Benutzerhandbuch Elektronische Antragstellung Online (ELANO) Stand: 04/03/2014 Ansprechpartner: Herr Rempe (0221/37680-328, marcus.rempe@aif.de)
Inhalt 1. Einführung von ELANO 3 1.1 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von ELANO 4 1.2 Einrichten eines neuen FST-Accounts 5 1.3 Zuweisen eines FST-Accounts 5 2. Arbeiten mit ELANO 7 2.1 Antrag anlegen 7 2.2 Forschungsstellen zuordnen 8 2.2.1 Zusätzliche FSt-Adresse beantragen 8 2.3 Übersicht Projektdetails 9 2.4 Pauschale für Koordinierung 9 2.5 Abstract zum Projekt 10 2.6 Projektbegleitender Ausschuss (PA) 11 2.7 Vorhabenbezogene Aufwendungen der Wirtschaft (vaw) 12 2.8 Kooperationen zwischen Forschungsvereinigungen erfassen 13 2.9 Hochladen der erforderlichen Dokumente 14 3. Finanzierungspläne und Angaben zur Forschungsstelle 15 3.1 Einzelfinanzierungsplan (EFP) 16 3.2 Personalausgaben (Personal erfassen) 17 3.3 Ausgaben für Gerätebeschaffung (Geräte erfassen) 18 3.4 Ausgaben für Leistungen Dritter (Leistungen Dritter erfassen) 20 3.5 Pauschale für Sonstige Ausgaben 21 4. Projekt einreichen 22 ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 2
1. Einführung von ELANO Die Elektronische Antragstellung Online (ELANO) bietet den AiF-Forschungsvereinigungen die Möglichkeit, über das IGF-Portal Anträge auf Begutachtung (Phase 1) im Rahmen der Industriellen Gemeinschaftsforschung und ihrer Fördervarianten in elektronischer Form zu stellen. Hierzu ist eine Anmeldung mit dem IGF-Portal-Account im IGF-Portal notwendig. Eine Software-Installation ist auf dem PC des Antragstellers nicht erforderlich, Update- Installationen und Stammdaten-Aktualisierungen entfallen. Alle Daten und Dokumente der Anträge liegen in digitaler Form vor. Wesentliche Merkmale Eine Vorlage des Forschungsantrags in Papierform ist nicht erforderlich. Der Antrag auf Begutachtung kommt ohne Unterschriften von Forschungsvereinigungen und Forschungsstellen aus. Durch ein spezielles Berechtigungskonzept ist sichergestellt, dass ausschließlich Geschäftsführer und ausgewählte Mitarbeiter der Forschungsvereinigungen Anträge bei der AiF einreichen können. Rechtsverbindliche Unterschriften werden erst beim Antrag auf Bewilligung (Phase 2) notwendig. Die Beschreibung zum Forschungsantrag entspricht der Gliederung des aktuellen Gutachterfragebogens und ist hinsichtlich Seitenumfang, Schriftgröße und Zeilenabstand begrenzt. Hinweis: Die Vorlage einer maximal 8-seitigen Kurzbeschreibung entfällt. In einem ca. ½-seitigen Abstract (max. 2.000 Zeichen, zu erstellen in ELANO ) ist eine kurze Zusammenfassung des Vorhabens unter Berücksichtigung der Programmziele der IGF zu geben. Dabei werden kurze prägnante Aussagen hinsichtlich Forschungsziel, Lösungsweg, angestrebter Ergebnisse und Nutzen für KMU erwartet. CFC-Erklärung, Angaben zur Forschungsstelle, eine Erklärung zur ggf. vorhandenen Kooperation mit anderen Forschungsvereinigungen und das Abstract sind Bestandteile des Antrags auf Begutachtung (Phase 1). ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 3
1.1 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von ELANO Zur Nutzung der Elektronischen Antragstellung Online (ELANO) melden Sie sich mit Ihrem bestehenden IGF-Portal-Account an (nur AiF-Mitgliedsvereinigungen). Sie erreichen das IGF-Portal über die Adresse https://portal.aif.de/igf. Durch Betätigen der Schaltfläche "Antragstellung" im Menüpunkt ELANO gelangen Sie in die Übersicht zur Antragstellung. Sollten Sie noch nicht über einen Portalzugang verfügen, setzen Sie sich bitte mit Herrn Rempe (0221/37680-328, marcus.rempe@aif.de) umgehend in Verbindung. Sobald Sie einen neuen Antrag im Rahmen der IGF-Antragstellung angelegt und Forschungsstellen ausgewählt haben, können diese bei der Bearbeitung des Antrages mitwirken. Bitte informieren Sie die Forschungsstellen, sobald Sie diese für