Herausgegeber: SpaceNet AG Joseph-Dollinger Bogen 14 80807 München, Deutschland Vorstand: Sebastian v. Bomhard Aufsichtsratsvorsitzender: Alexander Grundner-Culemann Kontakt info@mailofant.de http://www.mailofant.de/ Jegliche Haftung ausgeschlossen. Marken können geschützt sein. Copyright SpaceNet AG 2011, Softwareversion 1.1 Alle Rechte vorbehalten, insbesondere (auch auszugsweise) die der Übersetzung, des Nachdrucks, der Wiedergabe durch Kopieren oder ähnliche Verfahren. Alle Rechte vorbehalten, insbesondere für den Fall der Patenterteilung oder Gebrauchsmuster-Eintragung. Technische Änderungen vorbehalten. 2
Inhaltsverzeichnis 1. Kurzbeschreibung... 5 2. Technische Voraussetzungen... 7 3. Der erste Aufruf... 8 Der erste Nutzer: Der Postmaster... 8 4. Einrichtung... 9 Der Einrichtungsassistent... 9 Schritt 1: Einrichten einer Domain... 9 Schritt 2: Einrichten eines Benutzerkontos... 10 Schritt 3: Mailserver Einstellungen ändern... 13 Die erfolgreiche Einrichtung... 16 5. Der MAILOFANT im Alltag... 17 6. Domainverwaltung... 19 Neue Domain anlegen... 19 Domains bearbeiten... 21 7. Benutzerverwaltung... 22 Benutzer einrichten... 22 Benutzer importieren... 23 Benutzer exportieren... 23 8. Konfiguration: Interne E-Mails archivieren... 24 Konfiguration Microsoft Exchange Server... 24 Konfiguration: Andere Mailserver... 26 9. Die E-Mailsuche: Archivabfrage... 27 Archiv abrufen per IMAP... 29 10. Weitere Funktionen... 30 Der Einrichtungsassistent... 30 Das Diagnosewerkzeug... 31 Statistiken... 33 Die Lizenzverwaltung... 34 3
Protokolle... 35 11. Mein Account... 36 12. Kontakt... 37 13. Stichwortverzeichnis... 38 4
Kurzbeschreibung Der MAILOFANT ist das ideale, langfristige und absolut sichere Mailarchiv für kleine und mittelständische Unternehmen. Warum? Aus Sicht Ihres Geschäftsführers/IT-Entscheiders Der MAILOFANT hält sich an das Gesetz: E-Mails werden revisionssicher abgelegt, so dass keine nachträglichen Änderungen an der Originalmail möglich sind. Nachbearbeitete Mails werden erkennbar archiviert und gespeichert. Auf den MAILOFANT ist Verlass: Er ist sicher, zuverlässig und qualitativ hochwertig (ISO 27001 Zertifizierung des Herstellers). Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden lückenlos archiviert und unveränderbar gespeichert. Der MAILOFANT ist kostengünstig und pflegeleicht: Sie brauchen nicht in zusätzli- che Hardware oder Software investieren. Der MAILOFANT spart Zeit: Niemand muss überlegen, welche E-Mails archiviert werden müssen. Es ist heutzutage einfach klüger, alles außer Spam zu speichern. Der MAILOFANT ist äußerst flexibel: Nicht mehr benötigte Postfächer können durch ein neues Postfach ersetzt werden, ohne dass eine neue Lizenz nötig ist. Die Daten des alten Postfachs bleiben selbstverständlich erhalten. Aus Sicht Ihres IT-Administrators Der MAILOFANT ist riesig: Auch wenn Ihr Archiv wächst, hat der MAILOFANT genü- gend Speicherplatz. Es gibt also keine Größenprobleme im MAILOFANT. Der MAILOFANT ist einfach einzusetzen: Die Aktivierung ist unkompliziert. Ihr Mail- system läuft wie gewohnt weiter. Der MAILOFANT ist äußerst wehrhaft: Spam und Viren blockiert er bereits im Vor- feld und lässt sie gar nicht erst ins Archiv. Virenscanner und eine Firewall von Cisco IronPort Email Security Appliance (X-Serie) helfen ihm dabei. Der MAILOFANT läuft problemlos Tag und Nacht: Damit haben Sie den Kopf frei für andere wichtige Sachen, denn die Mailarchivierung läuft. Auf den MAILOFANT können die Nutzer selbst zugreifen: Neben dem Administrator kann auch jeder Nutzer seine eigenen E-Mails im Archiv suchen und wieder holen. Das spart Zeit und optimiert den Workflow. 5
