Herzlich willkommen! Outlook Exchange EINFACHER START MIT IHREM E-MAIL-POSTFACH! QUICKSTART- HANDBUCH!
2 Ihr 1&1 Outlook Exchange-Paket Als Teilnehmer am Microsoft Joint Development Program (JDP) bietet die 1&1 Internet AG Microsoft -Hosting-Lösungen auf höchstem Niveau, die auf Windows Server 2003 und Internet Information Server (IIS) 6.0 Technologien basieren. Mit unserem Outlook Exchange-Paket setzen wir neue Standards in Sachen Zuverlässigkeit, Sicherheit und Funktionsumfang und eröffnen Ihnen so ungeahnte Anwendungsmöglichkeiten für den Einsatz in Ihrem Unternehmen. Weitere Informationen zu dem Umgang mit Ihrem Exchange-Postfach finden Sie in einer detaillierten FAQ in Ihrem 1&1 Control-Center. Damit Sie Ihre persönlichen Daten immer sofort griffbereit haben, sollten Sie diese hier eintragen. 1&1 Control-Center 1&1 Kundennummer 1&1 Kundenpasswort https://login.1und1.de E-Mail-Adresse Exchange-Postfachname Exchange-Passwort (Bitte bewahren Sie Ihre Daten sorgfältig auf und schützen Sie diese vor unbefugtem Zugriff.)
3 4 Mein 1&1 WebHosting der Administrationsbereich In diesem Bereich haben Sie Zugriff auf alle Features und Anwendungen in Ihrem 1&1 Outlook Exchange-Paket. 1&1 Control-Center Ihre persönliche Schaltzentrale Mit Ihrer Kundennummer und Ihrem Kundenpasswort erreichen Sie Ihren gesicherten Kundenbereich das 1&1 Control-Center unter https://login.1und1.de. Dieses nutzerfreundliche Interface macht Webhosting einfach und komfortabel. Mit Ihrem Control-Center können Sie Domains und E-Mail-Adressen einrichten, Ihre eigene Webseite gestalten und vieles mehr alles mit wenigen Mausklicks! Durch einen Klick auf den Button Logout oben rechts verlassen Sie das Control-Center. Sie sind hier Hier sehen Sie den Navigationspfad, den Sie beschritten haben, um zur aktuellen Seite zu gelangen. Klicken Sie auf den entsprechenden Pfadabschnitt, um auf eine vorherige Seite zurückzukehren. Benutzen Sie die linke Navigationsleiste, um auf Ihre Domainund E-Mail-Konfiguration zuzugreifen. Auch die Rubriken Exchange-Postfach/OWA und Anwendungen finden Sie hier. Darüber hinaus erreichen Sie hier Ihre Rechnungsinformationen, Software & Lizenzen, Downloads und Tune-Up. Der Balken oben beinhaltet eine Quickbar mit farbigen Icons für die gängigsten Anwendungen sowie einen Bestellen -Button, über den Sie zusätzliche Leistungen beziehen können. Unten in der linken Navigationsleiste finden Sie die Hilfe - Rubrik. Hier finden Sie themenbezogene Hilfetexte und Links zur FAQ und den Quickstarts. Außerdem können Sie über diese Rubrik unseren Support kontaktieren. Nachdem Sie einen Menüpunkt in der linken Navigationsleiste ausgewählt haben, sehen Sie auf der Übersichtsseite die entsprechenden Menüpunkte zur Administration des gewählten Bereiches. Meine Daten Ihr Kundenbereich Auf der Seite Meine Daten finden Sie die Produktauswahl hier wählen Sie das Produkt aus, das Sie konfigurieren möchten. Darüber hinaus finden Sie in Meine Daten Ihre Kundendaten, Rechnungsinformationen, Informationen zum Kunde wirbt Kunde -Programm sowie Mitteilungen und Produktneuigkeiten.
5 5 Ganz leicht: Ihr Start mit Outlook Exchange! Andreas Gauger, Vorstand 1&1 Internet AG Schön, dass Sie sich für ein Exchange-Paket von 1&1 entschieden haben. Wenn Sie die 37 Seiten dieses Quickstarts durchgelesen haben, wissen Sie, wie Sie einfach Ihr Exchange-Postfach einrichten und bedienen und wie Sie Ihre Domain konfigurieren. In dieser Broschüre finden Sie alles, was Sie für den schnellen Start mit 1&1 Outlook Exchange benötigen. Wertvolle Tipps und Installationshilfen machen den Anfang leicht. Bei 1&1 sind Sie in bester Gesellschaft. Über 3 Millionen Kundenverträge zeugen von der Kompetenz der 1&1 Internet AG und täglich werden es mehr. In 12 Jahren haben wir uns zu einem der leistungsstärksten und erfolgreichsten Anbieter von Internet-Mehrwertdiensten entwickelt. Und wir hoffen, dass auch Sie sich in unserer 1&1 Internet-Community wohl fühlen! Outlook Exchange Hosting: Schnell, einfach, online! Hier erfahren Sie, wie Sie mit Ihrem 1&1 Control-Center Domain-Namen einrichten Ihr Outlook Exchange-Postfach bedienen Egal, ob Anfänger oder Profi in den 1&1 Quick-Start-Handbüchern finden Sie eine Menge nützlicher Informationen, Tipps und Tricks.
