Sächsische Landesbibliothek Kontext des universitären Controllings und im politischen Kontext der Universität, 1
Sächsische Landesbibliothek Drei Fragen: Wofür Zahlen? Welche Zahlen? Umgang mit Zahlen? 2
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Welche Zahlen? SLUB eine Spinne im Netz 6
Politik 1992 Verfassung des Freistaates Sachsen: Kultur und Bildung als Staatsziele 1996 Gesetz über die SLUB 2007 Große Koalition uneins über Hochschulgesetz (Personalautonomie, Studiengebühren) Universität TU ist Voll-Universität mit 35.000 Studierenden Seit 2006 Herausbildung von Profillinien und Exzellenzclustern Sächsische Landesbibliothek Bibliothek Stärkung durch Konzentration Reduktion der Stellen von 403 auf 280 in 8 Abt. Reduktion der Standorte auf 6 7
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Sächsische Landesbibliothek Kennzahlen-Erhebung täglich wöchentlich monatlich quartalsweise halbjährlich jährlich 3 6 51 48 3 7 zusätzlich Nutzerumfragen 9
Sächsische Landesbibliothek 10
Umgang mit Zahlen Sächsische Landesbibliothek Ziel: ergebnisorientierte Selbststeuerung analog zur gleichnamigen Studie der TU und des CHE 3-Säulen-Programm: Aufgabenorientierung Leistungsorientierung Innovationsorientierung 11
Sächsische Landesbibliothek Übergeordnete Ziele (3 x W) Wirtschaftlichkeit Wirkungsgrad Wettbewerbsfähigkeit 12
Sächsische Landesbibliothek Aktuelle Rahmenbedingungen Eigenbewirtschaftung von Einnahmen Leistungsentgelt noch ungeregelt Einstellungsstopp, sehr schmaler Korridor für Neueinstellungen 13
Sächsische Landesbibliothek Ziele Globalhaushalt Gebührenfreiheit Outputorientierte Betriebssteuerung 14
Sächsische Landesbibliothek Was Zahlen (noch) nicht sagen Wertschöpfung / Wirtschaftlichkeit von Kultur- und Bildungsarbeit Intrinsische Werte kultureller und wissenschaftlicher Überlieferung 15
Sächsische Landesbibliothek 16
Sächsische Landesbibliothek Reporting als Dreh- und Angelpunkt des Controlling = Gestaltung Ausgangssituation Ansatz Reporting Commitment und Kontrakte Strukturen Ergebnisse 17
Ausgangssituation Sächsische Landesbibliothek 150.000 Zugang: Bücher, Zeitschriften (Bde.) 100.000 2004 64.547 50.000 0 2004 2005 2006 2005 85.850 2006 145.936 18
Ausgangssituation Sächsische Landesbibliothek 150.000 Zugang: Bücher, Zeitschriften (Bde.) 100.000 2004 64.547 50.000 0 2004 2005 2006 2005 85.850 2006 145.936 450 400 350 Personalabbau (Stellenplan) 300 250 200 2003 2006: - 11 % 150 100 50 0 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 SLUB 403 373 346 345 332 323 305 290 Altersdurchschnitt 48,5 Jahre 19
Ausgangssituation Sächsische Landesbibliothek Quantitäten Personal Durchlaufzeit Strukturen Durchschnitt 2006: 78 Kalendertage Ineffizienzen: Org., Prozesse Technologien Qualitäten Ineffizienzen Freihand vs. Mag. Ausbau LBS 20
Ansatz Stichproben/Projekte 21
Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen Zeiten Geld TU Kuratorium SLUB Organisation Prozesse 22
Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen Zeiten TU Kuratorium Organisation Prozesse ELZ Kostenstellen Geld SLUB 23
Ansatz: ELZ = Elektronischer Laufzettel Sächsische Landesbibliothek 24
Ansatz: ELZ = Elektronischer Laufzettel Sächsische Landesbibliothek Datenbank Open source: Postgresql Perl (open source) Apache (open source) teamweise für jede Monografie: Eingangs- und Ausgangszeit, Berechnung der Bearbeitungsdauer per Report: teamweise wöchentlich (montags) Mengen (Eingang vs. Ausgang, Differenz) Durchlaufzeit in Kalendertagen 25
Ansatz: ELZ = Elektronischer Laufzettel Sächsische Landesbibliothek Beispiel: Team Ingenieurwiss./ Wiwi bearb. Medien Team Zugang Zugang Abgang Dauer Neuzug. Änderg. Januar 788 7 3.404 36 Februar 2.032 4 1.561 7 März 1.894 68 2.147 13 April 1.570 2 1.250 21 Mai 2.880 152 2.719 20 Juni* 1.401 527 2.047 15 Summe 10.565 760 13.128 * Stand: 25. Juni 2007 Durchschnitt: 15,33 26
Ansatz: Kostenstellenrechnung Sächsische Landesbibliothek HIS Kontenstandsliste 2x wöchentlich aktualisiert, permanent im Intranet HIS Mittelabfluss nach Teams 2x täglich aktualisiert, permanent im Intranet LIBERO, Excel Mittelabfluss + Bestellquote alternierend 14tägig a) aggregiert: Monogr. / LBS b) nach Kostenstellen 27
Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen Zeiten TU Kuratorium Organisation Prozesse ELZ Kostenstellen Geld SLUB 28
Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen Zeiten TU Kuratorium Organisation Prozesse ELZ Kostenstellen Geld Etatverteilung6 Wochen GG SLUB 29
Ansatz: Commitment und Kontrakte Sächsische Landesbibliothek nach außen: TU, Kuratorium der SLUB Etatverteilung, print + 225 Tsd. univ. Mono: LBS: ZS: 1,476 Tsd. 246 Tsd. 2,394 Tsd. LB Mono: 356 Tsd. Samml.: 197 Tsd. Monografienetat: 2,303 Tsd. Bearbeitungszeit 6 Wochen G-Gang 30
Ansatz: Commitment und Kontrakte Sächsische Landesbibliothek nach innen: SLUB Bearbeitungszeit 6 Wochen G-Gang Durchsatz, Umsatz monatl. 9.300 Bde. wöchentl. 50.000 Kontinuität Eingang = Ausgang! Orientierung an HIS bis zu 30 Min. pro Bd. 31
Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen Zeiten TU Kuratorium Organisation Prozesse ELZ Kostenstellen Geld Etatverteilung6 Wochen GG SLUB 32
Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen Zeiten TU Kuratorium Organisation Prozesse ELZ Kostenstellen Geld Etatverteilung6 Wochen GG SLUB Integrierter G-Gang, Teamstruktur 33
Ansatz: Strukturen Sächsische Landesbibliothek Organisation integrierter Geschäftsgang 7 Fachteams: Ing.-wiss./Wiwi, Math./Naturwiss, Sprachen, Soz.-Kulturwiss., SSG (DFG), Recht, Medizin Prozesse, Technologien neue Verfahren: Signaturschilddruck bestehende Verfahren: Optimierung auf der Mikroebene 34
Ergebnisse 35
Ergebnisse 80 60 40 20 0 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 36
Ergebnisse 80 60 40 20 0 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 Commitment neu: in 2007 unter 25 Tage, in 2008 max. 22 Tage 2006 2007 Juli 7.533 Aug. 9.913 Sept. 8.437 Okt. 9.032 Nov. 10.989 Dez. 8.249 Jan. 13.356 Febr. 10.285 März 9.324 Apr. 8.291 Mai 10.169 Juni 8.28 2 59.707 37
Sächsische Landesbibliothek Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: buerger@slub-dresden.de golsch@slub-dresden.de 38