Seite 1 von 8 Diese Besonderen Nutzungsbedingungen - FlowFact Online und FlowFact ecrm direct gelten ergänzend zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der FlowFact AG (nachfolgend FlowFact AGB ). I. Vertragsgegenstand, Leistungen der FlowFact AG (1) Die nachfolgenden Bestimmungen regeln die Online-Bereitstellung und Online-Nutzung der jeweils aktuellen Version der in dem individuellen Angebot der FlowFact AG vereinbarten FlowFact Software (nachfolgend insgesamt Software ) für die Laufzeit dieses Vertrages durch die FlowFact AG. Der Kunde erhält die technische Möglichkeit und Berechtigung, auf die Software mittels Datenfernübertragung über das Internet zuzugreifen. Dieser Zugriff ist entweder im Rahmen des Produkts FlowFact Online oder des Produkts FlowFact ecrm direct möglich. Beide Produkte stehen ausschließlich zur Nutzung über das Internet zur Verfügung. Der Kunde ist für die ausreichende Anbindung an das Internet, z.b. über DSL oder sonstige Breitbandanschlüsse, sowie die Einhaltung der Systemvoraussetzungen (online abrufbar unter http://www.flowfact.de/fileadmin/content/flowfact_ag/pdf- Allgemein/FlowFact_Hard-und_Softwarevoraussetzungen.pdf), selbst verantwortlich. Sofern in diesen Besonderen Nutzungsbedingungen nicht ausdrücklich anders geregelt, gelten die nachstehenden Regelungen sowohl für das Produkt FlowFact Online als auch für das Produkt FlowFact ecrm direct. (2) Folgende Leistungen sind im Leistungsumfang enthalten: - die Zurverfügungstellung der Software mit dem in der jeweiligen Leistungsbeschreibung definierten Leistungsumfang, auf die der Kunde mittels eigener Datenfernverbindung zugreifen und die er für die Durchführung seiner Geschäftsprozesse nutzen kann. Die Software befindet sich physisch nicht beim Kunden, sondern bei der FlowFact AG. Bei Beauftragung von FlowFact ecrm direct wird dem Kunden ein USB-Stick zur Verfügung gestellt ( Zündschlüssel ), auf dem u.a. eine Client-Software enthalten ist, die den Zugang zu FlowFact ecrm direct ermöglicht; - die regelmäßige Durchführung von Untersuchungen und Analysen zu Art und Umfang der Softwarenutzung des Kunden und die Erstellung und Lieferung von entsprechenden Reports zum Zwecke der Beratung des Kunden hinsichtlich der Optimierung der Nutzung der Software im Sinne eines Success-Managements (Umfang und Art der Untersuchungen und Analysen und der zu diesem Zweck verarbeiteten Daten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung); - die Bereitstellung von Speicherplatz in dem in der jeweiligen Leistungsbeschreibung definierten Umfang für folgende Zwecke: (a) Einstellen von Dateien (z.b. Objektfotografien, Vorlagen, Exposés); (b) Datenbankspeicherplatz; (c) für das Objekt-Tracking und die Erstellung einer eigenen Homepage mit der Webserverfunktion der Software (nur bei FlowFact Online); - die Einräumung der für die Nutzung der Software erforderlichen einfachen Nutzungsrechte; - die automatische Aktualisierung der Software durch Updates. Updates können gegebenenfalls zu einer veränderten Nutzeroberfläche führen und deshalb Schulungen beim Kunden erforderlich machen. Solche Schulungen sind nicht Leistungsgegenstand dieses Vertrages, sondern gesondert zu beauftragen und zu vergüten; und - Unterstützung bei Benutzung der Software über einen Help Desk (nachfolgend Support ). (3) Weitere Leistungen (Upgrades), wie z.b. die Erweiterung des Speicherplatzes, kann der Kunde gemäß der jeweils gültigen Preisliste bei der FlowFact AG beauftragen. Individualisierungen und Anpassungen der Software können ebenfalls gesondert beauftragt werden (z.b. Vorlagen, Schnittstellen) und sind gesondert zu vergüten.