6 6 1&1 Ihr perfekter Internet- Partner! Im Firmennetzwerk der United Internet AG ist 1&1 der Experte für die Umsetzung innovativer Ideen in erfolgreiche Produkte. Das gibt Ihnen als Kunde die Sicherheit, qualitativ hochwertige Produkte zu Top- Konditionen zu kaufen. Zusammen mit starken Partnern wie der Deutschen Telekom AG, AVM, T-Mobile und Microsoft bieten wir Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für den Bereich Internet und Telekommunikation. Basis für Top-Lösungen: Die 1&1 Rechenzentren! Viele der 1&1 Produkte, z. B. Internet-Zugänge oder WebHosting-Lösungen, werden in den Hochleistungs-Rechenzentren der 1&1 Gruppe betrieben. Diese zählen zu den leistungsfähigsten, zuverlässigsten und sichersten in ganz Europa. So sorgen wir stets für beste Performance und Erreichbarkeit. Heute schon an morgen denken! Mit über 1.000 Mitarbeitern sichern wir die hohe Qualität unserer Produkte und Services auch für die Zukunft. Kompetente Internet-Spezialisten arbeiten permanent an der Entwicklung neuer Features und an der Weiterentwicklung unserer Anwendungen. So sind 1&1 Kunden immer auf dem neuesten Stand der Technik. Heute, morgen und übermorgen. Leserwahl der Zeitschrift connect Ausgabe 05/99 Leserwahl der Zeitschrift connect Ausgabe 04/00 Leserwahl der Zeitschrift connect Ausgabe 08/01 Leserwahl der Zeitschrift connect Ausgabe 05/02 Leserwahl der Zeitschrift connect Ausgabe 05/03
7 INHALT 7 Inhalt 1. Erste Schritte im 1&1 Control-Center 8-09 2. Domains 10-12 3. Exchange-Postfach einrichten 13-16 4. Outlook 2003 einrichten 17-18 5. Outlook oder Outlook Web Access nutzen 19-26 6. Outlook Web Access (OWA) 27 7. Daten synchronisieren mit ActiveSync 28-31 8. Kostenkontrolle und Benutzerdaten 32-33 9. Paket erweitern 34 10. 1&1 Service und Support 35 11. Best-Buy 36-37
8 ERSTE SCHRITTE IM 1&1 CONTROL-CENTER 1. Erste Schritte im 1&1 Control-Center Das 1&1 Control-Center ist der geschützte Kundenbereich Ihres Exchange-Pakets für alle Einstellungen rund um Ihre Domains und Ihre Postfächer. Hier erfahren Sie, wie Sie sich in Ihr Control- Center einloggen und es bedienen. Schritt 1 Loggen Sie sich ein Öffnen Sie Ihren Browser und navigieren Sie zur 1&1 Website unter http://1und1.de. Dort wählen Sie Kunden-Login > Control-Center. Alternativ erreichen Sie Ihr Exchange-Paket direkt unter der Adresse: https://login.1und1.de. Tragen Sie in die beiden Textfelder Ihre Kundennummer und Ihr Passwort ein. Klicken Sie dann auf Login. Schritt 2 Wählen Sie ein Produkt aus Nach dem Login sehen Sie auf der Startseite Ihres 1&1 Control-Centers alle Produkte mit aktiven Verträgen. Falls Sie mehrere Pakete bestellt haben, wählen Sie mit einem Klick auf Auswählen das Paket, das Sie im Folgenden konfigurieren möchten.
ERSTE SCHRITTE IM 1&1 CONTROL-CENTER 9 9 Schritt 3 Mein 1&1 WebHosting Die Übersichtsseite zeigt Ihnen alle Konfigurationsbereiche und Dienste Ihres Pakets. Von hier aus verwalten Sie Ihre Domains, Ihr Exchange-Postfach, stellen Ihre E-Mail-Adressen ein, finden Software und Lizenzen, aktuelle Downloads und vieles mehr. Zur Orientierung: Zwei Wege ein Klick! Im 1&1 Control-Center können Sie jeden Menüpunkt stets über zwei Wege erreichen: entweder über die linke Navigationsleiste oder die Übersichtsseite. Klicken Sie einfach auf den jeweiligen Menüpunkt, um in den gewünschten Bereich zu kommen.
