Rahmenvoraussetzungen für den Dienstleister in der Gebäudereinigung. Zusammenspiel zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bei der Leistungserbringung

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1 Rahmenvoraussetzungen für den Dienstleister in der Gebäudereinigung Zusammenspiel zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bei der Leistungserbringung Ausgabe: September 2018 GGGR, Schwäbisch Gmünd 2018 Foto:

2 Seite 2 von 12 Inhalt 1. Vorbemerkung Punkte, die die Arbeit des Dienstleisters und die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber erleichtern Anfahrt- und Parkmöglichkeiten zum / am Objekt 2.2 Zeitliche Einschränkungen zur Leistungserbringung 2.3 Sonstige Informationen 2.4 Räumlichkeiten 2.5 Waschmaschine 2.6 Ansprechpartner 2.7 Unterstützung kundenseitig 2.8 Müllentsorgung 2.9 Reklamationen und sonstige Kommunikation 2.10 Anforderungen an Geräte und Reinigungschemie 2.11 Besondere Pflegemaßnahmen 2.12 Reinigungskontrollen 2.13 Spezielle Anforderungen an das Reinigungspersonal 2.14 Allgemeines für die Durchführung der Dienstleistung 2.15 Notfallregelung 3. Ausstattung von Reinigungskammern...7

3 Seite 3 von Vorbemerkung Bei der Angebotseinholung und bei Ausschreibungen für die Dienstleistung Gebäudereinigung gibt es eine Vielzahl von Bedingungen seitens der Auftraggeber für den Auftragnehmer, welche verbindlich einzuhalten sind. Dies ist auch in der Regel notwendig, um die Leistungsmerkmale und -fähigkeiten der einzelnen Anbieter zu erkennen und damit auch eine korrekte und faire Auswertung der Angebote zu ermöglichen. Zu den Ausschreibungs- und Angebotsbedingungen zählen u.a.: Leistungsbeschreibung / Leistungsverzeichnis Ausschreibungs- und Angebotsbedingungen Kalkulation / Stundenverrechnungssatz / Leistungszahlen 1 Diverse Eigenerklärungen / Mitgliedsnachweise / Zertifizierungen Unbedenklichkeitsbescheinigungen / Versicherungen / usw. Zuschlagsbedingungen und natürlich die Aussage, dass der Angebotszuschlag nach der Wirtschaftlichkeit ermittelt wird. Leider ist es jedoch in der Praxis so, dass den Zuschlag der billigste erhält. Es ist also eine ganze Menge an Voraussetzungen vom Auftragnehmer zu erfüllen, um sich an Ausschreibungen oder Angeboten beteiligen zu können. Über die formalen juristischen Bedingungen hinaus gibt es für die spätere Leistungserbringung eine Reihe von Rahmenbedingungen, die für gute Arbeitsergebnisse, Kundenzufriedenheit und den Qualitätsanspruch des Kunden wichtig sind. 1 Siehe Merkblatt LZ.01 Empfehlung zur Ermittlung von Leistungszahlen in der Gebäudereinigung

4 Seite 4 von Punkte, die die Arbeit des Dienstleisters und die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber erleichtern Nachstehend einige Punkte, welche die Arbeit des Dienstleisters im Objekt und die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber erleichtern: 2.1 Anfahrt- und Parkmöglichkeiten zum / am Objekt Möglichst leichte Anliefermöglichkeit für Materiallieferungen Parkmöglichkeit für PKW (Objektleitung) kurze Wege zu Reinigungskammer / Umkleiden usw. 2.2 Zeitliche Einschränkungen zur Leistungserbringung Kann der Dienstleister die Reinigungszeiten frei gestalten oder müssen bestimmte Zeitfenster eingehalten werden? Gibt es Räume, die regelmäßig zu bestimmten Zeiten nicht gereinigt werden können bzw. welche nur zu bestimmten Zeiten gereinigt werden können? Gibt es Räume, die unregelmäßig nicht gereinigt werden können (Veranstaltung in der Kantine, Sitzungs- / Besprechungszimmer u.ä.)? Sonderveranstaltungen und Ferien 2.3 Sonstige Informationen Gibt es terminierte Sonderveranstaltungen, welche eine zusätzliche Reinigung erforderlich machen? Gibt es Betriebsferien oder Ferienreinigungen? 2.4 Räumlichkeiten Ist ein Objektleitungsbüro für größere Objekte vorhanden? Gibt es eine Putzkammer? (Hierauf gehen wir am Ende dieses Merkblattes nochmal speziell ein.) Gibt es Umkleideräume? Kann für o.a. Räumlichkeiten kundeneigenes Mobiliar (Tische, Stühle, Regale usw.) verwendet werden? Ist ein Telefonanschluss und / oder PC-Anschluss vorhanden oder kann installiert werden? 2.5 Waschmaschine Ist eine kundenseitig vorhanden und kann diese benutzt werden? Ist in diesem Fall die Wartung und Reparatur geregelt? Kann der Dienstleister eine eigene Waschmaschine installieren? Sind Anschlüsse vorhanden?

