Organisatoren- Handbuch

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1 Organisatoren- Handbuch UBS Kids Cup Team 2015/16 Änderungen in pink bei: 1.2 Kategorien 1.4 Austragungsorte und Daten 2.2 Aufgabenverteilung Aufgaben des Organisators 2.3 Material 2.4 Logistik 3.1 Kommunikationsauftritt

2 Inhaltsverzeichnis 1. Sportliches Konzept Seite 1.1 Inhalt Kategorien Wettkampfmodus Austragungsorte und Daten Wettkampfdauer Wertungsmodus Disziplinen und Aufbau 8 2. Organisatorisches Konzept 2.1 Wettkampforganisation Aufgabenverteilung Material Logistik Kommunikation/Anmeldung 3.1 Kommunikationsauftritt Anmeldeprozess Sponsoring Kontakt 4.1 Swiss Athletics Weltklasse Zürich 16 Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 2/16

3 1. Sportliches Konzept 1.1 Inhalt Der UBS Kids Cup Team ist ein Gruppenwettkampf mit vier Disziplinen aus den folgenden Bereichen: SPRINT SPRUNG BIATHLON TEAM-CROSS Die Disziplinen sind nicht absolut auf Sekunden und Zentimeter ausgerichtet. Vielmehr geht es darum, mit guten Leistungen aber auch Einschätzung der eigenen Leistungsfähigkeit wertvolle Punkte für das Team zu sammeln. Mit den eingebauten Risikofaktoren steigt automatisch die Offenheit des Ausgangs, da immer die Möglichkeit des Erfolgs aber auch des Misserfolgs besteht. Die Wettkampfformen im Detail sind weiter unten beschrieben. Zentral ist der Gedanke, dass der Wettkampf in der Gruppe absolviert wird. Dadurch ist der Beitrag jedes Einzelnen wichtig für das Endresultat und die Kinder spüren ihre Eigenwirksamkeit. 1.2 Kategorien Ein Start ist in den folgenden Kategorien möglich: Knaben-Teams Mädchen-Teams Mixed-Teams U16 (14-15-jährig) 5 Knaben 5 Mädchen 3 Knaben, 2 Mädchen U14 (12-13-jährig) 5 Knaben 5 Mädchen 3 Knaben, 2 Mädchen U12 (10-11-jährig) 6 Knaben 6 Mädchen 3 Knaben, 3 Mädchen U10 (7-9-jährig) 6 Knaben 6 Mädchen 3 Knaben, 3 Mädchen Die Kategorien werden immer nach den Jahrgangskategorien der neuen Wettkampfsaison (wie im folgenden Sommer) zusammengestellt. Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 3/16

4 Für den Winter 2015/ bedeutet das U16 (2001/2002) U14 (2003/2004) U12 (2005/2006) U10 ( ) Jüngere Jahrgänge dürfen bei den Älteren starten, aber nicht umgekehrt. Bei den Mixed-Teams darf der Anteil der Mädchen auch höher sein als angegeben. Die Anzahl Knaben darf hingegen 3 nicht überschreiten. In den Knabenteams dürfen keine Mädchen eingesetzt werden, ebenso in Mädchenteams keine Knaben! Alle Mitglieder eines Teams sind aufgefordert, den Wettkampf in einem einheitlichen Tenue (T-Shirt) zu bestreiten. Ausländische Teams können an lokalen Ausscheidungen teilnehmen und werden wie jedes andere Team gewertet. Sie sind also auch medaillenberechtigt. Sie können sich aber nicht für einen Regionalfinal qualifizieren. Falls ein ausländisches Team an einer lokalen Ausscheidung einen Qualifikationsplatz für den Regionalfinal belegt, wird automatisch das nächstplatzierte Schweizer Team der betreffenden Kategorie eingeladen. Teams aus Liechtenstein gelten nicht als ausländische Teams! Der UBS Kids Cup Team ist inkl. Schweizer Final lizenzfrei. Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 4/16

