Sophienfriedhöfe in Berlin sind jetzt jederzeit erreichbar

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1 Praxisbericht Mai 2006 Sophienfriedhöfe in Berlin sind jetzt jederzeit erreichbar der All for One Systemhaus AG bringt Friedhofsverwaltungen ins Internet egovernment steht seit Jahren im Fokus der Städte und Kommunen. Praktische Beispiele für die sinnvolle Nutzung der Online-Philosophie sind bisher jedoch noch immer rar. Ein geeignetes Szenarium rückt jetzt ins Rampenlicht: das Friedhofswesen. Die All for One Systemhaus AG modernisiert mit ihrer egovernment Lösung für Friedhofsbetriebe deren administrative Prozesse. Exemplarischer Vorreiter ist die Friedhofsverwaltung der Evangelischen Kirchengemeinde Sophien in Berlin- Mitte, über deren Internetseite Bestatter jetzt kostenfrei und rund um die Uhr viele Services nutzen können. Ein erster Schritt zur Bürgernähe wird durch die Veröffentlichung von Informationen im Internet erzielt. Sinnvolle Prozesse, welche den Städten und Kommunen einen wirtschaftlichen Vorteil ermöglichen, werden jedoch nur selten abgebildet. Der Ablauf einer Bestattung von Verstorbenen ist nur ein Beispiel, das zeigt, was heute bereits möglich ist. Während ein Teil der Branche noch unter dem Schleier des Tabus diskutiert, stellen sich innovative Städte, Kommunen und Kirchengemeinden der neuartigen Herausforderung. Ihr Ziel ist es, auch im Wandel der Zeit wirtschaftlich optimiert planen zu können und ihren Kunden einen Zusatznutzen zu bieten. Thomas Jung von der Friedhofsverwaltung Sophien in Berlin: "Unsere Entscheidung für und die Schaffung dieses kostenlosen Internetangebotes bietet Hinterbliebenen und den von ihnen beauftragten Bestattern eine deutliche Verbesserung der Terminreservierung und das zu jeder Zeit. Ein paar wenige Klicks weiter und schon sind die Bestattungsdaten in FIM, mit einer Terminvorplanung nach unseren Vorgaben. Die hieraus resultierende Optimierung der Zeiten für eine Trauerfeier sind für Bestattungsunternehmen und unsere Friedhofsverwaltung von wirklichem Vorteil. Bestattung online Mit Fragen zu Termin, Ausgestaltung der Trauerfeier und Beerdigungskosten wenden sich die Hinterbliebenen in der Regel an ein Beerdigungsunternehmen, das die Organisation übernimmt. Dem Bestatter steht nun eine zeitintensive Tätigkeit in dieser eiligen Sache bevor, er ist zugleich von den Öffnungszeiten des

