Geschäftsordnung des Koordinierungskreises der ILE-Region Zwickauer Land

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1 Seite 1 von 5 Auf der Grundlage insbesondere Geschäftsordnung des Koordinierungskreises der ILE-Region Zwickauer Land Präambel der Verordnung (EG) Nr. 1698/2005 des Rates vom 20. September 2005 über die Förderung der Entwicklung des ländlichen Raums durch den Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums (ELER) (ABI. EU Nr. L 277 S. 1), in der jeweils geltenden Fassung und entsprechend dem Entwicklungsprogramm für den ländlichen Raum (EPLR) im Freistaat Sachsen in der jeweils geltenden Fassung oder auf der Grundlage des Gesetzes über die Gemeinschaftsaufgabe Verbesserung der Agrarstruktur und des Küstenschutzes (GAK-Gesetz-GAKG) vom 21. Juli 1988 (BGBl. I S. 1855), zuletzt geändert durch Artikel 9 des Gesetzes vom 9. Dezember 2010 (BGBl. I S. A 34) sowie des Rahmenplanes der Gemeinschaftsaufgabe Verbesserung der Agrarstruktur und des Küstenschutzes (GAK) in der jeweils geltenden Fassung. Richtlinie des Sächsischen Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft (SMUL) zur Integrierten Ländlichen Entwicklung im Freistaat Sachsen (Förderrichtlinie Integrierte Ländliche Entwicklung RL ILE in der jeweils geltenden Fassung) dem Integrierten Ländlichen Entwicklungskonzept Zwickauer Land in der jeweils geltenden Fassung wird ein Koordinierungskreis eingerichtet. 1 Erlass und Zuständigkeit (1) Die Geschäftsordnung wird vom Koordinierungskreis erlassen. (2) Diese Geschäftsordnung regelt die Arbeit des Koordinierungskreises im Rahmen der Umsetzung des Integrierten Ländlichen Entwicklungskonzeptes Zwickauer Land. 2 Mitglieder (1) Dem Koordinierungskreis gehören derzeit folgende Verbände, Institutionen und Privatpersonen an: 13 ordentliche Mitglieder mit je einer Stimme sind: Vertreter der Kommunen (Anzahl 5) Vertreter Agrarwirtschaft (Anzahl 1) Sparkasse Zwickau (Anzahl 1) Vertreter Privatwirtschaft (Anzahl 5) Privatpersonen (Anzahl 1)

2 Seite 2 von 5 Dem Koordinierungskreis können bis zu 6 beratende Mitglieder, z. B. aus folgenden Bereichen angehören: Vertreter kultureller Institutionen Vertreter des Landkreises Zwickau Tourismusverbände, z. B. Tourismusregion Zwickau e. V. (2) Der Koordinierungskreis ist berechtigt zusätzlich beratende Mitglieder aus z. B. folgenden Bereichen zu benennen: Krankenkassen Jugend- und Sozialamt Jugendvereine oder Verbände Schulen, Kitas Wohlfahrtsverbände (3) Zusätzlich kann der Verein für den Koordinierungskreis Gaststatusmitglieder berufen. (4) Der Koordinierungskreisvorsitzende hat den Vorsitz. Im Vertretungsfall übernimmt den Vorsitz der Stellvertreter des Koordinierungskreises. 3 Ausscheiden von Mitgliedern Koordinierungskreismitglieder können auf eigenen Wunsch aus dem Koordinierungskreis ausscheiden. 4 Festlegungen zur Wahl (1) Wahl des Vorsitzenden und des Stellvertreters a. Der Koordinierungskreis wählt den Vorsitzenden und den Stellvertreter. b. Gewählt ist, wer mehr als die Hälfte der anwesenden Stimmen auf sich vereint. 5 Aufgaben (1) Der Koordinierungskreis ist für den Vorschlag und die Bewertung von Projektideen im Rahmen der Umsetzung des Integrierten Ländlichen Entwicklungskonzeptes der Region Zwickauer Land zuständig. Im Rahmen der Projektantragstellung entscheidet der Koordinierungskreis als Regionales Gremium anhand von Bewertungsbögen/ Kriterien über die Förderung von Projekten. Das Formular Bewertungsbogen der ILE-Region Zwickauer Land kann unter eingesehen werden. Ferner werden auf genannter Internetseite die jeweils zur nächsten Sitzung angedachten Projekte (Art der Maßnahme, Ort, Status des Antragstellers) veröffentlicht. Bei Erteilung eines negativen Votums (Ablehnung eines Projektes) wird der Antragsteller schriftlich unter Angabe der Begründung informiert. (2) Der Koordinierungskreis prüft die sachlichen und fachlichen Inhalte des Antrages für die Förderwürdigkeit der Projektidee im Rahmen einer Ermessensentscheidung. Bei der Beurteilung der Förderwürdigkeit kommen die allgemein

