Informationen zur Teilnahme an der Hauptversammlung 2018, zur Briefwahl und zur Stimmrechtsvertretung. thyssenkrupp AG 19.
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1 Informationen zur Teilnahme an der Hauptversammlung 2018, zur Briefwahl und zur Stimmrechtsvertretung thyssenkrupp AG 19. Januar 2018
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3 3 Sehr geehrte Aktionärin, sehr geehrter Aktionär, wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Hauptversammlung und dürfen Ihnen mit dieser Broschüre Ihre Eintrittskarte überreichen. Mit dieser Eintrittskarte und den darin enthaltenen Angaben können Sie: - persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen oder - Ihr Stimmrecht schriftlich im Wege der Briefwahl ausüben oder - sich durch einen Dritten vertreten lassen und diesem dazu schriftlich oder elektronisch eine Vollmacht zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erteilen oder - den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern elektronisch eine Vollmacht und Weisungen zur Abstimmung über die Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat erteilen. Die elektronische Erteilung von Vollmachten und auch Weisungen erfolgt über ein internetgestütztes Vollmachts- und Weisungssystem, zu dem Sie mit den Daten Ihrer Eintrittskarte Zugang erhalten. Zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der Hauptversammlung und einer ordnungsgemäßen Bevollmächtigung und Stimmabgabe bitten wir Sie um Beachtung der nachfolgenden Hinweise:
4 4 1. Versammlungsort / Anreise zur Hauptversammlung Die Hauptversammlung findet statt im RuhrCongress, Stadionring 20, Bochum. Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln Für die Fahrt zum RuhrCongress ist der Eintrittskarte ein Fahrausweis für den Verkehrsverbund Rhein-Ruhr (VRR) als Anlage beigefügt. Dieser Fahrausweis berechtigt am 19. Januar 2018 zur unentgeltlichen Hin- und Rückfahrt zu und von der Hauptversammlung der thyssenkrupp AG im gesamten VRR-Verbundgebiet (2. Wagenklasse). Gelsenkirchen Düsseldorf Duisburg Essen RE 1, 6, 11, 16 RB 40, S 1 RB Bochum Hbf RE 16 RB 40 U Witten/ Hagen Vonovia Ruhrstadion Planetarium RE 1, 6, 11 S 1 Dortmund Anreise mit dem PKW Von der Autobahn A40 kommend benutzen Sie bitte die Autobahnausfahrt 36 Bochum RuhrCongress und halten sich unmittelbar nach der Autobahnausfahrt links. Sie fahren direkt auf das sich neben der Starlighthalle befindende Parkhaus zu. Dort stehen gebührenfreie Parkplätze zur Verfügung. Der RuhrCongress ist ca. 5 Gehminuten vom Parkhaus entfernt. Bitte folgen Sie der Beschilderung. A40 36 Anschluss Bochum RuhrCongress Gudrunstraße A40 Stadion Starlighthalle Alexandrinenstraße Küppersstraße ring H Vonovia Ruhrstadion Castroper Straße Eingang RuhrCongress 308 Haltestelle
5 5 2. Persönliche Teilnahme / Anmeldung im RuhrCongress Falls Sie persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, legen Sie bitte den oberen Abschnitt der Eintrittskarte an der Anmeldung für Aktionäre im RuhrCongress vor. An der Anmeldung für Aktionäre wird Ihnen im Austausch gegen die Eintrittskarte ein Stimmkartenblock ausgehändigt. Zur vollständigen Präsenzfeststellung bitten wir Sie, alle in Ihrem Besitz befindlichen Eintrittskarten vorzulegen. Die Versammlungsräume sind bereits ab 8:00 Uhr geöffnet. Im Interesse aller Teilnehmer werden wir wie in den vergangenen Jahren umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen durchführen. Gefährliche Gegenstände dürfen nicht in den Versammlungsbereich mitgenommen werden und müssen von uns für die Dauer der Hauptversammlung eingezogen und verwahrt werden. Zur beiderseitigen Erleichterung bitten wir Sie, solche Gegenstände nicht mitzuführen. 