Organisatoren Checkheft

Transkript

1 Organisatoren Checkheft

2 Sie interessieren sich für das Frauenschwingen und denken darüber nach ein Fest aus zu richten? Das freut uns sehr, denn wir sind immer auf der Suchen nach neuen Organisatoren. Dieses Dokument soll Ihnen als Leitfaden dienen und Sie unterstützen. Sollten Sie trotzdem noch Fragen haben, dürfen Sie gerne ein Mitglied unserer Vorstandes kontaktieren. Die aktuellen Daten finden Sie auf unserer Homepage Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung! Mit den besten Grüssen Eidg. Frauenschwingverband

3 Aufgaben und Verantwortung der verschiedenen Ressort-Leiter Die Ressortchargen können anders aussehen, die erwähnten Punkte jedoch sind einzuhalten. OK-Präsident stellt ein funktionierendes OK zusammen leitet die Sitzungen trägt die gesamte Verantwortung organisiert die Anlassbewilligung beim EFSV und die Durchführbewilligung bei der Gemeinde hat Verbindung mit dem zuständigen Verbandsmitglied kontrolliert die einzelnen Ressort hält Kontakt zu den Gemeindebehörde, Anwohner, Dorfbewohner empfängt und betreut die Ehrengäste ev. kurze Ansprache beim Apéro der Ehrengäste hält am Abend vor der Rangverkündigung ev. eine kurze Schlussrede Vize-Präsident ersetzt im Verhinderungsfalle den OK-Präsidenten in allen Belangen Sekretär Erstellen und Zustellung der Protokolle von OK-Sitzungen (an das OK und an den EFSV Vertreter) Einladen der Ehrengäste, Vereinsdelegationen etc. Einladungen an die Schwingerinnen versenden. Die aktuelle Adressliste ist bei Raymond Stalder erhältlich. Die Anmeldungen gehen an den Technischen Leiter des EFSV, damit die Notenblätter geschrieben werden können. Die Liste mit den angemeldeten Schwingerinnen wird 1 Woche vor dem Fest vom TL des ESFSV an das Organisationskomitee weitergeleitet. Die Einladung muss den Schwingerinnen persönlich und frühzeitig zugestellt werden, spätestens 4 Wochen vor dem Fest. Es ist desweiteren eine Wegbeschreibung bei zu legen Nicht vergessen: Adresse des OK-Sekretärs aufführen, Anmeldeschluss definieren, falls Verschiebedatum hinzufügen, damit der Durchführungsentscheid nachgefragt werden kann, die verschiedenen Kategorien aufführen (Frauen, Meitli 1, Meitli 2, Zwergli) Kassier Erstellt ein Gesamtbudget zusammen mit den Ressorts Organisiert und verwaltet ein Startkapital Eröffnet das nötige Konto für den Anlass Organisiert Einzahlungsscheine für das Konto Besorgt die nötigen Kassen am Eintritts-Stand und bei der Festwirtschaft Sucht Kassenbetreuer für die Eingangskasse

4 Bestimmt den Eintrittspreis Zahlt allfällige Rechnungen Überprüft finanziell die verschiedenen Ressorts Erstellt den Rechnungsabschluss nach dem Anlass Bauchef Erstellt den Schwingplatz: ev. Platz mit Sacktuch einrahmen ev. Kassenhäuschen aufstellen Lastwagen für Speaker/Einteilung organisieren Brunnen/Wassertrog mit fliessend Wasser einrichten Kompletten Strombedarf absichern Speakeranlage/Lautsprecher organisieren Organisiert Tische/Bänke für Besucher Organisiert Kampfrichtertischli inkl. 3 Stühle bei jedem Platz, Schirm gegen Sonne oder Regen Bei schlechtem Wetter empfiehlt sich ein grösseres Dach, welches die 2 Kampfrichtertische und die Schwinghosen in der Mitte der beiden Plätze abdeckt. Organisiert Sitzgelegenheit z.b. Strohballen für die Täfelidreher, Nummeratoren Genügend Abfallbehälter auf dem ganzen Festgelände verteilen der Bauchef ist verantwortlich für das Abräumen des Platzes Schwingen Sägemehl frühzeitig bestellen 3 Sägemehlringe, mind. 2 Ringe erstellen nach Vorschrift (15 Qubikmeter, 10 Meter im Durchmesser, 15 cm hoch gewalzt) Beschriftung der Sägemehlringe Nr. 1 & Nr. 2 und Nr. 3 Drehtafeln mit Nummeratoren 2 Täfelibuebe pro Platz organisieren, die den ganzen Tag die Drehtafeln bedienen Rechen für das Sägemehl besorgen Giesseinrichtung für das Sägemehl organisieren, besonders bei trockenem Wetter 1 Rechelimann stellen Schwinghosen, mind. 30 Stück in allen Grössen, für Frauen und Meitli organisieren Gabenchef Sucht Helfer für sein Gabenkomitee (Gabensekretär & Gabenkassier) Der Gabenchef ist für das ganze Sponsoring verantwortlich Sammelt Bar- und Naturalgaben Verteilt Sammellisten Versendet Bettelbriefe an Gewerbe/Industrie in der Gemeinde (Gabensekretär) Eröffnet ein Gabenkonto und führt dieses korrekt (Gabenkassier) Dankesschreiben an die Spender ab einem bestimmten Betrag (Gabensekretär) Freieintritte an Spender abgeben

