Wissenschaftliche Arbeiten Schreiben

FACHHOCHSCHULE KÖLN * FAKULTÄT FÜR ANGEWANDTE SOZIALWISSENSCHAFTEN * SOZIALE ARBEIT PLUS Wissenschaftliche Arbeiten Schreiben mit Word 2010 Seminarskript Melanie Werner

Inhalt Einleitung... 1 1 Seiteneinstellungen... 2 2 Einen Text formatieren... 2 2.1 Überschriften formatieren... 3 2.2 Formatvorlagen ändern... 4 2.3 Gliederungspunkte zuweisen... 7 3 Verweise... 10 3.1 Querverweise und Hyperlinks... 10 3.2 Abbildungen beschriften... 14 3.3 Einträge für den Index... 15 3.4 Verweise auf Literatur... 16 4 Teile einer Hausarbeit... 19 4.1 Ein Deckblatt einfügen... 19 4.2 Verzeichnisse einfügen... 19 4.2.1 Inhaltsverzeichnis einfügen... 19 4.2.2 Ein Abbildungsverzeichnis einfügen... 20 4.2.3 Ein Literaturverzeichnis einfügen... 20 4.2.4 Einen Index erstellen... 21 5 Eine Dokumentenvorlage erstellen... 21 6 Ein Dokument überarbeiten und korrigieren... 23 6.1 Arbeiten mit Kommentaren... 23 6.2 Ein Dokument auf Rechtschreibung und Grammatik überprüfen... 25 6.3 Doppelte Leerzeichen löschen... 25 7 Ein Dokument abspeichern... 26 8 Weitere nützliche Funktionen... 26 8.1 Überschriften in der Kopfzeile erscheinen lassen... 26 8.2 Verrutschte Kopfzeilen und Seitenzahlen korrigieren... 28 8.3 Seitenzahlen später beginnen lassen... 28 Index... 30

Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Formatvorlagen... 2 Abbildung 2: Ebenen von Überschriften... 3 Abbildung 3: Shortcuts für Überschriften... 3 Abbildung 4: Alle Formatvorlagen anzeigen... 4 Abbildung 5: Formatvorlagen... 5 Abbildung 6: Formatvorlagen ändern... 6 Abbildung 7: Zeilenabstand und Absatz ändern... 7 Abbildung 8: Gliederungspunkte zuweisen... 8 Abbildung 9: Gliederungsansicht... 9 Abbildung 10: Überschrift auf neuer Seite beginnen lassen... 10 Abbildung 11: Querverweise... 11 Abbildung 12: Textmarke einfügen... 12 Abbildung 13: Querverweis auf Textmarke... 13 Abbildung 14: Hyperlink einfügen... 14 Abbildung 15: Beschriftung einfügen... 15 Abbildung 16: Eintrag festlegen... 16 Abbildung 17: Literatur verwalten... 17 Abbildung 18: Beleg einfügen... 18 Abbildung 19: Beleg bearbeiten... 18 Abbildung 20: Inhaltsverzeichnis aktualisieren... 20 Abbildung 21: Literaturverzeichnis einfügen... 21 Abbildung 22: eine Dokumentenvorlage abspeichern... 22 Abbildung 23: Meine Vorlagen... 23 Abbildung 25: Kommentare einfügen... 24 Abbildung 26: Texte überarbeiten... 24 Abbildung 27: Rechtschreibung und Grammatik überprüfen... 25 Abbildung 28: Suchen und ersetzen... 26 Abbildung 29: Feldfunktion in die Kopfzeile übernehmen... 27 Abbildung 30: Feldfunktionen... 27 Abbildung 31: Abschnittsumbruch einfügen... 28 Abbildung 32: Seitenzahlen formatieren... 29