10 10 DOMAINS 2. Domains In jedem Ihrer Pakete ist eine bestimmte Anzahl an Domains inklusive. In Ihrem 1&1 Control- Center unter 'Domains' finden Sie alle wichtigen Einstellungen, z. B. um bestehende Domains zu bearbeiten oder neue dazuzubestellen. Zur Orientierung Die Bearbeitungsleiste Die Bearbeitungsleiste ist Ihr kurzer Weg für alle Aktionen und Einstellungen rund um Ihre Domains. Dort wo neben dem Menüpunkt ein kleiner Pfeil nach unten weist, finden Sie eine nützliche Untergliederung der möglichen Aktionen. Neue Domain bestellen Sie können Ihrem Outlook -Exchange-Paket jederzeit weitere Domains hinzufügen. Schritt 1 Unter Neu > Domain bestellen finden Sie Informationen zur Bestellung und den notwendigen Domain-Check. Stellen Sie fest, ob Ihre gesuchte Domain noch frei ist. Geben Sie den Domainnamen in das Textfeld ein und wählen Sie die gewünschte Top-Level-Domain aus der Auswahlliste dahinter. Mit einem Klick auf Domain testen führen Sie den Domain-Check aus.
DOMAINS 11 11 Schritt 2 Ist Ihre gesuchte Domain noch nicht registriert, lesen und akzeptieren Sie die Geschäftsbedingungen und klicken Sie auf Bestellen. Sie können den Status der Domain jederzeit in der tabellarischen Übersicht unter Domains einsehen. Provider wechseln Schritt 1 Sie können eine bestehende Domain, die Sie registriert haben, einfach zu 1&1 umziehen. Klicken Sie auf den Tabellenreiter Neu > Domain bestellen. Geben Sie den Namen Ihrer Domain in das Textfeld ein und wählen Sie die gewünschte Top-Level- Domain aus der Auswahlliste dahinter. Mit einem Klick auf Domain testen führen Sie den Domain- Check aus. Schritt 2 Nun werden Ihre Registrierungsdaten angezeigt. Bestätigen Sie, dass Sie befugt sind, über die angegebene Domain zu verfügen und klicken Sie auf Weiter. Dann lesen und akzeptieren Sie die Geschäftsbedingungen und wählen Bestellen. Sie können den Status der Domain jederzeit in der tabellarischen Übersicht unter Domains einsehen.
12 12 DOMAINS Domain Verwendungsart: Weiterleitungsziel festlegen Sie haben schon eine bestehende Website, wollen aber gerne Ihre 1&1 Domain damit nutzen? Dann leiten Sie die 1&1 Domain einfach auf Ihre bestehende Website weiter. Schritt 1 Wählen Sie eine Domain in der Übersichtstabelle unter Domains aus, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen mit einem Klick aktivieren. Klicken Sie anschließend in der Bearbeitungsleiste in der Auswahlliste für Verwendungsart die Option Verwendungsart bearbeiten. Schritt 2 Legen Sie als Verwendungsart in der Auswahlliste daneben Weiterleitung fest. In den darunter erscheinenden Eingabefeldern tragen Sie das Weiterleitungsziel und einen Titel ein. Wenn Sie wollen, können Sie Angaben zur Meta- Beschreibung und Meta-Keywords machen. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
EXCHANGE-POSTFACH EINRICHTEN 13 13 3. Exchange-Postfach einrichten Im folgenden erfahren Sie, wie Sie ihr Exchange-Postfach im 1&1 Control-Center einrichten und neue Postfächer hinzubestellen können. Schritt 1 Melden Sie sich zunächst im 1&1 Control-Center mit Ihrem Benutzernamen und Passwort ein. Auf der Seite Meine Kundendaten wählen Sie aus der Produktliste Ihr Exchange-Paket aus, um in den Administrationsbereich Mein 1&1 Webhosting zu gelangen. Klicken Sie nun auf Exchange-Postfach/OWA. Schritt 2 Sie gelangen zur Übersichtsseite Ihres Exchange- Postfaches. Klicken Sie jetzt neben dem Listeneintrag, der mit einem Benutzernamen e<nummer> beginnt, auf Einrichten. Beachten Sie: Sie können die Einstellungen jederzeit bearbeiten, nachdem Sie Ihr Exchange-Postfach eingerichtet haben. Klicken Sie dazu auf die Schaltflächen Bearbeiten neben Ihrem bestehenden Postfach.
