1 1 LEITFADEN ZUR EINFÜHRUNG ZENTRALER PFARRBÜROS IM BISTUM LIMBURG Stand: 30. April 2015
1.EINLEITUNG 2 3 IMPRESSUM HERAUSGEBER Bischöfliches Ordinariat Dezernat Pastorale Dienste Postfach 13 55 65533 Limburg REDAKTION & KONTAKT Annette Karthein E-Mail: a.karthein@bistumlimburg.de Homepage: www.zentralespfarrbuero.bistumlimburg.de GESTALTUNG Annika Steininger, Informations- und Öffentlichkeitsarbeit Mit dem Prozess der Gründung der Pfarreien neuen Typs kommt als ein wichtiges Thema auch das Pfarrbüro in den Blick. Durch die Gründung einer Pfarrei neuen Typs fallen die mit dem Amt des Pfarrers verbundenen pfarramtlichen Aufgaben an einer Stelle zusammen. Diese Aufgaben werden zentral für die neue Pfarrei im Zentralen Pfarrbüro erledigt. Das heißt aber auch, dass diese Aufgaben am Kirchort nicht mehr anfallen. Das bedeutet eine große Herausforderung für die Gesamtorganisation Pfarrbüro während des Pfarreiwerdungsprozesses. Neben der Erledigung der pfarramtlichen und verwaltungstechnischen Aufgaben ist das Pfarrbüro vor allem auch eine Anlaufstelle für Menschen, die sich mit seelsorglichen Anliegen, in materiellen und anderen Notlagen an die Kirche vor Ort wenden. Damit kommt dem Pfarrbüro eine wichtige pastorale Funktion zu. Die Arbeit eines Pfarrbüros liegt an der Schnittstelle zwischen Seelsorge und Verwaltung. Diese Anforderungen müssen bei der Einrichtung der Zentralen Pfarrbüros berücksichtigt werden. Mit der Einrichtung eines Zentralen Pfarrbüros verbindet das Bistum Ziele: bessere Erreichbarkeit, verbesserte Arbeitsabläufe, effiziente Verwaltung und höhere Berufszufriedenheit der Pfarrsekretärinnen und -sekretäre. Mit der 2. überarbeiteten Auflage des Leitfadens zur Einführung Zentraler Pfarrbüros im Bistum Limburg wurden die Erfahrungen der Pfarreiwerdungsprozesse der letzten Jahre berücksichtigt. So finden sich jetzt zum Beispiel präzisere Beschreibungen der technischen und personellen Anforderungen sowie der nötigen Prozessschritte, die in Arbeitsgruppen gegangen werden müssen, Zeitabläufe werden genauer in den Blick genommen und die Unterstützungssysteme wurden konkretisiert. Der Leitfaden wurde von der Steuerungsgruppe des Prozesses Bereitschaft zur Bewegung in Auftrag gegeben und verabschiedet. Erarbeitet hat ihn die Arbeitsgruppe Zentrale Pfarrbüros.
4 5 Frau Annette Karthein Herr Dr. Gerhard Buballa Herr Pfr. Ralf A. Hufsky Frau Jutta Jehn Herr Ewald Lederer Frau Elvira Rückert Herr Andreas Schuh Frau Sabrina Negwer Herr Matthias Bär Frau Christiane Egenolf Herr Marcus Fleckenstein Frau Pia Steinhauer Herr Andreas Weck Dezernat Pastorale Dienste, Leiterin der Arbeitsgruppe Dezernat Pastorale Dienste, Stabsstelle Priesterlicher Leiter, Pastoraler Raum Westerburg Pfarrsekretärin, Pfarrei St. Martin, Lorch Verwaltungsrat, Pfarrei St. Marien, Bad Homburg Pfarrsekretärin, Dompfarrei, Wetzlar Gemeindereferent, St. Bonifatius, Wiesbaden Dezernat Personal, Abteilung Personalentwicklung Dezernat Finanzen, Verwaltung und Bau, Abteilung Controlling Dezernat Finanzen, Verwaltung und Bau, Rentamt Süd Dezernat Finanzen, Verwaltung und Bau, Rentamt Süd Dezernat Finanzen, Verwaltung und Bau, Rentamt Nord Zentralstelle Bischöfliches Ordinariat, IT-Abteilung Der Leitfaden richtet sich an diejenigen, die in den Pastoralen Räumen im Rahmen des Pfarreiwerdungsprozesses ganz konkret mit der Einführung des Zentralen Pfarrbüros befasst sind.
