intelligente End-to-End Lösungen Travel Management in der Cloud

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3 Über uns expensebrain GmbH expensebrain GmbH Gesellschafter: Michael Zwickl, Öhringen DE travelbrain GmbH, Dietikon CH Michael Zwickl DE Öhringen Geschäftsführer: Standort: Team: 4 festangestellte Mitarbeiter, 12 freie Mitarbeiter 2017 expensebrain GmbH. All rights reserved. 3

4 FÜR WAS STEHEN WIR? expensebrain GmbH! Reiserichtlinien! Prozesse! Systeme! Schnittstellen Optimieren Planen! Design Prozesse und Architekturen! Globale Templates! Evaluation geeigneter Produkte! Erstellung von Business Cases! RFIs/ RFPs Reisebuchung Geschäftsreisen Reiseabrechnung Betreiben Bauen! Application Management! 1st / 2nd / 3rd Level Support! outsourced Services! Implementierungen! Projektmanagement! Change Management! Testing, Training, Roll Outs 2017 expensebrain GmbH. All rights reserved. 4

6 Wir helfen Ihnen beim Weg in die Cloud Sie haben keine andere Wahl. Reisebuchung ist Cloud. Seit Moderne Systeme zur Reiseabrechnung sind Cloud. Seit Innovation findet seit Jahren nur noch in der Cloud statt. Wie lange wollen Sie noch warten? Und worauf? Ach übrigens: Ihre Daten sind schon da 2017 expensebrain GmbH. All rights reserved. 6

7 Aber warum das Ganze? VDR Geschäftsreiseanalyse 2017/17 weiter steigende Reiseaktivität bei steigenden Ausgaben hohe Preissensibilität bei Flügen neue Herausforderungen durch vernetzte Digitalisierung, Shared Economy, Social Media verstärktes Augenmerk auf Sicherheit und Traveler Tracking mobile Anwendungen setzen sich durch ausserdem Kontrolle interner Richtlinien und wechselnder gesetzlicher Vorgaben Integration in andere Anwendungen (HR/FI) verkürzte Durchlaufzeiten Bessere Revisionssicherheit Definierte Verantwortlichkeiten und Kompetenzen im Unternehmen besserer Überblick über alle Reiseaktivitäten im Unternehmen 2017 expensebrain GmbH. All rights reserved. 7

8 Cloud Computing kurz erklärt Cloud Computing ist hauptsächlich die Innovation eines Geschäftsmodells und steht in Europa immer noch erst am Anfang Stark wachsende Nutzung für die kommenden Jahre prognostiziert Cloud Computing wird Unternehmen und die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändern Rasanter Umbruch bei bestehenden Architekturen und Konventionen Konkrete Chancen stehen beherrschbaren Risiken gegenüber Verdrängung/ Konsolidierung auf dem Anbietermarkt 2017 expensebrain GmbH. All rights reserved. 8

9 Cloud Computing So wird s ein Erfolg Klares Verständnis der eigenen (Kern-) Kompetenzen Klare Definition der Anforderungen und Service Level IT Systeme sichern Daten verantwortungsbewußt verwenden Klare Sicherheitsmaßnahmen Schriftliche Zusagen Jederzeit umfassende Information, auch für Anwender 2017 expensebrain GmbH. All rights reserved. 9

11 Trend: Digitalisierung Reisebuchung und Reisabrechnung erfordern heute immer noch viele manuelle Schritte Intelligente Anwendungen werden künftig Erfassung und Verarbeitung beschleunigen, beispielsweise durch Spracherkennung, geobasierte Daten und optische Belegerfassung mit Texterkennung. Die Anzahl der Interaktionen wird deutlich sinken, der Komfort für die Anwender wird wesentlich höher. unerwartete Anwendungen, wie like Outlook oder Salesforce CRM, werden Prozesse für Reisebuchung und abrechnung unterstützen und Daten integrieren Papierbelege werden weniger. Elektronische Rechnungen werden von TMC, Hotel, Tankstelle und anderen per Mail versendet, oder bei Kartenzahlung direkt per App verfügbar sein. Optische Archivierung wird zum Standard, Papierbelege werden sofort vernichtet werden können. Nachfolgende Prozesse wie Umsatzsteuer Erstattung werden vereinfacht und automatisiert expensebrain GmbH. All rights reserved. 11

12 Trend: Personalisierung Heutige Anwendungen stehen mehr und mehr auf mobilen Geräten bereit, die einer Person zugeordnet sind. Auf diesem Gerät sind viele persönliche Daten und Präferenzen vorhanden und können dazu benutzt werden, Geschäftsprozesse zu unterstützen: Erfassung von Kartenzahlungen/ Mobile Payments für die Reiseabrechnung Erfassung von PKW Fahrten mit elektronischem Fahrtenbuch und Integration zur Reiseabrechnung Versand personalisierter Reisehinweise und Warnungen unter Verwendung des Standorts Traveler Tracking Angebot über Mitfahrgelegenheiten und Mitreisende unter Verwendung von Echtzeit Daten Suche nach Hotels in der Umgebung Stauinfo/ Verkehrslage vor der Anreise zum Flughafen Technologie wird wesentlich intelligenter werden und den Reisenden bei allen Aktivitäten unterstützen expensebrain GmbH. All rights reserved. 12