14 14 EXCHANGE-POSTFACH EINRICHTEN Schritt 3 Auf der folgenden Seite entscheiden Sie, ob Sie mit Ihrem Exchange-Postfach eine Neue E-Mail-Adresse anlegen oder Eine bestehende E-Mail-Adresse verwenden wollen. Beachten Sie: Die Absenderadresse erscheint später in dem Von -Feld Ihrer E-Mail-Nachrichten. Neue E-Mail-Adresse anlegen Eine neue Absender-Adresse legen Sie an, indem Sie einen Namen oder Begriff Ihrer Wahl in das Textfeld vor dem @ eingeben und die gewünschte Domain aus dem Drop-Down-Menü dahinter auswählen. Zuletzt legen Sie ein Passwort fest. Das Passwort sollte zwischen 6 und 8 Zeichen lang sein. Beachten Sie: Pro Exchange-Postfach können Sie nur eine E-Mail-Adresse festlegen. Um weitere Postfächer anzulegen, wählen Sie in der linken Navigationsleiste Tune-Up. Sie können in diesem Bereich weitere Exchange-Postfächer zum bestehenden Paket hinzubestellen.
15 EXCHANGE-POSTFACH EINRICHTEN 15 GETTING STARTED Eine bestehende E-Mail-Adresse verwenden Wollen Sie eine bestehende Absender-Adresse nutzen (z.b. eines Webmail-Dienstes), geben Sie die Adresse in das Textfeld E-Mail-Adresse ein. Im Feld Exchange-Postfach Passwort legen Sie ein Passwort fest. Das Passwort sollte zwischen 6 und 8 Zeichen lang sein. Bald danach erhalten Sie eine 1&1 Aktivierungs- E-Mail an die Adresse gesandt, die Sie angegeben haben. Diese E-Mail enthält einen Aktivierungsschlüssel, den Sie sich bitte notieren. Loggen Sie sich erneut in Ihr Control-Center ein und gehen Sie zu Exchange-Postfach/OWA. Klicken Sie auf Aktivieren neben Ihrem neuen Postfach und geben Sie den Aktivierungsschlüssel ein. Beachten Sie: Sie können Ihr Exchange-Postfach nutzen, um über Ihre E-Mail-Adresse E-Mails zu empfangen und zu versenden. Denken Sie bitte daran, Ihre bestehende E-Mail-Adresse auf Ihr Exchange-Postfach weiterzuleiten, damit Sie E-Mails von Ihrer bestehenden E-Mail-Adresse reibungslos in Ihrem Exchange-Postfach empfangen. Dazu nutzen Sie z. B. die Weiterleitungsfunktion Ihres Webmail-Anbieters, in der sie Ihr Exchange-Postfach (z. B. e<acht- bzw. neunstellige Nummer>@outlookexchange.de) als Ziel definieren.
18 16 EXCHANGE-POSTFACH EINRICHTEN Schritt 4 (Optional) Jetzt können Sie eine Vollversion von Outlook 2002 oder 2003 anfordern. Haben Sie die Software bereits, oder möchten Sie keine, wählen Sie: Nein, ich benötige keine Software-CD. Schritt 5 (Optional) Sie können Ihr Exchange-Postfach jederzeit mit der Webmail-Komponente Outlook Web Access (OWA) im Webbrowser öffnen. Dazu gehen Sie im Control- Center zu Ihrer Exchange-Postfach/OWA-Übersicht und klicken auf Outlook Web Access. Sie können das OWA auch direkt über die URL https://profimailer.de erreichen.
OUTLOOK 2003 EINRICHTEN 19 17 4. Outlook 2003 einrichten Ihr Exchange-Paket enthält eine Vollversion des E-Mail-Programms Outlook 2003. Sie verwalten damit Ihre E-Mails, Aufgaben, Termine, Kontakte, Notizen und Ordner mit wenigen Klicks. Der nachfolgend beschriebene Installationsprozess gilt nur für Windows XP mit Service Pack 1 und Outlook 2003. Wenn Sie ein anderes Betriebssystem und/oder eine ältere Version von Outlook verwenden, schauen Sie in unsere FAQ oder kontaktieren Sie unseren Support. Beachten Sie: Wenn Sie Windows XP mit Service Pack 1 benutzen, laden Sie von der Webseite Profilerstellung Ihres Accounts den aktuellen Hotfix herunter. Mit Service Pack 2 benötigen Sie diesen Hotfix nicht. Schritt 1 Geben Sie in Ihren Internet-Browser (z. B. Internet Explorer) folgende Adresse ein: https://www.profimailer.de/setup. Im Anmeldefenster, das sich öffnet, tragen Sie den Benutzernamen und das Passwort Ihres Exchange- Postfaches ein. So gelangen Sie auf die Webseite Profilerstellung Ihres Accounts. Beachten Sie: Die Zugangsdaten finden Sie im 1&1 Control-Center unter Exchange-Postfach/OWA. Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem aktiven Postfach. Schritt 2 (Nur Windows XP mit Service Pack 1) Die Webseite Profilerstellung Ihres Accounts enthält einen Hotfix-Link. Installieren Sie den Hotfix, indem Sie darauf doppelklicken und die weiteren Anweisungen befolgen. Nach der Installation des Hotfixes vergewissern Sie sich, dass Ihr Outlook -Programm geschlossen ist.