5 1.3 Wettkampfmodus Der UBS Kids Cup Team wird als dreistufiges Nachwuchsprojekt durchgeführt. Zuerst haben alle Teams die Möglichkeit, sich in 6 Regionen an je 3 lokalen Ausscheidungen für einen Regionalfinal zu qualifizieren. Zum Regionalfinal eingeladen werden je die drei erstplatzierten Teams aus allen 12 Kategorien. An den 6 Regionalfinals wiederum qualifizieren sich je die beiden erstklassierten Teams pro Kategorie für den Schweizer Final, der im März stattfindet. Regionalfinal Qualifikation: Schweizerfinal Qualifikation: 1., 2. und 3. Rang 1. und 2. Rang Pro lokale Ausscheidung können maximal 144 Teams berücksichtigt werden. Überzählige Teams haben die Möglichkeit bei einer nachfolgenden lokalen Ausscheidung zu starten, auch wenn diese in einer andern Region liegt. In diesem Fall erfolgt jedoch eine allfällige Qualifikation ebenfalls für den Regionalfinal in der betreffenden Region. Teams, die bereits für einen Regionalfinal respektive den Schweizer Final qualifiziert sind, dürfen an weiteren lokalen Ausscheidungen respektive Regionalfinals nur noch ausser Konkurrenz starten, d.h. ihre Leistungen werden in der Rangliste aufgeführt aber nicht gewertet. In einem zusätzlichen Team eines Vereins in der gleichen Altersstufe (U16, U14, U12, U10) dürfen maximal 2 Athletinnen oder Athleten eingesetzt werden, die sich bereits für einen Regionalfinal oder den Schweizer Final qualifiziert haben. Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 5/16

6 1.4 Austragungsorte und Daten 2015/16 Gruppe 1 Gruppe 2 8. November Dezember Januar 6. März Arlesheim Mellingen Aarau Therwil 10. Januar 17. Januar 30. Januar 5. März Rapperswil-Jona Neuhausen Buttikon Zürich Gruppe 3 Gruppe November Dezember Januar 6. März Herzogenbuchsee Bern Thun Langenthal 12. Dezember Januar 13. Februar 21. Februar Oberriet Frauenfeld Chur St. Gallen Gruppe 5 Gruppe 6 21.November Dezember Januar 23. Januar Estavayer-le-Lac Martigny Düdingen Domdidier 6. Dezember Januar 30. Januar 20. Februar Biasca Luzern Baar Emmenbrücke Schweizer Final 13. März Domdidier Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 6/16

7 1.5 Wettkampfdauer Der UBS Kids Cup Team wird an einem Tag durchgeführt. Am Morgen wetteifern die Älteren (U16, U14), während am Nachmittag die Jüngeren (U12, U10) im Einsatz stehen. Der Wettkampf dauert für eine Kategorie ca. drei Stunden. Richtzeiten pro Disziplin Disziplin Zeit Anzahl Anlagen Anzahl Bahnen Risikosprint U16 2' pro Team 1 Anlage 5 Bahnen Stabweitsprung U16 4' pro Team 2 Anlagen Hürdensprint U14 3' pro Team 1 Anlage 2 Bahnen Sprung-Challenge U14 3' pro Team 2 Anlagen Ringlisprint U12 4' pro Team 2 Anlagen 3 Bahnen Zonenweitsprung U12 4' pro Team 2 Anlagen UBS Gold Sprint U10 4' pro Team 1 Anlage 2 Bahnen Weltklasse Zürich Sprung U10 4' pro Team 2 Anlagen Spezielles 4 Teams in einem Pool zusammen 2 Teams zusammen laufen lassen 2 Teams zusammen laufen lassen 2 Teams zusammen laufen lassen Biathlon (alle Kategorien) 7' pro Serie 1 Anlage Teamcross (U16 / U14): 10' pro Lauf 1 Anlage Teamcross (U12 / U10): 12' pro Lauf 1 Anlage Zeit fürs Umstellen 20' nach den technischen Disziplinen und nach dem Biathlon Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 7/16