13 Toll. Aber was können wir tun? Eine Entscheidungshilfe Neue Lösung erforderlich? Default: Cloud On-prem nur bei starken gesetzlichen oder internen Gründen (öffentlicher Dienst ) oder wenn s gar nicht anders geht ja Online Booking vorhanden? nein Reiseabrechnung? SAP on-prem vorhanden Default: Abwarten. Zukucken. immer noch ein gutes System, aber mit Schwächen. Wechseln Sie in die Cloud, wenn grössere Investitionen für Anpassung oder Betrieb erforderlich wären Amadeus cytric ab sofort bis ca. 2018: AeTM Migration zu Amadeus cytric Travel & Expense Erweiterung auf E2E Concur keine Aktion andere andere Excel/ Papier SAP Concur Erweiterung/ Einführung E2E prüfen SAP FI-TV Wartungsmodus Support Ende vsl 2025 Systemwechsel prüfen SAP CFTE Ende Mitte expensebrain GmbH. All rights reserved. 13

14 Anbieterübersicht Nach Vorauswahl alle Leistungsbereiche multinationale Kompetenz (Leistungsträger, Steuerrecht, etc.) Integrationsfähigkeit Online-Booking & Travel Expense Integrationsfähigkeit HCM/ FI Mobile Anwendungen 2017 expensebrain GmbH. All rights reserved. 14

15 Fazit Booking Kurzbewertung Online Buchung Anbieter Vorläufig e Bewertun g Marktsegment Pro & Cons, Kommentar ****+ Medium Large Marktführer Booking in DE/ EU, etablierter Prozess und Buchungserfahrung, viele Direct Connects und globale Wachstumsstrategie durch Ownership von Amadeus **** Large **** SME Open Booking Philosophie erschwert Steuerungsmöglichkeiten, Schwächen im Genehmigungsprozess Verstärkte Marktpräsenz in DE, interessante Door-to-Door Funktionalität, neues Reisekostenmodul als End-to-End Lösung. Von Eigentümer AMEX als KMU positioniert **** SME Relativ neuer Player in DE, starker Hintergrund in FR, trägt KDS-Gene in sich. KMU Lösung ****+ Medium Large Solider Markterfolg in DE, ausgereiftes Konzept. Direct connects, Reisebüro Integration und Fuhrparkanbindung heben Onesto ab, Internationalität kritisch zu prüfen expensebrain GmbH. All rights reserved. 15 ** Large Starker Focus auf US-Markt, keine nennenswerten Referenzkunden in DACH

16 Fazit Expense I Kurzbewertung Reisekostenabrechnung Anbieter Vorläufig e Bewertun g Marktsegment Pro & Cons, Kommentar ****+ Medium Large Globale Strategie, zahlreiche Länderversionen. In vielen Ländern schon heute einsatzfähig, schnelle Weiterentwicklung erwartet. ****+ Large Marktführer im End-To-End Travelmanagement, Innovationsgetrieben, durch SAP-Ownership zunehmende Integrationstiefe zu erwarten. Geringe Flexibilität in Konfiguration und Erweiterungen, Audit Funktion verbesserungsfähig *** SME *** SME ****+ Medium Large Verstärkte Marktpräsenz in DE, geringe Kompetenz für Reisekostenabrechnung DE, keine globalen Versionen verfügbar. Geringe Kompetenz für Reisekostenabrechnung DE, keine globalen Versionen verfügbar. ChromeRiver: moderne Architektur, hohe Flexibilität, gute Leistungsfähigkeit für Implementierung und Support, Anbindung Booking anderer Anbieter möglich und offen ***+ SME MobileExpense: gutes Produkt, einfache Oberfläche. Starker Focus auf EU 2017 expensebrain GmbH. All rights reserved. 16

17 System Option Amadeus cytric Travel & Expense voll integriertes System for Buchung und Abrechnung kundenspezifische Erweiterungen teilweise unterstützt Amadeus etravel wird migriert zur neuen strategischen Lösung Amadeus cytric Travel & Expense Redesign 2017 in Umsetzung Eine klare globale Strategie und eine Roadmap mit interessanten Funktionen werden gerade von Amadeus umgesetzt. Empfehlung: Prüfen Sie die Erweiterung auf End-to-End, wenn Sie bereits cytric für die Buchung einsetzen Aktivieren Sie die Reiseabrechnung Prüfen Sie den Einsatz in weiteren Ländern Timeline: ab 6 Wochen für einzelne Länder, ab 2-3 Monaten für bis zu 6 Ländern Kosten: gemäss Vereinbarung mit Anbieter, plus interne Kosten für Projekt Management FINASS ist offizieller Reseller von Amadeus cytric & Expense 2017 expensebrain GmbH. All rights reserved. 17