6 7 Seite Seite 1. Einleitung 2 3.2 Prozessschritte im Pastoralen Raum 24 3.2.1 Auftaktveranstaltung zum Pfarreiwerdungsprozess 24 2. Das Zentrale Pfarrbüro 3.2.2 Aufgaben der Projektgruppe Einführung Zentrales Pfarrbüro 25 Grundkonzeption und Teilbereiche 2.1 Grundkonzeption des Zentralen Pfarrbüros 2.1.1 Büro für Besucherinnen und Besucher (Frontoffice) 8 8 9 3.2.3 Aufgaben der Pfarrsekretärinnen und -sekretäre zur Einführung des Zentralen Pfarrbüros 3.2.4 Unterstützung und Begleitung konkret 26 26 2.1.2 Büros für Verwaltungstätigkeiten (Backoffice) 2.1.3 Öffnungszeiten 2.1.4 Arbeitsbereiche und Arbeitsplätze 2.1.5 Räumliche Ausstattung 2.1.6 Ausstattung mit Büromöbeln 9 10 10 11 12 4. Workshops und Schulungen während der Einführungsphase des Zentralen Pfarrbüros 4.1 Aufgabenverteilung und Arbeitszeiten im Zentralen Pfarrbüro (Workshop I) 32 32 2.1.7 Technische Ausstattung 2.1.8 Kontaktstelle (Kleines Frontoffice am Kirchort) 12 13 4.2 Reflexion und Anpassung der Arbeitsprozesse und Arbeitsorganisation im Zentralen Pfarrbüro (Workshop II) 33 2.2 Anbindung an das Diözesannetzwerk - IT Ausstattung 2.2.1 Intentio 2.2.2 IBM Notes 2.2.3 Gedys Intraware 14 15 15 15 4.3 Koordination der IT Prozesse und Schulungen in Bistumsstandards (siehe auch 3.2.4) 5. Zusätzliche Unterstützungsleistungen des Bischöflichen 34 2.3 Kasse im Pfarrbüro (KiP) 16 Ordinariates zur Einführung der Zentralen Pfarrbüros 36 2.3.1 Einleitung 2.3.2 Implementierung des Systems 2.3.3 Programmbeschreibung 16 16 19 5.1 Zusätzliche zeitlich befristete Bereitstellung von Personalkosten während der Einführungsphase 5.2 Bürokoordinator und koordinatorin 36 36 2.4 Rahmenaktenplan für die Registraturen in den Pfarreien neuen Typs 20 5.3 Checkliste Einführungsprozess 6. Adressen und Kontaktdaten 39 40 3. Das Zentrale Pfarrbüro als Teil des Pfarreiwerdungsprozesses 22 3.1 Die Projektgruppe Liegenschaften Pfarreien neuen Typs des Bischöflichen Ordinariats 22
2. DAS ZENTRALE PFARRBÜRO GRUNDKONZEPTION UND TEILBEREICHE Das Zentrale Pfarrbüro Grundkonzeption und Teilbereiche 8 9 2.1 GRUNDKONZEPTION DES ZENTRALEN PFARRBÜROS Das Zentrale Pfarrbüro bezeichnet die zentrale Organisations- und Büroeinheit innerhalb einer neugegründeten Pfarrei (Pfarrei neuen Typs). Dort werden Termine und Informationen angenommen, koordiniert, bearbeitet und weitergeleitet, Kontakt zu den Seelsorgerinnen und Seelsorgern hergestellt, das Pastoralteam und Ehrenamtliche unterstützt, alle Verwaltungs- und Büroarbeiten zentral bearbeitet. Das Zentrale Pfarrbüro ist in der Regel am Ort der Pfarrkirche der neugegründeten Pfarrei angesiedelt. Dort befinden sich auch der Dienstsitz des Pfarrers und des Pastoralteams. Neben dem Zentralen Pfarrbüro kann es weitere Kontaktstellen an den Kirchorten geben. Ein regelmäßiges, wöchentliches Dienstgespräch ist notwendig. Das Zentrale Pfarrbüro setzt sich aus drei Teilbereichen zusammen: 1. Büro für Besucherinnen und Besucher (Frontoffice) 2. Büro für Verwaltungstätigkeiten (Backoffice) 3. Kontaktstelle am Kirchort (Kleines Frontoffice am Kirchort) 2.1.1 BÜRO FÜR BESUCHERINNEN UND BESUCHER (FRONTOFFICE) Alles, was an Verwaltungsarbeit in 10 Minuten erledigt werden kann, wird in diesem Büro bearbeitet. Anrufe von außen kommen an. Empfang von Besucherinnen und Besuchern, Gemeindemitgliedern, Ehrenamtlichen, etc. Anfragen, Messintentionen, Taufanmeldungen etc. werden angenommen. Belegungskalender für Kirchen, Räume, etc. werden geführt. Aufträge werden erledigt (z.b. Ausdruck von Mitgliedsbescheinigungen, Eintragung von Messintentionen in Kalender); ansonsten erfolgt die Weiterleitung an das Backoffice. Übergabeinformationen für das Backoffice werden gesammelt. das Backoffice wird bei Bedarf unterstützt. 2.1.2 BÜRO FÜR VERWALTUNGSTÄTIGKEITEN (BACKOFFICE) ist für Besucherinnen und Besucher nicht zugänglich leistet die zentrale Bearbeitung aller Büroarbeiten für alle Kirchorte gewährleistet die Unterstützung des Pfarrers, der priesterlichen Mitarbeiter (Kooperatoren) und der pastoralen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Navigatoren, Ehrenamtlichen
Das Zentrale Pfarrbüro Grundkonzeption und Teilbereiche 10 11 2.1.3 ÖFFNUNGSZEITEN müssen werktäglich (Montag Freitag), umfangreich und verlässlich sein sind im Umfang geringer als die Dienstzeiten der Pfarrsekretärinnen und -sekretäre sind verbunden mit einer hohen telefonischen Erreichbarkeit, die verbindlich gewährleistet wird Die Aufteilung der Dienstzeiten der Pfarrsekretärinnen und -sekretäre gewährleistet eine hohe Erreichbarkeit und stellen sicher, dass ausreichend Zeit für Verwaltungsarbeit (Backoffice) zur Verfügung steht. Dabei unterstützen sich zu Stoßzeiten Backoffice und Frontoffice. 2.1.4 ARBEITSBEREICHE ARBEITSPLÄTZE Es wird empfohlen, im Zentralen Pfarrbüro in einem Frontoffice - Bereich, der für Besucherinnen und Besucher zugänglich ist, und in einem Backoffice - Bereich zu arbeiten. Diese Arbeitsbereiche umfassen mehrere Arbeitsplätze und sollten räumlich voneinander getrennt sein. So ist sichergestellt, dass Verwaltungsarbeit ungestört erledigt werden kann und dass Besucherinnen und Besucher die ihnen gebührende Aufmerksamkeit erfahren und ihrerseits nicht das Gefühl haben zu stören. 