20 18 OUTLOOK 2003 EINRICHTEN Schritt 3 Gehen Sie (wieder) zur Webseite Profilerstellung Ihres Accounts. Von dort laden Sie Ihre persönliche Profil-Datei (.prf) für Outlook auf Ihren PC herunter. Es handelt sich um eine Konfigurationsdatei für Outlook 2003. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Outlook 2003 zunächst geschlossen ist. Öffnen Sie die Datei, indem Sie darauf doppelklicken. Bestätigen Sie die Anfrage des Dialogfensters, das sich nun öffnet mit Ja, um die Informationen in Ihr neues Outlook -Postfach zu importieren. In das Verbinden -Dialogfenster, das sich nun öffnet, geben Sie jetzt den Benutzernamen und das Passwort Ihres Exchange-Postfachs ein. Stellen Sie dem Benutzernamen EXCHANGE\ voran. Bestätigen Sie mit OK. Sogleich öffnet sich Ihr Outlook mit Ihrem Exchange-Postfach. Sobald Sie sich zum ersten Mal erfolgreich eingeloggt haben, synchronisiert sich der Exchange Server mit Ihrem Outlook. Später können Sie sich schneller einloggen, da dann nur noch neue Daten synchronisiert werden. Wiederholen Sie Schritt 3 für jedes weitere Profil, das Sie anlegen möchten. Konfigurationsmöglichkeiten für Benutzer anderer Betriebssysteme Sie können eine Verbindung zum Exchange Server natürlich auch unter anderen Voraussetzungen herstellen. Beachten Sie: Alle Exchange-Postfach-Funktionen können Sie nur dann nutzen, wenn Sie Windows XP mit Service Pack 1 und Hotfix bzw. Service Pack 2 zusammen mit Outlook 2003 einsetzen. IMAP Server: imap.profimailer.de POP Server: pop.profimailer.de SMTP Server: auth.smtp.profimailer.de Bei allen angegebenen Server-Adressen können Sie sich SSL- (Secure Socket Layer) verschlüsselt verbinden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserer FAQ. Bei Fragen wenden Sie sich an unseren Support.
OUTLOOK ODER OUTLOOK WEB ACCESS NUTZEN 21 19 5. Outlook oder Outlook Web Access nutzen Um die Möglichkeiten Ihres Exchange-Paketes voll auszuschöpfen, können Sie Outlook oder Outlook Web Access (OWA) nutzen. Beide Anwendungen sind in Ihrem Paketumfang enthalten und sind gleichermaßen einfach zu bedienen. Für weitere Informationen zu OWA siehe 6. Outlook Web Access (OWA). Nachrichten erstellen Schritt 1 Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf E-Mail. Wählen Sie in der Menüleiste Neu. Schritt 2 Dies öffnet ein leeres Nachrichtenfenster. Dort tragen Sie die Empfänger in die Felder An, Cc, oder Bcc ein. Benutzen Sie ein Semikolon als Trennzeichen, wenn Sie mehrere Adressen eingeben. Sie können auch Empfängeradressen aus Ihrem Adressbuch auswählen, indem Sie auf An, Cc, oder Bcc klicken. Füllen Sie alle Felder aus, die Sie benötigen. Im Betreff -Feld geben Sie den Titel Ihrer Nachricht ein, und im Feld Nachrichtentext Ihre Mitteilung.