3. Stimmrechtsausübung per Briefwahl Sie können Ihre Stimmen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten auch schriftlich im Wege der Briefwahl abgeben, ohne an der Hauptversammlung vor Ort teilnehmen zu müssen. Verwenden Sie für die Briefwahl bitte den unteren Abschnitt auf der Vorderseite des Eintrittskartenformulars. Die per Briefwahl abgegebenen Stimmen müssen bis einschließlich 17. Januar 2018 unter der nachfolgenden Adresse eingegangen sein: thyssenkrupp AG c/o Computershare Operations Center München Telefax anmeldestelle@computershare.de 4. Teilnahme einer bevollmächtigten Person Ihrer Wahl Falls Sie sich durch einen Dritten in der Hauptversammlung vertreten lassen wollen, füllen Sie bitte die auf der Rückseite der Eintrittskarte im oberen Abschnitt aufgedruckte Vollmacht aus, unterzeichnen diese und übergeben die Eintrittskarte/Vollmacht dem von Ihnen Bevollmächtigten. Ihr Bevollmächtigter muss sich am Tag der Hauptversammlung wie in Ziffer 2 beschrieben durch Vorlage der Eintrittskarte/Vollmacht anmelden. Alternativ zur schriftlichen Bevollmächtigung können Sie einem Dritten auch elektronisch Vollmacht zur Teilnahme an der Hauptversammlung erteilen. Sofern Sie dazu das von uns zur Verfügung gestellte internetgestützte Vollmachts-
6 6 und Weisungssystem nutzen, informieren Sie bitte Ihren Bevollmächtigten über diese Vollmachtserteilung. Ihr Bevollmächtigter sollte sich in der Hauptversammlung durch einen Personalausweis ausweisen können. 5. Stimmrechtsvertretung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Wir bieten Ihnen ferner die Möglichkeit der Stimmrechtsvertretung durch Mitarbeiter unserer Gesellschaft an. Die Gesellschaft hat zu jeweils einzelvertretungsberechtigten Stimmrechtsvertretern Herrn Herrn Ralf Hocke und Herrn Matthias Peinert benannt. Beide sind Mitarbeiter der thyssenkrupp AG. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, über die einzelnen Tagesordnungspunkte nach Ihren Weisungen abzustimmen. Ohne Weisungen können die Stimmrechte nicht ausgeübt werden. Sie können den Stimmrechtsvertretern elektronisch über das internetgestützte Vollmachts- und Weisungssystem vor und auch noch während der Hauptversammlung Vollmacht und Weisungen erteilen. 6. Elektronisches Vollmachts- und Weisungssystem Vollmachten und Weisungen über das internetgestützte Vollmachts- und Weisungssystem sollten möglichst frühzeitig erteilt werden, müssen aber spätestens am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung vorliegen. 6.1 Zugang / Anmeldung zum System Den Zugang erhalten Sie über die Internetseite der Gesellschaft ab dem 5. Januar 2018 unter Über den Link Hauptversammlung werden Sie zum internetgestützten Vollmachts- und Weisungssystem weitergeleitet. Auf der Anmeldeseite des Vollmachts- und Weisungssystems tragen Sie bitte zunächst die fünfstellige Nummer Ihrer Eintrittskarte und die einstellige Prüfziffer in die dafür vorgesehenen Felder ein. Erfassen Sie anschließend im darunter liegenden Feld Internetzugangs-Code die sechsstellige alphanumerische Zeichenfolge, die Sie ebenfalls auf der Eintrittskarte finden. Nach Anklicken der Bildschirmtaste»Anmelden«bestätigen Sie bitte auf der nun folgenden Seite die Kenntnisnahme und Akzeptanz unserer Nutzungsbedingungen. Nun können Sie entweder»vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter erteilen«oder»vollmacht an Dritte erteilen«.
