LEITFADEN/Pflichtenheft Kantonaler Jugitag

Transkript

1 LEITFADEN/Pflichtenheft Kantonaler Jugitag Organisator Der durch die Abteilung Anlässe GRTV beauftragte Organisator bestellt ein verantwortliches Organisationskomitee (OK). Folgende Chargen können berücksichtigt werden, wobei ein sinnvolles Zusammenlegen einzelner Bereiche in der Kompetenz des Organisators liegt. Präsidium Festwirtschaft Sponsoring/Empfang/Presse Finanzen Infrastruktur/Bau Rechnungsbüro Turnkomitee Personal/Polizei/Verkehr/Sanität Verbindungsperson des GRTV/Wettkampfleitung (WL) Die vom GRTV delegierte Verbindungsperson (Wettkampfleitung) ist Vollmitglied des OK. Sie ist somit regelmässig zu den Sitzungen einzuladen und wird mit sämtlichen Unterlagen bedient. Sie muss nicht zwingend an jeder Sitzung anwesend sein. Die Protokolle der OK-Sitzungen werden an die Verbindungsperson sowie an die Abteilung Anlässe GRTV verteilt. Angebot /Wettkampfbestimmungen/Wettkampfprogramm Das Angebot richtet sich nach den aktuellen Wettkampfvorschriften für den Jugitag. Je nach örtlichen Gegebenheiten soll und kann das Angebot durch den Veranstalter nach Absprache mit dem GRTV angepasst werden. Es ist möglich einen eintägigen Jugitag mit Vereinswettkampf und Pendelstafette, einen eintägigen Spieltag oder aber einen zweitägigen Jugitag mit zusätzlichem Spieltag zu organisieren. Die WL des GRTV übergibt dem Organisator die gültigen Weisungen der angebotenen Disziplinen. Der Wettkampf wird bei jedem Wetter durchgeführt. Anlagen und Geräte Die Wettkampfanlagen müssen vom Organisator gemäss den gültigen Weisungen der einzelnen Disziplinen aufgebaut und zur Verfügung gestellt werden. Das benötigte Material und die Geräte sind vom Organisator bereit zu stellen. Der GRTV kann gemäss aktueller Liste Inventar GRTV-Geräte Material zur Verfügung stellen. Anfragen bitte an die Geschäftsstelle. Technische Einrichtungen Musikanlage Der Organisator installiert für die Übertragung der Begleitmusik im Geräteturnen und der Team Aerobic eine Verstärkeranlage mit CD- Player. Speaker Der Speaker sowie die Speakeranlage werden vom OK gestellt. Leitfaden/Pflichtenheft Kantonaler Jugitag / Anpassung Start-/Haftgeld / 5

2 Allgemeines Es sind den Teilnehmern eine angemessene Anzahl Garderoben, Duschen und Toiletten bereitzustellen. Sanität Es ist für die Sicherstellung eines Sanitätsdienstes und die Verpflichtung eines Pikettarztes zu sorgen. Verkehr Es sind genügend Parkplätze vorzusehen. Durch das Stellen von Wegweisern und Verkehrsposten ist der Verkehr zu leiten. Falls nötig, muss dies mit der Polizei abgesprochen werden. Abnahme der Wettkampfanlagen Die Wettkampfanlagen werden von der WL am Vorabend abgenommen. Ausschreibung/Anmeldungen Die WL ist verantwortlich, dass die Ausschreibung rechtzeitig über die GRTV Homepage erfolgt. Die Angaben in der Ausschreibung und die Verarbeitung der Anmeldungen erfolgt nach Absprache und in Zusammenarbeit mit dem OK, der WL und dem Rechnungsbüro. Der Organisator erhält von der WL 21 Tage vor dem Wettkampf eine komplette Teilnehmerliste und den verbindlichen Zeitplan sowie die Namen der Richter. Wettkampfunterlagen Der Organisator bedient bis spätestens 2 Wochen vor Wettkampftermin die Riegenverantwortlichen der Teilnehmer mit den Wettkampfunterlagen und dem verbindlichen Zeitplan (via Homepage und/oder ). Gleichzeitig werden durch das OK folgende Institutionen mit dem Programmheft beliefert: Vorstand GRTV, Wettkampfleitung, Richter, Gäste, Medienvertreter, Redaktionen der Lokalpresse. Wettkampfleitung (WL) Für die WL ist ein Arbeitsplatz an zentraler Lage vorzusehen. Die WL ist zuständig und verantwortlich für den technischen Ablauf der Wettkämpfe und bedient das OK mit den erforderlichen Unterlagen. Rechnungsbüro Der Rechnungsbüroverantwortliche wird vom GRTV gestellt. Für das Rechnungsbüro ist ein geeigneter (ruhiger) Raum bereitzustellen. Das Rechnungsbüro ist der WL unterstellt. Die Infrastruktur bringt der Rechnungsbüroverantwortliche GRTV (ohne Kopierer). Die Wettkampfblätter werden vom Rechnungsbüroverantwortlichen erstellt. Die Kosten übernimmt der Organisator. Personal für das Rechnungsbüro Der Organisator stellt je nach Bedarf, gemäss Absprache mit dem Rechnungsbüroverantwortlichen, Personal fürs Rechungsbüro. Richter Die Richter fürs Geräteturnen und die Team Aerobic werden durch den GRTV rekrutiert. Für die LA werden nur einzelne, ausgebildete Kampfrichter durch den GRTV aufgeboten. Die fehlenden Richter werden vom Organisator zur Verfügung gestellt. Alle externen Richter werden vom OK bis spätestens 2 Wochen vor dem Wettkampf mit den Wettkampfunterlagen und dem Einsatzplan bedient und aufgeboten. Alle externen Richter müssen entschädigt werden. Leitfaden/Pflichtenheft Kantonaler Jugitag / Anpassung Start-/Haftgeld / 5

