Pflichtenheft Jugitage Kreisturnverband Lenzburg

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1 Pflichtenheft Jugitage Kreisturnverband Lenzburg Aufgabenverteilung Organisator: 1. Bildung OK 2. Finanzen 3. Bereitstellen Wettkampfplätze 4. Bereitstellen Wettkampfanlagen inkl. Material 5. Bereitstellen Auszeichnungen Einzelwettkämpfe 6. Bereitstellen Infrastruktur Rechnungsbüro/Wettkampfleitung 7. Samariterposten 8. Bereitstellen Verpflegung (Festwirtschaft) 9. Riegencouvert Juko: 10. Ausschreibung/Anmeldeverfahren 11. Reglemente 12. Zahlenlieferung Organisator 13. Auswertungsprogramm 14. Zeitpläne 15. Betreuung Wettkämpfe/Anmeldestelle 16. Naturalpreise Spiele und Pendelstaffette Allgemeines: 17. Termine 18. Wettkampfangebot 19. Wettkampfablauf 20. Werbung 21. Berichterstattung 22. Fotos Anhang 1 Anhang 2 Anhang 3 Anhang 4 Verpflegung Spielreglement Material Beschriebe LA, FI und PS

2 2 1. Bildung OK Die organisierenden Vereine haben frühzeitig ein OK mit folgenden Posten zu bilden: Präsident: Koordination und Leitung, direkte Ansprechperson JUKO Finanzen: Bereitstellung Einzahlungsscheine, Koordination u. Betreuung der Finanzen Bau: Verantwortlich für die Wettkampfanlagen, inkl. Material- und Gerätebeschaffung Rechnungsbüro: Verantwortlich für das Rechnungsbüro, zwingend PC-Kenntnisse vorhanden Festwirtschaft: Verantwortlich für die Verpflegung Administration: Protokollführung Das OK kann beliebig erweitert werden. 2. Finanzen Die Finanzen laufen komplett über den Organisator. Die Teilnehmer zahlen Startgeld, Haftgeld, Festkarten usw. an den Organisator ein. Das Haftgeld wird am Jugitag selber an die JUKO zur Rückerstattung übergeben. Die verantwortliche Person Finanzen ist an beiden Jugitagen während der Öffnungszeit der Anmeldestelle anwesend, um Nachmeldungen zu kassieren. Folgende Auslagen sind vom Organisator zu tragen und werden mit Startgeld usw. gedeckt: - Kreuzli für alle Teilnehmer, Kampfrichter, Schiedsrichter und Betreuer - Medaillen für Einzelwettkämpfe (30 Sätze Gold, Silber u. Bronze) - Entschädigung Wertungsrichter (6x Fr ) - Spesen/Sitzungsgelder/Versandkosten JUKO (ca ) - Verpflegung (siehe Anhang 1) Der Festkartenpreis wird in Absprache mit der JUKO festgelegt. Grundlage Festkartenpreise: Festkarte Sa Fr. 12. Festkarte So Fr. 19. Festkarte Sa/So Fr. 22. Betreuer Sa Fr. 8. Betreuer So Fr. 15. Betreuer Sa/So Fr. 18. Zusätzliche Turnkreuze Fr. 3. Enthalten ist in Festkarte Sa Festkarte So Festkarte Sa/So Betreuer analog Festkarten 1 Turnkreuz, 1 Getränk und Unkosten 1 Turnkreuz, 1 Getränk, 1 Mittagessen und Unkosten 1 Turnkreuz, 2 Getränke, 1 Mittagessen und Unkosten 3. Wettkampfplätze Die Anlagen für alle Wettkämpfe sind frühzeitig zu reservieren und allenfalls mit Landbesitzern Benützungen abzusprechen. Vom OK ist ein Übersichtsplan zu erstellen, allenfalls werden Begehungen vor Ort vorgenommen, um sich einen Überblick zu verschaffen. Folgende Plätze werden benötigt: Geräteturnen: 1fach Halle mit je 1 Anlage Schulstufenbarren/Barren, Reck, Boden Leichtathletik: je 1 Anlage 60m, Kugelstossen, Ballwurf, 1000 m und zwei Anlagen Weitsprung

