PhPepperShop Debitoren Service AG Modul Datum: 12. Januar 2016 Version 3.2 PhPepperShop Factoring Plus Modul Debitoren Service AG Anleitung
Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung...3 2. Installation...4 2.1 Systemanforderungen...4 2.2 Dateien kopieren und hochladen...4 2.3 Modulinstallation...4 2.4 Log-Viewer Installation...5 3. Konfigurationsanpassungen des Shopsystems...5 3.1 Bonitätsmodule Aktivierung...5 3.2 Bezahlungsarten Aktivierung und Ländergruppen...5 3.3 Kundenattribute...8 3.4 Debitoren Service AG-Modul Konfiguration...8 3.5 Allgemeine Einstellungen...10 3.5.1 Vertragsdaten...10 3.5.2 Bezahlungsarten...10 3.5.3 Risiko Management...10 3.5.4 Backoffice Kommunikation mit Debitoren Service AG...11 3.5.5 Rechnung: Ihre Kontaktperson...11 3.5.6 Security...11 3.5.7 Weitere Einstellungsmöglichkeiten...12 3.5.8 Logging Informationen...12 3.5.9 Bestelleingänge Calls (order completion)...12 3.6 Konfigurationsmöglichkeiten pro Kunde...12 3.6.1 Merkmale Bearbeitungsmaske öffnen...13 3.6.2 Merkmale bearbeiten...14 4. Technische Systemvoraussetzungen...14 5. Bedienung...15 5.1 Kundenseitig...15 5.2 Shop-Administration...15 5.2.1 Bestellungsverarbeitung...15 5.2.2 Bestellung löschen / Vollstorno...16 5.2.3 Auswertung der Debitoren Service AG Kommunikation via Logs...16 5.2.4 ERP-Anbindung / Business Caller: Anlieferung der 'Versendet' Meldungen...16 6. Offene Fragen?...16 7. Anhang...17 7.1 Betriebseinschränkungen...17 7.2 Debitoren Service AG Zahlungsgarantie Hinweis...17 7.3 Troubleshooting und oft gestellte Fragen (FAQ)...18 7.4 Bonitätsprüfung für Kunden ausschalten / Rückgabewerte Konfiguration...18 7.4.1 Beschreibung Rechnungslieferung Freischaltung im PhPepperShop...18 7.4.2 Konfiguration Rechnungslieferung im PhPepperShop...19 8. Betrieb mit reinem Forderungsmanagement...19 9. Aufschaltungsvorgang bei Debitoren Service AG...20 10. Debitoren Service AG Backoffice Links...20 11. Kontakt...20 Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 2 von 20
1. Einleitung Der Rechnungskauf ist eine der beliebtesten Bezahlungsarten in der Schweiz. Dank der Zahlungsgarantie von Factoring Plus erleiden Sie keine Debitorenverluste mehr. Es ist erwiesen, dass die Zahlungsart Rechnung Bestellabbrüche verringert. Zudem besitzt 25% der Schweizer Bevölkerung keine Kreditkarte. Bei Zahlung per Rechnung kann Ihr Webshop direkt nach Eingang der Bestellung die entsprechenden Waren in den Versand geben, was dazu führt, dass Kunden bei Zahlung auf Rechnung schneller beliefert werden können. Debitoren Service AG ermöglicht den Rechnungskauf sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden. Hierbei übernimmt Debitoren Service AG das Forderungsmanagement und trägt das Risiko für den Kauf auf Rechnung. Factoring Plus bietet den Versand der Rechnung auf Papier, E-Rechnung und E-Mail an. Zahlungserinnerungen können auch per SMS versandt werden. Der Endkunde kann mittels Einzahlungsschein mit Referenznumer (ESR) oder via Debit Direct/Lastschriftverfahren (LSV) bezahlen. Abbildung 1: Factoring Plus ist sehr flexibel einsetzbar. Der Privat- oder Geschäftskunde kauft eine Dienstleistung bei Ihnen ein. Das ist über alle Vertriebskanäle möglich: Am Verkaufspunkt (z.b. Laden), in Ihrem PhPepperShop, beim Aussendienst Mitarbeiter oder via Call Center. Damit Ihnen die Zahlungsgarantie auf dem Kauf des Kunden gewährleistet werden kann, muss die Bonität des Einkäufers geprüft werden. Die erhaltenen Kunden- und Artikeldaten mit Kaufpreis werden vom PhPepperShop automatisch an das Factoring Information System (FIS) zur Bonitätsprüfung gesendet. Durch die positiv ausgefallene Bonitätsprüfung bieten Sie Ihrem Kunden die Bezahlung auf Rechnung ohne Risiko an und profitieren von der Vorfinanzierung (max. 90% innerhalb von zwei Bankwerktagen). Der Versand der Rechnung, Zahlungserinnerung und Mahnungen ist über folgende Kanäle möglich: Per Briefpost, mittels e-rechnung, per E-Mail und sogar per SMS. Sobald der Privat- oder Geschäftskunde seine Rechnung bezahlt hat, wird Ihnen das Geld (Restzahlung) auf Ihr PostFinance Konto überwiesen, abzüglich der Factoring Gebühren und allfälligen Vorfinanzierungszinsen. Es kann auch reines Debitoren Management ohne Zahlungsgarantie verwendet werden. Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 3 von 20