3 Reiseentschädigung/Verpflegung für Richter Die Richter erhalten folgende Entschädigung zu Lasten des Organisators: Reisespesen Bahnbillett 2. Klasse retour Taggeld CHF Verpflegung bis 3 h Einsatz 1 Zwischenmahlzeit und 1 Getränk bis 6 h Einsatz 1 Hauptmahlzeit, 1 Zwischenmahlzeit und 3 Getränke über 6 h Einsatz 1 Hauptmahlzeit, 2 Zwischenmahlzeiten und 5 Getränke Der WL und dem Rechnungsbüroverantwortlichen sind Verpflegungsbons abzugeben. Vereinshelfer Jeder teilnehmende Verein ist verpflichtet dem OK einen Helfer zur Verfügung zu stellen. Die Helfer sind der WL unterstellt. Finanzen Der Organisator kann/muss beim GRTV ein Gesuch um einen Unterstützungsbeitrag stellen (Gesuch unter Downloads auf der Homepage 4 Wochen vor dem Anlass). Als Gegenleistung müssen auf sämtlichen Drucksachen, im Internet, etc. das GRTV Logo ersichtlich sein sowie die aufgeführten Auflagen im Gesuch erfüllt werden. Ein Gesuch um einen Beitrag aus dem Sport-Fonds kann/muss frühzeitig (spätestens 4 Wochen vor dem Anlass) beim Kanton beantragt werden. Informationen unter Die Schlussabrechnung ist der Abteilung Anlässe des GRTV (anlaesse@grtv.ch) spätestens 3 Monate nach dem Anlass zur Information vorzulegen. Defizitgarantie Der GRTV übernimmt keine Defizitgarantie, d. h. das finanzielle Risiko liegt vollumfänglich beim Organisator. Startgeld/Haftgeld Der Organisator ist berechtigt, ein Startgeld pro Verein/Riege/Spielmannschaft zu verlangen. Im Startgeld sind enthalten: Auszeichnungen, evt. Erinnerungspreis, Unkostenbeitrag. Das Startgeld beträgt: Pro 1-teiliger Wettkampf/Spiel CHF Pro 3-teiliger Wettkampf CHF Pro teilnehmendem Kind CHF 7.00 Haftgeld pro Verein CHF Hinweis zum Haftgeld Vom Haftgeld können folgende Abzüge gemacht werden: Nicht Einhalten der Termine, pro Fall und Tag (Poststempel/Maildatum) CHF Fernbleiben von Vereinen/Gruppe, pro Fall CHF Fernbleiben von vereinseigenen Hilfskampfrichtern, pro Fall CHF Rückzug der Anmeldung nach dem Meldeschluss CHF Abmeldung von Disziplinen im Vereinswettkampf CHF Festwirtschaft Der Organisator führt eine Festwirtschaft. Leitfaden/Pflichtenheft Kantonaler Jugitag / Anpassung Start-/Haftgeld / 5