Aus Sicht Ihrer Nutzer Der MAILOFANT vergisst nichts: Alle E-Mails werden lückenlos archiviert und kön- nen ohne komplexe Ordnerstruktur im E-Mailclient (Microsoft Outlook, Thunderbird Mail ) wieder gefunden und verwaltet werden. Damit werden Vorgänge schneller und effizienter bearbeitet. Der MAILOFANT ist überall für Sie da: Sie können mit einem Webbrowser Ihrer Wahl Ihr Archiv überall abrufen. Der MAILOFANT ist sympathisch. Er verträgt sich deshalb gut mit allen: Neben dem Administrator kann jeder Nutzer seine eigenen E-Mails im Archiv suchen und auch wieder holen. Dabei braucht er nicht einmal eigene Software, sondern kann den MAILOFANT über seinen gewohnten Mailclient (Microsoft Outlook, Thunderbird Mail, Mac Mail...) abrufen. Mit Hilfe von IMAP können Sie Ihr Mailarchiv überall verwalten. Alle E-Mails werden an einer zentralen Stelle in Deutschland, genauer gesagt in zwei ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in München, archiviert und gesichert. Und zu guter Letzt: Der MAILOFANT ist immer auf dem aktuellsten Stand. Dafür sorgt das MAILOFANT - Supportteam. Sie müssen sich nicht um Wartungsarbeiten und lästige Systemupdates kümmern. 6
TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN Um den MAILOFANT als Mailarchiv zu nutzen, müssen folgende technische Voraussetzungen gegeben sein: 1. 2. 3. 4. Sie besitzen eine Domain, bei der sich der MX-Eintrag (= Mail Exchange Record) ändern lässt. Sie können einen SMTP-Ausgang auf Ihrem E-Mailserver konfigurieren. Wenn Sie einen gemanagten Server haben, wenden Sie sich dazu bitte an Ihren Provider. Sie können auf Ihrem E-Mailserver eine SMTP Weiterleitung (mit SMTP-Authentifizierung) aller E-Mails an den MAILOFANT -Server einrichten oder von Ihrem Mailprovider einrichten lassen. Die zu archivierende E-Mail ist nicht größer als 50 MB. Sie können keine SMTP-Weiterleitung einrichten? In diesem Fall können Sie die Einstellungen in Ihrem E-Mailclient (Microsoft Outlook, Thunderbird Mail...) ändern. Sie müssen dann aber für jede zu archivirende E-Mailadresse Ihren MAILOFANT -Server als Postausgangsserver einstellen, damit wirklich jede verschickte E-Mail in das Archiv Ihres MAILOFANT wandert. 7
DER ERSTE AUFRUF Um Ihren MAILOFANT zu konfigurieren und anschließend direkt mit der Archivierung zu beginnen, rufen Sie in Ihrem Webbrowser die URL Ihres MAILOFANT auf. Der Login erfolgt über die Zugangsdaten, die Sie von Ihrem Distributor erhalten haben. http://ihr-mailofantserver.mailofant.de Loginseite DER ERSTE NUTZER: DER POSTMASTER Über das Postmaster-Benutzerkonto, dessen Zugangsdaten Sie zusammen mit der URL zur Registrierung erhalten haben, können Sie Ihren MAILOFANT konfigurieren und sich zum ersten Mal in Ihren MAILOFANT einloggen. Der Benutzer Postmaster verfügt über Adminstratorenrechte und Sie können mit ihm alle Domains und Benutzerkonten auf Ihrem MAILOFANT einrichten. Sie können z.b. entscheiden, welche Benutzer archiviert werden, welcher Nutzer auch Administrator sein soll und die Domains und Konten aller Nutzer verwalten. 8
EINRICHTUNG DER EINRICHTUNGSASSISTENT Beim ersten Login auf der Willkommensseite erschein einmalig ein Startbutton. Drücken darauf, der Einrichtungsassistent vom MAILOFANT begleitet Sie durch den Konfigurationsprozess Ihres neuen Mailarchivs. Sie können den Assistenten nach dem ersten Aufruf jederzeit über den Navigationspunkt Einrichtungsassistent erreichen. startseite SCHRITT 1: EINRICHTEN EINER DOMAIN In Ihrem MAILOFANT können Sie E-Mailkonten unterschiedlicher Domains zusammenführen und archivieren. Um mit der Archivierung der Nachrichten zu beginnen, müssen Sie als Erstes die Domain des Mailservers und die SMTP-Route bestimmen. Beim ersten Aufruf führt Sie der Assistent automatisch zu diesem Einrichtungsschritt. Später gelangen Sie direkt über den Navigationspunkt Domains in diesen Bereich. Sie können hier neue Domains eintragen und bestehende Domains aus Ihrer Liste löschen. 9