3 Seite 3 von 5 üblichen Kriterien zur Anwendung. Speziell gelten die Förderrichtlinie Integrierte Ländliche Entwicklung RL ILE in der jeweils geltenden Fassung des SMUL sowie ggf. weitere Förderrichtlinien (z. B. Richtlinien mit ILE-Vorrang) und das Gebietskonzept als wichtigste Entscheidungsgrundlagen. Grundlage für die Entscheidung über die Projektanträge ist das Ergebnis der Vorabstimmung mit dem LRA Zwickau, Amt für ländliche Entwicklung und Flurneuordnung (ALE) bzw. der jeweilig zuständigen Bewilligungsstelle. (3) Der Koordinierungskreis legt in Abstimmung mit dem LRA Zwickau, ALE/SMUL und dem Verein Zukunftsregion Zwickau e. V. Zeitabläufe zur Abwicklung der regionalen Mittelbudgetierung fest. Die Prüfung der haushalts- und zuwendungsrechtlichen Bedingungen und Bewilligung der Mittel wird vom LRA Zwickau, ALE bzw. der jeweilig zuständigen Bewilligungsbehörde vorgenommen. (4) Die Mitglieder des Koordinierungskreises sind ehrenamtlich tätig. (5) Der Koordinierungskreis wird in seiner Arbeit vom Regionalmanagement unterstützt. 6 Geschäftsgang (1) Die Einreichung der Projektanträge muss spätestens 14 Tage vor Einberufung des Koordinierungskreises beim Regionalmanagement des Vereines Zukunftsregion Zwickau e. V. erfolgen. In der Zusammenarbeit mit der Bewilligungsbehörde ggf. Bewilligungsbehörden werden die Projektanträge auf ihre Förderfähigkeit hin geprüft. (2) Die Mitwirkung der Bewilligungsbehörde dient der inhaltlichen Qualifizierung der Projekte und deren Auswahl im Koordinierungskreis und stellt keine Verwaltungskontrolle sowie keinen Vorgriff einer Verwaltungsentscheidung der Bewilligungsbehörde dar. (3) Der Koordinierungskreis kann nur zu einer ordnungsgemäß einberufenen und geleiteten Sitzung beraten und beschließen. (4) Die Sitzungen des Koordinierungskreises sind nicht öffentlich. Auf Antrag eines Mitgliedes können Zuhörer und Gäste zugelassen werden, wenn die Anwesenden mehrheitlich zustimmen. Außerdem können zu einzelnen Tagesordnungspunkten Gäste geladen werden. Im Weiteren ist die Ladung von sachverständigen Bürgern zur Beratung einzelner Projekte möglich. Den Projektantragstellern ist nach Möglichkeit die Gelegenheit einer kurzen Darstellung ihres Projekts im Rahmen der Koordinierungskreisberatung zu geben. Es ist sicherzustellen, dass während der Entscheidungsfindung bzgl. der Förderwürdigkeit des Projektes sowie zur Abstimmung selbst die Antragsteller nicht anwesend sind. (5) Der Koordinierungskreis tagt je nach Erfordernis, jedoch in der Regel mindestens einmal im Quartal. Die Sitzungstermine werden im Internet unter veröffentlicht.

