Präsentation. TU Kaiserslautern, WS 2012/2013 Dr. Gerhard Pews

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1 Präsentation TU Kaiserslautern, WS 2012/2013 Dr. Gerhard Pews

2 Ziel des Lehrabschnitts ist es, Sie in die Lage zu versetzen, professionell zu präsentieren. Motivation und Ziele des Lehrabschnitts Motivation Die Vorlesung Projektmanagement soll Sie auf zukünftige berufliche Aufgaben vorbereiten. Präsentation vor Gruppen ist eine wichtige Qualifikation. Übungsaufgaben werden als Präsentationen umgesetzt. Erstellen und Halten von Präsentationen durch die Studierenden. Ziele des Lehrabschnitts Die Studierenden wissen, wie Präsentationen erstellt und gehalten werden. Die Inhalte des Moduls Working Techniques sind für das Projektmanagement konkretisiert und vertieft. 2

3 AGENDA Überblick Inhalte entwickeln Folien erstellen Präsentieren Technologie Präsentieren Vortrag 3

4 Zitate Wenn man weiß, was wichtig und was unwichtig ist, dann macht man in seinen Reden keinen Fehler. Lü Buwei, chin. Philosoph, 3 Jh vor Chr. Am meisten Vorbereitung kosten mich immer meine spontan gehaltenen, improvisierten Reden. Winston Spencer Churchill 4

5 Eine Präsentation bereitet man in drei Schritten vor Schritte zur Vorbereitung einer Präsentation Schritt Grundlagen bewusst machen Inhalte entwickeln Visualisieren, Folien erstellen Inhalte Schriftlich fixieren: Was ist das Ziel der Präsentation? Zielgruppe, Zuhörer vergegenwärtigen: Was erwarten die Zuhörer? Welches Vorwissen haben die Zuhörer? Kernaussage formulieren Inhalte sammeln Roten Faden erarbeiten Einzelne Aussagen der Argumentation erarbeiten Folien gestalten Geeignete Visualisierungen finden Konkrete Folieninhalte/Texte formulieren 5

6 AGENDA Überblick Inhalte entwickeln Folien erstellen Präsentieren Technologie Präsentieren Vortrag 6

7 Gedanken, Inhalte der Präsentation werden zunächst gesammelt und dann in eine Struktur gebracht Strukturieren der Präsentationsinhalte Regeln zur Strukturierung 1 Folie = 1 Gedanke Jede Folie steht für sich selbst. Folien werden gern aus dem Zusammenhang gerissen, einzeln weitergegeben. Auf der Folie beschreiben, was da eigentlich beschrieben wird. Beispiel: Überschrift über Diagramm auf dieser Folie. Die Folienfolge muss einen roten Faden haben! Bildliche Beschreibungen und Beispiele wählen. Faustregel: 1 Folie mit echten Inhalten entspricht etwa 3 Minuten Redezeit. 7

8 Als Werkzeug zur Strukturierung von Inhalten eignet sich eine Mindmap Mindmapping-Programm und Nutzungshinweise Nutzung einer Mindmap Im Mindmapping-Programm können Gedanken als Knoten eines Baumdiagramms gesammelt und verschoben werden. Vorgehen Gedanken unstrukturiert sammeln Gedanken einzelnen Folien zugeordnen und mit einer Aussage versehen Die Aussagen der Folien ergeben den Roten Faden der Präsentation 8

9 Ein alternatives Werkzeug zur Strukturierung ist die Gliederungsansicht einer Textverarbeitung Gliederungsansicht in einer Textverarbeitung 9

10 AGENDA Überblick Inhalte entwickeln Folien erstellen Präsentieren Technologie Präsentieren Vortrag 10

11 Knallige Farbkontraste sind unangenehm Beispiel für knallige Farbkontraste Knallige Farbkontraste sind unangenehm 11

12 und in der Graustufendarstellung (Ausdrucke, Farbenblindheit) schlecht erkennbar. Knallige Farbkontraste als Graustufendarstellung 12