22 20 OUTLOOK ODER OUTLOOK WEB ACCESS NUTZEN Schritt 3 Legen Sie optional weitere relevante Nachrichtenoptionen, wie z.b. Wichtigkeitsstufe, Verfallsdatum, Übermittlungsverzögerung usw. fest. Klicken Sie dazu in der oberen Menüleiste auf Optionen. Zuletzt wählen Sie aus der oberen Menüleiste Senden, um Ihre Nachricht zu verschicken. Beachten Sie: Enthält Ihr Profil mehr als ein E-Mail- Postfach, wird die Nachricht von der Adresse verschickt, die Sie als Standard-Adresse definiert haben. Wollen Sie eine andere Adresse als Absender nutzen, klicken Sie auf Konten und wählen dann die gewünschte Adresse. Outlook Kalender: Termine und Besprechungen planen Der Outlook Kalender ist vollständig mit den übrigen Bestandteilen des Programms wie E-Mail, Kontakte, usw. verknüpft. Nutzen Sie den Kalender in Tages-, Wochen-, oder Monatsansicht, um komfortabel Ihre Termine und Besprechungen zu verwalten. Schritt 1 Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Kalender. Wählen Sie aus der oberen Menüleiste die gewünschte Ansicht (Tages-, Wochen-, Monatsansicht). Um einen Termin zu vermerken, klicken Sie auf den betreffenden Tag und geben die entsprechenden Informationen ein.
OUTLOOK ODER OUTLOOK WEB ACCESS NUTZEN 23 21 Schritt 2 Möchten Sie den Termin ausführlich festlegen, doppelklicken Sie auf den gewünschten Zeitabschnitt. Das öffnet ein Ereignis-Dialogfenster. Geben Sie die erforderlichen Informationen zum anzuberaumenden Termin ein. Im Feld Betreff geben Sie an, worum es sich bei dem Termin handelt. Außerdem können Sie Ort, Start und Ende, Kategorie und eine Erinnerung für den Termin festlegen. In das Textfeld können Sie, falls nötig, weitere Informationen zum Termin vermerken. Aus Ihrem Adressbuch können Sie die Kontakte einfügen, die von dem Termin betroffen sind. Schritt 3 (Optional) Um eine Besprechung anzuberaumen, navigieren Sie zu Datei > Neu > Besprechungsanfrage. Dies öffnet ein neues Besprechungs- Dialogfenster. Klicken Sie auf An, um Ihr Adressbuch zu öffnen. Wählen Sie daraus die Kontakte aus, die Sie einladen möchten. Sie können auch Teilnehmer zu einem bereits festgelegten Termin einladen. Klicken Sie dazu in der oberen Menüleiste des Ereignis-Dialogfensters auf Teilnehmer einladen und gehen Sie dann wie in diesem Schritt beschrieben vor.
6 22 OUTLOOK ODER OUTLOOK WEB ACCESS NUTZEN Schritt 4 Wenn Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, wählen Sie in der oberen Menüleiste Speichern und schließen bzw. Senden. Haben Sie eine Besprechung anberaumt, werden die Einladungen an die ausgewählten Kontakte verschickt. Wenn Sie nun Ihren Kalender im linken Navigationsbereich öffnen, finden Sie dort den neu festgelegten Termin bzw. die Besprechung. Beachten Sie: Wenn Sie eine Windows Share- Point Services Website nutzen, können Sie in Ihrem Outlook Kalender die Ereignislisten dieser Website anzeigen. Outlook Kontakte Der Ordner Kontakte ist Ihr E-Mail-Adressbuch und Ihr Speicher für alle persönlichen und geschäftlichen Kontakte. Durch die nahtlose Einbindung in Outlook können Sie diesen Ordner nutzen, um Besprechungsanfragen, Nachrichten, oder Aufgaben zu versenden. Kontakte anlegen Schritt 1 Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Kontakte. In der oberen Menüleiste wählen Sie Neu.
OUTLOOK ODER OUTLOOK WEB ACCESS NUTZEN 7 23 Schritt 2 Geben Sie in das Textfeld Name den Namen Ihres Kontakts ein. Um weitere Informationen hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Name. Dies öffnet ein Dialogfenster für Detailangaben. Schritt 3 Tragen Sie die vorhandenen Kontaktinformationen in die jeweiligen Textfelder ein. Möchten Sie mehrere Post-, oder E-Mail-Adressen anfügen, klicken Sie auf den Pfeil links neben dem entsprechenden Feld. Falls Sie mehrere Adressen eintragen, können Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift aktivieren. Die entsprechende Adresse wird dann für Serienbriefe verwendet. Schritt 4 Klicken Sie auf Speichern und schließen um den neuen Kontakt zu erstellen.
24 24 OUTLOOK ODER OUTLOOK WEB ACCESS NUTZEN Einen neuen Kontakt in einem öffentlichen Ordner anlegen Wählen Sie aus der oberen Menüleiste Wechseln zu > Ordnerliste. Als nächstes klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Öffentliche Ordner und wählen den Ordner, den Sie nutzen möchten. Aus der oberen Menüleiste wählen Sie Datei > Neu > Kontakt. Dann führen Sie die Schritte 2 4 wie oben angegeben aus, um einen Kontakt anzulegen. Einen Kontakt aus einer E-Mail-Nachricht anlegen Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht mit der Adresse, die Sie zu Ihren Kontakten hinzufügen möchten. Rechtsklicken Sie auf den Namen des Absenders, und wählen Sie Zu den Kontakten hinzufügen aus dem Menü, das sich öffnet. Aufgaben erstellen Schritt 1 Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Aufgaben und wählen die gewünschte Ansicht (Einfache Liste, Liste mit Details, Aktive Aufgaben usw.). Aktivieren Sie mit einem Klick ein leeres Textfeld in der Aufgabenliste und schreiben Sie Ihre Notiz direkt hinein.