2.1.5 RÄUMLICHE AUSSTATTUNG Für das Frontoffice sollten zwei Arbeitsplätze eingerichtet werden. Im davon räumlich abgetrennten Backoffice sollten je nach Anzahl der Pfarrsekretärinnen zwei bis drei Arbeitsplätze eingerichtet werden. Einer dieser Arbeitsplätze steht dem Navigator/der Navigatorin und bei Bedarf auch ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung. Im Falle des Einsatzes eines Koordinators/einer Koordinatorin ist ggf. ein weiterer Arbeitsplatz vorzuhalten. Die genaue Zahl der Arbeitsplätze ergibt sich aus dem vorhandenen Stellenumfang für das Zentrale Pfarrbüro der jeweiligen Pfarrei neuen Typs. Benötigt werden außerdem: Raum für die Altregistratur (Raum sollte abschließbar, trocken und belüftbar sein und so groß, dass er die wichtigsten Akten der ehemaligen Pfarreien sowie die aktuell nicht mehr benötigten Akten der neuen Pfarrei aufnehmen kann) Besprechungsraum für Dienstgespräche, Besprechungen mit ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, etc. Teeküche und /oder Sozialraum
Das Zentrale Pfarrbüro Grundkonzeption und Teilbereiche 12 13 2.1.6 AUSSTATTUNG MIT BÜROMÖBELN Organisationsschreibtische in Winkelkombination, Drehstühle Aktenschränke und Beistellschränke zur Aufbewahrung der laufenden Registratur und Altakten, Drucksachen, Formulare und Schreibmaterial Sitzecke oder Wartezone für Besucherinnen und Besucher Zur Aufbewahrung der Altregistratur werden raumhohe Stahlregale (belastbar, einbrennlackiert) benötigt. Bei nicht abschließbaren Räumen werden verschließbare Stahlschränke mit einer Tiefe von mindestens 40 cm benötigt. 2.1.7 TECHNISCHE AUSSTATTUNG Telefonanlage Tresor 2.1.8 KONTAKTSTELLE (KLEINES FRONTOFFICE AM KIRCHORT) kann an einem Kirchort eingerichtet werden gewährleistet die persönliche Ansprechbarkeit am Kirchort ist Zuarbeitsstelle für das Frontoffice im Zentralen Pfarrbüro ist personell und technisch eng mit dem Zentralen Pfarrbüro vernetzt Öffnungszeiten: in der Regel bis zu 2x2 Stunden pro Woche kann mit ehrenamtlichen Kräften ergänzt werden bietet Zeit für Besucherinnen und Besucher leistet Unterstützung der pastoralen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der Ehrenamtlichen am Kirchort Sekretärinnen und Sekretäre, die ausschließlich in einer Kontaktstelle tätig sind, sollten dennoch am allgemeinen Dienstgespräch teilnehmen Öffnungszeiten können durch Sprechzeiten der pastoralen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder von Ehrenamtlichen ergänzt werden Hinweis: Weitere technische Ausstattung s. 2.2 Anbindung an das Diözesannetzwerk und IT Ausstattung Mindestausstattung: Telefon technischer Zugang zum Diözesannetzwerk Kopierer, Faxgerät, Scanner
Das Zentrale Pfarrbüro Grundkonzeption und Teilbereiche 14 15 2.2 ANBINDUNG AN DAS DIÖZESANNETZWERK - IT AUSSTATTUNG Das Diözesannetz ist ein gesichertes Datennetz der (Erz-) Diözesen Aachen, Augsburg, Bamberg, Eichstätt, München, Passau, Regensburg und Würzburg. Ende 2012 ist das Bistum Limburg diesem Netzwerk beigetreten. Die Zugehörigkeit zum Diözesannetz bietet den Pfarreien und allen anderen Einrichtungen des Bistums Limburg den Zugang zu einer einheitlichen IT Infrastruktur. Damit verbunden sind ein gesicherter Mailverkehr und die Gewährleistung der Datensicherheit (Erfüllung der staatlichen und kirchlichen Datenschutzordnung). Die Programme des Diözesannetzes ermöglichen den Pfarreien eine Vereinfachung der Kommunikation in den größer werdenden Pfarreien. Komplexe Arbeitsabläufe werden standardisiert und so besser handhabbar. Die neuen Softwareprogramme bieten auch Ehrenamtlichen neue Möglichkeiten der Mitarbeit durch das Bereitstellen von Gruppenbereichen auf der Webplattform Communicare. Folgende Softwareprogramme werden zur Verfügung gestellt: 2.2.1 INTENTIO Dies ist ein kirchlicher Kalender, indem die Daten des Direktoriums des Bistums Limburg bereits eingestellt sind. Mit diesem Programm können Gottesdienst- und Dienstpläne erstellt werden. Des Weiteren unterstützt es die Intentionen- und Stiftungsverwaltung und abrechnung. 2.2.2 IBM NOTES Dieses Programm gewährleistet den gesicherten Mailverkehr, stellt dem Pastoralteam einen Kalender sowie einen Abwesenheits- und Urlaubsplaner zur Verfügung. Darüber hinaus steht ein effektives Raumverwaltungsprogramm (Ressourcenmanagement) zur Verfügung. 2.2.3 GEDYS INTRAWARE Gewährleistet den Aufbau eines diözesenweiten Adress- und Stammdatenmanagements und bietet einen erweiterten Gruppenkalender für IBM Notes mit integrierter Ressourcenverwaltung. Außerdem werden Office Programme geschult. Ansprechpartner Zentralstelle Bischöfliches Ordinariat Martin Richter Diözesannetzbeauftragter Telefon: 06431/295-565 E-Mail: m.richter@bistumlimburg.de