2. Installation 2.1 Systemanforderungen Um das Debitoren Service AG Modul einsetzen zu können, ist ein PhPepperShop v.3.1 Professional oder Enterprise ab Build 13 erforderlich. Dieses Modul ist optional erhältlich und ist nicht Bestandteil des Standard Lieferumfangs. Reines Forderungsmanagement erfordert eine PhPepperShop Version 5.0. 2.2 Dateien kopieren und hochladen Das Debitoren Service AG Modul besteht im Wesentlichen aus einer Datei und zwei Verzeichnissen, die man in seinen installierten PhPepperShop kopieren muss. Dazu entpackt man zuerst das mitgelieferte ZIP-Archiv. Es sind folgende Daten enthalten, hier mit den Zielverzeichnissen dargestellt: {shopdir}/shop/bonitaet_debitorenserviceag.php {shopdir}/shop/module/debitorenserviceag {shopdir}/shop/admin/module/debitorenserviceag Datei Verzeichnis Verzeichnis Die Dateien lassen sich einfach via (S)FTP oder SCP zum Webserver hochladen. Der Platzhalter {shopdir} steht dabei für das Shopverzeichnis auf dem Webserver, wo die Datei index.php zusammen mit der Datei README.txt zu finden ist. 2.3 Modulinstallation Nach dem Kopieren der Dateien kann man in die Shop-Administration gehen und dort ins Menü 'Module' wechseln. Hier klickt man auf 'Modulverwaltung' und sieht danach die folgende Anzeige mit den Modulen und deren Installationsstatus: Abbildung 2: Anzeige der vorhandenen Module im PhPepperShop Hier klicken wir im linken Fenster auf Debitoren Service AG und unten dran auf den Button 'Installieren'. Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 4 von 20
Wir bestätigen den Verlauf der Installation mit Klick auf den Button 'Zurück zur Modulverwaltung'. Das Modul wird jetzt auf der rechten Seite Bereits installierte Module gelistet. 2.4 Log-Viewer Installation Bevor wir jetzt die Debitoren Service AG Funktionalität benutzen, müssen wir noch das externe PhPepperShop Modul Log-Viewer installieren (falls das nicht schon gemacht worden ist), da dies vom Debitoren Service AG-Modul benutzt wird. Wir klicken nun dort auf den Button, der mit 'Modulverwaltung' betitelt ist und führen die Installation analog zum Debitoren Service AG Modul durch. Nach der Installation des Log-Viewers erscheint dieser nun ebenfalls im rechten Fenster. Info: Das Debitoren Service AG-Modul verwendet rotierende Logdateien. Die Logdateien enthalten im Dateinamen zuerst das Datum des aktuellen Tages. Damit alte Logdateien entfernt werden, sollte der Aufräumprozess Shop Optimierung als Cron Job / periodischer Task eingerichtet sein. Falls das noch nicht mit der Shop-Installation eingerichtet worden ist: Wie man das macht, sehen Sie in der Shop-Admi nistration, im Menü 'Shop-Einstellungen' > 'Shop-Konfiguration' > 'Operationen' ganz unten bei den Links bei Shop Optimierung (Bei UNIX/Linux Systemen z.b. ein wöchentlicher Cron Job in der Nacht mit wget auf den unter Direktlink angegebenen Wert eingerichtet werden). 3. Konfigurationsanpassungen des Shopsystems 3.1 Bonitätsmodule Aktivierung Das Debitoren Service AG-Modul verwendet das Bonitätsinterface des PhPepperShops. Deshalb müssen wir in der Shop-Administration ins Menü 'Shop-Einstellungen' > 'Allgemeine Einstellungen' gehen und dort den Reiter 'Bezahlungsarten' wählen. Auf dieser Seite muss beim Punkt 'Bonitätsmodule Aktivierung' und 'Aktivierungsprüfung in Kasse' ein Häkchen gesetzt werden und unten mit Klick auf den Button 'Speichern' bestätigt werden. Info: 'Kasse / Bezahlungsarten getrennt' nicht verwenden, da dieses Modul ausschliesslich für den Betrieb mit nachgelagerter Prüfung ausgelegt ist. Die 'Aktivierungsprüfung in der Kasse' ist optional; damit wird schon bei der Bezahlungsartenanzeige in der Kasse geprüft, ob gewisse Bedingungen zur Verwendung von Factoring Plus gegeben sind. Abbildung 3: Allgemeine Shopeinstellungen: Bonitätsmodule Aktivierung einschalten 3.2 Bezahlungsarten Aktivierung und Ländergruppen Wir aktivieren nun die Bezahlungsart Rechnung im Shop und verknüpfen diese mit Debitoren Service AG. 1.) In derselben Maske wie Punkt 3.1 aktivieren wir nun die via Debitoren Service AG zu verarbeitenden Bezahlungsarten und bestätigen das mit Klick auf den 'Speichern' Button (z.b. Rechnung). Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 5 von 20
Abbildung 4: Aktivieren Sie die Bezahlungsart Rechnung Achtung: Nach dem Speichern, sind im Shop die aktivierten Bezahlungsarten für jeden ohne Prüfung aktiv. Bitte danach umgehend mit den weiteren Schritten fortfahren. Achtung: Aktivieren Sie bitte nur die Bezahlungsarten, welche Sie bei Debitoren Service AG entspre chend haben aufschalten lassen (momentan nur Rechnung). 2.) Bezahlungsarten Zuordnung zu Debitoren Service AG pro Ländergruppe: Bitte an folgenden Ort gehen: 'Shop-Administration' > 'Lieferländer / Versand' Die Ländergruppe wählen (Klick auf 'Bearbeiten' Button): Info: Wir empfehlen eine eigene Ländergruppe für die Schweiz zusammen mit Liechtenstein zu erstellen und darin die Bezahlungsarten differenziert zu aktivieren. Z.B. ist Factoring Plus momentan (Stand Februar 2013) nur für Kunden aus der Schweiz oder Liechtenstein verwendbar. Abbildung 5: Ländergruppen Anzeige Nach der Wahl einer Ländergruppe, sieht man deren Konfigurationsmaske (siehe folgende Seite): Pro Spalte, wo ein 'Ab Betrag' definiert ist, muss man bei 'Bonitätsprüfung' in der Zeile 'Bonitäts Provider' wählen, dass die jeweilige Bezahlungsart über DEBITORENSERVICEAG geroutet wird, in dem man die entsprechende Zahl wählt. Gleichzeitig müssen Häkchen bei der jeweiligen Bezahlungsart gesetzt Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 6 von 20