13 Wählen Sie einen hellen (weißen) Hintergrund für ihre Präsentation Vergleich von hellen und dunklen Hintergründen Dunkle Schrift vor hellem Hintergrund lässt sich gut lesen und gut ausdrucken Helle Schrift vor dunklem Hintergrund stammt aus der Zeit der Dia-Präsentationen. 00-PRÄSENTATION.PPTX 13

14 Farben auf dem Beamer wirken anders als auf dem Bildschirm und dem Ausdruck. Hinweise zu Farbveränderungen Farben ändern sich Farben auf dem Beamer wirken generell etwas dunkler und schmutziger Farben müssen daher auf dem Laptop knalliger und heller eingestellt werden. Wenn es darauf ankommt: vorher ausprobieren 14

15 Präsentations-Software bietet in der Regel eine vorgefertigte Farbpalette an. Farbpalette am Beispiel von PowerPoint Hintergrund Text Schatten Titel Füllung Akzent 1 Akzent 2 Akzent 3 Logische Farben Selbst gewählte Farben 15

16 Schriften in einer Präsentation sollten serifenfrei sein. Beispiele für Serifen A A Serifen Serifen sind kleine Querbalken an einzelnen Buchstaben. Beispiele: Times (oben) ist eine Serifen-Schrift. Arial (unten) ist serifenfrei. Serifen machen zusammenhängende Texte besser lesbar. Für große Schriften wie Überschriften oder Präsentationen wählt man besser eine serifenfreie Schrift. 16

17 Schriften sollten groß genug sein Beispiele für verschiedene Schriftgrößen 10pt: ist zu klein für eine Folie 14pt: ist eigentlich auch noch zu klein 18pt: Hier ist die Lesbarkeit schon besser 20pt: Ist gut zu lesen 40pt: Angenehm zu lesen, aber leider passt dann nicht viel Inhalt auf die Folie 20pt ist gut, falls man dann noch die Inhalte unterbringen kann. 17

18 Präsentationsprogramme bringen fertige Foliendesigns mit, in denen logische Farben und Schriften vorkonfiguriert sind. Beispiele für mitgelieferte Designs Folientitel Punkt 1 Punkt 2 Punkt 3 Punkt 1 Punkt 2 Punkt 3 Folientitel NEU MICROSOFT POWERPOINT- PRÄSENTATION.PPT NEU MICROSOFT POWERPOINT- PRÄSENTATION.PPT Folientitel Punkt 1 Punkt 2 Punkt 3 Punkt 1 Punkt 2 Punkt 3 Folientitel NEU MICROSOFT POWERPOINT- PRÄSENTATION.PPT NEU MICROSOFT POWERPOINT- PRÄSENTATION.PPT 18

19 Beispiel für die Gestaltung von Folien Präsentation Microsoft (Bill Gates) 19

20 Beispiel für Gestaltung von Folien Präsentation Microsoft (Bill Gates) 20

21 Beispiel für Gestaltung von Folien Präsentation Apple (Steve Jobs) 21

22 Beispiel für Gestaltung von Folien Präsentation Apple (Steve Jobs) 22

23 Die Gestaltung von Folien kann stark variieren Bill Gates-Folien oder Steve Jobs-Folien Und was ist besser? 23

24 Präsentationen sollen in Praxis oft zwei widersprüchlichen Zielen dienen Zielkonflikt bei der Erstellung von Präsentationen Ziel 1 Ziel 2 Folien als Unterstützung der Präsentation Visualisieren Sachverhalte Unterstützen die Aussagen des Vortragenden Nur gemeinsam mit Vortrag verwendbar Folien als Dokumentation der Präsentation Erklären Sachveralten Transportieren Inhalte Auch ohne Vortrag verständlich 24

25 Im Bereich Projektmanagement werden in der Regel textlastige Folien verwendet. Möglichkeiten zur Auflösung des Zielkonflikts Zusätzliche Handouts Zusätzlich zur Präsentation werden Handouts erstellt Nachteil: sehr aufwändig sehr selten Zusätzliche Folien Es werden textlastige Folien in die Präsentation eingefügt, die die grafischen Folien erklären. selten Die Folien werden nicht gezeigt werden. Textfolien Es werden Textfolien erstellt und Schwächen in der Präsentation in Kauf genommen Regelfall 25