Einleitung Einleitung Zu einer guten wissenschaftlichen Arbeit gehören zwei Dinge: Der Inhalt und die Form. Selbstverständlich ist der Inhalt wichtiger als die Form dennoch sollten Sie wichtige Punkte nicht verschenken, weil die Form nicht stimmt. Im Gegensatz zum Inhalt ist die saubere Form einer wissenschaftlichen Arbeit vor allem eine Fleißarbeit. Textverarbeitungsprogramme wie Word aber auch Open Office können Ihnen dabei viel Arbeit abnehmen. In diesem Skript beziehen wir uns auf das Verfassen wissenschaftlicher Arbeiten mit Word 2010. In anderen Versionen von Word oder in anderen Programmen können die Funktionen abweichen. In Kapitel 1 und 2 erklären wir grundlegende Funktionen, die Sie für jede Form einer schriftlichen wissenschaftlichen Arbeit brauchen. Kapitel 3 beschäftigt sich dann mit Verweisen, auf deren Grundlage Sie Verzeichnisse (Kapitel 4) erstellen können. In Kapitel 5 erklären wir, wie Sie eine Dokumentenvorlage erstellen können, ein Beispiel dafür haben wir bereits auf der Lernplattform Ilias hochgeladen. Gerne können Sie diese nutzen und weiter verbreiten. Im Übrigen sind alle unsere Lehrmaterialien auf Ilias und teilweise auch auf unserer Homepage hochgeladen. Sie sind herzlich eingeladen, diese Materialien zu nutzen, unabhängig davon, ob Sie am Seminar teilgenommen haben oder nicht. Treten Sie einfach dem entsprechenden Kurs bei. In Kapitel 6 erläutern wir, wie Sie Word für Korrekturen und Überarbeitungen nutzen können. Das Skript schließt mit einer Auswahl weiterer nützlicher Funktionen. Sie können dieses Skript zum Selbststudium nutzen. Ergänzend dazu haben wir auf Ilias ein Übungsdokument eingestellt, auf das in diesem Skript verwiesen wird. In einem Forum stehen wir Ihnen bei Schwierigkeiten gerne beratend zur Seite. Alle Studierenden, die lieber in der Gruppe lernen, laden wir zu unserem Seminar Wissenschaftliche Arbeiten Schreiben mit Word 2010 ein. Dieses Seminar finden Sie häufig in unserem regelmäßigen Angebot, dem Sahnehäubchen, der Summer- und Winterschool. Wenn Sie fünf Gleichgesinnte finden, können Sie das Seminar aber auch kostenlos buchen mehr Infos dazu erfahren Sie auf unserer Homepage. Egal, ob Sie das Schreiben wissenschaftlicher Arbeiten alleine mit unseren Materialien oder im Rahmen eines Seminars erlernen, freuen wir uns immer über ehrliche und konstruktive Rückmeldungen an soziale.arbeit.plus@f01.fh-koeln.de Viel Erfolg in Ihrem Studium wünschen Melanie Werner, Lydia Scheithauer, Stefanie Vogt 1

Seiteneinstellungen 1 Seiteneinstellungen Bevor Sie losschreiben, nehmen Sie zunächst die groben Einstellungen vor. Stellen Sie den Seitenrand ein. Die Seitenränder sind in Word fast passend, allerdings benötigen Sie einen breiteren Korrekturrand von 3,0 bis 4,5 cm, den Sie einstellen können, indem Sie unter der Registerkarte Seitenlayout das Icon Seitenränder anklicken. Hier können Sie dann den rechten Seitenrand unter Benutzerdefinierte Einstellungen selbst einstellen. Sie benötigen weiterhin eine Fußzeile, in der die Seitenzahlen aufgeführt werden. Klicken Sie sich dazu im Menüteil Einfügen auf Seitenzahl und wählen Sie unter Seitenende ein für Sie passendes Format aus. Die Seitenzahlen aktualisieren sich nun automatisch, wenn sich die Länge des Dokuments ändert. Eine Korrektur per Hand ist nicht mehr notwendig. 1. Übung: Öffnen Sie das Übungsdokument. Stellen Sie die Seitenränder ein und geben Sie Seitenzahlen an. 2 Einen Text formatieren Eine wissenschaftliche Arbeit muss ein bestimmtes Format haben. Dieses Format können Sie vorher einstellen und als Dokumentenvorlage abspeichern. Es steht Ihnen dann für alle weiteren schriftlichen Arbeiten zur Verfügung (vgl. Kapitel 5). Sie können aber auch eine vorhandene Formatvorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wie Schriften aussehen, wie die Überschriften nummeriert sein sollen, wie groß der Seitenrand sein muss, das können Sie in Word festlegen. Die Formatvorlagen finden Sie in der Registerkarte Start. Hier sind bereits bestimmten Elementen bestimmte Formatierungen zugewiesen. Abbildung 1: Formatvorlagen Sie können nun einfach einen Textteil markieren. Wenn Sie dann auf die entsprechende Formatvorlage klicken, ändert sich das Format des Textes entsprechend. Das ist sehr praktisch: Sie müssen nicht mehr bei jeder Überschrift einzeln Schriftgröße und Hervorhebung angeben. 2

