Merkblatt Berücksichtigung des Datenschutzes bei empirischen Abschlussarbeiten

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1 Merkblatt Berücksichtigung des Datenschutzes bei empirischen Abschlussarbeiten Allgemeines Mit der am 25. Mai 2018 in Kraft getretenen EU-Datenschutzreform (DS-GVO) hat sich auch das nötige Vorgehen im Rahmen empirischer Abschlussarbeiten geändert. Die neue Regelung sieht es vor, insbesondere den Erhebungsvorgang personenbezogener Daten genau zu dokumentieren und gewisse Voraussetzungen zu erfüllen, die den Schutz dieser Daten garantieren sollen. So muss beispielsweise präzise offengelegt werden, wer für die Erhebung verantwortlich ist, um welches Projekt es sich handelt, wie die Erhebung stattfindet und welche Daten erhoben werden. Da bereits Angaben wie Geschlecht oder Alter zu den personenbezogenen Daten zählen, ist verständlicherweise jede empirische Arbeit von der Reform betroffen. Dabei ist es unwesentlich, um welche Erhebungsform es sich im Speziellen handelt (Befragung, Inhaltsanalyse, Experiment, usw.) und ob diese zu den qualitativen oder quantitativen Methoden zählt. Um Ihnen die Berücksichtigung der Datenschutzregelung zu erleichtern, erhalten Sie mit diesem Dokument eine Vorlage für die Einbindung der Datenschutzhinweise in Ihre Erhebung. Des Weiteren steht Ihnen ein Musterbeispiel zur Verfügung (siehe unten), an dem Sie sich bei Bedarf orientieren können. Die datenschutzrechtlichen Einwilligungen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind zwingend bis zur Vernichtung der Daten aufzubewahren. Das folgende Merkblatt gliedert sich wie folgt: 1. Grundlegendes Vorgehen 1.1 Studieninformationen 1.2 Datenschutzrechtliche Einwilligung 1.3 Zusätzliche Datenschutzhinweise 2. Musterbeispiel 3. Vorlage für Unipark Seite 1 von 8

2 1. Grundlegendes Vorgehen Zur Sicherung des Datenschutzes sind drei grundlegende Schritte nötig: 1.1 Studieninformation Als Grundprinzip bei empirischen Studien sollte (insofern möglich) gelten, dass alle teilnehmenden Personen im Voraus über das Ziel der Studie informiert werden. Diese Information ist Grundlage für die in Abschnitt 1.2 folgende Datenschutzrechtliche Einwilligung. Die Studieninformation muss zwingend die nachfolgenden Angaben vollständig enthalten! Information: Studie zu (bitte einsetzen) Über uns: Ich bin Studentin/Student am Institut für Medien, Wissen und Kommunikation an der Universität Augsburg und verfasse derzeit meine Bachelor-/Masterarbeit im Studiengang Medien und Kommunikation. Das Projekt: In meiner Abschlussarbeit führe ich eine empirische Studie zum Thema (bitte einsetzen) durch. Hintergrund und Zielsetzung: Diese Studie hat das Ziel, (bitte einsetzen). Umfrage: Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie sich (bitte einsetzen) Minuten Zeit nehmen, um die Fragen des nachfolgenden Fragebogens zu beantworten. Optional: Bitte beachten Sie, dass diese Umfrage sich ausschließlich an Personen richtet, die (bitte einsetzen). Ihre Angaben im Fragebogen werden streng vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz behandelt. Sie werden auf die Art und Weise ausgewertet, die Rückschlüsse auf einzelne Personen ausschließt. Ansprechpartner: Bei Rückfragen erreichen Sie mich per unter (bitte -Adresse einsetzen). Optional: Unter allen Teilnehmern der Umfrage verlose ich (ggf. einsetzen). Ich bedanke mich ganz herzlich für Ihre Zeit und Mitarbeit! Seite 2 von 8