Einrichtung: Schritt 1 Schritt 2: Einrichten eines Benutzerkontos Um die Archivierung zu starten, legen Sie entweder einen eigenen Administratorennutzer an mit dem Sie Ihren MAILOFANT zukünftig verwalten oder machen Sie Ihren Postmaster-Account sicher. POSTMASTER BEARBEITEN Der Benutzer Postmaster wird bei der Aktivierung des MAILOFANT automatisch angelegt. Er besitzt Administrationsrechte. Falls Sie ihn weiterhin verwenden, sollten Sie auf jeden Fall das Passwort beim ersten Login ändern. Für den Postmaster können Sie wie für andere Benutzer auch eine Mailadresse angeben, die archiviert werden soll. WICHTIG: Im Benutzerbereich finden Sie eine Auflistung aller bereits angelegten Benutzer. Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Benutzer können Sie den User bearbeiten. Sie erreichen den Benutzerbereich auch direkt, indem Sie auf den Navigationspunkt Benutzer klicken. 10
Einrichtung Schritt 2 Sie können als Postmaster/Administrator im Benutzerbereich Benutzer aktivieren oder deaktivieren, andere Nutzer als Administratoren anlegen und die zu archivierenden E-Mailadressen bestimmen. Im letzten Schritt setzen Sie den Haken Archivierung aktivieren, um mit dem Archivieren zu beginnen, und beenden Sie die Fertigstellung Ihres Postmasters, indem Sie auf Speichern klicken. Sie erhalten im Anschluss eine Einrichtungsbestätigung. 11
Benutzerbereich Neuen Benutzer anlegen Um eine neue E-Mailadresse einzutragen, gehen Sie in der Navigation zum Bereich Benutzer. Klicken Sie auf Neuer Benutzer und geben Sie die zu archivierende E-Mailadresse in das Feld E-Mailadresse hinzufügen ein. Bestätigen Sie die Eingabe durch einen Klick auf das Plus-Zeichen und speichern Sie die Adresse. Die E-Mailadresse wird nach dem Speichern im Bereich E-Mailadressen angezeigt. Im Anschluss können Sie weitere Adressen für den Benutzer definieren. Es können beliebig viele E-Mailadressen pro Benutzer eingerichtet werden. Jeder Benutzer kann Administratorenrechte zugewiesen bekommen. 12
WICHTIG: Zum Start der Archivierung müssen Sie den Haken Archivierung aktivieren setzen. Wenn Sie diesen Haken nicht setzen, werden die E-Mails nicht archiviert. Sie müssen diese Entscheidung bei der Neuanlage treffen. Neuen Benutzer anlegen / Einrichtungsschritt 2 Wenn Sie mehrere Nutzer anlegen wollen, haben Sie die Möglichkeit Benutzerlisten im csv-format zu importieren. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Kapitel Benutzerverwaltung (Seite 22). WICHTIG: Die Archivierung für importierte Nutzer startet automatisch. Es kann kein Nutzer von der Archivierung ausgeschlossen werden. Schritt 3: Mailserver Einstellungen ändern Der letzte Punkt zur Einrichtung Ihres Mailarchivs ist besonders wichtig, da bei falscher Einstellung Ihre E-Mails zeitweilig nicht mehr zugestellt werden. Wichtig: Die Zustellung Ihrer E-Mails könnte durch eine falsche Einstellung unterbrochen werden. Es gehen aber keine Nachrichten verloren! 13
Im letzten Schritt wechseln Sie von der Konfiguration Ihres MAILOFANT -Servers zu den Einstellungen auf Ihrem Mailserver. Wenden Sie sich bitte an Ihren MAILOFANT Partner. Von ihm erhalten Sie die Anleitungen für die Konfiguration der wichtigsten Mailserver. Einrichtungsschritt 2 1. Als Erstes stellen Sie auf Ihrem Nameserver den MX Eintrag der Domain um, die archiviert werden soll bzw. veranlassen Sie die Umstellung bei Ihrem Provider. Der Eintrag muss heißen gatekeeper.mailofant.de Die Änderung des MX Eintrags ist nötig, damit eingehende E-Mails über das MAILOFANT - Archiv an Ihren Mailserver geschickt werden. Der MAILOFANT schaltet sich damit zwischen den Absender der E-Mail und Ihren Mailserver. Dies ist ein wichtiger Schritt, damit wirklich jede eingehende Nachricht ins Archiv wandert. Nachdem der MAILOFANT die E-Mail im Archiv abgelegt hat, leitet er sie automatisch an Ihren Mailserver weiter. Sie können auch direkt über den MAILOFANT mailen, indem Sie die SMTP-Einstellung (= Simple Mail Transfer Protocol) in Ihrem Mailclient ändern. 14