Einen Text formatieren 2.1 Überschriften formatieren Es gibt verschiedene Ebene von Überschriften: Ebene 1 ist die oberste Ebene und erhält nachher Beispielsweise den Gliederungspunkt 1. Ebene 2 ist die zweite Ebene und erhält den Punkt 1.1, die dritte Ebene den Punkt 1.1.1 In einer schriftlichen Arbeit sollten Sie nach Möglichkeit nicht über den dritten Gliederungspunkt hinaus gehen, sonst zerfleddert ihr Text. Ebene Gliederungspunkt Beispiel Ebene 1 1. Diversität im Studiengang Soziale Arbeit Ebene 2 1.1 Sozialstatistische Merkmale der Studierenden Ebene 3 1.1.1 Alter Abbildung 2: Ebenen von Überschriften Sie können Überschriften direkt den Ebenen zuordnen. Markieren Sie dazu die Überschrift. Nun können Sie Überschrift entweder mit folgender Tatstenkombination formatieren: Ebene 1 Alt + 1 Ebene 2 Alt + 2 Ebene 3 Alt + 3 Abbildung 3: Shortcuts für Überschriften Oder Sie wählen die entsprechende Formatvorlage in der Menüleiste aus. 2. Übung: Öffnen Sie das Beispieldokument 1. Formatieren Sie alle Überschriften. Word kennt noch viel mehr Formatvorlagen außer die angezeigten. Diese können Sie sich unter Formatvorlagen verwalten anzeigen lassen, indem Sie das Häkchen in nur empfohlene Formatvorlagen anzeigen wegnehmen. 3

Einen Text formatieren Abbildung 4: Alle Formatvorlagen anzeigen 2.2 Formatvorlagen ändern Die Formatvorlagen in Word sind eine gute Ausgangsbasis einen wissenschaftlichen Text zu gestalten. Manche Formatvorlagen müssen Sie jedoch verändern, beispielsweise werden wissenschaftliche Arbeiten mit einem Zeilenabstand von 1,5 formatiert, die Standartschrift in Word sieht aber einen einfachen Zeilenabstand vor. Klicken Sie dazu auf Start und dann im Feld Formatvorlage mit der rechten Maustaste auf das Feld Standard. Klicken Sie nun auf Ändern 4

Einen Text formatieren Abbildung 5: Formatvorlagen 5

Einen Text formatieren Abbildung 6: Formatvorlagen ändern Nun können Sie festlegen, wie die Standardschrift in Ihrem Dokument aussehen soll. Wählen Sie als Schriftart Times New Romas, Times Roman, Myriad regular oder Arial. Auch möglich sind Garamond oder Helvetica. Wählen Sie Blocksatz. Wählen Sie Schriftgröße 11 bei Arial oder Helvetica, bei allen anderen Schriften 12. Der Zeilenabstand beträgt immer 1,5. Den Absatz stellen Sie auf 6 oder 8 pt ein. Format und Absatz können Sie unter Format einstellen. 6

Einen Text formatieren Abbildung 7: Zeilenabstand und Absatz ändern 3. Übung: Ändern Sie im Beispieldokument die Standartüberschrift in Arial um, bestimmen Sie die Schriftgröße, den Zeilenabstand und den Absatz. Sie können nun weitere Formatvorlagen ändern, beispielsweise das Layout der Überschriften. Sinnvoll ist es auf jeden Fall, das Layout für Zitate einzugeben, die länger als drei Zeilen sind. Diese werden einzeilig gesetzt, die Schrift kleiner und der Absatz hängend. 4. Übung: Ändern Sie im Übungsdokument die Formatvorlage für Zitat auf Schriftgröße 10, einfacher Zeilenabstand, kursiv, hängender Einzug. 2.3 Gliederungspunkte zuweisen Wenn Sie Ihre Arbeit in Word 2010 schreiben, brauchen Sie keine Arbeitsgliederung erstellen, sondern können direkt mit dem Inhaltsverzeichnis beginnen. Word erstellt aus Überschriften automatische ein Inhaltsverzeichnis. Sie können dieses Inhaltsverzeichnis mit zwei Klicks aktualisieren, wenn sie Überschriften oder Überschriftenebenen verändert haben (vgl. Kapitel 4.2.1) 7