werden, die über Factoring Plus der Debitoren Service AG geschützt und verarbeitet werden sollen. Achtung: Es muss für jede Ländergruppe definiert werden, ob die zuvor allgemein aktivierten Bezahlungsarten über Debitoren Service AG angeboten werden sollen oder ob sie für diese Ländergruppen de aktiviert werden. Wenn man eine Ländergruppe nicht bearbeitet ist das unter Umständen fatal, da die Bezahlungsart Rechnung danach ohne Prüfung jedem offen steht! Nun ist die Shop-Administration des PhPepperShops für die Verwendung des Debitoren Service AG-Mo duls vorbereitet und angepasst. Wir können nun das Debitoren Service AG-Modul selbst konfigurieren. Abbildung 6: Bonitätsprüfung Konfiguration pro Ländergruppe Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 7 von 20
3.3 Kundenattribute Damit Debitoren Service AG alle Daten zur Verfügung hat, um eine Bonitätsprüfung durchführen zu kön nen, muss im Shop für die Kasse eine gewisse Anzahl an Kundenattributen abgefragt werden. Die emp fohlene Konfiguration findet man auf der folgenden Abbildung angezeigt (rot markierte Spalte verwenden ). Einstellen lässt sich dies im eigenen Webshop an folgendem Ort: 'Shop-Einstellungen' > 'Kundenattribute'. Die in Lieferadresse Spalte ist selbstverständlich nur dann nötig, wenn man auch abweichende Lieferadressen verwendet: Wenn im eigenen Webshop mit abweichenden Lieferadressen gearbeitet wird, so muss sichergestellt sein, dass dort mindestens die in obigem Bild erwähnten Kundenattribute abgefragt werden (siehe rot markierte Spalte in Lieferadresse ). Momentan werden abweichende Lieferadressen von Debitoren Service AG für B2C nicht unterstützt (Stand Februar 2013). Abbildung 7: Ausschnitt aus Kundenattribute Konfigurationsmaske Achtung: Speziell wichtig ist, dass die Anrede und das Geburtsdatum abgefragt wird (Spalte: verwenden, prüfen ist nicht erforderlich). Info: Das PhPepperShop Debitoren Service AG-Modul arbeitet mit einer optional einblendbaren Datenvervollständigungsmaske, welche bei Bedarf die benötigten Daten vom Kunden nach der Kasse abfragt. Von der Usability her empfehlen wir aber die Aktivierung aller benötigten und verfügbaren Felder direkt via Kundenattribute. 3.4 Debitoren Service AG-Modul Konfiguration Bitte an folgenden Ort gehen: 'Shop-Administration' > 'Module' > 'Debitoren Service AG': Abbildung 8: PhPepperShop Module Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 8 von 20
Die zentrale Konfigurationsmaske des Debitoren Service AG-Moduls sieht wie folgt aus: Abbildung 9: Debitoren Service AG-Modul Verwaltungsmaske Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 9 von 20
3.5 Allgemeine Einstellungen Modul-Aktivierung: Ist hier ein Häkchen gesetzt, so ist das Debitoren Service AG Modul aktiv. Die Deaktivierung dieser Checkbox schaltet das komplette Modul aus (es finden keine Bonitätsprüfungen mehr über Debitoren Service AG statt). Falls die Verwendung von Bonitätsmodulen allgemein ausgeschaltet ist, wird hier eine entsprechende Meldung angezeigt. 3.5.1 Vertragsdaten Testbetrieb Vertragsdaten: Angaben von Debitoren Service AG: Test VertragspartnerID: Ihre VertragspartnerID bei Debitoren Service AG. Test KreditorID: Die KreditorID wird von Debitoren Service AG mitgeteilt. Test Default RechnungstypID: Ihre Standard RechnungstypID. Kann zusätzlich für jeden Kunden definiert werden. Info: Im Kundenmanagement kann pro Kunde eine individuelle RechnungstypID vergeben werden (Merkmale). Produktivbetrieb Vertragsdaten: Angaben von Debitoren Service AG: Produktiv VertragspartnerID: Ihre VertragspartnerID bei Debitoren Service AG. Produktiv KreditorID: Die KreditorID wird von Debitoren Service AG mitgeteilt. Produktiv Default RechnungstypID: Ihre Standard RechnungstypID. Kann zusätzlich für jeden Kunden definiert werden. Info: Im Kundenmanagement kann pro Kunde eine individuelle Rechnungstyp-ID vergeben werden. Betriebsart Daten: Test oder Produktiv: Betriebsart: Wählen Sie hier zwischen 'Testsystem' und 'Produktivsystem'. Wenn die Einstellung auf 'Testsystem' ist werden keine realen Transatktionen ausgeführt. Testbetrieb Referenz: Wenn dieser Punkt aktiv ist, setzt der Shop hinter die Bestellungsreferenznummer noch eine weitere Identifikation, so dass die Bestellung garantiert einmalig ist. Dies macht Sinn, wenn der Shop nochmals neu installiert wird und mit derselben Nummer nochmals Transaktionen abgesetzt werden. Bitte im produktiven Betrieb nicht aktivieren. 3.5.2 Bezahlungsarten (Verfügbarkeit der Bezahlungsart Rechnung für Privatpersonen und Firmen) Rechnung B2B: Rechnung für Firmen anbieten. Rechnung B2C: Rechnung für Privatpersonen anbieten. 3.5.3 Risiko Management Verhaltenssteuerung für Bonitätsentscheide (mit Auswirkung auf die Zahlungsgarantie!). Neukunden Betragslimite: Bis zu welchem Betrag dürfen Neukunden bestellen? Datenschutzinfos anzeigen: Im Bestellprozess ein aktiv zu akzeptierender Datenschutzhinweis anzeigen? Dies ist z.b. Pflicht, wenn man den Shop via Trusted Shops zertifizieren lässt. Wartungsfenster (Status = 13): Wenn bei einer Anfrage der Status 'Wartungsfenster / 13' retourniert wird, soll diese Anfrage als positiv oder negativ gewertet werden? Wenn ein Häkchen gesetzt ist, bescheinigt der Shop dem Kundendatensatz eine positive Kreditwürdigkeit. Achtung: Für Debitoren Service AG liegt aber keine Bonitätsentscheidung vor - diese kann also durchaus auch noch negativ ausfallen. Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 10 von 20