3 3 Fitness: je 1 Anlage Hindernislauf, Mehrfachsprung, Basketball- bzw. Medizinballwurf, Geländelauf Pendelstaffette: mindestens 8 Bahnen (für 4 Mannschaften) Spielfelder: Jägerball 1-2, Linienball 4-6, Schnurball 1-2, Minivolleyball 4-5 Genauere Angaben zu den Spielfeldern siehe Anhang 2 4. Wettkampfanlagen Die unter Pkt. 3 erwähnten Wettkampfplätze bzw. -anlagen müssen mit allem Material zur Verfügung gestellt werden (Angaben siehe Anlage 3) Bei fehlendem Material sind am besten umliegende Vereine zu fragen. Folgendes Material für Geländelauf u m sind bei der Juko vorhanden: Startnummern, Start/Ziel-Banner und Zeitmessung. Für die Spiele am Sonntag und die Pendelstaffetten an beiden Tagen sind Turnbändeli bereit zu stellen. Die Netze für Minivolleyball u. Schnurball können beim STV Lenzburg gemietet werden. Bei der Pendelstaffette ist die Abschrankung nach Möglichkeit mit Seilen zu machen. Diverses Material kann bei der Hypothekarbank Lenzburg bezogen werden. 5. Bereitstellen Auszeichnungen Einzelwettkämpfe Der Organisator hat ein Kreuzli (Pin) und Medaillen zu entwerfen und der JUKO vorzulegen. Das Kreuzli wird an alle teilnehmenden Jugendlichen, alle Kampfrichter, Schiedsrichter, Wertungsrichter und Betreuer abgegeben. Medaillen werden für die Einzelwettkämpfe am Samstag benötigt (30Sätze). 6. Bereitstellen Infrastruktur Rechnungsbüro/Wettkampfleitung Rechnungsbüro Samstag: - 3 PC's Windows mit Excel (mindestens Excel 2003) - 3 Drucker Laser sw - Raum mit Stromanschluss & Tischen in der Nähe der Wettkampfplätze - Helfer für das Rechnungsbüro (Kenntnisse PC-Bedienung und Excel) - 2 Läufer zum einsammeln der Wettkampfzettel - Infos für Helfer Rechnungsbüro und Läufer nach Absprache - 1 Helfer bereit bei Wettkampfbeginn, restliche zwei Helfer 1h nach Wettkampfbeginn - Verpflegung für die Helfer Rechnungsbüro Sonntag: 1 PC Windows mit Excel (mindestens Excel 2003) 1 Drucker Laser sw Personal stellt die JUKO (ausser zum Erfassen der Pendelstaffetten-Rangliste und das Ausdrucken der Gesamtrangliste kurz vor dem Rangverlesen) Speakerwagen beide Tage: Anhänger mit Strom, Tischen, Stühlen, Speakeranlage Anmeldestelle: Wettergeschützt in der Nähe des Rechnungsbüros, Tisch und Stühle, Strom

4 4 7. Samariterposten Das OK hat einen Samariterposten zu organisieren. Welche Organisation gewählt wird steht dem OK offen. 8. Bereitstellen Verpflegung (Festwirtschaft) Die Festwirtschaft ist in der Verantwortung des OK s. Es sollte genügend Platz für alle Zuschauer und Kinder bieten. Am Sonntag sind die teilnehmenden Kinder, Leiter und Schiedsrichter mit einem geeigneten Mittagessen zu verpflegen. Das OK macht der JUKO einen Vorschlag betreffend Mittagessen. 9. Riegencouvert Der Organisator stellt aufgrund der durch die JUKO gelieferten Daten die Riegencouvert im Vorfeld bereit. Die Riegencouvert enthalten, Kreuzli und nötige Bons für Teilnehmer und Betreuer. Bei Teilnahme der Riege Samstag/Sonntag wird das Couvert am Samstag komplett abgegeben. JUKO 10. Ausschreibung/Anmeldeverfahren Die Ausschreibung und das Anmeldeverfahren läuft komplett über die JUKO. Es erfolgen zwei Versände (1. Ausschreibung und 2. Zeitpläne). Die Zusammenzüge werden von der JUKO erstellt und die Zahlen an das OK weitergegeben. 11. Reglemente Das Wettkampfreglement wird bei Bedarf angepasst und im 1. Versand mit der Ausschreibung versandt. Es umfasst das Wettkampfangebot und spezielle Angaben zu den Disziplinen sofern nicht übergeordnete Reglemente dafür bestehen. 12. Zahlenlieferung Organisator Die Juko erstellt nach Ablauf der Anmeldefrist einen Zusammenzug und bereinigt allfällige Unstimmigkeiten bei den Anmeldungen und liefert anschliessend dem OK die gemeldeten Zahlen. 13. Auswertungsprogramm Die JUKO verfügt über ein Auswertungsprogramm für die Einzelwettkämpfe. Dieses Auswertungsprogramm wird zur Verfügung gestellt. Die Betreuung erfolgt nach Möglichkeit durch Andre Stämpfli (Autor des Programms). Es ist auf Excel-Basis aufgebaut. Das Programm und die Auswertung werden vorgängig mit der Person, die für das Rechnungsbüro zuständig ist, besprochen. Die Auswertung der Pendelstaffette erfolgt ebenfalls auf dieser Basis. Nach Möglichkeit ist Andre Stämpfli während des Wettkampfes vor Ort. Die Auswertung der Spiele erfolgt durch die JUKO in Excel-Files.