Einen Text formatieren Um diese Funktionen zu nutzen, müssen Sie Überschriften als solche formatieren. Markieren Sie dazu eine Überschrift Ihrer Wahl. Weisen Sie nun Gliederungspunkte zu, indem Sie auf der Registerkarte Start auf den Button Liste mit mehreren Ebenen anklicken. Klicken Sie eine Gliederung an, die hinter den Anführungszeichen Überschrift anführt. Abbildung 8: Gliederungspunkte zuweisen Alle anderen Überschriften erhalten nun automatisch eine Gliederungsnummer. Wenn Sie Überschriften löschen oder einfügen, werden die Gliederungsnummern automatisch aktualisiert. 5. Übung: Weisen Sie den Überschriften im Übungsdokument Gliederungsnummern zu In einem sehr langen Dokument, verliert man leicht die Übersicht, auf welcher Gliederungsebene man sich gerade befindet. Wenn Sie unter der Registerkarte Ansicht hinter Naviagtionsbereich ein Häkchen setzen, wird die Gliederung links neben dem Dokument angezeigt. Mit der rechten Maustaste können Sie die Überschriften nach oben oder nach unten verschieben. 8

Einen Text formatieren Abbildung 9: Gliederungsansicht Sie können Überschriften aber auch durch ziehen mit der Maus an eine andere Stelle im Dokument setzen. Der Text, der zu der Überschrift gehört, wird dann automatisch mit verschoben. Wenn Sie eine Seite wechseln möchten, brauchen Sie nicht die Entertaste zu betätigen, sondern klicken unter Einfügen auf Seitenumbruch. Wenn Sie möchten, dass nach einer Überschrift erster oder zweiter Ebene immer eine neue Seite erscheint, können Sie auch diese Funktion der Formatvorlage zuweisen. Suchen Sie in den Formatvorlagen die entsprechende Überschrift aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste. Wählen Sie Ändern und dann Absatz. 9

Verweise Abbildung 10: Überschrift auf neuer Seite beginnen lassen Wenn Sie unter der Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch ein Häkchen hinter Seitenumbruch oberhalb setzen, beginnt die Überschrift dieser Ebene immer auf einer neuen Seite. 3 Verweise Für das Schreiben wissenschaftlicher Arbeiten ist die Registerkarte Verweise besonders interessant. Hier können Sie Literatur verwalten und Zitate einfügen, Querverweise oder auch einen Index anlegen. Aus den Verweisen können anschließend Verzeichnisse, beispielsweise Inhaltsverzeichnisse, Abbildungsverzeichnisse und Literaturverzeichnisse erstellt werden. 3.1 Querverweise und Hyperlinks Vielleicht möchten Sie in Ihrer Arbeit auf andere Stellen im Text verweisen, verwenden Sie dazu einen Querverweis. Setzen Sie die Maus an die Stelle, an die der Querverweis stehen soll. Klicken Sie 10

Verweise dann in der Registerkarte Verweise auf Querverweise und klicken Sie das entsprechende Kapitel an. Abbildung 11: Querverweise Möchten Sie nicht auf ein bestimmtes Kapitel sondern auf eine spezifische Textstelle hinweisen, müssen Sie zuvor eine Textmarke setzen. Gehen Sie mit dem Curser an die entsprechende Stelle und wählen Sie Einfügen Textmarkte. 11

Verweise Abbildung 12: Textmarke einfügen Geben Sie der Textmarke einen prägnanten Namen. Wenn Sie nun einen Querverweis einfügen, können Sie direkt auf die Textstelle verweisen, an der Sie die Textmarke gesetzt haben. 12