2. Richten Sie eine SMTP-Weiterleitung (auch Relay-Host-Weiterleitung genannt) mit SMTP-Authentifizierung auf Ihrem E-Mailserver ein. Für die Authentifizierung kann jedes im MAILOFANT eingerichtete Benutzer-Konto verwendet werden. Die SMTP-Weiterleitung über Ihren MAILOFANT stellt sicher, dass die E-Mails archiviert werden, die Sie verschicken. Durch die Einrichtung der SMTP-Weiterleitung werden ausgehende E-Mails nicht direkt von Ihrem Mailserver verschickt, sondern erst an Ihr MAILOFANT -Archiv übermittelt. Der MAILOFANT leitet die Nachrichten anschließend an den gewünschten Empfänger weiter. SMTP-WEITERLEITUNG ÜBER IHREN E-MAILCLIENT Wenn Sie keine SMTP-Weiterleitung einrichten können, müssen Sie für jede zu archivierende E-Mailadresse als Postausgangsserver im E-Mailclient (Microsoft Outlook, Thunderbird Mail...) Ihren MAILOFANT -Server einstellen. Damit geht jede verschickte E-Mail in das Archiv Ihres MAILOFANT. Als Postausgangsserver geben Sie einfach den Hostnamen Ihres MAILOFANT z.b. srv0001.mailofant.de ein. Die Authentifizierung erfolgt damit ebenfalls über die Kontodaten Ihres im MAILOFANT eingerichteten Benutzers. 15
DIE ERFOLGREICHE EINRICHTUNG Wenn Sie Schritt 3 erfolgreich abgeschlossen haben, kann es bis zu 24 Stunden dauern bis der DNS-Eintrag Ihrer Domain geändert und der neue MX Eintrag Ihrer Domain/Ihrer Domains akzeptiert wird. Bis zur endgültigen Umstellung läuft Ihr E-Mailkonto wie gewohnt weiter. INFORMATION: Ein weiterer Vorteil Ihres MAILOFANT ist der Spam- und Virenschutz, den Sie für Ihren Mailserver automatisch bekommen. Denn nachdem der MX-Eintrag akzeptiert wurde, befreit der MAILOFANT alle E-Mails, die an Sie verschickt werden und jetzt über das MAILOFANT -Archiv laufen, automatisch von Viren und Spam. Das entlastet Ihren Mailverkehr und spart gleichzeitig noch Kosten, da nicht so viel Traffic über Ihren Mailserver geht. So arbeitet der MAILOFANT : Funktionsweise 16
DER MAILOFANT IM ALLTAG Die Administration des MAILOFANT findet über eine intuitiv-bedienbare Web-Oberfläche statt. Die Navigationspunkte des MAILOFANT : Suche: Über die Suche können Sie archivierte Nachrichten abrufen. Domains: Im Bereich Domains legen Sie neue Domains an, die Sie archivieren wollen, und die SMTP-Route für Ihren Mailserver. Benutzer: Alle Benutzereinstellungen finden Sie in der Benutzerarea. Sie können hier neue Benutzer anlegen, Benutzerlisten importieren, Benutzerkonten exportieren, den Benutzerrechte zuweisen und festlegen welche Konten archiviert werden. Mailofant Startseite 17
KONFIGURATION: Hier können Sie einstellen, dass der MAILOFANT alle E-Mails speichert, die zwischen Benutzern innerhalb Ihres Firmennetzes versendet werden (= interne E-Mails). DIAGNOSE: Im Diagnosewerkzeug können Sie testen, ob der MAILOFANT richtig konfiguriert ist. STATISTIKEN: In diesem Bereich finden Sie statistische Informationen über Ihren MAILOFANT. LIZENZEN: Hier finden Sie z. B. Informationen über Ihre aktiven und inaktiven Regist- rierungsschlüssel und MAILOFANT -Lizenzen. PROTOKOLLE: Alle Änderungen im MAILOFANT werden im Protokoll festgehalten und sind für den Administrator jederzeit einsehbar. STARTSEITE: Über diesen Menüpunkt kommen Sie zur Startseite auch Willkom- mensseite Ihres MAILOFANT. FAQs: Die wichtigsten Fragen und Antworten zum MAILOFANT finden Sie hier. MEIN ACCOUNT: Hier können Sie Einstellungen in Ihrem Account vornehmen. EINRICHTUNGSASSISTENT: Der Einrichtungsassistent führt Sie beim ersten Login durch die Konfiguration der MAILOFANT -Software und kann später jederzeit über die Navigation aufgerufen werden. VERTRAGSBEDINGUNGEN: Im MAILOFANT kommen Sie hier direkt zu den Vertrags- bedingungen Ihres Mailarchivs. ABMELDEN: Melden Sie Ihren Benutzer nach jedem Login ab. 18