19 System Option: SAP Concur voll integriertes System für Buchung und Abrechnung kundenspezifische Erweiterungen werden nicht unterstützt Concur ist eines der führenden Systeme am Markt mit hohem Innovationsgrad Concur Travel basiert auf der Idee von open booking aus unserer Sicht kann die Kontrolle der Richtlinien damit erschwert sein, bei einigen Anbietern können sich Schwierigkeiten ergeben. Bei Integration Antrag und Buchung werden je nach gewählter Möglichkeit nicht alle Genehmigungs-Optionen unterstützt Die Funktionen zur Belegprüfung verfügen teilweise über Einschränkungen Die Concur Projekt Methodik ist stark standardisiert. Ein kundiger Projektleiter und vorherige sorgfältige Abstimmung der Anforderungen auf Kundenseite werden empfohlen. Immer noch keine voll funktionierende SAP HR/ FI Integration Empfehlung: Vergleichen Sie Concur mit mindestens einem weiteren Produkt Bewerten Sie Funktionen für Buchung und Abrechnung in Relation zu den Kosten Timeline: 4 Monate per Roll-Out mit bis zu 4 Ländern Kosten: gemäss Vereinbarung mit Anbieter, plus interne Kosten für Projekt Management FINASS ist offizieller Partner von Concur 2017 expensebrain GmbH. All rights reserved. 19

21 Kundennutzen Integriertes Travel Management in Zahlen Reisen Konservativ Progressiv können sparen * CHF CHF " Wie geht das? * Knowledge Base u.a.: Aberdeen/ Concur 2013: Automating Expense Management Aberdeen/ AMEX 2010: Expense Management AT Kearney/ AMEX 2008: CHFopean Expense Management ACTE/ Amadeus 2007: Beyond Savings Aberdeen/ AMEX 2007: Expense Management Automation KPMG/ AMEX 2004: Aufgaben im Kostenmanagement Deloitte/ SAP 2003: Increased Value Through Optimization PWC/ IFAO 2001: Business Travel eprocurement expensebrain GmbH. All rights reserved. 21

22 Ein fiktives Rechenbeispiel Basis: Papierprozesse Buchung und Abrechnung Kundennutzen pro Jahr Konservativ Progressiv Annahme Prozesskosten minus 30 bis 54 % CHF CHF Minus 23 bis 56 CHF pro Reise TMC Einsparung durch OBE Nutzung CHF CHF Minus ca. 35 CHF pro Buchung, Nutzung 50% - 85% Prüfstelle CHF CHF Automatisierte Prüfung CHF CHF VAT reclaim Inland CHF CHF VAT reclaim EU CHF CHF 100% Prüfung systemunterstützt, minus 1 FTE Risk based sampling: 14 % bei gleicher Qualität minus 1 bis 2 FTE 50% aller Reisen Inland, im Schnitt 350 CHF, VAT 15% (nicht alle Belege erstattbar) 40 % bis 80 % aller Belege 30% aller Reisen EU, im Schnitt 350 CHF, VAT 15% - 30 % to 60 % aller EU Belege Compliance CHF CHF Minus 7% to 12% der Gesamtkosten Verbesserter Einkauf CHF CHF Minus 5% bis 20 % der Reiseleistungen Total Business Benefit CHF CHF Per Reisen! 2017 expensebrain GmbH. All rights reserved. 22

24 2017 expensebrain GmbH. Alle Rechte vorbehalten. All Rights reserved. Enthaltene Informationen dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Die expensebrain GmbH übernimmt keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten. Leistungen, Produkte und Informationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern oder länder- und kundenspezifische Unterschiede aufweisen. Die expensebrain GmbH steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die im Kundenvertrag ausdrücklich geregelt ist. Keine der hierin enthaltenen Informationen ist als zugesicherte Leistung oder zusätzliche Garantie zu interpretieren. Provided for information purpose only, without representation or warranty of any kind, and expensebrain GmbH shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. Services, products and information may change anytime without notice. Product specifications may vary per country or customer. Any information shall not be considered as guaranteed function or service. All deliverables are exclusively subject to the contracts with customer. Some software products contain proprietary software components of other vendors. Beschriebene Softwareprodukte enthalten proprietäre Softwarekomponenten anderer Anbieter. Produkte und Dienstleistungen sowie die dazugehörigen Logos können Marken oder eingetragene Marken enthalten. Die jeweiligen Rechte liegen beim Markeninhaber. expensebrain GmbH and other expensebrain products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks of their owner. Verwendungsrechte gemäß Klassifikation Wer? Weitergabe & Vervielfältigung Veröffentlichung (auch intern) Intern/ Internal expensebrain GmbH Team, Partner Nur intern internal only Nein No Nur für Empfänger/ Recipient only Nur Empfänger Recipient only Nein No Nein No Kunde/ Customer Nur Mitarbeiter des Kunden und vom Kunden beauftragte Dritte Nur mit schriftlicher Genehmigung only with written consent Nur mit schriftlicher Genehmigung only with written consent Usage permissions according to classification / Public Jeder Everyone Ja Yes Nur mit schriftlicher Genehmigung only with written consent