Verweise Abbildung 13: Querverweis auf Textmarke Wenn Sie Ihre Arbeit auch digital abgeben, macht es Sinn, statt eines Querverweises einen Hyperlink einzufügen. Dann springt der Curser automatisch an die Stelle, auf die verwiesen wird. Klicken Sie auf der Registerkarte Grafik auf Hyperlink. 13

Verweise Abbildung 14: Hyperlink einfügen Links können Sie wählen auf was Sie verweisen möchten: Wenn Sie Aktuelles Dokument anklicken erscheinen Textmarken und Dokumentenstruktur, aber auch Websites und E-Mail Adresse können Sie verlinken. 6. Setzen Sie im Übungsdokument einen Querverweis und einen Hyperlink. 3.2 Abbildungen beschriften Abbildungen und Tabellen fügen Sie über die Registerkarte Einfügen ein. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik klicken, erscheint das Feld Beschriftung einfügen. 14

Verweise Abbildung 15: Beschriftung einfügen Ergänzen Sie die Beschriftung um den Titel Ihrer Abbildung. Unter Bezeichnung können Sie auswählen, um welche Art von Abbildung es sich handelt. Wenn Sie eine Tabelle beschriften möchten, müssen Sie die komplette Tabelle markieren. Dann gelangen Sie wieder mit der rechten Maustaste in die Funktion Tabelle beschriften. Tipp: Wenn Sie nur wenige Abbildungen und Tabellen haben, ordnen Sie beide unter Abbildungen. 7. Übung: Beschriften Sie den Abbildungen im Übungsdokument. 3.3 Einträge für den Index Bei sehr langen Arbeiten kann ein Index für die LeserIn sehr praktisch sein. Ein Index führt Schlagwörter der Arbeit auf und zeigt, auf welcher Seite sie sich befinden. Bevor Sie einen Index erstellen, müssen Sie festlegen, welche Einträge der Index enthalten soll. Markieren Sie dazu das entsprechende Wort. Wählen Sie auf der Registerkarte Verweise die Funktion Eintrag festlegen und geben Sie dem Eintrag ggf. einen anderen Namen. 15

Verweise Abbildung 16: Eintrag festlegen Der Indexeintrag erscheint im Text in geschweiften Klammern. Geschweifte Klammern beinhalten immer einen Befehl an die Software, in diesem Fall die Umwandlung eines Eintrags in ein Verzeichnis und sind im Druck nicht sichtbar. 3.4 Verweise auf Literatur Sie werden in Ihren Ausführungen immer wieder auf Literatur verweisen. Word 2010 hilft dabei, Literatur zu verwalten und aus der verwendeten Literatur ein Literaturverzeichnis erstellen. In der Registerkarte Verweise, können unter Quellen verwalten die bibliographischen Angaben zu einer Quelle eingegeben werden. 16

Verweise Abbildung 17: Literatur verwalten Um Belege einzufügen müssen Sie die relevante Literatur in die aktuelle Liste kopieren. Wenn Sie nun eine Quelle anführen möchten, setzen Sie den Curser an die entsprechende Stelle und wählen unter der Registerkarte Verweise Zitat einfügen. 17

Verweise Abbildung 18: Beleg einfügen Der Beleg wird dann im Zitierstil APA nach dem Muster Nachname, Jahr aufgeführt. Klären Sie mit Ihrer DozentIn ab, ob sie mit diesem Zitierstil einverstanden ist. Sie können das Zitat bearbeiten, in dem Sie auf das Zitat klicken. 8. Übung: Geben Sie im Übungsdokument die entsprechende Literatur ein. Abbildung 19: Beleg bearbeiten 18