DOMAINVERWALTUNG In Ihrem MAILOFANT können Sie E-Mailkonten unterschiedlicher Domains zusammenführen und archivieren. Um mit der Archivierung der Nachrichten zu beginnen, müssen Sie als Erstes die Domain des Mailservers und die SMTP-Route bestimmen. Beim ersten Aufruf führt Sie der Assistent automatisch zu diesem Einrichtungsschritt. Später gelangen Sie direkt über den Navigationspunkt Domains in diesen Bereich. Sie können hier neue Domains eintragen und bestehende Domains aus Ihrer Liste löschen. Domainbereich Domainbereich: Neue Domain anlegen Wenn Sie auf Neue Domain anlegen gehen, definieren Sie die Domain und die SMTP- Route Ihres Mailservers. Geben Sie im Feld Domain die Domain der zu archivierenden E-Mailadresse/E-Mailadressen ein. 19
INFORMATION: Lautet Ihre E-Mailadresse max@mustermann.de ist die Domain mustermann.de. Im Feld SMTP-Route wird der Hostname oder die IP-Adresse Ihres Mailservers bestimmt. Den Hostnamen oder die IP-Adresse Ihres Mailservers erfahren Sie im Zweifelsfall beim Betreiber Ihrer Mailadresse/Ihres Mailservers. ACHTUNG: Sie können keine Mailadressen unter Sammeldomains wie z.b. gmx-, web- oder gmailadressen einrichten. Sie können nur E-Mailadressen verwenden, deren MX Record Sie beziehungsweise Ihr Provider auf dem MAILOFANT Server ändern können. In unserem Beispiel lautet die Domain mustermann.de und die SMTP-Route beziehungsweise der Mailserver mail.mustermann.de. (Die Eingabe der IP-Adresse des Servers an Stelle der SMTP-Route ist ebenfalls möglich). Neue Domain 20
Sie können jederzeit die angelegten Domains mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Domainnamen in der Liste bearbeiten. Domain bearbeiten 21
BENUTZERVERWALTUNG BENUTZER EINRICHTEN Klicken Sie zuerst in der Navigation auf das Feld Benutzer. Anschließend gehen Sie auf das Feld Neuer Benutzer (siehe Abbildung Neuen Benutzer anlegen ). Geben Sie den gewünschten Benutzernamen und das dazugehörige Passwort ein. In unserem Beispiel lautet der Benutzername max. WICHTIG: Der Benutzername muss mindestens 3 Buchstaben beziehungsweise Zahlen oder eine Kombination aus beiden enthalten. Nach der Passwortvergabe, der Aktivierung der gewünschten Funktionen und der Eintragung einer E-Mailadresse, schließen Sie die Einrichtung Ihres neuen Benutzers durch einen Klick auf Speichern ab. Sie erhalten eine Einrichtungsbestätigung und werden direkt in das Konfigurationsmenü des neuen Benutzers weitergeleitet. Das neue Konto erscheint nach dem Speichern automatisch in der Benutzerliste. Neuen Benutzer anlegen 22
WICHTIG: Zum Start der Archivierung müssen Sie den Haken Archivierung aktivieren setzen. Wenn Sie diesen Haken nicht setzen, werden die E-Mails nicht archiviert. Sie müssen diese Entscheidung bei der Neuanlage treffen. BENUTZER IMPORTIEREN Der MAILOFANT bietet die Möglichkeit Benutzerlisten zu importieren und zu exportieren. Dies ist nützlich, wenn Sie eine Sicherungskopie der Benutzer-Konten erstellen wollen. Die Daten können im CSV-Format importiert und exportiert werden. Mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder Numbers können die Listen bequem bearbeitet und wieder in den MAILOFANT importiert werden. Das Format der CSV-Datei muss folgendes Schema erfüllen: Benutzername; Passwort; E-Mailadresse Benutzerimport Um eine Benutzerliste zu importieren, klicken Sie im Benutzerbereich auf das Feld Benutzerimport. Sie können die Datei bequem in den MAILOFANT von Ihrem lokalen System hochladen. Durchsuchen Sie Ihr System nach der Datei und schließen Sie den Import mit einem Klick auf das Feld Hochladen ab. Sie erhalten eine Bestätigung und werden zurück zum Menüpunkt Benutzer mit der Auflistung der Benutzerkonten geleitet. 23