einen Antrag ausgewählt haben. Damit die Forschungsstellen an der Bearbeitung des Antrags mitwirken können, ist ein FST- Admin Account erforderlich. Der FST-Admin Account hat für die Forschungsstelle eine besondere Bedeutung. Dieser Account ist ein Verwaltungsaccount, um neue Accounts innerhalb der Forschungsstelle anzulegen oder bestehenden FST-Accounts Zugriff für die Bearbeitung von Anträgen zu erteilen, an denen sie als Forschungsstelle beteiligt sind. Der FST-Admin Account ist nicht für die eigentliche Bearbeitung von Anträgen vorgesehen, sondern nur für die Verwaltung von Accounts innerhalb der Forschungsstelle und wird pro Forschungsstelle einmal vergeben. Sollte die Forschungsstelle hierüber noch nicht verfügen, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir legen dann den entsprechenden Account an. Hierzu benötigen wir folgende Angaben: Name der Forschungsstelle und Vor- und Nachname und Email-Adresse des/der Mitarbeiter(s)/(In) der Forschungsstelle, der als Forschungsstellen-Administrator fungieren soll. Die Einreichung von Anträgen (Übermittlung der Anträge an die AiF-Geschäftsstelle) erfolgt ausschließlich durch die Mitgliedsvereinigungen der AiF. Für eine optimale Darstellung ist eine Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 erforderlich. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 4
1.2 Einrichten eines neuen FST-Accounts 1. Melden Sie sich mit Ihrem bestehenden FST-Admin Account an. Sie erreichen das IGF- Portal über die Adresse https://portal.aif.de/igf. 2. Wählen Sie den Menüpunkt ELANO->Antragstellung aus Bestehende Benutzerdaten ändern, z.b. Passwort zurücksetzen(mausklick) Der Link Mitarbeiter meiner Forschungsstelle zeigt alle bereits angelegten Accounts ihrer Forschungsstelle. Über den Link Neuen Benutzer erstellen können Sie einen neuen Bearbeitungsaccount für den Forschungsantrag anlegen, der Ihnen durch ihre Forschungsvereinigung zugeteilt wurde. Möchten Sie einen bestehenden Account ihrer Forschungsstelle einem Antrag zuweisen, können Sie mit Punkt 1.3 fortfahren. Der neu angelegte User für die Bearbeitung des Antrages wird per E-Mail (vom System generiert) über seine Zugangsdaten informiert. Die angegebene E-Mail Adresse wird gleichzeitig als Benutzername für das Login verwendet. 1.3 Zuweisen eines FST-Accounts Nachdem der neue Account angelegt wurde, ist dieser einem Forschungsantrag zuzuweisen. Über den Link Projekte (FST) gelangen Sie in die Übersicht aller IGF-Anträge an der die Forschungsstelle beteiligt ist. Dies können auch Anträge verschiedener Forschungsvereinigungen sein. Mit dem Lupensymbol wählen Sie den entsprechenden Antrag aus. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 5
1. Klicken Sie den Reiter Forschungsstellen / FiPläne (FST) an 2. Wählen Sie Ihre beteiligte Forschungsstelle über das Lupensymbol aus. 3. Klicken Sie den Reiter Zugewiesene Projektbearbeiter FST an. Hier kann die Zuweisung wieder zurückgenommen werden (Mausklick) 4. Über den Link Projektmitglied zuweisen können Sie den zuvor angelegten Account dem Antrag zuweisen. Klicken Sie den entsprechenden Mitarbeiter an, der Zugriff für die Bearbeitung des Antrages bekommen soll. Zusätzlich kann auch hier ein neuer Projektbearbeiter eingerichtet werden (Mausklick) Nach dem Login mit seinen Zugangsdaten wird dem Mitarbeiter der Forschungsstelle der Antrag zur weiteren Bearbeitung angezeigt. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 6