3 1.2 Datenschutzrechtliche Einwilligung Nachdem der Proband über die Studie informiert wurde, wird seine datenschutzrechtliche Einwilligung eingeholt. Diese muss zwingend die nachfolgenden Angaben vollständig enthalten! Datenschutzrechtliche Einwilligung Ich willige ein, dass meine personenbezogenen Daten (bitte spezifische Daten möglichst konkret einsetzen: z.b. Alter, Geschlecht, Angaben zur Anzahl der Kinder, Angaben zur Lebensart und dem sozialen Umfeld, Mediennutzungsdaten, persönliche Erfahrungen und Einstellungen) zum Zweck der Durchführung der Studie zu (bitte Thema wiederholen) im Rahmen einer (bitte Art der Abschlussarbeit einsetzen) im Studiengang Medien und Kommunikation verarbeitet werden dürfen. Optional bei Gewinnspiel: Darüber hinaus bin ich damit einverstanden, dass meine -Adresse für die Zwecke der Verlosung von (bitte einsetzen) und der Benachrichtigung der Gewinner verarbeitet wird (Zutreffendes bitte ankreuzen). Optional bei Studieninformationen: Zudem bin ich damit einverstanden, dass meine -Adresse für Informationen zu den Studienergebnissen verwendet wird. Optional bei Veröffentlichung: Zudem bin ich damit einverstanden, dass meine Daten im Rahmen einer wissenschaftlichen Publikation in anonymisierter Form veröffentlicht werden dürfen. Ja Nein 1.3 zusätzliche Datenschutzhinweise Den Probanden muss es weiterhin ermöglicht werden, sich genauere Informationen zum Umgang mit ihren persönlichen Daten zu beschaffen. Bei einer Online-Befragung könnte dies beispielsweise über einen zusätzlichen Button weitere Informationen ermöglicht werden, während klassische Fragebögen das Beiheften dieser Informationen erfordern. In jedem Fall, müssen folgende Datenschutzhinweise einsehbar sein: Datenschutzhinweise 1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit Verarbeitung von Daten zu (Themengebiete der erfassten Daten, z.b. Mediennutzung, politische Einstellungen, soziodemographische Daten) im Rahmen einer wissenschaftlich empirischen Abschlussarbeit (Bachelor-/Master-/wissenschaftliche Qualifikationsarbeit) im Fach Kommunikationswissenschaft. 2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Name und Vorname bitte einsetzen), (Adresse bitte einsetzen), (Telefon bitte einsetzen), ( -Adresse bitte einsetzen). 3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Seite 3 von 8

4 Prof. Dr. Ulrich M. Gassner, Universität Augsburg, Universitätsstraße 24, Augsburg, Tel. 0821/ Zweck(e) und Rechtsgrundlage(n) der Verarbeitung 4.1 Zweck(e) der Verarbeitung: Ihre Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet: Erstellung einer Abschlussarbeit Analyse im Einklang mit dem Studienziel (bitte Ziel einsetzen). Wissenschaftliche Publikation basierend auf den Ergebnissen der oben genannten Zielsetzung. Ggf. Kontaktaufnahme für die Benachrichtigung der Verlosungsgewinner Ggf. Kontaktaufnahme für Informationen zu Detailinformationen zur Studie, z.b. Studienergebnissen 4.2 Rechtsgrundlage(n) der Verarbeitung Ihre Daten werden auf der Grundlage von Art 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst a DSGVO sowie Art. 25 BayDSG verarbeitet. 5. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten Falls die Datenerhebung nur dem Zweck der Erstellung der studienbezogenen Abschlussarbeit dient, werden die Daten nach der universitären Regelung zur Löschung von Prüfungsleistungen gelöscht. Falls die Datenerhebung eine wissenschaftliche Publikation einschließt: Die Daten werden gespeichert, um eine wissenschaftlichen Publikation sowie ggf. die Veröffentlichung der Daten in anonymisierter Form zu ermöglichen. 6. Betroffenenrechte Ihnen stehen folgende Rechte zu (Näheres unter Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu. Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Ihnen steht grundsätzlich ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. 7. Widerrufsrecht bei Einwilligung Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt. 2. Musterbeispiel Information: Studie zum Einfluss der Mediennutzung auf die Einstellung zum Klimawandel Über uns: Ich bin Student am Institut für Medien, Wissen und Kommunikation an der Universität Augsburg und verfasse derzeit meine Bachelorarbeit im Studiengang Medien und Kommunikation. Das Projekt: In meiner Abschlussarbeit führe ich eine empirische Studie zum Thema Einfluss der Mediennutzung auf die Einstellung zum Klimawandel durch. Hintergrund und Zielsetzung: Diese Studie hat das Ziel, genau zu erforschen, welchen Einfluss die Mediennutzung auf die Einstellung der Probanden zum Klimawandel hat. Seite 4 von 8