4 Seite 4 von 5 (6) Das Regionalmanagement lädt die Mitglieder schriftlich mit einer Frist von zwei Wochen unter Angabe von Ort, Zeit und Tagesordnung ein. In Eilfällen kann der Koordinierungskreis ohne Frist, formlos und nur unter Angabe der Verhandlungsgegenstände einberufen werden. Bei Eilfällen kann auch im Umlaufverfahren als virtueller Ausschuss entschieden werden. Alle Fristen, Termine, Abläufe sind soweit sie nicht in dieser Geschäftsordnung geregelt sind gemeinschaftlich festzulegen und vom Koordinierungskreis zu bestätigen. (7) Der Projektbewertungsbogen/Projektdatenblatt ist den Mitgliedern des Koordinierungskreises sieben Tage vor dem Sitzungstermin zu übersenden. (8) Die Sitzungen werden von dem Vorsitzenden und im Vertretungsfall von dem Stellvertreter geleitet. (9) Der Ablauf der Koordinierungskreissitzungen verläuft regelmäßig wie folgt: 1. Eröffnung der Versammlung durch den Vorsitzenden 2. Feststellen der ordnungsgemäßen Ladung und der Anwesenheit, Bekanntgabe der vorliegenden Entschuldigungen 3. Feststellen der Beschlussfähigkeit 4. Informationen über den derzeitigen Arbeitsstand 5. Ergebnis der Projektbewertungsbögen 6. Vorstellung von Projektideen und Anträgen 7. Beratung und Beschlussfassung 8. Schließung der Sitzung durch den Vorsitzenden (10) Der Koordinierungskreisvorsitzende bzw. im Vertretungsfall der Stellvertreter ist für die Richtigkeit der Protokollierung des wesentlichen Sitzungsinhaltes und der Beschlussfassung verantwortlich. Das Protokoll wird von einem Mitglied des Regionalmanagements erstellt. Es ist vom Koordinierungskreisvorsitzenden bzw. Stellvertreter und vom Protokollführer zu unterzeichnen. Der Koordinierungskreisvorsitzende bzw. Stellvertreter organisiert, dass das Protokoll den Mitgliedern des Koordinierungskreises zugeht. Das Protokoll wird den Mitgliedern innerhalb von zwei Wochen nach Beschlussfassung weitergeleitet. Anmerkungen zum Inhalt des Protokolls sind eine Woche nach Zugang an die Geschäftsstelle des Vereins zu richten. Nach diesem Zeitpunkt gilt der Inhalt des Protokolls als verbindlich. Das Protokoll mit den Ergebnissen der Abstimmung wird der Bewilligungsbehörde erst nach dem Zeitpunkt der Verbindlichkeit übersandt. 7 Vertraulichkeitsvereinbarung (1) Die Koordinierungskreismitglieder verpflichten sich, alle ihnen direkt oder indirekt zur Kenntnis gekommenen Informationen bzgl. Daten/Angaben von Projekten - sei es durch das Regionalmanagement, die Bewilligungsbehörde o. a. - strikt vertraulich zu behandeln. Die Pflicht zur Vertraulichkeit dauert auch nach Beendigung der Zusammenarbeit an.

5 Seite 5 von 5 8 Beschlussfassung (1) Jedes ordentliche Koordinierungskreismitglied hat eine Stimme. Beschlussfähigkeit ist nur gegeben, wenn mindestens 50 % der Koordinierungskreismitglieder anwesend sind. Ist die Beschlussfähigkeit nicht gegeben, ist der Koordinierungskreis mit einer Frist von einer Woche erneut einzuberufen, wobei die Beschlussfähigkeit dann auch bei geringer Beteiligung gegeben ist. (2) Im Umlaufverfahren als virtueller Ausschuss geben die Koordinierungskreismitglieder ihre Stimme innerhalb einer Woche per oder Fax ab. (3) Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der anwesenden Mitglieder bzw. der zugesandten Stimmen im Umlaufverfahren gefasst. Bei Stimmgleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. Stimmenthaltungen werden für die Ermittlung der Stimmenmehrheit nicht berücksichtigt. (4) Wenn ein Mitglied befangen ist (z. B. Antragsteller, Auftragnehmer, nahe Verwandten von Antragstellern), ist dieses vor der Diskussion und Abstimmung zu diesem Projektvorschlag auszuschließen und es ist sicherzustellen, dass dieses nicht anwesend ist. Ferner sollte jedes Mitglied der Arbeitsgruppen mit einem Interesse an einem Projekt dieses Interesse vor Abstimmung des Projektes mündlich oder schriftlich in einer Erklärung offenlegen und an der Abstimmung nicht mitwirken. Dies ist unaufgefordert dem Vorsitzenden anzuzeigen. Beschlüsse über Projekte, an denen Antragsteller oder Befangene im Koordinierungskreis mitgewirkt haben, führen zur Ablehnung des Projektantrages. (5) Im Falle der nachträglichen Kostenerhöhung eines von den Mitgliedern des Koordinierungskreises im ordnungsgemäßen Beschlussverfahren bewilligten Projektantrages entscheidet das LRA Zwickau, ALE im Benehmen mit dem Regionalmanagement über die Bewilligung der nachträglichen Kostenerhöhung. Die Koordinierungskreismitglieder sind in der nächsten Koordinierungskreissitzung oder per Anschreiben bzw. über die nachträgliche Bewilligung einer Kostenerhöhung in Kenntnis zu setzen. 9 Schlussbestimmungen Über Änderungen und Ergänzungen dieser Geschäftsordnung entscheidet der Koordinierungskreis mit Zweidrittelmehrheit. 10 Inkrafttreten Diese Geschäftsordnung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Beschlossen: Zwickau, 03. März 2008 Geändert: Zwickau, 10. Oktober 2011 Geändert: Zwickau, 26. März 2012 Geändert: Zwickau, 14. Oktober 2013