Teile einer Hausarbeit Sie können nun beispielsweise die Seite hinzufügen. Das Kürzel vgl. können Sie leider nur hinzufügen, wenn Sie das Zitat in statischen Text konvertieren. Dann können Sie auch das Komma nach dem AutorInnenamen entfernen, wie es beispielsweise im Zitierstil im TWA-Skript empfohlen wird. Wenn Sie die Literaturverweise nutzen möchte, um daraus ein Literaturverzeichnis zu erstellen, sollten Sie die Zitate erst am Ende der Arbeit in statischen Text umwandelt, damit Word die Belege als solche erkennt. Sie haben nun viel über Verweise gelernt. Im nächsten Kapitel erfahren Sie, wie Sie aus Verweisen Verzeichnisse erstellen und welche weiteren Teile einer Hausarbeit es gibt. 4 Teile einer Hausarbeit 4.1 Ein Deckblatt einfügen Eine wissenschaftliche Arbeit beginnt meist mit einem Deckblatt. Auch ein Deckblatt können Sie mit Word einfügen. Klicken Sie dazu im Menüteil Einfügen auf Deckblatt und wählen Sie ein passendes Deckblatt aus, gut geeignet ist beispielsweise das Deckblatt Traditionell. Ändern Sie es Ihren Bedürfnissen entsprechend ab. Das Besondere: Auch wenn Seitenzahlen eingefügt sind, wird das Deckblatt nicht mit nummeriert. 9. Übung: Fügen Sie in das Beispieldokument ein Deckblatt ein und ändern Sie es entsprechend ab. 4.2 Verzeichnisse einfügen 4.2.1 Inhaltsverzeichnis einfügen Wenn Sie alle Überschriften formatiert haben, können Sie ein Inhaltsverzeichnis erstellen lassen. Setzen Sie den Curser an die Stelle, an der das Verzeichnis erscheinen soll. Klicken Sie dann auf Verweise Inhaltsverzeichnis. Wählen Sie ein Inhaltsverzeichnis aus, in dem Überschriften vorkommen. Wenn Sie auf das Inhaltsverzeichnis klicken, sehen Sie die Registerkarte Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Ein Klick auf diese Funktion aktualisiert das Inhaltsverzeichnis, wenn Sie am Dokument weiter gearbeitet haben 19

Teile einer Hausarbeit Abbildung 20: Inhaltsverzeichnis aktualisieren 10. Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis in das Übungsdokument ein. 11. Ändern Sie eine Überschrift und aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis. 4.2.2 Ein Abbildungsverzeichnis einfügen Auf die gleiche Art fügen Sie ein Abbildungsverzeichnis ein: Setzen Sie den Curser an die gewünschte Stelle, klicken Sie auf der Registerkarte Verweise auf Abbildungverzeichnis einfügen. Unter Verweise Tabelle aktualisieren können Sie das Abbildungsverzeichnis aktualisieren, wenn Abbildungen hinzugekommen sind. 4.2.3 Ein Literaturverzeichnis einfügen Zu jeder wissenschaftlichen Arbeit gehört ein Literaturverzeichnis. Wenn Sie die Literaturbelege über die Literaturverwaltung in Word eingegeben haben, erstellt Word automatisch ein Literaturverzeichnis. Setzen Sie den Curser an die Stelle, an der das Literaturverzeichnis erscheinen soll. Klicken Sie dann auf Literaturverzeichnis einfügen 20

Eine Dokumentenvorlage erstellen Abbildung 21: Literaturverzeichnis einfügen Das Literaturverzeichnis können Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste aktualisieren. 4.2.4 Einen Index erstellen Einen Index werden Sie nur sehr selten benötigen, bei einer Masterthesis oder einer Dissertation, kann er jedoch sehr hilfreich sein. Setzen Sie den Curser auf die entsprechende Stelle. Klicken Sie anschließend auf Verweise Index einfügen. Wie alle Verzeichnisse, können Sie auch einen Index mit der rechten Maustaste aktualisieren. 5 Eine Dokumentenvorlage erstellen Im Laufe Ihres Studiums werden Sie mehrere Hausarbeiten schreiben. Es lohnt sich, eine Dokumentenvorlage zu erstellen, auf die Sie immer wieder zurückgreifen können. Die oben beschriebenen Einstellungen müssen Sie dann nicht mehr vornehmen. Öffnen Sie ein neues Dokument, und bereiten Sie das Dokument vor: Gestalten Sie das Deckblatt die Seitenränder und die Formatvorlage. Denken Sie daran: Alles was in der Dokumentenvorlage steht, erscheint immer. Deshalb ist es beispielsweise auf dem Deckblatt sinnvoll, die Hochschule 21

Eine Dokumentenvorlage erstellen anzugeben, für das Seminar oder die DozentIn sollten Sie jedoch einen Platzhalter setzen. Ein Beispiel für eine Dokumentenvorlage finden Sie im Übungsordner. Speichern Sie die Dokumentenvorlage anschließend als.dot ab Abbildung 22: eine Dokumentenvorlage abspeichern Wenn Sie Ihre Dokumentenvorlage direkt unter Meine Vorlagen beim öffnen einer neuen Datei finden möchten, müssen Sie weitere Einstellungen vornehmen. 22