Anfrage, welche manuelle Prüfung erfordert (Status = 3, 17, 18): Wenn bei einer Anfrage ein noch hängige Entscheidungsfindung vorliegt (Pending Status / manuelle Prüfung / 3, 17, 18), soll diese Anfrage als positiv oder negativ gewertet werden? Wenn ein Häkchen gesetzt ist, bescheinigt der Shop dem Kundendatensatz eine positive Kreditwürdigkeit. Achtung: Für Debitoren Service AG liegt aber keine Bonitätsentscheidung vor - diese kann also auch noch negativ ausfallen. B2C: Geburtsdatum Erfassung: Diese Einstellung muss standardmässig aktiviert sein. Eine Deaktivierung muss vorher mit Debitoren Service AG verhandelt und gut geheissen werden. Wenn in den Kundenattributen die Erfassung des Geburtsdatums nicht aktiviert ist, fügt der Shop im Be stellprozess von Bestellungen mit Bezahlungsart Rechnung nach der Kasse eine Zwischenseite ein, auf welcher das Geburtsdatum erfasst wird. B2B Abweichende Lieferadresse: Sollen Bestellungen von Geschäftskunden mit abweichender Lieferadresse akzeptiert werden? Diese Einstellung muss mit Debitoren Service AG vor der Akti vierung besprochen werden! Info: Für Privatkunden (B2C) ist die Verwendung einer abweichenden Lieferadresse nicht erlaubt (Stand März 2013). 3.5.4 Backoffice Kommunikation mit Debitoren Service AG Welche Events in der Shop-Administration führen zu einer Kommunikation mit Debitoren Service AG. Rechnungseinlieferung (sendbill Call): Wann soll die Rechnungseinlieferung an Debitoren Service AG kommuniziert werden: Bei Bestellungseingang Bei Bestellung versendet Bestellstatus Änderung nie / manuell Storno (SendCreditAdvice Call): Soll bei einer Stornierung einer Bestellung in der Shop-Adminis tration eine entsprechende Gutschrift an Debitoren Service AG kommuniziert werden? aktiviert (Häkchen gesetzt) deaktiviert 3.5.5 Rechnung: Ihre Kontaktperson Soll auf den Rechnungen folgende Kontaktangaben angezeigt werden?). Ihre Kontaktperson verwenden: Wenn man dieses Feature verwenden möchte, kann hier ein Häkchen gesetzt werden. Mindestens der Name und eine Kommunikationsart (Telefon / Handy / E-Mail) einer Kontaktperson muss danach zwingend angegeben werden. Kontaktperson Vor- und Nachname: Bezeichnung der Kontaktperson. Kontaktperson Telefon: Telefonnummer der Kontaktperson. Kontaktperson Handy: Handynummer der Kontaktperson. Kontaktperson E-Mail: E-Mail der Kontaktperson. Die Kontaktdaten können pro Kunde spezifisch definiert werden. Dazu bitte im Kundenmanagement beim Kunden den 'Merkmale' Button wählen und dort die Kontaktdaten Felder ausfüllen. Info: Pro Kunde kann zusätzlich auch eine Kostenstelle hinterlegt werden. Hierzu analog im Kundenmanagement auf den 'Merkmale' Button klicken und die Kostenstelle angeben. 3.5.6 Security Sicherheitsrelevante Identifikations- und Signaturdaten. Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 11 von 20
Private Key Passphrase: Passwort für Ihr Zertifikat, welches Sie von Debitoren Service AG erhalten haben. Bitte achten Sie auf korrekte Schreibweise, inkl. Gross-/Kleinschreibung und Sonderzeichen. Info: Wenn eine Zertifikatsdatei im PKCS#12 Format importiert werden soll, muss hier die korrekte Passphrase zuvor eingegeben worden sein. Zertifikat: Fügen Sie hier den Inhalt des Zertifikats ein, das Sie von Debitoren Service AG erhalten haben. Erlaubt sind die Dateiformate PEM oder PKCS#12 (Dateiendung = P12). Falls Ihre PHPVersion älter als Version 5.2.2 ist, muss das Zertifikat im PEM Format angegeben werden. Achtung: Sie müssen das Passwort vorher im Feld von 'Private Key Passphrase' eingegeben haben. Antwort Integrität prüfen: Soll die Integrität der Antwort von Debitoren Service AG geprüft werden. Diese Einstellung bitte IMMER aktiv belassen, ausser es gibt Kompatibilitätsprobleme, die das verhindern. Ist diese Einstellung aktiv, kann der Shop verifizieren, dass es sich um eine gülti ge und unveränderte Antwort der Debitoren Service AG handelt. 3.5.7 Weitere Einstellungsmöglichkeiten Alternative zum Dateiupload: In der Datei /~fontajos/cshop/shop/admin/module_admin_aufruf.php die Steuerungskonstante ALLOW_MANUAL_CERTIFICATE_ENTRY auf true setzen, dann kann der Inhalt des Zertifikats manuell im Textfeld eingegeben werden. Die hier erwähnten Einstellungen sind alle im Objekt bonitaet_debitorenserviceag.def.php als Membervariable definiert. 