Das Zentrale Pfarrbüro Grundkonzeption und Teilbereiche 16 17 2.3 KASSE IM PFARRBÜRO (KiP) 2.3.1 EINLEITUNG Das in das Rechnungslegungssystem des Bistums Limburg integrierte Programm KIP dient der vollständigen Erfassung und Dokumentation des selbst durch die Kirchengemeinden durchgeführten Zahlungsverkehrs und der selbst verwalteten Konten und Kassen. Die hier erfassten Daten werden nach Freigabe durch den vertretungsberechtigten Verwaltungsrat monatlich elektronisch an das jeweilige Rentamt übermittelt. Dort erfolgt nach Prüfung die Verbuchung in der Rechnungslegung der jeweiligen Pfarrei. Die Anwendung ersetzt neben der Dokumentation vor Ort die bisherige Monatsabrechnung und Meldung der Konten und Kassen zum Jahresabschluss. Somit kann automatisiert die vollständige Dokumentation der Zahlungsströme sowie der Geldvermögen der Kirchengemeinden sicher gestellt werden. 2.3.2 IMPLEMENTIERUNG DES SYSTEMS Die Standardisierung von Prozessen ist ein wesentlicher Bestandteil der Einführung Zentraler Pfarrbüros. Von daher ist auch die Einführung des Programms KIP dort verpflichtend. Aufgrund der notwendigen Begleitung durch Mitarbeiter/-innen des Bischöflichen Ordinariates in der Implementierungsphase ist die Einführung im Zusammenhang der Gründung einer Pfarrei neuen Typs vorgesehen. Die Implementierung erfolgt in vier Phasen. In diesen Phasen sind die folgenden Aufgaben durchzuführen: Phase 1 zu Beginn der Gespräche in der Arbeitsgruppe Verwaltung: Festlegung der Aufgaben im zukünftigen Zentralen Pfarrbüro durch die Arbeitsgruppe Verwaltung Reduzierung der Anzahl durch Zusammenlegung von Konten und Kassen in den bisherigen Kirchengemeinden Phase 2 ca. sechs Monate vor Errichtungstermin: Auswahl der für das Programm verantwortlichen Mitarbeiter/ -innen im Pfarrbüro Erste Informationsveranstaltung zu KIP mit den jeweils Beteiligten. Erarbeitung des zukünftigen Konten- und Kassenkonzeptes (Definition der notwendig vor Ort einzurichtenden virtuellen Unterkassen)
Das Zentrale Pfarrbüro Grundkonzeption und Teilbereiche 18 19 Phase 3 ca. zwei Monate vor Errichtungstermin: Bereitstellung der Technik (Programm und Programmzugang) Schulung KIP für die benannten Mitarbeiter/-innen im Pfarrbüro vor Ort Erfassung der Stammdaten und Einrichtung der virtuellen Unterkassen vor Ort Schulung von Grundkenntnissen Buchhaltung für die benannten Mitarbeiter/-innen zentral Testlauf der Monatsabrechnung 2.3.3 PROGRAMMBESCHREIBUNG Die detaillierte Beschreibung des Programms kann auf Anfrage als Präsentationsdokument zugesendet werden. Ansprechpartner In der Implementierungsphase wird der/die jeweils benannte Navigator/in erste/r Ansprechpartner/in für alle Beteiligten vor Ort sein. Nach Aufnahme des laufenden Echtbetriebes wird diese Aufgabe auf den jeweils zuständigen Sachbearbeiter Rechnungswesen in den Rentämtern übertragen. Phase 4 mit Beginn zum Datum der Errichtung: Echtbetrieb des Einsatzes mit automatisierter Abrechnung mit dem Rentamt Möglichkeit zur Nachsteuerung konkreter Problemstellungen vor Ort
Das Zentrale Pfarrbüro Grundkonzeption und Teilbereiche 20 21 2.4 RAHMENAKTENPLAN FÜR DIE REGISTRATUREN IN DEN PFARREIEN NEUEN TYPS Nach can. 486 1 CIC sind alle Dokumente, die sich auf die Diözese oder auf die Pfarreien beziehen, mit größter Sorgfalt zu verwahren. Dies erreicht man am besten mit einem Aktenplan. Ein Aktenplan ist eine systematische, hierarchisch gegliederte Zusammenstellung der Aufgaben einer Institution in Form von Betreffen. Ziel des Aktenplans ist die strukturierte und nachvollziehbare Ordnung des Schriftguts. Der neue Aktenplan ist für die Pfarreien neuen Typs verbindlich und wird zum Stichtag der Errichtung der neuen Pfarrei eingeführt. Die Akten der ehemaligen Pfarreien werden geschlossen und in die Altregistratur gegeben. Nur das Schriftgut, das nach dem Stichtag anfällt, wird gemäß den Vorgaben des neuen Aktenplans abgelegt. Die Vorteile eines Aktenplans sind: die Ordnung des Schriftguts ein erleichterter Zugriff auf die laufenden Akten mittelfristig auch auf die Akten der Altregistratur die Einheitlichkeit der Aktenführung im ganzen Bistum. Anhand einer Checkliste, die den Pfarreien rechtzeitig zur Verfügung gestellt wird, können die vorbereitenden Arbeiten organisiert werden. Es empfiehlt sich, die gemeinsame Einarbeitung in die Struktur des Aktenplans im Team. Dafür ist genügend Zeit einzuplanen. Während allen Phasen der Einarbeitung und Umsetzung stehen die Registratur und das Diözesanarchiv (Kontakt s.u. Ansprechpartner/in) unterstützend zur Verfügung: Übersendung des Aktenplans und der Checkliste 1. Ortstermin: Vorstellung, Einführung und praktische Übungen im Kreis der beteiligten Mitarbeiter/-innen ca. 6 Monate vor der Einrichtung des Zentralen Pfarrbüros und auf überpfarrlichen Info- Veranstaltungen interne Klärung der Arbeitsorganisation, Bennenung eines/einer Zuständigen für Fragen des Aktenplans konkrete Überlegungen zur Umsetzung; Zusammenfassung bestehender Fragen 2. Ortstermin: Besprechung der Fragen und weitere praktische Übungen ca. 3 Monate vor Pfarreiwerdung Einrichtung der Altregistratur Einführung des Aktenplans mit Gründung der neuen Pfarrei Ansprechpartner/in Axel Meudt, Registratur des Bischöflichen Ordinariates Telefon: 06431/295-246 E-Mail: a.meudt@bistumlimburg.de Martina Wagner, Diözesanarchiv Telefon: 06431/2007-16 E-Mail: m.wagner@bistumlimburg.de