8 1.6 Wertungsmodus (siehe Reglement) 1.7 Disziplinen und Aufbau (siehe Reglement) Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 8/16

9 2. Organisatorisches Konzept 2.1 Wettkampforganisation Der UBS Kids Cup Team ist folgendermassen aufgebaut: Zuerst haben alle Teams die Möglichkeit, sich in 6 Regionen an je 3 lokalen Ausscheidungen (siehe Seite 5) für den Regionalfinal zu qualifizieren. Jeweils die 3 erstplatzierten Teams jeder Kategorie qualifizieren sich an der lokalen Ausscheidung für den Regionalfinal der betreffenden Region. Für jeden der 6 Regionalfinals sind also maximal 108 qualifizierte Teams (je 9 pro Kategorie) startberechtigt. Das Nachrutschen von nächstklassierten Teams bei einem allfälligen Startverzicht ist nicht möglich. Das bedeutet auch, dass selbst Teams aus dem organisierenden Verein sich vorher an einer lokalen Ausscheidung für den Regionalfinal qualifizieren müssen. Für den Schweizer Final qualifizieren sich aus jedem Regionalfinal die 2 erstplatzierten Teams jeder Kategorie. D.h. dass sich in jeder Kategorie 12 Teams für den Schweizer Final qualifizieren (144 Teams total). Das Nachrutschen von nächstklassierten Teams bei einem allfälligen Startverzicht ist nicht möglich. Anmeldeprozess An einer lokalen Ausscheidung können maximal 144 Teams (durchschnittlich 12 Teams pro Kategorie) berücksichtigt werden. Es können z.b. auch in den einen 6 Kategorien je 16 Teams und in den anderen 6 Kategorien je 8 Teams sein, was total auch 144 Teams ergibt. Bis zum Anmeldeschluss müssen jedoch in jeder Kategorie mindestens 8 Startplätze frei gehalten werden. Wenn nach dem Anmeldeschluss in einer Kategorie weniger als 8 Teams eingeschrieben sein sollten und in einer anderen Kategorie noch eine Warteliste besteht, dann können auch mehr als 16 Teams in einer Kategorie berücksichtigt werden. Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 9/16

10 2.2 Aufgabenverteilung Die Vergabe der UBS Kids Cup Team Wettkämpfe erfolgt durch den Veranstalter (Swiss Athletics und Weltklasse Zürich) und wird nach Möglichkeit einem Verein von Swiss Athletics übertragen. Der Organisator übernimmt gemäss diesem Organisatoren-Handbuch die Verantwortung für eine reibungslose Abwicklung des Anlasses. Aufgaben des Organisators 3-fach-Sporthalle (inkl. Tribüne & Zusatzinfrastruktur) für die Durchführung reservieren und vorbereiten Organisatorische und technische Durchführung der Veranstaltung Bildung eines OK Lokale Promotion für die Rekrutierung von Teilnehmern an lokalen Ausscheidungen und Zuschauer Flyer und Plakate verteilen, die von der Projektleitung UBS Kids Cup Team zur Verfügung gestellt werden Teams in den Weisungen auffordern, einheitliche Tenues zu tragen Einsenden des Team Cross Plans eine Woche vor Veranstaltung (versuchen möglichst die ganze Hallenfläche zu nutzen) Bereitstellung einer störungsfrei funktionierenden Lautsprecheranlage (Bestellung frühzeitig über Rolf Fürst möglich) Einsatz eines geübten Speakers mit guten Kenntnissen des UBS Kids Cups Team Genügend Helfer rechtzeitig aufbieten und instruieren Ist kein Technisch Delegierter (TD) von Swiss Athletics vor Ort, übernimmt der Wettkampfleiter (Organisator) die Koordination der Schiedsrichter beim Teamcross und hat den Stichentscheid einer allfälligen Disqualifikation Betreuung von Teilnehmern, Gästen und Zuschauern Betreuung der prominenten Sportler aus der Region Würdige Organisation der Siegerehrungen Korrekte Auswertung mit der zur Verfügung gestellten Datenerfassungs- und Auswerte Datenbank UBS Kids Cup Team oder einer ebenfalls zur Verfügung gestellten Excel- Vorlage Ranglisten erstellen und unmittelbar nach der Veranstaltung per übermitteln an: Betreiben eines Sanitätspostens Führen einer Festwirtschaft Aufgaben der Projektleitung UBS Kids Cup Team Ansprechpartner für alle Organisatoren Betreuung des Organisators im sportlichen Bereich, sowie bei Marketing und PR Bereitstellen von Kommunikationsmaterialien wie z.b. Flyer und Plakate Bereitstellen von Vorlagen für Ausschreibung und Rangliste Betriebs-Haftpflicht Versicherung durch Swiss Athletics; übrige Versicherungen sind Angelegenheit des Veranstalters/Teilnehmers Betreuung/Koordination Sponsoren Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 10/16