3.5.8 Logging Informationen Standardmässig werden abgelehnte Adress- / und Bonitätsprüfungen, sowie fehlgeschlagene Kommunikationscalls zu Debitoren Service AG geloggt. Dies kann schnell zu umfangreichen Daten führen, welche man von Zeit zu Zeit wieder löschen sollte. Dazu kann man das externe PhPepperShop Modul Log-Viewer benutzen. 3.5.9 Bestelleingänge Calls (order completion) Nach dem Bestellungseingang (Anzeige von 'Herzlichen Dank' Meldung) wird an Debitoren Service AG ein Call abgesetzt (wenn zuvor eine Bonitätsprüfung stattgefunden hat). Dieser Aufruf wird 'Order Completion Aufruf' genannt. Debitoren Service AG wird darüber orientiert, dass es jetzt zu einem Geschäfts abschluss gekommen ist. Alle Aufrufe findet man im Log-Viewer. Wenn eine Bestellung mit einer anderen Bezahlungsart eingeht, wird Debitoren Service AG auch darüber informiert. So werden keine unnöti gen Betragsreservierungen für Kunden aufrecht erhalten. 3.6 Konfigurationsmöglichkeiten pro Kunde Neben der eigentlichen Modulkonfiguration kann man für Debitoren Service AG relevante Einstellungen auch pro Kunde vornehmen. Diese Einstellungen werden als sogenannte Merkmale beim Kundendatensatz hinterlegt. Das Merkmal Subsystem des PhPepperShops ist sehr komplex und deshalb sieht die Maske zum Angeben der spezifi schen Werte auch etwas umfangreich aus (Stand PhPepperShop Version 3.1). Es können folgende Einstellungen pro Kunde definiert werden. Diese Angaben überschreiben allfällige globale Angaben aus der Debitoren Service AG Modulkonfiguration: Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 12 von 20
Kontaktangaben (Kontakt verwenden, Name, Telefonnummer, Handynummer, E-Mail Adresse) Kostenstelle Rechnungstyp-ID 3.6.1 Merkmale Bearbeitungsmaske öffnen 'Shop-Administration' > 'Kunden/Bestellungen' > 'Kundenmanagement' Kunde auswählen (via 'Kundensuche', Klick auf A-Z Buchstabe + Auswahl des Kunden oder via 'Kunde bearbeiten' Button in der Detaildarstellung einer Bestellung) In der Kunden Bearbeitungsmaske sieht man nun den Button für die Merkmalanzeige dieses Kunden: Abbildung 10: Kunden Bearbeitungsmaske in der PhPepperShop Administration In der Kundenlistenanzeige wird der Button für die Merkmale Anzeige ebenfalls angezeigt. Abbildung 11: Beispiel Kundenliste in der PhPepperShop Administration Info: Wenn das Debitoren Service AG Modul deinstalliert wird, werden alle Merkmale von Debitoren Service AG gelöscht. Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 13 von 20
3.6.2 Merkmale bearbeiten Die Merkmale Bearbeitungsmaske ist etwas komplex, da damit auch mehrere gruppierte Merkmale eines Merkmaltyps mit sehr vielen Optionen verwaltet werden können. Die Anwendung für die Kunden Merkmale vom Debitoren Service AG Modul ist aber ganz einfach. Wie man auf der Abbildung der Merkmal Verwaltung sieht, gibt es für die Kontaktangaben je ein Merkmal (Kontakt E-Mail Adresse bis Kontakt verwenden). Um eins dieser Merkmale zu verwenden, muss man in der Maske ganz rechts auf 'neuer Wert erstellen' klicken. Nun erscheint ein neuer Merkmal Wert (bitte immer nur ein Wert erstellen - alle weiteren werden ignoriert. Nun gibt man hier im Feld den Wert ein, z.b. die Rechnungstyp-ID Nummer oder ja/nein für ' Kontakt verwenden'. Mit Klick auf 'Speichern' werden die Werte übernommen. Um einen Merkmaleintrag zu löschen setzen Sie einfach ein Häkchen in der löschen Checkbox und be stätigen dies mit einem Klick auf 'Speichern'. Das Merkmal verschwindet nun. Abbildung 12: Merkmale Verwaltungsmaske 4. Technische Systemvoraussetzungen OpenSSL muss in PHP verfügbar sein Damit Zertifikate aus PKCS#12 Dateien (Dateiendung =.P12) importiert werden können, muss mindestens PHP 5.3 installiert sein OpenSSL von PHP muss mit OpenSSL von Apache identisch sein, wenn PHP als Webserver-Modul läuft. Dies kann insbesondere ein Problem sein, wenn PHP 5.3 zusammen mit einem Apache mit OpenSSL v.1.x verwendet wird. Details findet man hier: https://bugs.php.net/bug.php?id=55470 &edit=1 Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 14 von 20