WICHTIG: Die Archivierung für importierte Nutzer startet automatisch. Es kann kein Nutzer von der Archivierung ausgeschlossen werden. BENUTZER EXPORTIEREN Um Benutzer zu exportieren, klicken Sie einfach auf den Knopf Benutzerexport. Der MAILOFANT startet automatisch einen Download der Benutzerliste und legt diese im CSV-Format ins Download-Verzeichnis Ihres Systems ab. Information: Ihre Daten werden an einer zentralen Stelle in Deutschland, genauer gesagt in zwei ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren, archiviert und gesichert. 24
KONFIGURATION Um E-Mails zu archivieren, die innerhalb der gleichen Domain (also innerhalb Ihres Firmennetzes) verschickt werden, müssen Sie Ihren Mailserver entsprechend konfigurieren. Gehen Sie dazu zuerst in der Navigation auf das Feld Konfiguration. Es erscheint das Drop-Down-Feld Plugin, in dem Sie Ihren Mailservertyp aussuchen können. Was Sie tun müssen, falls Ihr Mailserver nicht vorhanden ist, lesen Sie im Kapitel INTERNE E-MAILS ÜBER ANDERE MAILSERVER EINBINDEN. INTERNE E-MAILS ÜBER MICROSOFT EXCHANGE EINBINDEN Klicken Sie zuerst in der Navigation auf das Feld Konfiguration. Anschließend suchen Sie über das Drop-Down-Feld Plugin Ihren Microsoft Exchange Servertyp aus. Klicken Sie jetzt auf den Weiter -Button. Was Sie tun müssen, falls Ihre Microsoft Exchange Version nicht vorhanden ist, lesen Sie im Kapitel INTERNE E-MAILS ÜBER ANDERE MAILSERVER EINBINDEN. Konfigurationsbereich 25
Tragen Sie hier Ihre Mailserverdaten ein. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihren Provider oder Administrator. Konfiguration Microsoft Exchange Server 2007 WICHTIG: Sie können die Archivierung interner E-Mails stoppen, indem Sie Plugin deaktivieren anhaken. Bestätigen Sie Ihre Angaben indem Sie auf Speichern klicken. Sie erhalten vom MAILOFANT die Meldung Die Plugin Konfiguration wurde erfolgreich gespeichert. Wenn die Konfiguration nicht erfolgreich war, erscheint unter dem jeweiligen Feld der fehler, der behoben werden muss. 26
INTERNE E-MAILS ARCHIVIEREN: ANDERE MAILSERVER Um E-Mails zu archivieren, die innerhalb des Firmennetzes verschickt werden, gehen Sie bei Ihrem Mailserver wie folgt vor (Ausnahme: Sie setzen einen Microsoft Exchange 2007 oder Microsoft Exchange 2010 Server ein, siehe Seite 24) 1. Bestimmen Sie das Zielarchiv bzw. die Empfänger des MAILOFANT mit Hilfe der E- Mailadresse nach folgendem Muster: Beispiel: Sie wollen eine E-Mail für den Benutzer test archivieren? Dann ändern Sie die generische Schnittstelle per SMTP-Auth bei dem MAILOFANT Server für den Empfänger test in archive-test@srv####.mailofant.de. WICHTIG: Mit der Mailadresse archive-<mailofant-benutzer>@srv######.mailofant.de können Sie das Zielarchiv bestimmen. Der gewünschte Benutzername muss statt dem String <MAILOFANT-BENUTZER> eingefügt werden. Die Domain entspricht immer dem Hostnamen des verwendeten MAILOFANT Servers. 27
Die E-Mailsuche: Archivabfrage Um Nachrichten aus dem Archiv abzurufen, verwenden Sie einfach Ihren gewohnten Mailclient (Synchronisation via IMAP) oder greifen Sie mobil per Webbrowser darauf zu. Suche Um nach Ihren E-Mails zu suchen, gehen Sie in der Navigation Ihres MAILOFANT auf den Punkt Suche. Sie können Ihr Mailarchiv jetzt noch folgenden Suchkriterien abfragen: Absender der E-Mail Empfänger der E-Mail Suche nach Betreffzeile Volltext Von Bis Für die Suche braucht der MAILOFANT nur ein ausgefülltes Feld. Beginnen Sie Ihre Recherche nach der Eingabe des Suchbegriffs in ein Feld Ihrer Wahl, indem Sie auf das Feld Suche klicken. HINWEIS: Wenn bei Suche in der Maske nichts eingetragen ist, sucht der MAILOFANT in allen E-Mails. 28
