Abteilungsleiter im Bereich Olympische Gewehrdisziplinen

Transkript

1 Aufgaben Ist und nimmt an dessen Sitzungen teil Organisiert das und rechnet es gegenüber dem Verband ab Erstellt einen Jahresbericht über seine Tätigkeiten zuhanden des Bereichsleiters Führt eine aktuelle Checkliste über die anfallenden Tätigkeiten PH und CL VS G-50m / TG Seite 1/10

2 Checkliste, zu erledigen VOR dem Anlass ArGr Sitzung abhalten / leiten ArGr Sitzung einberufen Protokollführung und Versand sicher stellen Datum im Veranstaltungskalender der Stadt eintragen Text und Infos gemäss Musterformular ausfüllen, abgelegt im Ordner VS G-50m aktuell Register 10 Kranzstich SSV organisieren Unterlagen beim Verantwortlichen SSV bestellen Nach Eingang des Materials dieses auf richtige Anzahl überprüfen und für jeden Artikel einen Zettel zur Notierung der Anzahl richten Zeitpunkt 1 2 Wochen vor der Sitzung 2 Wochen nach der Sitzung 10 Tage nach Bekanntgabe des Datums 8 Wochen v.d.a. sofort nach Eingang Teilnehmer der letzten drei Jahre anschreiben Schreiben verfassen Adressliste für Versand vorbereiten Adressen der nicht zustellbaren Einladungen überprüfen und entweder in der Adress- und Erfassungsliste (G-50m und G-10m) neu richtig erfassen oder aber ganz löschen Nach Erhalt der Post Plakataushang A3 organisieren Plakatlayout erstellen (gleiche Vorlage verwenden wie fürs Plakat F4 und Titelblatt vom Faltblatt A4) Plakate drucken lassen, diejenigen für die Stadt Gossau müssen witterungsbeständig sein Plakate aushängen Abgabe an die Gemeinde (siehe dazu auch Dokument ein Plakataufhängung über die Stadt Gossau ) Abgabe an die Geschäfte Liste nachführen, wer wo ein Plakat abgibt per Mail an die Mitglieder verteilen, mit der Aufforderung, diese aufzuhängen 6 Wochen v.d.a. Am Donnerstag der ungeraden Woche, welcher 3 oder 4 Wochen vor dem Anlass ist fortlaufend PH und CL VS G-50m / TG Seite 2/10

3 Checkliste, zu erledigen VOR dem Anlass Blachenaushang F4 in der Stadt Gossau organisieren (siehe dazu auch Dokument ein Plakatständer der Stadt Gossau ) Plakatständer reservieren Überschreibungszettel erstellen Überschreibungszettel drucken Überschreibungszettel auf die Blachen aufkleben Blachen aushängen Plakatständer im Tiefbauamt abholen Zeitungsbericht veröffentlichen Erstellen Veröffentlichung überprüfen, Artikel ausschneiden und dem Verfasser übergeben Eventuell speziell einladen, z.b.: IG-Sportvereine IG-Sport Vorstand KSV Vorstand OSPSV Vorstand Stadtbehörden RSV Vorstand RSV Schützenvereine Schützenvereine des OSPSV Schiesskreises 6 Werbung für die August Bundesübungen organisieren Faltblatt A4 gefalzt erstellen und ausdrucken Als Titelblatt gleiche Vorlage verwenden wie für die Plakate A3 und F4 An den Bundesübungen Plakate A3 aufhängen und Faltblätter A4 in der Wirtschaft aufliegen lassen Gabenstich intern organisieren Gaben bereit stellen Gutscheine für die Wirtschaftspreise ausdrucken Bürostandblätter erstellen Zeitpunkt 10 Tage nach Bekanntgabe des Datums 6 Wochen v.d.a. 20 Tage v.d.a. 14 Tage v.d.a. gemäss Beschluss ArGr Sitzung Am Erscheinungstag gemäss Beschluss ArGr Sitzung 2 Wochen vor der 1. BU im August Gemäss JP gemäss Beschluss ArGr Sitzung PH und CL VS G-50m / TG Seite 3/10