Seite 2 von 8 (4) Die Funktionen der jeweiligen Software sowie der Support-Umfang ergeben sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung, die Vertragsbestandteil wird. II. Nutzungsrechte und unberechtigte Nutzungen durch Dritte (1) Der Kunde erhält das nicht ausschließliche, zeitlich auf die Laufzeit dieses Vertrages beschränkte Recht, auf die Software in ihrer jeweils aktuellen Version (inkl. Updates) mittels Datenfernübertragung über das Internet zuzugreifen und über das Internet die mit der Software verbundenen Funktionalitäten gemäß diesem Vertrag zu nutzen. Dieses Nutzungsrecht erstreckt sich ausschließlich auf die vom Kunden der FlowFact AG namentlich genannten Nutzer der Software (nachfolgend Named User ). Darüber hinausgehende Rechte an der Software erhält der Kunde nicht. (2) Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software über die nach Maßgabe dieses Vertrages erlaubte Nutzung hinaus zu nutzen oder von Dritten nutzen zu lassen oder sie Dritten zugänglich zu machen, die keine Named User sind. Insbesondere ist es dem Kunden nicht gestattet, die Software oder Teile davon zu vervielfältigen, öffentlich zugänglich zu machen, zu veräußern oder zeitlich begrenzt zu überlassen, vor allem nicht zu vermieten oder zu verleihen. III. Pflichten des Kunden Der Kunde wird die ihn zur Leistungserbringung und -abwicklung dieses Vertrages treffenden Pflichten erfüllen. Er wird insbesondere (1) dafür Sorge tragen, dass die Software nur von den Named Usern genutzt wird; (2) der FlowFact AG jede Änderung im Nutzerbestand (Aktivierung neuer Nutzer, Deaktivierung bisheriger Nutzer, Nutzerwechsel) unverzüglich in Textform (z.b. per E-Mail) anzeigen; (3) die Software und den zur Verfügung gestellten Speicherplatz nicht rechtswidrig und/oder missbräuchlich nutzen oder nutzen lassen (z.b. indem Rechte zur Nutzung und/oder Bearbeitung entsprechender Bilder, Fotografien, Grundrisse und/oder sonstigen Dateien fehlen), insbesondere nicht - verleumderisch oder ehrverletzend für andere natürliche oder juristische Personen; - unter Verletzung geschützter Rechte Dritter wie Urheber und Leistungsschutzrechte, Marken- und sonstige Kennzeichnungsrechte, Patentrechte, Geschäftsgeheimnisse oder Vertraulichkeitsvereinbarungen; - Personen oder Sachen Schäden zufügen oder Personen auf andere Weise belästigen; - die Rechte anderer Personen auf Schutz der Privatsphäre oder ihr allgemeines Persönlichkeitsrecht verletzen; - pornografische, obszöne oder herabwürdigende Materialen einstellen; - zu gesetzeswidrigen Handlungen auffordern oder diese fördern; und/oder - dies in einer Weise tun, die gemäß geltendem Recht zu straf- oder zivilrechtlicher Verfolgung führen kann; (4) den möglichen Austausch von elektronischen Nachrichten nicht missbräuchlich für den unaufgeforderten Versand von Nachrichten oder Informationen an Dritte zu Werbezwecken (Spam) nutzen; (5) die FlowFact AG bei Verstößen gegen die Verpflichtungen aus Ziff. III (3) und/oder Ziff. III (4) auf erstes Anfordern von sämtlichen Ansprüchen Dritter einschließlich anfallender Kosten freistellen. Erkennt der Kunde oder muss er erkennen, dass ein Verstoß gegen diese Verpflichtungen droht, besteht die Pflicht zur unverzüglichen Unterrichtung der FlowFact AG; (6) die erforderliche Einwilligung des jeweils Betroffenen einholen, soweit er im Rahmen der Nutzung der Software personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt und kein gesetzlicher Erlaubnistatbestand eingreift;
