2. Stabilität und Verfügbarkeit des Internetservice zur Hauptversammlung / Haftungsausschluss

Transkript

1 Nutzungsbedingungen und -hinweise für die Online-Anmeldung zur Hauptversammlung 2018 der Siemens AG und für die Live-Übertragung der Hauptversammlung 2018 der Siemens AG im Internet 1. Geltungsbereich Diese Nutzungsbedingungen und -hinweise gelten für alle Aktionäre, die den Internetservice zur Hauptversammlung 2018 der Siemens AG unter für die Anmeldung, Eintrittskartenbestellung, Online-Briefwahl, Vollmachts- und Weisungserteilung bzw. deren Änderung nutzen. Sie gelten auch für alle Aktionäre, die die Live-Übertragung der Hauptversammlung im Internet verfolgen. 2. Stabilität und Verfügbarkeit des Internetservice zur Hauptversammlung / Haftungsausschluss Die von uns getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unseres Internetangebots und der Datensicherheit entsprechen dem aktuellen Stand der Technik. Die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Internetangebots können nach dem heutigen Stand der Technik jedoch noch Schwankungen und Störungen unterworfen sein. Weder die Siemens AG oder die von ihr beauftragen Dienstleister noch die von Ihnen bevollmächtigten Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, Kreditinstitute oder Aktionärsvereinigungen oder Personen, Institute und Unternehmen, die diesen gemäß 135 Abs. 8 oder 135 Abs. 10 in Verbindung mit 125 Abs. 5 Aktiengesetz gleichgestellt sind (nachfolgend gemeinsam Kreditinstitute und/oder Aktionärsvereinigungen ), haben Einfluss auf die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes und der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter. Die Siemens AG und die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können keine Gewährleistung und Haftung für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes, der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter sowie für den jederzeitigen Zugang zu unserem Internetangebot übernehmen. Ferner übernehmen die Siemens AG und die Stimmrechtsvertreter keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Internetservice oder die Live-Übertragung der Hauptversammlung im Internet eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen. Sofern Sicherheitserwägungen es der Siemens AG zwingend erforderlich erscheinen lassen, behalten wir uns vor, unser Internetangebot ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder einzustellen. Bei technischen Problemen schreiben Sie uns bitte eine an hv-service.siemens@adeus.de. Ab Beginn des Versands der Einladungen bis zur Hauptversammlung der Siemens AG steht Ihnen außerdem die Aktionärs-Hotline zur Verfügung, die Sie von Montag bis Freitag in der Zeit von 8.00 bis Uhr unter der Telefonnummer (deutsche kostenfreie Rufnummer) oder für internationale Anrufe unter der Telefonnummer erreichen können. 3. Online-Anmeldung zur Hauptversammlung a. Allgemeine Hinweise Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können sich über den Internetservice zur Hauptversammlung anmelden, indem sie eine Eintrittskarte für sich oder einen von ihnen ausgewählten Bevollmächtigten bestellen, sich für die Online-Briefwahl entscheiden oder den von der Siemens AG benannten Stimmrechtsvertretern oder den Kreditinstituten oder Aktionärsvereinigungen, die am Internetservice teilnehmen, Vollmacht zur Ausübung ihres Stimmrechts erteilen. Die Anmeldung muss spätestens bis Mittwoch, 24. Januar 2018, bei der Gesellschaft eingegangen sein. Maßgeblich für das Teilnahme- und Stimmrecht ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung. Aufträge zur Umschreibung des Aktienregisters, die der Gesellschaft nach dem Ende des Anmeldeschlusstages in der Zeit vom 25. Januar 2018 bis einschließlich 31. Januar 2018 zugehen, werden erst mit Wirkung nach der Hauptversammlung am 31. Januar 2018 verarbeitet und berücksichtigt. Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sogenannter Technical Record Date) ist daher der Ablauf des 24. Januar Bei Verwendung unseres Internetservice ist eine eventuelle anderweitige Eintrittskartenbestellung, Briefwahl oder Vollmachts- und Weisungserteilung mit der gleichen Aktionärsnummer gegenstandslos. Falls Sie mehrere Einladungen mit unterschiedlichen Aktionärsnummern erhalten haben, führen Sie bitte die Online-Anmeldung zur Hauptversammlung für jede dieser Aktionärsnummern gesondert durch. Seite 1