2. Arbeiten mit ELANO Bitte melden Sie sich mit Ihrem IGF-Portal-Account bzw. mit Ihrem FST-User Account an. Sie erreichen das IGF-Portal über die Adresse https://portal.aif.de/igf. Durch Betätigen der Schaltfläche "Antragstellung" im Menüpunkt ELANO gelangen Sie in die Übersichtsliste Ihrer angelegten Anträge. Hier haben AiF-Forschungsvereinigungen die Möglichkeit neue Anträge zu erstellen, bestehende zu sichten und zu bearbeiten. Zugewiesene Forschungsstellen können in dieser Ansicht nur auf Anträge zurückgreifen, an denen sie beteiligt sind. Neuen Antrag erstellen (Mausklick) Hier sind alle erstellten Anträge der FV aufgelistet 2.1 Antrag anlegen Nach Betätigen der Schaltfläche Neues Projekt für meine Forschungsvereinigung erstellen gelangt man in die Eingabemaske Projekt erfassen. Hier werden alle projektrelevanten Daten erfasst. Wird nach Eingabe der Laufzeit automatisch vom System gesetzt! ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 7
Bei der Zuordnung der angestrebten Ergebnisse zu Fachgebieten und Wirtschaftszweigen ist zu beachten, dass jeweils mindestens ein Haupt- und ein Nebengebiet anzugeben sind. Wird ein Antrag mit der Programmart CORNET, Leittechnologien oder Cluster angelegt, kann zusätzlich ein Titel-Gesamtprojekt eingegeben werden, der dann in den Antrag auf Begutachtung (Phase 1) übernommen wird. 2.2 Forschungsstellen zuordnen Nach Betätigen der Schaltfläche Speichern, weiter wird die Eingabemaske Forschungsstellen auswählen eingeblendet. Hier besteht die Möglichkeit, dem gerade neu erfassten Antrag Forschungsstellen zuzuordnen (Mehrfachauswahl möglich). Über die Suchfunktion im oberen Bereich der Eingabemaske kann man die entsprechenden Forschungsstellen über die Schlagworte Forschungsstellenleiter, Ort und Kurzname suchen. Wenn alle beteiligten Forschungsstellen ausgewählt sind, gelangt man, nach Betätigen der Schaltfläche Speichern, in die Übersicht der Projektdetails. Suchfunktion, beispielsweise über Ort oder Kurzname Mit Mausklick erfolgt die Auswahl der Forschungsstellen (Mehrfachauswahl möglich) Speichern, wenn alle beteiligten Forschungsstellen ausgewählt sind 2.2.1 Zusätzliche FSt-Adresse beantragen Falls die gewünschte Adresse der Forschungsstelle nicht vorhanden ist, können zusätzlich neue Adressen beantragt werden. Im Menüpunkt Beantragte FSt-Adressen kann man nach Betätigen der Schaltfläche "Neue FST-Adresse beantragen die Eingabemaske Adresse beantragen aufrufen und die Angaben zur Forschungsstelle in die betreffenden Felder eintragen. Sobald die eingegebenen Daten gespeichert werden, werden diese an die AiF-Geschäftsstelle übermittelt. Die beantragten Adressen werden durch die AiF-Geschäftsstelle geprüft und dann bereitgestellt. Folgende Unterlagen zur neu beantragten FST sind dazu postalisch an die AiF-Geschäftsstelle oder per E-Mail an "antragstellung@aif.de" nachzureichen: - Unterlagen zur Qualifikation - Ggf. Nachweis Gemeinnützigkeit - Ggf. Vorsteuerabzugsberechtigung Weitere Fragen hierzu können Sie ebenfalls an die genannte E-Mail Adresse schicken. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 8
Hier sind alle neu beantragten Forschungsstellenadressen aufgelistet Sobald die neuen Forschungsstellen von der AiF-Geschäftsstelle bereitgestellt werden, sind diese aus der Liste Beantragte FST-Adressen gelöscht und können dann vom Antragsteller den entsprechenden Projekten zugewiesen werden. Dies erfolgt über das Betätigen der Schaltfläche Weitere FS zuordnen in der Übersicht Projektdetails. 2.3 Übersicht Projektdetails Über den Link Projekte (FV) gelangt man zu der Übersicht Projektdetails. Dort werden die Projektdaten zusammenfassend dargestellt. Über die Registerkarten-Reiter im oberen Bereich gelangt man zu den einzelnen Antragsbestandteilen wie den Angaben zur Forschungsstelle und Einzelfinanzierungsplänen, Abstract, Projektbegleitender Ausschuss und vorhabenbezogene Aufwendungen der Wirtschaft. Zudem können über den Reiter Koop FV. kooperierende Forschungsvereinigungen zugewiesen und über den Reiter Alle Dokumente alle erforderlichen Dokumente hochgeladen werden. I Im unteren Bereich der Übersicht Projektdetails befinden sich Schaltflächen für die Bearbeitung der Projektdaten, das Zuweisen weiterer Forschungsstellen, das Einreichen des Antrages und die Vorschau der Antragsunterlagen. 2.4 Pauschale für Koordinierung Wird ein Antrag mit der Programmart CORNET oder Leittechnologien angelegt, kann eine Pauschale für Koordinierungsaufwand beantragt werden (nur AiF- Forschungsvereinigungen). Die Pauschale kann über die Laufzeit des Projektes pro Haushaltsjahr verteilt werden (der höchstzulässige Gesamtbetrag der Pauschale beträgt 5% der beantragten Zuwendungssumme aber max. 20.000,- EUR). ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 9