Seite 3 von 8 (7) Vor der Versendung von Daten und Informationen diese auf Viren prüfen und dem Stand der Technik entsprechende Virenschutzprogramme einsetzen; der Kunde ist zudem verpflichtet, die Betriebssicherheit der Systeme der FlowFact AG nicht zu gefährden dies gilt insbesondere für unsachgemäße Nutzung oder die Installation fremder Software; (8) alle Named User verpflichten, Benutzerkennung und Passwort für den jeweiligen User-Account geheim zu halten und nicht weiter zu geben sowie ihrerseits die für die Nutzung der Software in Ziff. III (3), III (4), III (6) und III aufgeführten Bestimmungen einzuhalten; und (9) Störungen der FlowFact AG unverzüglich melden (E-Mail ist ausreichend). (10) Die FlowFact AG ist im Rahmen der Veröffentlichung von Immobilienangeboten des Kunden auf Internetportalen berechtigt, bei der Übertragung von Bildern, Fotografien, Grundrissen und/oder sonstigen Dateien in Internetportale, die der Kunde über die entsprechende Schnittstelle der Software vornimmt, ein Zeichen der FlowFact AG in diese Bilder, Fotografien, Grundrisse und/ oder sonstige Dateien zu integrieren. Der Kunde garantiert, dass er über die erforderlichen Rechte zur Vornahme dieser Integration verfügt, insbesondere über das Recht zur Bearbeitung entsprechender Bilder, Fotografien, Grundrisse und/oder sonstiger Dateien. Die FlowFact AG ist ferner berechtigt, vom Kunden mittels der Software versendete E-Mails automatisch mit einem Zusatz zu versehen, der die Versendung über die Software kennzeichnet (z.b. Diese Mail wurde mit FlowFact erstellt und versendet. ). IV. Vertragswidrige Nutzung der Software (1) Die FlowFact AG ist berechtigt, bei Verstoß des Kunden gegen eine der in diesem Vertrag festgelegten wesentlichen Pflichten, insbesondere bei Verstoß gegen die in Ziff. III (3) und/oder III (4) genannten Pflichten, den Zugang des Kunden zur Software und zu dessen Daten zu sperren. Der Zugang wird erst dann wiederhergestellt, wenn der Verstoß gegen die betroffene wesentliche Pflicht dauerhaft beseitigt bzw. die Wiederholungsgefahr durch Abgabe einer angemessenen strafbewehrten Unterlassungserklärung gegenüber der FlowFact AG sichergestellt ist. Der Kunde bleibt in diesem Fall verpflichtet, die monatliche Vergütung zu zahlen. Entsprechende Verstöße der Named User sind dem Kunden zuzurechnen. (2) Die FlowFact AG ist berechtigt, bei einem Verstoß gegen Ziff. III (3) und/oder III (4) die betroffenen Daten zu löschen. (3) Für jeden Fall, in dem der Kunde die Nutzung der Software durch Dritte entgegen Ziff. II schuldhaft ermöglicht, hat der Kunde jeweils eine sofort fällige Vertragsstrafe in Höhe der dreifachen monatlichen Vergütung zu zahlen. Die Geltendmachung von Schadensersatz im Rahmen von Ziff. VII der FlowFact AGB bleibt der FlowFact AG vorbehalten. In diesem Fall wird die Vertragsstrafe auf den Schadensersatzanspruch angerechnet. (4) Im Falle einer unberechtigten Ermöglichung des Zugangs zur Software hat der Kunde der FlowFact AG zudem auf Verlangen unverzüglich sämtliche Angaben zur Geltendmachung der Ansprüche gegen den unbefugten Nutzer zu machen, insbesondere dessen Namen und Anschrift mitzuteilen. V. Pflichten und Rechte der FlowFact AG (1) Die FlowFact AG ist berechtigt, die Software im eigenen Rechenzentrum zu betreiben oder sich hierfür eines externen Dienstleisters zu bedienen. (2) Die FlowFact AG stellt dem Kunden Zugangskennung und Passwort für jeden Named User bereit. Sofern FlowFact ecrm direct beauftragt wurde, stellt die FlowFact AG dem Kunden darüber hinaus einen USB-Stick