2 Standesamtes und der Friedhofsverwaltung abhängig. Daher fordern Bestatter immer häufiger einen freien Zugang zu den Friedhofsverwaltungen, auch außerhalb üblicher Bürozeiten und Wochenenden. Friedhöfe, insbesondere in Großstädten, stellen sich zunehmend diesen Anforderungen. Durch wachsenden Wettbewerb und erhöhten öffentlichen Druck wird heute einer verbesserten Präsenz und Kundenbetreuung immer mehr Aufmerksamkeit geschenkt. Für den entsprechenden Service sind egovernment-szenarien die geeignete Lösung. Insbesondere kirchliche Friedhöfe unserer Großstädte wie Berlin sind dem hohen Wettbewerbsdruck ausgesetzt. Ein Grund mehr, warum sich die Sophienfriedhöfe in Berlin für das innovative Konzept der All for One entschieden haben. Das Ziel war es, zunächst Zugang zu den sechs angeschlossenen Friedhöfen für alle Bestattungsunternehmen rund um die Uhr online zur Verfügung zu stellen. Heute sind die Bestattungstermine jederzeit wählbar und können online reserviert werden. Zugleich werden alle Kosten seitens des Friedhofs wie der Erwerb einer Grabstätte, die Nutzung der Trauerhalle oder das Orgelspiel bedarfsgerecht und transparent zusammengestellt. Mit dem gesamten Servicepaket verspricht sich das Unternehmen Friedhof eine verbesserte Bindung seiner Kunden der Bestattungsunternehmen und der Hinterbliebenen. Beide Seiten gewinnen Die Friedhofsverwaltung agiert heute serviceorientiert und benötigt kein weiteres Fachpersonal. Die beteiligten Bestatter können zugleich ihren Kunden eine umgehende Information über Termine und Gesamtkosten bieten, was auch für sie einen Wettbewerbsvorteil bedeutet. Dabei ist die Abwicklung denkbar einfach: Der Bestatter erfasst bei der Reservierung die relevanten Daten über seinen separaten Zugang auf der Internetseite des Friedhofs. Ihm steht eine Vorgangsübersicht zur Verfügung, die Informationen zum aktuellen Status seiner bisherigen Anmeldungen aufzeigt (in Bearbeitung, freigegeben oder abgelehnt). Nach Eingabe einiger weniger Grunddaten zum Verstorbenen kann er abhängig vom gewählten Friedhof und vom gewünschten Beisetzungstag eine Zeitspanne aus den möglichen Uhrzeiten wählen. Aufgrund der bidirektionalen Verbindung zum Friedhofsverfahren (Kommunal Office FIM) werden die Termine von der Friedhofsverwaltung automatisch und in Abstimmung mit den vorhandenen Ressourcen (Ort, Zeit, Mitarbeiter, Gerätschaft, Gebäude, etc.) vergeben. Ein sehr verantwortungsvoller Part in diesem emotionalen Kontext, wo Doppelvergaben von Terminen einfach absolut ausgeschlossen sein müssen!

3 Im weiteren Verlauf der Reservierung werden Details zur Beisetzung abgefragt. Ist beispielsweise die Verlängerung einer bereits erworbenen Grabstätte erforderlich oder der Erwerb einer neuen vorgesehen? Auch Entscheidungen über Trauerfeier, Sargträger, Kapellennutzung oder, ob eine Aufbahrung stattfinden soll, spiegeln sich letztlich in den Kosten wider. Durch die direkte Online-Kommunikation mit dem Friedhofsbetrieb kann das Bestattungsunternehmen mit den Hinterbliebenen die endgültige Auswahl aller Variablen bei voller Kostentransparenz unmittelbar festlegen. Zusatzdienste über Das beschriebene System leistet noch mehr: Über die offene Schnittstellengestaltung können Fachverfahren aus dem Bestattungsumfeld angebunden werden (beispielsweise PowerOrdo von Rapid Data). Auch die Erstellung der Sterbeurkunde beim Standesamt (mit Produkten wie AutiSta) wird beschleunigt. Dieses medienbruchfreie Vorgehen erspart Doppeleingaben und reduziert dadurch Fehlerquellen. Selbst die Korrektur oder Ergänzung der Verstorbenendaten nach amtlicher Verifizierung kann vollelektronisch ans Friedhofsverwaltungssystem übermittelt werden. Noch muss der Bestatter zwar die Sterbeurkunde persönlich am Standesamt abholen, doch die Daten werden schon vorher an den Friedhof übermittelt. Der Vorgang wird deutlich beschleunigt. Auch die Einbindung von Steinmetzen über das Portal ist bereits möglich und bietet den Friedhofsverwaltungen zusätzlichen Nutzen. Weitere Themen wie Verstorbenenauskunft, Ahnenforschung, Einbindung von Ortsbestimmung durch die Anbindung geographischer Informationen sind ebenfalls mit dieser Technologie möglich. Weitere Infos unter und unter Zeichen Presseinformationen und Fotomaterial erhalten Sie digital unter info@p-co-com.de oder unter zum direkten Download.

4 Bildmaterial (alle folgenden tif-dateien sind beigefügt): Digitaler Workflow im Internet mit Individuelle, anbieterorientierte Einbindung von in jede Internetseite, hier am Beispiel Friedhöfe der Sophiengemeinde, Berlin Bestattungsmeldung: Das Design des Anbieters ist garantiert.

5 Vorgangsübersicht Terminauswahl 1+2 Kontakt: All for One Systemhaus AG Sibylle Kloos Unixstraße Oberessendorf Fon / Fax / skloos@all-for-one.de p.co communications Petra Reppert Franz-Joseph-Straße München Fon 0 89 / Fax 0 89 / Petra.Reppert@p-co-com.de