Hier kann eine bestehende Pauschale für Koordinierung geändert werden (Mausklick) Durch Betätigen des Links Pauschale für Koordinierung erstellen gelangt man in die Eingabemaske Pauschalen Koordinierung erfassen und die Pauschale über die Haushaltsjahre verteilen. 1. Laufende Nr. eingeben 2. Haushaltsjahr eintragen 3. Betrag eingeben 4. Speichern 2.5 Abstract zum Projekt Nach Betätigen des Reiters Abstract öffnet sich der Bereich Abstract zum Projekt. Hier soll der Projektinhalt kurz und prägnant erfasst werden. Diese maximal 2.000 Zeichen umfassende Beschreibung sollte die Inhalte Forschngsziel, Lösungsweg, angestrebte Ergebnisse, Nutzen für KMU umfassen. Das Abstract ersetzt die bisher beizufügende Kurzfassung der Vorhabensbeschreibung und ist Bestandteil des Antrags auf Begutachtung (Phase 1). ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 10
2.6 Projektbegleitender Ausschuss (PA) In diesem Bereich werden die Mitglieder des Projektbegleitenden Ausschusses erfasst. Die Mitglieder des PA unterteilen sich in zwei Gruppen: in 1. Mitglieder aus der Wirtschaft und in 2. Sonstige Mitglieder. Zu den Mitgliedern aus der Wirtschaft zählen 1.1 Unternehmen sowie 1.2 Forschungsvereinigungen/Verbände. Die Aufwendungen der Mitglieder aus der Wirtschaft für ihre Teilnahme an PA-Sitzungen (nur eintägig, prozentualer Anteil möglich) können in Form einer Tagespauschale (1.000 ) angegeben werden. Für die Sonstigen Mitglieder (z.b. Angehörige von Hochschulen) kann keine Tagespauschale angegeben werden. Angehörige der durchführenden Forschungsstelle(n) gelten nicht als Mitglieder des PA, da sie sich nicht selbst begleiten können. Der PA muss wenigstens drei Mitglieder aus der Wirtschaft haben. Ihm sollen mindestens zur Hälfte oder mindestens fünf Vertreter interessierter KMU angehören. Dabei zählen mehrere Mitglieder einer vertretenen Stelle nur einfach. Abweichungen von der geforderten Zusammensetzung müssen im Antrag von der Forschungsvereinigung begründet werden. Aus der Begründung muss nachvollziehbar hervorgehen, warum der geforderte KMU-Anteil nicht erreicht wird, gleichwohl aber mit den Ergebnissen dieses Vorhabens ein Nutzen für die KMU erzielt werden kann. Projektbegleitenden Ausschuss erstellen (Mausklick) Zu einer im PDF-Format generierten Vorschau gelangt man hier (Mausklick) Mitglieder des Projektbegleitenden Ausschusses können auch über die PA- Stammdaten zugewiesen werden Durch Aktivierung des Kästchens können die gerade eingegebenen Daten in die Stammdaten kopiert werden (Mausklick) PA-Stammdaten Durch Betätigen der Schaltfläche "PA-Stammdaten" gelangt man in die Übersicht der angelegten Stammadressen für den Projektbegleitenden Ausschuss. Nach Betätigen des Links Stammadresse PA erfassen können PA-Mitglieder in einem eigenen Adress-Stammbereich erfasst werden, um diese bei mehrmaliger Verwendung über eine Auswahlliste eingeben zu können. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 11