Ein Dokument überarbeiten und korrigieren Abbildung 23: Meine Vorlagen Klicken Sie dazu im Menüpunkt Datei auf Optionen. Im nächsten Fenster klicken Sie auf Erweitert. Klicken Sie anschließend ganz unten auf die Schaltfläche Dateispeicherorte. Markieren Sie in der Liste den Eintrag Benutzervorlagen und klicken Sie auf Ändern. Wählen Sie im nächsten Fenster den Ordner aus, wo Sie Ihre Dokumentvorlage gespeichert haben. Anschließend schließen Sie alle Fenster per Klick auf OK. Datei Neu erstellen, können Sie unter Meine Vorlagen direkt auf Ihre Vorlage zurückgreifen. 12. Übung: Erstellen Sie eine eigene Formatvorlage 6 Ein Dokument überarbeiten und korrigieren 6.1 Arbeiten mit Kommentaren Eine wissenschaftliche Arbeit schreiben ist ein Prozess: Sie werden einige Kapitel immer wieder überarbeiten und dabei auf neue Ideen und Gedanken kommen. Es ist sehr praktisch, Gedanken und Arbeitsaufgaben an den entsprechenden Stelle einzufügen. Dazu können Sie die Kommentarfunktion nutzen. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Überprüfen. Wenn Sie nun auf Neuer Kommentar klicken, können Sie Gedanken und Arbeitsaufgaben notieren. 23

Ein Dokument überarbeiten und korrigieren Abbildung 24: Kommentare einfügen Über den Buttons vorheriges Element und nächstes Element können Sie von einem Kommentar zum nächsten springen. Ist der Kommentar hinfällig, können Sie ihn wieder löschen. Manchmal möchten sind Sie sich vielleicht nicht sicher, ob eine Korrektur endgültig sein soll. Nutzen Sie dann in der Registerkarte Überprüfen die Funktion Änderungen nachverfolgen Ihre Überarbeitungen erscheinen dann in blau, die Sie mit den Funktionen Annehmen oder Ablehnen später in den Text aufnehmen können oder nicht. Die Überarbeiten-Funktion eignet sich auch hervorragend, wenn andere Korrekturvorschläge einarbeiten. Sie können dann entscheiden, ob Sie die Korrekturen annehmen möchten oder nicht. Abbildung 25: Texte überarbeiten Über die Funktion Markup anzeigen können Sie Kommentare und Überarbeitungen ein- und ausblenden. 13. Übung: Nehmen Sie die vorgeschlagenen Änderungen im Dokument bitte an. Fügen Sie einen Kommentar hinzu und löschen ihn danach wieder. 24

Ein Dokument überarbeiten und korrigieren 6.2 Ein Dokument auf Rechtschreibung und Grammatik überprüfen Word unterstützt Sie dabei, Ihr Dokument auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik zu überprüfen. Diese Funktion finden Sie unter der Registerkarte überprüfen. Abbildung 26: Rechtschreibung und Grammatik überprüfen Fügen Sie Wörter, die das Wörterbuch nicht kennt hinzu. 14. Führen Sie im Übungsdokument eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung durch. 6.3 Doppelte Leerzeichen löschen Manchmal entstehen unschöne Lücken im Text, weil versehentlich zwei Mal auf die Leertaste gedrückt wurde. Dies können Sie mit der Suche und Ersetzen Funktion verhindern. Diese Funktion finden Sie ganz recht unter der Registerkarte Start. 25