2 Nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung steht Ihnen unser Internetservice für Änderungen Ihrer Eintrittskartenbestellung, Briefwahl oder Vollmachts- und Weisungserteilung bis zum Ende der Generaldebatte am Tag der Hauptversammlung zur Verfügung. Bitte beachten Sie jedoch, dass Änderungen über den Internetservice nicht berücksichtigt werden, solange Sie oder ein von Ihnen bevollmächtigter Dritter in der Hauptversammlung mit Ihrer Stimmkarte aus dem Stimmkartenblock persönlich anwesend sind. Bei Anmeldungen durch Kreditinstitute oder Aktionärsvereinigungen gelten folgende Besonderheiten in Bezug auf die Nutzung unseres Internetservice: Eine Eintrittskartenbestellung, Briefwahl oder Vollmachts- und Weisungserteilung durch Kreditinstitute oder Aktionärsvereinigungen, etwa aufgrund von Dauervollmachten, kann aus technischen Gründen nicht im Internetservice angezeigt werden. Die Möglichkeit zur Änderung der Stimmrechtsausübung über den Internetservice unter Beachtung des Anmeldeschlusses bleibt hiervon unberührt. Bei Verwendung unseres Internetservice ist eine eventuelle anderweitige Eintrittskartenbestellung, Briefwahl oder Vollmachts- und Weisungserteilung mit der gleichen Aktionärsnummer durch ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung gegenstandslos. Wir empfehlen Ihnen, unser Internetangebot so frühzeitig zu nutzen, dass Sie bei eventuellen Störungen eine fristgerechte Anmeldung, Eintrittskartenbestellung, Briefwahl, Vollmachts- und Weisungserteilung und deren Nachweis sowie Adressänderung noch anderweitig formgerecht vornehmen können. Aktionäre, die für den elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind und deshalb keine Anmeldeunterlagen mehr per Post erhalten, bitten wir, sich bei Störungen an die Aktionärs-Hotline zu wenden, die Sie von Montag bis Freitag in der Zeit von 8.00 bis Uhr unter der Telefonnummer (deutsche kostenfreie Rufnummer) oder für internationale Anrufe unter der Telefonnummer erreichen können. Alternativ schreiben Sie uns bitte eine an hv-service.siemens@adeus.de. b. Zugangsdaten Der Zugang zu unserem Internetservice ist passwortgeschützt. Das gleiche gilt für die Übertragung der Hauptversammlung im Internet. Zugang zu unserem Internetservice erhalten Sie durch Eingabe Ihrer Aktionärsnummer und Ihrer individuellen Zugangsnummer oder Ihres selbst vergebenen Zugangspassworts. Ihre Aktionärsnummer und Ihre individuelle Zugangsnummer finden Sie auf Seite 2 des Einladungsschreibens. Wenn Sie die Einladung per erhalten haben und noch nicht mit einem selbst vergebenen Zugangspasswort für den elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind, finden Sie Ihre Aktionärsnummer und Ihre individuelle Zugangsnummer in dem gesonderten Schreiben, das Sie per Post erhalten haben. Falls Sie bereits mit selbst vergebenem Zugangspasswort für den elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind, verwenden Sie bitte das von Ihnen selbst vergebene Zugangspasswort und Ihre Aktionärsnummer. Ihre Aktionärsnummer ist in allen s enthalten, die Sie von uns erhalten haben. Falls Sie Ihre Zugangsdaten vergessen haben, wenden Sie sich bitte an die Aktionärs-Hotline, die Sie von Montag bis Freitag in der Zeit von 8.00 bis Uhr unter der Telefonnummer (deutsche kostenfreie Rufnummer) oder für internationale Anrufe unter der Telefonnummer erreichen können. Alternativ schreiben Sie uns bitte eine an hv-service.siemens@adeus.de. Falls Sie bereits mit selbst vergebenem Zugangspasswort für den elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind und Ihr selbst vergebenes Zugangspasswort vergessen haben, fordern Sie bitte über die Funktion Zugangspasswort vergessen des Internetservice ein temporär gültiges Zugangspasswort an. c. Eintrittskartenbestellung Im Internetservice können Sie für sich oder einen Vertreter eine Eintrittskarte bestellen. Rufen Sie hierfür unter den Internetservice zur Hauptversammlung auf und wählen Sie dort Eintrittskartenbestellung. Bitte beachten Sie, dass kurz vor der Hauptversammlung bestellte Eintrittskarten unter Umständen auf dem Postweg nicht mehr rechtzeitig zugestellt