2.7 Vorhabenbezogene Aufwendungen der Wirtschaft (vaw) Hier kann die einzelne Position bearbeitet werden. (Mausklick) In diesem Bereich werden die vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vaw) erfasst. Hier wird die darüber hinausgehende geplante Eigenbeteiligung der Wirtschaft angegeben, die voraussichtlich während der Durchführung des bewilligten Vorhabens innerhalb des Bewilligungszeitraumes anfällt und durch die Wirtschaft selbst getragen wird. Folgende Angaben zu den vaw können erfasst werden (Welche Leistungen? Und Wer erbringt die Leistungen?): GL: Geldleistungen SL: Sachleistungen DL: Dienstleistungen BV: Bereitstellung von Versuchsanlagen und Geräten AP: Aufwendungen für den Projektbegleitenden Ausschuss Nach Betätigen der Schaltfläche "Vorhabenbezogene Aufwendungen erstellen können diese wie folgt eingegeben werden. 1. vaw-position auswählen 4. Speichern 2. Erläuterungen einfügen 3. Betrag angeben ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 12
2.8 Kooperationen zwischen Forschungsvereinigungen erfassen Kooperierende Forschungsvereinigung hinzufügen (Mausklick) Über die Schaltfläche "Koop FV." kann die Kooperation zwischen Forschungsvereinigungen und bei Bedarf die anteilige Zurechnung der Fördermittel in Form eines Zuordnungsschlüssels eingegeben werden. Damit können neben der antragstellenden Forschungsvereinigung auch die kooperierenden Forschungsvereinigungen bei der Zurechnung der Fördermittel anteilig berücksichtigt werden. Die unter den Beteiligten abgestimmte Zuordnung kann für jede kooperierende Forschungsvereinigung (FV) prozentual angegeben werden. Sobald der Link Kooperierende Forschungsvereinigung hinzufügen betätigt wurde, öffnet sich die Eingabemaske Kooperierende Forschungsvereinigung erfassen. Der Zuordnungsschlüssel, der für die kooperierende(n) FV eingegeben wird, mindert den ursprünglichen Zuordnungsschlüssel (100 %) der antragstellenden FV entsprechend. Folgende Eingaben sind erforderlich: 1. Forschungsvereinigung auswählen 3. Speichern 2. Zuordnungsschlüssel angeben Eine Erklärung zur vorhandenen Kooperation mit anderen Forschungsvereinigungen ist bei der Online-Antragstellung Bestandteil des Antrags auf Begutachtung (Phase 1). Eine schriftliche Kooperationsvereinbarung und die Ergänzung dazu sind spätestens mit dem Antrag auf Bewilligung (Phase 2) nachzureichen. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 13
2.9 Hochladen der erforderlichen Dokumente Nach Betätigen des Reiters Alle Dokumente gelangt man zur Übersicht über die hochzuladenden bzw. generierten Dokumente. Hier besteht die Möglichkeit je nach Programmart die erforderlichen Dokumente hochzuladen und zu sichten. Hier ist insbesondere darauf zu achten, dass der Dateiname entsprechend dem Dokument (Beispiel: Für die Beschreibung zum Forschungsantrag; Beschreibung_ Projektname)anzugeben ist. Bitte laden Sie die Dokumente als PDF-Datei hoch. Unter Sonstige Anlage (optional) besteht die Möglichkeit dem Antrag ein zusätzliches Dokument hinzuzufügen. Dies kann beispielsweise ein Anschreiben sein. Im Bereich Alle generierten Dokumente, die für dieses Projekt erzeugt wurden werden die vom System generierten Dokumente wie Vorschau Antrag Phase 1, Vorschau PA, Vorschau EFP usw. aufgelistet. Dies geschieht erst, wenn nach Einreichung, der Antrag von der AiF-Geschäftsstelle geprüft und akzeptiert wurde. Möchten Sie vorher eine Zusammenstellung der generierten Antragsvordrucke abrufen, können Sie dies im Reiter Projektdetails, Schaltfläche Vorschau Antragsunterlagen vornehmen. Hier können die Dateien hochgeladen werden (Mausklick). Hier kann ein weiteres Dokument hochgeladen werden (optional). Öffnet das Dialogfeld zum Erzeugen einer ZIP-Datei (Mausklick). Durch Betätigen der Schaltfläche "ZIP-Datei erzeugen" gelangt man in das Dialogfeld ZIP-Datei erzeugen. Hier besteht die Möglichkeit eine ZIP-Datei aller zum Antrag zugehörigen Dokumenten zu erzeugen und für die eigenen Unterlagen downzuloaden. Bitte beachten Sie, dass die ZIP- Datei nicht dauerhaft in ELANO gespeichert wird und nach Betätigen der Schaltfläche Erzeugen jeweils neu aus den aktuellen Dokumenten zum Projekt generiert wird. Hier kann man die ZIP-Datei öffnen oder speichern (Mausklick). ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 14