4 Checkliste, zu erledigen VOR dem Anlass Einsatzplan erstellen und an die Helfer versenden Zeitpunkt Schlauri bitten, dass Gras auf den Anlass hin zu schneiden Betreuer- und Büroinfos im Format A5 organisieren Infoblätter erstellen Infoblätter ausdrucken und laminieren 2 Woche v.d.a. Stichinfoplakate A3 organisieren Plakat erstellen Plakat ausdrucken und laminieren Für den Stand vorgängig richten Scheibenbeleuchtung installieren EDV Erfassungs- und Abrechnungsliste Wirtschaft Kuchen organisieren Serviceportmonaie und Kasse beim Kassier bestellen Gas für den Grill überprüfen Druckerstandblätter richten Zuschneiden Vorschreiben mit: Volksschiessen A5 10 Schuss Volksschiessen A10 10 Schuss Gabenstich A10 10 Schuss Gesamtes Material / Einrichtung vor Schiessbeginn bereit stellen, insbesondere: Schützenläger richten Büro einrichten Munition zu 15 und 30 Schuss abpacken EDV Erfassung Auszeichnungen Standblätter Wirtschaft einrichten Büffet Küche Grill 2 Tage v.d.a. Anlass gemäss JP PH und CL VS G-50m / TG Seite 4/10

5 Checkliste, zu erledigen VOR dem Anlass Am Anlass mitnehmen: 1 Bostich Post-it Block 5 Kugelschreiber 1 Stempel 1 Kasse mit Kassenstock 1 Serviceportmonaie inklusive einer Gürtelhalterung leere Bürostandblätter für Gruppenstich Kranzstich Gabenstich 1 A4 Block 6 leere Papierschachteln 7 Betreuerinfos 3 Büro Arbeitsplatz Infos Druckerstandblätter angeschrieben mit den entsprechenden Stichen: Gabenstich A10 Kranzstich A10 Kranzstich A5 1 Taschenrechner Büroklammern Stichinfoplakate A3 1 Kugelschreiber rot für Kontrollzeichen 1 Rolle Büroklebeband Ordner VS G-50m aktuell 2 Einsatzpläne Bürostandblatt Gabenstich in elektronischer Form Zeitpunkt Anlass gemäss JP PH und CL VS G-50m / TG Seite 5/10

6 Checkliste, zu beachten während dem Anlass Gruppenstich: Sicher stellen, dass klar ist, welches Resultat für welche Gruppe zählt. Zu diesem Zweck sollen die Gruppen nummeriert werden und die entsprechenden Druckerstandblätter sollen mit der gleichen Gruppennummer versehen werden Kranz- und Gabenstich: Sicher stellen, dass die Gratisstiche der Jungschützen auf den Bürostandblättern ersichtlich sind. Zu diesem Zweck sollen für die gelösten Gratisstiche im Bezahlungsfeld an Stelle eines Kreuzes ein JS angebracht werden Kranzstich: Sicher stellen, dass die Doppelverkäufe OHNE Munition auf den Bürostandblättern ersichtlich sind. Zu diesem Zweck sollen für die gelösten Stiche OHNE Munition im Bezahlungsfeld an Stelle eines Kreuzes ein Kreis gemacht werden Gabenstich: Sicher stellen, dass bei den abgegebenen Gutscheinen klar ist, für was das diese sind. Zu diesem Zweck soll auf der Rückseite der Gutscheine die gewonnene Gabe notiert und mit dem Sportschützenstempel abgestempelt werden Checkliste, zu erledigen NACH dem Anlass F4 Blache abräumen Plakatständer dem Tiefbauamt zurück bringen 2 Tage n.d.a. Überzählige Kränze dem SSV Verantwortlichen zurück senden Abrechnung der vereinsintern geschossenen Stiche organisieren Beschossene Druckerstandblätter aus dem Ordner nehmen Davon eine Rangliste erstellen (Tabellenblatt R. JM Mitglieder ) und diese dem AL Resultaterfassung zustellen Dem BL Finanzen mitteilen, welche Stiche welchem Schützen noch verrechnet werden müssen (Tabellenblatt zu verrechnen ) 10 Tage nach letztem öffentlichem Anlass 1 Tag nach dem letzt möglichen Schiesstag 10 Tage später 20 Tage nach dem PH und CL VS G-50m / TG Seite 6/10

7 Checkliste, zu erledigen NACH dem Anlass Fehler / Differenzen der Auszeichnungen bereinigen Fehler eruieren Falsch abgegebene Auszeichnungen austauschen Zu wenig abgegebene Auszeichnungen nachliefern Abrechnung Kranzstich SSV erstellen Auf dem Bürostandblatt kontrollieren und korrigieren: Resultate mit dem Druckerstandblatt Jahrgang mit angekreuzter Kategorie Resultate mit der Anzahl Kranzpunkte (Kategorie beachten) Anzahl Kranzpunkte mit abgegebener Auszeichnung Die Abrechnungsliste (Tabellenblatt Abrechnung SSV ) mit dem Bürostandblatt vergleichen und korrigieren, insbesondere: Adresse Kategorieneinteilung Resultate Anzahl Kranzpunkte abgegebene Auszeichnungen Bestellliste für die Scharfschützenkarte erstellen (Tabellenblatt Scharfschützen AZ Abrechnungsformular ausfüllen, und zusammen mit der Abrechnungsliste, der Scharfschützenkarten-Bestellliste und dem restlichen Material gemäss den aktuellen Ausführungsbestimmungen an den SSV Verantwortlichen zurück senden Eine Kopie des Abrechnungsformulars mit dem Einzahlungsschein dem Vereinskassier zur Begleichung weiter leiten Rangliste Kranzstich erstellen (Tabellenblatt R. Kranzstich ) Die Resultate vom Bürostandblatt mit der Rangliste kontrollieren und korrigieren Veröffentlichung im Internet organisieren Rangliste Partnerstich erstellen (Tabellenblatt R. Partnerstich ): Diese an den AL Resultaterfassung weiter leiten PH und CL VS G-50m / TG Seite 7/10