Seite 4 von 8 ( Zündschlüssel ) mit den Zugangsdaten und einer Client-Software zur Nutzung von FlowFact ecrm direct zur Verfügung (ein Zündschlüssel pro Kunde, nicht pro Named User). (3) Für die inhaltliche Richtigkeit und formale Zulässigkeit der von dem Kunden in die Software eingestellten und/oder mittels der Software veröffentlichten Daten ist die FlowFact AG nicht verantwortlich; die Verantwortlichkeit liegt ausschließlich beim Kunden. (4) Die FlowFact AG stellt die Software an ihrem Übergabepunkt zum Internet mit einer durchschnittlichen Verfügbarkeit von 98,5 % bezogen auf das Kalenderjahr zur Verfügung. - Die FlowFact AG wird Wartungsarbeiten in üblicherweise nutzungsarmen Zeiten durchführen und diese rechtzeitig durch Mitteilung unter www.flowfact.de oder per E-Mail ankündigen, soweit deren Durchführung zu anderen Zeiten oder eine sofortige Durchführung ohne Ankündigung nicht zwingend erforderlich ist. - Maßgebend für die Beurteilung der Verfügbarkeit sind die von der FlowFact AG vorgenommenen Messungen und die nachfolgenden Verfügbarkeitskriterien. - Verfügbarkeit ist der Zeitraum, in dem die Software innerhalb eines Zeitraumes von einem Kalenderjahr zur Verfügung steht. Die Verfügbarkeit wird unter Beachtung der nachfolgenden Definitionen wie folgt berechnet: 100 x (GS-NV) / GS = % Verfügbarkeit (a) GS ist die Gesamtanzahl der Stunden innerhalb eines Kalenderjahres abzüglich aller Zeiten für Wartungsarbeiten im Sinne von Ziff. V (4) Aufzählungspunkt eins sowie Nichtverfügbarkeit aufgrund von Schäden, die durch Dritte verursacht werden, behördlicher Anordnungen und sonstigen Gründen der öffentlichen Sicherheit und Ordnung. Ausgenommen sind außerdem Zeiträume, in denen die in Ziff. I dieser Besonderen Nutzungsbedingungen und/oder der jeweiligen Leistungsbeschreibung vereinbarten Nutzungsparameter durch einen Named User überschritten werden. (b) NV ist die Gesamtanzahl der Stunden innerhalb eines Kalenderjahres, in denen die Software nicht verfügbar ist. (c) Nicht verfügbar ist die Software, wenn der Kunde überhaupt keinen Zugriff auf die Software oder eine ihrer wesentlichen Anwendungen erhält. - In Fällen höherer Gewalt (Ziff. VIII der FlowFact AGB) wird die FlowFact AG für die Dauer des Ereignisses und einer angemessenen Vor- und Nachlauffrist von ihren vertraglichen Verpflichtungen freigestellt. Die vorgenannten Unterbrechungszeiten werden nicht auf die Verfügbarkeit angerechnet. - Wird am Ende eines Kalenderjahres festgestellt, dass die Verfügbarkeitszusage nicht eingehalten wurde, gilt folgende pauschalierte Minderung der im Abrechnungszeitraum gezahlten Vergütung als vereinbart (Nichtverfügbarkeitsstaffel): von bis Minderung 95 % < 98,5 % 5 % 90 % < 95 % 10 % < 90 % 30 % VI. Vergütung (1) Für die von der FlowFact AG gemäß diesem Vertrag zu erbringenden Leistungen zahlt der Kunde die in dem jeweiligen Angebot der FlowFact AG niedergelegten Preise. (2) Die Zahlungsbedingungen sind in Ziff. V der FlowFact AGB geregelt.
