Organisations- & Terminplan Delegiertenversammlung
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- Frieda Siegel
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1 Organisations- & Terminplan Delegiertenversammlung Organisations- und Terminplanung Delegiertenversammlung Anzahl Seiten 5 Mai_2017_rh Seite 1
2 Legende: Organisationskomitee Zentralschweizerischer Jodlerverband VJ Vorjahr zum DV Anlass DV Delegiertenversammlung VE Veteranenehrung JF Organisationskomitee Jodlerfest Chronologischer Terminablauf für die Organisation einer Delegiertenversammlung Wer Was Termin Bestellen / Meldung an Febr. VJ Definitive Reservation Räumlichkeiten März VJ Vorinformation / Brief an die zu ehrenden Mitglieder und Klubs (Mai-Versand) Mai VJ Vor-Reservation Hotelzimmer für Vorstand nach Absprache mit (zirka 9-11 DZ/EZ) Anfrage Helferinnen und Helfer (Festwirtschaft, Bankett, Erstellung Infrastruktur, etc.) Bereinigung der Listen für Ehrenveteranen & Veteranen VJ VJ VJ Eingabefrist für teilnehmende Klubs an VE VJ Eingabefrist für Laudationen für Ehrenveteranen VJ Anfrage Redner und Vertreter der Regierung resp. kommunalen Behörden für Grusswort VJ Menü-Vorschläge für Bankett mit Preisangabe Entwurf der Excel Listen Anmeldungen für Bankett Bereinigung Einladungskarten Delegierte Bestimmung der Anmeldeadresse für DV Besuch und Bankett (in der Regel Kassier) Vorschlag Getränkeliste Organisations- und Terminplanung Delegiertenversammlung Anzahl Seiten 5 Mai_2017_rh Seite 2
3 Wer Was Termin Liedervorschlag Totenehrung Liedervorschläge DV Eröffnung + Abschluss inkl. Dirigenten Programm Gruppen & Veteranenehrung JF Erstellung Programmseite Jodlerfest Erstellung Programm mit Angaben und, Kursprogramm, Werbung, Sponsoren, DV Ablauf, Angaben ÖV, Grussworte Präsident und Gemeindepräsident, Bankettessen, etc.) Erstellung Stimmkarte für Delegierte Erstellung Bon für Bankett und Getränke für Ehrengäste und Organisation Alphorngruppe + Fahnenschwinger für DV Eröffnung Druck Stimmkarten VJ Druck des Programmheftes VJ Druck der Einladungskarten für Mitglieder VJ Besichtigung Halle und Räumlichkeiten Nov. VJ Reservation Sitzungszimmer und Vorstandsessen Nov. VJ Hallenplan in elektronischer Form mit Bühne und Tischeinteilung z.hd. Präsident Nov. VJ Versand DV Unterlagen an Mitglieder / Einladungen Ehrengäste / etc. anfangs Einladung Regierungs- und Gemeindevertreter anfangs Organisations- und Terminplanung Delegiertenversammlung Anzahl Seiten 5 Mai_2017_rh Seite 3
4 Wer Was Termin Jahresberichte / DV Ablauf / Power Point Präsentationen erstellen Jan. Erstellung Verpflegungsbon für Helfer Bestellung Blumen und Ansteckrosen Bestimmung Ehrendamen in Tracht zum Anstecken der Veteranenrosen und Ausschank des Ehrenweins Excel Listen nachführen (An-/Abmeldungen) Bis zur DV Bereitstellung und schmücken Tagungslokal Installation Technik, Bühne, Leinwände, Beschallung, etc.) Info an Sitzung Fr.-Nachmittag ( Stand Anmeldungen, letzte Infos) Besichtigung Tagungslokal & Technik durch Vorstandmitglieder (ab 17 h) Bühneneinrichtung für DV gemäss Anweisungen Vorstand Signalisation Parkplätze / Reservation Parkplätze für Vorstand evt. Empfang DV Besucher am Bahnhof / evt. Bus-Shuttle von Bahnhof in Betrieb nehmen Inbetriebnahme Festwirtschaft Tagungslokal Bereitstellung Kassen und Abgabe sowie Verkauf von Bankettkarten Abnahme Stimmkarten im Eingangsbereich Organisations- und Terminplanung Delegiertenversammlung Anzahl Seiten 5 Mai_2017_rh Seite 4
5 Wer Was Termin Bereitstellung Ehrendamen in Tracht für Anbringen Ansteckrosen im Eingangsbereich Bereitstellung Blumensträusse für DV Ehrungen Zuweisung der geladenen Gäste, Mitglieder, Klubs auf reservierte Plätze Durchführung DV & div. Ehrungen h h Apéro für alle Delegierten & Gäste h h Zuweisung der geladenen Gäste, Mitglieder, Klubs auf reservierte Plätze für Bankett h Bankett für Delegierte und Gäste h h Bereitstellung Ehrenweins im Bühnenaufgangbereich vor VE Durchführung Gruppen & Veteranenehrung des Eidg. Jodlerverbandes h h Musikalische Unterhaltung nach VE Rechnungsstellung an gemäss Pflichtenheft, Ziff. 5.2, Seite 14 Schlussbericht an gemäss Pflichtenheft 6.2, Seite 15 Ende Febr. nach DV Organisations- und Terminplanung Delegiertenversammlung Anzahl Seiten 5 Mai_2017_rh Seite 5
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