Ein Dokument abspeichern Abbildung 27: Suchen und ersetzen Geben Sie bei Suchen nach zwei Leerzeichen ein und bei Ersetzen durch ein Leerzeichen. Nun können Sie das Dokument nach doppelten Leerzeichen durchforsten und ersetzen. 15. Übung: Ersetzen Sie alle doppelten Leerzeichen im Übungsdokument durch einfache Leerzeichen 7 Ein Dokument abspeichern Wenn Sie eine Abschlussarbeit abgeben, müssen Sie neben dem gedruckten Exemplar auch ein digitales einreichen. Gewöhnen Sie sich aber bei allen Arbeiten, die Sie digital einreichen, an, die Arbeit in ein pdf. umzuwandeln. Nur dann gehen Sie sicher, dass Ihre DozentIn das Dokument auch öffnen kann. Diese Funktion finden Sie unter der Registerkarte Acrobat. 8 Weitere nützliche Funktionen 8.1 Überschriften in der Kopfzeile erscheinen lassen Für die LeserIn ist es sehr angenehm, die Kapitelüberschrift in der Kopfzeile zu finden. So weiß man immer, an welcher Stelle im Text man sich befindet. Verschieben sich Kapitel, so aktualisiert Word automatisch die Überschrift. Wählen Sie dazu unter der Registerkarte Kopfzeile eine aus. Klicken Sie sich in die Kopfzeile hinein und wählen Sie Einfügen Schnellbaustein Feld 26

Weitere nützliche Funktionen Abbildung 28: Feldfunktion in die Kopfzeile übernehmen Wählen Sie nun Styleref. und die entsprechende Formatvorlage, die in der Kopfzeile erscheinen sollen. Abbildung 29: Feldfunktionen Die Überschriften erscheinen dann in der Kopfzeile. 27

Weitere nützliche Funktionen 8.2 Verrutschte Kopfzeilen und Seitenzahlen korrigieren Es kann passieren, dass eine Kopfzeile plötzlich im Inhaltsverzeichnis auftaucht oder eine Seitenzahl auf dem Deckblatt. Dann müssen Sie einen Abschnittswechsel einfügen. Abschnittswechsel zeigen an, dass hier eine neue Formatierung beginnt. Setzen Sie den Curser an die Stelle, in der die Formatierung wechseln soll und wählen Sie in der Registerkarte Seitenlayout auf dem Button Umbrüche einen Abschnittswechsel aus. Abbildung 30: Abschnittsumbruch einfügen Wenn sich die Kopf- und Fußzeilen nicht automatisch korrigiert haben, müssen Sie diese evtl. noch einmal nachformatieren. 8.3 Seitenzahlen später beginnen lassen Sie wissen nun schon, wie man Kopf- und Fußzeilen so formatiert, dass nicht jede Zeile gleich aussieht. Wenn Beispielsweise auf dem Inhaltsverzeichnis keine Seitenzahl erscheinen, es aber mitgezählt werden soll, können Sie die Seitennummerierung mit einer anderen Zahl beginnen lassen. 28

Weitere nützliche Funktionen Klicken Sie sich dazu in die Fußnote, in der die erste Seitenzahl erscheinen soll und dann auf Seitenzahl Seitenzahlen formatieren. Abbildung 31: Seitenzahlen formatieren Sie können dann unter Beginnen bei einstellen, mit welcher Seitenzahl begonnen werden soll. 29

Index Index.dot 22 Abbildungen 14 Abbildungsverzeichnis 20 Absatz 6 Abschnittswechsel 28 Acrobat 26 Änderungen nachverfolgen 24 Belege 17 Deckblatt 19 Dokumentenvorlage 21 Doppelte Leerzeichen 25 Eintrag festlegen 15 Formatvorlagen 2 Formatvorlagen verwalten 3 geschweifte Klammern 16 Gliederungspunkte 8 Grammatik 24 Hyperlink 13 Index 21 Inhaltsverzeichnis 19 Kommentar 23 Kommentarfunktion 23 Kopfzeile 26 Literaturbelege 20 Literaturverzeichnis 20 Naviagtionsbereich 8 pdf. 26 Quellen verwalten 16 Querverweis 10 Schnellbaustein 26 Schriftart 6 Schriftgröße 6 Seite wechseln 9 Seitenränder 2 Seitenumbruch 9 Seitenzahl 28 Seitenzahlen 2 Seitenzahlen formatieren 29 Standartschrift 6 Styleref 27 Suche und Ersetzen 25 Suchen nach 26 Tabelle beschriften 15 Tabellen 14 Textmarke 11 überarbeiten 23 Überschriften 3 Umbrüche 28 Verweise 10 Zeilen- und Seitenumbruch 10 Zitat einfügen 17 Zitierstil 18 30