5 Umfrage: Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie sich 20 Minuten Zeit nehmen, um die Fragen des nachfolgenden Fragebogens zu beantworten. Bitte beachten Sie, dass diese Umfrage sich ausschließlich an Personen richtet, die ein Fernsehgerät besitzen. Ihre Angaben im Fragebogen werden streng vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz behandelt. Sie werden auf die Art und Weise ausgewertet, die Rückschlüsse auf einzelne Personen ausschließt. Ansprechpartner: Bei Rückfragen erreichen Sie mich per unter Ich bedanke mich ganz herzlich für Ihre Zeit und Mitarbeit! Datenschutzrechtliche Einwilligung Ich willige ein, dass meine personenbezogenen Daten (Alter, Geschlecht, Angaben zur Anzahl der Kinder, Angaben zur Lebensart und dem sozialen Umfeld, Mediennutzungsdaten, persönliche Erfahrungen und Einstellungen) zum Zweck der Durchführung der Studie zum Einfluss der Mediennutzung auf die Einstellung zum Klimawandel im Rahmen einer Bachelorarbeit im Studiengang Medien und Kommunikation verarbeitet werden dürfen. Zudem bin ich damit einverstanden, dass meine -Adresse für Informationen zu den Studienergebnissen verwendet wird. Zudem bin ich damit einverstanden, dass meine Daten im Rahmen einer wissenschaftlichen Publikation in anonymisierter Form veröffentlicht werden dürfen. Ja Nein Weitere Informationen Datenschutzhinweise 1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit Verarbeitung von Daten zu Kommunikation, Mediennutzung, medienbezogenen und sozialen Verhaltensweisen, themenspezifischem Wissen, Einstellungen und Meinungen im Rahmen einer wissenschaftlich empirischen Abschlussarbeit (Bachelor-/Master-/wissenschaftliche Qualifikationsarbeit) im Fach Kommunikationswissenschaft. 2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen Mustermann, Max, Musterstraße 1a, Musterstadt, 01234/56789, 3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Prof. Dr. Ulrich M. Gassner, Universität Augsburg, Universitätsstraße 24, Augsburg, Tel. 0821/ Zweck(e) und Rechtsgrundlage(n) der Verarbeitung 4.1 Zweck(e) der Verarbeitung: Ihre Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet: Erstellung einer Abschlussarbeit Analyse im Einklang mit dem Studienziel der Feststellung des Einflusses der Mediennutzung auf die Einstellung zum Klimawandel Seite 5 von 8

