Service bevollmächtigen, indem Sie bis zum 20. Mai 2015, Uhr MEZ, über die Option Eintrittskartenbestellung eine Eintrittskarte bestellen. Sie haben dann zwei Möglichkeiten: Deutsche Post DHL Group 2015 Seite 3 von 6

4 Sie können eine Eintrittskarte direkt an das betreffende Kreditinstitut, die betreffende Aktionärsvereinigung bzw. die betreffende andere diesen gemäß 135 AktG gleichgestellte Person oder Institution senden lassen. Hierfür steht im Online-Service die Option Eintrittskartenbestellung für einen Dritten zur Verfügung. Sie lassen sich über den Online-Service eine Eintrittskarte an Ihre eigene Adresse schicken bzw. drucken diese selbst aus und bevollmächtigen ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung bzw. eine andere diesen gemäß 135 AktG gleichgestellte Person oder Institution. Sie können dazu das Vollmachtsformular auf der Eintrittskarte verwenden und die Eintrittskarte anschließend dem Vertreter zukommen lassen. Bitte erfragen Sie ggf. abweichende Modalitäten der Vollmachtserteilung direkt bei Ihrem Kreditinstitut oder der betreffenden Aktionärsvereinigung bzw. der anderen diesen gemäß 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution. Wenn Sie diese Möglichkeit rechtzeitig bis zum 20. Mai 2015, Uhr MEZ, genutzt haben, haben Sie noch bis zum Ende der Aktionärsdebatte während der Hauptversammlung am 27. Mai 2015 die Möglichkeit, über den Online-Service Ihre Stimmen per Briefwahl abzugeben. Bitte beachten Sie, dass viele Kreditinstitute nicht bereit sind, Stimmrechte zu vertreten. Sprechen Sie Ihr Kreditinstitut an, um zu vermeiden, dass Ihre Stimmen verloren gehen. 7. Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung eines Dritten Den Nachweis der Bevollmächtigung eines Dritten bzw. den Nachweis des Widerrufs der Bevollmächtigung eines Dritten können Sie im Online-Service unter über die Option Nachweis der Bevollmächtigung/des Widerrufs der Bevollmächtigung bis zum Ende der Aktionärsdebatte während der Hauptversammlung am 27. Mai 2015 elektronisch übermitteln. 8. Personengemeinschaften / Juristische Personen Bitte beachten Sie, dass bei im Aktienregister eingetragenen Personengemeinschaften (z.b. Ehepaaren), Personengesellschaften oder juristischen Personen diejenige Person, die den Online-Service nutzt, von allen Mitgliedern der Personengemeinschaft bzw. von der Personengesellschaft / juristischen Person, für die sie handelt, hierzu bevollmächtigt sein muss bzw. für die Personengesellschaft / juristische Person vertretungsberechtigt sein muss. Als Nutzer des Online-Services bestätigen Sie gegenüber der Deutsche Post AG, dass Sie in der erforderlichen Art und Weise autorisiert sind. 9. Sorgfaltspflichten des Anwenders Bitte machen Sie Ihre Aktionärsnummer und Ihren Zugangscode Unbefugten nicht zugänglich, damit kein Dritter Ihren Zugang nutzen kann. Sollte Verdacht auf Missbrauch bestehen, sollten Sie Ihren Zugang telefonisch über unseren Aktionärsservice, der Ihnen von Montag bis Freitag von 8-18 Uhr unter der Telefonnummer +49 (228) Deutsche Post DHL Group 2015 Seite 4 von 6

5 Verfügung steht, sperren lassen. Falls Sie für den Versand der Hauptversammlungseinladung per E-Postbrief registriert sind, sollten Sie zumindest Ihren Zugangscode und die Sicherheitsfrage ändern. Falls wir den Eindruck gewinnen, dass Dritte versuchen, sich unbefugt Zugang zu dem persönlichen Online-Service zu verschaffen oder unerlaubt auf die Vollmachts- und Weisungsdaten einzuwirken, sind wir berechtigt, den persönlichen Online-Service ohne vorherige Ankündigung einzuschränken, zu unterbrechen oder einzustellen. Nach dreimaliger Falscheingabe des individuellen Zugangscodes wird der Zugang gesperrt. Sie können den Zugang dann von den Mitarbeitern des Aktionärsservice nach entsprechender Legitimationsprüfung wieder frei schalten lassen. Bitte achten Sie darauf, den Online-Service ordnungsgemäß abzuschließen. Ein ordnungsgemäßer Abschluss des Programms verhindert, dass Unbefugte während Ihrer Abwesenheit Ihre Eingaben einsehen oder manipulieren können. Ihre Eingaben im Online-Service sind erst dann registriert, wenn Sie eine Quittung für die entsprechende Transaktion angezeigt bekommen. 10. Stabilität und Verfügbarkeit des Online-Services zur Hauptversammlung / Haftungsausschluss Die von uns zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unseres Internetangebots und der Datensicherheit getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechen modernsten Standards. Die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Internetangebots können nach dem heutigen Stand der Technik jedoch Schwankungen und Störungen unterworfen sein. Die Deutsche Post AG hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes und der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter. Die Deutsche Post AG kann daher keine Gewährleistung und Haftung für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes, der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter sowie für den jederzeitigen Zugang zu unserem Internetangebot übernehmen. Ferner übernimmt die Deutsche Post AG keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online- Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen. Sofern Sicherheitserwägungen es der Deutsche Post AG zwingend erforderlich erscheinen lassen, behalten wir uns vor, unser Internetangebot ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder einzustellen. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte unter +49 (228) an unseren Aktionärsservice, per E- Mail an oder schriftlich an Deutsche Post AG, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, Hamburg. 11. Hinweise zum Datenschutz Die Sicherheit und der Schutz Ihrer persönlichen Daten haben für uns oberste Priorität. Dies gewährleisten wir mit Methoden zur sicheren Datenkommunikation, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Ihre Daten werden im Rahmen der Nutzung des Online-Service für die Hauptversammlung ausschließlich zu folgenden Zwecken gespeichert, verarbeitet und genutzt: Deutsche Post DHL Group 2015 Seite 5 von 6

6 Anmeldung zur Hauptversammlung Bestellung von Eintrittskarten Stimmabgabe per Briefwahl Bevollmächtigung der von der Deutsche Post AG benannten Stimmrechtsvertreter, eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung bzw. einer anderen diesen gemäß 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution mit der zugehörigen Weisungserteilung Änderung Ihrer Postanschrift im Aktienregister Nachweis der Bevollmächtigung eines Dritten. Ihre Daten werden von uns in Umfang und Dauer entsprechend den gesetzlichen Regelungen gespeichert, insbesondere um den aktienrechtlichen Nachweispflichten zu entsprechen. Deutsche Post DHL Group 2015 Seite 6 von 6

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