Seite 5 von 8 VII. Datenschutz, Datenverarbeitung im Auftrag (1) Soweit die FlowFact AG und Mitarbeiter der FlowFact AG im Rahmen der gemäß dieses Vertrags zu erbringenden Leistungen Zugriff auf personenbezogene Daten des Kunden und/oder dessen Kunden erhalten, verarbeitet die FlowFact AG diese Daten im Auftrag des Kunden gem. 11 BDSG. Für diese Auftragsdatenverarbeitung gilt die Anlage Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung. (2) Der Kunde beauftragt die FlowFact AG mit der zur Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen erforderlichen Datenverarbeitung. (3) Der Kunde stellt dabei sicher, dass alle Named User schriftlich in die zur Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen gem. Ziff. I (2) Aufzählungspunkt zwei erforderlichen Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten in dem dort und in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Umfang einwilligen. Die Einwilligung soll durch Unterzeichnung des dem Kunden zu diesem Zweck von der FlowFact AG überlassenen Vordrucks erfolgen. Auf Verlangen der FlowFact AG weist der Kunde die Erteilung der Einwilligungen in geeigneter Form nach. Erbringt der Kunde diesen Nachweis nicht binnen angemessener Frist nach Aufforderung durch die FlowFact AG in Textform (E-Mail ist ausreichend), ist die FlowFact AG berechtigt, die Erbringung der in I (2) Aufzählungspunkt zwei vereinbarten Leistung solange zu verweigern, bis dieser Nachweis durch den Kunden erfolgt. VIII. Vertragslaufzeit, Kündigung, Pflichten bei Vertragsbeendigung (1) Die Mindestvertragslaufzeit ergibt sich aus dem individuellen Angebot der FlowFact AG für den Kunden und beginnt mit dem Tag der Bereitstellung der in Ziff. V (2) genannten Zugangsdaten (betriebsfähige Bereitstellung). (2) Das Vertragsverhältnis kann von beiden Vertragsparteien frühestens zum Ablauf der Mindestvertragslaufzeit mit einer Frist von 3 Monaten gekündigt werden. Andernfalls verlängert sich der Vertrag jeweils um weitere 12 Monate und kann dann mit einer Frist von 3 Kalendermonaten zum Ablauf einer solchermaßen verlängerten Vertragslaufzeit gekündigt werden. (3) Über die in Ziff. IX der FlowFact AGB genannten Gründen zur außerordentlichen Kündigung hinaus hat die FlowFact AG das Recht, dieses Vertragsverhältnis außerordentlich zu kündigen, wenn - der Kunde gegen seine Pflichten gem. Ziff. III (1) (namentliche Benennung aller Nutzer; Geheimhaltung der Zugangsdaten) verstößt; oder - der Kunde gegen eine oder mehrerer seiner Pflichten aus Ziff. III (3) und/oder III (4) verstößt. (4) Die FlowFact AG ist verpflichtet, dem Kunden die von ihm in der Software gespeicherten Daten bei Vertragsende in elektronischer Form auszuhändigen. Alternativ wird die FlowFact AG diese Daten, soweit der Kunde auf eine entsprechende Anfrage ausdrücklich schriftlich (E-Mail genügt) zugestimmt hat, unwiderruflich datenschutzgerecht entsorgen bzw. löschen und dem Kunden die Entsorgung bzw. Löschung unaufgefordert durch Vorlage entsprechender Bestätigungen nachweisen. Die Kosten für die Aushändigung trägt der Kunde gemäß der im Zeitpunkt der Löschung gültigen Preisliste der FlowFact AG. (5) Sofern FlowFact ecrm direct beauftragt wurde, ist der Kunde verpflichtet, der FlowFact AG den ihm überlassenen Zündschlüssel, d.h. den USB-Stick zusammen mit den Zugangsdaten zur Nutzung der Software, bei Vertragsbeendigung unverzüglich herauszugeben. Sofern FlowFact Online beauftragt wurde, sind die Zugangsdaten bei Vertragsbeendigung unverzüglich herauszugeben.