OUTLOOK ODER OUTLOOK WEB ACCESS NUTZEN 25 25 Schritt 2 Um Ihre anstehende Aufgabe genauer zu definieren, doppelklicken Sie auf die Tabellenzeile (oder den entsprechenden Bereich bei anderer Ansicht), in die Sie eine neue Aufgabe eingeben wollen. Dies öffnet das Aufgaben-Dialogfenster. Schritt 3 Geben Sie die relevanten Informationen zu der anzuberaumenden Aufgabe an. Geben Sie im Betreff -Feld die Bezeichnung der Aufgabe ein. Bestimmen Sie Start- und Enddatum, den Stand, die Priorität und die Zuständigkeit. In das Textfeld können Sie, falls nötig, weitere Informationen zur Aufgabe vermerken. Tragen Sie alle für Sie relevanten Informationen in die weiteren Felder unter den Kartenreitern Aufgabe und Details ein, die Sie zusammen mit der Aufgabe speichern möchten. Schritt 4 (Optional) Wenn Sie eine regelmäßig wiederkehrende Aufgabe definieren, können Sie das Serienmuster in der oberen Menüleiste unter Serientyp festlegen. Wählen Sie die Frequenz aus (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) und legen Sie das Start- und Enddatum fest.
26 26 OUTLOOK ODER OUTLOOK WEB ACCESS NUTZEN Schritt 5 Wenn Sie fertig sind, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Speichern und schließen. Wenn Sie nun Ihre Aufgaben im linken Navigationsbereich öffnen, finden Sie dort die neu festgelegte Aufgabe gelistet. Öffentliche Ordner Öffentliche Ordner sind ein besonderes Feature des Exchange-Postfachs, mit dem mehrere Nutzer gemeinsam auf Informationen zugreifen können. Mit öffentlichen Ordnern können Sie: Informationen auf ein elektronisches Schwarzes Brett posten Outlook Elemente aus einem Kalender, einer Kontaktliste oder einer Aufgabenliste gemeinsam nutzen Dateien gemeinsam nutzen Berechtigungen für den Ordnerzugriff festlegen Besonders Projektteams oder Benutzergruppen nutzen gerne öffentliche Ordner, um Informationen von allgemeinem Interesse auszutauschen. Wenn Sie mit dem Exchange-Postfach verbunden sind, werden Ihnen die Ordner mit Namen Öffentliche Ordner in der Outlook Ordnerliste angezeigt. Wenn die Ordnerliste nicht im linken Navigationsbereich angezeigt wird, klicken Sie auf in der oberen Menüleiste auf Wechseln zu und wählen vom Drop-Down-Menü Ordnerliste. Diese wird dann im linken Navigationsbereich angezeigt. Beachten Sie: Um öffentliche Ordner nutzen zu können, müssen alle Benutzer ihre Exchange-Postfächer in dem gleichen 1&1 Outlook Exchange-Paket angelegt haben (siehe 9. Paket erweitern).
OUTLOOK WEB ACCESS (OWA) 27 27 6. Outlook Web Access (OWA) Mit Outlook Web Access (OWA) verfügen Sie über eine komfortable Exchange Webmail-Komponente, mit der Sie Ihr Exchange-Postfach ortsunabhängig nutzen können. OWA sieht aus und funktioniert ähnlich wie Outlook so bleibt Ihnen aufwändiges Einarbeiten erspart (vgl. 5. Outlook oder Outlook Web Access nutzen). Sie können das OWA über zwei Wege erreichen. Einmal über Ihr 1&1 Control-Center unter dem Menüpunkt 'Exchange-Postfach/OWA': Klicken Sie auf 'Outlook Web Access', um OWA in einem neuen Browserfenster zu öffnen. Oder geben Sie https://profimailer.de in das Adressfeld Ihres Browsers ein. Nutzen Sie Ihre E-Mail-Adresse oder Ihren Exchange-Benutzernamen und -Kennwort, um sich einzuloggen. Beachten Sie: Sie bedienen das OWA genauso wie Outlook (siehe 5. Outlook oder Outlook Web Access nutzen). Im OWA sehen Sie auf einen Blick, ob Sie neue E-Mails, neue Termine, Aufgaben oder Besprechungen haben. Eine optionale Ordneransicht ermöglicht es Ihnen, E-Mails in Unterordner zu kopieren oder Dateien zu speichern, auf die Sie später auch mit einem mobilen Gerät (z.b. einem Pocket PC) zugreifen können. Sie können Ihr Exchange-Postfach zusätzlich oder parallel zum OWA auch mit Outlook 2003 auf Ihrem lokalen PC nutzen, um die gesamte Funktionsbandbreite von Exchange via MAPI über HTTP auszuschöpfen. Für weitere Informationen zu den Systemvoraussetzungen siehe 5. Outlook oder Outlook Web Access nutzen. Alternativ dazu können Sie Nachrichten von Ihrem Exchange-Postfach mit POP (pop.profimailer.de), SMTP (auth.smtp.profimailer.de) und jedem beliebigen E-Mail-Programm abrufen. IMAP Benutzer können IMAP (imap.profimailer.de und auth.smtp.profimailer.de für SMTP) verwenden.