5 Stellt die Gaben vor und während des Festes im Gabentempel aus ev. Spenderliste (gross kopiert) aufhängen Sucht 3-4 Ehrenmannen, schöne Herren, welche die Zweige und die Kränze abgeben, an der Rangverkündigung, ev. gleiche Kleidung Verteilt nach der Rangverkündigung die Gaben Ist verantwortlich, dass alle Gaben verdankt werden (ev. Schwingerinnen darauf hinweisen) Angabe der Spenderadresse Rechnungsbüro (Das Rechnungsbüro wird vom EFSV organisiert) 2 Helfer vom OK sollen dabei helfen Das Besorgen des Rechnungsprogramm für den PC erledigt der EFSV PC und Drucker wird vom EFSV zur Verfügung gestellt Kopierer für die Ranglisten zur Verfügung stellen und einrichten (Ersatzpatrone) Besorgt das nötige Papier für die Ranglisten Besorgt ev. ein Deckblatt für die Schlussrangliste, OK/Vereins-Logo Organisiert die Verteilung der Startliste (vom EFSV) Organisiert den Verkauf der Zwischenranglisten und Schlussranglisten und stellt das geforderte Personen zur Verfügung Festwirt Ist verantwortlich für die Bewilligung für den Ausschank von alkoholischen Getränken Schliesst Lieferverträge für die Festwirtschaft ab (Getränke, usw.) Erstellt eine Preisliste/Speisekarten Klärt die Kochmöglichkeiten oder die Zuführung des Essens ab Organisiert das Ehrengäste-Apero (Wein, Knabbereien) Verpflegt die Funktionäre (kostenlos) Verpflegt die Zuschauer/ Ehrengäste/ Jodlerklub/ Treichlergruppe/ Verkehrsdienst/ Samariter/ Schwingerinnen/ Helfer und natürlich die erschöpften Ressort-Leiter und Helfer Platzreservierung am Mittag nicht vergessen (für Funktionäre/Ehrengäste) Hat Personal z.b. im 2-Schichten Betrieb. Koch, Service, Ausgabe, Grill etc. Ist auch für die ev. Unterhaltung (Musik) im Festzelt verantwortlich Beisitzer Ist die Ansprechperson/Betreuer für den Samariterverein / Feuerwehr/ Jodlerklub/ Treichlergruppe, usw. Organisiert den Samariterposten. Samariter müssen auf Platz sein! Krankenwagen muss Zufahrt auf Schwingplatz haben, keine Treppen oder sonstige Hindernisse. Beisitzer klärt mit Samariter auch die Zusammenarbeit mit Arzt und Spital ab. Organisiert auch Personal (evt. Feuerwehr/Polizei) für den Verkehrsdienst Wichtig! Genügend Parkplatz bereithalten. Nicht vergessen: Velo/Mofa-Parkplätze.