3. Finanzierungspläne und Angaben zur Forschungsstelle Nach Betätigen des Reiters Forschungsstellen / FiPläne (FV) gelangt man in die Übersicht der eingebundenen Forschungsstellen (nur für AiF-Forschungsvereinigungen sichtbar). Zugewiesene Forschungsstellen können in dieser Ansicht nur auf Daten ihrer eigenen Forschungsstelle zurückgreifen. Eine Sicht auf Daten weiterer Forschungsstellen, die am Projekt beteiligt sind, ist nicht möglich. Zu den Angaben zur Forschungsstelle gelangt man hier (Mausklick) Zunächst sind die Angaben zur Forschungsstelle zu vervollständigen. Hierzu ist die Schaltfläche Bearbeiten zu betätigen. Zudem ist zu beachten, dass für die Forschungsstelle der Punkt 6 zutreffen muss. 1 2 3 4 5 6 Zum EFP gelangt man hier (Mausklick) 1 Namen des Projektleiters eintragen 2 Anzukreuzen, wenn Forschungsstelle (FSt) an der Durchführung eines IGF-Vorhabens bereits beteiligt war. 3 Anzukreuzen, wenn federführende Forschungsvereinigung (FV) und Forschungsstelle (FSt) gleiche Rechtsperson sind. 4 Ankreuzen, wenn Forschungsstelle Mitglied der AiF-Forschungsvereinigung ist. 5 Vorsteuerabzugsberechtigt! (Keine Änderung durch anklicken möglich) Bitte informieren Sie bei Statusänderung die AiF-Geschäftsstelle; ggf. ist ein Nachweis über die Vorsteuerabzugsberechtigung einzureichen. 6 Anzukreuzen, wenn die Forschungsstelle die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Geschäftsführung erfüllt hat (zwingend erforderlich). ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 15
3.1 Einzelfinanzierungsplan (EFP) Nach Betätigen der Schaltfläche EINZELFINANZIERUNGSPLAN BEARBEITEN gelangt man zur Übersicht des Einzelfinanzierungsplans. Hierüber lassen sich alle relevanten Finanzdaten Sichten und Erfassen bzw. Ändern. Über die Registerkarten-Reiter im oberen Bereich gelangt man zu den einzelnen Positionen des Einzelfinanzierungsplans. Art Erläuterung Registerreiter A Personalausgaben - Bruttoentgelte und - Pauschale für Personalausgaben Personal Pers. Pausch B Ausgaben für Gerätebeschaffung Geräte C Ausgaben für Leistungen Dritter LD D Pauschale für Sonstige Ausgaben Sonstiges Im mittleren Bereich der Übersicht des Einzelfinanzierungsplans befindet sich auf der linken Seite eine Schaltfläche, um die Erläuterungen zum EFP hochladen zu können. Hier ist insbesondere darauf zu achten, dass der Dateiname entsprechend angegeben wird. Bitte laden Sie die erforderliche Datei als PDF-Datei hoch. Auf der rechten Seite hat man über Schaltflächen die Möglichkeit zu den Projektdetails zurückzukehren oder eine vom System generierte Vorschau des EFPs zu erzeugen. Anlegen von Einzelpositionen je Ausgabenarten A-D Die Einzelpositionen und Ansätze je Haushaltsjahr (HHJ) werden vom Nutzer für die Ausgabenarten: A-Personalausgaben/Bruttoentgelte B-Ausgaben für Gerätebeschaffung und C-Ausgaben für Leistungen Dritter angelegt und eingeben. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 16
Die Ansätze für die Ausgabenarten für A Pauschale für Personalausgaben (Personal-Pauschale) und D Pauschale für Sonstige Ausgaben (Sonstige-Pauschale) werden von ELANO gemäß den Vorgaben aus den Finanzierungsplänen errechnet. Für die Sonstige-Pauschale besteht zudem die Möglichkeit, die Berechnung der Ansätze je HHJ durch ELANO zu unterdrücken und die Werte manuell einzugeben (siehe Punkt Pauschale Sonstiges). Dabei kann der berechnete Wert für die Pauschale für Sonstige Ausgaben nicht überschritten werden. 