11 Produktion und Anlieferung des Wettkampfmaterials gemäss Liste (diesem Handbuch beigefügt) Betreuung der neuen Internet-Seite Veröffentlichung der Ranglisten Bedarf an Kampfrichtern Mit einem Personalaufwand von je 20 Helfern am Morgen und am Nachmittag (exklusive Rahmenprogramm, Verpflegung, usw.) sollte der Anlass gut durchzuführen sein. Der Personalbestand von 28 technischen Helfern gewährt auch die Möglichkeit eines Helferwechsels zur Mittagszeit und somit einen Einsatz der einzelnen Helfer während nur eines Halbtages. Werden die Kampfrichter nicht gewechselt, reduziert sich entsprechend der Bedarf an technischen Helfern. Der Organisator erhält für die Helfer maximal 75 Puma-T-Shirts, die von diesen am Wettkampftag auch getragen werden müssen. Für den Cross werden 2-3 erfahrene Kampfrichter/innen benötigt, die als Schiedsrichter eingesetzt werden. Ziel: Eindeutig festgestellte Unsportlichkeiten, mit erkennbarer klarer Absicht, sollen geahndet werden können. Ist dies der Fall, wird das betroffene Team auf den letzten Platz gesetzt. Verpflegung Der Betrieb einer Festwirtschaft ist erwünscht. Die Projektleitung UBS Kids Cup Team beteiligt sich weder am Gewinn, noch am Verlust der Festwirtschaft. Bezüglich Lieferanten ist der Organisator frei. Entschädigung CHF Organisatoren Beitrag (LV, RF, CH F) CHF 2.- pro Teilnehmer von Titelsponsor UBS gesponsert CHF 30.- Startgeld maximal pro teilnehmendes Team bei Lokalen Ausscheidungen (vom Veranstalter direkt bei den teilnehmenden Teams einzufordern) CHF 30.- Startgeld pro teilnehmendes Team bei Regionalfinal und Schweizerfinal (von Titelsponsor UBS gesponsert) Einnahmen aus der Festwirtschaft Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 11/16