3. DAS ZENTRALE PFARRBÜRO ALS TEIL DES PFARREI- WERDUNGSPROZESSES Das Zentrale Pfarrbüro als Teil des Pfarreiwerdungsprozesses 22 23 Die Einführung des Zentralen Pfarrbüros ist ein Teilprojekt im Pfarreiwerdungsprozess des jeweiligen Pastoralen Raumes. Dabei sind bestimmte Schritte zu gehen. Dies geschieht in Abstimmung mit der Projektgruppe Liegenschaften Pfarreien neuen Typs des Bischöflichen Ordinariats. und für die räumliche Umsetzung der Wohnbereiche für Geistliche und der Büros für hauptberuflich in der Pastoral Tätigen als flexible Elemente. 3.1 PROJEKTGRUPPE LIEGENSCHAFTEN PFARREIEN NEUEN TYPS DES BISCHÖFLICHEN ORDINARIATS Um die im Pfarreiwerdungsprozess befindlichen Pfarreien neuen Typs bei den vielfältigen Aufgabenstellungen im Zusammenhang mit der Errichtung eines Pfarrhauses der Zukunft optimal zu begleiten, wurde die Projektgruppe Liegenschaften Pfarreien neuen Typs im Bischöflichen Ordinariat ins Leben gerufen. Die Projektgruppe ist mit Vertretern des Dezernates Pastorale Dienste, des Dezernats Personal sowie des Dezernates Finanzen, Verwaltung und Bau mit den Abteilungen Liegenschaften und Zentrale Dienste, Diözesanbauamt und Controlling besetzt. Die Projektgruppe wird von dem Abteilungsleiter Liegenschaften und Zentrale Dienste, Herrn Wolfgang Rath, geleitet. Die Projektgruppe entwickelt konkrete Gebäude-, Ausstattungs- und Raumkonzepte für die räumliche Umsetzung des Zentralen Pfarrbüros und des Ortes für Dienstgespräche des Pastoralteams als statische Elemente Eine der zentralen Aufgaben ist dabei, in Abstimmung mit der Arbeitsgruppe Einführung Zentrales Pfarrbüro im jeweiligen Pastoralen Raum ein konkretes Raum-, Gebäude- und Ausstattungskonzept für die Einrichtung des Zentralen Pfarrbüros unter Berücksichtigung pastoraler, personeller, liegenschaftsbezogener, baulicher und finanzieller Aspekte und Belange zu entwickeln. Ansprechpartner Wolfgang Rath Dezernat Finanzen, Verwaltung und Bau Abteilungsleiter Liegenschaften und Zentrale Dienste Telefon: 06431/295-229 E-Mail: w.rath@bistumlimburg.de
Das Zentrale Pfarrbüro als Teil des Pfarreiwerdungsprozesses 24 25 3.2 PROZESSSCHRITTE IM PASTORALEN RAUM 3.2.1 AUFTAKTVERANSTALTUNG ZUM PFARREIWERDUNGSPROZESS Im Rahmen der Auftaktveranstaltung erfolgen erste Informationen darüber, was mit der Einrichtung Zentraler Pfarrbüros grundsätzlich angezielt und im Einzelnen verbunden ist. Als Teil der Arbeitsstruktur für den Prozess im Pastoralen Raum wird eine Arbeitsgruppe Einführung Zentrales Pfarrbüro gebildet, in der Mitglieder folgender Gruppen vertreten sein sollten: Priesterlicher Leiter und priesterliche Mitarbeiter Pfarrsekretärinnen/-sekretäre Pastorale Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Mitglieder der Gremien (Verwaltungsrat und/oder Pfarrgemeinderat) Die Arbeitsgruppe hat die Aufgabe, ein Gesamtkonzept für das Zentrale Pfarrbüro zu erstellen. Dabei sind Vorschläge für die unter 3.2.2 genannten Aufgaben zu erarbeiten. Die Referentin Einführung Zentraler Pfarrbüros im Bistum Limburg begleitet die Arbeitsgruppe und entwickelt mit allen Beteiligten einen Zeit- und Projektplan. 3.2.2 AUFGABEN DER PROJEKTGRUPPE EINFÜHRUNG ZENTRALES PFARRBÜRO Konzept für das Zentrale Pfarrbüro erarbeiten: Standort des Zentralen Pfarrbüros Wo können Front- und Backoffice räumlich realisiert werden Anzahl der benötigten Arbeitsplätze der Pfarrsekretärinnen und -sekretäre und Dienstsitze des Pastoralteams am Ort des Zentralen Pfarrbüros ermitteln Ort(e) der Kontaktstelle(n) und Dienstsitze benennen Archiv Öffnungszeiten Wie viel Stunden hat das Frontoffice werktäglich geöffnet? Zu welchen Zeiten sind die Kontaktstellen am Kirchort erreichbar? Textentwurf Gründungsvereinbarungen Die erarbeiteten Vereinbarungen der Projektgruppe Zentrales Pfarrbüro sollen dokumentiert werden
Das Zentrale Pfarrbüro als Teil des Pfarreiwerdungsprozesses 26 27 3.2.3 AUFGABEN DER PFARRSEKRETÄRINNEN UND SEKRETÄRE ZUR EINFÜHRUNG DES ZENTRALEN PFARRBÜROS Besichtigen aller Pfarrbüros im Pastoralen Raum Arbeitsweisen und Arbeitskulturen anderer Kirchorte kennenlernen Erstellen eines internen Wegweisers Zentrales Pfarrbüro Klärung der Fragen: Wer arbeitet im Frontoffice, Backoffice oder in einer Kontaktstelle? Wer übernimmt welchen Arbeitsbereich? Wer arbeitet wann? Soll es eine/n Bürokoordinator/in geben? Wie werden die neuen Arbeitsabläufe organisiert? Wie wird der Informationsfluss organisiert und sichergestellt? Wie wird die Termin- und Raumvergabe durchgeführt? Wie wird die Schriftgutverwaltung gestaltet? wenn das Zentrale Pfarrbüro, die Dienstsitze und Kontaktstellen mit IT und Telefonie gemäß den festgelegten Anforderungen zur IT-Ausstattung der Pfarreien neuen Typs ausgestattet sind. wenn die Mitarbeitenden in allen im Zuge des Zentralen Pfarrbüros eingeführten IT- und Telefonanwendungssystemen geschult sind und damit arbeiten können. wenn die Aufgabenverteilung den Mitarbeitenden im Zentralen Pfarrbüro vertraut sind und von allen umgesetzt wird. Formal endet die Einführungsphase mit der Unterzeichnung der Abschlussdokumentation durch den Pfarrer und der Programmleitung Pfarreiwerdung. Was den möglichen Zeitpunkt der Fertigstellung eines Zentralen Pfarrbüros angeht, sind zwei Situationen zu unterscheiden: 3.2.4. BEGLEITUNG UND UNTERSTÜTZUNG DER EINFÜHRUNG EINES ZENTRALEN PFARRBÜROS Die Einführungsphase beginnt mit der Auftaktveranstaltung im Pastoralen Raum. Die Einführungsphase endet: wenn, die Räumlichkeiten für das Zentrale Pfarrbüro, die Dienstsitze und Kontaktstellen bezogen und gemäß dem Ausstattungskonzept mit Büromöbeln und Multifunktionsgerät ausgestattet sind und entsprechend dem vereinbarten Raumkonzept genutzt werden können. Situation A Das Zentrale Pfarrbüro ist zum der Pfarrei neuen Typs voll funktionsfähig. Situation B Das Zentrale Pfarrbüro wird erst nach dem fertiggestellt. Diese unterschiedlichen Ausgangssituationen bilden sich auch im jeweiligen Anforderungs- und Schulungsplan ab, der für jeden Pastoralen Raum bzw. jede Pfarrei neuen Typs erstellt werden muss.