5. Bedienung 5.1 Kundenseitig 1.) Der Kunde legt sich Artikel in den Warenkorb 2.) Er oder sie betritt die Kasse und gibt hier Adressdaten an und wählt Rechnung/Lastschrift 3.) Optional wird eine Datenvervollständigungsmaske präsentiert. Zugleich muss der Kunde hier den Debitoren Service AG Bestimmungen in den eigenen AGB zustimmen, falls aktiviert. 4.) Debitoren Service AG führt nun eine Überprüfung des Kunden durch (Bonitätscheck). 5.) a: Ist die Kreditwürdigkeit gewährleistet wird die Bestellübersicht angezeigt und der Kunde kann nach dem Akzeptieren der Shop AGB die Bestellung abschliessen. b: Wenn die Kreditwürdigkeit nicht ok ist oder die Debitoren Service AG Rahmenbedingungen nicht erfüllt sind, wird dem Kunden eine entsprechende Information angezeigt und er muss eine andere Bezahlungsart in der Kasse auswählen. 5.2 Shop-Administration 5.2.1 Bestellungsverarbeitung Wenn eine Bestellung eingegangen ist, welche via Debitoren Service AG bezahlt wird, kann der Händler davon ausgehen, diesen Betrag zu erhalten. Er kann sofort mit der Weiterverarbeitung der Bestellung beginnen. Wenn die Waren alle vorhanden sind, kann das Paket gerüstet und frankiert 1. In diesem Fall wird der Bestellungsstatus auf versendet angepasst. Man kann den neuen Status im Bestellungsstatus Dropdown wählen, oder auf den Versenden Button klicken. Immer beim Wechsel auf den Status versendet wird diese Aktion ausgeführt. Abbildung 13: Bestellungsstatus im Kundenmanagement auf "versendet" anpassen. Der Shop sendet dem Kunden nun ein E-Mail mit dem Hinweis, dass seine Bestellung versendet wird. Gleichzeitig erhält die Debitoren Service AG eine Forderungseinlieferung für diese Bestellung (Invoice). Ob die Forderung erfolgreich verarbeitet werden kann, weiss man aber erst am nächsten Tag. 1 Info für Händler: PhPepperShop bietet eine komplette Webstamp Integration der Schweizer Post an. Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 15 von 20
Info: Siehe auch PhPepperShop Anleitung Vorgehen nach Erhalt einer Bestellung. Info: Wenn ein Kunde die Bestellung storniert. Löschen Sie bitte die Bestellung ebenfalls in der ShopAdministration. Dies informiert Debitoren Service AG über den Storno. Die Betragsreservierung des Kunden wird wieder freigegeben und die Lagerbestände der Artikel werden im Shop zurück gebucht (falls so konfiguriert). 5.2.2 Bestellung löschen / Vollstorno Wenn eine Bestellung gelöscht werden soll, klickt man in der Bestellungsliste auf den 'Löschen' Button ganz rechts. Der Shop prüft dann, ob es eine Bestellung mit Kontakt zu Debitoren Service AG war und in formiert Debitoren Service AG darüber, dass diese Forderung mit einer Gutschrift über den Gesamtbetrag ergänzt wird (SENDCREDITADVICE / Vollstorno). Der Shop selbst bucht die Lagerbestände wieder zurück und entfernt die Bestellung komplett. Im Log wird ein spezieller Eintrag über diesen Löschvorgang erstellt. 5.2.3 Auswertung der Debitoren Service AG Kommunikation via Logs Abbildung 14: Log Viewer Modul Der Webshop logged alle nicht erfolgreich abgeschlossenen Bonitätschecks, sowie zusätzlich alle Kaufabschlussmeldungen, Invoice und Storno Aufrufe. Somit sollten zu jeder Problemstellung die relevanten Daten vorhanden sein um den Ursprung (meist für eine Ablehnung im Bestellprozess) zu finden. Die Logs findet man wie folgt: 'Shop-Administration' > 'Module' > 'Log Viewer' (siehe Bild). 5.2.4 ERP-Anbindung / Business Caller: Anlieferung der 'Versendet' Meldungen Wenn Sie die Enterprise Version des PhPepperShops verwenden und ein ERP-Sytem angebunden haben, so können Sie sich die aufwändige Schnittstellenprogrammierung einsparen, da eine direkte Kommunikation zwischen ERP-System und der Debitoren Service AG für die Forderungseinlieferung nicht nötig ist. Wenn die Modulkonfiguration 'Rechnungseinlieferung' auf 'Bei Bestellung versendet Bestellstatus Änderung' konfiguriert ist, sendet der PhPepperShop für jede Bestellung deren Lieferstatus von einem anderen Status auf 'Bestellung versendet' (Statuscode = 0020) ändert automatisch eine Invoice Meldung an die Debitoren Service AG (Forderungseinlieferung). Lediglich wenn Bestellungen im ERP storniert werden, müsste man die Bestellung in der Shop-Adminis tration noch stornieren, da ein Bestellungsstorno nicht über die Business Caller Einstellung angeliefert werden kann. 6. Offene Fragen? Schauen Sie zuerst im Kapitel Troubleshooting und oft gestellte Fragen weiter unten nach. Bitte stel len Sie sich dann zuerst die Frage, welcher Partner (PhPepperShop oder Debitoren Service AG Factoring Plus) Ihre Frage am besten beantworten könnte und wenden Sie sich an ihn. Für PhPepperShop bezoge ne Fragen steht Ihnen das Kundenforum mit schnellen und kompetenten Antworten 24h am Tag zur Seite: http://www.phpeppershop.com, Debitoren Service AG Kontaktdaten finden Sie auf http://www.debitorenserviceag.ch. Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 16 von 20