26 Zahlen sollten durch Diagramme visualisiert werden. Beispiel für eine Tortengrafik (Pie Chart) Von den geschätzten 1182BT wurden im Juni 388BT und im Juli 455BT abgerufen, so dass jetzt noch 399BT verbleiben Juni Juli Rest 26

27 Größere Datenmengen sind ohne eine Darstellung als Diagramm kaum verständlich. Beispiel für ein Balkendiagramm Produktion Jahr Produktion

28 Die Visualisierung von Daten wird typischerweise mit einem Programm zur Tabellenkalkulation durchgeführt. Schritte und Tipps am Beispiel von Powerpoint und Excel 2007 Schritt Gestaltung Hinweise Erfolgt in Tabellenkalkulation, z. B. in Excel Ribbon: Einfügen, Bereich Diagramme Einfügen in Präsentation Der Präsentation anpassen Vorsicht Falle! Effekt bei einfachem Copy & Paste: Diagramm wird als bearbeitbares Objekt mit allen Daten der Tabellenkalkulation eingefügt Wird die Präsentation weitergegeben, werden auch alle Daten weitergegeben. Besser: Ribbon: Start, Bereich Zwischenablage, Dropdown Einfügen Inhalte einfügen Als Bild (Erweiterte Metadatei) Default-Farbschemata aus Tabellenkalkulation oft nicht für Präsentationen geeignet. Dem Farbschema der Präsentation anpassen: Gruppierung auflösen und dann einfärben 28

29 Die Grundaussage einer Folie kann man durch geeignete Wahl des Layouts unterstützen. Beispiele für Layouts und Aussagen Boxes 2 Boxes 8 Text Text Text Text Folgerung GSG-5-CONCEPT-TEMPLATE.PPT 5 Widerspruch GSG-5-CONCEPT-TEMPLATE.PPT 11 Flow basic (4 arrows) Phase: Text Text Text Text Cont.: Prozess GSG-5-CONCEPT-TEMPLATE.PPT 27 29

30 Effekte können die Aussage einer Folie unterstützen und die Aufmerksamkeit erhöhen Beispiel für einen Effekt Der springende Punkt ist Visualisierung ist wichtig 30

31 Übermäßig eingesetzt sind Animationen und Effekte jedoch ermüdend Beispiel für ein zu viel an Animation Ein Zuviel an Animation lenkt die Zuhörer ab und wirkt unseriös Die vielen Effekte, die ein Präsentationsprogramm anbietet, verführen zur unreflektierten Nutzung Das gleiche gilt für Folienübergänge Nutzen Sie nur wenige Animationen und Effekte, dafür aber an den richtigen Stellen! 31

32 Einzeln animierte Listen verschlechtern den Vortragsstil: Erzählen, nicht aufzählen! Hinweis zur Animation einzelner Spiegelstriche Einzelanimation Animation einzelner Aufzählungspunkte problematisch Vortragender hängt stark an Folie Bringt den Rhythmus des Sprechens aus dem Takt Wirkt hölzern Animation im Block Aussage als Gesamtheit animieren Wir wollen erzählen nicht aufzählen 32

33 Genau wie Animationen sollten auch Cliparts und Bilder nur mit Bedacht verwendet werden. Tipps zur Verwendung von Cliparts und Bildern Tipps Auch Cliparts und Bilder haben ein Copyright! Quelle für frei verwendbare Mediendateien: Anbieter von Präsentationssoftware bieten oft auch Cliparts zum Download an. Mit Programmen mitgelieferte Cliparts wirken oft langweilig, weil sie so oft verwendet werden. Eine intensivere Suche lohnt sich. Cliparts und Bilder sollten von der Gestaltung her zum Stil der Präsentation und zueinander passen, notfalls neu einfärben. 33