7 7 6.2 Elektronische Vollmachts- und Weisungserteilung an Stimmrechtsvertreter Nach Wahl der Option»Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter erteilen«öffnet sich im Anschluss die Seite Vollmacht mit Weisung an Stimmrechtsvertreter. Hierbei haben Sie die Wahl, entweder den Vorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat insgesamt zuzustimmen oder zu jedem einzelnen angeführten Tagesordnungspunkt eine Weisung zu erteilen (klicken Sie entsprechend auf»ja«oder»nein«. Bei einer Nichtmarkierung wird Ihre Stimme als Enthaltung gewertet). Es erscheint nun eine Kontrollansicht zur Überprüfung Ihrer Weisungsdaten. Wenn Ihre Weisungen zutreffend abgebildet sind, klicken Sie auf»bestätigen«, ansonsten auf»daten ändern«. Sie können Ihre Eingaben mit»widerruf«widerrufen oder sich zu Dokumentationszwecken eine Bestätigung Ihrer Eingaben drucken. Mit der Taste»Abmelden«beenden Sie anschließend den Dialog. Falls Sie im Besitz mehrerer Eintrittskarten sind, für die Sie Vollmachten und Weisungen über das Internet erteilen wollen, starten Sie das Vollmachts- und Weisungssystem für jede Karte neu. 6.3 Elektronische Vollmachtserteilung an einen Dritten Nach Wahl der Option»Vollmacht an Dritte erteilen«öffnet sich die Seite Vollmacht an Dritte. Dort tragen Sie bitte den Namen und Wohnort des Bevollmächtigten ein und klicken anschließend auf»bestätigen«. Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigung über die Vollmachtserteilung, die Sie zu Dokumentationszwecken ausdrucken können. Mit der Taste»Abmelden«beenden Sie anschließend den Dialog. Bitte beachten Sie bei der elektronischen Bevollmächtigung eines Dritten, dass dieser bereit sein muss, persönlich an der Hauptversammlung teilzunehmen und sich zur Ausübung des Stimmrechts aktiv an der Abstimmung beteiligen muss. Eine Benachrichtigung eines von Ihnen bevollmächtigten Dritten über die Bevollmächtigung erfolgt durch uns nicht. Bitte stimmen Sie sich daher mit Ihrem Bevollmächtigten entsprechend ab. Falls Sie im Besitz mehrerer Eintrittskarten sind, für die Sie Vollmachten über das Internet erteilen wollen, starten Sie das Vollmachts- und Weisungssystem für jede Karte neu.
8 8 6.4 Widerruf / Änderung elektronisch erteilter Vollmachten und Weisungen Sie können Ihre elektronisch per Internet erteilte Vollmacht auf demselben Weg widerrufen bzw. Weisungen ändern. Der Widerruf der Vollmacht bzw. Änderungen der Weisungen an die Stimmrechtsvertreter müssen spätestens am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung vorliegen. Sie erhalten dann erneut Zugang zum Vollmachts- und Weisungssystem wie in Ziffer 6.1 beschrieben. 6.5 Technische Voraussetzungen Um das internetgestützte Vollmachts- und Weisungssystem nutzen zu können, muss Ihr Browser die 128-Bit-SSL-Verschlüsselung unterstützen. Das Vollmachts- und Weisungssystem ist optimiert für Microsoft Internet Explorer, Version 8.0 oder höher inklusive der aktuellen Sicherheitsversionen. Das System wird in einem separaten Fenster geöffnet. Sollte dies bei Ihnen nicht funktionieren, so stellen Sie bitte sicher, dass Ihr browserinterner Popup- Blocker diesen Zugriff gestattet. Ferner müssen die Sicherheits- bzw. Datenschutzeinstellungen des Browsers eine einwandfreie Programmausübung zulassen. Insbesondere kann die Verfügbarkeit bei der Verwendung von Tablet-PCs, Smartphones oder ähnlichen mobilen Endgeräten aufgrund gerätespezifischer Besonderheiten unter Umständen nicht oder nur eingeschränkt möglich sein. 7. Rechtliche Hinweise / Haftungsausschluss Briefwahl (1) Die Stimmabgabe zu Tagesordnungspunkt 2 gilt auch für den Fall, dass der Hauptversammlung auf Grund einer Veränderung der Anzahl der dividendenberechtigten Stückaktien ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet wird. (2) Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, gilt die Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung. (3) Die Eintrittskarte berechtigt auch nach Stimmabgabe per Briefwahl zur Teilnahme an der Hauptversammlung durch den Aktionär persönlich oder durch einen bevollmächtigten Dritten oder zur elektronischen Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
9 9 (4) Per Briefwahl abgegebene Stimmen gelten automatisch als widerrufen im Falle der Teilnahme an der Hauptversammlung durch den Aktionär oder durch einen bevollmächtigten Dritten oder unabhängig vom Eingangsdatum im Falle der elektronischen Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. (5) Bei der Stimmabgabe mittels Briefwahl werden Sie nicht als Teilnehmer an der Hauptversammlung geführt. Eine Aufnahme in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung sowie eine Offenlegung Ihres Namens erfolgt in diesen Fällen nicht. Vollmachten und Weisungen (1) Die Weisung an die Stimmrechtsvertreter zu Tagesordnungspunkt 2 gilt auch für den Fall, dass der Hauptversammlung auf Grund einer Veränderung der Anzahl der dividendenberechtigten Stückaktien ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet wird. (2) Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt erteilte Weisung entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung. (3) Über die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können Sie nicht an der Abstimmung über Anträge zum Verfahren in der Hauptversammlung, in der Hauptversammlung gestellte Gegenanträge oder sonstige nicht im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilte Anträge teilnehmen. Ebenso können die Stimmrechtsvertreter weder schriftlich noch elektronisch per Internet zur Stellung von Fragen oder Anträgen in der Hauptversammlung beauftragt werden. (4) Die Eintrittskarte berechtigt auch nach Erteilung einer Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder an einen Dritten (schriftlich oder elektronisch per Internet) zur Teilnahme an der Hauptversammlung durch den Aktionär persönlich oder einen anderen bevollmächtigten Dritten. (5) Die persönliche Teilnahme des Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung gilt automatisch als Widerruf der an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter elektronisch erteilten Vollmacht und Weisungen. (6) Die persönliche Teilnahme des Aktionärs oder eines schriftlich bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung gilt automatisch als Widerruf der elektronisch erteilten Vollmacht an einen Dritten.