7. Anhang 7.1 Betriebseinschränkungen Debitoren Service AG unterstützt nur ganz spezifische Länder + Währung Kombinationen. Derzeit ist dies Schweiz + Liechtenstein mit Schweizer Franken (CHF). Dieses PhPepperShop Modul zur Anbindung von Debitoren Service AG unterstützt im Moment noch keine Ratenzahlungen! Der PhPepperShop versteht sich vor allem als Point of Sale. Umfangreiche Backoffice Operationen werden bewusst weggelassen und an angebundene ERP-Systeme (Warenwirtschaftssoftware) delegiert. Für den PhPepperShop existieren Anbindungen an viele Systeme u.a. SAP, Microsoft Dynamics NAV, Sage 200, Sage 50, SelectLine, SQL-Ledger, lx-office.org,. Aus diesem Grund gibt es in der PhPepperShop Administration nur die Möglichkeit der Vollstornierung einer Bestellung und keine Teilstornierung. ERP-Anbindungen: Wenn der Shop mit angebundenen ERP-Systemen arbeitet, welches die im Webshop eingegangenen Bestellungen übernimmt und weiter verarbeitet, muss das ERP-System Backoffice Kommunikationscalls mit Debitoren Service AG selbst tätigen. Es geht spezifisch um folgende beiden Requests: Invoice : Unmittelbar vor dem Versand der Waren. Die Übermittelten Daten (wie z.b. das Zahlungsziel der Rechnung müssen übernommen werden). CreditAdvice : Nach einem Storno der Bestellung Dieses PhPepperShop Modul unterstützt keine eigene ESR Verwaltung und Forderungsanlieferung mit vorgegebener ESR-Nummer. Der Shopbetreiber muss sicherstellen, dass die vom Debitoren Service AG-Modul angelegten Log-Dateien nicht von unbefugten Personen eingesehen werden können. Im Wesentlichen hat er sicherzustellen, dass der Schutz der Shop-Administration gewährleistet ist und dass alte Logs entfernt werden. Die Log-Dateien enthalten sensitive Daten, welche unter den Datenschutz fallen! 7.2 Debitoren Service AG Zahlungsgarantie Hinweis Bitte beachten Sie, dass die Kundendaten (Name, Adresse, u.s.w.) nach dem Bestelleingang nicht mehr verändert werden dürfen. Der PhPepperShop erlaubt zwar dem Kunden auch nachträglich seine Kundendaten zu editieren, für die Bestellung werden aber immer die Werte übernommen, welche zum Zeitpunkt des Bestelleingangs verwendet worden sind. Achtung: Beachten Sie deshalb, dass die Ware an den zum Bestellzeitpunkt vereinbarten Kunden mit den dort angegebenen Daten verrechnet werden muss. Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 17 von 20
7.3 Troubleshooting und oft gestellte Fragen (FAQ) Frage: Wie erkenne ich, ob Debitoren Service AG in einem spezifischen Bestellprozess aktiv ist? Antwort: Nach der Kasse folgt optional das Formular mit den Debitoren Service AG Bestim mungen. Danach oder wenn dieses Formular nicht angezeigt wird, erfolgt die Bonitätsprüfung, diese dauert ein paar Sekunden. Wenn es sofort und ohne jegliche Verzögerung weiter geht wird Debitoren Service AG nicht verwendet. Besonders fatal ist es, wenn man z.b. Rechnung als Bezahlungsart im Shop frei schaltet, aber im Debitoren Service AG Verwaltungsmodul Rechnung (B2C/B2B) deaktiviert. Oder die Bezahlungsart bei Lieferländer und Versandarten nicht via Bonitätsprüfung mit Debitoren Service AG verknüpft. Frage: Die Debitoren Service AG Zahlungsart (Rechnung) erscheint gar nicht in der Kasse? Antwort: Dieses Verhalten kann sehr viele Gründe haben: Die Bezahlungsart wurde in Lieferländer und Versandarten für das aktuelle Lieferland gar nicht erst aktiviert. Die Kombination aus Bezahlungsart und Währung wird von Debitoren Service AG nicht unterstützt (siehe mögliche Kombinationen im Anhang Kapitel Betriebseinschränkungen - Stand 02.2013). Ev. wird versucht als Firma zu bestellen, aber die Modulkonfiguration erlaubt nur B2C Bestellungen (und umgekehrt für B2B). Frage: Manchmal, wenn ein Fehler in der Datenvervollständigungsmaske nach der Kasse auftritt und ich zurück in die Kasse gehe, ist die vorher gewählte Bezahlungsart nicht mehr aktiviert. Antwort: Der Shop löscht die gewählte Bezahlungsart nach der Kasse wieder und behält sich den zu speichernden Wert im Formular vor, damit man den Sicherheitsmechanismus in einem zweiten Browserfenster nicht umgehen kann, was dazu führt, dass die Bezahlungsart in der Kasse neu initialisiert werden muss. 7.4 Bonitätsprüfung für Kunden ausschalten / Rückgabewerte Konfiguration 7.4.1 Beschreibung Rechnungslieferung Freischaltung im PhPepperShop Im PhPepperShop gibt es verschiedene Möglichkeiten um eine Rechnungslieferung ohne Bonitätsprüfung zu aktivieren. Damit kann der Shopbetreiber steuern, ob gewisse Kunden immer auf Rechnung bestellen dürfen, ohne dass eine Bonitätsprüfung oder Forderungseinlieferung an die Debitoren Service AG erfolgt. Bei Debitoren Service AG besteht die Möglichkeit einen weiteren Rechnungstyp erstellen zu lassen. Die sen kann man dann bei den jeweiligen Kunden angeben. Bei Bestellungen von diesen Kunden macht Debitoren Service AG nur reines Debitoren Management (z.b. Rechnung versenden und das Mahnwesen). Wenn es im Shop also Kunden gibt, für welche die Rechnungslieferung aktiviert worden ist, wird Debito ren Service AG gar nicht erst für die Bonitätsprüfung oder Forderungseinlieferung verwendet. Es ist dann weder eine Zahlungsgarantie vorhanden, noch ist reines Debitoren Management durch Debitoren Service AG möglich. Gegebenenfalls müssen diese Einstellungen also noch angepasst werden. Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 18 von 20