Tricks bei der Suche: Die Eingabe des Platzhalters * im Eingabefeld der Volltextsuche kann die Suche sehr vereinfachen. Durch Hinzufügen des * zu Ihrem Suchbegriff* werden alle E-Mails aufgelistet, in denen das Wort...ihr-Suchbegriff... vorkommt. Groß- und Kleinschreibung spielt bei der Suche generell keine Rolle. Der Platzhalter * kann natürlich auch zur Suche in den restlichen Eingabefeldern verwendet werden. Beispiel: Sie wollen nach allen E-Mails suchen, in denen der Begriff max enthalten ist. Geben Sie in ein Suchfeld Ihrer Wahl max* ein. Es werden alle E-Mails aufgelistet die das Wort max enthalten. Information: Jede Nachricht erhält eine MD5-Prüfsumme mit der eindeutig identifiziert werden kann, dass die E-Mail unverändert archiviert wurde. Falls Sie die Unveränderbarkeit einer Nachricht nachweise müssen, spielt die MD5-Prüfsumme eine wichtige Rolle. Sie können die Prüfsumme über das Symbol Felder in Ihrer Trefferliste einblenden. Wenn Sie in Ihrer Trefferliste Spalten ein- und ausblenden wollen, gehen Sie einfach auf das Symbol Felder und setzen Sie einen Haken für die Spalte, die Sie sehen wollen. Durch einen Klick auf das Briefsymbol, sehen Sie den Inhalt Ihrer E-Mail. Zum Herunterladen der Nachrichten markieren Sie die gewünschten E-Mails. Einzelne Nachrichten werden im.eml-format heruntergeladen und können von jedem beliebigen Mailclient geöffnet werden (Thunderbird Mail, Microsoft Outlook, Mac Mail etc.). Mehrere Nachrichten können als zip- oder iso-datei heruntergeladen werden. 29
ARCHIV ABRUFEN PER IMAP Im MAILOFANT haben Sie die Möglichkeit Ihre archivierten Nachrichten per IMAP mit Ihrem gewohnten E-Mailclient abzurufen. Der Abruf funktioniert genauso wie der Abruf Ihrer E-Mails von Ihrem Mailserver bisher. Richten Sie dazu in Ihrem E-Mailclient (Thunderbird Mail, Microsoft Outlook, Mac Mail etc.) ein neues Postfach ein. Die Zugangsdaten sind die Daten, die Sie auch für Ihren Benutzer im MAILOFANT verwenden. Als Dienst für den Posteingangserver wählen Sie IMAP (Port: 143). Nennen Sie als Servernamen den Hostnamen Ihres MAILOFANT : Ihr-MAILOFANTserver.MAILOFANT.de Geben Sie als Postausgangsserver des Accounts ebenfalls den Hostnamen Ihres MAILOFANT an: Ihr-MAILOFANTserver.MAILOFANT.de 30
WEITERE FUNKTIONEN Der MAILOFANT verfügt neben der Such- und Archivfunktion über eine Reihe von Sonderfeatures: DIAGNOSE: Im Diagnosewerkzeug können Sie testen, ob der MAILOFANT richtig konfiguriert ist. STATISTIKEN: Im Bereich Statistiken finden Sie die aktuelle Information zu Ihrer Speicher- oder Mailboxbelegung und von welchem Benutzer wie viele E-Mails gespeichert werden. LIZENZEN: Hier finden Sie Informationen über Ihre aktiven und inaktiven Registrie- rungsschlüssel und MAILOFANT -Lizenzen. PROTOKOLLE: Alle Änderungen im MAILOFANT werden im Protokoll festgehalten und sind für den Administrator jederzeit einsehbar. EINRICHTUNGASSISTENT: Der Einrichtungsassistent führt Sie beim ersten Login durch die Konfiguration der MAILOFANT -Software und kann später jederzeit über die Navigation aufgerufen werden. DER EINRICHTUNGSASSISTENT Der Einrichtungsassistent führt Sie beim ersten Login durch die 3 Konfigurationsschritte des MAILOFANT. Er kann später jederzeit über die Navigation aufgerufen werden. 31