6 Ist verantwortlich für die Beschilderung am Dorfeingang, Beschilderung ab Autobahnausfahrt bis zum Festplatz Empfehlung: Auto für Notfälle bereithalten (nahe beim Festplatz) Empfehlung: Putz-Person einplanen, denn saubere Tische sind ein Muss, ebenfalls saubere Toiletten (genügend Toilettenpapier) und ein abfallfreies Festareal. Beisitzer ist verantwortlich, dass abends die Duschen/Garderoben wieder sauber sind Presse-Chef Erstellt eine Pressemappe vom Anlass Druckt Plakate / Flyer/ Werbematerial/ Visitenkärtli Verhandelt mit Lokalzeitungen, Illustrierten, Radio, TV Betreut auf Platz die Presse Verschickt am Abend Festberichte inkl. Ranglisten den Medien, die nicht auf Platz waren Macht auf Platz Fotos Unterlagen des EFSV: Presseleitbild, Pressemappe Mindestzahlen der Helfer Wirtschaft Service, Stand, Ausgabe mind. 10 Pers. Kassenbetreuung Eingang mind. 2 Pers. Kurier mind. 1 Pers. hilft dem EFSV Rechnungsbüro mind. 2 Pers. helfen dem EFSV Rächelimann mind. 1 Pers. Ranglistenverkäufer mind. 2 Pers. Täfelibuben, pro Platz mind. 2 Pers. Samariterposten mind. 2 Pers. Ehrenherren mind. 3 Pers. ev. eigener Speaker mind. 1 Pers. ev. Parkplatzeinweisung mind. 2 Pers. ev. Feuerwehr ev. Platzbewachung mind. 1 Pers. ev. mit Hund Festgelände Geeignet sind flache, grosse Plätze, die nebst den 3 Ringen (10m Durchmesser) auch noch ausreichend Platz für die Zuschauer bieten. Es ist darauf zu achten, dass genügend sanitäre Anlagen sowie Parkplätze vorhanden sind. Desweiteren gilt zu berücksichtigen, dass die Umkleidekabinen und Duschen für die Schwingerinnen sich in der Nähe des Festgeländes befinden. Anlass Bewilligung Sobald das Datum und der Durchführungsort feststehen die Koordinaten der Präsidentin / dem Präsidenten des EFSV bekannt geben, damit das Fest in den Festkalender aufgenommen werden kann.

7 Desweiteren ist bei der Präsidentin / dem Präsidenten eine Anlassbewilligung ein zu holen. Ohne diese kann das Fest nicht ausgetragen werden. Der anfallende Betrag beläuft sich auf CHF Aussdem ist bei der zuständigen Gemeinde eine Durchführungsbewilligung ein zu holen. Werbung In der Schwingerarena, d.h. direkt bei den Sägemehlringen dürfen keine Werbebanden angebracht werden. Auf dem Festgelände darf Werbung gemacht oder platziert werden. Kränze & Zweige Kränze und Zweige werden vom EFSV organisiert. Die bestellten Kränze/Zweige werden dem Organisator, vor dem Fest persönlich vorbeigebracht. Nach dem Fest können die überzähligen Kränze/Zweige dem EFSV zurückgegeben werden. Bezahlt werden nur die abgegebenen Auszeichnungen. Eintritte Der Organisator kann selbst bestimmen ob und wieviel Eintritt er von den Zuschauern verlangen will. Startgeld Alle Schwingerinnen zahlen ihren Aktivmitgliederbeitrag anfangs Saison. Da dieser für alle Schwingfeste Gültigkeit hat, kann kein Startgeld von den Schwingerinnen erhoben werden. Funktionäre Das Einteilungsgericht wird vom EFSV gestellt. Der EFSV bietet die Kampfrichter auf, sollte jedoch ein Organisator eigene Kampfrichter stellen, ist dies auch möglich. In diesem Falle ist mit dem EFSV frühzeitig Kontakt auf zu nehmen. Pro Platz braucht es drei Kampfrichter. Der Organisator ist verantwortlich, dass die Funktionäre (10-12 Personen) tagsüber kostenlos verpflegt werden und ihnen in der Mittagspause in der Festwirtschaft ein Tisch zur Verfügung gestellt wird. Ein kleines Präsent, als Dankeschön für ihre Arbeit, wird von den Funktionären gerne entgegen genommen. So, jetzt kanns los gehen!!! Wir wünschen allen allen Veranstaltern viel Motivation, Ideen und Spass bei den Vorbereitungen auf ein unvergessliches Frauen- und Meitli-Schwingfest. Der EFSV bedankt sich bei Ihnen für die Mitgestaltung der Schwingsaison!