5 5 14. Zeitpläne Die Zeitpläne werden von der JUKO erstellt und den Riegen und dem OK zugestellt. Vom OK sind keine Zeitpläne zu verbreiten oder zu vervielfältigen. 15. Betreuung Wettkämpfe/Anmeldestelle Die Wettkämpfe und die Anmeldestelle werden durch die JUKO betreut. An der Anmeldestelle ist während der Öffnungszeit zusätzlich die Person, die für die Finanzen zuständig ist, vor Ort. 16. Naturalpreise Spiele und Pendelstaffette Die Naturalpreise für die Spiele und die Pendelstaffetten werden durch die JUKO organisiert und finanziert. Allgemeines 17. Termine 1. Sitzung OK und JUKO Ende Oktober-Anfangs November Weitere Sitzungen ca. März/Juni/August 3-4 Monate vor Jugitag Versand Ausschreibungen (allenfalls mit Infos OK) 2-3 Monate vor Jugitag Anmeldeschluss mit namentlicher Meldung (Getu) 6 Wochen vor Jugitag Zahlenlieferung an OK (Teilnehmer, Spielfelder, Anlagen) 4 Wochen vor Jugitag Versand an Riegen (mit Situationsplan) 2 Wochen vor Jugitag namentliche Meldungen der Teilnehmer (FI u. LA) Freitagabend vor Jugitag Uhr Meldeschluss für Nachmeldungen Freitagabend vor Jugitag Platzabnahme 18. Wettkampfangebot Das Wettkampfangebot umfasst Einzelwettkämpfe in den Sparten Geräteturnen, Leichtathletik und Fitness sowie Vereinswettkämpfe in den Spielen Jägerball, Linienball, Schnurball und Minivolleyball und Pendelstaffette. Die JUKO kann je nach Verhältnissen das Wettkampfangebot in Absprache mit dem OK anpassen. 19. Wettkampfablauf Samstag: Start Wettkampf Uhr Pendelstaffette ca Uhr Rangverlesen ca Uhr Je nach Teilnehmer kann der Wettkampfbeginn in den Vormittag verlegt werden. Sonntag: Spielbeginn 8.00 Uhr Mittagspause ca. 1 Stunde, je nach Möglichkeit Pendelstaffette ca Uhr Rangverlesen ca Uhr

6 6 20. Werbung Es ist dem Organisator überlassen, für den Anlass Sponsoren zu suchen. Sponsoren dürfen aus allen Sparten ausser aus dem Finanzsektor sein. Die Hypothekarbank Lenzburg ist exklusiver Sponsor aus dem Finanzsektor. 21. Berichterstattung Im Vorfeld des Jugitages ist durch das OK nach Absprache mit der JUKO eine Vorschau im Lenzburger Bezirksanzeiger und nach Möglichkeit in der Aargauer Zeitung zu schalten. Eine Berichterstattung nach dem Anlass ist in Absprache mit der JUKO wünschenswert. 22. Fotos Die JUKO und das OK sprechen sich im Vorfeld darüber ab, wer Fotos macht.