Info Wenn man die Factoring Plus Rückgabewerte für den Wartungsstatus und / oder für die Pending Rückgabewerte als positive Bonitätsresultate wertet, wird Debitoren Service AG diese Bestellungen auch nicht mit Zahlungsgarantie verarbeiten können. Nun zurück zu den Konfigurationseinstellungen, wenn man doch einigen Kunden die Rechnungslieferung erlauben möchte: 7.4.2 Konfiguration Rechnungslieferung im PhPepperShop Ausgewählten Kunden möchte man das Einkaufen gegebenenfalls ohne Bonitätsprüfung gestatten, z.b. Tochtergesellschaften oder anderen Partnern/Kunden. Bitte dies aber sehr gut überlegen, da die Bonität eines Partners/Kunden sehr schnell ändern kann. Es gibt drei Möglichkeiten, wie man im PhPepperShop Bezahlung per Rechnung aktivieren kann, ohne diese Bezahlungsart für die Allgemeinheit zur Verfügung zu stellen. Allen im folgenden vorgestellten Methoden ist gemeinsam, dass die Bezahlungsart Rechnung in den Allgemeinen Shopeinstellungen deaktiviert wurde. 1. Am einfachsten konfiguriert man die Lieferung auf Rechnung pro Kundenaccount direkt in der 'Kunde bearbeiten'-maske im Kundenmanagement. 2. Wenn man in der Datei shop/config.inc.php die Konstante RECHNUNGSLIEFERUNG_KUNDE auf true gesetzt hat und der Kundennummer ein R- voranstellt, so schaltet der Shop für diese Kunden die (sonst gesperrte) Zahlungsart Rechnung frei. Wenn die Zahlungsart generell freigeschaltet ist, hat das R- natürlich keinen Einfluss. 3. Eine weitere Methode, spezifischen Kunden Rechnungslieferung zu erlauben, besteht darin, via Import-/Exporttool in der Spalte namens Rechnungslieferung ein gross geschriebenes Y mitzugeben. 4. Die vierte Möglichkeit Rechnungslieferung zu erlauben, besteht darin die Konstante RECHNUNG_AKTIV_AB_ZWEITER_BESTELLUNG auf true zu setzen (in der Datei shop/config.inc. php). Dann wird jedem Kunden ab der zweiten Bestellung im Shop die Bezahlung per Rechnung angeboten. ACHTUNG: Sobald die Bonität von Kunden geprüft wird und eine der ersten drei hier angegebenen Me thoden zur Steuerung der Rechnungslieferungen bei einem bestellenden Kunden zutreffen, wird auf je den Fall KEINE BONITÄTSPRÜFUNG und keine Debitoren Service AG Benachrichtigung durchgeführt! In der Regel vertraut man einem Kunden ja auch, wenn man ihm die Bestellung auf Rechnung erlaubt, was hilft Kosten zu sparen. Zusatzinfo: Bis und mit Shopversion 3.0.0 hat auch die vierte Art Rechnungsliefe rungen zu gestatten zu einer Verhinderung weiterer Bonitätsabfragen geführt. 8. Betrieb mit reinem Forderungsmanagement Falls man die Bonitätsprüfung nicht verwendet, sondern nur das Factoring, so ist dies mit diesem Modul ebenfalls möglich. Man muss dazu aber eine PHP-Konstante konfigurieren: Datei: Konstante: {shop_verzeichnis}/shop/bonitaet_debitorenserviceag.ch define('debsag_forderungsmanagement_only', true); Achtung: Danach werden keine Bonitätsabfragen mehr gemacht, jede Anfrage wird angenommen. Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 19 von 20
9. Aufschaltungsvorgang bei Debitoren Service AG Wenn Sie Debitoren Service AG in Ihrem Shop integrieren möchten, können Sie wie folgt vorgehen: 1. Kaufen Sie das Debitoren Service AG Modul im PhPepperShop Verkaufssystem oder bestellen Sie es als Glarotech Hostingkunde. 2. Melden Sie sich auf der Debitoren Service AG Webseite an: www.debitorenserviceag.ch 3. Nach dem Anmeldevorgang und der Vertragsunterzeichnung mit Debitoren Service AG erhalten Sie ein E-Mail mit Informationen zum Aufschaltprozess und Ihren Zugangsdaten für den Testbetrieb. Geben Sie nun die Test Zugangsdaten im installierten Modul ein. (Verwenden Sie die p12 Dateiversion Ihres Zertifikats und geben Sie zuvor oben in der Maske die Passphrase Ihres Zertifikats ein.) Tätigen Sie nun eine Testbestellung mit Debitoren Service AG im Shop und deaktivieren Sie danach das Modul wieder. Besprechen Sie die Resultate mit dem Debitoren Service AG Integration Team. Dies wird vermutlich erst am kommenden Arbeitstag möglich sein. Senden Sie zugleich noch eine Beispielrechnung mit den Debitoren Service AG Angaben an die Debitoren Service AG zur Prüfung. Je nach Vertragsart und Anforderungen an die Datenprüfung, müssen Sie die Erfassung des Geburtsdatums für B2C Kunden aktivieren. Dies wird Ihnen Ihr Debitoren Service AG Ansprechpartner sagen. 4. Sie erhalten nun die Produktivdaten und können das Modul mit diesen aktivieren (neue VertragspartnerID, KreditorID und (default) RechnungstypID). Führen Sie jetzt unbedingt noch einen Live-Test aus. 10. Debitoren Service AG Backoffice Links Direktlinks für den Einstieg ins Factoring Information System (FIS) der Debitoren Service AG: Backoffice Testplattform: Backoffice Produktivplattform: https://app-test.swisspost.ch/fis/ https://app.swisspost.ch/fis/ 11. Kontakt Debitoren Service AG Engehaldenstrasse 26 3030 Bern Telefon: 0848 22 44 44 E-Mail: debitoren.service.ag@postfinance.ch Toggenburgerstrasse 156 9500 Wil Telefon: 071 923 08 58 E-Mail: Toggenburgerstrasse 156 CH-9500 Wil Seite 20 von 20