5 Seite 5 von Ansprechpartner Wer sind die Ansprechpartner beim Auftragnehmer für die vertraglichen Fragen und Fragen bei der Ausführung der Reinigung? Wie sind die Kommunikationswege? Es sollte eine möglichst leichte Erreichbarkeit der Ansprechpartner im Bedarfsfall möglich sein. 2.7 Unterstützung Kundenseite Kann das Auf- bzw. Abbauen der Stühle bei Schulen durch die Schüler erfolgen? Werden die Schreibtische von den Mitarbeitern für die Reinigung geräumt? 2.8 Müllentsorgung Sind ausreichend aufnahmefähige Müllbehälter vorhanden? Sind die Mülltrennung und die zentralen Müllentsorgungsstellen geregelt? 2.9 Reklamationen und sonstige Kommunikation Nach Möglichkeit sollten diese schriftlich (per ) erfolgen. Sind der Umgang und die Regelung bei Mängelrügen festgelegt? Erfolgt eine Reklamation direkt an den Dienstleister oder an eine verantwortliche Stelle beim Auftraggeber? Gibt es ein Kommunikationsbuch für den direkten Austausch von Informationen? 2.10 Anforderungen an Geräte und Reinigungschemie Gibt es besondere Anforderungen, z. B. leise Staubsauger bei Reinigung tagsüber in Büros? Gibt es umweltfreundliche Reinigungsprodukte? 2.11 Besondere Pflegemaßnahmen Gibt es besondere Pflegehinweise für spezielle Pflegemaßnahmen von Oberflächen oder Bodenbelägen? Liegen hierfür die notwendigen Pflegeanleitungen vor? 2.12 Reinigungskontrollen Wie finden Reinigungskontrollen statt? Gibt es gemeinsame Reinigungskontrollen oder nur Eigenkontrollen durch den Dienstleister? Werden diese protokolliert?

6 Seite 6 von Spezielle Anforderungen an das Reinigungspersonal Gibt es spezielle Anforderungen an das Reinigungspersonal wie z. B. Gesundheitszeugnis, Führungszeugnis, Qualifikation, deutsche Sprache? 2.14 Allgemeines für die Durchführung der Dienstleistung Wie erhält das Reinigungspersonal Zutritt zum Objekt? Wünscht der Kunde eine einheitliche Kleidung für die Reinigungskräfte? Existiert ein Aufzug und kann dieser durch das Reinigungspersonal benutzt werden, um den Transport von Geräten und Reinigungsmaterial zu erleichtern? Gibt es auf jeder Etage einen Reinigungsraum, um Reinigungsmaterial und Geräte unterstellen zu können? Gibt es auf jeder Etage die Möglichkeit der Wasserentnahme und Schmutzwasserentsorgung? Werden vom Reinigungspersonal Schlüssel bzw. Zutrittskarten für die Reinigung benötigt? Verbleiben diese beim Reinigungspersonal oder gibt es eine tägliche Ausgabe und Rückgabe beim Kunden? Sind in jedem Bereich bzw. auf jeder Etage entsprechend abgesicherte Stromanschlüsse vorhanden? 2.15 Notfallregelung Gibt es bei Notfällen / Unfällen außer Polizei, Feuerwehr und Rettungsdiensten noch eine spezielle hauseigene Notrufnummer? Sind die Fluchtwege und Sammelplätze bei Brand ersichtlich und bekannt? Dürfen Erste-Hilfe-Kästen des Kunden im Notfall benutzt werden? Kann der beim Kunden vorhandene Ersthelfer auch für den Dienstleister genutzt werden? Gibt es einen Erste-Hilfe-Raum? Ist ein Betriebsarzt vorhanden? Natürlich ist die Umsetzung der aufgeführten Punkte objektabhängig (Objektgröße, Objektart Bürogebäude, Industrie, Verwaltung, Schule, Krankenhaus usw.) und kann nicht immer erfüllt werden. Sie erleichtern jedoch die Reinigungsarbeit und Organisation im Objekt und tragen wesentlich dazu bei, eine qualitativ gute Dienstleistung zur Zufriedenheit des Kunden zu erreichen. Vor Beginn der Reinigungsarbeiten alle Punkte klären. Wichtig ist, dass diese Inhalte im Vorfeld, also vor Beginn der Reinigungsarbeit im Objekt, mit dem Auftraggeber besprochen und, wo möglich, auch umgesetzt werden.