Einrichtungsassistent: Hier sehen Sie Schritt 1. Detailliertere Informationen zum Assistenten finden Sie im Kapitel Der Einrichtungsassistent (siehe Seite 9). DAS DIAGNOSEWERKZEUG Wenn alle Einträge in der Domain- und Benutzerverwaltung korrekt sind, der MX Eintrag Ihrer Domain umgestellt und aktiv ist und die Einstellungen in Ihrem Mailserver geändert sind, sollten Sie testen, ob Ihr MAILOFANT funktioniert. Mit einem Klick auf Diagnose gelangen Sie zum Diagnosewerkzeug. Sie haben folgende Testmöglichkeiten: SMTP Verbindung zum Mailserver prüfen: Mit einem Klick auf SMTP Verbindung zum Mailserver prüfen testet Ihr MAILOFANT ob die SMTP Verbindung (= Simple Mail Transfer Protocol) zu Ihrem Mailserver richtig konfiguriert ist. Diese Verbindung ist für Ihre eingehenden E-Mails wichtig. Eine korrekte Konfiguration stellt sicher, dass Ihre Nachrichten nach der Archivierung vom MAILOFANT zu Ihrem Mailserver und damit in Ihr E-Mailpostfach weitergeleitet werden. MX Record prüfen: Mit Klick auf dieses Feld testen Sie den Mail Exchange Eintrag Ih- rer Domains. Der Eintrag muss für jede eingerichtete Domain auf dem MAILOFANT gatekeeper.mailofant.de lauten. 32
Diagnosewerkzeug Andernfalls werden eingehende E-Mails vom MAILOFANT nicht archiviert oder zeit weilig nicht mehr an Sie zugestellt in keinem Fall gehen allerdings E-Mails an Sie verloren E-Mail Check: Mit dem Button E-Mail Check können Sie überprüfen, ob Ihr Ser- ver ausschließlich E-Mails vom MAILOFANT annimmt. Dies spielt eine Rolle, damit wirklich alle Nachrichten archiviert werden und keine E-Mails am Archiv vorbeilaufen können. Alle Tests ausführen: Mit einem Klick auf Alle Tests ausführen werden alle Tests gleichzeitig ausgeführt und eine Übersicht der Ergebnisse erstellt. Die Diagnoseergebnisse sehen Sie in der Abbildung auf Seite 33. Lesen Sie dazu auch die FAQs auf unserer Website www.mailofant.de. Hier finden Sie Erklärungen zu möglichen Fehlermeldungen. 33
Diagnoseergebnisse STATISTIKEN Die Statistikseite Ihres MAILOFANT erreichen Sie über den Navigationspunkt Statistiken. Ihr MAILOFANT liefert Ihnen hier folgende Informationen: Welche Mailbox belegt wie viel Speicher? Welcher Benutzer archiviert wie viele Nachrichten? 34
Die MAILOFANT Statistikseite DIE LIZENZVERWALTUNG Informationen über Ihre Registrierungsschlüssel erhalten Sie im Menüpunkt Lizenzen. Sie sehen auf einen Blick alle erworbenen Registrierungsschlüssel und erhalten Einblick über den Status Ihres MAILOFANT Archivs (aktiv/inaktiv), wie lange die Lizenz noch gültig ist, die Speicherbelegung Ihres Mailarchivs, die Anzahl der angelegten Benutzer, und wie viele Monate noch übrig sind. Sie können hier auch Neue Lizenzen hinzufügen und neu erworbene Registrierungsschlüssel eingeben, um die Laufzeit Ihrer Archivierung zu erweitern. Wichtig: Die verbleibenden Benutzermonate werden vom MAILOFANT aus der Anzahl der angelegten Benutzer errechnet. 35
Lizenzverwaltung REGISTRIERUNGSSCHLÜSSEL EINGEBEN Wenn Sie eine neue Lizenz hinzufügen wollen, klicken Sie in der Verwaltung auf den Link Neuen Lizenzschlüssel hinzufügen 36
Neue Registrierungsschlüssel hinzufügen. Jetzt können Sie beliebig viele Registrierungsschlüssel eingeben. PROTOKOLLE Ihr MAILOFANT protokolliert jede Aktion im System. Dies ist vollkommen unabhängig davon, um welchen Benutzer es sich handelt. Damit behalten Sie stets den Überblick. Das Protokoll zeigt Ihnen den Benutzer, der etwas geändert hat, die IP-Adresse des Benutzers, Datum und Uhrzeit (=Time Stamp) der Änderung, und die durchgeführte Änderung. Protokoll 37
Mein Account In seinen eigenen Account kann jeder Nutzer: sein Passwort ändern, weitere E-Mailadressen hinzufügen, weitere E-Mailadressen löschen. WICHTIG: Nur als Administrator können Sie die Archivierung beginnen, die Archivierung stoppen, oder andere Nutzer deaktivieren. MAILOFANT User Account 38
Wenn Sie sich zum ersten Mal als Nutzer, der keine Administrationsrechte besitzt, in Ihren MAILOFANT einloggen, erscheint folgendes Bild: Startseite Benutzer (kein Administrator) 39
KONTAKT Haben Sie weitere Fragen oder auch Anregungen und Wünsche zu unserem MAILOFANT? Dann zögern Sie nicht und schicken unserem MAILOFANT Team eine Nachricht. Wir freuen uns auf Ihre E-Mail unter info@mailofant.de. 40