12 2.3 Material Gemäss unten stehender Übersicht wird den Veranstaltern bereits ein Grossteil des Materials zur Verfügung gestellt. Anpassungen in dieser Liste sind jederzeit möglich. Diese werden dem Veranstalter aber rechtzeitig mitgeteilt. UBS Kids Cup Team 2015/16 Max. Material pro Veranstalter Wird geliefert Organisation durch Veranstalter Bemerkung zur Berechnung Allgemeine Information Teilnehmergeschenke LV 792 x Eins pro Teilnehmer Stirnband Teilnehmergeschenke RF 594 x Eins pro Teilnehmer Langarmshirt Teilnehmergeschenk CH-Final 792 x Eins pro Teilnehmer Sigg-Flasche 1., 2. und 3. Platz Medaillen (LV, RF, CH-F) 198 x eine Medaille/Teilnehmer Helfer T-Shirt (LV, RF, CH-F) 75 x Eins pro Helfer Veranstaltungsflyer (LV) je nach Bedarf x wird je nach Bedarf geliefert Plakate (LV) je nach Bedarf x wird je nach Bedarf geliefert Plakate (CH-F) je nach Bedarf x wird je nach Bedarf geliefert UBS Sonnenschirme 3 x UBS Beachflags 6 x UBS Blachen 3 x Startnummern (LV, CH-F) 900 x 150 BIBS (je 1-6) mit Reserve Startnummern (RF) 660 x 110 BIBS (je 1-6) mit Reserve Resultatblätter (LV, RF, CH-F) 288 Bei Bedarf Doppelte Zahl wie Teams (Reserve) Absperrbänder (LV, RF, CH-F) 2 Bei Bedarf 2x Rolle à 250m pro Halle Tischtennis Spielfeldumrandung (200cm *67cm) 42 x ca. 2x 26m Hallenlänge + ca. 2x 14m Hallenbreite = 80m Druck D/FR beidseitig in 12 verschiedenen Farben, A5 14 x UBS, 8 x Rivella, 8 x Puma, 12 x UKCT Markierkegel klein 120 x 8 Teams à 15 Kegel 2 versch. Farben für Unterscheidung der 2 Teams auf einer Doppelanlage (Biathlon) Markierkegel gross 20 x Überzieh-Leibchen 192 x 8 Teams à 6 Leibchen in 2 Grössen in 2 Sets Leibchen für TD und KR 4 x Siehe neue Regel beim Team Cross Tauchringe 36 x 2x3 Bahnen à 6 Ringe 6 verschiedene Farben Tennisbälle 400 x 4 Kisten à 100 Bälle Bälle mit UBS Kids Cup Team Logodruck Staffelstäbe 20 x Lolipop-Tafeln 9 x 4 für Goldsprint, 16 für Teamcross max. 5 im Sprint (U16) + max. 4 im Sprung (U14) Stäbe mit UBS Kids Cup Team Logodruck UBS Kids Cup Team Logodruck Gymnastikreifen 60 x 2x6 Bahnen à 5 Ringe weiss Hindernisse Weltklasse Zürich Sprung 12 x 2 Anlagen à 6 Hindernisse Ballbehälter/Harras 4 x 4 Stationen à 1 Behälter Anstellbretter Stabhochsprung 2 x 2 Anlagen à 1 Anstellbrett Schulhürden 8 Bei Bedarf 4 Hürden für Stafette Mesh (Gitternetz) 1 x 1 Rolle à 12m pro Veranstaltung Kabelbinder 40 x 40 pro Veranstaltung Rundenzähler 16 x 8 Teams mit je 2 Rundenzähler Lautsprecher 2 x Funk vs. Kabel UBS Kids Cup Team und UBS Logodruck MP3 Player 1 x I-Pod mit Verstärker Soundanlage 1 x x Klebband je nach Bedarf x Startholz 2 x Stab 2 x 2 x für Stabweitsprung Stoppuhren je nach Bedarf x Diktaphon je nach Bedarf x LV = Lokale Veranstaltung, RF = Regionalfinal, CH-Final = Schweizer Final Kann frühzeitig über Rolf Fürst bestellt werden 2 farbige Klebband-Rollen, je nach Boden Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 12/16

13 2.4 Logistik Materiallieferung Das gesamte Material wird zentral bei einem Logistiker gelagert und gemäss vereinbarten Lieferterminen in der benötigten Menge direkt zu den Organisatoren gebracht und auch wieder abgeholt. Zeiten und Daten für die Lieferung und Abholung des Materials sollen frühzeitig direkt zwischen Organisator und Logistiker abgemacht werden, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden kann. Der Organisator wird den Erstkontakt mit dem Logistiker herstellen. Material, welches vom Organisator gestellt wird (siehe Materialliste Punkt 2.3) muss zum Veranstaltungszeitpunkt in ausreichender Menge verfügbar sein. Material Allgemein Wenn möglich vermeiden, dass der gleiche Sponsor auf zwei nebeneinanderstehenden Spielfeld-Umrandungen steht abwechslungsreiches Aufstellen der Umrandungen (den Geldgebern zuliebe) Die Umrandungen sind keine Sitzgelegenheiten. Kampfrichter/Helfer sollten alle ein Auge darauf halten und Kinder entsprechend darauf hinweisen Set-up Siegerehrung Folgendes Set-up wird für die Siegerehrung gewünscht. Wichtig ist, dass der Titelsponsor UBS, das Projektlogo UBS Kids Cup Team sowie zwei UBS Kids Cup Team Beachflags auf den Siegerfotos präsent sind. Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 13/16