10 10 (7) Nach einer persönlichen Teilnahme des Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung können Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter nicht mehr elektronisch erteilt werden. (8) Bei elektronischer Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter wird der Name einer der Stimmrechtsvertreter in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung aufgenommen. Eine Offenlegung Ihres Namens erfolgt in diesen Fällen nicht. Nutzung des Internet-Services Bitte achten Sie beim Empfang der Eintrittskarte darauf, dass die Postsendung unversehrt ist. Sollten Sie einen Verdacht auf Missbrauch der Online- Nutzung haben, können Sie per an unter Angabe Ihrer Adressdaten, der Eintrittskarten-Nr. und der Stimmenanzahl den Zugang sperren lassen. Ihre Vollmacht an einen Dritten bzw. Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind damit widerrufen und werden gelöscht. Anschließend werden Sie per benachrichtigt und können sich wieder neu am System anmelden sowie neue Vollmacht und gegebenenfalls neue Weisungen erteilen. Die Stabilität und Verfügbarkeit des internetgestützten Vollmachts- und Weisungssystems zur Hauptversammlung der thyssenkrupp AG am 19. Januar 2018 kann ebenso wie die Internet-Übertragung der Hauptversammlung nach dem heutigen Stand der Technik Schwankungen und Störungen unterworfen sein. Weder die thyssenkrupp AG noch die von Ihnen bevollmächtigten Stimmrechtsvertreter haben Einfluss auf Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes und der in Anspruch genommenen Internetdienste Dritter. Sollten wir trotz aller getroffenen Sicherheitsvorkehrungen unbefugte Fremdeinwirkungen auf die zur Durchführung der Stimmrechtsausübung per Internet gespeicherten und gemäß Bundesdatenschutzgesetz behandelten Daten feststellen, behalten wir uns vor, die Nutzung des Systems ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder vorzeitig zu beenden. In diesem Fall werden nur solche per Internet erteilte Vollmachten und Weisungen berücksichtigt, deren Manipulation ausgeschlossen werden kann.
11 11 Haftungsausschluss Wir übernehmen keine Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit, Verfügbarkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des internetgestützten Vollmachts- und Weisungssystems sowie für den Zugang zum System einschließlich der in Anspruch genommenen Internetdienste und der Netzelemente Dritter. Ferner übernehmen wir keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für die Stimmrechtsausübung per Internet eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt. Hinweise zum Datenschutz Wenn Sie sich für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erheben wir personenbezogene Daten über Sie und/oder über Ihren Bevollmächtigten (z. B. Name, Wohnort, Anzahl der Aktien und Aktiengattung). Wir verwenden diese Daten ausschließlich zu Zwecken der Durchführung der Hauptversammlung und der Erfüllung aktienrechtlicher Nachweispflichten. In die Daten können im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten auch andere Aktionäre der thyssenkrupp AG Einsicht nehmen. Beim Umgang mit den Daten beachten wir datenschutzrechtliche Bestimmungen. Ihre Daten werden entsprechend diesen Bestimmungen gespeichert, insbesondere zur Erfüllung aktienrechtlicher Nachweispflichten. Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an die thyssenkrupp AG, Compliance, Datenschutzbeauftragter, thyssenkrupp Allee 1, Essen. Die thyssenkrupp AG ist verantwortliche Stelle im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes. 8. Kontakt Für Rückfragen wenden Sie sich bitte telefonisch an: Wir beantworten gerne Ihre Fragen. Duisburg und Essen, im Januar 2018 Mit freundlichen Grüßen thyssenkrupp AG
12 thyssenkrupp AG thyssenkrupp Allee Essen
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