4 Festführer/Programmheft Es liegt in der Kompetenz des Organisators einen Festführer mit Inseraten heraus zu geben. Wird ein Festführer erstellt, so ist zwingend auch das GRTV Logo zu verwenden. Wird kein Festführer durch den Organisator erstellt, so verfasst der Organisator ein vereinfachtes Programmheft mit folgendem Inhalt: Informationen zum Organisator, Informationen zum Wettkampf, Hinweise zu den Wettkampfvorschriften, Zeitplan, Allgemeine Hinweise. Medien /Presse Betreffend Berichterstattungen muss frühzeitig und vorgängig mit der Abteilung Information Kontakt aufgenommen werden. Die Berichterstattung durch den Organisator muss gesichert sein und die im OK verantwortliche Person ist der Abteilung Information spätestens vier Wochen vor dem Anlass namentlich zu melden. Der Bericht für das Bündner Turnen muss bis spätestens eine Woche nach der Veranstaltung an die Abteilung Information gesendet werden. Der Organisator ist besorgt, dass die kompletten Ranglisten am ersten Werktag nach dem Anlass per bei der Abteilung Support sind und somit auf die GRTV Homepage aufgeschaltet werden können. Gästeempfang/Apéro Das OK entscheidet selbständig über die Durchführung eines Gästeapéros. Findet einer statt, so ist zwingend der Vorstand des GRTV einzuladen. Versicherung Die als turnende STV Mitglieder deklarierten Teilnehmer sind gemäss Reglement bei der SKV des STV gegen Haftpflicht, Brillenschäden und Unfallschutz versichert. Der Organisator muss keine zusätzliche Haftpflichtversicherung abschliessen. Die Organisationshaftung wird durch die SVK des STV abgedeckt, sofern der organisierende Verein Mitglied des STV ist. Auszeichnungen/Siegerehrungen 3-teiliger Vereinswettkampf In jeder Kategorie erhalten die Podestplätze eine Medaille. 1-teiliger Vereinswettkampf/Spiel Über die Form und Anzahl der Auszeichnungen wird nach Eingang der definitiven Anmeldung entschieden. Pendelstaffette Die Form und Anzahl der Auszeichnungen kann durch das OK bestimmt werden. Weiter erhält jeder Teilnehmer ein Turnkreuz oder einen Erinnerungspreis. Die Form und das Sujet bestimmt das OK. Beschaffung Die Beschaffung der Medaillen muss in Absprache mit dem GRTV durch das OK erfolgen. Die Beschaffung der weiteren Auszeichnungen/Preise erfolgt durch das OK. Die genaue Anzahl der Auszeichnungen wird nach Eingang der Anmeldungen in Absprache mit der WL festgelegt. Die Kosten sämtlicher Medaillen, Auszeichnungen/Preise gehen zu Lasten des OK. Siegerehrung Die Siegerehrungen sind in einem würdigen Rahmen zu gestalten. Die Siegerehrung soll ca. eine halbe Stunde nach Wettkampfschluss erfolgen. Leitfaden/Pflichtenheft Kantonaler Jugitag / Anpassung Start-/Haftgeld / 5

5 Schlussbemerkungen Alle Fragen, die in diesem Leitfaden/Pflichtenheft nicht geregelt sind, werden im Vorfeld des Wettkampfes zwischen den Abteilungen Anlässe/Technik und dem OK, am Wettkampftag zwischen der Wettkampfleitung und dem OK, geklärt. Checkliste Wettkampfstätten schriftlich reserviert OK gebildet Material und Geräte reserviert Lautsprecheranlage reserviert Gesuche um Unterstützungsbeiträge gestellt Verkehrsregelung mit Parkplätzen geklärt Ausschreibung vorgenommen Sanität aufgeboten und Arzt informiert Festwirtschaft organisiert Anmeldungen mit Teilnehmerliste erstellt Auszeichnungen bestimmt und bestellt Wettkampfprogramm/Arbeitsplan erstellt und verteilt Festführer/Programmheft verfasst Wettkampfunterlagen an Vereine und Richter versandt Einsatzplan Helfer/Richter erstellt weitergeleitet Spesen und Bons für Richter (WL) bereitgestellt Vorschau in Lokalpresse gemacht Schlussabrechnung weitergeleitet an GRTV Termine: gemäss Angaben WL sofort bei Vergabe Leitfaden/Pflichtenheft Kantonaler Jugitag / Anpassung Start-/Haftgeld / 5