14 3. Kommunikation/Anmeldung 3.1 Kommunikationsauftritt Flyer, Plakate Flyer und Plakate werden im Sinne eines einheitlichen Auftritts zur Verfügung gestellt. Die Flyer und Plakate werden spezifisch für jede Veranstaltung produziert. Auf Wunsch wird dem Organisator vor dem Druck ein Gut zum Druck zugestellt. Benötigt und produziert ein Organisator zusätzliche Drucksachen, so muss dies mit der Projektleitung abgesprochen werden. Website Die Website beinhaltet einen Bereich zum UBS Kids Cup Team. Ziel ist es, dass sämtliche für interessierte Teilnehmer und Riegenleiter notwendigen Informationen auf der Website (Bereiche Startmöglichkeiten und Resultate ) abrufbar sind: Dies sind insbesondere die Ausschreibungen, Anmeldeformulare, Zeitpläne und nach dem Wettkampf auch die Resultate. Die Veranstalter sind gebeten, Zeitpläne und Weisungen an die Teilnehmer an nrietmann@weltklassezuerich.ch zu senden. Die Dokumente werden innert maximal 2 Arbeitstagen auf der Website veröffentlicht. Selbstverständlich ist es möglich, die gleichen Informationen auch auf der Website des veranstaltenden Vereins zu veröffentlichen. In der externen Kommunikation (Flyer, Plakate, etc.) wird allerdings immer die Projektwebsite kommuniziert. Die Rangliste soll unmittelbar nach dem Wettkampf per an nrietmann@weltklassezuerich.ch gesendet werden. Medienarbeit Es wird erwartet, dass Veranstalter mit Medieninformationen über die Durchführung des Anlasses informieren. Entsprechende Guidelines und Mustercommuniqués sind im Veranstalter-Bereich der Projekt-Website verfügbar. Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 14/16

15 3.2 Anmeldeprozess Neben den Flyern und Plakaten wird auch ein einheitliches Anmeldeformular erstellt. Dieses Formular ist für jeden einzelnen Event auf der Website abrufbar. Die ausgefüllten Anmeldeformulare werden von den Riegenleitern per oder Post direkt an die Veranstalter geschickt. Der Veranstalter ist beauftragt, den Riegenleitern eine Anmeldebestätigung zu schicken (in der Regel per ). Zudem ist nach Anmeldeschluss allen Teams ein definitiver Zeitplan zuzustellen. Standardzeitpläne werden den Organisatoren von der UBS Kids Cup Team Projektleitung zur Verfügung gestellt. Der Zeitplan (und allfällige zusätzliche Informationen) ist zudem an zu senden, damit er auf der Website veröffentlicht werden kann Sponsoring Der gesamte Wettkampf wird exklusiv durch den Titelsponsor UBS, dem Partner Puma sowie weiteren Institutionen (Swiss Athletics, Weltklasse Zürich) unterstützt. Es besteht deshalb für die Teilnehmer/innen eine Tragepflicht der UBS-Startnummern. Es sind keine weiteren Sponsoren zugelassen! Allfällige Ausnahmebestimmungen müssen mit der UBS Kids Cup Projektleitung besprochen werden. Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 15/16

16 4. Kontakt 4.1 Swiss Athletics Swiss Athletics Ruedi Nyffenegger (Leitung Nachwuchsprojekte) Haus des Sports Postfach Bern 22 Tel.: Weltklasse Zürich Weltklasse Zürich Nadine Rietmann (Projektleitung UBS Kids Cup Team) Baslerstrasse Zürich Tel.: Organisatoren-Handbuch 2015/16 Version 1 16/16