34 AGENDA Überblick Inhalte entwickeln Folien erstellen Präsentieren Technologie Präsentieren Vortrag 34

35 Für eine Präsentation muss der Rechner vorbereitet werden, die benötigte Zeit muss man einplanen. Tipps zur Präsentation mit dem Computer Tipps Zweitbildschirm: Es ist sinnvoll, den Rechner so zu konfigurieren, dass der Beamer als Zweitbildschirm genutzt wird. Das verhindert, dass PopUps, s oder Backup-Programme vor der Präsentation erscheinen und die Präsentation stören. Ein Bildschirmschoner sollte vor der Präsentation deaktiviert werden. Hintergrundbilder sollte man nur dann verwenden, wenn diese präsentationstauglich sind. Generell gilt: Vorher ausprobieren! Früh genug da sein und mit der Technik vertraut machen. 35

36 PowerPoint und ähnliche Programme besitzen nützliche Features, die die Präsentation unterstützen. Tipps bei der Verwendung von PowerPoint Bei der Nutzung mehrerer Bildschirme kann man für den Bildschirm des Laptops eine Präsentationsansicht wählen. Diese zeigt eine Folienübersicht und nützliche Steuerelemente. Während der Präsentation kann man den Bildschirm durch drücken der Punkt-Taste schwarz stellen. Die Komma-Taste stellt den Bildschirm weiß. Man kann während der Präsentation die Folien am Hauptbildschirm verändern (funktioniert nicht in der Präsentationsansicht) 36

37 AGENDA Überblick Inhalte entwickeln Folien erstellen Präsentieren Technologie Präsentieren Vortrag 37

38 Stehen Sie sicher beim Vortrag, trippeln und tippeln Sie nicht. Tipps zur Bewegung auf dem Podium Stehen Sie sicher auf beiden Füßen. Wippen sie nicht hin und her, trippeln Sie nicht. Wenn Sie den Platz wechseln, gehen Sie bewusst an eine andere Stelle und bleiben Sie dort wieder stehen. Wandern Sie nicht hin und her. Achten Sie auf Ihre Körpersprache: stehen Sie aufrecht, strahlen Sie Selbstbewusstsein aus. 38

39 Auch einfache Dinge wie Reden, Zeigen und Gehen wollen geübt sein. Tipps zum Vortrag Gestik findet oberhalb der Gürtellinie statt. Deuten Sie, nutzen Sie Zeigestöcke, nutzen Sie Hilfsmittel des Präsentationsprogramms. Laserpointer wirken unruhig und sind nur zweite Wahl. Halten Sie Blickkontakt zum Publikum. Sprechen Sie immer in Richtung des Publikums. Wenn Sie auf etwas zeigen wollen: drehen, gehen, zeigen, drehen, reden. 39

40 Sprechen Sie frei! Hinweise zur freien Rede Freie Rede nimmt die Zuhörer mit, Vorlesungen schläfern ein. Nicht einfach die Bulletpoints vorlesen Auch kein vorgefertigtes Skript/Notizen vorlesen. Bereiten Sie ggf. Handzettel mit Stichworten für sich vor. Niemand wird merken, wenn Sie etwas nicht gesagt haben. Sie können den Anfang und den Schluss eines Vortrags auswendig lernen. Das gibt Sicherheit. 40

41 Sprechen Sie in einfachen Worten, sprechen Sie plastisch. Tipps zur Sprache Tipps Nutzen Sie ein einfaches Vokabular und einfache, klare Sätze. Machen Sie Pausen, damit Zuhörer Folien lesen und Diagramme aufnehmen können. Erklären Sie immer erst, was auf einem Diagramm grundsätzlich dargestellt ist, bevor sie den eigentlichen Inhalt des Diagramms nahebringen. Wiederholen Sie immer wieder den roten Faden der Präsentation. Wiederholen Sie immer wieder die Essenz Ihres Vortrags. 41

42 Nervosität ist da, man muss damit umgehen können. Tipps zum Umgang mit der Nervosität Nervosität ist oft einfach da. Positiv gesehen hilft sie, uns zu konzentrieren. Nervosität wird in der Regel vom Publikum gar nicht wahrgenommen. Nervosität ist oft auch eine Sache der Gewöhnung. Nervosität bessert sich durch Üben. 42

43 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!