7 Seite 7 von Ausstattung von Reinigungskammern Für die Ausstattung einer Reinigungskammer ist natürlich der Dienstleister zuständig und verantwortlich. Die Reinigungskammer ist das Basislager des Gebäudereinigers im Objekt (Auszug aus Betrieblicher Umweltschutz in Baden-Württemberg ). Sie dient als Lagerraum für Chemikalien und Geräte und wird darüber hinaus oft als Besprechungsraum oder als Umkleide- und Aufenthaltsraum genutzt. Leider ist es keineswegs selbstverständlich, dass in jedem Objekt ein geeigneter Raum zur Verfügung steht. Notlösungen wie die Nutzung von Treppenhäusern, Toiletten und Besenschränken müssen immer wieder akzeptiert werden. Dienstleister ist für die Ausstattung der Reinigungskammer verantwortlich. Der Auftraggeber sollte also diese Notwendigkeit soweit wie möglich berücksichtigen! Der Auftraggeber sollte nach Möglichkeit dafür sorgen, dass die auf der nächsten Seite aufgeführten Anforderungen an die ideale Reinigungskammer im Objekt umgesetzt werden können. Folgendes sollte dazu beachtet werden: Der Dienstleister ist gesetzlich dazu verpflichtet, dass eine geordnete und sichere Bereitstellung von Reinigungschemie vorhanden ist. Der Auftraggeber sollte gemeinsam mit dem Dienstleister nach sinnvollen Ausweichmöglichkeiten suchen, wenn keine oder eine nicht geeignete Reinigungskammer zur Verfügung gestellt werden kann.

8 Seite 8 von 12 Anforderungen an die Reinigungskammer Anforderungen an die ideale Reinigungskammer: Fläche mindestens 10 m² Tür zur Reinigungskammer: ausreichende Breite beachten, für Reinigungswagen und Reinigungsmaschinen Abschließbar oder mit abschließbarem Schrank ausgestattet (Lagerung von Gefahrstoffen) Sitzgelegenheit und Arbeitstisch Standfeste Regale für Reinigungs- und Pflegemittel sowie Hilfsmittel Wasseranschluss und Wasserbecken, geeignet für die Nutzung von 10-Liter-Eimern Stromanschluss Trockenmöglichkeit für Reinigungsmops (Wischbezüge) und Tücher Einstellraum für Geräte, Elektrogeräte und Gerätewagen Abschließbarer Schrank für Arbeits- / Straßenkleidung, Wertsachen und Dokumente Schwarzes Brett oder Wandhalterung für Verfahrensanweisungen, Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe, Sicherheitshinweise, Erste-Hilfe-Aushang mit Telefonliste, Fluchtwegen usw. Verbandskasten und Augendusche