Das Zentrale Pfarrbüro als Teil des Pfarreiwerdungsprozesses 28 29 A Das Zentrale Pfarrbüro ist zum der Pfarrei neuen Typs voll funktionstüchtig. Nr. Prozessschritte Zeitpunkt Verantwortliche Abtei- Nr. Prozessschritte Zeitpunkt Verantwortliche Abtei- bis zum Gründungs- lungen und Referate im bis zum Gründungs- lungen und Referate im termin Bischöflichen Ordinariat termin Bischöflichen Ordinariat 1 Projektgruppe Zentrales Pfarrbüro im Pastoralen Raum erarbeitet die Konzeption Zentrales Pfarrbüro (3.2.2) 2 Pfarrsekretärinnen und sekretäre bearbeiten ihre Aufgaben (3.2.3) 3 Workshop Arbeitsaufteilung/ Arbeitszeit 4 Klärung Archivierung der Altregistratur Bis 8 Monate vor Bis 6 Monate vor 6 8 Monate vor Ab 1,5 Jahre vor Referat Einführung Zentrales Pfarrbüro Referat Einführung Zentrales Pfarrbüro Referat Einführung Zentrales Pfarrbüro Diözesanarchiv 7 Schulung Kasse im Pfarrbüro 8 Schulung Office- Programme 2 4 Monate vor 1 Monat vor 9 Schulung Intentio 1 Monat vor 10 IBM Notes Zeitgleich mit der Bereitstellung der Hardware 11 Gedys Intraware 1 Monat nach Einführung von IBM Notes Rentamt Nord oder Süd Abteilung Personalentwicklung IT Abteilung IT Abteilung IT Abteilung 5 Schulung Zentraler Rahmenaktenplan 3-8 Monate vor Registratur und Diözesanarchiv 6 Infoveranstaltung Zentrales Pfarrbüro, Diözesannetzwerk und KIP Ca. 6 Monate vor Referat Einführung Zentrales Pfarrbüro, Rentämter Nord oder/ und Süd, IT Abteilung
Das Zentrale Pfarrbüro als Teil des Pfarreiwerdungsprozesses 30 31 B Das Zentrale Pfarrbüro wird erst nach dem der Pfarrei neuen Typs fertiggestellt. Nr. Prozessschritte Zeitpunkt Verantwortliche Abtei- Nr. Prozessschritte Zeitpunkt Verantwortliche Abtei- bis zum Gründungs- lungen und Referate im bis zum Gründungs- lungen und Referate im termin Bischöflichen Ordinariat termin Bischöflichen Ordinariat 1 Projektgruppe Zentrales Pfarrbüro im Pastoralen Raum erarbeitet die Konzeption Zentrales Pfarrbüro (3.2.2) 2 Pfarrsekretärinnen und sekretäre bearbeiten ihre Aufgaben (3.2.3) 3 Workshop Arbeitsaufteilung/ Arbeitszeit 4 Klärung Archivierung der Altregistratur Bis 8 Monate vor Bis 6 Monate vor 6 8 Monate vor Ab 1,5 Jahre vor Referat Einführung Zentrales Pfarrbüro Referat Einführung Zentrales Pfarrbüro Referat Einführung Zentrales Pfarrbüro Diözesanarchiv 7 Schulung Kasse im Pfarrbüro 8 Schulung Office- Programme 2 4 Monate vor 1 Monat vor der vollen Funktionsfähigkeit des zentralen Pfarrbüros 9 Schulung Intentio 1 Monat vor der vollen Funktionsfähigkeit des zentralen Pfarrbüros 10 IBM Notes Zeitgleich mit der Bereitstellung der Hardware Rentamt Nord oder Süd Abteilung Personalentwicklung IT Abteilung IT Abteilung 5 Schulung Zentraler Rahmenaktenplan 6 Infoveranstaltung Zentrales Pfarrbüro, Diözesannetzwerk und KIP 3-8 Monate vor Ca. 6 Monate vor Registratur und Diözesanarchiv Referat Einführung Zentrales Pfarrbüro, Rentämter Nord oder/ und Süd, IT Abteilung 11 Gedys Intraware 1 Monat nach Einführung von IBM Notes IT Abteilung
4. WORKSHOPS UND SCHULUNGEN WÄHREND DER EINFÜHRUNGS- PHASE DES ZENTRALEN PFARRBÜROS Workshops und Schulungen 32 33 Die Arbeit in den Pfarrbüros war bisher so organisiert, dass die meisten Pfarrsekretärinnen und -sekretäre in kleinen Einheiten oder auch alleine gearbeitet haben. Jede und jeder war in der Regel für alles zuständig. Hier wird es eine deutliche Veränderung geben. Die anfallenden Aufgaben im Pfarrbüro müssen neu strukturiert und verteilt werden. Für die Pfarrsekretärinnen/-sekretäre wird dies eine große Veränderung bedeuten. Das Ziel der Schulungen und Workshops in der Einführungsphase ist es, die Pfarrsekretärinnen und -sekretäre möglichst optimal auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten und zu unterstützen. Die Einführung klarer und effektiver Strukturen sowie eine klare Arbeitsteilung im Zentralen Pfarrbüro bilden die Voraussetzung für eine kollegiale und gedeihliche Zusammenarbeit im neuen PfarrsekretärInnenteam. 4.1 AUFGABENVERTEILUNG UND ARBEITSZEITEN IM ZENTRALEN PFARRBÜRO (WORKSHOP I) Das Zentrale Pfarrbüro verändert die bisherigen Pfarrbüros. Vieles muss neu bedacht werden, vieles ist nun möglich, von einigem wird sich verabschiedet. Welche Aufgabenfelder werden künftig wo wahrgenommen? Vorgabe Stundenverteilung/Öffnungszeiten durch Bistumsstandards und Pfarrer Besetzung Öffnungszeiten Front- und Backoffice bzw. Kontaktstellen Pastorale Schwerpunkte an Kontaktstellen bzw. wo müssen Pastorale Mitarbeiter/innen umfänglicher unterstützt werden? Wer übernimmt Aufgabenfeld X (Bsp. Kasualien, Finanzen ) Wer sichert Vertretung im Aufgabenfeld? Welche Entwicklungsmöglichkeiten bietet das Zentrale Pfarrbüro? Bei diesem Workshop für das PfarrsekretärInnenteam handelt sich um eine Tagesveranstaltung, die vor Ort im Pastoralen Raum stattfindet. Bei der terminlichen Planung ist es wichtig, dass alle Pfarrsekretärinnen und -sekretäre daran teilnehmen. Außerdem sollte der Priesterliche Leiter zu Beginn und am Ende des Workshops jeweils eine Stunde teilnehmen. 4.2 REFLEXION, ÜBERPRÜFUNG UND ANPASSUNG DER ARBEITSPROZESSE UND ARBEITSORGANISATION IM ZENTRALEN PFARRBÜRO (WORKSHOP II) Das Zentrale Pfarrbüro ist funktionstüchtig oder die notwendige Baumaßnahme ist noch nicht fertiggestellt und das Team muss noch unter improvisierten Bedingungen arbeiten Neue Abläufe oder Prozesse sind eingeübt oder noch in Erprobung. Erfahrungen wurden gesammelt Was muss für welchen Prozess noch getan werden? Welche Entscheidungen sind neu zu überdenken? Welche Absprachen braucht es noch für ein gutes Funktionieren im Zentralen Pfarrbüro? Wie gut funktionieren die Schnittstellen zwischen Pfarrsekretärinnen und Pastoralteam? Dieser Workshop wird dem PfarrsekretärInnenteam einer Pfarrei neuen Typs ca. 1 Jahr nach dem angeboten.