werden können und daher am Veranstaltungsort für Sie hinterlegt werden. Wenn Sie eine Eintrittskarte für sich bestellt haben, aber nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, haben Sie die Möglichkeit, einer Person Ihrer Wahl Vollmacht zur Teilnahme an der Hauptversammlung zu erteilen. Füllen Sie bitte hierfür die Vollmacht auf der Ihnen zugesandten oder selbst ausgedruckten Eintrittskarte aus und übergeben Sie die Eintrittskarte dieser Person. Wenn Sie die Eintrittskarte per erhalten haben, drucken Sie bitte das Vollmachtsformular im Anhang dieser aus und übergeben es ausgefüllt an Ihren Vertreter oder leiten diese ergänzt um die Angaben zur Vollmacht an Ihren Vertreter weiter. Alternativ können Sie Ihre Eintrittskartenbestellung widerrufen und eine andere Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung auswählen. Seite 2

3 Wenn Sie eine Eintrittskarte für einen Vertreter bestellt haben, aber die von Ihnen bevollmächtigte Person nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen kann, können Sie Ihre Eintrittskartenbestellung widerrufen und eine andere Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung auswählen. Alternativ hat die von Ihnen bevollmächtigte Person die Möglichkeit, einer Person ihrer Wahl Untervollmacht zur Teilnahme an der Hauptversammlung zu erteilen. Hierzu ist die Vollmacht auf der Ihnen zugesandten oder selbst ausgedruckten Eintrittskarte auszufüllen und die Eintrittskarte dieser Person zu übergeben. Wenn Sie die Eintrittskarte per erhalten haben, ist das Vollmachtsformular im Anhang dieser auszufüllen und ausgefüllt dieser Person zu übergeben oder diese E- Mail ergänzt um die Angaben zur Vollmacht an diese Person weiterzuleiten. Bitte beachten Sie auch in diesem Fall die Besonderheiten bei einer eventuellen anderweitigen Anmeldung durch d. Online-Briefwahl Im Internetservice können Sie Ihre Stimmen per Briefwahl abgeben (Online-Briefwahl). Rufen Sie hierfür unter den Internetservice zur Hauptversammlung auf und wählen Sie dort Online- Briefwahl. Nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung können Sie Ihre Briefwahlstimmen bis zum Ende der Generaldebatte am Tag der Hauptversammlung abgeben oder ändern. Nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung haben Sie darüber hinaus bis zum Ende der Generaldebatte am Tag der Hauptversammlung die Möglichkeit, Ihre Briefwahl samt zugehöriger Stimmabgabe zu widerrufen und eine andere Möglichkeit der Stimmrechtsausübung auszuwählen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei Nutzung des Internetservice zur Hauptversammlung keine Briefwahlstimmen abgeben können zu etwaigen Abstimmungen über eventuelle Verfahrensanträge, Gegenanträge, Wahlvorschläge und sonstige Anträge, soweit diese nicht im Vorfeld der Hauptversammlung nach den gesetzlichen Bestimmungen zugänglich beziehungsweise bekannt gemacht worden sind oder erst in der Hauptversammlung vorgebracht werden. Ebenso können über den Internetservice zur Hauptversammlung keine Wortmeldungen oder Fragen, keine Anträge und keine Widersprüche gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegengenommen werden. Bitte beachten Sie auch in diesem Fall die Besonderheiten bei einer eventuellen anderweitigen Anmeldung durch e. Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Siemens AG Im Internetservice können Sie die von der Siemens AG benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen. Rufen Sie hierfür unter den Internetservice zur Hauptversammlung auf und wählen Sie dort Vertretung durch die Stimmrechtsvertreter der Siemens AG. Mit der unter Verwendung unseres Internetservice erteilten Vollmacht wird zugleich gegenüber der Siemens AG der Nachweis der Bevollmächtigung erbracht. Die Stimmrechtsvertreter stimmen gemäß Ihren Weisungen ohne Offenlegung Ihres Namens, d.h. im Namen dessen, den es angeht, ab. Dabei bitten wir zu beachten, dass diese Stimmrechtsvertreter nur das Stimmrecht zu denjenigen Punkten der Tagesordnung ausüben können, zu denen Sie Weisungen erteilen. Aufträge zu Wortmeldungen oder Fragen, zum Stellen von Anträgen oder zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse nehmen die Stimmrechtsvertreter nicht entgegen. Nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung können Sie Ihre Weisungen bis zum Ende der Generaldebatte am Tag der Hauptversammlung erteilen oder ändern. Nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung haben Sie darüber hinaus bis zum Ende der Generaldebatte am Tag der Hauptversammlung die Möglichkeit, Ihre Vollmacht samt zugehöriger Weisungen zu widerrufen und eine andere Möglichkeit der Stimmrechtsausübung auszuwählen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei Nutzung des Internetservice zur Hauptversammlung keine Weisungen erteilen können zu etwaigen Abstimmungen über eventuelle Verfahrensanträge, Gegenanträge, Wahlvorschläge und sonstige Anträge, soweit diese nicht im Vorfeld der Hauptversammlung nach den gesetzlichen Bestimmungen zugänglich beziehungsweise bekannt gemacht worden sind oder erst in der Hauptversammlung vorgebracht werden. Ebenso können über den Internetservice zur Hauptversammlung keine Wortmeldungen oder Fragen, keine Anträge und keine Widersprüche gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegengenommen werden. Seite 3

4 Bitte beachten Sie auch in diesem Fall die Besonderheiten bei einer eventuellen anderweitigen Anmeldung durch f. Bevollmächtigung von Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen Im Rahmen der Bevollmächtigung von Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen ist zu unterscheiden zwischen Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen, die am Internetservice teilnehmen, und solchen, die nicht teilnehmen. i) Am Internetservice teilnehmende Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen können Sie über den Internetservice bevollmächtigen. Rufen Sie hierfür unter den Internetservice zur Hauptversammlung auf und wählen Sie dort Vertretung durch ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung. Mit der unter Verwendung unseres Internetservice erteilten Vollmacht wird zugleich gegenüber der Siemens AG der Nachweis der Bevollmächtigung erbracht. Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen vertreten Sie ohne Offenlegung Ihres Namens, d.h. im Namen dessen, den es angeht. Nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung können Sie Ihre Weisungen bis zum Ende der Generaldebatte am Tag der Hauptversammlung erteilen oder ändern. Nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung haben Sie darüber hinaus bis zum Ende der Generaldebatte am Tag der Hauptversammlung die Möglichkeit, Ihre Vollmacht samt zugehöriger Weisungen zu widerrufen und eine andere Möglichkeit der Stimmrechtsausübung auszuwählen. Bitte beachten Sie auch in diesem Fall die Besonderheiten bei einer eventuellen anderweitigen Anmeldung durch ii) Wenn Sie ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, das/die nicht am Internetservice teilnimmt, zur Vertretung Ihrer Stimmen bevollmächtigen möchten, senden wir Ihnen auf Verlangen gerne ein Vollmachtsformular zu. Hierzu wenden Sie sich bitte an die Aktionärs-Hotline, die Sie von Montag bis Freitag in der Zeit von 8.00 bis Uhr unter der Telefonnummer (deutsche kostenfreie Rufnummer) oder für internationale Anrufe unter der Telefonnummer erreichen können. Alternativ schreiben Sie uns bitte eine an hv-service.siemens@adeus.de. Sprechen Sie Ihr Kreditinstitut oder Ihre Aktionärsvereinigung an, um sich nach den Modalitäten der Stimmrechtsausübung zu erkundigen. Bitte beachten Sie, dass viele Kreditinstitute nicht mehr bereit sind, Stimmrechte zu vertreten. Für die Ausübung des Stimmrechts ist ausschließlich das bevollmächtigte Kreditinstitut oder die bevollmächtigte Aktionärsvereinigung verantwortlich. 4. Live-Übertragung der Hauptversammlung Auf Anordnung des Versammlungsleiters wird die gesamte Hauptversammlung am 31. Januar 2018 für Aktionäre der Siemens AG ab Uhr live über das Internet übertragen ( Den Online-Zugang erhalten Sie durch Eingabe Ihrer Aktionärsnummer und Ihrer individuellen Zugangsnummer oder Ihres selbst vergebenen Zugangspassworts. Ihre Aktionärsnummer und Ihre individuelle Zugangsnummer finden Sie auf Seite 2 des Einladungsschreibens. Wenn Sie die Einladung per erhalten haben und noch nicht mit einem selbst vergebenen Zugangspasswort für den elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind, finden Sie Ihre Aktionärsnummer und Ihre individuelle Zugangsnummer in dem gesonderten Schreiben, das Sie per Post erhalten haben. Falls Sie bereits mit selbst vergebenem Zugangspasswort für den elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind, verwenden Sie bitte das von Ihnen selbst vergebene Zugangspasswort und Ihre Aktionärsnummer. Ihre Aktionärsnummer ist in allen s enthalten, die Sie von uns erhalten haben. Eine Aufzeichnung der gesamten Live-Übertragung erfolgt nicht. 