28 28 DATEN SYNCHRONISIEREN MIT ActiveSync 7. Daten synchronisieren mit ActiveSync Mit ActiveSync können Sie die Daten Ihres Exchange-Postfachs mit Ihrem mobilen Gerät, z.b einem Windows Mobile Smartphone oder einem Pocket PC synchronisieren eine nützliche Sache für jeden, der viel reist und unterwegs arbeitet. Outlook Exchange bietet Ihnen großartige Möglichkeiten, um mit Ihrem Windows Mobile Smartphone oder Ihrem Pocket PC auf Ihre Serverdaten schnell und komfortabel zuzugreifen. So können Sie immer in gewohnter Umgebung Ihre Nachrichten, Kontakte und Kalendereinträge verwalten egal, wo Sie gerade unterwegs sind. Oder installieren Sie ActiveSync auf Ihrem lokalen PC, um eine schnelle und einfache Synchronisation einzurichten. Hier erfahren Sie, wie Sie genau vorgehen. Normalerweise erhalten Sie ActiveSync auf CD zusammen mit Ihrem mobilen Gerät. Eine Download-Möglichkeit und weitere Informationen zu ActiveSync finden Sie auch unter der Adresse http://www.microsoft.de/mobile/. ActiveSync auf Ihrem PC konfigurieren Schritt 1 Verbinden Sie Ihr mobiles Gerät mit Ihrem PC, nachdem Sie ActiveSync installiert haben. ActiveSync startet automatisch beim Verbinden der beiden Geräte. Kurze Zeit später erscheint das Dialogfenster Eine Partnerschaft festlegen. Wählen Sie die gewünschte Form der Partnerschaft und klicken Sie auf Weiter.
DATEN SYNCHRONISIEREN MIT ActiveSync 29 29 Schritt 2 Wählen Sie als Synchronisationsmethode Mit dem Desktop synchronisieren und klicken Sie auf Weiter. Schritt 3 Bestimmen Sie, welche Informationen (Kalender, Kontakte, Posteingang) Sie direkt mit dem Server synchronisieren möchten. Wenn Sie Ihren Posteingang synchronisieren möchten, können Sie dazu weitere Einstellungen vornehmen. Legen Sie fest, bis zu welcher Größe E-Mails übertragen werden dürfen. Es ist empfehlenswert, die Größe z.b. auf 500 KB zu beschränken. Nach der Synchronisation können Sie im Einzelfall immer noch bestimmen, welche E-Mails Sie trotz ihrer Größe vollständig übertragen möchten. Klicken Sie auf Ordner auswählen um festzulegen, welche Ordner Sie zur Synchronisation mit dem Server benutzen möchten. Wenn Sie alle Einstellungen gemacht haben, klicken Sie auf OK. Schritt 4 Kehren Sie nun zur Auswahlliste zurück und klicken Sie auf Weiter.
30 30 DATEN SYNCHRONISIEREN MIT ActiveSync Schritt 5 Klicken Sie auf den Sync -Button um den Synchronisationsprozess zu starten. ActiveSync synchronisiert die Informationen, die Sie ausgewählt haben. Nach erfolgreicher Beendigung können Sie Ihr mobiles Gerät von Ihrem lokalen PC trennen. Exchange-Daten unterwegs abgleichen Schritt 1 Verbinden Sie Ihr mobiles Gerät mit dem Internet, beispielsweise über GPRS. Als nächstes starten Sie ActiveSync auf Ihrem mobilen Gerät. Schritt 2 Wählen Sie Extras > Optionen. Klicken Sie auf den unteren Kartenreiter Server. Geben Sie in das Feld Servername profimailer.de ein.