Workshops und Schulungen 34 35 Für die Koordination der Workshops 4.1 und 4.2, die beide zur Einführungsphase des Zentralen Pfarrbüros zählen, ist das Referat Einführung Zentraler Pfarrbüros verantwortlich. und den Verantwortlichen für die IT Einführungsprozesse und Schulungen des Bischöflichen Ordinariates und den Rentämtern einen verbindlichen Zeit- und Projektplan zu erstellen. Ansprechpartnerin Annette Karthein Dezernat Pastorale Dienste Referentin Einführung Zentraler Pfarrbüros Telefon: 06431-295 507 Mobil: +49 (0) 152 01688842 E-Mail: a.karthein@bistumlimburg.de 4.3 KOORDINATION DER IT PROZESSE UND SCHULUNGEN IN BISTUMSSTANDARDS (SIEHE AUCH 3.2.4) Die Einführung eines Zentralen Pfarrbüros ist für alle Beteiligten in den Pfarreien und auch für die Abteilungen des Bischöflichen Ordinariates und den Rentämtern eine große Herausforderung. Die meisten zusätzlichen Anforderungen an Veränderungsbereitschaft, Mitarbeit in Projektgruppen und Schulungen müssen dabei die Pfarrsekretärinnen und -sekretäre leisten. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass sich die nötigen Informationsveranstaltungen, Schulungen, Einführung der IT Instrumente, etc. terminlich in enger Absprache und an den zeitlichen Möglichkeiten der Beteiligten in den Pastoralen Räumen bzw. Pfarreien neuen Typs orientieren. Ziel ist hierbei, für jeden Einführungsprozess eines Zentralen Pfarrbüros mit den Beteiligten in den Pfarreien neuen Typs oder Pastoralen Räumen Die Schulungen zu den Bistumsstandards sind in Kooperation mit den jeweiligen Fachdezernaten und -abteilungen konzipiert und unter methodisch-didaktischen Gesichtspunkten entwickelt worden. Schulungen werden in Abstimmung mit den zuständigen Abteilungen und Referaten durchgeführt. Eingeführt und geschult werden: Programme des Diözesannetzwerks (siehe 2.2) Intentio IBM Notes Office-Programm Gedys Intraware Kasse im Pfarrbüro (KiP) Zentraler Aktenplan und Registratur Mit jeder Pfarrei wird ein individueller Zeit- und Schulungsplan erstellt, dessen Koordination von der Abteilung Personalentwicklung wahrgenommen wird. Ansprechpartner Personalentwicklung und -förderung Abteilung Personalentwicklung Telefon: 06431-295 165 E-Mail: personalentwicklung.pfarrbuero@bistumlimburg.de
5. ZUSÄTZLICHE UNTERSTÜTZUNGS- LEISTUNGEN ZUR EINFÜHRUNG DER ZENTRALEN PFARRBÜROS Workshops und Schulungen 36 37 5.1 ZUSÄTZLICHE ZEITLICH BEFRISTETE BEREITSTELLUNG PERSONALKOSTEN WÄHREND DER EINFÜHRUNGSPHASE Während der Einführungsphase des Zentralen Pfarrbüros wird eine zusätzliche personelle Unterstützung von bis zu 50% Beschäftigungsumfang Pfarrsekretariat für einen Zeitraum von 6 Monaten zur Verfügung gestellt. Jeder Pastorale Raum bzw. Pfarrei neuen Typs kann selber entscheiden, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form diese zusätzliche finanzielle Ressource in Anspruch genommen werden soll. So besteht zum Beispiel die Möglichkeit, dass eine oder mehrere Pfarrsekretärinnen/-sekretäre ihren Beschäftigungsumfang für einen befristeten Zeitraum erhöhen. Es ist jedoch auch möglich, angefallene Überstunden durch eine Einmalzahlung abzugelten. Möglich ist auch eine zusätzliche Person für einen befristeten Zeitraum anzustellen. Die Inanspruchnahme dieser Unterstützungsleistung muss vom zuständigen Verwaltungsrat genehmigt werden. Liegt dieser Beschluss vor, kann der Zuschuss mit einem formlosen Anschreiben beim Referat Einführung Zentralen beantragt werden. 5.2 BÜROKOORDINATOR UND -KOORDINATORIN Im Zuge der Errichtung Zentraler Pfarrbüros werden die Aufgabenfelder der Pfarrsekretär/innen genauer in den Blick genommen, um sie den zukünftigen Strukturen entsprechend anzupassen. Mit der Bündelung von Aufgaben in einem Zentralen Pfarrbüro, der Aufteilung in Front-Office und Back-Office und der Installation mehreren Kontaktstellen, ergeben sich an diesen unterschiedlichen Orten unterschiedliche Aufgaben. Diese gilt es durch die Funktion einer Bürokoordination aufeinander abzustimmen. Ihre Rolle ist die Gestaltung der Kommunikationsschnittstelle für den Informationsfluss zum Pfarrer, Pastoralteam, Küster, Kita etc. und zum Pfarrsekretariatsteam. Zu den Aufgaben des/der Bürokoordinator/in im Zentralen Pfarrbüro