5. Personengemeinschaften / Juristische Personen Bitte beachten Sie, dass bei im Aktienregister eingetragenen Personengemeinschaften (z.b. Ehepaaren) diejenige Person, die die Eintrittskartenbestellung, die Briefwahl, die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter, von Kreditinstituten oder Aktionärsvereinigungen, die Erteilung von Weisungen oder eine Änderung vornimmt, von Seite 4

5 allen Mitgliedern der Personengemeinschaft hierzu bevollmächtigt sein muss. Bei Personengesellschaften oder juristischen Personen muss diejenige Person, die die Eintrittskartenbestellung, die Briefwahl, die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter, von Kreditinstituten oder Aktionärsvereinigungen, die Erteilung von Weisungen oder eine Änderung vornimmt, von der Personengesellschaft / juristischen Person, für die sie handelt, bevollmächtigt oder für die juristische Person / Personengesellschaft vertretungsberechtigt sein. Als Nutzer unseres Internetservice bestätigen Sie gegenüber der Siemens AG, dass Sie in der erforderlichen Art und Weise autorisiert sind. 6. Sorgfaltspflichten des Anwenders Bitte machen Sie Ihre Aktionärsnummer und Ihre individuelle Zugangsnummer bzw. Ihr Zugangspasswort Unbefugten nicht zugänglich, damit kein Dritter Ihren Zugang nutzen kann. Sollte Verdacht auf Missbrauch bestehen, sollten Sie Ihren Zugang telefonisch über die Aktionärs-Hotline, die Sie von Montag bis Freitag in der Zeit von 8.00 bis Uhr unter der Telefonnummer (deutsche kostenfreie Rufnummer) oder für internationale Anrufe unter der Telefonnummer erreichen können, sperren lassen. Alternativ schreiben Sie uns bitte eine an hv-service.siemens@adeus.de. Falls Sie bereits mit selbst vergebenem Zugangspasswort für den elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind, sollten Sie zumindest Ihr Zugangspasswort ändern. Nach der Sperrung ist eine Anmeldung unter Berücksichtigung des Anmeldeschlusses, Eintrittskartenbestellung, Briefwahl, Vollmachts- und Weisungserteilung und deren Nachweis sowie Adressänderung noch anderweitig form- und fristgerecht möglich. Bitte achten Sie auch darauf, den Internetservice ordnungsgemäß zu beenden. Ein ordnungsgemäßes Beenden des Programms verhindert auch, dass Unbefugte während Ihrer Abwesenheit Ihre Eingaben einsehen oder manipulieren können. Ihre Anmeldung, Eintrittskartenbestellung, Briefwahl, Vollmachts- und Weisungserteilung oder eine Änderung ist erst dann registriert, wenn Ihnen die Quittung der jeweiligen Transaktion angezeigt wird. Falls das Programm zu einem früheren Zeitpunkt abgebrochen wird (z.b. durch die Schaltfläche Abbruch oder durch Schließen des Fensters), wird Ihre Anmeldung, Eintrittskartenbestellung, Briefwahl, Vollmachts- und Weisungserteilung oder eine Änderung nicht ordnungsgemäß registriert. 7. Hinweise zum Datenschutz Die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten und der Schutz Ihrer Privatsphäre haben für uns oberste Priorität. Dies gewährleisten wir mit Methoden zur sicheren Datenkommunikation, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Ihre Daten werden im Rahmen der Nutzung des Internetservice zur Hauptversammlung ausschließlich zu folgenden Zwecken gespeichert, verarbeitet und genutzt: Anmeldung zur Hauptversammlung; Online-Bestellung von Eintrittskarten zur Hauptversammlung; Online-Briefwahl samt zugehöriger Stimmabgabe; Online-Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Siemens AG oder von Kreditinstituten oder Aktionärsvereinigungen samt zugehöriger Weisungen und Nachweis der Bevollmächtigung; Identifikation bei der Live-Übertragung der Hauptversammlung für die Aktionäre im Internet. Ihre Daten werden nur in dem Umfang und für die Dauer wie gesetzlich geregelt von uns gespeichert, insbesondere um den aktienrechtlichen Nachweispflichten zu entsprechen. Seite 5