Seite 6 von 8 Anlage Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung I. Datenschutz (1) Die FlowFact AG wird hinsichtlich der ihr vom Kunden zur Verfügung gestellten oder während der Zusammenarbeit der Parteien anderweitig zu ihrer Kenntnis gelangten Informationen aus dem Unternehmen des Kunden und/oder Dritten sämtliche anwendbaren gesetzlichen Vorschriften im weitesten Sinne (insbesondere das Telemediengesetz ( 11 ff. TMG) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)) einhalten. Dies gilt insbesondere für die personenbezogenen Daten der Kunden und Mitarbeiter des Kunden (nachfolgend zusammen Daten genannt). (2) Die FlowFact AG wird in gleicher Weise sonstige, auch nach Unterzeichnung des Kundenvertrags und während der Zusammenarbeit der Parteien in Kraft tretende gesetzliche Regelungen, die den Schutz personenbezogener Daten betreffen, einhalten. (3) Berechtigten Beanstandungen der zuständigen Datenschutzkontrollbehörden oder des Datenschutzbeauftragten des Kunden wird die FlowFact AG unverzüglich abhelfen. (4) Die FlowFact AG wird die durch die vorgenannten Regelungen geschützten Daten nur im Rahmen der Zusammenarbeit mit dem Kunden und ausschließlich zu dem dieser Zusammenarbeit zugrunde liegenden Zweck verarbeiten und nutzen. 2. Auftragsdatenverarbeitung (1) Im Rahmen des Kundenvertrages führt die FlowFact AG für den Kunden eine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von 11 BDSG durch. Der Kunde ist gem. 11 Abs. 1 Satz 1 BDSG für die Einhaltung der Vorschriften des BDSG und anderer Vorschriften über den Datenschutz verantwortlich und behält insofern die Herrschaft über die zu verarbeitenden Daten. Die FlowFact AG wird den Kunden hierbei in geeigneter Weise unterstützen. (2) Die FlowFact AG darf die personenbezogenen Daten gem. 11 Abs. 3 Satz 1 BDSG nur im Rahmen der Weisungen des Kunden verarbeiten oder nutzen. Die FlowFact AG weist den Kunden unverzüglich darauf hin, wenn eine Weisung nach seiner Ansicht gegen Datenschutzbestimmungen verstößt. Die FlowFact AG ist nicht verpflichtet, einer solchen Weisung gemäß zu handeln, es sei denn, der Kunde bestätigt die Weisung ausdrücklich und schriftlich. (3) Die FlowFact AG sichert zu, dass sie sofern dies gesetzlich (insbesondere gem. 4f BDSG) erforderlich ist oder werden sollte einen fachkundigen und zuverlässigen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellt hat bzw. bestellen wird. (4) Die Einschaltung von Subunternehmern zur Erfüllung der Leistungspflichten der FlowFact AG ist in dem Umfang gem. Ziff. VI (1) der vorliegenden Besonderen Nutzungsbedingungen für FlowFact Online und FlowFact ecrm direct, die Bestandteil des Kundenvertrags sind, zulässig; im Übrigen bedarf sie stets der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch den Kunden. Die FlowFact AG gewährleistet unter Berücksichtigung des Umstands, dass der Kunde für die Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten verantwortlich ist, dass durch den von ihr ausgewählten Unterauftragnehmer die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. (5) Der Kunde ist verpflichtet, die in 11 Abs. 2 Satz 4 BDSG vorgesehene Auftragskontrolle durchzuführen und sich von der Einhaltung der bei der FlowFact AG getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen. Die vorgenannte Kontrolle erstreckt sich lediglich auf Daten und Informationen sowie technische und