8 Checkliste, zu erledigen NACH dem Anlass Rangliste Gabenstich erstellen (Tabellenblatt R. Gabenstich ) Die Resultate vom Bürostandblatt mit der Rangliste kontrollieren und korrigieren Veröffentlichung im Internet organisieren Rangliste Gruppenstich erstellen (Tabellenblatt R. Gruppe Die Resultate vom Druckerstandblatt mit dem Bürostandblatt kontrollieren und korrigieren Die Resultate vom Bürostandblatt mit der Rangliste kontrollieren und korrigieren Den Gruppenchefs je eine Rangliste zustellen. Dieser Rangliste ein Begleitschreiben sowie eine allfällig gewonnene Erfolgsprämie beilegen Erfolgsprämien beim Kassier bestellen und abrechnen Veröffentlichung im Internet organisieren Kassenabrechnung erstellen Die Zahlungseinträge der Bürostandblätter vom Gabenund Kranzstich mit der Abrechnungsliste (Tabellenblatt Kasse Datum ) vergleichen und korrigieren Kassenbeleg erstellen und diesem die Abrechnungsliste und das Kassenstockblatt anheften Dem BL Finanzen das Geld, den Kassenbeleg sowie die Kasse übergeben Wirtschaftsabrechnung erstellen Kassenbeleg erstellen und diesem sämtliche Belege wie Quittungen und Kassenstockblatt anheften Dem BL Finanzen das Geld, den Kassenbeleg und das Serviceportmonaie übergeben Den Beleg interne Buchungen ausfüllen und dem BL Finanzen weiter leiten Abnutzung der elektronischen Scheiben Pauschale fürs allgemeine Verbrauchsmaterial Munitionsverbrauch Gratis Nachwuchsschützenstiche Gaben, welche über die Wirtschaft bezogen wurden 20 Tage nach dem PH und CL VS G-50m / TG Seite 8/10

9 Checkliste, zu erledigen NACH dem Anlass Abrechnung Gabenstich erstellen Auf dem Bürostandblatt kontrollieren und korrigieren: Resultate mit dem Druckerstandblatt Resultate mit der Anzahl Gabenpunkte Total der Gabenpunkte Die Abrechnungsliste (Tabellenblatt Abrechnung Gaben ) mit dem Bürostandblatt vergleichen und korrigieren, insbesondere: Resultate Anzahl Gabenpunkte abgegebene Gaben Erstellung Jahresbericht zu Handen BL Olympische Gewehrdisziplinen und Präsident Aktualisierung des Pflichtenheftes, Nachführung der Checkliste und deren Abgabe an den Präsidenten Gewinnerehrung vorbereiten Gewinner zum einladen Siegerprämien beim BL Finanzen bestellen Wanderpreise richten Wanderpreis einfordern Wanderpreise gravieren lassen Fortlaufenden Wanderpreis - Gewinnerübersicht führen Anlass PowerPoint Präsentation erstellen Ranglisten richten Siegerprämien, Ranglisten und Wanderpreise an die Gewinner abgeben 20 Tage nach dem Jährlich, jeweils bis zum Einladung 10 Tage vor dem 6 Wochen vor dem 4 Wochen vor dem 1 Woche nach dem 10 Tage vor dem 3 Tage vor dem PH und CL VS G-50m / TG Seite 9/10

10 Checkliste, zu erledigen NACH dem Anlass Abschlussbericht für die Vorstandsmitglieder erstellen 1. Grobabrechnung nur mit Eckdaten wie Anzahl gelöster Doppel und Wirtschaftsumsatz für den offiziellen Teil dieses Anlasses 2. Detailabrechnung erstellen mit allen Finanzrelevanten Angaben (Tabellenblatt Finanzabrechnung und mit einer kompletten Teilnehmerzahlenübersicht (Tabellenblatt Teilnehmerübersicht und MJÜ Teilnehmer ) 30 Tage nach dem PH und CL VS G-50m / TG Seite 10/10