9 Seite 9 von 12 Peter Hennig / Visionclean / D+G Grafik / 2012 Beispiel für eine gut organisierte Reinigungskammer

10 GGGR, Schwäbisch Gmünd 2015 Foto: Shutterstock.com GGGR, Schwäbisch Gmünd 2015 Foto: / Bacho GGGR, Schwäbisch Gmünd 2017 Foto: GGGR, Schwäbisch Gmünd 2015 Foto: Rido GGGR, Schwäbisch Gmünd 2016 GGGR, Schwäbisch Gmünd 2017 GGGR-MERKBLATT GR.01 Seite 10 von 12 GGGR-MERKBLATT GZ.02 GGGR-MERKBLATT GZ.03 Kontrollierte Qualität: Ihr Weg zum Gütezeichen Kontrollierte Qualität: RAL-GZ 902 Ihr Weg zum Gütezeichen RAL-GZ 903 Gebäudereinigung im Gesundheitswesen DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) Ausgabe: September 2017 GGGR-MERKBLATT DG.01 Objektordner: Rechtssicherheit in den Objekten Ausgabe: September 2017 GGGR-MERKBLATT OO.01 Foto: Ausgabe: April 2016 Ausgabe: November 2015 Kennen Sie schon unsere Merkblattreihe? In ihren Merkblättern gibt die RAL nützliche Tipps und detaillierte Informationen zu aktuellen und relevanten Themen für die Bereiche Gebäudereinigung und Gebäudedienste. Bereits erschienen sind die folgenden Merkblätter: GZ.02 Kontrollierte Qualität: Ihr Weg zum Gütezeichen RAL-GZ 902 (September 2017) Aufmaß in der Gebäudereinigung GGGR-MERKBLATT AE.01 Planungskonzept Objektübernahme GGGR-MERKBLATT PKO.01 Ausgabe: Juli 2015 Ausgabe: Mai 2015 GZ.03 Kontrollierte Qualität: Ihr Weg zum Gütezeichen RAL-GZ 903 Gebäudereinigung im Gesundheitswesen (September 2017) OO.01 Rechtssicherheit in den Objekten (April 2016) DG.01 DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3, November 2015) PKO.01 Planungskonzept Objektübernahme (Juli 2015) AE.01 Aufmaß in der Gebäudereinigung (Mai 2015) GB.01 Grundlagen der Gefährdungsbeurteilung (April 2015) ER.02 Ergebnisorientierte Reinigung ein Vorteil? (April 2013) LS.01 Ladungssicherung (April 2012) ER.01 Entlohnung in der Schulhausreinigung Was ist zu beachten? (Juli 2011) zusätzlich erschienen: Berechnungstabelle Urlaubsanspruch in der Schulreinigung sowie die Handhabungshilfe zur Berechnungstabelle Urlaubsanspruch in der Schulhausreinigung V.02 Vorbeuge- und Hygienemaßnahmen zur Verhinderung einer Ausbreitung des EHEC-Erregers (Juni 2011) HYG.01 Anforderungen an die Hygiene bei der Reinigung und Desinfektion von Flächen in Kliniken und Alten-Pflegeeinrichtungen (Mai 2011) LZ.02 LZ.01 Durchführung einer Probereinigung zur Ermittlung der Stundenleistung (Mai 2011) Empfehlung zur Ermittlung von Leistungszahlen in der Gebäudereinigung (Mai 2011)

11 GGGR, Schwäbisch Gmünd 2011 Fotos: istockphoto.com + GGGR-MERKBLATT GR.01 Seite 11 von 12 AM.01 Abfall-Müllsäcke (Juli 2010) PUR.01 Empfehlung zur Bauschluss- und Grundreinigung von werkseitig versiegelten Linoleumböden (Juni 2010) AZ.01 Empfehlung zur Arbeitszeiterfassung in der Gebäudereinigung (Oktober 2009) V.01 Vorbeuge- und Schutzmaßnahmen zur Verhinderung der Schweinegrippe (Oktober 2009) Aktualisierte Ausgaben GB.01 GL.01 Empfehlung zur Grundreinigung und Beschichtung von Boden belägen (Februar 2011) Reinigung von vorgespannten ESG- und beschichteten Gläsern im Architekturbereich (April 2010) TS.01 Trittsicherheit (Februar 2011) GGGR-MERKBLATT TS.01 Trittsicherheit Alle Merkblätter stehen auch für Nichtmitglieder unter zum Download bereit. RAL Aktualisierte Ausgabe: Februar 2011 RAL

12 Für Rückfragen steht Ihnen die Geschäftsstelle der RAL zur Verfügung unter: RAL Telefon: Fax: Web: RAL Werden Sie Fan von uns unter GGGR, Schwäbisch Gmünd 2018