3.2 Personalausgaben (Personal erfassen) Nach Betätigen des Reiters Personal gelangt man zur Übersichtseite der Einzelposition Personalausgaben, hier werden die Personalausgaben nach HPA-Gruppe, Personalbezeichnung, Personenmonate und Gehälter zusammenfassend dargestellt. Änderungen der Einzelansätze (Mausklick) Nach betätigen der Schaltfläche Neues Personal erstellen kann neues Personal erfasst werden. Hierzu öffnet sich die Eingabemaske Personal erfassen. Folgende Eingaben sind erforderlich: 1. Anzahl festlegen 2. Auswahl der HPA-Gruppe 4. Speichern Der hier angezeigte, je nach ausgewählter HPA-Gruppe, geltende Höchstbetrag kann nicht überschritten werden. 3. Monatsentgelt eintragen Nach dem Speichern öffnet sich die Maske Personal betrachten. Diese Maske zeigt eine Übersicht des ausgewählten Personaleinzelansatzes u.a. mit Angabe des Monatsbruttoentgelts, Einsatzzeiten (Anzahl der Monate mit Angabe des Beschäftigungsgrades in den einzelnen HHJ) und HPA- Gruppe. Hier können zudem die Raten in den einzelnen Haushaltsjahren festgelegt werden. Rate für Personal erfassen (Mausklick) Schließen, wenn alle Raten erfasst sind ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 17
Es werden folgende Angaben zur Jahresrate erfasst: Einsatzzeit in Monaten je Jahr Beschäftigungsgrad, (z.b. 1,0 / 0,5 / 0,25) maximal 1,0 3. Speichern 1. Anzahl der Monate festlegen 2. Beschäftigungsgrad angeben Die Berechnung der Personalausgaben erfolgt nicht automatisch. Sobald alle Daten für die Position Personalausgaben erfasst sind, ist das Betätigen der Schaltfläche Berechnen zwingend erforderlich. Pauschale für Personalausgaben Hier sind keine Eingaben erforderlich, da sich die Personalpauschale automatisch errechnet! 3.3 Ausgaben für Gerätebeschaffung (Geräte erfassen) Nach Betätigen des Reiters Geräte gelangt man zur Übersichtsseite der Einzelposition Geräteausgaben, hier werden die Ausgaben für Gerätebeschaffung nach Anzahl, Bezeichnung und Gesamtsumme aufgelistet. Über den Link Neues Gerät erstellen können neue Geräte erfasst werden. Im Rahmen des Einzelansatzes B (Ausgaben für Gerätebeschaffung) können eigenständig inventarisierungsfähige Geräte mit einem Einzelbeschaffungswert über 2.500,- (einschließlich Umsatzsteuer) beantragt werden. Bei Vorsteuer-Abzugsberechtigung der Forschungsstelle dürfen generell nur Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) angesetzt werden. Für die Beantragung von ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 18
Großgeräten (Beschaffungswert ab 50.000 einschließlich Umsatzsteuer) gelten zusätzliche Regelungen (Bitte IGF-Leitfaden beachten). Neues Gerät erstellen! (Mausklick) Bearbeiten bestehender Einzelansätze (Mausklick) Nach betätigen der Schaltfläche Neues Gerät erstellen können neue Geräte erfasst werden. Hierzu öffnet sich die Eingabemaske Gerät erfassen. Folgende Eingaben sind erforderlich: 1. Anzahl festlegen 2. Bezeichnung des Gerätes angeben 3. Speichern Nach dem Speichern öffnet sich die Maske Gerät betrachten. Diese Maske zeigt eine Übersicht des ausgewählten Gerätes u.a. mit Angabe der Bezeichnung und Anzahl sowie der Aufteilung in einzelne Jahresraten. Hier können zudem die Raten der einzelnen Haushaltsjahre festgelegt werden. 1. Betrag festlegen Hier ist das entsprechende Angebot hochzuladen (Mausklick) 2. Speichern Rate für Gerät erfassen (Mausklick) Die Berechnung der Ausgaben für Gerätebeschaffung erfolgt nicht automatisch. Sobald alle Daten für diese Position erfasst sind, ist das Betätigen der Schaltfläche Berechnen zwingend erforderlich. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 19