Seite 7 von 8 organisatorische Maßnahmen, die im Zusammenhang mit der vertragsgegenständlichen Zusammenarbeit der Parteien stehen. (6) Die FlowFact AG verpflichtet sich zur ordnungsgemäßen Durchführung der nach 9 BDSG und Anlage zu 9 Satz 1 BDSG zu treffenden technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen nach den Bestimmungen der folgenden Ziff. III. III. Datensicherheit, Technische und Organisatorische Maßnahmen Vorbehaltlich weiterer Weisungen des Kunden gelten mit Abschluss des Kundenvertrags und dieser Anlage die nachfolgenden benannten technischen und organisatorischen Maßnahmen als Maßnahmen im Sinne der Ziffer II. lit 6.: (1) Verpflichtung auf Fernmelde- und Datengeheimnis; Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften - Die FlowFact AG verpflichtet sich bei der Verarbeitung und Nutzung der Daten, das Datengeheimnis im Sinne von 5 BDSG zu wahren und wird die bei ihr mit der Verarbeitung und Nutzung befassten Mitarbeiter schriftlich auf das Datengeheimnis ( 5 BDSG) verpflichten. Die Verpflichtung der Mitarbeiter gemäß Satz 1 ist dem Kunden auf Verlangen nachzuweisen. - Die FlowFact AG ergreift geeignete Maßnahmen, damit alle Mitarbeiter, die sie zur Vertragserfüllung einsetzt, die datenschutzrechtlichen Vorschriften im Hinblick auf Daten beachten. (2) Zutritts-, Zugangs- und Zugriffskontrolle - Die Räumlichkeiten der FlowFact AG, in denen Daten verarbeitet werden, können ausschließlich von Mitarbeitern der FlowFact AG genutzt werden. Die Eingänge zu den Räumlichkeiten sind mit Sicherheits- oder Magnetkartenschlössern gegen Zutritt Unbefugter gesichert. - Soweit Daten auf Servern der FlowFact AG gespeichert werden, sind diese Server in einem abgeschotteten Serverraum oder Rechenzentrum untergebracht, der durch eine Zutrittskontrollanlage gegen den Zutritt Unbefugter und entsprechend dem anerkannten Stand der Technik gegen Schäden durch Feuer, Wasser oder vergleichbare Einwirkungen gesondert gesichert ist. Die Server sind durch eine Firewall nach dem anerkannten Stand der Technik gegen Zugriffe von außen gesichert sind. Der Zutritt ist nur befugten Mitarbeitern in dem zur Leistungserbringung erforderlichen Umfang gestattet und wird protokolliert. Die Protokolle werden regelmäßig stichprobenartig geprüft. - Die zur Verarbeitung von Daten eingesetzten Systeme der FlowFact AG sind durch Benutzerkennungen, Passwörter und abgestufte Zugriffsrechte geschützt. Zum Zwecke der technischen Wartung bestehen gesonderte Zugriffsrechte, die keinen Zugriff auf Daten ermöglichen. Die Vergabe von Benutzerkennungen, Passwörtern und Zugriffsrechten ist durch geeignete Maßnahmen schriftlich dokumentiert. - Die FlowFact AG verpflichtet sich, die Zugriffsberechtigungen zu den zur Verarbeitung der Daten eingesetzten Systeme (insbesondere in Form von Benutzernamen und Passwörtern) nur an die zur Leistungserbringung eingesetzten Mitarbeiter in dem für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Umfang zu vergeben, im Übrigen streng geheim zu halten und gegenüber unbefugten Dritten nicht bekannt zu geben. (3) Weitergabe-, Eingabe- und Verfügbarkeitskontrolle - Soweit Daten elektronisch übertragen werden, ist durch geeignete technische Maßnahmen (insbesondere Verschlüsselung (https, ftps), VPN-Verbindungen, Einsatz von Citrix Metaframe oder vergleichbare Lösungen) sicherzustellen, dass die Daten nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.
Seite 8 von 8 - Der Zugriff auf Daten (einschließlich der Eingabe, Veränderung oder Löschung) wird durch die zur Datenverarbeitung eingesetzten Systeme protokolliert. Es ist sichergestellt, dass Daten nicht unbefugt kopiert (insbesondere auf externe Datenträger gespeichert) und/oder gelöscht werden können. (4) Auftragskontrolle - Die FlowFact AG hat die Organisation der von ihr zu verantwortenden Prozesse so zu gestalten, dass sie den Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird und gewährleistet wird, dass Daten nur entsprechend der durch den Kunden erteilten Weisungen verarbeitet werden können. - Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder anderen Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der Daten ist der Kunde unverzüglich durch die FlowFact AG zu informieren.