6 Wissenschaftliche Publikation basierend auf den Ergebnissen der oben genannten Zielsetzung. Kontaktaufnahme für Informationen zur Detailinformationen zur Studie, z.b. Studienergebnissen 4.2 Rechtsgrundlage(n) der Verarbeitung Ihre Daten werden auf der Grundlage von Art 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst a DSGVO sowie Art. 25 BayDSG verarbeitet. 5. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten Falls die Datenerhebung nur dem Zweck der Erstellung der studienbezogenen Abschlussarbeit dient, werden die Daten nach der universitären Regelung zur Löschung von Prüfungsleistungen gelöscht. Falls die Datenerhebung eine wissenschaftliche Publikation einschließt: Die Daten werden gespeichert um eine wissenschaftlichen Publikation sowie ggf. die Veröffentlichung der Daten in anonymisierter Form zu ermöglichen. 6. Betroffenenrechte Ihnen stehen folgende Rechte zu (Näheres unter Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu. Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Ihnen steht grundsätzlich ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. 7. Widerrufsrecht bei Einwilligung Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt. 3. Vorlage für Unipark Einstellungen DSGVO Beim Anlegen einer neuen Umfrage sind zwingend ein Einwilligungsformular und entsprechende Datenschutzhinweise auszufüllen. 1. Willkommensnachricht: Bitte die vollständigen Studieninformationen aus 1.1 einfügen. 2. Formular Auswahl: Bitte kein Formular auswählen, derzeit stehen noch keine geeigneten Vorlagen zur Verfügung. 3. Zustimmungserklärung: Bitte die vollständige Zustimmungserklärung aus 1.2 einfügen. 4. Angaben zum Datenschutz Feldbezeichnung Überschriften (sollte voreingestellt Inhalte sein) Titel Erhebung und Verarbeitung der Daten - Überschrift Kontakt Wie können Sie uns kontaktieren - Name des Unternehmens (Datenverantwortlicher) Kontaktangaben Vertretung des Controllers (sofern vorhanden) Name, Vorname Adresse Mailadresse Wir werden vertreten durch - - Seite 6 von 8

7 Welche personenbezogenen Daten werden erfasst und verarbeitet Welche besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten werden erfasst und verarbeitet Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Was für personenbezogenen Daten werden erfasst und verarbeitet Welche besondere Kategorien personenbezogener Daten werden erfasst und verarbeitet Gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogene Daten aufzählen, die erfasst werden Bitte bei Bedarf die nötigen Kategorien aus folgender Auswahl listen: Daten zur ethnischen Herkunft, politischen Meinung, religiöse und weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftsüberzeugungen, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstb. a DSGVO sowie Art. 25 BayDSG Empfänger oder Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten Datenübermittlung in ein Land außerhalb der EU/EWR oder an eine internationale Organisation und Datenübermittlung vorbehaltlich geeigneter Garantien Gesetzliche oder vertragliche Vorschrift Automatisierter Entscheidungsprozess Empfänger und Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten Datenübermittlung in ein Land außerhalb der EU/EWR oder an eine internationale Organisation und Datenübermittlung vorbehaltlich geeigneter Garantien Gesetzliche oder vertragliche Auflage - Automatisiertes Verfahren - Eigener Name sowie Name des Betreuers der Abschlussarbeit - Information zu den Rechten der Datensubjekte Information über das Recht, die Zustimmung zu widerrufen Informationen über die Aufsichtsbehörde Name und Kontaktangaben des Datenschutzbeauftragten Information zu den Rechten der Datensubjekte Information über das Recht, die Zustimmung zu widerrufen Datenschutzbehörde Unser Datenschutzbeauftragter ggf. Rechte einsetzen, die unter 1.3 in Punkt 6 genannt werden, z.b Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Da alle Daten vollständig anonymisiert erfasst werden, besteht keine Möglichkeit, Einträge zu korrigieren oder zu löschen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt. Es besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Prof. Dr. Ulrich M. Gassner, Universität Augsburg, Universitätsstraße 24, Augsburg, datenschutzbeauftragter@uniaugsburg.de, 0821/ Seite 7 von 8

8 Dauer Datenaufbewahrung Wie lange werden die personenbezogenen Daten verarbeitet Falls die Datenerhebung nur dem Zweck der Erstellung der studienbezogenen Abschlussarbeit dient: Die Daten werden nach der universitären Regelung zur Löschung von Prüfungsleistungen gelöscht. Falls eine weitergehende Verwendung geplant ist: Die Daten werden vollständig anonymisierten gespeichert um eine wissenschaftlichen Publikation sowie ggf. die Veröffentlichung der Daten in anonymisierter Form zu ermöglichen. Seite 8 von 8