3.4 Ausgaben für Leistungen Dritter (Leistungen Dritter erfassen) Nach Betätigen des Reiters LD gelangt man zur Übersichtseite der Einzelposition Ausgaben für Leistungen Dritter, hier werden die Ausgaben nach Bezeichnung und Gesamtsumme aufgelistet. Über den Link Neue Leistung Dritter erstellen können neue Leistungen Dritter erfasst werden. Im Rahmen des Einzelansatzes C (Ausgaben für Leistungen Dritter) können Leistungen, die den Charakter einer Dienstleistung für das beantragte Vorhaben aufweisen und nicht aus originären Forschungstätigkeiten bestehen, beantragt werden. Originäre Forschung ist Forschung, in der der Gewinn neuer Erkenntnisse im Vordergrund steht. Kriterien für originäre Forschung sind beispielsweise die Interpretation der Ergebnisse und die Diskussion möglicher Folgen derselben. Für originäre Forschungstätigkeiten ist ein eigener Einzelfinanzierungsplan der diese Leistung erbringenden Forschungsstelle notwendig. Leistungen Dritter dürfen außerdem nur dann beantragt und können nur dann als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt werden, wenn zweifelsfrei ausgeschlossen werden kann, dass es sich hierbei um die Herstellung von Geräten oder um die Lieferung von Material (darunter z.b. auch die Herstellung von Versuchsmaterial) handelt. Bei Vorsteuer-Abzugsberechtigung der Forschungsstelle dürfen generell nur Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) angesetzt werden. Bei der Vergabe von Aufträgen ist die Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) zu beachten (Bitte IGF-Leitfaden beachten). Neue Leistungen Dritter erstellen! (Mausklick) Nach dem Speichern öffnet sich die Maske Leistung Dritter betrachten. Diese Maske zeigt eine Übersicht des ausgewählten Gerätes u.a. mit Angabe der Bezeichnung und Anzahl sowie der Aufteilung in einzelne Jahresraten. Hier sind die Ausgaben für Gerätebeschaffung über die Raten zu erfassen. Hier ist das entsprechende Angebot hochzuladen (Mausklick) 1. Betrag festlegen 2. Speichern Rate für Leistung Dritter erfassen (Mausklick) ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 20
Die Berechnung der Ausgaben für Leistungen Dritter erfolgt nicht automatisch. Sobald alle Daten für diese Position erfasst sind, ist das Betätigen der Schaltfläche Berechnen zwingend erforderlich. 3.5 Pauschale für Sonstige Ausgaben Nach Betätigen des Reiters Sonstiges gelangt man zur Übersichtseite der Position Pauschale für Sonstige Ausgaben, hier werden die Beträge nach Haushaltsjahr sortiert dargestellt. Hier sind keine Eingaben erforderlich, da sich die Pauschale Sonstiges automatisch errechnet! Im Ausnahmefall kann die Rate für Pauschale Sonstiges nachträglich bearbeitet werden (Mausklick) Nach betätigen der Schaltfläche Bearbeiten kann die Rate für Pauschale für Sonstige Ausgaben nachträglich bearbeitet werden. Hierzu öffnet sich die Eingabemaske Sonstige Raten bearbeiten. Folgende Eingaben sind erforderlich: 1. Betrag eingeben 2. Speichern Die Berechnung der Pauschale für Sonstige Ausgaben erfolgt nicht automatisch. Das Betätigen der Schaltfläche Berechnen ist zwingend erforderlich. Häkchen wird bei manueller Änderung automatisch gesetzt ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 21
4. Projekt einreichen Die Einreichung von Anträgen (Übermittlung der Anträge an die AiF-Geschäftsstelle) erfolgt ausschließlich durch berechtigte Mitarbeiter der Mitgliedsvereinigungen der AiF. Öffnet das Dialogfeld für die Übermittlung des Antrags an die AiF (Mausklick)! Nach Betätigen der Schaltfläche Projekt einreichen öffnet sich das Dialogfeld Projekt einreichen. Hier sind die hochgeladenen Dokumente nach Typ, Inhalt und Änderungsdatum aufgelistet. Es besteht die Möglichkeit den Inhalt der hochgeladenen Dokumente vor dem Einreichen noch einmal zu prüfen. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 22
Änderung des Status bei eingereichten Anträgen Sobald der Antrag eingereicht wurde, wird die Bearbeitung an diesem Antrag gesperrt. Der Antrag kann aber durch die AiF-Geschäftsstelle wieder für die Bearbeitung freigegeben werden. Hierzu wird der Status wieder auf Neu gesetzt. Anträge die den Status Neu besitzen, können von der AiF-Geschäftsstelle nicht eingesehen werden. Dies ist nur durch den Antragsteller möglich. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: 04.03.2014) Seite 23