gehören: Dienstplangestaltung der Pfarrsekretär/innen regeln Urlaubsplanung und Vertretungsregelung Vertretungsregelung im Krankheitsfall (ad hoc Umplanung des Dienstplans) Informationsfluss sicherstellen zwischen Pfarrer, pastoralen Mitarbeiterinnen und -mitarbeitern und allen Pfarrsekretär/innen Ggf. Moderation der Dienstgespräche im Team der Pfarrsekretär/innen Koordination der übergaberelevanten Informationen und Aufgaben Verteilung der aufgabenfeldübergreifenden Aufgaben Beratende Unterstützung der Stellenausschreibung bei Neueinstellungen Zu den Aufgaben zählen nicht: Weisungsbefugnis über die anderen Pfarrsekretär/innen (ggf. mit Ausnahme der Ad Hoc Dienstplanänderungen im Krankheitsfall) Eine Bürokoordination sollte eingerichtet werden, wenn mehr als 350 % BU in einem Zentralen Pfarrbüro gegeben sind oder mehr als 5 Pfarrsekretärinnen und sekretäre im Zentralen Pfarrbüro tätig sind der Pfarrer dies wünscht
38 39 Als Bürokoordination geeignet ist wer Mitglied des Pfarrsekretariatsteam ist wer einen Beschäftigungsumfang (BU) von mindestens 50% hat wer über Akzeptanz im Team der Pfarrsekretär/innen verfügt wer über ausreichend Kommunikationskompetenz verfügt Für die Wahrnehmung der Rolle des/der Bürokoordinatorin und -koordinators wird eine monatliche Zulage gezahlt. Soll die Rolle des/der Bürokoordinatorin oder -koordinators im Zentralen Pfarrbüro besetzt werden, muss der Verwaltungsrat einer solchen Besetzung zustimmen. Die Zulage kann mit einem formlosen Anschreiben beim Referat Einführung Zentraler Pfarrbüros beantragt werden. 5.3 CHECKLISTE EINFÜHRUNGSPROZESS Standort des Zentralen Pfarrbüros Wo können Front- und Backoffice räumlich realisiert werden Anzahl der benötigten Arbeitsplätze der Pfarrsekretärinnen und -sekretäre und Dienstsitze des Pastoralteams am Ort des Zentralen Pfarrbüros ermitteln Sollte es einen Kitakoordinator geben, muss dies bei der Büro- und Arbeitsplatzplanung mitberücksichtigt werden. Ort(e) der Kontaktstelle(n) und Dienstsitze benennen (aktives) Archiv am Zentralen Pfarrbüro benennen Öffnungszeiten des Frontoffices und der Kontaktstellen Wie viel Stunden ist das Frontoffice werktäglich geöffnet? Zu welchen Zeiten sind die Kontaktstellen am Kirchort erreichbar? Textentwurf Gründungsvereinbarungen Die erarbeiteten Vereinbarungen der Projektgruppe Zentrales Pfarrbüro sollen dokumentiert werden Aufgaben der Pfarrsekretärinnen und sekretäre während der Einführung des Zentralen Pfarrbüros Besichtigen aller Pfarrbüros im Pastoralen Raum Arbeitsweisen und Arbeitskulturen anderer Kirchorte kennenlernen Erarbeiten eines internen Wegweisers Zentrales Pfarrbüro Terminliche Festlegung des Workshops I Aufgabenverteilung und Arbeitszeiten im Zentralen Pfarrbüro Erstellen eines Zeit- und Schulungsplans Klärung, ob die Funktion der Bürokoordination besetzt wird Beantragung der zusätzlichen befristeten Personalkosten während der Einführungsphase
6. ADRESSEN UND KONTAKTDATEN Adressen und Kontaktdaten 40 41 EINFÜHRUNG ZENTRALER PFARRBÜROS Karthein, Annette Telefon: 06431/295-507 Mobil: +49 (0) 152 01 688 842 E-Mail: A.Karthein@bistumlimburg.de www.zentralespfarrbuero.bistumlimburg.de AUSSTATTUNG UND MÖBLIERUNG Gresser, Eckard Telefon: 06431/295-466 E-Mail: E.Gresser@bistumlimburg.de IT-AUSSTATTUNG Richter, Martin Telefon: 06431/295-565 E-Mail: M.Richter@bistumlimburg.de Demele,Christian Telefon: 06431/295-496 E-Mail: C.Demele@bistumlimburg.de Jehn, Jutta Telefon: 06431/295-554 E-Mail: D.Richter@bistumlimburg.de KASSE IM PFARRBÜRO Egenolf, Christiane Telefon: 06195/9934-124 E-Mail: C.Egenolf@bistumlimburg.de Scherer, Gerd Telefon: 06433/888-65 E-Mail: G.Scherer@bistumlimburg.de LIEGENSCHAFTEN PFARREIEN NEUEN TYPS Rath, Wolfgang Telefon: 06431/295-229 E-Mail: W.Rath@bistumlimburg.de REGISTRATUR/DIÖZESANARCHIV Meudt, Axel Telefon: 06431/295-246 E-Mail: A.Meudt@bistumlimburg.de Wagner, Martina Telefon: 06431/20 07-16 E-Mail: M.Wagner@bistumlimburg.de PERSONALENTWICKLUNG UND UNTERSTÜTZUNG Göpfert, Andrea Abteilung Personalentwicklung Telefon: 06431/295-165 E-Mail: A.Goepfert@bistumlimburg.de www.personalentwicklung.bistumlimburg.de
NOTIZEN Notizen 42 43
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